Улучшите Ваши Электронные Письма с Помощью ИИ: Пошаговое Руководство по Идеальному Общению

Author Sun Last modified 2025-08-26

Профессиональное и четкое общение по электронной почте крайне важно на рабочем месте. Независимо от того, переписываетесь ли вы с клиентами, коллегами или руководством, хорошо оформленное письмо может все изменить. Это руководство представляет несколько методов для быстрого и эффективного улучшения содержания писем, включая встроенные инструменты Outlook, AI Assistant из Kutools для Outlook и другие решения, основанные на ИИ.

Оригинал		Улучшенный

Зачем улучшать электронное письмо

Улучшение электронных писем с помощью встроенных инструментов Outlook

Функция редактора в Microsoft 365

Улучшение электронных писем с помощью AI Assistant из Kutools для Outlook

Продвинутое улучшение ИИ напрямую в Outlook, персонализированное и эффективное

Улучшение электронных писем с помощью других инструментов ИИ

Гибкость, требует копирования-вставки, проблемы с конфиденциальностью

Зачем улучшать электронное письмо

Улучшение ваших электронных писем приносит многочисленные преимущества:

Четкое общение: Гарантирует, что получатель быстрее поймет содержание и ключевые моменты письма.
Профессиональный вид: Делает ваши письма структурированными и профессиональными, оставляя положительное впечатление.
Повышенная эффективность: Сокращает время, затрачиваемое на размышления о формулировках, предоставляя оптимизированный контент через инструменты ИИ.

Улучшение электронных писем с помощью встроенных инструментов Outlook

Outlook не имеет встроенного ИИ для полировки электронных писем. Однако подписчики Microsoft 365 могут использовать Редактор — инструмент, предлагающий базовые улучшения. Он предоставляет предложения по грамматике, ясности и краткости.

Шаг 1. В окне создания сообщения перейдите на вкладку Сообщение и нажмите Редактор.

Шаг 2: Outlook Редактор покажет предложения по правописанию, грамматике, ясности и другим параметрам в правой панели.

Шаг 3: Нажмите на любое предложение в панели, чтобы его просмотреть и решить, принять или игнорировать рекомендацию.

Плюсы и минусы

✅Плюсы

Встроен в Outlook для определенных подписчиков Microsoft 365.
Предоставляет реальное время предложения.

❌Минусы

Доступно только в определенных версиях и учетных записях Outlook.
Предлагает только базовые предложения по грамматике и ясности.
Не может полировать целые абзацы или письма за один раз — предложения ограничены корректировками на уровне предложений.

Улучшение электронных писем с помощью AI Assistant из Kutools для Outlook

Инструменты, основанные на ИИ, такие как AI Assistant из Kutools для Outlook, анализируют весь контент электронного письма и полируют его на основе тона, стиля и языковых предпочтений — идеально подходят для современных потребностей быстрого общения.

👉 У Kutools for Outlook теперь есть бесплатная версия, в которой 70+ функций доступны бесплатно на всю жизнь. Скачать бесплатную версию сейчас.

Шаг 1. Скачайте и установите Kutools для Outlook, откройте Outlook, а в окне составления сообщения щелкните вкладку Kutools AI и выберите AI.

Примечания:

Если вы используете функцию AI Kutools в Outlook впервые, появится диалоговое окно Настройки AI, которое предложит вам выбрать провайдера ИИ (например, OpenAI, Google Gemini, Baidu) и ввести ваш ключ ИИ.
Если у вас еще нет ключа ИИ, я рекомендую вам применить ключ ИИ Kutools, который позволяет вам использовать функции Kutools AI бесплатно 100 раз. Как получить ключ ИИ Kutools?

Шаг 2: Выберите содержимое электронного письма, которое хотите улучшить. (Если вы хотите улучшить все письмо целиком, выбор не требуется.) Затем на панели Kutools AI нажмите вкладку Улучшение и кнопку Генерация.

Шаг 3. Нажмите кнопку Вставить, чтобы заменить выбранный контент улучшенным контентом.

Примечания:

Если вас не удовлетворяет улучшенный контент, нажмите кнопку Перегенерация или Генерация, чтобы создать новый контент до тех пор, пока он не будет соответствовать вашим ожиданиям.
Чтобы скопировать улучшенный контент на другое устройство, просто нажмите Копировать кнопка .

Опции

Выбор языка: Возможность выбора из более чем 40 языков, идеально подходит для пользователей, которые пишут письма на неродном языке.
Стиль улучшения: Выберите из различных стилей, таких как дружелюбный, формальный и т.д. Если вы хотите добавить новый тон, щелкните Редактировать дополнительные параметры для настройки собственного тона.

Плюсы и минусы

✅Плюсы

Полностью интегрирован в Outlook — не нужно копировать-вставлять.
Поддерживает множество языков.
Несколько стилей улучшения для удовлетворения ваших коммуникационных потребностей.
Сравнение бок о бок с оригинальным контентом.
Возможность улучшить определенные разделы или целые письма.

❌Минусы

Требуется установка Kutools для Outlook.

Улучшение электронных писем с помощью других инструментов ИИ

На рынке доступно множество инструментов ИИ для улучшения содержания электронных писем. Здесь я перечислил три популярных варианта для сравнения.

Grammarly

Как это работает:

Реальные проверки грамматики и правописания.

Предлагает предложения по ясности и тону.

✅Плюсы

Бесплатная версия для рабочего стола доступна.
Мгновенная обратная связь во время набора текста.

❌Минусы

Поддерживает только английский язык.
Не улучшает целые абзацы или письма — исправления должны приниматься построчно.
Ограниченная настройка стилей улучшения.

ChatGPT

Как это работает:

Скопируйте содержание письма в ChatGPT.

Введите пользовательский запрос для улучшения (например, «Улучшите это письмо для профессионализма и ясности»).

Скопируйте улучшенный контент обратно в Outlook.

✅Плюсы

Бесплатная онлайн-версия.
Высокая настраиваемость стилей улучшения

❌Минусы

Требуется копирование-вставка между платформами, увеличивая время рабочего процесса.
Не идеально для массового улучшения писем.
Проблемы с конфиденциальностью при работе с конфиденциальной информацией.

QuillBot

Как это работает:

Вставьте содержимое письма в редактор QuillBot.

Выберите стиль переписывания (формальный, креативный, лаконичный и т.д.).

✅Плюсы

Поддерживает множество языков.
Предлагает различные стили перефразирования и улучшения.

❌Минусы

Требуется ручное копирование и вставка.
Неэффективно для улучшения нескольких писем одновременно.
Ограниченная бесплатная версия.

Заключение

Улучшение ваших электронных писем с помощью ИИ не только экономит время, но и обеспечивает ясность и профессионализм в общении. Хотя Редактор в Outlook подходит для базовых исправлений, а такие инструменты как Grammarly, ChatGPT и QuillBot предлагают некоторую гибкость, AI Assistant из Kutools для Outlook выделяется своей бесшовной интеграцией с Outlook, поддержкой множества языков и продвинутой настройкой.

✨ Скачайте Kutools для Outlook сегодня и испытайте будущее улучшения электронных писем с помощью ИИ! 🚀