Откройте будущее электронной почты: повысьте эффективность Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools

Отправьтесь в преобразующее путешествие вместе с Кутулс' Почтовый помощник с искусственным интеллектом, где ваш Outlook становится не просто почтовым клиентом, а маяком эффективности, ясности и понимания. Этот новаторский инструмент выходит за рамки традиционного управления электронной почтой, предлагая сочетание изысканности и простоты, которое по-новому определяет ваше общение. Используя возможности передовых моделей искусственного интеллекта, таких как GPT-3.5 и GPT-4, AI Mail Assistant улучшает каждый аспект вашей работы с электронной почтой. Он выдвигает на первый план четыре ключевые особенности: Ответ на электронные письма, с настолько детальными ответами, что кажется, что они созданы вами лично; Оптимизация электронной почты, совершенствуя ваше сообщение для достижения максимального эффекта; Сводка по электронной почте, превращая сложные темы в краткие обзоры; и Перевести электронные письма, легко преодолевая языковые барьеры. Это не просто улучшение вашей работы с электронной почтой; это полный ремонт.

Что такое AI Mail Assistant в Kutools for Outlook?

Зачем выбирать AI Mail Assistant для вашего Outlook?

Как настроить AI Mail Assistant для повышения эффективности электронной почты?

Шаг 1: Установите AI Mail Assistant.
Шаг 2: активировать функцию AI Mail Assistant.
Шаг 3: Настройка параметров AI Mail Assistant для индивидуального использования.

Используйте AI Mail Assistant в своем рабочем процессе с примерами

Ответ на электронные письма: подготовка ответа путем анализа прошлых сообщений электронной почты.
Оптимизация электронной почты: перефразировать электронное письмо для ясности.
Сводка по электронной почте: подведение итогов длинной цепочки писем для быстрого понимания.
Перевести электронные письма: Перевод электронного письма от иностранного клиента на предпочитаемый вами язык.

Советы по повышению эффективности AI Mail Assistant

Что такое AI Mail Assistant в Kutools for Outlook?

Кутулс' Почтовый помощник с искусственным интеллектом, выдающийся среди 100+ расширенные возможности Kutools for Outlook, это шедевр, созданный РасширитьОфис. Он представляет собой вершину инноваций в электронной почте, объединяя возможности моделей искусственного интеллекта, таких как GPT-3.5 и GPT-4, с повседневными потребностями пользователей Outlook. Почтовый помощник с искусственным интеллектом преобразует вашу работу с Outlook благодаря четырем ключевым возможностям:

Ответ на электронные письма: создавайте ответы, отражающие ваш личный стиль и тон, благодаря чему каждый ответ будет выглядеть так, будто он исходит непосредственно от вас, благодаря возможностям глубокого обучения.
Оптимизация электронной почты: Улучшите свои электронные письма, чтобы обеспечить ясность и профессионализм, применяя передовые лингвистические модели для уточнения и полировки вашего сообщения.
Сводка по электронной почте: Предлагайте краткие изложения длинных цепочек электронных писем, используя обработку естественного языка для извлечения и представления ключевых моментов, экономя ваше время и усилия.
Перевести электронные письма: Устраните языковые барьеры, переводя электронные письма на несколько языков, используя сложные языковые модели для точных и контекстуально соответствующих переводов.

Интегрировав эти функции в вашу повседневную работу с электронной почтой, Почтовый помощник с искусственным интеллектом не только оптимизирует ваш рабочий процесс, но и обогащает ваше общение, гарантируя, что каждое отправляемое или получаемое вами электронное письмо соответствует самым высоким стандартам эффективности и результативности.

Улучшите свой опыт работы с электронной почтой с помощью Kutools for Outlook! Раскройте потенциал своего почтового ящика с помощью более 100 удобных инструментов разработан, чтобы упростить вашу работу с электронной почтой, удовлетворяя как базовые, так и расширенные потребности. Изучите все функции без какого-либо риска и преобразуйте работу с электронной почтой. Загрузите сегодня и оптимизируйте свои задачи по работе с электронной почтой!

Зачем выбирать AI Mail Assistant для вашего Outlook?

В современном быстро меняющемся цифровом мире эффективная коммуникация имеет ключевое значение. Почтовый помощник с искусственным интеллектом использует передовые технологии искусственного интеллекта, чтобы гарантировать, что ваши электронные письма не просто прочитаны, но и прочувствованы, поняты и оценены по достоинству. Речь идет о том, чтобы улучшить вашу почтовую игру и сделать каждое взаимодействие более значимым и эффективным. Независимо от того, управляете ли вы потоком ежедневных электронных писем или сосредотачиваетесь на одном важном сообщении, AI Mail Assistant станет вашим стратегическим партнером, гарантирующим, что вы останетесь впереди в коммуникационной игре. Вот некоторые из ключевые преимущества эта функция предлагает:

⚙️ Бесшовная интеграция с Outlook: Разработанный специально для Outlook, он расширяет возможности работы с электронной почтой в привычной среде, обеспечивая интуитивно понятный и эффективный рабочий процесс.

???? Персонализированные ответы по электронной почте: Используя такие модели искусственного интеллекта, как GPT-3.5, GPT-4 и Gemini, он создает ответы, отражающие ваш уникальный стиль и тон, гарантируя, что каждое электронное письмо будет восприниматься вами как личное.

🇧🇷 Повышенная ясность и профессионализм: Использует передовые лингвистические модели для оптимизации вашей электронной почты, гарантируя ясность и профессионализм в каждом отправляемом сообщении.

📄 Эффективное обобщение электронной почты: Использует обработку естественного языка для предоставления кратких обзоров длинных цепочек электронных писем, извлекая и представляя только необходимую информацию.

🌍 Возможности языкового перевода: Ломает языковые барьеры с помощью сложных моделей точного перевода, делая глобальное общение легким.

🔄 Адаптивное обучение: Постоянно изучает ваше поведение и предпочтения в электронной почте, чтобы лучше соответствовать вашим потребностям, со временем улучшая свою помощь для еще более персонализированной поддержки при использовании функции ответа на электронные письма. Эта система адаптируется для повышения точности ваших ответов на основе ваших моделей взаимодействия, гарантируя, что ответы станут более точными и адаптированными к вашему стилю общения, что в конечном итоге приведет к более эффективному и результативному управлению электронной почтой.

⏰ Автоматизация, экономящая время: Автоматизирует рутинные задачи электронной почты, такие как организация электронной почты и планирование последующих действий, освобождая ваше время для более важных задач и повышая общую производительность.

🖥️ Удобный интерфейс: Имеет интуитивно понятный и простой в навигации интерфейс, позволяющий пользователям любого технического уровня упростить управление электронной почтой и общение.

🔐 Повышенная конфиденциальность и безопасность: Использует новейшие протоколы шифрования и безопасности, чтобы обеспечить защиту данных вашей электронной почты, давая вам спокойствие за безопасность ваших сообщений.

Как настроить AI Mail Assistant для повышения эффективности электронной почты?

Преобразуйте свой опыт работы с электронной почтой с помощью Почтовый помощник с искусственным интеллектом находится всего в нескольких шагах. Здесь мы покажем вам пошаговое руководство по настройке Почтовый помощник с искусственным интеллектом в вашем Outlook.

Шаг 1. Установите AI Mail Assistant

Перейдите в Скачать страницу скачать и установить Kutools for Outlook.

Шаг 2. Активируйте функцию AI Mail Assistant.

1. После установки Kutools for Outlook, Перейдите к Кутулс вкладку и щелкните Почтовый помощник с искусственным интеллектом.

2. Почтовый помощник с искусственным интеллектом Панель отображается справа от окна Outlook.

3. И в то же время Руководство по работе с AI Mail Assistant выскакивает диалог. В нем представлены четыре функции, которые предлагает AI Mail Assistant. Нажмите кнопку Следующая Кнопка продолжить.

Внимание: это всплывающее диалоговое окно появится только при первой активации AI Mail Assistant. Если вы захотите снова получить доступ к этому руководству в будущем, просто нажмите кнопку

4. Еще один Руководство по работе с AI Mail Assistant выскакивает диалог. В нем представлены Условия использования этого инструмента. Нажмите OK чтобы закрыть диалог. Или нажмите Назад чтобы вернуться к предыдущему диалоговому окну руководства AI Mail Assistant.

Советы:

В настоящее время мы не предоставляем услуги серверов среднего уровня Al и не предлагаем модели Al, настроенные ExtendOffice. Чтобы использовать Al Mail Assistant, вам необходимо зарегистрировать учетную запись и получить ключ API от наших поддерживаемых поставщиков Al.
Мы предлагаем три вида провайдеров Al:
OpenAI (Рекомендуемые), GoogleAI (бесплатно) и AzureAI.
Если вы не знаете, как получить ключ API для каждого поставщика ИИ, нажмите кнопку Узнайте, как ссылку в диалоговом окне выше, чтобы перейти на страницу руководства.
Или, если вы хотите быстро получить ключ API, вы можете нажать кнопку Получите ключ API немедленно ссылку для OpenAI и GoogleAI в диалоговом окне выше, чтобы напрямую создать ключ API.
Конфиденциальность и безопасность:
ExtendOffice строго защищает вашу личную конфиденциальность и не собирает ваши личные данные. Ваша конфиденциальная информация, такая как ключи API, зашифрована и хранится только на вашем компьютере. Весь обмен данными с Al ограничен между провайдером Al и вашим компьютером и никогда не отправляется на ExtendOffice.

Шаг 3. Настройте параметры AI Mail Assistant для индивидуального использования.

На панели AI Mail Assistant нажмите кнопку Конфигурация ИИ , чтобы открыть Настройки ИИ диалоговое окно. Вы можете настроить параметры в трех аспектах: Конфигурация ИИ, Действиекачества ЗНАНИЯ.

Настройки для конфигурации AI

Перейдите в Конфигурация ИИ Вкладка в Настройки ИИ диалоговое окно и выполните следующие действия:

1. Выберите поставщика ИИ (OpenAI, GoogleAIили AzureAI) С поставщик ИИ выпадающий список.

2. Скопируйте и вставьте свой ключ API в Ключ API текстовое окно.

Заметки:

По умолчанию ключ API становится скрытым после вставки. Нажмите и удерживайте значок, чтобы открыть его.
Если вы не знаете, как создать ключ API, нажмите соответствующий Как создать ключ API в OpenAI/GoogleAI/AzureAI ссылку в диалоговом окне.

3. Выберите модель (ГПТ-3.5-турбо, gpt-4-турбо-превьюили GPT-4) С Модель выпадающий список.

Внимание: gpt-4-турбо-превью Модель поддерживает ответ на длинные электронные письма, а gpt-3.5-turbo — нет.

4. Наконец, щелкните значок Сохранить .

Функции:

Если вы не настроите поставщик ИИ информацию, когда вы используете Почтовый помощник с искусственным интеллектом утилита, диалоговое окно с предупреждением Kutools for Outlook всплывет. Нажмите Да , чтобы перейти к Настройки ИИ интерфейс для настройки провайдера AI, чтобы вы могли использовать утилиту в обычном режиме. Или вы можете нажать Нет пока не ставить.

Настройки для действий

После настройки информации о поставщике AI перейдите к Действие вкладка, чтобы определить роль модели и указать задачи, которые она должна выполнять в рамках этой роли.

В Действие разделе имеется четыре вкладки: Ответ на электронные письма, Оптимизация электронной почты, Сводка по электронной почтекачества Перевести электронные письма. Перейдите на каждую вкладку, чтобы настроить Ролевая подсказка и Командная строка в соответствии с вашими предпочтениями.

Внимание: настройки по умолчанию для ролевой и командной строки были предварительно настроены для вашего удобства. Не стесняйтесь изменять их или создавать новые, которые лучше соответствуют вашим потребностям.

Пример конфигурации действий

Например, я хочу перевести электронное письмо во Францию. Вы можете сделать следующее:

Перейдите в Перевести электронные письма в Действие .
Изменить Командная строка в текстовом поле.
Здесь измените текст «Пожалуйста, переведите следующее содержимое на Китайские:«к тексту»Пожалуйста, переведите следующее содержимое на Франция:".
Нажмите Сохранить .

Внимание: Если вы хотите использовать значение по умолчанию Ролевая подсказка и Командная строка еще раз нажмите кнопку

Сброс .

Функции: Если вы не знаете, что означают ролевая строка и командная строка, давайте разберем их на более простые термины.

Ролевая подсказка: Это все равно, что сказать ИИ, какую шляпу носить или в какой обуви ходить. Если вы скажете: «Будьте агентом по обслуживанию клиентов», ИИ наденет шляпу по обслуживанию клиентов, будет говорить и думать так же. Он использует тот же язык и советы, которые использовал бы специалист по обслуживанию клиентов.
Командная строка: Это похоже на предоставление ИИ конкретной работы или задачи. Например, если вы скажете: «Напишите дружеский ответ на это письмо», вы точно сообщите ИИ, что вам нужно. Затем ИИ сосредотачивается на написании этого ответа в дружелюбной форме, как вы и просили.

В заключение, подсказка роли определяет, кем притворяется ИИ, а командная строка сообщает ему, что делать, находясь в этой роли.

Настройки знаний

Чтобы повысить точность и контекстную значимость ответов ИИ, перейдите к ЗНАНИЯ вкладка для добавления исторических писем.

Какова роль Знания?

Ассоциация ЗНАНИЯ функционирует как централизованная локальная база данных, хранящая исторические данные электронной почты. Это повышает точность и контекстную значимость ответов искусственного интеллекта за счет анализа и изучения прошлых сообщений электронной почты.

Использование знаний

Вы можете вручную добавить исторические электронные письма в базу знаний. Или включить функцию автоматического добавления чтобы электронные письма сразу добавлялись в Знания после отправки, помогая системе ИИ лучше учиться и адаптироваться.

Добавить вручную

1. Нажмите Добавить вручную .

2. Во всплывающем окне Добавить вручную диалоговом окне выберите адреса электронной почты, которые хотите изучить, и нажмите OK.

Выбирать все электронные почты аккаунта, поставьте галочку перед аккаунтом
Выбирать письма одно за другим, установите флажок перед электронным письмом.
Выбирать электронные письма за последний месяц, Нажмите Последние электронные письма за месяц ссылка;
Или выбрать электронные письма за последний год, Нажмите Последние электронные письма за год ссылку.

3. Появится диалоговое окно с напоминанием о количестве адресов электронной почты, которые необходимо изучить. Нажмите Да.

4. Появится еще одно диалоговое окно, напоминающее вам о количестве успешно изученных писем. Нажмите OK.

Внимание: Если адрес электронной почты уже изучен, есть дубликаты писем или содержимое письма слишком длинное, система автоматически пропустит его.

Автоматически добавлять

Проверить Автоматически добавлять флажок.
Выберите адреса электронной почты, из чьих писем вы хотите добавить, установив флажок рядом с каждым адресом.
Нажмите Сохранить .

Советы:

После того как электронные письма будут добавлены в Knowledge, вы увидите количество разговоров которые были изучены, в правом верхнем углу ЗНАНИЯ в Настройки ИИ Диалог.

Независимо от того, решите ли вы Добавить вручную or Автоматически добавлять электронные письма в базе знаний в Настройки ИИ диалоговое окно, электронные письма приходят только от Отправленные вещи папку.
И он учится только у тех, кто участвует в разговоре, а это означает, что существует двусторонний диалог. Если электронное письмо просто отправлено и не является частью цепочки ответов, оно не будет включено в процесс обучения.

Используйте AI Mail Assistant в своем рабочем процессе с примерами

После настройки Почтовый помощник с искусственным интеллектом, теперь вы можете использовать четыре ключевые функции AI Mail Assistant.

Ответ на электронные письма
Оптимизация электронной почты
Сводка по электронной почте
Перевести электронные письма

Ответ на электронные письма: подготовка ответа на основе анализа прошлых сообщений электронной почты.

Представьте, что вы получили электронное письмо от клиента с просьбой предоставить подробную информацию о проекте, который вы обсуждали несколько недель назад. Вместо того, чтобы вручную прочесывать электронную почту, вы используете Почтовый помощник с искусственным интеллектом's Ответ на электронные письма особенность. Анализируя ваши прошлые сообщения по электронной почте, ИИ готовит исчерпывающий и связный ответ, который содержит все необходимые подробности о проекте, отражает ваш личный тон и обеспечивает непрерывность вашего общения.

1. Выбрав электронное письмо или текст письма, на которое вы хотите ответить, нажмите кнопку Ответ на электронные письма значок в Почтовый помощник с искусственным интеллектом панель.

Внимание: если вы выделите текст в электронном письме, оно ответит на выбранный контент. В противном случае он ответит на все письмо.

2. Нажмите Порождать .

Внимание: Если в процессе генерации вы не хотите, чтобы контент создавался, вы можете нажать кнопку Stop .

3. Вы увидите, что сгенерированный ответ автоматически вставляется в тело электронного письма как черновик.

Советы:

Вы можете нажать Копировать Кнопка, чтобы скопировать весь контент.
Вы можете нажать обновление кнопку, чтобы повторно создать новый ответ.
Он также позволяет копировать выбранные части текста. Выделив текст, который вы хотите скопировать, просто нажмите Ctrl + C клавиши или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному разделу и выберите Копировать Ctrl+C из контекстного меню.

Содержимое, созданное искусственным интеллектом, может быть неверным. Пожалуйста, проверьте важную информацию перед отправкой ответа.
Нажмите Опция кнопка для прямого доступа к Настройки для действий для Ответ на электронные письма особенность в Настройки ИИ стр.
Нажмите ЗНАНИЯ кнопка для прямого доступа к Настройки знаний в Настройки ИИ стр.

Оптимизация электронных писем: перефразирование электронного письма для ясности

Прежде чем отправить важное электронное письмо, вы решаете уточнить его содержание, чтобы оно было более понятным и действенным. Выбрав проект и нажав на кнопку Оптимизация электронной почты значок, Почтовый помощник с искусственным интеллектом перефразирует ваше сообщение, делая его более кратким, убедительным и профессиональным. Это гарантирует, что ваше предложение будет не только хорошо воспринято, но и полностью понято, что увеличит ваши шансы на положительный ответ.

1. Выбрав черновик электронного письма или текст в черновике письма, который вы хотите перефразировать, нажмите кнопку Оптимизация электронной почты значок в Почтовый помощник с искусственным интеллектом панель.

Внимание: если вы выделите текст в электронном письме, выбранное содержимое будет оптимизировано. В противном случае будет оптимизировано все письмо.

2. Нажмите Порождать .

Внимание: Если в процессе генерации вы не хотите, чтобы контент создавался, вы можете нажать кнопку Stop .

3. После создания оптимизированного контента нажмите кнопку Вставить кнопку, чтобы вставить его в тело письма.

Советы:

Вы можете нажать Копировать Кнопка для копирования содержимого.
Вы можете нажать обновление кнопку, чтобы повторно создать новый ответ.
Он также позволяет копировать выбранные части текста. Выделив текст, который вы хотите скопировать, просто нажмите Ctrl + C клавиши или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному разделу и выберите Копировать Ctrl+C из контекстного меню.

Содержимое, созданное искусственным интеллектом, может быть неверным. Пожалуйста, проверьте важную информацию перед отправкой ответа.
Нажмите Опция кнопка для прямого доступа к Настройки для действий для Оптимизация электронной почты особенность в Настройки ИИ стр.

Сводка по электронной почте: подведение итогов длинной ветки электронной почты для быстрого понимания.

Столкнувшись с длинной цепочкой электронных писем, включающей различных участников и обсуждаемые вопросы, вы обращаетесь к Почтовый помощник с искусственным интеллектом's Сводка по электронной почте особенность. Одним щелчком мыши инструмент превращает обсуждение в краткое изложение, выделяя ключевые решения и действия. Это резюме позволяет вам быстро уловить суть обсуждения, не просматривая всю длинную электронную почту.

1. Выбрав электронное письмо или текст письма, которое вы хотите суммировать, нажмите кнопку Сводка по электронной почте значок в Почтовый помощник с искусственным интеллектом панель.

Внимание: Если вы выделите текст в электронном письме, оно будет суммировать выбранное содержимое. В противном случае будет суммировано все письмо.

2. Нажмите Порождать .

Внимание: Если в процессе генерации вы не хотите, чтобы контент создавался, вы можете нажать кнопку Stop .

3. Вы можете видеть, что сводка электронного письма успешно сгенерирована.

Советы:

Вы можете нажать Копировать Кнопка для копирования содержимого.
Вы можете нажать обновление кнопку, чтобы повторно создать новый ответ.
Он также позволяет копировать выбранные части текста. Выделив текст, который вы хотите скопировать, просто нажмите Ctrl + C клавиши или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному разделу и выберите Копировать Ctrl+C из контекстного меню.

Содержимое, созданное искусственным интеллектом, может быть неверным. Пожалуйста, проверьте важную информацию перед отправкой ответа.
Нажмите Опция кнопка для прямого доступа к Настройки для действий для Сводка по электронной почте особенность в Настройки ИИ стр.

Перевести электронные письма: перевод электронного письма от иностранного клиента на предпочитаемый вами язык.

Получая важное электронное письмо от иностранного клиента на языке, который вы не до конца понимаете, вы используете Перевести электронные письма особенность Почтовый помощник с искусственным интеллектом. Выбрав текст и начав перевод, ИИ обеспечивает точный и контекстуально соответствующий перевод на предпочитаемый вами язык. Это не только устраняет языковые барьеры, но и гарантирует, что вы сможете реагировать соответствующим образом и поддерживать бесперебойное общение.

1. Выбрав письмо или текст в письме, которое вы хотите перевести, нажмите кнопку Перевести электронные письма значок в Почтовый помощник с искусственным интеллектом панель.

Внимание: если вы выделите текст в электронном письме, выбранный контент будет переведен. В противном случае он переведет все письмо.

2. Нажмите Порождать .

Внимание: Если в процессе генерации вы не хотите, чтобы контент создавался, вы можете нажать кнопку Stop .

3. Вы можете видеть, что переведенный контент успешно сгенерирован.

Советы:

Вы можете нажать Копировать Кнопка для копирования содержимого.
Вы можете нажать обновление кнопку, чтобы повторно создать новый ответ.
Он также позволяет копировать выбранные части текста. Выделив текст, который вы хотите скопировать, просто нажмите Ctrl + C клавиши или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному разделу и выберите Копировать Ctrl+C из контекстного меню.

Содержимое, созданное искусственным интеллектом, может быть неверным. Пожалуйста, проверьте важную информацию перед отправкой ответа.
Нажмите Опция кнопка для прямого доступа к Настройки для действий для Перевести электронные письма особенность в Настройки ИИ стр.

Советы по повышению эффективности AI Mail Assistant

Ознакомьтесь со всеми функциями

Потратьте некоторое время на изучение каждой функции AI Mail Assistant, чтобы полностью понять его возможности и то, как он может наилучшим образом удовлетворить ваши потребности.
Настройка параметров для личного использования

Настройте параметры ролевой и командной строки на каждой вкладке действий в соответствии со своим стилем общения и предпочтениями. Эта настройка позволяет ИИ оказывать более персонализированную и эффективную помощь.
Регулярно обновляйте базу знаний

Независимо от того, вручную или автоматически, поддерживайте актуальность своей базы данных знаний, чтобы ИИ лучше понимал ваш стиль общения и повышал актуальность его ответов.
Просмотрите контент, созданный искусственным интеллектом

Всегда просматривайте и, по возможности, корректируйте ответы, резюме или переводы, созданные ИИ, перед их отправкой. Это обеспечивает точность и поддерживает качество вашей связи.
Будьте в курсе обновлений

Следите за обновлениями и новыми функциями, добавленными в AI Mail Assistant, чтобы постоянно повышать эффективность управления электронной почтой.