Откройте будущее электронной почты: поднимите эффективность Outlook с помощью AI-помощника Kutools

В современном динамичном мире цифровых коммуникаций эффективность — залог успеха, а грамотное управление вашими Email может значительно сэкономить ваше время и силы. Представляем AI-помощник Kutools для Outlook — мощный инструмент, созданный для улучшения работы с электронной почтой благодаря интеллектуальным функциям, упрощающим ваш рабочий процесс. Независимо от того, составляете ли вы письма, переводите содержимое или отвечаете на Email, Kutools AI предлагает ряд возможностей, способных полностью изменить ваш подход к Email. В этом руководстве вы узнаете об AI-помощнике Kutools для Outlook, о его преимуществах, способах настройки и интеграции в вашу ежедневную работу с почтой для максимальной продуктивности.

• Примеры использования Kutools AI во входящих письмах: Email:
  • Сводка Email
  • Быстрый ответ
• Примеры использования Kutools AI в исходящих письмах: Email:
  • Составление Email
  • Продолжить написание

• Настройте и добавляйте навыки для индивидуального использования
• Адаптируйте ответы с учетом истории Email
• Контролируйте ручной/автоматический режимы и настраивайте предпочтения отображения

• Быстрый доступ и управление в панели Kutools AI
• Управление сгенерированным содержимым в окне навыков
• Лучшие практики использования Kutools AI

Что такое Kutools AI для Outlook?

Kutools AI для Outlook — это передовая функция, разработанная ExtendOffice, которая органично внедряет искусственный интеллект от ведущих моделей, таких как OpenAI и GoogleAI, в вашу повседневную работу с электронной почтой. В составе обширного набора из более чем100 инструментов в Kutools для Outlook, она трансформирует способы управления и взаимодействия с письмами. Благодаря интуитивному интерфейсу, Kutools AI предоставляет мощные возможности для повышения вашей продуктивности как при работе с входящей почтой, так и при написании новых сообщений.

Навыки в Панели чтения (для анализа и ответа на полученные Email)

• Сводка: Получайте краткие сводки, чтобы быстро понять основные моменты длинных писем.
• Ответить: Используйте AI для эффективных подробных ответов на электронные письма. (Возможность использовать отправленные письма для поиска релевантной информации.)
• Быстрый ответ: Предлагает различные варианты ответа и генерирует отклик на основе выбранного направления. (Возможность использовать отправленные письма для поиска релевантной информации.)
• Благодарность: Быстрое создание краткого письма с выражением благодарности.
• Перевод: Мгновенный перевод входящих сообщений на предпочитаемый язык для легкой коммуникации.
• Анализ: Анализ эмоционального окраса содержания письма, чтобы определить, положительная, отрицательная или нейтральная тональность.
• Извлечение: Доставайте структурированную информацию, такую как имена, места, даты и суммы, чтобы быстро ориентироваться в ключевых данных письма.
• Пользовательские навыки: Создайте собственные навыки, настраивая роли, команды и добавляя дополнительные параметры под уникальные задачи.

Навыки в Панели написания (для создания и редактирования исходящих сообщений)

• Составление: Используйте помощник на базе AI для ускорения черновиков Email с индивидуальными подсказками.
• Польский: Автоматически улучшайте черновики Email по грамматике, тону и стилю для профессионального впечатления.
• Продолжить написание: Позвольте AI предложить контекстно-зависимые подсказки и завершения для продолжения черновика.
• Перевод: Легко переводите Email на любые языки, подготавливая сообщения для мировой аудитории.
• Проверка: Проверьте и исправьте орфографические и грамматические ошибки для максимальной точности.
• Расширение: Раскройте ключевые сведения письма с подробными пояснениями для более полного содержания.
• Предложение: Получайте рекомендации по логическим улучшениям или обнаружению чувствительной информации через анализ или рецензию.
• Пользовательские навыки: Создайте собственные навыки с помощью настройки ролей, команд и добавления дополнительных опций под ваши уникальные задачи управления почтой.

Почему стоит выбрать AI-помощник Kutools для Outlook?

В современном стремительном цифровом мире эффективная коммуникация — ключ к успеху. AI-помощник Kutools использует передовые технологии AI, чтобы ваши письма не просто читались, но чтобы они были поняты, восприняты и оценены. Это новый уровень коммуникаций — каждый контакт становится более глубоким и эффективным. Управляете ли вы потоком писем или работате с важнейшим письмом, Kutools AI — ваш стратегический партнер и залог вашего преимущества. Вот некоторые из основных преимуществ, которые предлагает Kutools AI:

⏰ Автоматизация для экономии времени: Автоматизирует рутинные задачи с электронной почтой, такие как создание сводок и быстрые ответы, освобождая ваше время для более важных дел и повышая общую продуктивность.

🌐 Гибкая интеграция AI: Kutools AI поддерживает целый ряд AI-платформ, включая OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI и SenseNovaAI, предоставляя свободу выбора оптимальной модели для эффективного и точного управления электронной почтой.

🖥️ Удобный интерфейс: Отличается интуитивным и простым интерфейсом, позволяя пользователям любого уровня осваивать управление Email и усиливать коммуникацию.

🌓 Дву режимная функциональность: Kutools AI предлагает Ручной и Автоматический режимы. В Автоматическом режиме сводки Email и быстрые ответы создаются автоматически. Переключение между режимами выполняется одним кликом, что позволяет адаптировать инструмент под ваш рабочий процесс.

💡 Пользовательские навыки: Настраивайте Kutools AI под ваши задачи, создавая собственные навыки. Изменяйте ролевые и командные запросы, добавляйте опции — AI будет работать именно так, как удобно вам, обеспечивая максимальную гибкость и эффективность обработки писем.

📚 Обучение на истории Email: При генерации ответов Kutools AI использует предыдущие сообщения (после добавления их в историю), чтобы предоставить контекстно-зависимые, точные ответы на основе ваших прошлых диалогов. С течением времени ответы становятся все более точными и адаптированными к вашему стилю общения.

🌍 Возможности перевода: Преодолевайте языковые барьеры при помощи современных моделей для точного перевода, делая международное общение простым.

⚙️ Плотная интеграция с Outlook: Разработан исключительно для Outlook и расширяет возможности работы с почтой прямо в привычной среде, гарантируя удобный и эффективный рабочий процесс.

✏️ Яркость и профессионализм: Использует продвинутые лингвистические модели для оптимизации писем, обеспечивая их ясность и профессионализм в каждом сообщении.

🔐 Повышенная приватность и безопасность: Применяет новейшие протоколы шифрования для защиты данных Email, обеспечивая вашу уверенность в безопасности переписки.

Как настроить AI-помощник Kutools для Outlook для повышения эффективности работы с Email?

Преобразить работу с электронной почтой с помощью AI-помощника Kutools можно всего за несколько шагов. Приведем пошаговое руководство по настройке Kutools AI в вашем Outlook.

Шаг1. Установите Kutools AI

Перейдите на страницу загрузки, чтобы скачать и установить Kutools для Outlook и получить доступ к Kutools AI.

Шаг2. Активируйте Kutools AI

1. После установки Kutools для Outlook откройте вкладку Kutools и нажмите AI Assistant.

2. Откроется диалоговое окно Руководство по AI почтовому помощнику . В нем описаны навыки, предлагаемые Kutools AI. Нажмите кнопку Далее для продолжения.

3. Появятся Предварительные условия использования . Нажмите Далее.

4. Теперь вы можете активировать Kutools AI, выбрав поставщика AI и введя соответствующий ключ API. После этого нажмите OK.

После нажатия OK на правой стороне окна Outlook появится панель Kutools AI, как показано ниже. Читайте далее, чтобы узнать примеры её использования!

Использование AI-помощника Kutools в вашем рабочем процессе: примеры

Сводка Email: Извлечение ключевых моментов из длинных сообщений

Вы только что открыли свою почту и получили длинное письмо от клиента с обзорами по проекту и запросами. Вместо того, чтобы перечитывать весь текст, вы можете воспользоваться навыком Сводка от Kutools AI. Как только вы откроете письмо, AI быстро сгенерирует лаконичную сводку, выделяя самые важные моменты. Это позволит быстро понять суть и правильно расставить приоритеты, сэкономив время и не упустив ничего важного.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что вы находитесь в Панели чтения.
2. Выберите письмо, которое вы желаете обобщить.

В поле Сводка автоматически появляется краткое изложение основных пунктов письма, как показано ниже:

Быстрый ответ: мгновенные и контекстуальные ответы

Вместо того чтобы каждый раз создавать ответ с нуля, навык Быстрый ответ Kutools AI анализирует контекст письма и предлагает несколько оснований для детального ответа.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что выбрана Панель чтения.
2. Выберите письмо для ответа. Навык Быстрый ответ автоматически предложит несколько оснований для ответа, как показано ниже.

   

   Советы:

   • Если выделить текст в письме, система ответит на выделенное. Иначе ответ формируется на всё письмо.
   • Если ни одно из оснований не подходит, нажмите ссылку «Не подходит?» и введите желаемое основание вручную.

3. Выберите одно из оснований, чтобы сгенерировать ответ.

4. Кликните Ответить. Ответ будет вставлен в черновик письма, после чего вы сможете его просмотреть, отредактировать и отправить.

   

Составление Email: создание исходящих писем с помощью AI

Если после встречи с клиентом вам нужно написать follow-up, но вы не знаете, с чего начать, навык Составление Kutools AI подскажет варианты. Достаточно указать ключевые моменты — Kutools AI предложит формулировки и структуру, соответствующие вашим целям, позволяя быстро подготовить профессиональное, ясное письмо.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что выбран режим Панель написания.
2. В поле Составление введите ключевые мысли и нажмите Сгенерировать.
3. Нажмите Вставить, чтобы добавить сгенерированный черновик в тело письма.

Продолжить написание Email: Работа с незавершенными письмами

Вы начали составлять подробное письмо, но внезапно были прерваны и не успели завершить его. Вернувшись, вы можете воспользоваться навыком Продолжить написание Kutools AI, который поймет контекст черновика и предложит логичное продолжение.

Навык Продолжить написание работает так: при запуске ответа на письмо из Входящих Панель чтения автоматически сменится на Панель написания. Как только вы начнете вводить ответ, Продолжить написание автоматически продолжит черновик. После генерации текста кликните Вставить для вставки результата.

Преобразите Kutools AI в личного помощника

Добавляя и настраивая навыки, а также позволяя AI обучаться по истории сообщений, вы сможете сделать Kutools AI действительно персональным помощником. Эти функции обеспечат более точные, контекстные ответы и позволят корректировать работу AI в зависимости от ваших задач.

• Индивидуальная настройка и добавление навыков
• Персонализируйте ответы с учетом истории Email
• Контроль ручного/авто режимов и настройка предпочтений отображения

Индивидуальная настройка и добавление навыков

Внизу панели Kutools AI есть кнопка Управление библиотекой навыков, которая открывает соответствующее диалоговое окно при нажатии.

В окне Управление библиотекой навыков вы можете настроить навыки для Панели чтения и Панели написания письма:

1. Выберите Панель чтения или Панель написания для управления навыками соответствующей панели.
2. Поставьте галочку возле навыка, чтобы активировать его и отображать в панели Kutools AI. Снимите — чтобы скрыть навык.
3. Выберите навык для индивидуальной настройки, включая:
   • Ролевая подсказка: инструктирует AI придерживаться определенного поведения и стиля.
   • Командная подсказка: даёт AI команду на выполнение конкретной задачи.
   • Дополнительные опции: Позволяют еще глубже настроить навык, добавив параметры через кнопку Добавить опции.
4. Добавьте новый навык, нажав кнопку Добавить навык, чтобы создать индивидуальный инструмент под себя.

Адаптируйте ответы с учетом истории Email

Навыки ответа в Kutools AI поддерживают обучение на истории ваших почтовых коммуникаций. Используя локальную базу для хранения предыдущих писем, AI анализирует прошлое общение и повышает точность и уместность следующих ответов.

Вы можете вручную добавить письма в Обучение Email или включить автоматическое добавление — тогда они будут сохраняться в обучающую базу автоматически после отправки, помогая AI лучше изучить и адаптироваться к вашей переписке.

Ручное добавление

1. Нажмите кнопку Обучение Email в окне Ответить или Быстрый ответ на панели Kutools AI.

2. Нажмите кнопку Ручное добавление.

3. В появившемся окне Ручное добавление выберите письма для обучения и нажмите OK.

• Чтобы выбрать все письма учетной записи, отметьте чекбокс перед учетной записью.
• Чтобы выбрать Email по одному, отметьте чекбокс напротив нужного письма.
• Чтобы выбрать письма за последний месяц, нажмите ссылку Email за прошедший месяц .
• Чтобы выбрать письма за последний год, нажмите ссылку Email за прошлый год .

4. Появится диалоговое окно с напоминанием о числе писем для обучения. Нажмите Да.

5. Другое окно сообщит о числе успешно изученных писем. Нажмите OK.

Автоматическое добавление

Нажмите кнопку Обучение Email в окне Ответить или Быстрый ответ на панели Kutools AI, затем выполните следующие действия.

1. Отметьте чекбокс Автоматическое добавление .
2. Выберите Email-аккаунты, поставив галочку рядом с нужным адресом — письма, отправленные с них, будут автоматически добавляться в обучающую базу.
3. Нажмите кнопку Сохранить.

Контроль ручного/автоматического режима и настройка отображения

Kutools AI позволяет настраивать стиль работы и визуальный интерфейс под индивидуальные предпочтения и ваш персональный рабочий процесс:

• Часть навыков по умолчанию запускается в Автоматическом режиме, другие же работают в режиме Ручного режима. Чтобы переключаться между ручным и автоматическим режимом для определённого навыка, просто кликните Переключить кнопку справа в окне навыка.
  

  Вот различия между автоматизацией в Панели чтения и написания:

  • Панель чтения: навыки в Автоматическом режиме запускаются всякий раз при смене открытого письма.
  • Панель написания: навыки в Авто-режиме запускаются при смене выделения в черновике, кроме навыка «Продолжить написание», который работает только при изменении текста.
  Советы:

  После перехода в Ручной режим нажмите Сгенерировать, чтобы получить результат. Если выделить текст, навык будет обработать только выделенный фрагмент; иначе — целое письмо. В Автоматическом режиме навыки обработают всё письмо после его выбора. Чтобы обработать только часть, выделите нужный фрагмент и нажмите Перегенерировать внизу слева.

• Вы можете настраивать отображение, выбирая Одностраничный режим просмотра — чтобы видеть все навыки в Kutools AI панели сразу, либо Режим вкладок — чтобы навыки были распределены по вкладкам.
  

Советы по максимальному использованию Kutools AI

Несколько советов и лайфхаков по использованию Kutools AI в Outlook:

На что у вас есть быстрый доступ и контроль в панели Kutools AI

Чтобы переключаться между Панелью чтения и Панелью написания, используйте кнопку Переключения панелей чтения/написания. Для перехода между Одностраничным и Вкладочным режимом используйте кнопку Соответствующего переключения. Для быстрого смены AI-провайдеров и моделей в панели Kutools AI используйте выпадающий список AI-модель и выберите нужный вариант. Чтобы сменить ручной/автоматический режим для навыка, просто кликните Переключить кнопку в соответствующем окне навыка. При необходимости кликните кнопку Полное раскрытие, чтобы увидеть результат целиком. Язык, используемый навыком, по умолчанию будет совпадать с настройками Outlook. Вы можете сменить его, выбрав нужный вариант в выпадающем списке Язык в окне навыка. Через раскрытие Дополнительные опции вы можете выбрать параметр для более точного результата от AI. Сгенерированное AI-содержимое может содержать ошибки — всегда проверяйте важную информацию.

Что вы можете делать с сгенерированным содержимым в навыке