Раскройте будущее электронной почты: повысьте эффективность работы в Outlook с помощью KUTOOLS AI Ассистент

В стремительном мире цифровых коммуникаций эффективность — ключ к успеху, а грамотное управление электронной почтой позволяет существенно сэкономить время и силы. Представляем вам KUTOOLS AI Ассистент для Outlook — мощный инструмент, созданный для того, чтобы вывести вашу работу с почтой на новый уровень благодаря интеллектуальным функциям, оптимизирующим повседневные задачи. Независимо от того, составляете ли вы письма, переводите контент или отвечаете на сообщения, KUTOOLS AI предлагает широкий спектр возможностей, которые кардинально изменят ваш подход к работе с электронной почтой. В этом руководстве вы узнаете всё о KUTOOLS AI Ассистент для Outlook: почему он стал незаменимым помощником, как его настроить и как интегрировать в повседневную работу для максимальной продуктивности.

• Примеры использования KUTOOLS AI во входящихписьмах:
  • Сводка письма
  • Быстрый ответ
• Примеры использования KUTOOLS AI в исходящихписьмах:
  • Написание письма
  • Продолжить написание

• Настройка и Добавить Навык для персонального использования
• Формируйте ответы с учётом информации из истории писем
• Управляйте ручным/автоматическим режимами и настраивайте параметры отображения

• Быстрое управление и доступ в области KUTOOLS AI
• Управление Созданный контент в блоке навыка
• Рекомендации по использованию KUTOOLS AI

Что такое KUTOOLS AI для Outlook?

KUTOOLS AI для Outlook — это продвинутая функция, разработанная компанией ExtendOffice, которая бесшовно интегрирует технологии искусственного интеллекта от ведущих моделей, таких как OpenAI и GoogleAI, в вашу повседневную работу с электронной почтой. Являясь частью комплексного пакета из более чем 100 инструментов в Kutools для Outlook, она кардинально меняет способ управления письмами и взаимодействия с ними. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу KUTOOLS AI обеспечивает мощные возможности для повышения продуктивности как при чтении, так и при написании писем.

Навыки в Панели чтения (для анализа и ответа на полученные письма)

• Краткое содержание: Получайте краткие резюме, чтобы мгновенно уловить суть длинных писем.
• Ответ: Используйте ИИ для эффективных и подробных ответов на письма.(Поддерживает использование отправленных писем для получения релевантной информации.)
• Быстрый ответ: Предлагает различные варианты ответов и генерирует сообщение на основе выбранного направления.(Поддерживает использование отправленных писем для получения релевантной информации.)
• Ответ с благодарностью: Напишите краткое благодарственное письмо и быстро выразите свою признательность.
• Перевод: Мгновенно переводите входящие письма на предпочитаемый язык — и общайтесь без прерываний.
• Анализ: Анализируйте эмоциональную окраску письма, чтобы определить, носит ли его настроение положительный, отрицательный или нейтральный характер.
• Извлечение: мгновенно извлекайте структурированную информацию — имена, места, даты и суммы — прямо из письма, чтобы быстро уловить ключевые данные в его содержимом.
• Пользовательские навыки : Создавайте собственные навыки, настраивая подсказку роли, командные строки и добавляя дополнительные опции, чтобы удовлетворить уникальные потребности в управлении электронной почтой.

Навыки в Панели написания (для составления и доработки исходящих писем)

• Создание: Используйте ИИ, чтобы ускорить написание писем с персонализированными предложениями.
• Редактирование: Автоматически улучшайте черновики писем — грамматику, тон и стиль — чтобы каждое сообщение выглядело по-настоящему профессионально.
• Продолжить писать: Позвольте ИИ предлагать контекстно-зависимые подсказки и завершения, чтобы легко продолжать работу над черновиками.
• Перевод: Легко переводите черновики писем на другие языки, чтобы подготовить их для международной аудитории.
• Проверка: Проверяйте и исправляйте орфографические и грамматические ошибки в письме, чтобы обеспечить безупречную точность языка.
• Расширение: Дополняйте ключевую информацию письма подробными пояснениями для более полного и насыщенного содержания.
• Предложения: Присылайте предложения по логическим улучшениям или чувствительному содержанию на основе логического анализа или обзора материалов.
• Пользовательские навыки : Создавайте собственные навыки, настраивая Подсказка Роли, командные строки и добавляя дополнительные опции для удовлетворения уникальных потребностей в управлении электронной почтой.

Почему стоит выбрать KUTOOLS AI Ассистент для Outlook?

В сегодняшнем стремительно меняющемся цифровом мире эффективная коммуникация играет ключевую роль. KUTOOLS AI Ассистент использует передовые технологии искусственного интеллекта, чтобы ваши письма не просто читали, а воспринимали, понимали и ценили. Речь идёт о том, чтобы вывести вашу электронную переписку на новый уровень и наполнить каждое взаимодействие смыслом и влиянием. Независимо от того, управляете ли вы потоком ежедневных писем или сосредоточены на одном важнейшем сообщении, KUTOOLS AI станет вашим стратегическим партнёром, помогая опережать конкурентов в сфере коммуникаций. Вот некоторые из ключевых преимуществ, которые предлагает KUTOOLS AI:

⏰Экономия времени за счёт автоматизации: Автоматизируйте рутинные задачи по работе с электронной почтой — например, составление кратких содержаний писем и отправку быстрых ответов — и освободите время для более важных дел, повысив общую продуктивность.

🌐Универсальная интеграция ИИ:KUTOOLS AI поддерживает широкий спектр платформ искусственного интеллекта, включая OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI и SenseNovaAI, обеспечивая гибкость в выборе оптимальной модели ИИ для точного и эффективного управления электронной почтой.

🖥️Удобный интерфейс: Интуитивно понятный и легко навигируемый интерфейс позволяет пользователям любого уровня технической подготовки эффективнее управлять электронной почтой и коммуникацией.

🌓Двухрежимная функциональность: KUTOOLS AI предлагает Ручной режим и Автоматический режим. В автоматическом режиме такие задачи, как создание краткого содержания писем и быстрые ответы, выполняются автоматически. Переключайтесь между режимами одним щелчком мыши — и настраивайте инструмент под свой рабочий процесс!

💡Настраиваемые навыки: Настройте KUTOOLS AI под свои конкретные задачи по управлению электронной почтой, создав собственные навыки. Вы можете задать подсказку роли, командные подсказки и дополнительные параметры так, чтобы ИИ работал именно так, как вам нужно, обеспечивая максимальную гибкость и эффективность при обработке писем.

📚Обучение на основе истории переписки: При генерации ответов KUTOOLS AI использует данные о ваших предыдущих переписках (после добавления истории писем), чтобы формировать контекстно-зависимые ответы и точно учитывать прошлые обсуждения. Со временем ответы становятся всё более точными, всё лучше отражают ваш стиль общения и обеспечивают по-настоящему персонализированные взаимодействия.

🌍Возможности перевода на другие языки: Устраняйте языковые барьеры с помощью продвинутых моделей для точного перевода — теперь глобальное общение стало проще и удобнее!

⚙️Бесшовная интеграция с Outlook: Разработан исключительно для Outlook и улучшает вашу работу с электронной почтой в привычной среде, обеспечивая интуитивно понятный и эффективный рабочий процесс.

✏️Повышенная ясность и профессионализм: Использует передовые лингвистические модели для оптимизации ваших писем, обеспечивая безупречную ясность и профессионализм каждого отправляемого сообщения.

🔐Повышенная конфиденциальность и безопасность: Использует новейшие протоколы шифрования и защиты для надёжной охраны данных вашей электронной почты, гарантируя полную уверенность в сохранности ваших переписок.

Как настроить Kutools AI Ассистент для Outlook и повысить эффективность работы с электронной почтой?

Преобразите работу с электронной почтой с помощью KUTOOLS AI Ассистент всего за несколько шагов. Ниже — пошаговое руководство по настройке KUTOOLS AI в Outlook.

Шаг 1: Установите KUTOOLS AI

Перейдите на страницу загрузки, чтобы скачать и установить Kutools для Outlook и получить KUTOOLS AI.

Шаг 2: Активировать Kutools AI

1. После установки Kutools для Outlook перейдите на вкладку Kutools и нажмите AI Ассистент.

2. Появится диалоговое окно Руководство по AI почтовому помощнику, в котором представлены навыки, предлагаемые KUTOOLS AI. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

3. Появится окно Условия использования. Нажмите Далее.

4. Теперь вы можете активировать KUTOOLS AI, выбрав Поставщик AI и введя соответствующий Ключ API. После завершения нажмите ОК.

После нажатия кнопки ОК на правой стороне окна Outlook появится область KUTOOLS AI, как показано ниже. Далее приведены примеры её использования!

Использование KUTOOLS AI Ассистент в вашем рабочем процессе: примеры

Краткое содержание письма: выделение ключевых моментов из длинных сообщений

Вы только что открыли свой почтовый ящик и обнаружили длинное письмо от клиента с подробным описанием обновлений по проекту и запросами. Вместо того чтобы вникать в объёмный текст, воспользуйтесь функцией KUTOOLS AI «Краткое содержание»! Как только вы откроете письмо, ИИ мгновенно создаст краткое и ёмкое резюме, выделив самую важную информацию. Так вы быстро уловите суть, определите приоритеты для следующих шагов, сэкономите ценное время и ничего не упустите.

1. В области KUTOOLS AI убедитесь, что вы находитесь в панели чтения.
2. Выберите письмо, которое хотите кратко описать.

Поле «Краткое содержание»автоматически создаёт краткое резюме основных пунктов письма, как показано ниже:

Быстрый ответ: генерация мгновенных ответов с учётом контекста

Вместо того чтобы тратить время на написание ответа с нуля, функция KUTOOLS AI «Быстрый ответ» проанализирует контекст письма и предложит несколько вариантов ответа для детального и точного ответа.

1. В области KUTOOLS AIубедитесь, что вы находитесь в панели чтения.
2. Выберите письмо, на которое хотите ответить. Функция Быстрый ответ автоматически предложит несколько вариантов ответа, как показано ниже.
   Советы:

   • Если выделить текст в письме, ответ будет дан именно на выделенное содержимое. В противном случае — на всё письмо целиком.
   • Если ни один из предложенных вариантов не подходит, нажмите ссылку «Не подходит?» и укажите свой вариант.

3. Выберите одну из доступных основ для генерации ответа.

4. Нажмите кнопку Ответить. Ответ будет добавлен в черновик письма и готов к проверке, редактированию и отправке.

Составление письма: создание первоначальных сообщений с помощью ИИ

Когда после встречи нужно связаться с клиентом, но не знаете, с чего начать, на помощь приходит функция KUTOOLS AI«Составить». Укажите KUTOOLS AIключевые моменты — и он предложит фразы и структуры, адаптированные под ваши задачи, чтобы вы могли быстро создать профессиональное и чёткое письмо.

1. В области KUTOOLS AI убедитесь, что вы находитесь в Панели написания.
2. В поле Создать введите ключевые моменты и нажмите кнопку Создать.
3. Нажмите Вставить, чтобы добавить сгенерированный черновик в тело письма.

Продолжение написания письма: возобновление с того места, где вы остановились

Вы начали писать подробное письмо, но на полпути вас прервали и пришлось оставить его незавершённым. Когда вы вернётесь, функция KUTOOLS AI «Продолжить написание» поможет вам легко возобновить работу с того самого места, где вы остановились. ИИ проанализирует контекст вашего незавершённого черновика и предложит варианты для завершения сообщения.

Навык «Продолжить написание» работает следующим образом: Когда вы начинаете отвечать на письмо во Входящих, панель чтения автоматически переключается на панель написания. По мере того как вы начинаете составлять ответ, навык «Продолжить написание» автоматически дописывает черновик за вас. После генерации текста нажмите кнопку Вставить, чтобы быстро добавить его в черновик.

Превратите KUTOOLS AI в своего персонального помощника

От добавления и персонализации навыков до активации обучения ИИ на основе истории ваших писем — вы можете настроить KUTOOLS AI так, чтобы он стал вашим по-настоящему персональным помощником. Благодаря этим функциям вы будете получать более точные и контекстно релевантные ответы, а также сможете гибко адаптировать навыки ИИ под свои конкретные задачи.

• Настройка и Добавить Навык для персонализированного использования
• Адаптируйте ответы с учетом истории переписки
• Управление ручным/автоматическим режимами и настройка параметров отображения

Пользовательские и Добавить Навык для персонализированного использования

В нижней части области KUTOOLS AI находится кнопка Управление библиотекой навыков. При её нажатии открывается диалоговое окно Управление библиотекой навыков.

В диалоговом окне Управление библиотекой навыковможно настроить навыки как для Панели чтения, так и для Панели написания:

1. Выберите Панель чтения или Панель написания, чтобы управлять навыками в этой панели.
2. Установите флажок рядом с навыком, чтобы активировать его и отобразить в области KUTOOLS AI. Снимите флажок, чтобы отключить навык и скрыть его из этой области.
3. Выберите навык для настройки его параметров, включая:
   • Подсказка Роли: задаёт ИИ определённое поведение и стиль.
   • Командная строка: даёт ИИ чёткое указание выполнить конкретную задачу.
   • Дополнительные параметры: Позволяют дополнительно настроить параметры, а также добавить новые настройки с помощью кнопки Добавление.
4. Добавьте новый навык, нажав кнопку Добавить навык, чтобы создать решение, идеально соответствующее вашим задачам.

Адаптируйте ответы с учетом истории переписки

Навыки ответа в KUTOOLS AI поддерживают обучение на основе истории переписки по электронной почте. Создавая локальную базу данных из сохранённых данных прошлых писем, ИИ анализирует предыдущие сообщения, повышая точность и контекстную релевантность своих ответов — для ещё более точных и осмысленных реплик.

Вы можете вручную добавлять исторические письма в Email Learning. Или включите функцию автоматического добавления — тогда письма будут сразу попадать в Email Learning после отправки, помогая ИИ-системе лучше обучаться и адаптироваться.

Ручное добавление

1. Нажмите кнопку Email Learning в поле Ответ или Быстрый ответ в области KUTOOLS AI.

2. Нажмите кнопку Ручное добавление.

3. В появившемся диалоговом окне Ручное добавление выберите письма, которые нужно добавить для обучения, и нажмите ОК.

• Чтобы выбрать все письма аккаунта, установите флажок перед названием аккаунта.
• Чтобы выбрать письма по одному, установите флажок рядом с нужным письмом.
• Чтобы выбрать письма за последний месяц, нажмите ссылку Письма за прошлый месяц.
• Чтобы выбрать письма за последний год, нажмите ссылку Письма за прошлый год.

4. Появится диалоговое окно с напоминанием о количестве электронных писем, которые необходимо изучить. Нажмите Да.

5. Появится ещё одно диалоговое окно с уведомлением о том, что количество электронных писем успешно изучено. Нажмите ОК.

Автоматическое добавление

Нажмите кнопку Email Learning в поле Ответ или Быстрый ответ в области KUTOOLS AI, а затем выполните следующие действия.

1. Установите флажок Автоматически добавлять.
2. Установите флажки рядом с нужными почтовыми адресами, чтобы письма, отправленные с них, автоматически учитывались при обучении системы электронной почты.
3. Нажмите кнопку Сохранить.

Управление ручным/автоматическим режимами и настройка параметров отображения

KUTOOLS AIпозволяет настраивать свою работу и визуальный интерфейс в соответствии с вашими личными предпочтениями и рабочим процессом:

• Некоторые навыки изначально работают в автоматическом режиме, тогда как другие — в ручном режиме. Чтобы переключиться между ручным и автоматическим режимом для конкретного навыка, просто нажмите кнопку Переключить в правом верхнем углу блока навыка.
  Вот в чём разница между автоматизированными навыками в Панели чтения и Панели написания:
  • Панель чтения: Навыки, установленные в Автоматический режим, будут автоматически запускаться каждый раз при переходе к новому письму.
  • Панель написания: Навыки в Автоматическом режиме запускаются автоматически при изменении выделения в черновике, за исключением навыка «Продолжить написание», который активируется только при изменении самого содержимого.
  Советы:

  • После переключения навыка в Ручной режим нажмите кнопку Создать, чтобы получить результаты. Если в письме выделен текст, навык обработает только выделенное содержимое; в противном случае будет обработано всё письмо.
  • В Автоматическом режиме навыки обрабатывают всё письмо после его выбора. Если вы хотите обработать только часть письма, выделите нужный фрагмент и нажмите значок Пересоздать в левом нижнем углу.
• Вы можете персонализировать отображение, выбрав либо Просмотр Одной Страницы, чтобы сразу видеть все навыки в области KUTOOLS AI, либо Просмотр с Вкладками, чтобы организовать навыки по отдельным вкладкам.
  

Советы по максимальному повышению эффективности работы с KUTOOLS AI

Вот несколько советов и рекомендаций по использованию KUTOOLS AIв Outlook:

Что можно быстро настроить и использовать в области KUTOOLS AI

Чтобы переключаться между Панелью чтения и Панелью написания, нажмите кнопку Панель чтения/написания. Чтобы переключаться между Просмотром одной страницы и Просмотром с вкладками, нажмите кнопку Одна страница/Просмотр с вкладками. Чтобы легко переключаться между разными поставщиками ИИ и моделями на панели KUTOOLS AI, нажмите раскрывающийся список Используемая модель ИИ и выберите нужный вариант из списка. Чтобы переключить конкретный навык между ручным и автоматическим режимами, просто нажмите кнопку Переключить в блоке этого навыка. При необходимости нажмите кнопку Развернуть содержимое, чтобы увидеть полное содержимое результата. Язык навыка по умолчанию соответствует настройкам Outlook. Чтобы изменить его, воспользуйтесь раскрывающимся списком Язык в блоке навыка. Раскрыв раскрывающийся список Дополнительные параметры, вы сможете выбрать опцию, которая поможет ИИ генерировать более точные результаты. Содержание, созданное с помощью ИИ, может содержать неточности — обязательно проверяйте важную информацию.

Что можно делать с помощью Созданный контент в блоке навыков