Откройте будущее Email: максимальная эффективность Outlook с Kutools AI

В современном мире цифровых коммуникаций эффективность играет ключевую роль, а грамотное управление Email позволяет существенно экономить время и силы. Представляем Kutools AI для Outlook — мощный инструмент, который улучшает работу с Email благодаря интеллектуальным функциям, оптимизирующим ваш рабочий процесс. Независимо от того, составляете ли вы письма, переводите содержимое или отвечаете на сообщения, Kutools AI предлагает широкий спектр возможностей, которые меняют подход к Email. В этом руководстве вы узнаете, что такое Kutools AI для Outlook, почему этот инструмент необходим, как его настроить и как интегрировать в ежедневную работу с Email для максимальной продуктивности.

• Примеры использования Kutools AI во входящихвходящихEmail:
  • Сводка Email
  • Быстрый ответ
• Примеры использования Kutools AI в исходящихисходящихEmail:
  • Составление Email
  • Продолжить написание

• Настройте и добавьте навыки для индивидуального использования
• Персонализируйте ответы с учетом истории Email-переписки
• Управляйте ручным/автоматическим режимами и настройками отображения

• Быстрые действия и доступ в панели Kutools AI
• Управление сгенерированным содержимым в окне навыка
• Лучшие практики использования Kutools AI

Что такое Kutools AI для Outlook?

Kutools AI для Outlook — это современная функция, разработанная ExtendOffice, которая интегрирует передовые AI-технологии от таких лидеров, как OpenAI и GoogleAI, непосредственно в ваш ежедневный Email-менеджмент. Являясь частью обширного набора из более чем100 инструментов в Kutools для Outlook, она меняет подход к работе с Email. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу Kutools AI предоставляет мощные возможности для повышения вашей продуктивности как при чтении, так и при написании Email.

Навыки в Панели чтения (для анализа и ответа на полученные Email)

• Сводка: Получайте краткие сводки, чтобы быстро понять суть длинных Email.
• Ответить: Используйте AI для эффективных и подробных ответов на Email. (Поддерживается анализ отправленных Email для поиска релевантной информации.)
• Быстрый ответ: Предлагает различные варианты ответа и генерирует отклик на основе выбранного направления. (Поддерживается анализ отправленных Email для поиска релевантной информации.)
• Ответ благодарности: Создайте краткое письмо с благодарностью, чтобы быстро выразить признательность.
• Перевести: Мгновенно переводите входящие Email на предпочитаемый язык для беспрепятственного общения.
• Анализ: Анализируйте эмоциональную окраску Email, чтобы определить, является ли тон положительным, отрицательным или нейтральным.
• Извлечь: Извлекайте структурированную информацию, такую как имена, места, даты и суммы, чтобы быстро понять ключевые данные из Email.
• Пользовательские навыки: Создавайте собственные навыки, настраивая роли, команды и дополнительные параметры для решения уникальных задач управления Email.

Навыки в Панели написания (для составления и доработки исходящих Email)

• Составить: Используйте помощь AI для ускорения написания Email с индивидуальными рекомендациями.
• Польский: Автоматически улучшайте черновики Email по грамматике, тону и стилю для профессионального результата.
• Продолжить написание: Позвольте AI предложить варианты продолжения и завершения черновика на основе контекста.
• Перевести: Легко переводите черновики Email на другие языки для международной аудитории.
• Проверить: Проверьте и исправьте орфографические и грамматические ошибки для точности языка.
• Расширить: Раскройте ключевую информацию Email и получите подробные пояснения для более полного содержания.
• Предложить: Получайте рекомендации по логическим улучшениям или чувствительному содержимому через анализ или проверку текста.
• Пользовательские навыки: Создавайте собственные навыки, настраивая роли, команды и дополнительные параметры для решения уникальных задач управления Email.

Почему стоит выбрать Kutools AI для Outlook?

В современном динамичном цифровом мире эффективная коммуникация — залог успеха. Kutools AI использует передовые AI-технологии, чтобы ваши Email не только читались, но и вызывали отклик, понимание и ценились адресатами. Это инструмент для повышения уровня вашей Email-коммуникации, делая каждое взаимодействие более значимым и результативным. Независимо от того, управляете ли вы потоком ежедневных Email или работаете с важным письмом, Kutools AI — ваш стратегический партнер, помогающий быть на шаг впереди. Вот ключевые преимущества, которые предлагает Kutools AI:

⏰ Автоматизация для экономии времени: Автоматизирует рутинные задачи, такие как сводка Email и быстрый ответ, освобождая ваше время для более важных дел и повышая общую продуктивность.

🌐 Гибкая интеграция AI: Kutools AI поддерживает широкий спектр AI-платформ, включая OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI и SenseNovaAI, что дает вам свободу выбора оптимальной модели для точного и эффективного управления Email.

🖥️ Удобный интерфейс: Отличается интуитивно понятным и простым интерфейсом, что позволяет пользователям любого уровня быстро повысить эффективность работы с Email.

🌓 Двойной режим работы: Kutools AI предлагает Ручной режим и Авто режим. В Авто режиме такие задачи, как сводка Email и быстрые ответы, выполняются автоматически. Переключение между режимами происходит одним кликом, позволяя адаптировать инструмент под ваш рабочий процесс.

💡 Пользовательские навыки: Настройте Kutools AI под свои задачи, создавая собственные навыки. Персонализируйте роли, команды и дополнительные параметры, чтобы AI работал именно так, как вам нужно, обеспечивая максимальную гибкость и эффективность при работе с Email.

📚 Обучение на истории Email: При генерации ответов Kutools AI использует ваши предыдущие переписки (после добавления истории Email), чтобы предоставлять контекстные ответы, основанные на прошлых обсуждениях. Со временем ответы становятся точнее и лучше соответствуют вашему стилю общения.

🌍 Возможности перевода: Преодолевайте языковые барьеры с помощью современных моделей для точного перевода, делая глобальное общение простым.

⚙️ Бесшовная интеграция с Outlook: Разработан специально для Outlook, инструмент улучшает работу с Email в привычной среде, обеспечивая интуитивный и эффективный рабочий процесс.

✏️ Повышенная ясность и профессионализм: Использует современные языковые модели для оптимизации Email, гарантируя четкость и профессионализм каждого отправленного сообщения.

🔐 Усиленная конфиденциальность и безопасность: Применяет новейшие протоколы шифрования и безопасности для защиты ваших данных, обеспечивая спокойствие за сохранность вашей переписки.

Как настроить Kutools AI для Outlook для повышения эффективности работы с Email?

Преобразить работу с Email с помощью Kutools AI можно всего за несколько шагов. Ниже приведена пошаговая инструкция по настройке Kutools AI в Outlook.

Шаг1: Установите Kutools AI

Перейдите на страницу загрузки, чтобы скачать и установить Kutools для Outlook и получить Kutools AI.

Шаг2: Активируйте Kutools AI

1. После установки Kutools для Outlook перейдите на вкладку Kutools и нажмите AI.

2. Откроется диалоговое окно Руководство по AI почтовому помощнику . В нем представлены навыки, которые предлагает Kutools AI. Нажмите кнопку Далее для продолжения.

3. Появятся Предварительные условия использования . Нажмите Далее.

4. Теперь вы можете активировать Kutools AI, выбрав поставщика AI и введя соответствующий ключ API. После этого нажмите OK.

После нажатия OK панель Kutools AI появится справа в окне Outlook, как показано ниже. Читайте далее, чтобы узнать примеры использования!

Использование Kutools AI в рабочем процессе: примеры

Сводка Email: выделение ключевых моментов из длинных сообщений

Вы открыли папку Входящие и обнаружили длинное письмо от клиента с обновлениями по проекту и новыми запросами. Вместо того чтобы читать весь текст, вы можете воспользоваться навыком Сводка от Kutools AI. Как только вы открываете письмо, AI быстро создает краткую сводку, выделяя самую важную информацию. Это позволяет быстро понять суть и расставить приоритеты, экономя время и не упуская важных деталей.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что выбрана Панель чтения.
2. Выберите Email, для которого требуется создать сводку.

В окне Сводка автоматически появится краткое изложение основных моментов письма, как показано ниже:

Быстрый ответ: мгновенное создание контекстных ответов

Вместо того чтобы тратить время на написание ответа с нуля, навык Быстрый ответ от Kutools AI анализирует контекст письма и предлагает несколько вариантов для подробного ответа.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что выбрана Панель чтения.
2. Выберите Email, на который хотите ответить. Навык Быстрый ответ автоматически сгенерирует несколько вариантов ответа, как показано ниже.

   

   Примечание::

   • Если вы выделите текст в письме, ответ будет сгенерирован только для выделенного фрагмента. В противном случае — для всего письма.
   • Если ни один из вариантов не подходит, нажмите ссылку «Не подходит?» и введите желаемый вариант самостоятельно.

3. Выберите один из вариантов для генерации ответа.

4. Нажмите кнопку Ответить. Ответ будет вставлен в черновик письма для вашего просмотра, редактирования и отправки.

   

Составление Email: создание первых сообщений с помощью AI

Если после встречи с клиентом вам нужно отправить письмо, но вы не знаете, с чего начать, навык Составить от Kutools AI предложит варианты на основе контекста. Укажите ключевые моменты, и Kutools AI подберет фразы и структуру, чтобы вы быстро подготовили профессиональное и понятное письмо.

1. В панели Kutools AI убедитесь, что выбрана Панель написания.
2. В окне Составить введите ключевые моменты и нажмите кнопку Сгенерировать.
3. Нажмите Вставить, чтобы добавить сгенерированный черновик в тело письма.

Продолжить написание Email: продолжайте с того места, где остановились

Вы начали писать подробное письмо, но вас прервали, и черновик остался незаконченным. Когда вы возвращаетесь, навык Продолжить написание от Kutools AI поможет продолжить работу. AI анализирует контекст черновика и предлагает варианты для завершения сообщения.

Навык Продолжить написание работает следующим образом: когда вы начинаете отвечать на письмо во Входящих, Панель чтения автоматически переключается на Панель написания. Как только вы приступаете к черновику, навык Продолжить написание автоматически продолжает текст. После генерации нажмите Вставить для быстрой вставки в черновик.

Преобразуйте Kutools AI в вашего персонального помощника

Добавляя и персонализируя навыки, а также позволяя AI обучаться на истории Email, вы можете превратить Kutools AI в персонального помощника. Благодаря этим функциям вы получите более точные, контекстные ответы и сможете тонко настраивать навыки AI под свои задачи.

• Настройте и добавьте навыки для индивидуального использования
• Персонализируйте ответы с учетом истории Email-переписки
• Управляйте ручным/автоматическим режимами и настройками отображения

Настройте и добавьте навыки для индивидуального использования

В нижней части панели Kutools AI находится кнопка Управление библиотекой навыков, при нажатии на которую открывается диалоговое окно Управление библиотекой навыков.

В диалоговом окне Управление библиотекой навыков вы можете настраивать навыки как для Панели чтения, так и для Панели написания:

1. Выберите Панель чтения или Панель написания для управления навыками в соответствующей панели.
2. Отметьте галочкой нужный навык, чтобы активировать его и отобразить в панели Kutools AI. Снимите галочку, чтобы отключить навык и скрыть его.
3. Выберите навык для настройки его параметров, включая:
   • Роль: определяет стиль и поведение AI.
   • Команда: указывает AI выполнить определенную задачу.
   • Дополнительные параметры: позволяют расширить настройки, добавив новые с помощью кнопки Добавить параметры.
4. Добавьте новый навык, нажав кнопку Добавить навык, чтобы создать индивидуальное решение под ваши задачи.

Персонализируйте ответы с учетом истории Email-переписки

Навыки Ответить в Kutools AI поддерживают обучение на истории Email-бесед. Создавая локальную базу данных с прошлыми письмами, AI анализирует предыдущие коммуникации, повышая точность и релевантность своих ответов для более контекстных откликов.

Вы можете вручную добавить исторические Email в обучение Email или включить функцию автоматического добавления , чтобы письма сразу попадали в обучение после отправки, помогая AI-системе лучше обучаться и адаптироваться.

Ручное добавление

1. Нажмите кнопку Обучение Email в окне Ответить или Быстрый ответ на панели Kutools AI.

2. Нажмите кнопку Ручное добавление.

3. В появившемся окне Ручное добавление выберите Email для обучения и нажмите OK.

• Чтобы выбрать все Email учетной записи, отметьте флажок перед учетной записью.
• Чтобы выбрать Email по одному, отметьте флажок перед каждым письмом.
• Чтобы выбрать Email за последний месяц, нажмите ссылку Email за прошлый месяц .
• Чтобы выбрать Email за последний год, нажмите ссылку Email за прошлый год .

4. Появится диалоговое окно с напоминанием о количестве Email для обучения. Нажмите Да.

5. Появится еще одно окно с информацией о количестве успешно обученных Email. Нажмите OK.

Автоматическое добавление

Нажмите кнопку Обучение Email в окне Ответить или Быстрый ответ на панели Kutools AI, затем выполните следующие действия.

1. Отметьте флажок Автоматическое добавление .
2. Выберите Email-аккаунты, отметив флажки рядом с адресами, чтобы письма, отправленные с них, автоматически добавлялись в обучение Email.
3. Нажмите кнопку Сохранить.

Управляйте ручным/автоматическим режимами и настройками отображения

Kutools AI позволяет настраивать работу и внешний вид под ваши предпочтения и стиль работы:

• Некоторые навыки по умолчанию работают в Авто режиме, а другие — в Ручном режиме. Чтобы переключить навык между ручным и автоматическим режимом, просто нажмите Переключить кнопку в правом верхнем углу окна навыка.
  

  Вот различия в автоматизации между Панелью чтения и Панелью написания:

  • Панель чтения: навыки в Авто режиме автоматически запускаются при переключении на новое письмо.
  • Панель написания: навыки в Авто режиме запускаются автоматически при изменении выделения в черновике, кроме навыка «Продолжить написание», который срабатывает только при изменении самого текста.
  Примечание:

  После переключения навыка в Ручной режим нажмите кнопку Сгенерировать для получения результата. Если выделен текст, навык обработает только его; иначе — весь Email. В Авто режиме навыки обрабатывают весь Email после его выбора. Чтобы обработать только часть письма, выделите нужный фрагмент и нажмите значок Повторить генерацию в левом нижнем углу.

• Вы можете персонализировать отображение, выбрав Одностраничный вид для просмотра всех навыков в Kutools AI панели одновременно или Вкладочный вид для организации навыков по отдельным вкладкам.
  

Советы по максимальной эффективности работы с Kutools AI

Вот несколько советов и рекомендаций по использованию Kutools AI в Outlook:

Что можно быстро контролировать и настраивать в панели Kutools AI

Чтобы переключаться между Панелью чтения и Панелью написания, используйте кнопку Панель чтения/написания. Для переключения между Одностраничным и Вкладочным видами используйте кнопку Одностраничный/Вкладочный вид. Для легкого выбора разных AI-поставщиков и моделей в панели Kutools AI нажмите выпадающий список используемой AI-модели и выберите нужный вариант. Чтобы переключить навык между ручным и автоматическим режимом, просто нажмите Переключить кнопку в окне навыка. При необходимости нажмите кнопку Развернуть содержимое для просмотра полного результата. Язык навыка по умолчанию соответствует настройкам Outlook. Изменить его можно, выбрав нужный вариант в выпадающем списке Язык в окне навыка. Развернув выпадающий список Дополнительные параметры, вы можете выбрать опцию для более точного результата от AI. Сгенерированный AI-контент может содержать ошибки, пожалуйста, проверяйте важную информацию.

Что можно делать с сгенерированным содержимым в окне навыка