В быстро меняющемся мире цифровых коммуникаций эффективность имеет решающее значение, а эффективное управление электронной почтой может сэкономить вам значительное время и усилия. Входить Кутулс ИИ для Outlook — мощный инструмент, предназначенный для улучшения работы с электронной почтой за счет внедрения интеллектуальных навыков, которые оптимизируют ваш рабочий процесс. Независимо от того, пишете ли вы электронные письма, переводите контент или быстро отвечаете на сообщения, Кутулс ИИ предлагает ряд возможностей, которые могут изменить ваше взаимодействие со своим почтовым ящиком. В этом уроке вы узнаете о Кутулс ИИ для Outlook, почему это обязательный инструмент, как его настроить и как интегрировать его в повседневную работу с электронной почтой для максимальной производительности.

• Панель чтения
  • Сводка по электронной почте
  • Быстрый ответ
  • Перевести электронное письмо
• Письменная панель
  • Черновик письма
  • Польская электронная почта
  • Продолжить написание электронной почты
  • Перевести электронное письмо

Что такое Kutools AI для Outlook?

Кутулс ИИ для Outlook — это расширенная функция, разработанная ExtendOffice, плавно интегрируя технологии искусственного интеллекта от ведущих моделей, таких как OpenAI и GoogleAI в вашу повседневную электронную почту. В рамках комплексного пакета за 100 инструменты в Kutools for Outlook, они меняют способ управления электронной почтой и взаимодействия с ней. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, Кутулс ИИ предлагает семь мощных навыков в Панель чтения (3 навыка) и Панели для письма (4 навыка), повышающие вашу продуктивность как при чтении, так и при письме:

Панель чтения

• Сводка по электронной почте: получайте краткие сводки, чтобы быстро понять основные моменты длинных электронных писем.
• Быстрый ответ: используйте предложения, сгенерированные искусственным интеллектом, для быстрого и эффективного ответа на электронные письма.
• Перевести электронное письмо: Мгновенно переводите входящие электронные письма на предпочитаемый вами язык, обеспечивая бесперебойную связь.

Письменная панель

• Черновик письма: используйте помощь искусственного интеллекта, чтобы ускорить процесс составления электронного письма с помощью индивидуальных предложений.
• Польская электронная почта: автоматически улучшайте черновики электронных писем с точки зрения грамматики, тона и стиля, обеспечивая профессиональный вид.
• Продолжить написание электронной почты: позвольте ИИ предоставлять контекстные предложения и дополнения, которые помогут вам продолжать писать черновики.
• Перевести электронное письмо: легко переводите черновики электронных писем на другие языки, подготавливая их для глобальной аудитории.

Интегрируя эти навыки в свою повседневную работу с электронной почтой, Кутулс ИИ не только оптимизирует ваш рабочий процесс, но и обогащает ваше общение, гарантируя, что каждое отправляемое или получаемое вами электронное письмо соответствует самым высоким стандартам эффективности и результативности.

Зачем выбирать Kutools AI для своего Outlook?

В современном быстро меняющемся цифровом мире эффективная коммуникация имеет ключевое значение. Кутулс ИИ использует передовые технологии искусственного интеллекта, чтобы гарантировать, что ваши электронные письма не просто прочитаны, но и прочувствованы, поняты и оценены по достоинству. Речь идет о том, чтобы улучшить вашу почтовую игру и сделать каждое взаимодействие более значимым и эффективным. Независимо от того, управляете ли вы потоком ежедневных электронных писем или сосредотачиваетесь на одном важном сообщении, Кутулс ИИ ваш стратегический партнер, гарантирующий, что вы останетесь впереди в коммуникационной игре. Вот некоторые из ключевые преимущества который Кутулс ИИ предлагает:

🌓 Функциональность двойного режима: Большинство навыков Кутулс ИИ предлагают два режима - Ручной режим и Автоматический режим. В автоматическом режиме такие задачи, как обобщение электронной почты и быстрые ответы, генерируются автоматически при взаимодействии с электронной почтой. Переключение между ручным и автоматическим режимами осуществляется простым нажатием кнопки, что позволяет настроить инструмент в соответствии с вашими предпочтениями рабочего процесса.

???? Персонализированные ответы по электронной почте: Используя такие модели искусственного интеллекта, как GPT-4o, GPT-4o mini и Gemini, он создает ответы, отражающие ваш уникальный стиль и тон, гарантируя, что каждое электронное письмо будет восприниматься как личное, написанное вами.

🔄 Адаптивное обучение: Постоянно изучает ваше поведение и предпочтения в электронной почте, чтобы лучше соответствовать вашим потребностям, со временем улучшая свою помощь для еще более персонализированной поддержки при использовании Быстрый ответ навыки в Панель чтения of Кутулс ИИ. Эта система адаптируется для повышения точности ваших ответов на основе ваших моделей взаимодействия, гарантируя, что ответы становятся более точными и адаптированными к вашему стилю общения, что в конечном итоге приводит к более эффективному и действенному управлению электронной почтой.

⏰ Автоматизация, экономящая время: Автоматизирует рутинные задачи электронной почты, такие как сводка электронной почты и быстрый ответ, освобождая ваше время для более важных задач и повышая общую производительность.

🌍 Возможности языкового перевода: Ломает языковые барьеры с помощью сложных моделей точного перевода, делая глобальное общение легким.

⚙️ Бесшовная интеграция с Outlook: Разработанный специально для Outlook, он расширяет возможности работы с электронной почтой в привычной среде, обеспечивая интуитивно понятный и эффективный рабочий процесс.

🇧🇷 Повышенная ясность и профессионализм: Использует передовые лингвистические модели для оптимизации вашей электронной почты, гарантируя ясность и профессионализм в каждом отправляемом сообщении.

🖥️ Удобный интерфейс: Имеет интуитивно понятный и простой в навигации интерфейс, позволяющий пользователям любого технического уровня упростить управление электронной почтой и общение.

🔐 Повышенная конфиденциальность и безопасность: Использует новейшие протоколы шифрования и безопасности, чтобы обеспечить защиту данных вашей электронной почты, давая вам спокойствие за безопасность ваших сообщений.

Как настроить Kutools AI для повышения эффективности электронной почты?

Преобразуйте свой опыт работы с электронной почтой с помощью Кутулс ИИ находится всего в нескольких шагах. Здесь мы покажем вам пошаговое руководство по настройке Кутулс ИИ в вашем Outlook.

Шаг 1: Установите Kutools AI

Перейдите в Скачать страницу скачать и установить Kutools for Outlook , чтобы получить Кутулс ИИ.

Шаг 2. Активируйте Kutools AI

1. После установки Kutools for Outlook, Перейдите к Кутулс вкладку и щелкните AI.

2. Kutools AI Руководство появляется диалог. Он представляет шесть навыков, которые предлагает Kutools AI. Нажмите кнопку Следующая Кнопка продолжить.

Внимание: это всплывающее диалоговое окно появится только при первой активации Kutools AI. Если вы захотите снова получить доступ к этому руководству в будущем, просто нажмите кнопку Кнопка на панели Kutools AI.

3. Условия использования будет появляться. Нажмите Следующая.

4. Теперь вы можете активировать Kutools AI, выбрав поставщик ИИ и введя соответствующий Ключ API. После этого нажмите OK.

Шаг 3. Настройте параметры управления библиотекой навыков для индивидуального использования.

После активации Кутулс ИИ Панель появится в правой части окна Outlook. В нижней части Кутулс ИИ Панель AI, нажмите кнопку Управление библиотекой навыков , чтобы открыть Управление библиотекой навыков диалоговое окно.

В Управление библиотекой навыков диалоговом окне вы можете настроить параметры семи навыков на двух вкладках: Панель чтения и Письменная панель.

Под Панель чтения вкладке вы можете настроить три аспекта Сводка по электронной почте, Быстрый ответ и Перевести электронное письмо навыки.
Точно так же в Письменная панель вкладке вы можете настроить три аспекта Черновик письма, Польская электронная почта, Продолжить написание электронной почтыи Перевести электронное письмо навыки.

• Язык: укажите язык, который будет использоваться, в раскрывающемся списке «Язык».
• Ролевая подсказка: Ролевая подсказка инструктирует ИИ принять определенное поведение и стиль, например, действовать как агент по обслуживанию клиентов, гарантируя, что ответы будут адаптированы к этой роли.
• Командная строка: командная строка предписывает ИИ выполнить определенную задачу, например написать дружелюбный ответ по электронной почте, гарантируя, что выходные данные соответствуют заданным инструкциям.

Пример конфигурации управления библиотекой навыков

Например, чтобы перевести электронные письма на нужный язык во время их чтения, вы можете сделать следующее:

1. Перейдите в Панель чтения Вкладка в Управление библиотекой навыков диалоговое окно.
2. Из издания Язык в раскрывающемся списке выберите нужный язык.
3. Отредактируйте содержимое в Ролевая подсказка и Команда Promp коробки при необходимости.
4. Нажмите Сохранить .

Результат

После настройки, Кутулс ИИ готов к использованию. Он состоит из двух панелей: панель чтения и Письменная панель, По умолчанию Панель чтения отображается. Вы можете переключаться между двумя панелями, нажимая соответствующую кнопку панели.

Панель чтения

. Панель чтения включает в себя три навыка: Сводка по электронной почте, Быстрый ответи Перевести электронное письмо, каждый из которых предлагает два режима — ручной и автоматический.

По умолчанию, Сводка по электронной почте и Быстрый ответ навыки установлены на Автоматический режим, автоматически генерируя результаты при нажатии на электронное письмо. Перевести электронное письмо навык, однако, изначально заключается в Ручной режим, требуя от вас нажать кнопку Создайте кнопку, чтобы получить результаты. Чтобы переключиться между ручным и автоматическим режимом, просто нажмите кнопку Коммутатор .

Письменная панель

. Письменная панель включает в себя четыре навыка: Черновик письма, Польская электронная почта, Продолжить написание электронной почтыи Перевести электронное письмо.

. Черновик письма и Польская электронная почта навыки действуют только в Ручной режим, требуя от вас нажать кнопку Создайте кнопку, чтобы получить результаты. Продолжить написание электронной почты и Перевести электронное письмо навыки предлагают оба Ручная и Автоматический режим, по умолчанию установлено значение Ручной режим. Чтобы переключиться между ручным и автоматическим режимом, просто нажмите кнопку Коммутатор .

Используйте Kutools AI в своем рабочем процессе с примерами

После настройки Кутулс ИИ, теперь вы можете использовать семь ключевых навыков на двух панелях.

• Панель чтения
  • Сводка по электронной почте
  • Быстрый ответ
  • Перевести электронное письмо
• Письменная панель
  • Черновик письма
  • Польская электронная почта
  • Продолжить написание электронной почты
  • Перевести электронное письмо

Панель чтения

По умолчанию, Панель чтения отображается в Кутулс ИИ панель. Он помогает вам эффективно управлять входящими электронными письмами, предлагая быстрые сводки, мгновенные ответы и простой перевод. Нажав на Панель чтения кнопка может переключиться на Письменная панель. Наоборот.

Сводка по электронной почте: извлечение ключевых моментов из длинных сообщений

Вы только что открыли свой почтовый ящик и обнаружили длинное электронное письмо от клиента с описанием различных обновлений и запросов проекта. Вместо того, чтобы продираться сквозь плотный текст, вы можете положиться на Кутулс ИИ's Сводка по электронной почте навык. Когда вы открываете электронное письмо, ИИ быстро генерирует краткое резюме, выделяя наиболее важную информацию. Это позволяет вам быстро уловить основные моменты и расставить приоритеты для следующих шагов, экономя драгоценное время и гарантируя, что вы не пропустите ни одной важной детали.

В Панель чтения of Кутулс ИИ, нажмите на электронное письмо, о котором хотите сообщить. Сводка по электронной почте Skill автоматически генерирует краткое изложение основных моментов электронного письма.

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Быстрый ответ: генерация мгновенных контекстно-зависимых ответов.

Предположим, вы обрабатываете несколько электронных писем и внезапно получаете запрос на документ от коллеги. Вместо того, чтобы тратить время на составление ответа с нуля, Кутулс ИИ's Быстрый ответ умение придет вам на помощь. ИИ анализирует контекст электронного письма и предлагает несколько вариантов ответа для подробного ответа.

1. в Панель чтения of Кутулс ИИ, нажмите на электронное письмо, на которое вы хотите получить быстрый ответ. Быстрый ответ навык автоматически генерирует несколько баз ответов.

2. Щелкните один из приведенных выше вариантов ответа, чтобы создать подробный ответ.

3. Нажмите Ответить кнопка. Сгенерированный ответ будет немедленно вставлен в тело письма как черновик.

Перевести электронную почту: легко устранить языковые пробелы

Вы работаете с международным партнером, а электронное письмо приходит на языке, которого вы не понимаете. Вместо копирования текста в отдельный инструмент перевода, Кутулс ИИ's Перевести электронное письмо навык мгновенно переводит контент прямо в Outlook. Теперь вы можете полностью понять сообщение и ответить соответствующим образом без необходимости переключения между приложениями, что делает ваше международное общение более плавным и эффективным.

1. в Панель чтения of Кутулс ИИ, Перейдите к Перевести электронное письмо раздел. Выберите язык, на который вы хотите перевести, из Язык выпадающий список. Например, здесь я выбираю итальянский в качестве целевого языка.

2.Выбрав письмо или текст в письме, которое вы хотите перевести, нажмите кнопку Создайте .

Результат

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Письменная панель

. Письменная панель of Кутулс ИИ помогает составлять и уточнять электронные письма с помощью предложений на основе искусственного интеллекта, улучшений грамматики и навыков перевода. Нажав на Письменная панель кнопка может переключиться на Панель чтения. Наоборот.

Черновик электронного письма: создание первоначальных сообщений под руководством ИИ

Вам нужно связаться с клиентом после встречи, но вы не знаете, с чего начать. Кутулс ИИ's Черновик письма на первый план выходят навыки, предлагая контекстно-ориентированные предложения, которые помогут вам составить свое сообщение. По мере ввода ИИ предлагает фразы и структуры, адаптированные к вашим потребностям, что позволяет вам быстро составить профессиональное и понятное электронное письмо. Это не только экономит время, но и обеспечивает точность и эффективность вашего общения, отражая ваш профессиональный тон.

1. В окне нового сообщения перейдите к Черновик письма в Письменная панель of Кутулс ИИ. Введите ключевые моменты в текстовое поле.

2. Нажмите Создайте кнопка для создания черновика.

3. После создания черновика нажмите кнопку Вставить Кнопка, чтобы вставить черновик в тело письма.

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Польская электронная почта: совершенствование грамматики, тона и стиля

После составления важного электронного письма своему руководителю вы должны убедиться, что оно безупречно, прежде чем нажать «Отправить». Кутулс ИИ's Польская электронная почта навык улучшает ваш черновик, проверяя грамматику, улучшая тон и улучшая стиль. Всего одним щелчком мыши ваша электронная почта превратится в отточенное профессиональное средство общения. Этот инструмент особенно ценен при общении с начальством или клиентами, поскольку ваше сообщение не только правильное, но и оставляет положительное впечатление.

1. в Письменная панель of Кутулс ИИ, Перейдите к Польская электронная почта раздел. Выбрав черновик электронного письма или текст в черновике письма, который вы хотите перефразировать, нажмите кнопку Создайте .

2. После создания полированного черновика нажмите кнопку Вставить кнопку, чтобы вставить его в тело письма.

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Продолжить написание электронной почты

Вы начали писать подробное электронное письмо, но на полпути вас прервали, и вам пришлось оставить его незавершенным. Когда ты вернешься, Кутулс ИИ's Продолжить написание электронной почты навык готов помочь вам продолжить с того места, на котором вы остановились. ИИ просматривает контекст вашего неполного черновика и предлагает варианты продолжения и дополнения вашего сообщения. Это гарантирует, что ваша электронная почта останется связной и актуальной, даже если в процессе написания произошел перерыв.

Автоматический режим

Когда вы инициируете ответ на электронное письмо в папке «Входящие», Панель чтения автоматически переключается на Письменная панель. Когда вы начнете готовить ответ, Продолжить написание электронной почты навык автоматически продолжает драфт за вас. После создания контента нажмите Ctrl + ~ чтобы быстро вставить его в черновик.

Ручной режим

1. в Письменная панель of Кутулс ИИ, Перейдите к Продолжить написание электронной почты раздел. Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы Kutools AI продолжал писать в черновике, затем нажмите кнопку Создайте .

2. После создания контента нажмите кнопку Вставить кнопку, чтобы вставить его в тело письма.

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Перевести электронную почту: подготовка электронных писем для глобальной аудитории

Вы пишете электронное письмо клиенту за границей, и вам необходимо убедиться, что ваше сообщение точно переведено на его родной язык. Вместо того, чтобы полагаться на внешние инструменты, Кутулс ИИ's Перевести электронное письмо навык позволяет вам перевести черновик в Outlook. Вы создаете электронное письмо как обычно, а затем простым щелчком мыши оно переводится на нужный язык. Этот навык гарантирует, что ваше общение будет точным и культурно приемлемым, что облегчает эффективное взаимодействие с международными клиентами.

1. В черновике письма выделите текст, который хотите перевести.

2. в Письменная панель of Кутулс ИИ, Перейдите к Перевести электронное письмо раздел. Затем выберите язык, на который вы хотите перевести, из Язык выпадающий список. Например, здесь я выбираю французский в качестве целевого языка.

3. Нажмите Создайте .

4. Как только черновик будет переведен, нажмите кнопку Вставить кнопку, чтобы вставить его в тело письма.

Советы: Копировать Кнопка: Чтобы скопировать весь контент. Регенерировать кнопка: Для регенерации. Вы можете скопировать выделенный текст или выбрать весь контент из сгенерированного контента.

Советы по повышению эффективности Kutools AI