Быстрое удаление или удаление повторяющихся писем в Outlook

Оптимизируйте свой почтовый ящик: возможности Kutools для функции удаления повторяющихся писем Outlook в Outlook

При работе с электронными письмами в Outlook вы можете столкнуться с множеством дубликатов. Эти дубликаты могут возникнуть в результате случайного копирования и вставки, нескольких циклов отправки-получения, проблем с синхронизацией электронной почты и многого другого. Слишком много повторяющихся писем может перегрузить ваш почтовый ящик., замедляя скорость его открытия и затрудняя управление. На этом этапе удаление этих дубликатов становится необходимым. Однако, в Outlook нет встроенного инструмента для пакетного удаления дубликатов электронных писем, а можно удалить вручную.. Чтобы быстро и легко поддерживать чистоту и порядок в нашем почтовом ящике, мы полагаемся на Kutools for Outlook. Эта особенность предоставляет три различных варианта адаптированный под конкретные нужды пользователя удаление дубликатов из выбранные электронные письма, указанные папкиили применение пользовательских правил для удаления, перемещения или классификации дубликатов.

Преимущества использования удаления повторяющихся писем
Как применить удаление повторяющихся писем

Удалить дубликаты писем в выбранных письмах
Удалить дубликаты писем из указанных папок
Удалить, переместить или классифицировать повторяющиеся электронные письма из указанных папок.

Преимущества использования удаления повторяющихся писем

Улучшенная эффективность: Оптимизация вашего почтового ящика для упрощения навигации и управления.
Упрощенный почтовый ящик: поддерживает чистоту среды электронной почты, позволяя сосредоточиться на важных сообщениях.
Уменьшенное хранилище: удаление дубликатов помогает снизить общие требования к объему памяти вашей учетной записи Outlook.
Простота в использовании: Благодаря удобному интерфейсу он позволяет легко управлять дубликатами.
Несколько вариантов удаления: предпочитаете ли вы быструю очистку выбранных писем, тщательную очистку определенных папок или необходимость применять специальные действия к дубликатам, Kutools for Outlook подойдет для всех.
Сохранность: Обеспечивает безопасный процесс, который защищает ваши важные электронные письма и устраняет дубликаты.
Комплексное сканирование: выполняет углубленное сканирование для выявления дубликатов в вашем почтовом ящике, гарантируя отсутствие избыточности.
Возможность массовой обработки: в отличие от удаления вручную, которое требует много времени и труда, эта функция позволяет массово удалять дубликаты из нескольких папок, экономя значительное время.
Удаление в один клик: он может удалить все повторяющиеся электронные письма из выбранных писем одним щелчком мыши, экономя время и усилия.
Интеллектуальная идентификация: он может разумно идентифицировать повторяющиеся электронные письма без необходимости ручного поиска.
Обратная связь в реальном времени: обеспечивает оперативную обратную связь о результатах удаления после завершения, позволяя пользователям четко понимать результат удаления.
Поддержка добавления категорий: быстро находите все повторяющиеся электронные письма и помогайте добавлять одну или несколько категорий ко всем дубликатам, чтобы вы могли легко идентифицировать повторяющиеся элементы, не удаляя и не перемещая их.

Kutools for Outlook — более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook.

Как применить удаление повторяющихся писем

Kutools for Outlook предлагает три специализированные функции, предназначенные для удовлетворения различных потребностей, когда дело доходит до устранения дубликатов электронных писем. Продолжайте читать это руководство, чтобы изучить четкий, пошаговый подход к эффективному использованию каждой функции для очистки вашего почтового ящика.

🔵Удалить дубликаты писем в выбранных письмах.

Идеально подходит, если вы определили определенные электронные письма и хотите быстро их очистить.

Pro наконечником: при использовании этой функции электронные письма идентифицируются как дубликаты, если они имеют одну и ту же тему, содержание тела и имена вложений.

Шаг 1. Просто выберите адреса электронной почты.

Выбор нескольких непрерывных писем: выберите первое, удерживайте Shift клавишу, а затем выберите последнюю.
Выбрать несколько прерывистых писем: Удерживать Ctrl ключ, выберите электронные письма одно за другим.

Шаг 2. Примените функцию «Удалить повторяющиеся электронные письма из выбранных».

Откройте вкладку Kutools и нажмите Повторяющиеся электронные письма > Удалить повторяющиеся электронные письма из выбранных… чтобы удалить дубликаты внутри вашего выбора.

Шаг 3. Удалите повторяющиеся электронные письма

Появится диалоговое окно «Дублировать», в котором будут перечислены все дубликаты в выбранных электронных письмах. Нажмите кнопку Удалить Кнопка, чтобы начать удаление дубликатов писем.
Затем появится диалоговое окно для отображения количества удаленных элементов, нажмите OK.
Теперь все повторяющиеся электронные письма удалены, осталась только одна копия (электронное письмо, отмеченное красной точкой в правом нижнем углу значка электронной почты). Вы можете нажать кнопку Завершить чтобы закрыть диалоговое окно.

Советы по этой поверхности:

По умолчанию в каждой группе проверяются все повторяющиеся электронные письма, кроме первого, появившегося. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете развернуть группу дубликатов и отметить только те дубликаты, которые необходимо удалить.
Доступно контекстное меню.
- Восстановить выбор по умолчанию: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы, кроме первого в каждой повторяющейся группе.
- Проверьте все: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы в каждой группе.
- Снять все: выберите этот параметр, чтобы снять отметки со всех повторяющихся элементов в каждой группе.
Покажите общее количество всех писем, которые вы отсканировали на этот раз.
Показать количество всех повторяющихся элементов, найденных на этот раз.

🔵Удалить дубликаты писем из указанных папок.

Если вам нужна более широкая очистка, этот параметр позволяет выбрать целые папки.

Шаг 1. Примените функцию быстрого сканирования и удаления повторяющихся писем.

Перейдите в Кутулс вкладку нажмите Повторяющиеся электронные письма > Быстрое сканирование и удаление повторяющихся писем….

Шаг 2. Проверьте папку, которую вы хотите сканировать, и удалите дубликаты из нее.

Советы по этой поверхности:

Доступно контекстное меню.
Межфайловая фильтрация: выбор этой опции указывает инструменту искать повторяющиеся элементы во всех выбранных папках. Если этот флажок снят, будет выполняться сравнение и поиск дубликатов только в пределах одной выбранной папки.
Показать количество выбранных папок.

Шаг 3. Удалите повторяющиеся электронные письма

Повторяющиеся электронные письма появится диалоговое окно со списком всех дубликатов в выбранных папках. Нажмите кнопку Удалить Кнопка, чтобы начать удаление дубликатов писем.
Затем появится диалоговое окно для отображения количества удаленных элементов, нажмите OK.
Теперь все повторяющиеся электронные письма удалены, осталась только одна копия (электронное письмо, отмеченное красной точкой в правом нижнем углу значка электронной почты). Вы можете нажать кнопку Закрыть чтобы закрыть диалоговое окно.

Советы по этой поверхности:

По умолчанию проверяются все повторяющиеся электронные письма, кроме первого. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете развернуть группу дубликатов и отметить только те дубликаты, которые необходимо удалить.
Доступно контекстное меню.
- Свернутый узел: выберите этот параметр, чтобы отображать все повторяющиеся группы, но не отображать повторяющиеся элементы в каждой группе.
- Расширить все: выберите этот параметр, чтобы развернуть все повторяющиеся группы и отобразить все повторяющиеся элементы в каждой группе.
- Свернуть все: выберите этот параметр, чтобы свернуть все повторяющиеся группы и отобразить только имя папки.
- Сброс настроек Выбор: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы, кроме первого в каждой повторяющейся группе.
- Проверьте все: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы в каждой группе.
- Снять все: выберите этот параметр, чтобы снять отметки со всех повторяющихся элементов в каждой группе.
Показать количество всех повторяющихся элементов, найденных на этот раз.

🔵Удалять, перемещать или классифицировать повторяющиеся электронные письма из указанных папок.

Шаг 1. Примените функцию расширенного сканирования и удаления повторяющихся писем.

Под Кутулс вкладку нажмите Повторяющиеся электронные письма > Расширенное сканирование и удаление повторяющихся писем….

Шаг 2. Выберите папки, из которых вы хотите удалить повторяющиеся электронные письма.

В появлении Дублирующиеся электронные письма – шаг 1. окно,

Проверьте имена папок, в которых вы хотите выполнить поиск дубликатов электронных писем,
Затем нажмите Далее: Выберите поля для фильтрации повторяющихся писем кнопка для перехода к следующему шагу.

Советы по этой поверхности:

Доступно контекстное меню.
- Проверьте все: выберите этот параметр, чтобы отметить все папки, включая подпапки.
- Снять все: выберите этот параметр, чтобы снять отметки со всех папок, включая подпапки.
- Выбрать все подпапки текущей папки: выберите этот параметр, чтобы проверить все подпапки выбранной папки.
- Отменить выбор всех подпапок текущей папки: выберите этот параметр, чтобы снять отметки со всех подпапок выбранной папки.
- Расширить все: выберите этот параметр, чтобы развернуть все папки, включая подпапки каждой учетной записи.
- Свернуть все: выберите этот параметр, чтобы свернуть все папки, включая подпапки всех учетных записей.
Выбранные папки перечислены на этой панели, и сообщениям в верхней папке будет присвоен приоритет сохранения. Вы можете настроить порядок папок или удалить папки из списка, выделив их и нажав кнопку , , или кнопки.
Показать количество выбранных папок.

Шаг 3. Укажите критерии фильтрации для выявления дубликатов электронных писем.

В Дублирующиеся электронные письма – шаг 2 окно,

Проверьте критерии, по которым вы хотите фильтровать повторяющиеся электронные письма,
Нажмите Далее: выберите поля, которые будут отображаться в результатах .

Советы по этой поверхности:

Нажмите По умолчанию Кнопка автоматически выберет «Тело», «Вложение» и «Тема» в качестве критериев фильтрации.
Проверить Поиск повторяющихся сообщений в папках Опция будет сравнивать и искать повторяющиеся элементы во всех выбранных папках. Снимите флажок с этой опции, чтобы сравнивать и искать повторяющиеся элементы в одной папке.
Если вы нажмете Начать фильтрацию Чтобы напрямую отфильтровать повторяющиеся электронные письма, в окне результатов отобразятся поля по умолчанию.

Шаг 4. Определите поля, которые будут отображаться в результатах.

В Дублирующиеся электронные письма – шаг 3 окно,

Выберите один режим отображения, который вам нужен,
Нажмите кнопку Начать фильтрацию.

Советы по этой поверхности:

Ассоциация По умолчанию опция выбрана по умолчанию, что означает, что поля пути к файлу, темы и тела будут перечислены в результатах фильтра.
Ассоциация На заказ Опция позволяет указать поля, которые необходимо отображать в результатах фильтра.
1. Выберите На заказ вариант
2. Нажмите Определяемые пользователем кнопка
3. Затем проверьте нужные поля в Дублирующиеся письма – Настройка Диалоговое окно
4. Сохраните настройки
Если проверить Выбраны повторяющиеся критерии вариант, в результатах фильтра будут перечислены поля условий, которые вы указали на шаге 3.

Шаг 5. Удалите, переместите или классифицируйте повторяющиеся электронные письма по своему усмотрению.

В Дублирующиеся электронные письма – шаг 4 В окне вы увидите, что все повторяющиеся электронные письма были отфильтрованы на основе критериев, которые вы настроили и перечислили.

Тогда ты можешь удалять, двигаться or классифицировать эти повторяющиеся элементы.

Удалить дубликаты писем (перейти в папку «Удаленные»)

Щелкните раскрывающийся список рядом с Способы обработки повторяющихся писем, выбрать Удалить (перейти в папку "Удаленные") вариант, а затем щелкните Применить сейчас кнопка
Затем появится диалоговое окно для напоминания количества удаленных элементов, нажмите OK закрыть его.
Вы можете видеть, что дубликаты электронных писем будут отображаться в мастере с зачеркиванием, которые были удалены, за исключением зарезервированного электронного письма, которое обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка электронного письма. Нажмите Готово для выхода из мастера.

Переместить дубликаты писем в папку

Щелкните раскрывающийся список рядом с Способы обработки повторяющихся писем, выбрать Переместить все проверенные электронные письма вариант, а затем щелкните Применить сейчас .

Pro наконечником: по умолчанию будут проверены все повторяющиеся электронные письма, кроме первого.
В Пожалуйста, выберите папки диалоговом окне выберите папку или создайте новую, чтобы разместить дубликаты электронных писем, нажмите OK.
Затем появится диалоговое окно для напоминания о количестве перемещенных элементов, нажмите OK закрыть его.
Вы можете видеть, что дубликаты электронных писем будут отображаться в мастере с зачеркиванием, которые были удалены, за исключением зарезервированного электронного письма, которое обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка электронного письма. Нажмите Готово для выхода из мастера.

Добавьте категории для дублирования писем

Щелкните раскрывающийся список рядом с Способы обработки дубликатов Писем, выбрать Добавить категории (в том числе зарезервированные) вариант, а затем щелкните Применить сейчас .
В Цветовые категории диалоговом окне выберите одну или несколько категорий по мере необходимости (также вы можете создать новую цветовую категорию), затем нажмите OK.
Затем появится диалог для напоминания количества выполненных пунктов, нажмите OK закрыть его.
Нажмите Готово для выхода из мастера.

Советы по устранению дубликатов электронных писем — шаг 4:

За исключением удаления, перемещения или классификации всех повторяющихся писем, перечисленных в мастере, вы также можете использовать контекстное меню для управления конкретными элементами по вашему выбору.

Удалить, переместить или классифицировать все дубликаты в группе дубликатов.

Если вы хотите обрабатывать все дубликаты в определенной группе дубликатов, щелкните правой кнопкой мыши имя группы и выберите нужный вариант.

При выборе любого параметра в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия. Если вы хотите продолжить, нажмите кнопку «Продолжить» или нажмите «Отмена».

Далее необходимо обратить внимание на следующее
- Если вы решите классифицировать все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия появится диалоговое окно «Цветовые категории», в котором вы сможете назначить цветовые категории.
- Если вы решите переместить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Выберите папки», в котором вы сможете выбрать папку назначения.
- Если вы решите удалить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.
Удалить, переместить или отнести определенный дубликат к группе дубликатов.

Если вы хотите обрабатывать только определенный повторяющийся адрес электронной почты в повторяющейся группе, щелкните правой кнопкой мыши этот дубликат и выберите нужный вариант.

При выборе любого параметра (кроме параметра Установить как зарезервированный адрес электронной почты) в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия. Если вы хотите продолжить, нажмите кнопку «Продолжить» или нажмите «Отмена».

Далее необходимо обратить внимание на следующее
- Если вы решите переместить этот элемент, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Выберите папки», в котором вы сможете выбрать папку назначения.
- Если вы решите классифицировать этот элемент, после подтверждения действия появится диалоговое окно «Цветовые категории», в котором вы сможете назначить цветовые категории.
- Если вы решите удалить этот элемент, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.
Изменить зарезервированный адрес электронной почты

Если вам нужно изменить зарезервированный адрес электронной почты, щелкните правой кнопкой мыши дубликат электронного письма, который вы хотите установить в качестве нового зарезервированного адреса электронной почты, и выберите параметр « Установить как зарезервированный адрес электронной почты» в контекстном меню.

Другие советы:

Легко используйте те же настройки в следующий раз, когда будете искать повторяющиеся электронные письма.

После того как вы применили функцию расширенного сканирования и удаления повторяющихся писем, она сохранит последние конфигурации, что позволит вам легко использовать те же настройки при следующем поиске повторяющихся писем. Для этого просто выберите Kutools > Дублирующиеся электронные письма > Расширенное сканирование и удаление повторяющихся электронных писем и в мастере «Дубликаты электронных писем – шаг 1» нажмите кнопку «Начать фильтрацию».

На этом завершается пошаговое руководство и объяснение использования Kutools for Outlook для удаления повторяющихся писем.

Если вам интересно, вы можете нажмите, чтобы скачать и попробовать.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять сообщение в разделе комментариев ниже.

Kutools for Outlook хвастается 100 функциями и постоянно совершенствуется и модернизируется. Мы очень рекомендую попробовать, и вы обнаружите, что ваша работа с Outlook становится все более легкой.