Оптимизация папки «Входящие»: возможности функции удаления дублирующихся писем в Kutools for Outlook

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-07

Работая с электронной почтой в Outlook, вы можете столкнуться с множеством дублирующихся писем. Такие дубликаты часто появляются из-за случайного копирования и вставки, повторных циклов отправки и получения, проблем с синхронизацией почты и других причин. Избыточное количество дубликатов может перегрузить ваш почтовый ящик, замедлить его открытие и усложнить управление письмами. В такой ситуации удаление дубликатов становится необходимым. Однако в Outlook отсутствует встроенный инструмент для пакетного удаления дублирующихся писем — приходится удалять их вручную. Чтобы быстро и удобно поддерживать порядок в папке «Входящие», мы используем Kutools for Outlook. Эта функция предлагает три различных варианта, адаптированных под конкретные задачи: удаление дубликатов из выбранных писем, из указанных папок или применение пользовательских правил для удаления, перемещения либо категоризации дубликатов.

Преимущества использования функции удаления дублирующихся писем
Как использовать функцию удаления дублирующихся писем

Удаление дублирующихся писем среди выбранных писем
Удаление дублирующихся писем из указанных папок
Удаление, перемещение или категоризация дублирующихся писем из выбранных папок

Преимущества использования функции удаления дублирующихся писем

«Повышение эффективности»: Оптимизация папки «Входящие» для более удобной навигации и управления.
«Упрощённая папка «Входящие»»: Поддерживает чистоту вашей почтовой среды, позволяя сосредоточиться на действительно важных письмах.
«Снижение объёма хранения»: Удаляя дубликаты, вы уменьшаете общий объём, занимаемый вашей учетной записью Outlook.
«Простота использования»: Благодаря интуитивно понятному интерфейсу управление дубликатами становится максимально удобным.
«Разнообразие вариантов удаления»: Независимо от того, нужно ли вам быстро очистить выбранные письма, провести тщательную проверку определённых папок или применить индивидуальные действия к дубликатам, Kutools for Outlook справится с любой задачей.
«Безопасность»: Гарантирует безопасный процесс, защищая важные письма при удалении дубликатов.
«Комплексное сканирование»: Выполняет глубокий анализ для выявления дубликатов по всей папке «Входящие», не оставляя лишних копий.
«Возможность массовой обработки»: В отличие от ручного удаления, которое требует много времени и усилий, эта функция позволяет массово удалять дубликаты сразу в нескольких папках, что значительно экономит время.
«Удаление в один клик»: Все дублирующиеся письма среди выбранных можно удалить одним нажатием, экономя ваши время и силы.
«Интеллектуальное определение»: Функция самостоятельно определяет дублирующиеся письма без необходимости ручного поиска.
«Мгновенная обратная связь»: После завершения удаления вы сразу получаете отчет о результатах, чтобы чётко понимать итог операции.
«Поддержка добавления категорий»: Быстро находите все дублирующиеся письма и добавляйте к ним одну или несколько категорий, чтобы легко их идентифицировать без удаления или перемещения.

Kutools for Outlook — более100 мощных функций для повышения эффективности работы с Outlook.

Как использовать функцию удаления дублирующихся писем

Kutools for Outlook предлагает три специализированные функции для удаления дублирующихся писем, чтобы удовлетворить различные потребности пользователей. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы эффективно воспользоваться каждой возможностью и очистить свою папку «Входящие».

🔵Удаление дублирующихся писем среди выбранных писем

Идеально подходит, если вы уже определили нужные письма и хотите быстро их очистить.

Совет: При использовании этой функции письма считаются дубликатами, если у них совпадают тема, содержимое и имена вложений.

Шаг1: Просто выберите нужные письма

Выделить несколько подряд идущих писем: выберите первое, удерживайте клавишу «Shift» и выберите последнее.
Выделить несколько непоследовательных писем: удерживайте клавишу «Ctrl» и выбирайте письма по одному.

Шаг2: Используйте функцию «Удалить дублирующиеся письма из выбранных»

Откройте вкладку «Kutools Plus», затем нажмите «Duplicate Emails» > «Remove Duplicate Emails from Selected Emails…», чтобы удалить дубликаты среди выбранных писем.

Шаг3: Удалите дублирующиеся письма

Появится диалоговое окно Duplicate, где будут перечислены все дубликаты среди выбранных писем. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы начать удаление всех дубликатов.
Затем появится диалоговое окно с информацией о количестве удалённых элементов, нажмите «OK».
Теперь все дублирующиеся письма удалены, осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка письма). Нажмите «Закрыть», чтобы выйти из диалогового окна.

Советы по этому окну:

По умолчанию в каждой группе отмечены все дублирующиеся письма, кроме первого. Если вы не хотите удалять все дубликаты, отметьте только те, которые нужно удалить.
Доступно контекстное меню по правому клику.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот вариант, чтобы отметить все дубликаты, кроме первого в каждой группе.
- «Выбрать все»: выберите этот вариант, чтобы отметить все дубликаты в каждой группе.
- «Снять все»: выберите этот вариант, чтобы снять отметки со всех дубликатов в каждой группе.
- «Развернуть все»: выберите этот вариант, чтобы развернуть все группы дубликатов и показать все элементы в каждой группе.
- «Свернуть все»: выберите этот вариант, чтобы свернуть все группы дубликатов и показывать только тему, вложения, содержимое и количество дубликатов.
Показать общее количество писем, которые были проверены в этот раз.
Показать количество найденных дубликатов за этот раз.

🔵Удаление дублирующихся писем из указанных папок

Если требуется более масштабная очистка, этот вариант позволяет выбрать целые папки.

Шаг1: Используйте функцию «Дублировать письма в папках»

Перейдите на вкладку «Kutools Plus», нажмите «Duplicate Emails» > «Quick Scan and Remove Duplicate Emails…».

Шаг2: Отметьте папку, которую хотите просканировать и удалить из неё дубликаты

Советы по этому окну:

Доступно контекстное меню по правому клику.
Фильтрация по всем папкам: при выборе этой опции инструмент будет искать дубликаты во всех выбранных папках. Если не выбрано, поиск и сравнение будут только в одной выбранной папке.
Показать количество выбранных папок.

Шаг3: Удалите дублирующиеся письма

Появится диалоговое окно «Duplicate Emails», где будут перечислены все дубликаты в выбранных папках. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы начать удаление всех дубликатов.
Затем появится диалоговое окно с информацией о количестве удалённых элементов, нажмите «OK».
Теперь все дублирующиеся письма удалены, осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка письма). Нажмите «Отмена», чтобы закрыть диалоговое окно.

Советы по этому окну:

По умолчанию отмечены все дублирующиеся письма, кроме первого. Если вы не хотите удалять все дубликаты, разверните группу и отметьте только нужные письма.
Доступно контекстное меню по правому клику.
- «Свернутый узел»: выберите этот вариант, чтобы показать все группы дубликатов, но не отображать элементы внутри каждой группы.
- «Развернуть все»: выберите этот вариант, чтобы развернуть все группы дубликатов и показать все элементы в каждой группе.
- «Свернуть все»: выберите этот вариант, чтобы свернуть все группы дубликатов и показывать только имя папки.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот вариант, чтобы отметить все дубликаты, кроме первого в каждой группе.
- «Выбрать все»: выберите этот вариант, чтобы отметить все дубликаты в каждой группе.
- «Снять все»: выберите этот вариант, чтобы снять отметки со всех дубликатов в каждой группе.
Показать количество всех найденных дубликатов за этот раз.

🔵Удаление, перемещение или категоризация дублирующихся писем из выбранных папок

Шаг1: Используйте функцию «Расширенное удаление дубликатов»

На вкладке «Kutools Plus» выберите «Duplicate Emails» > «Advanced Scan and Remove Duplicate Emails…».

Шаг2: Выберите папки, из которых нужно удалить дублирующиеся письма

В появившемся окне «Duplicate Emails - Step1»

Отметьте имена папок, в которых хотите искать дубликаты писем,
Затем нажмите кнопку «Next: Select fields to filter duplicate emails», чтобы перейти к следующему шагу.

Советы по этому окну:

Доступно контекстное меню по правому клику.
- «Выбрать все»: выберите этот вариант, чтобы отметить все папки, включая подпапки.
- «Снять все»: выберите этот вариант, чтобы снять отметки со всех папок, включая подпапки.
- «Выбрать все подпапки текущей папки»: выберите этот вариант, чтобы отметить все подпапки выбранной папки.
- «Снять все подпапки текущей папки»: выберите этот вариант, чтобы снять отметки со всех подпапок выбранной папки.
- «Развернуть все»: выберите этот вариант, чтобы развернуть все папки, включая подпапки каждой учетной записи.
- «Свернуть все»: выберите этот вариант, чтобы свернуть все папки, включая подпапки всех учетных записей.
Выбранные папки отображаются в этой панели, и письма из верхней папки будут иметь приоритет для сохранения. Вы можете изменить порядок папок или удалить их из списка, выбрав нужную и нажав , , , или кнопки.
Показать количество выбранных папок.

Шаг3: Укажите критерии фильтрации для поиска дублирующихся писем

В окне «Duplicate Emails – Step2»

Отметьте критерии, по которым вы хотите фильтровать дублирующиеся письма,
Нажмите кнопку «Next: Select the fields to be listed in the results».

Советы по этому окну:

Нажатие кнопки «Стандартное» автоматически выберет Текст письма, Вложение и Тема в качестве критериев фильтрации.
Если отметить опцию «Искать дубликаты писем во всех папках», фильтрация будет сравнивать и искать дубликаты во всех выбранных папках. Если не отмечено — поиск будет только в одной папке.

Шаг4: Укажите поля, которые будут отображаться в результатах

В окне «Duplicate Emails – Step3»

Выберите нужный режим отображения,
Нажмите кнопку «Начать фильтрацию».

Советы по этому окну:

По умолчанию выбран вариант «Стандартное», что означает отображение в результатах фильтрации пути к файлу, темы и текста письма.
Опция «Пользовательский» позволяет указать поля, которые вы хотите видеть в результатах фильтрации.
1. Выберите вариант «Пользовательский».
2. Нажмите кнопку «Пользовательский».
3. Затем в диалоговом окне «Duplicate Mails -Setting» отметьте необходимые поля.
4. Сохраните настройки.
Если отметить опцию «Выбранные условия суждения», в результатах фильтрации будут отображаться поля условий, указанные на шаге3.

Шаг5: Удалите, переместите или добавьте категории к дублирующимся письмам по необходимости.

В окне «Duplicate Emails – Step4» вы увидите все дублирующиеся письма, отфильтрованные и отображённые согласно выбранным критериям.

Теперь вы можете «удалить», «переместить» или «добавить категории» к этим дубликатам.

Удалить дублирующиеся письма (переместить в папку Удаленные элементы)

Нажмите на выпадающий список рядом с «Метод обработки дубликатов писем», выберите вариант «Удалить (переместить в папку Удаленные элементы)» и затем нажмите кнопку «Выполнить немедленно».
Появится диалоговое окно с информацией о количестве удалённых элементов, нажмите «OK», чтобы закрыть его.
В мастере дублирующиеся письма будут отображаться зачёркнутыми, что означает их удаление, кроме сохранённого письма, которое отмечено красной точкой в правом нижнем углу значка письма. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.

Переместить дублирующиеся письма в папку

Нажмите на выпадающий список рядом с «Метод обработки дубликатов писем», выберите вариант «Переместить все выбранные письма» и затем нажмите кнопку «Выполнить немедленно».
Совет: По умолчанию будут отмечены все дублирующиеся письма, кроме первого.
В диалоговом окне «Пожалуйста, выберите папку» выберите папку или создайте новую для перемещения дубликатов, затем нажмите «OK».
Появится диалоговое окно с информацией о количестве перемещённых элементов, нажмите «OK», чтобы закрыть его.
В мастере дублирующиеся письма будут отображаться зачёркнутыми, что означает их удаление, кроме сохранённого письма, которое отмечено красной точкой в правом нижнем углу значка письма. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.

Добавить категории к дублирующимся письмам

Нажмите на выпадающий список рядом с «Метод обработки дубликатов писем», выберите вариант «Добавить категории (включая сохранённые)» и затем нажмите кнопку «Выполнить немедленно».
В диалоговом окне «Цветовая категория» выберите одну или несколько категорий (или создайте новую), затем нажмите «OK».
Появится диалоговое окно с информацией о количестве завершённых элементов, нажмите «OK», чтобы закрыть его.
Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.

Советы по Duplicate Emails – Step4:

Кроме удаления, перемещения или категоризации всех дублирующихся писем, отображённых в мастере, вы также можете использовать контекстное меню для управления отдельными элементами.

Удалить, переместить или добавить категории ко всем дубликатам в группе дубликатов
Если вы хотите обработать все дубликаты в определённой группе, кликните правой кнопкой мыши по названию группы и выберите нужный вариант.
При выборе любого варианта из контекстного меню появится окно подтверждения действия. Нажмите «Продолжить», если хотите продолжить, или «Отмена».
Далее обратите внимание на следующее
- Если вы выберете добавление категорий ко всем отмеченным элементам в текущей группе, после подтверждения появится диалоговое окно «Цветовая категория» для назначения категорий.
- Если вы выберете перемещение всех отмеченных элементов в текущей группе, после подтверждения появится диалоговое окно «Пожалуйста, выберите папку» для выбора целевой папки.
- Если вы выберете удаление всех отмеченных элементов в текущей группе, после подтверждения все дубликаты, кроме сохранённого письма, будут немедленно удалены.
Удалить, переместить или добавить категории к отдельному дубликату в группе
Если вы хотите обработать только определённый дубликат в группе, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите нужный вариант.
При выборе любого варианта (кроме «Установить как сохранённое письмо») из контекстного меню появится окно подтверждения действия. Нажмите «Продолжить», если хотите продолжить, или «Отмена».
Далее обратите внимание на следующее
- Если вы выберете перемещение этого элемента, после подтверждения появится диалоговое окно «Пожалуйста, выберите папку» для выбора целевой папки.
- Если вы выберете добавление категории к этому элементу, после подтверждения появится диалоговое окно «Цветовая категория» для назначения категорий.
- Если вы выберете удаление этого элемента, после подтверждения все дубликаты, кроме сохранённого письма, будут немедленно удалены.
Изменить сохранённое письмо
Если нужно изменить сохранённое письмо, кликните правой кнопкой мыши по нужному дубликату и выберите «Установить как сохранённое письмо» в контекстном меню.

Другие советы:

Легко использовать те же настройки при следующем поиске дубликатов писем
После применения функции «Расширенное удаление дубликатов» сохраняются последние настройки, что позволяет быстро использовать их при следующем поиске дубликатов. Для этого просто выберите «Kutools Plus» > «Duplicate Emails» > «Advanced Scan and Remove Duplicate Emails» и в мастере «Duplicate Emails – Step1 (of4): Select Email Folder» нажмите кнопку «Начать фильтрацию».

На этом пошаговое руководство и объяснение по использованию функции удаления дублирующихся писем в Kutools for Outlook завершено.

Если вас заинтересовал продукт, вы можете скачать и попробовать его прямо сейчас.

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу support@extendoffice.com.

Kutools for Outlook предлагает более100 функций и постоянно совершенствуется и обновляется. Мы настоятельно рекомендуем попробовать этот инструмент — вы убедитесь, что работа с Outlook станет значительно проще.