Оптимизируйте свой почтовый ящик: возможности Kutools для функции удаления повторяющихся писем Outlook в Outlook
При работе с электронными письмами в Outlook вы можете столкнуться с многочисленными дубликатами. Эти дубликаты могут возникнуть из-за случайного копирования и вставки, многократных циклов отправки-получения, проблем с синхронизацией электронной почты и многого другого. Слишком большое количество дубликатов писем может перегрузить ваш почтовый ящик, замедлить его открытие и затруднить управление. На этом этапе удаление этих дубликатов становится необходимым. Однако в Outlook нет встроенного инструмента для пакетного удаления дубликатов писем, но есть возможность ручного удаления. Чтобы быстро и легко поддерживать чистоту и порядок в нашем почтовом ящике, мы полагаемся на «Kutools for Outlook». Эта функция «предоставляет три различных варианта», адаптированных под конкретные потребности пользователя «удаление дубликатов из выбранных писем, указанных папок или применение пользовательских правил для удаления, перемещения или категоризации дубликатов».
Преимущества использования удаления повторяющихся писем
| «Повышенная эффективность»: оптимизация почтового ящика для более легкой навигации и управления. |  |
| «Упрощенный почтовый ящик»: поддерживает чистоту вашей электронной почты, позволяя вам сосредоточиться на важных письмах. |  |
| «Уменьшение объема хранилища»: удаление дубликатов помогает сократить общий объем хранилища для вашей учетной записи Outlook. |  |
| «Простота использования»: благодаря удобному интерфейсу управление дубликатами не вызывает никаких затруднений. |  |
| «Несколько вариантов удаления»: предпочитаете ли вы быструю очистку выбранных писем, тщательную очистку определенных папок или вам нужно применить специальные действия к дубликатам, Kutools for Outlook подойдет для всех. |  |
| «Безопасность»: обеспечивает безопасный процесс, который защищает ваши важные электронные письма и устраняет дубликаты. |  |
| «Комплексное сканирование»: выполняет углубленное сканирование для выявления дубликатов во всех входящих сообщениях, гарантируя отсутствие избыточных сообщений. |  |
| «Возможность массовой обработки»: в отличие от ручного удаления, которое отнимает много времени и сил, эта функция позволяет массово удалять дубликаты из нескольких папок, что значительно экономит время. |  |
| «Удаление одним щелчком»: позволяет удалить все дубликаты писем из выбранных писем всего одним щелчком мыши, экономя время и усилия. |  |
| «Интеллектуальная идентификация»: она может интеллектуально определять дубликаты писем без необходимости ручного поиска. |  |
| «Обратная связь в реальном времени»: обеспечивает оперативную обратную связь по результатам удаления после завершения, позволяя пользователям четко понимать результат удаления. |  |
| «Поддержка добавления категорий»: быстрый поиск всех дубликатов писем и поддержка добавления одной или нескольких категорий ко всем дубликатам, что позволяет легко идентифицировать дубликаты без их удаления или перемещения. |  |
Kutools for Outlook — более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook.
Как применить удаление повторяющихся писем
Kutools for Outlook предлагает три специализированные функции, предназначенные для удовлетворения различных потребностей, когда дело доходит до устранения дубликатов электронных писем. Продолжайте читать это руководство, чтобы изучить четкий, пошаговый подход к эффективному использованию каждой функции для очистки вашего почтового ящика.
🔵Удалить дубликаты писем в выбранных письмах.
Идеально подходит, если вы определили определенные электронные письма и хотите быстро их очистить.
Шаг 1. Просто выберите адреса электронной почты.
- Выберите несколько последовательных писем: выберите первое, удерживайте клавишу «Shift», а затем выберите последнее.
- Выберите несколько не связанных друг с другом писем: удерживая клавишу «Ctrl», выберите письма по одному.
Шаг 2. Примените функцию «Удалить повторяющиеся электронные письма из выбранных».
Откройте вкладку «Kutools Plus» и нажмите «Дублирующиеся письма» > «Удалить дублирующиеся письма из выбранных писем…», чтобы удалить дубликаты из выбранных писем.
Шаг 3. Удалите повторяющиеся электронные письма
Появится диалоговое окно «Дубликаты» со списком всех дубликатов выбранных писем. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы начать удаление всех дубликатов писем.
Затем появится диалоговое окно с указанием количества удаленных элементов, нажмите «ОК».
Теперь все дубликаты писем удалены, осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка электронной почты). Вы можете нажать кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно.
- Все дубликаты писем проверяются в каждой группе по умолчанию, за исключением первого, который появляется. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете проверить только те дубликаты, которые необходимо удалить.
- Доступно контекстное меню.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот параметр, чтобы отметить все повторяющиеся элементы, кроме первого, в каждой группе повторяющихся элементов.
- «Проверить все»: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы в каждой группе.
- «Снять отметку со всех элементов»: выберите этот параметр, чтобы снять отметку со всех повторяющихся элементов в каждой группе.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все дублирующиеся группы и отобразить все дублирующиеся элементы в каждой группе.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все дублирующиеся группы и отобразить только тему, вложение, текст дублирующихся сообщений и их количество.
- Покажите общее количество всех писем, которые вы отсканировали на этот раз.
- Показать количество всех повторяющихся элементов, найденных на этот раз.
🔵Удалить дубликаты писем из указанных папок.
Если вам нужна более широкая очистка, этот параметр позволяет выбрать целые папки.
Шаг 1. Примените функцию быстрого сканирования и удаления повторяющихся писем.
Перейдите на вкладку «Kutools Plus», нажмите «Дублирующиеся письма» > «Быстрое сканирование и удаление дубликатов писем…».
Шаг 2. Проверьте папку, которую вы хотите сканировать, и удалите дубликаты из нее.
- Доступно контекстное меню.
- Фильтрация по файлам: выбор этого параметра предписывает инструменту искать дубликаты во всех выбранных папках. Если этот параметр не отмечен, он будет сравнивать и искать дубликаты только в одной выбранной папке.
- Показать количество выбранных папок.
Шаг 3. Удалите повторяющиеся электронные письма
Появится диалоговое окно «Дубликаты писем» со списком всех дубликатов в выбранных папках. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы начать удаление всех дубликатов писем.
Затем появится диалоговое окно с указанием количества удаленных элементов, нажмите «ОК».
Теперь все дубликаты писем удалены, осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка электронной почты). Вы можете нажать кнопку «Отмена», чтобы закрыть диалоговое окно.
- По умолчанию проверяются все повторяющиеся электронные письма, кроме первого. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете развернуть группу дубликатов и отметить только те дубликаты, которые необходимо удалить.
- Доступно контекстное меню.
- «Свернутый узел»: выберите этот параметр, чтобы отобразить все дублирующиеся группы, но не отображать дублирующиеся элементы в каждой группе.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все дублирующиеся группы и отобразить все дублирующиеся элементы в каждой группе.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все дублирующиеся группы и отобразить только имя папки.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот параметр, чтобы отметить все повторяющиеся элементы, кроме первого, в каждой группе повторяющихся элементов.
- «Проверить все»: выберите этот параметр, чтобы проверить все повторяющиеся элементы в каждой группе.
- «Снять отметку со всех элементов»: выберите этот параметр, чтобы снять отметку со всех повторяющихся элементов в каждой группе.
- Показать количество всех повторяющихся элементов, найденных на этот раз.
🔵Удалять, перемещать или классифицировать повторяющиеся электронные письма из указанных папок.
Шаг 1. Примените функцию расширенного сканирования и удаления повторяющихся писем.
На вкладке «Kutools Plus» нажмите «Дублирующиеся письма» > «Расширенное сканирование и удаление дубликатов писем…».
Шаг 2. Выберите папки, из которых вы хотите удалить повторяющиеся электронные письма.
В появившемся окне «Дубликаты писем — Шаг 1»
Проверьте имена папок, в которых вы хотите выполнить поиск дубликатов электронных писем,
Затем нажмите кнопку «Далее: выберите поля для фильтрации дубликатов писем», чтобы перейти к следующему шагу.
- Доступно контекстное меню.
- «Отметить все»: выберите этот параметр, чтобы отметить все папки, включая подпапки.
- «Снять отметку со всех папок»: выберите этот параметр, чтобы снять отметку со всех папок, включая подпапки.
- «Выбрать все подпапки текущей папки»: выберите этот параметр, чтобы проверить все подпапки выбранной папки.
- «Снять отметку со всех подпапок текущей папки»: выберите этот параметр, чтобы снять отметку со всех подпапок выбранной папки.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все папки, включая подпапки каждой учетной записи.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все папки, включая подпапки всех учетных записей.
- Выбранные папки перечислены на этой панели, и сообщениям в верхней папке будет присвоен приоритет сохранения. Вы можете настроить порядок папок или удалить папки из списка, выделив их и нажав кнопку
, 
, 
или 
кнопки. - Показать количество выбранных папок.
Шаг 3. Укажите критерии фильтрации для выявления дубликатов электронных писем.
В окне «Дубликаты писем – Шаг 2»
Проверьте критерии, по которым вы хотите фильтровать повторяющиеся электронные письма,
Нажмите кнопку «Далее: выберите поля, которые будут перечислены в результатах».
- При нажатии кнопки «По умолчанию» в качестве критериев фильтрации автоматически выберутся Текст, Вложение и Тема.
- Отметьте опцию «Поиск дубликатов сообщений по всем папкам», чтобы сравнивать и искать дубликаты во всех выбранных папках. Отмените эту опцию, чтобы сравнивать и искать дубликаты в одной папке.
Шаг 4. Определите поля, которые будут отображаться в результатах.
В окне «Дубликаты писем – Шаг 3»
Выберите один режим отображения, который вам нужен,
Нажмите кнопку Начать фильтрацию.
- По умолчанию выбран параметр «По умолчанию», что означает, что в результатах фильтра будут указаны поля пути к файлу, темы и текста.
- Параметр «Пользовательский» позволяет вам указать поля, которые необходимо отобразить в результатах фильтра.
- Выберите опцию «Пользовательский».
- Нажмите кнопку «Определено пользователем».
- Затем отметьте нужные поля в диалоговом окне «Дублировать письма — Настройка».
- Сохраните настройки.
- Если отметить опцию «Выбранные повторяющиеся критерии», в результатах фильтра будут перечислены поля условий, указанные вами на шаге 3.
Шаг 5. Удалите, переместите или классифицируйте повторяющиеся электронные письма по своему усмотрению.
В окне «Дублирующиеся письма – Шаг 4» вы увидите, что все дублирующиеся письма были отфильтрованы на основе настроенных и указанных вами критериев.
Затем вы можете «удалить», «переместить» или «категоризировать» эти дубликаты.
Удалить дубликаты писем (перейти в папку «Удаленные»)
Щелкните раскрывающийся список рядом с «Способы обработки дубликатов писем», выберите опцию «Удалить (переместить в папку «Удаленные»)», а затем нажмите кнопку «Применить сейчас».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве удаленных элементов. Нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Вы можете увидеть, что дубликаты писем будут отображаться в мастере зачеркнутыми, которые были удалены, за исключением зарезервированного письма, которое обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка письма. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.
Переместить дубликаты писем в папку
Щелкните раскрывающийся список рядом с «Способы обработки дубликатов писем», выберите параметр «Переместить все отмеченные письма», а затем нажмите кнопку «Применить сейчас».
Совет: по умолчанию будут проверены все дубликаты писем, кроме первого.
В диалоговом окне «Выберите папки» выберите папку или создайте новую для размещения дубликатов писем, нажмите «ОК».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве перемещенных элементов. Нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Вы можете увидеть, что дубликаты писем будут отображаться в мастере зачеркнутыми, которые были удалены, за исключением зарезервированного письма, которое обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка письма. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.
Добавьте категории для дублирования писем
Щелкните раскрывающийся список рядом с пунктом «Способы обработки дубликатов» «электронных писем», выберите опцию «Добавить категории (включая зарезервированные)», а затем нажмите кнопку «Подать заявку сейчас».
В диалоговом окне «Цветовые категории» выберите одну или несколько необходимых вам категорий (также вы можете создать новую цветовую категорию), затем нажмите «ОК».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве выполненных пунктов. Нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.
За исключением удаления, перемещения или классификации всех повторяющихся писем, перечисленных в мастере, вы также можете использовать контекстное меню для управления конкретными элементами по вашему выбору.
Удалить, переместить или классифицировать все дубликаты в группе дубликатов.
Если вы хотите обрабатывать все дубликаты в определенной группе дубликатов, щелкните правой кнопкой мыши имя группы и выберите нужный вариант.
При выборе любого параметра в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия. Если вы хотите продолжить, нажмите кнопку «Продолжить» или нажмите «Отмена».
Далее необходимо обратить внимание на следующее
- Если вы решите классифицировать все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия появится диалоговое окно «Цветовые категории», в котором вы сможете назначить цветовые категории.
- Если вы решите переместить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Выберите папки», в котором вы сможете выбрать папку назначения.
- Если вы решите удалить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.
Удалить, переместить или отнести определенный дубликат к группе дубликатов.
Если вы хотите обрабатывать только определенный повторяющийся адрес электронной почты в повторяющейся группе, щелкните правой кнопкой мыши этот дубликат и выберите нужный вариант.
При выборе любого параметра (кроме параметра Установить как зарезервированный адрес электронной почты) в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия. Если вы хотите продолжить, нажмите кнопку «Продолжить» или нажмите «Отмена».
Далее необходимо обратить внимание на следующее
- Если вы решите переместить этот элемент, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Выберите папки», в котором вы сможете выбрать папку назначения.
- Если вы решите классифицировать этот элемент, после подтверждения действия появится диалоговое окно «Цветовые категории», в котором вы сможете назначить цветовые категории.
- Если вы решите удалить этот элемент, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.
Изменить зарезервированный адрес электронной почты
Если вам нужно изменить зарезервированный адрес электронной почты, щелкните правой кнопкой мыши дубликат электронного письма, который вы хотите установить в качестве нового зарезервированного адреса электронной почты, и выберите параметр « Установить как зарезервированный адрес электронной почты» в контекстном меню.
Легко используйте те же настройки в следующий раз, когда будете искать повторяющиеся электронные письма.
После применения функции Advanced Scan and Remove Duplicate Emails она сохранит последние настройки, что позволит вам легко использовать те же настройки при следующем поиске дубликатов писем. Для этого просто выберите "Kutools Plus" > "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails" и в мастере "Duplicate Emails – Step 1 (of 4): Select Email Folder" нажмите кнопку "Start filtering".
На этом завершается пошаговое руководство и объяснение использования Kutools for Outlook для удаления повторяющихся писем.
Если вам интересно, вы можете нажмите, чтобы скачать и попробовать.
Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам по адресу support@extendoffice.com.
Лучшие инструменты для офисной работы
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Испытайте совершенно новую БЕСПЛАТНУЮ версию Kutools for Outlook с более чем 70 невероятными функциями, которые можно использовать НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать сейчас!
???? Автоматизация электронной почты: Автоответ (доступно для POP и IMAP) / Расписание отправки писем / Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты / Автопересылка (расширенные правила) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...
📨 Управление электронной почтой: Отозвать электронные письма / Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц / Удалить повторяющиеся электронные письма / Advanced Search / Объединение папок ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Авто отсоединение / Автоматическое сжатие ...
???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов / Напоминать, когда приходят важные письма / Свернуть Outlook вместо закрытия ...
???? Чудеса в один клик: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые письма / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминания о днях рождения ...
Используйте Kutools на предпочитаемом вами языке — поддерживаются английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более 40 других языков!
Содержание
- Преимущества использования удаления повторяющихся писем
- Как применить удаление повторяющихся писем
- Удалить дубликаты писем в выбранных письмах
- Удалить дубликаты писем из указанных папок
- Удалить, переместить или классифицировать повторяющиеся электронные письма из указанных папок.
- Статьи по теме
- Лучшие инструменты для офисной работы