Оптимизируйте ваш ящик: мощь функции "Удалить дубликаты писем" в Kutools для Outlook

Author Siluvia Last modified 2025-08-26

Работая с email в Outlook, вы можете столкнуться со множеством дублирующихся писем. Причинами появления дублей могут быть случайное копирование и вставка, многократные циклы отправки и получения, проблемы с синхронизацией email и многое другое. Избыток одинаковых писем перегружает почтовый ящик, замедляет его открытие и усложняет управление корреспонденцией. В такой ситуации удаление дубликатов становится необходимым. Однако в Outlook отсутствует встроенный инструмент для пакетного удаления дубликатов, их можно удалять только вручную. Чтобы быстро и удобно поддерживать чистоту и порядок во входящих, мы используем "Kutools для Outlook". Эта функция предлагает три отдельных варианта, соответствующих потребностям пользователей: удаление дублей из выбранных email, указанных папок или применение пользовательских правил для удаления, перемещения либо категоризации дубликатов.

Преимущества использования функции "Удалить дубликаты писем"
Как использовать функцию "Удалить дубликаты писем"

Удаление дублирующихся email из выбранных писем
Удаление дублирующихся email из указанных папок
Удаление, перемещение или категоризация дублирующихся email из выбранных папок

Преимущества использования функции "Удалить дубликаты писем"

«Увеличение эффективности»: оптимизация вашего ящика для простоты навигации и управления.
«Упрощённый ящик»: сохраняет почтовое пространство чистым, концентрируясь только на важных письмах.
«Снижение объема хранения»: удаляя дублирующиеся письма, сокращается общий объём данных вашей учетной записи Outlook.
«Простота использования»: благодаря удобному интерфейсу управление дубликатами становится максимально простым и понятным.
«Разнообразие опций удаления»: независимо от того, нужен ли быстрый сбор выбранных писем, тщательная очистка конкретных папок или применение пользовательских действий к дубликатам, Kutools для Outlook подходит для всех вариантов.
«Безопасность»: обеспечивает безопасный процесс, защищая важные письма при удалении дубликатов.
«Глубокое сканирование»: выполняет детализированный анализ для выявления дублей по всему вашему ящику, не оставляя лишних копий.
«Массовая обработка»: в отличие от ручного удаления, которое требует много времени и усилий, эта функция позволяет удалить дубли сразу в нескольких папках, значительно экономя время.
«Удаление в один клик»: все дублирующиеся письма из выбранных email можно удалить одним нажатием, экономя ваши время и усилия.
«Интеллектуальное определение»: функция автоматически выявляет дубликаты писем без необходимости самостоятельного поиска.
«Обратная связь в реальном времени»: сразу после удаления предоставляется отчёт о результатах, позволяя пользователю ясно видеть итоги процедуры.
«Поддержка добавления категорий»: быстро находит все дублирующиеся email и позволяет добавить одну или несколько категорий ко всем дубликатам, чтобы их было удобно различать без удаления или перемещения.

Kutools для Outlook — более100 мощных функций для максимальной продуктивности вашей работы в Outlook.

Как использовать функцию "Удалить дубликаты писем"

Kutools для Outlook предлагает три специализированные функции для решения различных задач по удалению дублирующихся email. Следуйте этой инструкции, чтобы узнать пошаговый алгоритм эффективного использования каждой функции для очистки вашей почты.

🔵Удаление дублирующихся email среди выбранных писем

Отлично подходит, если вы уже определили нужные письма и хотите провести быструю очистку.

Совет: при использовании этой функции письма считаются дубликатами, если совпадают тема, текст письма и имена вложений.

Шаг1: Просто выберите письма

Для выбора нескольких последовательных писем: выделите первое, зажмите клавишу "Shift" и кликните по последнему.
Для выбора нескольких непоследовательных писем: зажмите клавишу "Ctrl" и отмечайте письма по одному.

Шаг2: Примените функцию "Удалить дубликаты из выбранных email"

Откройте вкладку "Kutools Plus" и нажмите "Duplicate Emails" > "Remove Duplicate Emails from Selected Emails..." для удаления дублей из выбранных писем.

Шаг3: Удалите дублирующиеся письма

Появится диалоговое окно Duplicate, где будут перечислены все найденные дубли среди выбранных писем. Нажмите кнопку "Удалить", чтобы начать их удаление.
После этого появится окно с количеством удалённых элементов, нажмите "OK".
Теперь все дублирующиеся письма удалены, остаётся только один оригинал (с красной точкой в правом нижнем углу иконки письма). Для выхода из окна нажмите "Закрыть".

Примечания по этому окну:

Во всех группах дублирующиеся письма отмечены по умолчанию, кроме первого. Если не требуется удалять все дубли, можно выбрать только нужные к удалению.
Доступно контекстное меню.
- "Восстановить выбор по умолчанию": выбрать этот пункт, чтобы отметить все дубли, кроме первого в каждой группе.
- "Выбрать все": отметить все дублирующиеся элементы в каждой группе.
- "Снять все": снять выделение всех дублей в каждой группе.
- "Развернуть все": показать все группы дублей и все элементы в каждой группе.
- "Свернуть всё": свернуть все группы дублей и показать только тему, вложения, текст сообщения и их количество.
Отобразить общее количество писем, обработанных за текущий сеанс.
Отобразить количество найденных дублей.

🔵Удаление дублирующихся email из указанных папок

Если нужна расширенная очистка, эта опция позволяет целенаправленно обработать целые папки.

Шаг1: Примените функцию "Быстрое сканирование и удаление дублей"

Перейдите на вкладку "Kutools Plus", затем выберите "Duplicate Emails" > "Quick Scan and Remove Duplicate Emails...".

Шаг2: Отметьте папку, которую нужно просканировать и удалить из неё дубли.

Примечания по этому окну:

Доступно контекстное меню.
Фильтрация по всем папкам: данный пункт заставляет инструмент искать дубли во всех выбранных папках. Если снять галочку, поиск и сравнение будет в пределах одной выбранной папки.
Отображается количество выбранных папок.

Шаг3: Удалите дублирующие письма

Появится диалоговое окно "Duplicate Emails", где будут перечислены все дубли во всех выбранных папках. Нажмите "Удалить", чтобы начать удаление.
После этого появится окно с числом удалённых элементов, нажмите "OK".
Теперь все дублирующиеся письма удалены, остаётся лишь один оригинал (с красной точкой в правом нижнем углу иконки письма). Для выхода из окна нажмите "Отмена".

Примечания по этому окну:

Все дублирующиеся письма отмечены по умолчанию, кроме первого. Если вы не хотите удалять все дубли, можно развернуть группу и выбрать только необходимые элементы.
Доступно контекстное меню.
- "Свернутый узел": выбрать этот пункт чтобы показать только группы дублей без просмотра элементов внутри группы.
- "Развернуть все": показать все группы дублей и все элементы в каждой группе.
- "Свернуть всё": показать только название папки для каждой группы дублей.
- "Восстановить выбор по умолчанию": выбрать этот пункт, чтобы отметить все дубли, кроме первого в каждой группе.
- "Выбрать все": отметить все дубли в каждой группе.
- "Снять все": снять все отметки со дубликатов писем в каждой группе.
Отображается количество найденных дубликатов.

🔵Удаление, перемещение или категоризация дублирующихся email из указанных папок

Шаг1: Примените функцию "Расширенное сканирование и удаление дублей"

На вкладке "Kutools Plus" выберите "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails...".

Шаг2: Выберите папки, из которых необходимо удалить дублирующиеся email

В появившемся окне "Duplicate Emails - Step1":

Отметьте названия папок, из которых нужно искать дублирующиеся письма,
Затем нажмите кнопку "Далее: Выберите поля для фильтрации дублей", чтобы перейти к следующему шагу.

Примечания по этому окну:

Доступно контекстное меню.
- "Выбрать все": отметить все папки и подпапки.
- "Снять все": снять отметки со всех папок и подпапок.
- "Выбрать все подпапки текущей папки": отметить все подпапки выбранной папки.
- "Снять все подпапки текущей папки": снять отметки со всех подпапок выбранной папки.
- "Развернуть все": раскрыть все папки и подпапки для каждой учетной записи.
- "Свернуть всё": свернуть все папки и подпапки для всех учетных записей.
Выбранные папки отображаются в этой панели, приоритет будет у сообщений из верхней папки. Вы можете изменить порядок папок или удалить их из списка, выбрав нужную папку и нажав на , , , или кнопки.
Показывается количество выбранных папок.

Шаг3: Укажите критерии фильтрации для обнаружения дублей

В окне "Duplicate Emails – Step2":

Отметьте критерии, по которым будут обнаруживаться дублирующиеся email,
Нажмите кнопку "Далее: выберите поля для отображения в результате".

Примечания по этому окну:

Нажатие кнопки "Стандартное" автоматически выберет текст сообщения, вложение и тему для фильтрации.
Включение опции "Искать дубликаты писем во всех папках" позволит сравнивать и искать повторяющиеся элементы по всем выбранным папкам. Отключение этого пункта ограничит поиск в пределах отдельной папки.

Шаг4: Укажите поля для отображения в результатах

В окне "Duplicate Emails – Step3":

Выберите подходящий режим отображения,
Нажмите кнопку "Начать фильтрацию".

Примечания по этому окну:

Пункт «Стандартное» выбран по умолчанию — в результате фильтрации будут отображены путь к файлу, тема и текст письма.
Опция "Пользовательский" позволяет самостоятельно указать, какие поля будут показаны в результате фильтрации.
1. Выберите опцию "Пользовательский".
2. Нажмите кнопку "Пользовательский".
3. Затем отметьте необходимые поля в диалоговом окне "Duplicate Mails -Параметры".
4. Сохраните настройки.
Если активировать опцию "Выбранные условия суждения", в результате фильтрации будут отображены поля условий, указанные на этапе3.

Шаг5: Удалите, переместите или добавьте категории к дублирующимся письмам по необходимости.

В окне "Duplicate Emails – Step4" вы увидите все дублирующиеся письма, отфильтрованные согласно вашим критериям и перечисленные в списке.

Затем вы можете "удалить", "переместить" или "добавить категории" к этим дублирующимся элементам.

Удалить дублирующиеся письма (переместить в папку Удаленные элементы)

Выберите в выпадающем списке рядом с "Метод обработки дубликатов" опцию "Удалить (переместить в папку Удаленные элементы)", затем нажмите "Выполнить немедленно".
Появится диалоговое окно с информацией о количестве удалённых элементов, нажмите "OK" для закрытия.
Дублирующиеся письма будут показаны в мастере с зачеркнутым шрифтом как удаленные, кроме сохраненного письма, которое отмечается красной точкой в правом нижнем углу иконки письма. Нажмите "Завершить" для выхода.

Переместить дублирующиеся письма в папку

В выпадающем списке около "Метод обработки дубликатов" выберите опцию "Переместить все выбранные письма", затем нажмите "Выполнить немедленно".
Совет: по умолчанию все дублирующиеся письма отмечены, кроме первого.
В появившемся окне "Пожалуйста, выберите папку" выберите папку или создайте новую для размещения дублей, затем нажмите "OK".
Появится диалоговое окно с количеством перемещённых элементов, нажмите "OK" для закрытия.
Дублирующиеся письма будут показаны в мастере с зачёркнутым шрифтом как удалённые, кроме сохраненного письма, отмеченного красной точкой. Нажмите "Завершить" для выхода.

Добавить категории к дублирующимся письмам

В выпадающем списке около "Метод обработки дублирующих писем" выберите пункт "Добавить категории" (включая сохранённые), затем нажмите "Выполнить немедленно".
В окне "Цветовая категория" выберите одну или несколько категорий (также можно создать новую цветовую категорию), затем нажмите "OK".
Появится диалоговое окно с количеством обработанных элементов. Нажмите "OK" для закрытия.
Нажмите "Завершить" для выхода из мастера.

Примечания по Duplicate Emails – Step4:

Помимо удаления, перемещения или категоризации всех дублей, можно воспользоваться контекстным меню для работы с отдельными элементами.

Удаление, перемещение или категоризация всех дублей в одной группе
Если нужно обработать все дубли в определённой группе, кликните правой кнопкой мыши по имени группы и выберите нужную опцию.
Выбор любого пункта в контекстном меню вызывает всплывающее окно для подтверждения действия: нажмите "Продолжить", если хотите продолжить, или "Отмена".
Далее обратите внимание на следующее
- Если выбрано добавление категорий к отмеченным элементам, после подтверждения появится окно Цветовая категория, где можно присвоить категории.
- Если выбран перенос всех отмеченных элементов, после подтверждения появится окно Пожалуйста, выберите папку для выбора целевой папки.
- Если выбрано удаление всех отмеченных элементов, после подтверждения действия все дубликаты, кроме сохранённого письма, будут удалены немедленно.
Удаление, перемещение или категоризация отдельного дубля в группе
Чтобы обработать только конкретный дубликат в группе, кликните правой кнопкой мыши по нему и выберите нужную опцию.
Выбор любой опции (кроме "Установить как сохранённое письмо") в контекстном меню вызывает окно подтверждения действия: нажмите "Продолжить", чтобы продолжить, или "Отмена".
Далее обратите внимание на следующее
- Если выбран перенос этого элемента, после подтверждения действия появится окно Пожалуйста, выберите папку для выбора папки назначения.
- Если выбрано добавление категорий к этому элементу, после подтверждения появится окно Цветовая категория, где можно назначить категорию.
- Если выбрано удаление этого элемента, после подтверждения действия все дубликаты, кроме сохранённого письма, будут удалены немедленно.
Изменение сохранённого письма
Чтобы изменить сохранённое письмо, кликните правой кнопкой мыши по нужному письму-дубликату и выберите пункт "Установить как сохранённое письмо" в меню.

Другие советы:

Легко использовать те же настройки при повторном поиске дубликатов
После применения функции "Расширенное сканирование и удаление дублей" сохранятся последние настройки, что позволит вам быстро запустить поиск дублей с теми же параметрами. Для этого выберите "Kutools Plus" > "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails" и в мастере "Duplicate Emails – Шаг1 (из4): Выберите папку Email" нажмите "Начать фильтрацию".

На этом подробная инструкция по использованию функции "Удалить дубликаты писем" в Kutools для Outlook завершена.

Если вас заинтересовал продукт, вы можете кликнуть для скачивания и попробовать в работе.

Если возникли вопросы, напишите нам по адресу support@extendoffice.com.

Kutools для Outlook содержит более100 функций и постоянно совершенствуется и обновляется. Мы очень рекомендуем попробовать его — и вы убедитесь, насколько проще станет ваша работа с Outlook.