Оптимизируйте свой почтовый ящик: возможности функции удаления Дубликаты писем в Kutools для Outlook
При работе с электронной почтой в Outlook вы можете столкнуться с множеством дублирующихся писем. Они появляются из-за случайного копирования и вставки, многократных циклов отправки и получения, проблем синхронизации и других причин. Избыток дубликатов перегружает ваш почтовый ящик, замедляет его открытие и усложняет управление. В такой ситуации удаление дубликатов становится необходимостью. Однако Outlook не предлагает встроенного инструмента для массового удаления дубликатов — доступно только ручное удаление. Чтобы быстро и легко поддерживать входящие в чистоте и порядке, используйте «Kutools для Outlook». Эта функция предлагает три гибких варианта, адаптированных под ваши потребности: удаление дубликатов из выбранных писем, указанных папок или применение пользовательских правил для удаления, перемещения и категоризации дубликатов.
Преимущества использования функции удаления Дубликаты писем
| «Повышенная эффективность»: оптимизация входящих сообщений для удобной навигации и управления. |  |
| «Упрощённый входящий ящик»: помогает поддерживать чистоту электронной почты и сосредоточиться на важных письмах. |  |
| «Снижение объёма хранилища»: удаление дубликатов позволяет уменьшить общий объём хранилища вашей учётной записи Outlook. |  |
| «Простота использования»: интуитивно понятный интерфейс делает управление дубликатами лёгким и удобным. |  |
| «Несколько вариантов удаления»: хотите быстро очистить выбранные письма, тщательно проверить конкретные папки или применить пользовательские действия к дубликатам — Kutools для Outlook поддерживает все эти сценарии. |  |
| «Безопасность»: гарантирует надёжный процесс, защищающий важные письма при удалении дубликатов. |  |
| «Комплексное сканирование»: выполняет углублённый поиск и помечает дубликаты во всём входящем ящике, гарантируя отсутствие избыточности. |  |
| «Массовая обработка»: в отличие от ручного удаления, отнимающего много времени и сил, эта функция позволяет удалять дубликаты сразу в нескольких папках — быстро и эффективно. |  |
| «Удаление в один клик»: одним щелчком мыши удаляет все дубликаты писем из выбранных, экономя ваше время и усилия. |  |
| «Интеллектуальное распознавание»: автоматически находит дубликаты писем — никакого ручного поиска не требуется. |  |
| «Обратная связь в реальном времени»: мгновенно оповещает о результатах удаления, обеспечивая полную ясность относительно итогов операции. |  |
| «Поддержка: добавление категорий» — быстро находит все дубликаты писем и позволяет присвоить им одну или несколько категорий, чтобы вы легко могли их идентифицировать — без удаления или перемещения. |  |
Kutools для Outlook — более 100 мощных функций для максимального повышения эффективности вашей работы в Outlook.
Как применить удаление Дубликаты писем
Kutools для Outlook предлагает три специализированные функции, разработанные для решения различных задач по удалению дубликатов писем. Следуйте этому руководству, чтобы освоить четкий пошаговый подход к эффективному использованию каждой функции и быстро очистить входящие.
🔵Удаление Дубликаты писем из выбранных писем
Идеально подходит, если вы уже определили конкретные письма и хотите быстро их очистить.
Шаг 1: просто выберите письма
- Чтобы выбрать несколько последовательных писем, выберите первое, удерживайте клавишу «Shift» и затем щёлкните по последней ячейке.
- Чтобы выбрать несколько несмежных писем, удерживайте клавишу «Ctrl» и кликайте по каждому письму отдельно.
Шаг 2: примените функцию «Удалить дубликаты электронной почты из выбранных»
Перейдите на вкладку «KUTOOLS PLUS» и выберите «Дубликаты писем» → «Удалить дубликаты электронной почты из выбранных писем…», чтобы мгновенно очистить выделенные сообщения от повторов.
Шаг 3: удалите Дубликаты писем
Появится диалоговое окно «Дубликаты» со списком всех дублирующихся писем из выделенных. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы удалить все дубликаты.
Затем появится диалоговое окно с указанием количества удалённых элементов. Нажмите «ОК».
Теперь все дубликаты писем удалены — осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка). Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно.
- По умолчанию во всех группах отмечены все дубликаты писем, кроме первого по порядку появления. Если вы не хотите удалять все дубликаты, отметьте только те из них, которые необходимо удалить.
- Доступно контекстное меню.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот параметр, чтобы отметить все дубликаты, кроме первого в каждой группе.
- «Отметить все»: выберите этот параметр, чтобы отметить все дубликаты в каждой группе.
- «Снять отметки»: выберите этот параметр, чтобы снять выделение со всех дубликатов в каждой группе.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все группы дубликатов и отобразить все элементы в каждой из них.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все группы дубликатов и отображать только тему, вложения, текст писем-дубликатов и их количество.
- Отображает общее количество всех писем, просканированных за этот раз.
- Показывает общее количество дубликатов, найденных за этот раз.
🔵Удаление Дубликаты писем из указанных папок
Когда нужна более масштабная очистка, этот вариант позволяет обрабатывать целые папки.
Шаг 1: примените функцию «Дублировать письма в папках»
Перейдите на вкладку «KUTOOLS PLUS» и выберите «Дубликаты писем» > «Дублировать письма в папках…».
Шаг 2: отметьте папку, которую необходимо просканировать, и Удалить дубликаты из неё
- Доступно контекстное меню.
- Фильтрация по всем папкам: при выборе этого параметра инструмент будет искать дубликаты во всех выбранных файлах. Если флажок снят, поиск и сравнение дубликатов будут выполняться только в пределах одной выбранной папки.
- Показать количество выбранных папок.
Шаг 3: удалите Дубликаты писем
Появится диалоговое окно «Дубликаты писем» со списком всех дубликатов в выбранных папках. Нажмите кнопку «Удалить», чтобы удалить все дубликаты писем.
Затем появится диалоговое окно с количеством удалённых элементов — нажмите «ОК».
Теперь все дубликаты писем удалены — осталась только одна копия (письмо с красной точкой в правом нижнем углу значка). Нажмите кнопку «Отмена», чтобы закрыть диалоговое окно.
- Все дубликаты писем отмечаются по умолчанию, кроме первого в списке. Если вы не хотите удалять все дубликаты, разверните группу и отметьте только те, которые нужно удалить.
- Доступно контекстное меню.
- «Свёрнутый узел»: выберите этот параметр, чтобы отобразить все группы дубликатов, скрыв сами дубликаты внутри них.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все группы дубликатов и отобразить все элементы в каждой из них.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все группы дубликатов и отображать только имя папки.
- «Восстановить выбор по умолчанию»: выберите этот параметр, чтобы отметить все дубликаты, кроме первого в каждой группе.
- «Отметить все»: выберите этот параметр, чтобы отметить все дубликаты в каждой группе.
- «Снять отметки»: выберите этот параметр, чтобы снять выделение со всех дубликатов в каждой группе.
- Показывает общее количество найденных дубликатов за этот раз.
🔵Удаление, перемещение или категоризация Дубликаты писем из указанных папок
Шаг 1: примените функцию «Расширенное удаление дубликатов»
На вкладке «KUTOOLS PLUS» выберите «Дубликаты писем» > «Расширенное удаление дубликатов…».
Шаг 2: Выбрать папку, которые вы хотите Удалить дубликаты электронной почты
В появившемся окне «Дубликаты писем – Шаг 1»
Отметьте Имя папки, из которых нужно выполнить поиск Дубликаты писем,
Затем нажмите кнопку «Далее: Выбор полей для определения дубликатов писем», чтобы перейти к следующему шагу.
- Доступно удобное контекстное меню.
- «Отметить все»: выберите этот параметр, чтобы отметить все папки, включая вложенные.
- «Снять отметки»: выберите этот параметр, чтобы снять отметки со всех папок, включая вложенные.
- «Выбрать все подпапки»: отметьте этот параметр, чтобы выбрать все подпапки в выбранной папке.
- «Снять все подпапки»: выберите этот параметр, чтобы снять выделение со всех подпапок в выбранной папке.
- «Развернуть все»: выберите этот параметр, чтобы развернуть все папки, включая подпапки каждой учётной записи.
- «Свернуть все»: выберите этот параметр, чтобы свернуть все папки, включая подпапки всех учётных записей.
- Выбранные папки отображаются на этой панели, причём сообщения из верхней папки сохраняются в приоритетном порядке. Вы можете изменить порядок папок или удалить их из списка: просто выберите нужную папку и нажмите одну из кнопок —
, 
, или
.
- Показать количество выбранных папок.
, 
, 
Шаг 3: укажите Условия фильтрации для идентификации Дубликаты писем
В окне «Дубликаты писем – Шаг 2»
Отметьте критерии, по которым вы хотите фильтровать Дубликаты писем,
Нажмите кнопку «Далее: выберите поля для отображения в результатах».
- Нажатие кнопки «По умолчанию» автоматически выберет поля «Тело», «Вложение» и «Тема» в качестве условий фильтрации.
- Если выбрать параметр «Искать дубликаты писем во всех папках», сравнение и поиск дубликатов будут выполняться по всем выбранным файлам. Если снять этот флажок, сравнение и поиск дубликатов будут проводиться только в пределах одной папки.
Шаг 4: определите поля, которые будут отображаться в результатах
В окне «Дубликаты писем – Шаг 3»
Выберите нужный режим отображения,
Нажмите кнопку «Начать фильтрацию».
- По умолчанию выбран параметр «По умолчанию», поэтому в результатах фильтрации отображаются поля «Путь к файлу», «Тема» и «Тело сообщения».
- Параметр «Пользовательский» позволяет выбрать поля, которые будут отображаться в результатах фильтрации.
- Выберите параметр «Пользовательский».
- Нажмите кнопку «Определено пользователем».
- Затем отметьте необходимые поля в диалоговом окне «Настройка дубликатов писем».
- Сохраните настройки.
- Если установлен флажок «Выбранные условия суждения», в результатах фильтрации отобразятся поля условий, указанные на шаге 3.
Шаг 5: удалите, переместите или отсортируйте дубликаты писем по своему усмотрению.
В окне «Дубликаты писем – Шаг 4» вы увидите все дубликаты писем, отфильтрованные по заданным вами критериям и отображённые в списке.
Затем вы можете «удалить», «переместить» или «назначить категории» для этих дублирующихся элементов.
Удалить Дубликаты писем (переместить в папку «Удаленные элементы»)
Нажмите раскрывающийся список рядом с надписью «Способы обработки дубликатов писем», выберите параметр «Удалить (переместить в папку „Удалённые элементы“)» и нажмите кнопку «Применить сейчас».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве удалённых элементов — нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Вы увидите, что дубликаты писем, помеченные как удалённые, отображаются в мастере с зачёркиванием, за исключением сохранённого письма — оно обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.
Переместить Дубликаты писем в папку
Нажмите раскрывающийся список рядом с надписью «Способы обработки дубликатов писем», выберите «Переместить все выбранные письма» и нажмите кнопку «Применить сейчас».
Совет профессионала: по умолчанию отмечаются все дубликаты писем, кроме первого.
В диалоговом окне «Пожалуйста, выберите папку» выберите существующую папку или создайте новую для размещения дубликатов писем и нажмите «ОК».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве перемещённых элементов — нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Вы увидите, что дубликаты писем, помеченные как удалённые, отображаются в мастере с зачёркиванием, за исключением сохранённого письма — оно обозначено красной точкой в правом нижнем углу значка. Нажмите «Готово», чтобы выйти из мастера.
Присвоить категории Дубликаты писем
Нажмите раскрывающийся список рядом с надписью «Способы обработки дубликатов письма», выберите «Добавить категории (включая сохранённые)» и нажмите «Применить сейчас».
В диалоговом окне «Цветовая категория» выберите одну или несколько нужных категорий (при необходимости вы также можете создать новую цветовую категорию), затем нажмите «ОК».
Затем появится диалоговое окно с напоминанием о количестве обработанных элементов — нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Нажмите «Готово», чтобы завершить работу с мастером.
Помимо удаления, перемещения или категоризации всех писем из списка дубликатов в мастере, вы также можете управлять отдельными элементами по своему выбору через контекстное меню.
Удалить, переместить или присвоить категории всем дубликатам в группе дубликатов
Чтобы обработать все дубликаты в нужной группе, щёлкните правой кнопкой мыши по её названию и выберите подходящий вариант.
Выбор любого пункта в контекстном меню откроет окно подтверждения. Нажмите «Продолжить», чтобы подтвердить действие, или «Отмена», чтобы отказаться.
Далее обратите внимание на следующее
- Если вы выберете «Добавить категории к выбранным элементам» в группе, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Цветовая категория», где можно будет назначить цветовую категорию.
- Если вы решите переместить все отмеченные элементы текущей группы, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Пожалуйста, выберите папку», в котором можно указать целевую папку.
- Если вы решите удалить все отмеченные элементы текущей группы, то после подтверждения действия все дубликаты, кроме сохранённого письма, будут немедленно удалены.
Удалить, переместить или присвоить категории определённому дубликату в группе дубликатов
Если вы хотите обработать только одно конкретное письмо-дубликат в группе дубликатов, щёлкните по нему правой кнопкой мыши и выберите нужный вариант.
Выбор любого пункта контекстного меню (кроме «Установить как сохранённое письмо») вызовет окно подтверждения. Нажмите «Продолжить», чтобы подтвердить действие, или «Отмена», чтобы отменить его.
Далее обратите внимание на следующее
- Если вы выберете «Переместить этот элемент», после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Пожалуйста, выберите папку», в котором можно указать целевую папку.
- Если вы решите присвоить этому элементу категорию, после подтверждения действия откроется диалоговое окно «Цветовая категория», в котором можно будет назначить цветовую категорию.
- Если вы решите удалить этот элемент, то после подтверждения все его дубликаты — за исключением сохранённого письма — будут немедленно удалены.
Изменить сохранённое письмо
Если вам нужно изменить сохранённое письмо, щёлкните правой кнопкой мыши по дубликату, который вы хотите назначить новым сохранённым письмом, и выберите в контекстном меню пункт «Установить как сохранённое письмо».
Легко используйте те же настройки при следующем поиске Дубликаты писем
После применения функции «Расширенное удаление дубликатов» последние настройки сохраняются, что позволяет легко использовать их повторно при следующем поиске дубликатов писем. Для этого просто выберите «KUTOOLS PLUS» > «Дубликаты писем» > «Расширенное удаление дубликатов», а в мастере «Дубликаты писем – Шаг 1 (из 4): Выбор папки с письмами» нажмите кнопку «Начать фильтрацию».
На этом завершается пошаговое руководство и объяснение использования функции удаления дубликатов писем в Kutools для Outlook.
Если вам интересно, вы можете нажать, чтобы скачать и попробовать.
Если у вас возникнут вопросы, обращайтесь к нам по адресу support@extendoffice.com.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы загрузить прямо сейчас!
📧Автоматизация электронной почты: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка мошеннических писем по темам и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Волшебство интерфейса: 😊Ещё больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Загрузка в один клик — Получите все надстройки Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Загрузите одним щелчком мыши пять установочных файловсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы загрузить прямо сейчас!
- ✅Удобство в один клик: загрузите все пять установочных пакетов за одно действие.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте надстройки именно тогда, когда они вам нужны.
- 🧰В комплекте: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint
Оглавление
- Преимущества использования функции удаления Дубликаты писем
- Как применить удаление Дубликаты писем
- Удаление Дубликаты писем из выбранных писем
- Удаление Дубликаты писем из указанных папок
- Удаление, перемещение или категоризация Дубликаты писем из указанных папок
- Связанные статьи
- Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office