Перейти к основному содержанию

Быстро удаляйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся электронные письма в Outlook

К сожалению, если вы хотите удалить все дубликаты электронных писем одновременно, Outlook не предлагает встроенного решения. Обычно вам приходится удалять их по одному вручную или искать полезную надстройку, которая поможет в этой задаче. Kutools for Outlook — это ценная надстройка, предназначенная для повышения вашей производительности в Outlook. С Kutools for Outlook's Дублирующиеся утилиты, управлять дубликатами электронных писем очень просто, что позволяет быстро удалять, перемещать или классифицировать их в пакетном режиме.


Удалить дубликаты писем в выбранных письмах

Чтобы удалить дубликаты электронных писем в выбранных письмах, нажмите Выбранные электронные письма особенность Kutools for Outlook может помочь вам легко сделать это. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. Откройте папку электронной почты и выберите электронные письма, дубликаты из которых вы хотите удалить.

  • Удержание Ctrl , вы можете выбрать несколько несмежных сообщений электронной почты, щелкая их одно за другим в списке сообщений.
  • Удержание Shift , вы можете выбрать несколько соседних писем, щелкнув первое и последнее письмо в списке сообщений.

2. Выбрать Кутулс > Дублировать > Выбранные электронные письма.

3. Затем Дублировать Появится диалоговое окно со списком всех дубликатов в выбранных электронных письмах. Затем вы можете нажать кнопку Удалить Кнопка, чтобы начать удаление дубликатов писем.

Функции: все повторяющиеся электронные письма проверяются по умолчанию. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете развернуть группу дубликатов и отметить только те дубликаты, которые необходимо удалить.

4. Дубликаты писем – Kutools Появится диалоговое окно, напоминающее вам, сколько дубликатов писем вы удалили. Нажмите OK чтобы закрыть это диалоговое окно.

5. Теперь все повторяющиеся электронные письма были удалены, осталась только одна копия (электронное письмо, отмеченное красной точкой в ​​правом нижнем углу значка электронной почты). Вы можете нажать кнопку Завершить чтобы закрыть диалоговое окно.

Заметки:
  • Чтобы удалить отдельные дубликаты, просто отметьте их в Дублирующийся список адресов электронной почты и нажмите удалять .
  • Электронные письма считаются дубликатами, если темы, текст и названия вложений совпадают. Чтобы электронное письмо было классифицировано как дубликат, должны быть соблюдены все три критерия.

Удалить дубликаты писем из указанных папок

В разделе выше я описал, как удалить дубликаты писем из выбранных писем, здесь я опишу, как удалить дубликаты писем из указанных папок с помощью Удалить повторяющиеся электронные письма в папках особенность Kutools for Outlook.

1. После установки Kutools for Outlook выберите Кутулс > Дублировать > Папка Электронная почта.

2. в Дублирующиеся электронные письма – выберите папку диалоговое окно необходимо настроить следующим образом.

2.1) Выберите папки электронной почты, из которых вы хотите удалить дубликаты.
2.2) Нажмите OK для продолжения.
Советы:
  • Если вы хотите найти дубликаты писем в выбранных папках, установите флажок Межфайловая фильтрация коробка. В противном случае поиск дубликатов писем будет ограничен отдельными папками.
  • В контекстном меню есть дополнительные операции, помогающие быстро выбирать папки. Смотрите скриншот:

3. Затем Повторяющиеся электронные письма Появится диалоговое окно со списком всех дубликатов в выбранных электронных письмах. Затем вы можете нажать кнопку Удалить Кнопка, чтобы начать удаление дубликатов писем.

Советы:
  • Все повторяющиеся электронные письма проверяются по умолчанию. Если вы не хотите удалять все дубликаты, вы можете развернуть группу дубликатов и отметить только те дубликаты, которые необходимо удалить.
  • Щелчок правой кнопкой мыши по списку дубликатов откроет контекстное меню, в котором вы можете легко развернуть и свернуть список, щелкнув соответствующий параметр.

4. Затем Дубликаты писем – Kutools Появится диалоговое окно, напоминающее вам, сколько дубликатов писем вы удалили. Нажмите OK чтобы закрыть это диалоговое окно.

5. Теперь все повторяющиеся электронные письма были удалены, осталась только одна копия (электронное письмо, отмеченное красной точкой в ​​правом нижнем углу значка электронной почты). После завершения удаления закройте диалоговое окно.

Заметки:
  • Чтобы удалить отдельные дубликаты, просто отметьте их в Дублирующийся список адресов электронной почты и нажмите удалять .
  • Электронные письма считаются дубликатами, если темы, текст и названия вложений совпадают. Чтобы электронное письмо было классифицировано как дубликат, должны быть соблюдены все три критерия.

Удалить, переместить или классифицировать повторяющиеся электронные письма в указанных папках.

Помимо двух вышеупомянутых особенностей, Kutools for Outlook также предлагает функцию под названием Расширенные дубликаты. Эта функция не просто удаляет повторяющиеся электронные письма в определенных папках на основе установленных вами фильтров; это также позволяет перемещать и классифицировать эти дубликаты.

1. После установки Kutools for Outlook выберите Кутулс > Дублировать > Расширенный дубликат.

2. в Дублирующиеся электронные письма – шаг 1 мастера необходимо настроить следующим образом.

2.1) Выберите папки электронной почты, из которых вы хотите удалить дубликаты.
2.2) Нажмите Далее: Выберите поля для фильтрации повторяющихся писем Кнопка продолжить.
Советы:
  • Щелкните правой кнопкой мыши Имя папки список, вы можете легко проверить, снять отметку, выбрать, отменить выбор, развернуть или свернуть все папки по мере необходимости с помощью параметров, вызываемых щелчком правой кнопкой мыши.
  • Выбранные папки перечислены в правой части мастера, и сообщениям в верхней папке будет присвоен приоритет сохранения.
  • Вы можете выбрать одну из папок, а затем щелкнуть любой из значков перемещения. чтобы изменить порядок выбранной папки по мере необходимости.
  • Вы можете удалить папку, выделив ее и нажав кнопку Удалить .

3. Теперь вы попадаете в Дублирующиеся электронные письма – шаг 2 волшебник. В этом мастере вам необходимо указать условия определения дубликатов писем и нажать кнопку Далее: выберите поля, которые будут отображаться в результатах .

Советы:
  • Тело, прикрепление и Тема поля проверяются по умолчанию. Письма будут считаться дубликатами только в том случае, если все эти три условия соблюдены. При необходимости вы можете указать свои собственные поля.
  • Если вы хотите найти дубликаты писем в выбранных папках, установите флажок Поиск повторяющихся сообщений в папках коробка. В противном случае поиск дубликатов писем будет ограничен отдельными папками.

4. в Дублирующиеся электронные письма – шаг 3 мастера, выберите один режим отображения результатов и нажмите кнопку Начать фильтрацию .

Советы:
  • По умолчанию опция выбрана по умолчанию, что означает, что Путь файла, предмет и тело поля будут перечислены в результатах фильтра.
  • Вы можете указать поля, которые необходимо отображать в результате фильтра. Просто выберите На заказ вариант, а затем проверьте нужные поля в Дублирующиеся письма – Настройка диалоговое окно и сохраните настройки
  • Если вы выбираете Выбраны повторяющиеся критерии вариант, в результатах фильтра будут перечислены поля условий, которые вы указали на шаге 3.

5. в Дублирующиеся электронные письма – шаг 4 волшебник, а Kutools for Outlook Сначала появится диалоговое окно с напоминанием о завершении фильтра, нажмите кнопку OK кнопка. Затем в мастере будут перечислены все повторяющиеся электронные письма в выбранных папках. Затем вы можете удалить, переместить или классифицировать повторяющиеся электронные письма следующим образом.

Удалить все повторяющиеся электронные письма

Чтобы удалить все повторяющиеся электронные письма, настройте следующие параметры в Дублирующиеся электронные письма – шаг 4. Мастер.

  1. Нажмите Способы обработки дубликатов электронной почты в раскрывающемся списке выберите Удалить (перейти в папку "Удаленные") вариант, а затем щелкните Применить сейчас .
  2. Это вызовет Kutools for Outlook диалоговое окно с сообщением о том, сколько дубликатов электронных писем было удалено, нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно. Вы увидите дубликаты электронных писем, за исключением зарезервированного электронного письма (с красной точкой в ​​правом нижнем углу значка электронной почты), указанного в мастере с добавленным перечеркиванием.
    Функции: эти электронные письма с добавлением зачеркивания были удалены из указанных папок.
  3. Нажмите Готово чтобы закрыть мастер.
Переместить все повторяющиеся электронные письма

Если вам нужно переместить все повторяющиеся электронные письма в указанную папку, а не удалять их, вы можете сделать следующее:

  1. Нажмите Способы обработки дубликатов электронной почты в раскрывающемся списке выберите Переместить дубликаты (кроме зарезервированных) or Переместить все дубликаты (включая зарезервированные) вариант, а затем щелкните Применить сейчас .
    Функции: Зарезервированный адрес электронной почты отмечен красной точкой в ​​правом нижнем углу значка электронной почты.
  2. A Пожалуйста, выберите папки появится диалоговое окно, вам нужно выбрать или создать папку для сохранения дубликатов, а затем нажать кнопку OK .
  3. Тогда Kutools for Outlook появится диалоговое окно с сообщением о том, сколько дубликатов электронных писем было перемещено, нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно. Вы увидите дубликаты электронных писем, перечисленные в мастере, с добавлением зачеркивания.
    Функции: эти электронные письма с добавленным зачеркиванием были перемещены в указанную папку.
  4. Нажмите Готово чтобы закрыть мастер.
Классифицировать все повторяющиеся электронные письма

Чтобы классифицировать все повторяющиеся электронные письма, вам необходимо сделать следующее:

  1. Нажмите Способы обработки дубликатов электронной почты в раскрывающемся списке выберите Добавить категории (в том числе зарезервированные) вариант, а затем щелкните Применить сейчас .
    Функции: Зарезервированный адрес электронной почты отмечен красной точкой в ​​правом нижнем углу значка электронной почты.
  2. В открытии Цветовые категории диалоговом окне отметьте одну или несколько категорий по мере необходимости, а затем нажмите кнопку OK.
    Внимание: Если вы впервые используете категории, Переименовать категорию Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать, переименовывать выбранную категорию или нет, в зависимости от ваших потребностей.
  3. Тогда Kutools for Outlook появится диалоговое окно с сообщением о том, сколько повторяющихся писем было классифицировано, нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно. Вы увидите дубликаты электронных писем, перечисленные в мастере, с добавлением зачеркивания.
    Функции: Все перечисленные дубликаты, включая зарезервированные, добавлены в указанную категорию.
  4. Нажмите Готово чтобы закрыть мастер.
Заметки:

За исключением удаления, перемещения или классификации всех повторяющихся писем, перечисленных в мастере, вы также можете использовать контекстное меню для управления конкретными элементами по вашему выбору.

Удалить, переместить или классифицировать все дубликаты в группе дубликатов.

Если вы хотите обрабатывать все дубликаты в определенной группе дубликатов, щелкните правой кнопкой мыши имя группы и выберите нужный вариант.

  1. При выборе любого параметра в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия, нажмите кнопку Продолжить кнопку, если вы хотите продолжить, или нажмите кнопку Отмена.
  2. Далее необходимо обратить внимание на следующее
    • Если вы классифицировать все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия, Цветовые категории Затем появится диалоговое окно, в котором вы сможете назначить цветовые категории.
    • Если вы переместить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия, Пожалуйста, выберите папки Затем появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать папку назначения.
    • Если вы удалить все отмеченные элементы в текущей группе, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.

Удалить, переместить или отнести определенный дубликат к группе дубликатов.

Если вы хотите обрабатывать только определенный дубликат электронного письма в повторяющейся группе, щелкните правой кнопкой мыши этот дубликат и выберите нужный вариант. Смотрите скриншот:

  1. При выборе любого параметра (кроме параметра Установить как зарезервированный адрес электронной почты) в контекстном меню появится окно с подсказкой для подтверждения действия, нажмите кнопку Продолжить кнопку, если вы хотите продолжить, или нажмите кнопку Отмена.
  2. Далее необходимо обратить внимание на следующее
    • Если вы переместить этот элемент, после подтверждения действия, Пожалуйста, выберите папки Затем появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать папку назначения.
    • Если вы классифицировать этот элемент, после подтверждения действия, Цветовые категории Затем появится диалоговое окно, в котором вы сможете назначить цветовые категории.
    • Если вы удалить этот элемент, после подтверждения действия все дубликаты, кроме зарезервированного адреса электронной почты, будут немедленно удалены.

Изменить зарезервированный адрес электронной почты

Если вам нужно изменить зарезервированный адрес электронной почты, щелкните правой кнопкой мыши дубликат электронного письма, который вы хотите установить в качестве нового зарезервированного адреса электронной почты, и выберите параметр « Установить как зарезервированный адрес электронной почты» в контекстном меню.

Легко используйте те же настройки в следующий раз, когда будете искать повторяющиеся электронные письма.

После того, как вы применили расширенную функцию дублирования, она сохранит последние конфигурации, что позволит вам легко использовать те же настройки при следующем поиске дубликатов электронных писем. Для этого просто выберите Кутулс > Дублировать > Расширенный дубликат и в Дублирующиеся электронные письма – шаг 1 мастера, щелкните значок Начать фильтрацию .


Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Outlook - Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook

???? Автоматизация электронной почты: Нет на месте (доступно для POP и IMAP)  /  Расписание отправки писем  /  Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты  /  Автопересылка (расширенные правила)   /  Автоматическое добавление приветствия   /  Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...

📨 Управление электронной почтой: Легко вспоминать электронные письма  /  Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц  /  Удалить повторяющиеся электронные письма  /  Поиск  /  Объединение папок ...

📁 Вложения ProПакетное сохранение  /  Пакетное отсоединение  /  Пакетное сжатие  /  Автосохранение   /  Авто отсоединение  /  Автоматическое сжатие ...

???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов   /  Повысьте производительность Outlook с помощью представлений с вкладками  /  Свернуть Outlook вместо закрытия ...

???? Чудеса в один клик: Ответить всем с входящими вложениями  /   Антифишинговые письма  /  🕘Показать часовой пояс отправителя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем  /  Разделить группу контактов на отдельные группы  /  Удалить напоминания о днях рождения ...

Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations