Управление дублирующимися контактами в Outlook: удаление, слияние, перемещение, категоризация
Kutools для Outlook
При импорте контактов в Outlook из таблицы Excel или другого программного обеспечения существует вероятность создания повторяющихся записей в папке контактов. Такие дубликаты могут загромождать папки Контактов, занимая ненужное пространство в Outlook. Для упрощенного решения мы рекомендуем утилиту Duplicate Contacts (Дублирующиеся контакты) Kutools для Outlook. Эта функция позволяет без труда удалять, объединять, перемещать и даже категоризировать дублирующиеся контакты в различных учетных записях электронной почты внутри выбранных папок Контактов.
Преимущества функции Дублирующиеся контакты Kutools для Outlook.
- 🔄 Гибкие параметры управления дубликатами: Kutools для Outlook повышает уровень управления дублирующими контактами, предлагая универсальный набор опций, соответствующих различным потребностям и предпочтениям пользователей.
- 🗑️ Временное или постоянное удаление дубликатов: Пользователи могут выбрать временно переместить дубликаты в папку «Удаленные элементы», что позволяет восстановить их при необходимости, или полностью удалить их для оптимизации списка контактов, балансируя между защитой контактов и поддержкой чистоты базы данных.
- 🔗 Объединение информации из дубликатов в один контакт: При объединении дубликатов Kutools собирает информацию из всех выбранных дублирующих контактов, гарантируя, что данные не будут потеряны.
- 📂 Перемещение дубликатов с гибкостью: Пользователи могут выборочно перемещать все дубликаты, включая первое вхождение, или только дополнительные дубликаты в назначенную папку. Эта функция особенно полезна для пользователей, которые хотят проверить дубликаты позже или создать отдельные списки для разных целей.
- 🏷️ Категоризация дубликатов для удобной идентификации в будущем: Позволяя пользователям категоризировать дубликаты, Kutools способствует лучшему управлению и организации контактов. Эта функция особенно полезна для управления большими базами контактов, где эффективная категория может сэкономить время и улучшить рабочий процесс.
- 🌐 Управление дубликатами между учетными записями и папками: Kutools отличается тем, что может одновременно управлять дубликатами в нескольких учетных записях электронной почты и папках контактов. Это делает более простым то, что в противном случае было бы сложным и трудоемким процессом с помощью стандартных инструментов Outlook, предоставляя пользователям единый подход к решению проблемы дубликатов вне зависимости от их расположения в Outlook.
- 🔍 Настраиваемое обнаружение дубликатов: В отличие от базового обнаружения дубликатов в Outlook, Kutools предоставляет подробные настройки для идентификации дубликатов, позволяя пользователям выбирать конкретные поля контактов для сравнения. Это обеспечивает более точное обнаружение дубликатов на основе критериев, наиболее важных для пользователя.
- 🧭 Экономия времени при повторной фильтрации: Kutools запоминает предыдущие настройки для выбранных папок и полей контактов, позволяя пользователям быстро повторно фильтровать дубликаты без перенастройки параметров. Эта функция значительно сокращает время, затрачиваемое на управление дубликатами, особенно для пользователей, которые регулярно выполняют эту задачу.
- 👥 Управление группами дублирующихся контактов: Эта утилита расширяет управление дубликатами до групп контактов, предлагая варианты управления группами дублирующихся контактов на основе имени группы, имени участника или адреса электронной почты участника.
Быстро удаляйте, объединяйте, перемещайте или категоризируйте дублирующиеся контакты в Outlook.
Вот как применить функцию Дублирующиеся контакты для удаления, слияния, перемещения или категоризации дублирующихся контактов в Outlook.
Kutools для Outlook: Получите доступ к 100+ мощным инструментам для Outlook, включая продвинутые возможности ИИ для повышения вашей продуктивности.
Узнать больше... Попробовать сейчас!
- На вкладке Kutools Plus нажмите Дублирующиеся контакты в группе Удалить.
- В окне мастера Дублирующиеся контакты - Шаг 1 (из 5): Укажите файл(ы) данных выберите файлы данных, где вы хотите удалить, объединить, переместить или категоризировать дублирующиеся контакты. После выбора нажмите кнопку Следующий шаг: Укажите папку контактов кнопка.
Примечание: Если в вашем Outlook несколько учетных записей электронной почты с объемными папками контактов, появится окно загрузки контактов, как показано на скриншоте ниже. Вы можете выбрать пропуск текущей загружаемой учетной записи электронной почты, нажав соответствующую кнопку, или просто подождать, пока все папки контактов завершат загрузку.
- После того как папки контактов завершат загрузку, все папки Контактов будут отображаться в левом поле окна Дублирующиеся контакты – Шаг 2 (из 5) Выберите папки Контактов, содержащие дублирующиеся контакты, которые вы хотите обработать, затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля контактов для сравнения дубликатов кнопка.
Советы:- Для быстрых опций, таких как Выбрать все для выбора папок, щелкните правой кнопкой мыши по списку папок.
- Все выбранные папки появятся в правом поле. Вы можете удалять или сортировать их по мере необходимости. Контакты из папок, указанных вверху списка, будут иметь приоритет при сохранении при управлении дубликатами.
- Если вы ранее использовали этот инструмент и установили критерии фильтрации, вы можете просто нажать кнопку Начать фильтрацию, чтобы применить эти существующие критерии для фильтрации дублирующихся контактов.
- В окне мастера Дублирующиеся контакты – Шаг 3 (из 5) пожалуйста, выберите поля контактов для идентификации дубликатов (контакты считаются дубликатами, если информация в этих полях точно совпадает) в окне Пожалуйста, выберите поля контактов для сравнения дубликатов затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля для отображения в результатах кнопка.
Советы:- Выбранные поля, показанные на изображении выше, представляют собой настройки по умолчанию, предоставленные Kutools. Вы легко можете выбрать эти настройки, нажав кнопку Поле по умолчанию.
- Если вы отметите опцию Искать все дубликаты во всех выбранных папках контактов, утилита будет искать дубликаты контактов во всех выбранных вами папках. Если вы не выберете эту опцию, дубликаты будут искаться отдельно в каждой папке контактов.
- В окне мастера Дублирующиеся контакты – Шаг 4 (из 5) выберите опцию для указания полей, которые будут отображаться в окне результатов, затем нажмите кнопку Начать фильтрацию кнопка.
Советы:- По умолчанию: Этот вариант выбирает предопределенные поля, а именно: Имя группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Группа контактов), Адрес электронной почты участника (Группа контактов) и Полное имя.
- Пользовательские: Этот вариант активирует кнопку Самостоятельное содержание, позволяя вам выбрать поля, которые вы хотите отобразить в результатах.
- Выбранные поля: Этот вариант выбирает поля, которые вы выбрали на предыдущем шаге.
- Все дублирующиеся контакты появятся в Список контактов/Список дублирующихся контактов (левое поле) окна Дублирующиеся контакты – Шаг 5 (из 5) отображая поля, которые вы решили отобразить. В этом окне вы можете:
- Развернуть дубликаты и выбрать или отменить выбор контакта, чтобы решить, включать его в процесс обработки дубликатов или нет. Совет: Вы можете развернуть группу, щелкнув по ней. Затем выберите дублирующийся контакт, чтобы просмотреть его детали в окне Предварительный просмотр информации о контакте.
- В окне Как обработать дублирующиеся контакты? выберите действие из выпадающего списка для применения к выбранным дубликатам.
- Удалить (Переместить в папку «Удаленные элементы»): Это переместит дубликаты в папку Удаленные элементы без их постоянного удаления.
- Постоянно удалить: Это полностью удалит все выбранные дубликаты.
- Объединить: Это объединяет все выбранные дублирующиеся контакты, объединяя их информацию.
- Переместить все дублирующиеся контакты (кроме первого): Это перемещает дубликаты, исключая их первые вхождения, в указанную папку.
- Переместить все дублирующиеся контакты (включая первый): Это перемещает все экземпляры дубликатов в назначенную папку.
- Добавить категорию: Это помечает все выбранные дублирующиеся контакты определенной категорией для удобной идентификации позже.
- Нажмите Применить сейчас, чтобы обработать дубликаты согласно выбранному действию.
После завершения процесса все обработанные дублирующиеся контакты будут отображены зачеркнутыми в Списке контактов/Списке дублирующихся контактов. Пожалуйста, закройте мастер Дублирующиеся контакты, чтобы завершить процесс.
Дополнительные советы по использованию функции Дублирующиеся контакты Kutools для Outlook.
- Обработка конкретного дублирующегося контакта Вы можете категоризировать, перемещать, удалять или постоянно удалять один дублирующийся контакт, щелкнув правой кнопкой мыши по контакту и выбрав нужную опцию из контекстного меню.
- Обработка всех отмеченных дубликатов в группе Вы можете категоризировать, перемещать, объединять, удалять или постоянно удалять все отмеченные дублирующиеся элементы в группе, щелкнув правой кнопкой мыши по группе и выбрав нужную опцию из контекстного меню.
- Беспроблемная повторная фильтрация дублирующихся контактов Утилита Дублирующиеся контакты сохраняет ваши предыдущие настройки, включая выбранные папки и поля контактов. В следующий раз, когда вы используете эту функцию, просто нажмите кнопку Начать фильтрацию в мастере Дублирующиеся контакты – Шаг 2 (из 5). Это напрямую отфильтрует дубликаты без необходимости повторной настройки полей контактов.
- Что делать, если дублирующиеся контакты не найдены Если дублирующиеся контакты не найдены, вы можете выбрать повторный выбор полей для идентификации дубликатов или завершить процесс по своему усмотрению.
- Управление дублирующимися группами контактовЕсли в выбранных папках есть дублирующиеся группы контактов, вы можете эффективно с ними справиться. В мастере Дублирующиеся контакты – Шаг 3 (из 5) просто выберите нужные критерии — будь то Имя группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Группа контактов) или Адрес электронной почты участника (Группа контактов). Выбирайте в соответствии с вашими потребностями для управления этими дублирующимися группами.
Демонстрация: Удаление или перемещение дублирующихся контактов в Outlook
Узнайте больше о вкладке Kutools / Kutools Plus в этом видео – она наполнена мощными функциями, включая бесплатные инструменты ИИ! Попробуйте все функции бесплатно в течение 30 дней без каких-либо ограничений!
Лучшие инструменты для повышения продуктивности работы с Office
Срочные новости: бесплатная версия Kutools для Outlook уже доступна!
Оцените обновленный Kutools для Outlook с более чем100 невероятными функциями! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (Доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматически добавить приветствие / Авторазделение Email с несколькими получателями на отдельные письма ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать вредоносные письма по теме и другим критериям / Удалить дубликаты / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Волшебство интерфейса: 😊Больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание при поступлении важных писем / Свернуть Outlook вместо закрытия ...
👍 Удобные функции одним кликом: Ответить всем с вложениями / Антифишинговая Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных Email / Разделить группу контактов на отдельные / Удалить напоминание о дне рождения ...
Используйте Kutools на вашем языке – поддерживаются Английский, Испанский, Немецкий, Французский, Китайский и более40 других!
🚀 Скачайте все дополнения Office одним кликом
Рекомендуем: Kutools для Office (5-в-1)
Скачайте сразу пять установщиков одним кликом — Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPoint и Office Tab Pro. Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅ Все просто: скачайте все пять установочных пакетов одним действием.
- 🚀 Готово для любой задачи Office: Установите нужные дополнения тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰 Включено: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools для PowerPoint