Перейти к основному содержанию

Управляйте повторяющимися контактами в Outlook: удаляйте, объединяйте, перемещайте, классифицируйте.

Автор: Силувия Последнее изменение: 2024 июля 06 г.

Когда вы импортируете контакты в Outlook из электронной таблицы Excel или другого программного обеспечения, существует вероятность создания повторяющихся записей в папке контактов. Такие дубликаты могут засорять ваши папки «Контакты», занимая ненужное место в Outlook. Для упрощения решения мы рекомендуем Повторяющиеся контакты полезности Kutools for Outlook. Эта функция позволяет вам легко удалять, объединять, перемещать и даже классифицировать повторяющиеся контакты в различных учетных записях электронной почты в выбранных папках контактов.


Преимущества Kutools для повторяющихся контактов Outlook

    • 🔄 Гибкие возможности обработки дубликатов: Kutools for Outlook расширяет возможности управления дубликатами контактов, предлагая универсальный набор опций, отвечающих различным потребностям и предпочтениям пользователей:
    • 🗑️ Временно или навсегда удаляем дубликаты: пользователи могут временно переместить дубликаты в папку «Удаленные», чтобы при необходимости восстановить их, или навсегда удалить их, чтобы оптимизировать свой список контактов, балансируя между защитой контактов и поддержанием чистой базы данных.
    • 🔗 Объединение информации из дубликатов в один контакт: При объединении дубликатов Kutools объединяет информацию из всех выбранных повторяющихся контактов, гарантируя, что данные не будут потеряны.
    • 📂 Гибкое перемещение дубликатов: пользователи могут выборочно перемещать все дубликаты, включая первый экземпляр, или только дополнительные дубликаты в назначенную папку. Эта функция особенно полезна для пользователей, которые хотят просмотреть дубликаты позже или создать отдельные списки для разных целей.
    • 🏷️ Категоризация дубликатов для облегчения их идентификации в дальнейшем.: Позволяя пользователям классифицировать дубликаты, Kutools способствует лучшему управлению и организации контактов. Эта функция особенно полезна для управления большими базами данных контактов, где эффективная категоризация может сэкономить время и улучшить рабочий процесс.
  • 🌐 Управление дубликатами между аккаунтами и папками: Kutools отличается своей способностью одновременно управлять дубликатами в нескольких учетных записях электронной почты и папках контактов. Эта возможность упрощает то, что в противном случае было бы громоздким и трудоемким процессом с помощью встроенных инструментов Outlook, предлагая пользователям единый подход к устранению повторяющихся контактов независимо от их местоположения в Outlook.
  • 🔍 Настраиваемое обнаружение дубликатов: В отличие от базового обнаружения дубликатов Outlook, Kutools позволяет детально настраивать идентификацию дубликатов, позволяя пользователям выбирать определенные поля контактов для сравнения. Это обеспечивает более точное обнаружение дубликатов на основе наиболее релевантных для пользователя критериев.
  • 🧭 Повторная фильтрация, экономящая время: Kutools запоминает предыдущие настройки для выбранных папок и полей контактов, что позволяет пользователям быстро повторно фильтровать дубликаты без перенастройки настроек. Эта функция значительно сокращает время, затрачиваемое на управление дубликатами, особенно для пользователей, которые регулярно выполняют эту задачу.
  • 👥 Управление дублирующими группами контактов: Утилита расширяет возможности управления дубликатами на группы контактов, предлагая варианты управления повторяющимися группами контактов на основе имени группы, имени участника или адреса электронной почты участника.

Быстро удаляйте, объединяйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook.

Вот как применить Повторяющиеся контакты функция удаления, объединения, перемещения или классификации повторяющихся контактов в Outlook.

Kutools for Outlook: разблокируйте 100 полезных инструментов для Outlook. Среди этих, более 70 функций можно использовать постоянно бесплатно, включая мощную функцию искусственного интеллекта.
Открой для себя больше... Попробуй это сейчас!

  1. На Кутулс Плюс вкладка, нажмите УдалитьПовторяющиеся контакты.

  2. В Повторяющиеся контакты - Шаг 1 (из 5): укажите файл (ы) данных Мастер выберите файлы данных, из которых вы хотите удалить, объединить, переместить или классифицировать повторяющиеся контакты. После выбора нажмите на кнопку Следующий шаг: укажите папку контактов .

    Примечание: Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook с большими папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на снимке экрана ниже. Вы можете нажать кнопку Пропустить текущий загружаемый адрес электронной почты кнопку или просто дождитесь завершения загрузки всех папок контактов.

  3. После завершения загрузки папок контактов все папки контактов отобразятся в левом поле экрана. Дублирующиеся контакты – шаг 2 (из 5) окно. Выберите папки «Контакты», содержащие дубликаты контактов, к которым вы хотите обратиться, а затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля контактов для двойного сравнения .

    Советы:
    • Для более быстрых вариантов, таких как Проверьте все для выбора папок щелкните правой кнопкой мыши по списку папок.
    • Все выбранные папки появятся в правом поле. Вы можете удалить или отсортировать их по мере необходимости. Контакты из папок, перечисленных вверху, будут сохраняться в приоритетном порядке при управлении дубликатами.
    • Если вы ранее использовали этот инструмент и установили критерии фильтра, вы можете просто нажать кнопку Начать фильтрацию Кнопка, чтобы применить существующие критерии для фильтрации повторяющихся контактов.
  4. В Дублирующиеся контакты – шаг 3 (из 5) в мастере выберите поля контактов для выявления дубликатов (контакты считаются дубликатами, если их данные в этих полях точно совпадают) в Пожалуйста, выберите поля контактов для двойного сравнения поле, а затем щелкните Далее: выберите поля, которые будут отображаться в результатах .

    Советы:
    1. Выбранные поля, показанные на изображении выше, представляют настройки по умолчанию, предоставленные Kutools. Вы можете легко выбрать эти значения по умолчанию, нажав кнопку Поля по умолчанию .
    2. Если вы установите флажок Искать все дубликаты в выбранных папках контактов вариант, утилита будет искать повторяющиеся контакты во всех выбранных вами папках. Если вы не выберете эту опцию, дубликаты будут искаться в каждой отдельной папке контактов отдельно.
  5. В Дублирующиеся контакты – шаг 4 (из 5) мастер, выберите параметр, чтобы указать поля, которые будут отображаться в поле результатов, а затем нажмите кнопку Начать фильтрацию .

    Советы:
    • По умолчанию: Эта опция выбирает предварительно установленные поля, которые Название группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Контактная группа), Адрес электронной почты участника (группа контактов)и Полное имя.
    • На заказ: Эта опция активирует Самоопределяемый контент Кнопка, позволяющая выбрать поля, которые вы хотите отображать в результатах.
    • Выбранные поля: этот параметр выбирает поля, которые вы выбрали на предыдущем шаге.
  6. Все повторяющиеся контакты появятся в Список контактов/Дубликат списка контактов (левый ящик) Дублирующиеся контакты – шаг 5 (из 5) мастер, отображающий поля, которые вы выбрали для отображения. В этом мастере вы можете:
    1. Разверните дубликаты и выберите или отмените выбор контакта, чтобы решить, включать или исключать его из процесса обработки дубликатов. Совет: Вы можете развернуть группу, нажав на нее. Затем выберите дубликат контакта, чтобы просмотреть его сведения в Предварительный просмотр контактной информации пунктом.
    2. Из издания Как бороться с повторяющимися контактами? В раскрывающемся списке выберите действие, которое будет применено к выбранным дубликатам.
      • Удалить (перейти в папку «Удаленные»): дубликаты будут перемещены в папку «Удаленные», не удаляя их окончательно.
      • Постоянное удаление: это приведет к безвозвратному удалению всех выбранных дубликатов.
      • идти: объединяет все выбранные повторяющиеся контакты, объединяя их информацию.
      • Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого): дубликаты переносятся, за исключением их первых экземпляров, в указанную папку.
      • Переместите все повторяющиеся контакты (включая первый): При этом все экземпляры дубликатов перемещаются в назначенную папку.
      • Добавить категорию: все выбранные повторяющиеся контакты помечаются определенной категорией для облегчения идентификации в дальнейшем.
    3. Нажмите Применить сейчас для обработки дубликатов в соответствии с выбранным вами действием.

После завершения процесса все адресованные повторяющиеся контакты будут отображаться зачеркнутыми в Список контактов/Дубликат списка контактов. Пожалуйста, закройте Повторяющиеся контакты мастер для завершения процесса.


Дополнительные советы по использованию Kutools для функции повторяющихся контактов Outlook

  1. Обработка определенного повторяющегося контакта
    Вы можете классифицировать, переместить, удалить или навсегда удалить один повторяющийся контакт, щелкнув правой кнопкой мыши по контакту и выбрав нужную опцию в контекстном меню.

  2. Обработка всех отмеченных дубликатов в группе
    Вы можете классифицировать, перемещать, объединять, удалять или безвозвратно удалять все отмеченные повторяющиеся элементы в группе, щелкнув группу правой кнопкой мыши и выбрав нужную опцию в контекстном меню.

  3. Удобная повторная фильтрация повторяющихся контактов
    Команда Повторяющиеся контакты Утилита сохраняет ваши предыдущие настройки, включая выбранные папки и поля контактов. В следующий раз, когда вы воспользуетесь этой функцией, просто нажмите кнопку Начать фильтрацию в Дублирующиеся контакты – шаг 2 (из 5) волшебник. Это позволит напрямую фильтровать дубликаты, не требуя перенастройки полей контактов.

  4. Что делать, если повторяющиеся контакты не найдены
    Если повторяющиеся контакты не обнаружены, вы можете выбрать заново поля для выявления дубликатов или завершить процесс по своему усмотрению.
  5. Управление повторяющимися группами контактов
    Если в выбранных вами папках есть повторяющиеся группы контактов, вы можете эффективно обращаться к ним. в Дублирующиеся контакты – шаг 3 (из 5) мастеру просто выберите нужные критерии - будь то Название группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Контактная группа) or Адрес электронной почты участника (группа контактов). Выбирайте управление этими повторяющимися группами в соответствии с вашими потребностями.


Демонстрация: удаление или перемещение повторяющихся контактов в Outlook

Откройте для себя Кутулс / Кутулс Плюс вкладка в этом видео, добавлена ​​пользователем Kutools for Outlook. Теперь большинство функций, включая функции искусственного интеллекта, бесплатны! Функции Pro предоставляются с 30-дневной пробной версией без ограничений!


Лучшие инструменты для офисной работы

Последние новости: запуск Kutools для Outlook Бесплатная версия!

Испытайте совершенно новые Kutools для Outlook БЕСПЛАТНАЯ версия с более чем 70 потрясающими функциями, которыми вы можете пользоваться НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать сейчас!

🤖 Кутулс ИИ : Мгновенные профессиональные электронные письма с помощью магии искусственного интеллекта: гениальные ответы одним щелчком мыши, идеальный тон, многоязычное владение. Преобразуйте электронную почту без особых усилий! ...

???? Автоматизация электронной почты: Автоответ (доступно для POP и IMAP)  /  Расписание отправки писем  /  Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты  /  Автопересылка (расширенные правила)   /  Автоматическое добавление приветствия   /  Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...

📨 Управление электронной почтой: Отозвать электронные письма  /  Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц  /  Удалить повторяющиеся электронные письма  /  Расширенный поиск  /  Объединение папок ...

📁 Вложения ProПакетное сохранение  /  Пакетное отсоединение  /  Пакетное сжатие  /  Автосохранение   /  Авто отсоединение  /  Автоматическое сжатие ...

???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов   /  Напоминать, когда приходят важные письма  /  Свернуть Outlook вместо закрытия ...

???? Чудеса в один клик: Ответить всем с входящими вложениями  /   Антифишинговые письма  /  🕘Показать часовой пояс отправителя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем  /  Разделить группу контактов на отдельные группы  /  Удалить напоминания о днях рождения ...

Мгновенно разблокируйте Kutools for Outlook одним щелчком мыши —постоянно бесплатно. Не жди, скачайте сейчас и повысьте свою эффективность!

Kutools для функций Outlook1 Kutools для функций Outlook2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations