Перейти к основному содержанию

Управляйте повторяющимися контактами в Outlook: удаляйте, объединяйте, перемещайте, классифицируйте.

Когда вы импортируете контакты в Outlook из электронной таблицы Excel или другого программного обеспечения, существует вероятность создания повторяющихся записей в папке контактов. Такие дубликаты могут засорять ваши папки «Контакты», занимая ненужное место в Outlook. Для упрощения решения мы рекомендуем Повторяющиеся контакты полезности Kutools for Outlook. Эта функция позволяет вам легко удалять, объединять, перемещать и даже классифицировать повторяющиеся контакты в различных учетных записях электронной почты в выбранных папках контактов.

???? Преимущества Kutools для повторяющихся контактов Outlook ????
    • 🔄 Гибкие возможности обработки дубликатов: Kutools for Outlook расширяет возможности управления дубликатами контактов, предлагая универсальный набор опций, отвечающих различным потребностям и предпочтениям пользователей:
    • 🗑️ Временно или навсегда удаляем дубликаты: пользователи могут временно переместить дубликаты в папку «Удаленные», чтобы при необходимости восстановить их, или навсегда удалить их, чтобы оптимизировать свой список контактов, балансируя между защитой контактов и поддержанием чистой базы данных.
    • 🔗 Объединение информации из дубликатов в один контакт: При объединении дубликатов Kutools объединяет информацию из всех выбранных повторяющихся контактов, гарантируя, что данные не будут потеряны.
    • 📂 Гибкое перемещение дубликатов: пользователи могут выборочно перемещать все дубликаты, включая первый экземпляр, или только дополнительные дубликаты в назначенную папку. Эта функция особенно полезна для пользователей, которые хотят просмотреть дубликаты позже или создать отдельные списки для разных целей.
    • 🏷️ Категоризация дубликатов для облегчения их идентификации в дальнейшем.: Позволяя пользователям классифицировать дубликаты, Kutools способствует лучшему управлению и организации контактов. Эта функция особенно полезна для управления большими базами данных контактов, где эффективная категоризация может сэкономить время и улучшить рабочий процесс.
  • 🌐 Управление дубликатами между аккаунтами и папками: Kutools отличается своей способностью одновременно управлять дубликатами в нескольких учетных записях электронной почты и папках контактов. Эта возможность упрощает то, что в противном случае было бы громоздким и трудоемким процессом с помощью встроенных инструментов Outlook, предлагая пользователям единый подход к устранению повторяющихся контактов независимо от их местоположения в Outlook.
  • 🔍 Настраиваемое обнаружение дубликатов: В отличие от базового обнаружения дубликатов Outlook, Kutools позволяет детально настраивать идентификацию дубликатов, позволяя пользователям выбирать определенные поля контактов для сравнения. Это обеспечивает более точное обнаружение дубликатов на основе наиболее релевантных для пользователя критериев.
  • 🧭 Повторная фильтрация, экономящая время: Kutools запоминает предыдущие настройки для выбранных папок и полей контактов, что позволяет пользователям быстро повторно фильтровать дубликаты без перенастройки настроек. Эта функция значительно сокращает время, затрачиваемое на управление дубликатами, особенно для пользователей, которые регулярно выполняют эту задачу.
  • 👥 Управление дублирующими группами контактов: Утилита расширяет возможности управления дубликатами на группы контактов, предлагая варианты управления повторяющимися группами контактов на основе имени группы, имени участника или адреса электронной почты участника.

Быстро удаляйте, объединяйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook.

Вот как применить Повторяющиеся контакты функция удаления, объединения, перемещения или классификации повторяющихся контактов в Outlook.

Kutools for Outlook: разблокируйте 100 мощных инструментов для Outlook. Бесплатная 60-дневная пробная версия без ограничений.Открой для себя больше... Попробуй это сейчас!

  1. На Кутулс в Удалить группу, нажмите Повторяющиеся контакты (вы также можете нажать Кутулс Плюс > Повторяющиеся контакты).

  2. В Повторяющиеся контакты - Шаг 1 (из 5): укажите файл (ы) данных Мастер выберите файлы данных, из которых вы хотите удалить, объединить, переместить или классифицировать повторяющиеся контакты. После выбора нажмите на кнопку Следующий шаг: укажите папку контактов .

    Примечание: Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook с большими папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на снимке экрана ниже. Вы можете нажать кнопку Пропустить текущий загружаемый адрес электронной почты кнопку или просто дождитесь завершения загрузки всех папок контактов.

  3. После завершения загрузки папок контактов все папки контактов отобразятся в левом поле экрана. Дублирующиеся контакты – шаг 2 (из 5) окно. Выберите папки «Контакты», содержащие дубликаты контактов, к которым вы хотите обратиться, а затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля контактов для двойного сравнения .

    Советы:
    • Для более быстрых вариантов, таких как Проверьте все для выбора папок щелкните правой кнопкой мыши по списку папок.
    • Все выбранные папки появятся в правом поле. Вы можете удалить или отсортировать их по мере необходимости. Контакты из папок, перечисленных вверху, будут сохраняться в приоритетном порядке при управлении дубликатами.
    • If you've previously utilized this tool and established filter criteria, you can simply click the Начать фильтрацию button to apply these existing criteria to filter out duplicate contacts.
  4. В Дублирующиеся контакты – шаг 3 (из 5) wizard, please select contacts fields for identifying duplicates (contacts are considered duplicates if their information in these fields matches exactly) in the Пожалуйста, выберите поля контактов для двойного сравнения поле, а затем щелкните Далее: выберите поля, которые будут отображаться в результатах .

    Советы:
    1. The selected fields shown in the image above represent the default settings provided by Kutools. You can easily select these defaults by clicking the Default Fields .
    2. Если вы установите флажок Искать все дубликаты в выбранных папках контактов вариант, утилита будет искать повторяющиеся контакты во всех выбранных вами папках. Если вы не выберете эту опцию, дубликаты будут искаться в каждой отдельной папке контактов отдельно.
  5. В Дублирующиеся контакты – шаг 4 (из 5) wizard, select an option to specify the fields to be listed in the results box, and then click the Начать фильтрацию .

    Советы:
    • По умолчанию: This option selects the pre-set fields, which are Название группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Контактная группа), Member's e-mail address (Contact group), и Полное имя.
    • На заказ: This option activates the Self-defined content button, allowing you to select fields you want to display in the results.
    • Выбранные поля: This option selects the the fields you chose in the previous step.
  6. Все повторяющиеся контакты появятся в Список контактов/Дубликат списка контактов (левый ящик) Дублирующиеся контакты – шаг 5 (из 5) wizard, displaying the fields you opted to display. In this wizard, you can:
    1. Expand the dulicates, and select or deselect a contact to decide whether to include or exclude it from the process of handling duplicates. Tip: You can expand a group by clicking on it. Then, select a duplicate contact to view its details in the Предварительный просмотр контактной информации пунктом.
    2. Из Как бороться с повторяющимися контактами? drop-down list, choose an action to apply to the selected duplicates.
      • Удалить (перейти в папку «Удаленные»): дубликаты будут перемещены в папку «Удаленные», не удаляя их окончательно.
      • Постоянное удаление: это приведет к безвозвратному удалению всех выбранных дубликатов.
      • идти: объединяет все выбранные повторяющиеся контакты, объединяя их информацию.
      • Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого): дубликаты переносятся, за исключением их первых экземпляров, в указанную папку.
      • Переместите все повторяющиеся контакты (включая первый): При этом все экземпляры дубликатов перемещаются в назначенную папку.
      • Добавить категорию: все выбранные повторяющиеся контакты помечаются определенной категорией для облегчения идентификации в дальнейшем.
    3. Нажмите Применить сейчас для обработки дубликатов в соответствии с выбранным вами действием.

После завершения процесса все адресованные повторяющиеся контакты будут отображаться зачеркнутыми в Список контактов/Дубликат списка контактов. Пожалуйста, закройте Повторяющиеся контакты мастер для завершения процесса.


Дополнительные советы по использованию Kutools для функции повторяющихся контактов Outlook

  1. Обработка определенного повторяющегося контакта
    Эта функция позволяет классифицировать, перемещать, удалять или окончательно удалять один повторяющийся контакт, щелкнув контакт правой кнопкой мыши.

  2. Обработка всех отмеченных дубликатов в группе
    Вы можете классифицировать, перемещать, объединять, удалять или окончательно удалять все отмеченные повторяющиеся элементы в группе, щелкнув группу правой кнопкой мыши.

  3. Удобная повторная фильтрация повторяющихся контактов
    Повторяющиеся контакты Утилита сохраняет ваши предыдущие настройки, включая выбранные папки и поля контактов. В следующий раз, когда вы воспользуетесь этой функцией, просто нажмите кнопку Начать фильтрацию в Дублирующиеся контакты – шаг 2 (из 5) волшебник. Это позволит напрямую фильтровать дубликаты, не требуя перенастройки полей контактов.

  4. Что делать, если повторяющиеся контакты не найдены
    Если повторяющиеся контакты не обнаружены, вы можете выбрать заново поля для выявления дубликатов или завершить процесс по своему усмотрению.
  5. Управление повторяющимися группами контактов
    Если в выбранных вами папках есть повторяющиеся группы контактов, вы можете эффективно обращаться к ним. в Дублирующиеся контакты – шаг 3 (из 5) мастеру просто выберите нужные критерии - будь то Название группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Контактная группа) or Адрес электронной почты участника (группа контактов). Выбирайте управление этими повторяющимися группами в соответствии с вашими потребностями.


Демонстрация: удаление или перемещение повторяющихся контактов в Outlook

Функции: В этом видео, Кутулс вкладка добавлена Kutools for Outlook. Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!


Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Outlook - Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook

???? Автоматизация электронной почты: Нет на месте (доступно для POP и IMAP)  /  Расписание отправки писем  /  Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты  /  Автопересылка (расширенные правила)   /  Автоматическое добавление приветствия   /  Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...

📨 Управление электронной почтой: Легко вспоминать электронные письма  /  Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц  /  Удалить повторяющиеся электронные письма  /  Поиск  /  Объединение папок ...

📁 Вложения ProПакетное сохранение  /  Пакетное отсоединение  /  Пакетное сжатие  /  Автосохранение   /  Авто отсоединение  /  Автоматическое сжатие ...

???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов   /  Повысьте производительность Outlook с помощью представлений с вкладками  /  Свернуть Outlook вместо закрытия ...

???? Чудеса в один клик: Ответить всем с входящими вложениями  /   Антифишинговые письма  /  🕘Показать часовой пояс отправителя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем  /  Разделить группу контактов на отдельные группы  /  Удалить напоминания о днях рождения ...

Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations