Управление дублирующими контактами в Outlook: удаление, слияние, перемещение, категоризация
Kutools для Outlook
При импорте контактов в Outlook из электронной таблицы Excel или другого программного обеспечения существует вероятность создания повторяющихся записей в папке контактов. Такие дубликаты могут загромождать папки Контактов, занимая ненужное пространство в Outlook. Для упрощенного решения мы рекомендуем утилиту Duplicate Contacts из Kutools для Outlook. Эта функция позволяет легко удалять, объединять, перемещать и даже категоризировать дублирующие контакты в различных учетных записях электронной почты в выбранных папках Контактов.
Преимущества Duplicate Contacts из Kutools для Outlook
- 🔄 Гибкие варианты обработки дубликатов: Kutools для Outlook повышает уровень управления дублирующими контактами, предлагая универсальный набор опций, которые соответствуют различным потребностям и предпочтениям пользователей:
- 🗑️ Временное или постоянное удаление дубликатов: Пользователи могут выбрать временное перемещение дубликатов в папку «Удаленные элементы», что позволяет восстановить их при необходимости, или удалить их навсегда для упрощения списка контактов, балансируя между защитой контактов и поддержанием чистоты базы данных.
- 🔗 Объединение информации из дубликатов в один контакт: При объединении дубликатов Kutools объединяет информацию со всех выбранных дублирующих контактов, гарантируя, что данные не будут потеряны.
- 📂 Перемещение дубликатов с гибкостью: Пользователи могут выборочно перемещать все дубликаты, включая первый экземпляр, или только дополнительные дубликаты в указанную папку. Эта функция особенно полезна для пользователей, которые хотят просмотреть дубликаты позже или поддерживать отдельные списки для разных целей.
- 🏷️ Категоризация дубликатов для удобной идентификации в будущем: Позволяя пользователям категоризировать дубликаты, Kutools способствует лучшему управлению и организации контактов. Эта функция особенно полезна для управления большими базами данных контактов, где эффективная категоризация может сэкономить время и улучшить рабочий процесс.
- 🌐 Управление дубликатами между учетными записями и папками: Kutools выделяется своей способностью управлять дубликатами в нескольких учетных записях электронной почты и папках контактов одновременно. Эта возможность упрощает то, что в противном случае было бы громоздким и трудоемким процессом с помощью стандартных инструментов Outlook, предлагая пользователям единый подход к решению проблемы дублирующих контактов независимо от их расположения в Outlook.
- 🔍 Настройка обнаружения дубликатов: В отличие от базового обнаружения дубликатов в Outlook, Kutools позволяет детально настраивать идентификацию дубликатов, позволяя пользователям выбирать конкретные поля контактов для сравнения. Это обеспечивает более точное обнаружение дубликатов на основе критериев, наиболее важных для пользователя.
- 🧭 Экономия времени при повторной фильтрации: Kutools запоминает предыдущие настройки для выбранных папок и полей контактов, позволяя пользователям быстро повторно фильтровать дубликаты без повторной настройки параметров. Эта функция значительно сокращает время, затрачиваемое на управление дубликатами, особенно для пользователей, которые выполняют эту задачу регулярно.
- 👥 Управление группами дублирующих контактов: Утилита расширяет управление дубликатами до групп контактов, предлагая варианты управления дублирующими группами контактов на основе имени группы, имени участника или адреса электронной почты участника.
Быстро удаляйте, объединяйте, перемещайте или категоризируйте дублирующие контакты в Outlook
Вот как применить функцию Duplicate Contacts для удаления, слияния, перемещения или категоризации дублирующих контактов в Outlook.
Kutools для Outlook: Получите доступ к 100 полезным инструментам для Outlook. Среди них более 70 функций доступны для постоянного бесплатного использования, включая мощную функцию ИИ.
Узнать больше... Попробовать сейчас!
- На вкладке Kutools Plus нажмите Удалить > Дублирующие контакты.
- В Дублирующие контакты - Шаг 1 (из 5): Укажите файл(ы) данных мастере выберите файлы данных, где вы хотите удалить, объединить, переместить или категоризировать дублирующие контакты. После выбора нажмите кнопку Следующий шаг: Укажите папку контактов кнопку.
Примечание: Если у вас несколько учетных записей электронной почты в вашем Outlook с объемными папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на скриншоте ниже. Вы можете выбрать пропустить текущую загружаемую почтовую папку, нажав кнопку Пропустить текущую загружаемую почтовую папку, или просто дождаться завершения загрузки всех папок контактов.
- После завершения загрузки папок контактов все папки Контактов будут отображены в левом окне мастера Дублирующие контакты – Шаг 2 (из 5) Выберите папки Контактов, содержащие дублирующие контакты, которые вы хотите обработать, и затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля контактов для сравнения дубликатов кнопку.
Советы:- Для более быстрых опций, таких как Выбрать все для выбора папок, щелкните правой кнопкой мыши по списку папок.
- Все выбранные папки будут отображаться в правом окне. Вы можете удалить или отсортировать их по мере необходимости. Контакты из папок, перечисленных вверху, будут иметь приоритет при сохранении при работе с дубликатами.
- Если вы ранее использовали этот инструмент и установили критерии фильтрации, вы можете просто нажать кнопку Начать фильтрацию, чтобы применить эти существующие критерии для фильтрации дублирующих контактов.
- В Дублирующие контакты – Шаг 3 (из 5) мастере выберите поля контактов для идентификации дубликатов (контакты считаются дубликатами, если их информация в этих полях точно совпадает) в Пожалуйста, выберите поля контактов для сравнения дубликатов окне, и затем нажмите кнопку Далее: Выберите поля для отображения в результатах кнопку.
Советы:- Выбранные поля, показанные на изображении выше, представляют собой настройки по умолчанию, предоставленные Kutools. Вы можете легко выбрать эти настройки по умолчанию, нажав кнопку По умолчанию.
- Если вы отметите опцию Искать все дубликаты в выбранных папках Контактов, утилита будет искать дублирующие контакты во всех выбранных вами папках. Если вы не выберете эту опцию, дубликаты будут искаться отдельно в каждой папке контактов.
- В Дублирующие контакты – Шаг 4 (из 5) мастере выберите опцию для указания полей, которые будут отображаться в окне результатов, и затем нажмите кнопку Начать фильтрацию кнопку.
Советы:- По умолчанию: Эта опция выбирает предустановленные поля, которые являются Имя группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Группа контактов), Адрес электронной почты участника (Группа контактов) и Полное имя.
- Пользовательский: Эта опция активирует кнопку Пользовательский результат, позволяя вам выбрать поля, которые вы хотите отобразить в результатах.
- Выбранные поля: Эта опция выбирает поля, которые вы выбрали на предыдущем шаге.
- Все дублирующие контакты появятся в Список контактов/Список дублирующих контактов (левое окно) мастера Дублирующие контакты – Шаг 5 (из 5) отображая поля, которые вы решили отобразить. В этом мастере вы можете:
- Развернуть дубликаты и выбрать или отменить выбор контакта, чтобы решить, включать его в процесс обработки дубликатов или нет. Совет: Вы можете развернуть группу, щелкнув по ней. Затем выберите дублирующий контакт, чтобы просмотреть его детали в окне Предварительный просмотр информации о контакте.
- Из Как обрабатывать дублирующие контакты? выпадающего списка выберите действие, которое нужно применить к выбранным дубликатам.
- Удалить (Переместить в папку «Удаленные элементы»): Это переместит дубликаты в папку Удаленные элементы без их постоянного удаления.
- Постоянное удаление: Это навсегда удалит все выбранные дубликаты.
- Объединить: Это объединит все выбранные дублирующие контакты, объединяя их информацию.
- Переместить все дублирующие контакты (кроме первого): Это переместит дубликаты, исключая их первые экземпляры, в указанную папку.
- Переместить все дублирующие контакты (включая первый): Это переместит все экземпляры дубликатов в указанную папку.
- Добавить категорию: Это помечает все выбранные дублирующие контакты назначенной категорией для удобной идентификации в будущем.
- Нажмите Выполнить немедленно, чтобы обработать дубликаты согласно выбранному действию.
После завершения процесса все обработанные дублирующие контакты будут отображаться с зачеркиванием в Списке контактов/Списке дублирующих контактов. Пожалуйста, закройте мастер Дублирующие контакты, чтобы завершить процесс.
Дополнительные советы по использованию функции Duplicate Contacts из Kutools для Outlook
- Обработка конкретного дублирующего контакта Вы можете категоризировать, перемещать, удалять или постоянно удалять один дублирующий контакт, щелкнув правой кнопкой мыши по контакту и выбрав нужную опцию из контекстного меню.
- Обработка всех отмеченных дубликатов в группе Вы можете категоризировать, перемещать, объединять, удалять или постоянно удалять все отмеченные дублирующие элементы в группе, щелкнув правой кнопкой мыши по группе и выбрав нужную опцию из контекстного меню.
- Беспроблемная повторная фильтрация дублирующих контактов Утилита Duplicate Contacts сохраняет ваши предыдущие настройки, включая выбранные папки и поля контактов. В следующий раз, когда вы используете эту функцию, просто нажмите кнопку Начать фильтрацию в мастере Дублирующие контакты – Шаг 2 (из 5). Это напрямую отфильтрует дубликаты без необходимости повторной настройки полей контактов.
- Что делать, если дублирующие контакты не найдены Если дублирующие контакты не найдены, вы можете выбрать повторный выбор полей для идентификации дубликатов или завершить процесс по мере необходимости.
- Управление дублирующими группами контактовЕсли в выбранных вами папках есть дублирующие группы контактов, вы можете эффективно решить эту проблему. В мастере Дублирующие контакты - Шаг 3 (из 5) просто выберите желаемые критерии - будь то Имя группы контактов (Группа контактов), Имя участника (Группа контактов) или Адрес электронной почты участника (Группа контактов). Выбирайте в соответствии с вашими потребностями для управления этими дублирующими группами.
Демонстрация: Удаление или перемещение дублирующих контактов в Outlook
Узнайте о вкладке Kutools / Kutools Plus в этом видео, добавленной Kutools for Outlook. Теперь большинство функций, включая возможности ИИ, доступны бесплатно! Профессиональные функции включают 30-дневный пробный период без ограничений!
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Оцените совершенно новую бесплатную версию Kutools для Outlook с более чем70 потрясающими функциями — пользуйтесь ими НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические письма по теме и другим параметрам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых Эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивайте Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
