Проверка грамматики в Outlook: создавайте безошибочные письма

Написание профессиональных и безошибочных писем крайне важно для эффективной коммуникации. Outlook оснащён встроенными инструментами проверки орфографии и грамматики, однако их функциональность и точность имеют определённые ограничения. В качестве альтернативы Kutools для Outlook предлагает расширенную проверку грамматики на основе ИИ — с повышенной точностью и эффективностью. Ниже вы найдёте подробное руководство по использованию этих инструментов, пошаговые инструкции и сравнение их возможностей.

Использование встроенного средства проверки грамматики Outlook (ограниченная точность)

• В Классическом Outlook
• В Outlook 365
• В Новом Outlook

Использование средства проверки грамматики на основе ИИ от Kutools для Outlook (повышенная точность и эффективность)

Таблица сравнения

Видео: Проверка грамматики в Outlook

Использование встроенного средства проверки грамматики Outlook (ограниченная точность)

Outlook оснащён встроенной функцией проверки орфографии и грамматики. Вот как ею пользоваться в разных версиях Outlook:

В Классическом Outlook

Шаг 1. Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Орфография и автозамена».

Шаг 2. В разделе «При проверке орфографии в Outlook» установите флажок «Отмечать ошибки грамматики во время ввода», затем нажмите «ОК» > «ОК», чтобы сохранить изменения.

Теперь при написании письма грамматические ошибки будут подчёркиваться синей линией.

Шаг 3. Перейдите на вкладку «Рецензирование» и выберите «Орфография и грамматика». Откроется диалоговое окно с предложениями по исправлению ошибок — по одной за раз.

Шаг 4. Перед переходом к следующей ошибке выберите «Пропустить» или «Исправить».

Ограничения

• Встроенный модуль проверки не позволяет кликать прямо по подчёркнутому тексту, чтобы получить рекомендации.
• Вам придётся обрабатывать ошибки по одной через всплывающее окно — это может занять немало времени.
• Проверка грамматики зачастую пропускает множество ошибок, что делает её ненадёжной для полной корректуры. Например, слова «offer» и «this» явно содержат грамматические ошибки, но встроенный проверяющий модуль их не находит.

ИИ-помощник по работе с почтой в Outlook: умные ответы, чёткая коммуникация (магия одним щелчком!)

Оптимизируйте повседневные задачи в Outlook с ИИ-помощником по работе с почтой от Kutools для Outlook — мощным инструментом, который обучается на ваших прошлых письмах, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание сообщений и помогать легко создавать и дорабатывать письма.

Эта функция поддерживает:

• Умные ответы: получайте персонализированные, точные и готовые к отправке ответы, созданные на основе ваших прошлых переписок.
• Улучшенный контент: автоматически улучшайте текст письма для большей ясности и выразительности.
• Легкое составление: просто укажите ключевые слова, и ИИ сделает всё остальное в выбранном вами стиле письма.
• Интеллектуальные дополнения: расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
• Резюмирование: мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
• Глобальный охват: легко переводите свои письма на любой язык.

Эта функция поддерживает:

• Умные ответы на письма
• Оптимизированный контент
• Черновики по ключевым словам
• Интеллектуальное расширение контента
• Резюмирование писем
• Многоязыковой перевод

Не ждите —скачайте ИИ-помощник по работе с почтой прямо сейчас и наслаждайтесь!

В Outlook 365

Шаг 1. Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Орфография и автозамена».

Шаг 2. В разделе «При проверке орфографии в Outlook» установите флажок «Отмечать ошибки грамматики во время ввода», затем нажмите «ОК» > «ОК», чтобы сохранить изменения.

Теперь при написании письма грамматические ошибки будут подчёркиваться синей линией.

Шаг 3. Щёлкните подчёркнутый текст, чтобы открыть выпадающее меню с предложенными исправлениями.

Нажмите или выберите вариант, чтобы игнорировать исправление или применить его.

В качестве альтернативы нажмите «Редактор» на панели инструментов вкладки «Рецензирование», чтобы открыть область, где ошибки разделены по категориям: «Орфография» и «Грамматика».

Перейдите в раздел «Грамматика» и последовательно просматривайте ошибки в области «Редактор», применяя предложенные исправления.

Ограничения

• Хотя в этой версии можно кликнуть прямо по ошибкам, чтобы получить рекомендации, обрабатывать их всё равно придётся вручную.
• Просмотр множества ошибок в панели редактора может утомлять при работе с длинными письмами.
• Вам придётся обрабатывать ошибки по одной через всплывающее окно — это может занять немало времени.
• Проверка грамматики зачастую пропускает множество ошибок, что делает её ненадёжной для полной корректуры. Например, слова «offer» и «this» явно содержат грамматические ошибки, но встроенный проверяющий модуль их не находит.

В Новом Outlook

Шаг 1. После ввода текста сообщения встроенная проверка автоматически выделит грамматические ошибки синим подчёркиванием. Щёлкните подчёркнутое слово, чтобы увидеть варианты исправления и выбрать подходящий.

Нажмите или выберите вариант для игнорирования или применения исправления.

В качестве альтернативы выберите «Редактор» > «Открыть редактор» на панели инструментов вкладки «Параметры», чтобы открыть область, где ошибки разделены по категориям: «Орфография» и «Грамматика».

Ограничения

• Проверка грамматики в Новом Outlook стала более оптимизированной по сравнению с Классическим Outlook, но по-прежнему имеет те же ограничения в точности и полноте. Например, слово «Let» явно содержит грамматическую ошибку, однако встроенный проверяющий модуль её не находит.

Использование встроенного средства проверки грамматики Outlook (ограниченная точность)

В отличие от встроенного средства проверки грамматики Outlook, которое зачастую пропускает ошибки и работает неэффективно, «Kutools для Outlook» с функцией «Проверка грамматики на основе ИИ» обеспечивает высокую точность и упрощённые исправления, гарантируя безупречные и грамотные письма с минимальными усилиями.

Шаг 1. Скачайте и установите «Kutools для Outlook», затем в окне создания письма перейдите на вкладку «Kutools» и выберите «ИИ».

Шаг 2. В разделе «KUTOOLS AI» перейдите на вкладку «Проверка» и нажмите кнопку «Создать». Инструмент проанализирует письмо и отобразит все грамматические и орфографические ошибки в области.

Шаг 3. Щёлкните отдельные элементы в списке, чтобы просмотреть и исправить ошибки, или нажмите «Применить всё», чтобы автоматически устранить все ошибки сразу.

Таблица сравнения

Хотя встроенные средства проверки грамматики Outlook обеспечивают базовую функциональность, они зачастую не справляются с эффективным обнаружением и исправлением ошибок. Проверка грамматики на основе ИИ от Kutools для Outlook предлагает более умное, быстрое и тщательное решение, делая её идеальным выбором для создания безупречных писем.