Проверка грамматики в Outlook: Гарантия безошибочных писем

Написание профессиональных, безошибочных писем имеет решающее значение для эффективного общения. Outlook предоставляет встроенные инструменты для проверки грамматики и орфографии, но они имеют определенные ограничения в функциональности и точности. В качестве альтернативы Kutools для Outlook предлагает продвинутый AI Grammar Checker с большей точностью и эффективностью. Вот подробное руководство по использованию этих инструментов, их шаги и сравнение их функций.

Использование встроенного проверщика грамматики Outlook (ограниченная точность)

• В классическом Outlook
• В Outlook 365
• В New Outlook

Использование AI Grammar Checker из Kutools для Outlook (высокая точность и эффективность)

Таблица сравнений

Видео: Проверка грамматики в Outlook

Использование встроенного проверщика грамматики Outlook (ограниченная точность)

Outlook оснащен базовой функциональностью проверки орфографии и грамматики. Вот как это использовать в разных версиях Outlook:

В классическом Outlook

Шаг 1. Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Правописание и автозамена».

Шаг 2. В разделе «При исправлении правописания в Outlook» установите флажок «Отмечать грамматические ошибки при вводе». Затем нажмите «ОК» > «ОК», чтобы сохранить изменения.

Теперь при написании электронной почты грамматические ошибки будут подчеркнуты синим цветом.

Шаг 3. Нажмите на вкладку «Пожалуйста, просмотрите» > «Правописание и грамматика». Появится всплывающее диалоговое окно, показывая одну ошибку за раз с предложениями.

Шаг 4. Выберите «Игнорировать» или «Исправить» ошибку перед переходом к следующей.

Ограничения

• Встроенный проверщик не позволяет вам кликнуть прямо на подчеркнутый текст для получения предложений.
• Вы должны обрабатывать одну ошибку за раз через всплывающее окно, что может быть очень затратным по времени.
• Грамматический проверщик часто пропускает много ошибок, что делает его ненадежным для полной корректуры. Например, слова «предложение» и «это» являются явными грамматическими ошибками, однако встроенный проверщик не может их выявить.

AI Mail Assistant в Outlook: Умные ответы, четкое общение (волшебство в один клик!) БЕСПЛАТНО

Оптимизируйте свои ежедневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook. Этот мощный инструмент изучает ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание ваших писем и помогать легко создавать и редактировать сообщения.

Эта функция поддерживает:

• Умные ответы: Получайте ответы, созданные на основе ваших предыдущих разговоров — персонализированные, точные и готовые к отправке.
• Улучшенное содержание: Автоматически улучшайте текст ваших писем для большей ясности и воздействия.
• Простое составление: Просто укажите ключевые слова, и пусть ИИ сделает остальную работу, предлагая несколько стилей написания.
• Интеллектуальные расширения: Расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
• Суммаризация: Мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
• Глобальный охват: Легко переводите ваши письма на любой язык.

Эта функция поддерживает:

• Умные ответы на письма
• Оптимизированное содержание
• Черновики на основе ключевых слов
• Интеллектуальное расширение содержания
• Краткое изложение писем
• Перевод на несколько языков

Лучше всего то, что эта функция будет полностью бесплатной навсегда! Не ждите — скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь

В Outlook 365

Шаг 1. Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Правописание и автозамена».

Шаг 2. В разделе «При исправлении правописания в Outlook» установите флажок «Отмечать грамматические ошибки при вводе». Затем нажмите «ОК» > «ОК», чтобы сохранить изменения.

Теперь при написании электронной почты грамматические ошибки будут подчеркнуты синим цветом.

Шаг 3. Нажмите на подчеркнутый текст, чтобы увидеть выпадающее меню с предлагаемыми исправлениями.

Нажмите или выберите предложение для игнорирования или применения исправления.

Альтернативно, нажмите «Редактор» на панели инструментов вкладки «Просмотр», чтобы открыть панель, которая категоризирует ошибки на «Орфография» и «Грамматика».

Нажмите на «Грамматика» и просматривайте ошибки по одной в панели «Редактор» и применяйте предлагаемые исправления.

Ограничения

• Хотя эта версия позволяет вам кликнуть прямо на ошибки для предложений, вам все равно нужно обрабатывать их вручную.
• Просмотр множества ошибок в панели Редактора может быть утомительным для длинных писем.
• Вы должны обрабатывать одну ошибку за раз через всплывающее окно, что может быть очень затратным по времени.
• Грамматический проверщик часто пропускает много ошибок, что делает его ненадежным для полной корректуры. Например, слова «предложение» и «это» являются явными грамматическими ошибками, однако встроенный проверщик не может их выявить.

В New Outlook

Шаг 1. После составления тела сообщения встроенная проверка автоматически отметит грамматические проблемы синими подчеркиваниями. Нажмите на подчеркнутый текст, чтобы увидеть предложения и выбрать исправления.

Нажмите или выберите предложение для игнорирования или применения исправления.

Альтернативно, нажмите «Редактор» > «Открыть редактор» на панели инструментов вкладки «Параметры», чтобы открыть панель, которая категоризирует ошибки на «Орфография» и «Грамматика».

Ограничения

• Грамматический проверщик в New Outlook более упрощен, чем в классическом Outlook, но все же имеет те же ограничения в точности и полноте. Например, слово «Let» является явной грамматической ошибкой, однако встроенный проверщик не может ее выявить.

Использование встроенного проверщика грамматики Outlook (ограниченная точность)

В отличие от встроенного проверщика грамматики Outlook, который часто пропускает ошибки и неэффективен, «AI Grammar Checker» из Kutools для Outlook предлагает повышенную точность и упрощенные исправления, гарантируя, что ваши письма будут безупречны и свободны от ошибок с минимальными усилиями.

Шаг 1. Скачайте и установите «Kutools для Outlook», затем в окне создания письма нажмите вкладку «Kutools» > «AI».

Шаг 2. В панели «Kutools AI» нажмите на вкладку «Проверить», затем нажмите кнопку «Создать». Инструмент проанализирует электронное письмо и перечислит все грамматические и орфографические проблемы в панели.

Шаг 3. Нажмите на отдельные элементы в списке, чтобы просмотреть и исправить ошибки. Альтернативно, нажмите «Применить все», чтобы автоматически исправить все ошибки сразу.

Таблица сравнений

Хотя встроенные проверщики грамматики Outlook предоставляют базовую функциональность, они часто недостаточно эффективны в выявлении и исправлении ошибок. AI Grammar Checker из Kutools для Outlook предлагает более умное, быстрое и тщательное решение, что делает его лучшим выбором для обеспечения безошибочных писем.