AI-суммирование для писем Outlook

Author: Sun Last Modified: 2025-08-07

В сегодняшней динамичной рабочей среде электронная почта является важным средством коммуникации. Быстрое извлечение ключевой информации из писем может повысить эффективность и предотвратить пропуск важных деталей.

Например:

При получении длинных писем чтение всего содержимого может занять слишком много времени. Быстрое резюме поможет вам быстрее понять основные моменты.
При управлении несколькими письмами, связанными с проектом, чтение каждого по отдельности может быть трудоемким и привести к упущению ключевых обновлений. Суммирование всех связанных писем вместе предоставляет четкий обзор и повышает эффективность.

Это руководство проведет вас через использование ИИ для суммирования как одного, так и нескольких писем эффективно.

Суммирование одного письма

Метод 1: Онлайн-решения ИИ
Метод 2: Встроенная панель ИИ Kutools для Outlook

Массовое суммирование писем

Продвинутый инструмент AI Summary в Kutools для Outlook

Суммирование одного письма

Суммирование одного письма — это обычная задача, и большинство инструментов ИИ могут справиться с ней легко. Ниже представлены два рекомендуемых метода:

Метод 1: Онлайн-решения ИИ

Доступно множество онлайн-инструментов ИИ, которые могут быстро суммировать контент. Вот как использовать один из самых популярных инструментов, ChatGPT, в качестве примера:

Шаг 1. Откройте письмо в Outlook, выделите текст и скопируйте его (горячие клавиши: "Ctrl" + "C").

Шаг 2. Перейдите в ChatGPT или подобный инструмент ИИ, вставьте содержимое письма и введите запрос, например, "Суммируйте следующий контент:". Затем нажмите кнопку "Отправить". .

ИИ создаст краткое резюме. Скопируйте и используйте его по мере необходимости.

Если вас не устраивает предоставленное резюме, вы можете добавить свои требования и запросить новое резюме.

Плюсы и минусы

✔️Плюсы

Большинство онлайн-инструментов ИИ бесплатны.
Не нужно устанавливать никакое программное обеспечение, можно использовать мгновенно.

❌Минусы

Ручное копирование и вставка каждого письма может быть утомительным, особенно при работе с несколькими письмами.
Потенциальные риски для конфиденциальности, поскольку вставка содержимого письма в сторонние инструменты ИИ может привести к раскрытию данных.

Метод 2: Встроенная панель ИИ Kutools для Outlook

Kutools для Outlook предлагает "панель ИИ", которая автоматически суммирует содержимое письма без необходимости копирования и вставки.

Раскройте максимальную эффективность электронной почты с Kutools для Outlook! Получите доступ к 70 мощным функциям абсолютно бесплатно навсегда. Скачайте бесплатную версию прямо сейчас!

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, откройте Outlook и нажмите "Kutools" > "ИИ", чтобы активировать "панель ИИ Kutools".

Примечания:

Если вы впервые используете функцию ИИ Kutools в Outlook, появится диалоговое окно "Настройки ИИ", предлагающее выбрать "поставщика ИИ" (например, OpenAI, Google Gemini, Baidu) и ввести ваш "ключ ИИ".
Если у вас еще нет ключа ИИ, я рекомендую вам запросить ключ ИИ Kutools, который позволяет вам бесплатно использовать функции ИИ Kutools до 100 раз. Как получить ключ ИИ Kutools?

Теперь панель ИИ Kutools активирована. Нажмите на вкладку "Сводка", и она автоматически создаст сводку для текущего письма. При переходе к следующему письму будет создана новая сводка автоматически.

Если вы предпочитаете создавать сводки вручную, просто отключите "Автоматический режим" и переключитесь на "Ручной режим", где сводки будут генерироваться только после нажатия кнопки "Генерировать".

Шаг 3. Если содержимое вас не удовлетворяет, нажмите кнопку "Перегенерировать". чтобы позволить ИИ извлечь новую ключевую информацию для вас. Если содержимое вас удовлетворяет, нажмите кнопку "Копировать". чтобы скопировать извлеченное содержимое и вставить его куда угодно.

Настройка

Выбор языка сводки: Выберите желаемый язык для вашей сводки. Более 40 языков доступны, что позволяет генерировать сводки на том языке, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
Выбор стиля сводки: По умолчанию предоставляются четыре предопределенных стиля сводки на выбор.
Настройка или добавление дополнительных стилей сводки: Пользователи могут персонализировать свои предпочтения сводки.
Нажмите кнопку "Управление библиотекой навыков". найдите навык сводки и нажмите кнопку "Добавить параметры", чтобы ввести ваши пользовательские запросы. Сохраните свои предпочтения, чтобы адаптировать вывод сводки под ваши нужды.

Плюсы и минусы

✔️Плюсы

Автоматическое суммирование без ручного копирования и вставки.
Встроено непосредственно в Outlook, исключая необходимость переключения между платформами.
Поддерживает несколько языков, что облегчает понимание писем на иностранных языках.
Позволяет настраивать стиль сводки и включаемую ключевую информацию.

❌Минусы

Требуется установка Kutools для Outlook.

Массовое суммирование писем

Хотя вы могли бы суммировать несколько писем по одному с помощью онлайн-инструментов ИИ, этот процесс неэффективен. Инструмент "AI Summary" в Kutools для Outlook создан специально для этой цели.

Продвинутый инструмент AI Summary в Kutools для Outlook

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, откройте Outlook и нажмите "Kutools" > "AI Summary", чтобы активировать функцию AI Summary Kutools.

Примечания:

Если вы впервые используете функцию ИИ Kutools в Outlook, появится диалоговое окно "Настройки ИИ", предлагающее выбрать "поставщика ИИ" (например, OpenAI, Google Gemini, Baidu) и ввести ваш "ключ ИИ".
Если у вас еще нет ключа ИИ, я рекомендую вам запросить ключ ИИ Kutools, который позволяет вам бесплатно использовать функции ИИ Kutools до 100 раз. Как получить ключ ИИ Kutools?

Шаг 2. В диалоговом окне "Шаг 1 сводки работы ИИ" выберите "желаемый диапазон дат" для суммирования писем и выберите "папки", содержащие письма, которые вы хотите включить в сводку. Затем нажмите кнопку "Далее".

doc-ai-summary-select-date-rarnge-and-folder

Шаг 3. Все письма из выбранных папок в указанном диапазоне дат будут показаны в списке. Вы можете вручную уточнить выбор, отметив конкретные письма для более точной сводки. Затем выберите "язык" и "стиль сводки". Нажмите "Начать сводку".

Теперь сводка создана.

Если сводка вас не удовлетворяет, нажмите "Сводка снова", чтобы получить новую сводку.

Если вы довольны сводкой, нажмите "Копировать", чтобы вставить ее куда необходимо. Также вы можете нажать "Экспорт", чтобы сохранить сводку в виде TXT или PDF файла. Вы также можете нажать "Новое письмо", чтобы открыть новое окно сообщения с автоматически вставленной сводкой в теле письма.

Плюсы и минусы

✔️Плюсы

Пакетное суммирование нескольких писем, экономящее значительное время.
Настройка стиля и языка сводки.
Генерация нескольких версий сводки для удобства сравнения.
Редактируемые сводки с возможностью экспорта в PDF и текстовые файлы.

❌Минусы

Требуется установка Kutools для Outlook.

Таблица сравнения: какой метод выбрать?

Функция	Онлайн-инструменты ИИ	Панель ИИ Kutools	Сводка ИИ Kutools
Случай использования	Одно письмо	Одно письмо	Несколько писем
Автоматически	❌Нет, требуется ручное копирование	✅Да	✅Да
Поддержка нескольких языков	Зависит от инструмента ИИ	✅Да	✅Да
Настройка стиля сводки	❌Только базовая	✅Да	✅Да
Пакетное суммирование	❌Нет	❌Нет	✅Да
Интеграция в Outlook	❌Нет	✅Да	✅Да
Конфиденциальность и безопасность	❌Риск раскрытия данных	✅Безопасно	✅Безопасно

Заключение

Если вам нужно суммировать одно письмо, панель ИИ Kutools является наиболее эффективным выбором — она автоматически суммирует письма без необходимости копирования и вставки.
Если вам нужно суммировать несколько писем, AI Summary Kutools — лучший вариант — он обрабатывает несколько писем одновременно, экономя ваше время.
Если вы не хотите устанавливать плагины, онлайн-инструменты ИИ могут работать, но для этого потребуются ручные усилия.

Kutools для Outlook теперь предлагает более 100 бесплатных инструментов, включая AI-суммирование! Скачайте прямо сейчас и повысьте эффективность управления электронной почтой!