Создание сводок писем Outlook с помощью ИИ

В современной динамичной рабочей среде электронная почта играет ключевую роль: быстрое извлечение ключевой информации из писем повышает эффективность и помогает не упустить важные детали.

Например:

• Длинные письма отнимают слишком много времени на чтение целиком — краткая сводка позволяет мгновенно уловить ключевые моменты.
• При работе с несколькими письмами по одному проекту чтение каждого из них по отдельности занимает много времени и чревато упущением важных обновлений. Совместная сводка всех связанных писем даёт чёткий обзор и повышает эффективность.

Это руководство поможет вам эффективно использовать ИИ для создания сводок как отдельных писем, так и нескольких сообщений сразу.

Создание сводки одного письма

• Метод 1: Онлайн-решения ИИ
• Метод 2: Встроенная панель ИИ от Kutools для Outlook

Пакетное создание сводок писем

• Расширенный инструмент AI Сводка от Kutools для Outlook

---

Создание сводки одного письма

---

Создание краткой сводки одного письма — распространённая задача, с которой большинство ИИ-инструментов справляются без труда. Ниже представлены два рекомендуемых подхода:

Метод 1: Онлайн-решения ИИ

Существует множество онлайн-инструментов на основе ИИ, которые позволяют быстро создавать сводки. Ниже — пример использования одного из самых популярных среди них: ChatGPT.

Шаг 1. Откройте письмо в Outlook, выделите нужный текст и скопируйте его с помощью сочетания клавиш «Ctrl + C».

Шаг 2. Перейдите в ChatGPT или аналогичный инструмент ИИ, вставьте содержимое письма и введите запрос, например: «Сделай краткую сводку следующего текста». Затем нажмите кнопку «Отправить».

ИИ создаст краткую сводку. Скопируйте её и используйте по мере необходимости.

Если вас не устраивает полученная сводка, вы можете уточнить требования и попросить ИИ создать новую сводку.

---

Метод 2: Встроенная панель ИИ от Kutools для Outlook

«Kutools для Outlook» предлагает «панель ИИ», которая автоматически создаёт сводку содержимого письма без необходимости копирования и вставки.

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, откройте Outlook и нажмите «Kutools» > «ИИ», чтобы активировать «панель KUTOOLS AI».

Панель KUTOOLS AI теперь активирована. Перейдите на вкладку «Сводка» — она автоматически создаст сводку текущего письма. При переходе к следующему письму будет сгенерирована новая сводка.

Если вы предпочитаете создавать сводки вручную, просто отключите «Автоматический режим» и переключитесь в «Ручной режим»: сводки будут генерироваться только после нажатия кнопки «Создать».

Шаг 3. Если вас не устраивает содержимое, нажмите кнопку «Пересоздать», чтобы ИИ извлёк новую ключевую информацию. Если содержимое вас устраивает, нажмите кнопку «Копировать», чтобы скопировать извлечённый текст и вставить его куда угодно.

Настройка

• Выберите язык сводки: Укажите желаемый язык для вашей сводки. Более чем 40 доступных языков позволяют создавать сводки на том языке, который идеально соответствует вашим потребностям.

  

• Выберите стиль сводки: по умолчанию доступно четыре готовых стиля — выбирайте любой!

  

• Настройка или добавление дополнительных стилей сводки: вы можете персонализировать параметры своих сводок.

  Нажмите кнопку «Управление библиотекой навыков», найдите навык «Сводка» и добавьте его с помощью кнопки «Добавление», чтобы задать собственные запросы. Сохраните настройки — и сводка будет идеально соответствовать вашим задачам!

  

---

Пакетное создание сводок писем

---

Хотя с помощью онлайн-инструментов ИИ можно создавать сводки нескольких писем по одному, этот процесс остаётся неэффективным. Именно для этой задачи и был специально разработан инструмент «AI Сводка» от Kutools для Outlook.

Расширенный инструмент AI Сводка от Kutools для Outlook

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, запустите Outlook и выберите «Kutools» > «AI Сводка», чтобы активировать функцию AI-сводки от Kutools.

Шаг 2. На «Шаге 1 диалогового окна ИИ Резюме работы» выберите желаемый диапазон дат для формирования сводки писем и укажите папки, содержащие письма, которые нужно включить в сводку. Затем нажмите кнопку «Далее».

Шаг 3. Все письма из выбранных папок за указанный период (Определённая дата) отобразятся в списке. Вы можете уточнить выбор вручную, отметив конкретные письма для более точной сводки. Затем выберите «язык» и «стиль сводки» и нажмите «Создать сводку».

Теперь сводка готова.

Если вас не устраивает текущая сводка, нажмите «Создать сводку снова», чтобы получить новую.

Если вас устраивает сводка, нажмите «Копировать», чтобы вставить её куда угодно. Также можно нажать «Экспорт», чтобы сохранить сводку в формате TXT или Файлы PDF. Кроме того, нажмите «Новое письмо», чтобы открыть новое окно сообщения с автоматически вставленной сводкой в теле письма.

---

Сравнительная таблица: какой метод выбрать?

---

Функция	Онлайн-инструменты ИИ	Панель KUTOOLS AI	Сводка KUTOOLS AI
Пример использования	Одно письмо	Одно письмо	Несколько писем
Автоматически	❌Нет, требуется ручное копирование	✅Да	✅Да
Поддержка нескольких языков	Зависит от инструмента ИИ	✅Да	✅Да
Настройка стиля сводки	❌Только базовый стиль	✅Да	✅Да
Пакетная сводка	❌Нет	❌Нет	✅Да
Интеграция в Outlook	❌Нет	✅Да	✅Да
Конфиденциальность и безопасность	❌Риск утечки данных	✅Безопасно	✅Безопасно

Заключение

• Если вам нужно создать сводку всего одного письма, панель KUTOOLS AI — самый эффективный выбор: она автоматически генерирует сводку без необходимости копировать и вставлять текст.
• Если требуется сводка нескольких писем, лучший вариант — Сводка KUTOOLS AI: она обрабатывает сразу несколько писем, экономя ваше время.
• Если вы не хотите устанавливать плагины, можно воспользоваться онлайн-инструментами ИИ, но для этого потребуется ручной труд при

Kutools для Outlook теперь предлагает более 100 бесплатных инструментов, включая ИИ-суммаризацию!Скачайте прямо сейчас и повысьте эффективность работы с электронной почтой!

---

Связанные статьи

• Проверка грамматики в Outlook: гарантируйте безошибочные письма
• Легко отвечайте на письма в Outlook с помощью ИИ
• Упрощённое написание писем: использование ИИ в Outlook стало проще