Извлечение данных из писем Outlook: получайте ключевую информацию, такую как имена, компании, номера и Адрес электронной почты

В условиях стремительного современного обмена электронными письмами крайне важно уметь быстро извлекать ключевую информацию — например, имена, адреса электронной почты, числовые данные (такие как цены, номера телефонов) и названия компаний. Особенно при работе с длинными письмами это позволяет мгновенно уловить суть и значительно повышает эффективность и точность работы. В этом руководстве представлены три метода извлечения информации из писем: ручное извлечение, полуавтоматическое извлечение с помощью VBA и полностью автоматическое извлечение с помощью KUTOOLS AI, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий способ.

Традиционное извлечение — вручную

Вручную копируйте и вставляйте данные из писем — просто, но медленно и с риском ошибок.

KUTOOLS AI для извлечения — полностью автоматизированный способ

Извлекайте данные автоматически одним щелчком мыши с помощью AI-ассистента Kutools для Outlook — быстро, точно и удобно.

VBA для извлечения — полуавтоматический способ

Используйте скрипты VBA для частичной автоматизации извлечения данных. Требуются навыки программирования, а возможности настройки ограничены.

---

Традиционное извлечение — вручную

---

Ручное извлечение — самый простой способ: пользователю нужно открывать письма, вручную находить ключевую информацию (например, имя, адрес электронной почты, номер телефона) и копировать её в Excel или другие документы.

Шаг 1. Откройте целевое письмо и внимательно ознакомьтесь с его содержанием.

Шаг 2. Вручную найдите и выделите ключевую информацию (например, имена, адрес электронной почты, номер телефона), затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать её.

Шаг 3. Перейдите в Excel или другой документ и нажмите Ctrl+V, чтобы вставить.

---

KUTOOLS AI для извлечения — полностью автоматизированный способ

---

Kutools для Outlook’s AI Ассистент предлагает полностью автоматизированное решение. Благодаря передовым технологиям ИИ вы можете извлекать ключевую информацию — например, имена, названия компаний, номера телефонов и адреса электронной почты — всего одним щелчком мыши.

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, запустите Outlook и нажмите Kutools > ИИ, чтобы активировать функцию Kutools AI.

Шаг 2. Перейдите на активированную панель KUTOOLS AI, выберите вкладку Извлечь, затем нажмите кнопку Создать, чтобы ИИ извлёк информацию из текущего письма.

Вы увидите, что вся ключевая информация успешно извлечена и отображается на панели.

Шаг 3 - 1. Если содержимое не структурировано, нажмите кнопку Пересоздать, чтобы ИИ извлёк новую ключевую информацию.

Шаг 3 - 2. Если результат вас устраивает, нажмите кнопку Копировать, чтобы скопировать извлечённое содержимое и вставить его в любое нужное место.

Настраиваемость

Пользователи могут настраивать типы извлекаемой информации, такие как имена, название компании и номер телефона.

Нажмите кнопку Управление библиотекой навыков, найдите навык Извлечь и нажмите кнопку Добавление, чтобы ввести собственные запросы и сохранить их.

---

VBA для извлечения — полуавтоматический способ

---

VBA (Visual Basic for Applications) — это полуавтоматический метод, с помощью которого пользователи могут извлекать нужную информацию из писем, написав собственные скрипты.

Примечание: Представленный здесь код VBA может извлекать только адреса электронной почты и номера телефонов, отображая результаты в диалоговом окне без возможности их копирования.

Шаг 1. Откройте целевое письмо и внимательно ознакомьтесь с его содержанием.

Шаг 2. Нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications, затем выберите Вставка > Модуль, чтобы создать новый модуль.

Шаг 3. Скопируйте приведённый ниже код VBA и вставьте его в новый модуль.

VBA: извлечение Извлечь адреса электронной почты и чисел Добавить из текущего письма

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Шаг 4. Нажмите кнопку Выполнить или клавишу F5, затем нажмите кнопку «Выполнить», чтобы запустить код.

Появится диалоговое окно с извлечёнными данными.

---

Сравнение методов

---

Метод	Ручное извлечение	Kutools	VBA
Простота использования	Простой	Очень просто	Средняя
Лучше всего подходит для	Эпизодического использования	Частого или массового выполнения задач	Опытных пользователей
Настраиваемость	Отсутствует	Высокая настраиваемость	Ограниченная (требуются навыки программирования)
Скорость извлечения	Медленная	Быстрая	Средняя
Точность	Низкая	Высокая	Средняя

Независимо от того, нужно ли вам извлекать информацию эпизодически или регулярно обрабатывать большое количество писем, три метода, описанные в этом руководстве, полностью покроют ваши потребности. Если вы ищете быстрое, точное и не требующее программирования решение, лучшим выбором станет AI-ассистент Kutools для Outlook.Скачайте его прямо сейчас и воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы оценить удобство извлечения данных из писем всего одним щелчком мыши!

Связанные статьи

• Проверка грамматики в Outlook: создавайте безошибочные письма
• Легко отвечайте на письма в Outlook с помощью ИИ
• Упростите написание писем: использование ИИ в Outlook стало проще
• Суммаризация писем Outlook с помощью ИИ