Извлечение данных из писем Outlook: Извлекайте ключевую информацию, такую как имена, компании, номера и адреса электронной почты

Author: Sun Last Modified: 2025-08-07

В условиях быстрого общения по электронной почте сегодняшнего дня извлечение ключевой информации из писем — таких как имена, адреса электронной почты, номера (например, цены, телефонные номера) и названия компаний — является важным. Особенно при работе с длинными письмами, извлечение этой информации помогает пользователям быстрее понять содержание и значительно повышает эффективность работы и точность. В этом руководстве представлены три метода извлечения информации из писем: Ручное извлечение, Полуавтоматическое извлечение с помощью VBA и Полностью автоматизированное извлечение с помощью Kutools AI, чтобы помочь вам выбрать лучший подход для ваших нужд.

Традиционное извлечение – Ручное

Вручную копируйте и вставляйте данные из писем. Просто, но медленно и подвержено ошибкам.

Kutools AI для извлечения – Полностью автоматизированное

Автоматически извлекайте данные одним щелчком с помощью помощника AI в Kutools для Outlook. Быстро, точно и легко в использовании.

VBA для извлечения – Полуавтоматическое

Используйте скрипты VBA для частичной автоматизации извлечения. Требует навыков программирования и предлагает ограниченную настройку.

Традиционное извлечение – Ручное

Ручное извлечение — это самый базовый метод, требующий от пользователей открытия писем, ручного поиска ключевой информации (например, имен, адресов электронной почты, телефонных номеров) и копирования-вставки её в Excel или другие документы.

Шаг 1. Откройте целевое письмо и прочитайте его содержимое.

Шаг 2. Вручную найдите и выделите ключевую информацию (например, имена, адреса электронной почты, телефонные номера), затем нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать её.

Шаг 3. Перейдите в Excel или другой документ и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить.

Преимущества и недостатки

Преимущества

Не требуются дополнительные инструменты.
Простота и подходит для периодического использования.

Недостатки

Отнимает много времени и подвержен ошибкам, особенно при большом количестве писем.
Не подходит для частого использования или задач по извлечению больших объемов данных.

Kutools AI для извлечения – Полностью автоматизированное

Помощник AI в Kutools для Outlook предлагает полностью автоматизированное решение. Использование передовых технологий искусственного интеллекта позволяет пользователям извлекать ключевую информацию (например, имена, названия компаний, телефонные номера, адреса электронной почты) одним щелчком мыши.

👉 У Kutools for Outlook теперь есть бесплатная версия, в которой 70+ функций доступны бесплатно на всю жизнь. Скачать бесплатную версию прямо сейчас.

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, затем откройте Outlook, нажмите Kutools > AI, чтобы активировать функцию Kutools AI.

Примечание:

Если вы используете функцию AI в Kutools для Outlook впервые, появится диалоговое окно Настройки AI, предлагающее выбрать провайдера AI (например, OpenAI, Google Gemini, Baidu) и ввести ваш ключ AI.
Если у вас еще нет ключа AI, я рекомендую вам запросить ключ AI Kutools, который позволит вам использовать функции Kutools AI бесплатно до 100 раз. Как получить ключ AI Kutools?

Шаг 2. Перейдите на активированную панель Kutools AI, нажмите вкладку Извлечь, затем нажмите кнопку Генерировать, чтобы извлечь информацию из текущего письма с помощью AI.

Вы можете видеть, что вся ключевая информация извлечена и перечислена на панели.

Шаг 3 - 1. Если контент не структурирован, нажмите кнопку Повторная генерация, чтобы позволить AI извлечь новую ключевую информацию для вас.

Шаг 3 - 2. Если контент удовлетворяет, нажмите Копировать кнопку чтобы скопировать извлеченный контент и вставить его куда хотите.

Настройка

Пользователи могут настраивать типы извлекаемой информации (например, имена, названия компаний, телефонные номера).

Нажмите Управление библиотекой навыков кнопку, найдите Извлечь навык и нажмите Добавить параметры кнопку, чтобы ввести свои пользовательские запросы и сохранить их.

Преимущества и недостатки

Преимущества

Не требуется знание программирования; легко в использовании.
Быстрое извлечение с высокой точностью.
Высокая степень настройки и гибкость.

Недостатки

Необходимо установить Kutools для Outlook

VBA для извлечения – Полуавтоматическое

VBA (Visual Basic for Applications) — это полуавтоматический метод, позволяющий пользователям извлекать конкретную информацию из писем, написав скрипты.

Примечание: Представленный здесь VBA может извлекать только адреса электронной почты и номера, отображая извлечённое содержимое в диалоговом окне без возможности копирования.

Шаг 1. Откройте целевое письмо и прочитайте его содержимое.

Шаг 2. Нажмите клавиши Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications, затем нажмите Вставить > Модуль, чтобы создать новый модуль.

Шаг 3. Скопируйте приведённый ниже код VBA и вставьте его в новый модуль.

VBA: Извлечение адресов электронной почты и номеров из текущего письма

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Шаг 4. Нажмите Запустить кнопку или нажмите F5 клавишу, а затем нажмите кнопку Запустить, чтобы выполнить код.

Появится диалоговое окно, отображающее извлечённую информацию.

Преимущества и недостатки

Преимущества

Снижает ручной труд, подходит для пользователей с навыками программирования.
Снижает ручной труд, подходит для пользователей с навыками программирования.

Недостатки

Требует навыков программирования; настройка правил извлечения включает изменение скрипта.
Результаты извлечения могут быть неточными, и управление данными неудобно.
Если скрипт VBA будет потерян, его необходимо переписать или восстановить.

Сравнение методов

Метод	Ручное извлечение	Kutools	VBA
Простота использования	Простой	Очень простой	Умеренный
Лучше всего подходит для	Периодическое использование	Частое использование или задачи с большим объемом данных	Продвинутые пользователи
Настройка	Нет	Высокая степень настройки	Ограниченная (требует программирования)
Скорость извлечения	Медленная	Быстрая	Умеренная
Точность	Низкая	Высокая	Умеренная

Независимо от того, нужно ли вам извлекать информацию время от времени или обрабатывать большие объемы писем часто, три метода, представленные в этом руководстве, могут удовлетворить ваши потребности. Если вы ищете быстрое, точное и не требующее программирования решение, помощник AI в Kutools для Outlook — ваш лучший выбор. Скачайте его прямо сейчас и воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы оценить удобство однократного извлечения данных из писем!