Ответ на Email в Outlook

В Outlook вы можете легко ответить на письмо следующим образом:

Если вы привыкли просматривать письма в области чтения, выберите нужное письмо в списке сообщений, а затем нажмите Главная > Ответить чтобы ответить только отправителю, или нажмите Главная > Ответить всем чтобы ответить отправителю и всем получателям одновременно.

Если вы предпочитаете читать письма в отдельном окне, вы можете нажать Сообщение > Ответить чтобы ответить только отправителю, или нажмите Сообщение > Ответить всем чтобы ответить отправителю и всем получателям одновременно.

Для повышения эффективности некоторые пользователи предпочитают использовать горячие клавиши в Outlook. Мы также можем быстро отвечать на письма с помощью сочетаний клавиш.

После выбора письма в списке сообщений или открытия письма в отдельном окне можно выполнить следующее:
A. Нажмите Ctrl + R вместе, чтобы ответить только отправителю выбранного или открытого письма;
B. Нажмите Ctrl + Shift + R вместе, чтобы ответить отправителю и всем получателям выбранного или открытого письма в полях Кому и Копия соответственно.

По умолчанию при ответе на письмо текст исходного сообщения добавляется в ответ без отступа. Однако вы можете настроить параметры ответа и изменить эти настройки по своему усмотрению.

1. Нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть окно Параметры Outlook.

2. В окне Параметры Outlook выберите Почта в левой панели, перейдите к разделу Ответы и пересылки и выберите нужный вариант из списка При ответе на сообщение в выпадающем списке.

3. Нажмите кнопку OK.

Примечания:

(1) Если вы выберете Не включать исходное сообщение в списке При ответе на сообщение в окне Параметры Outlook, ответ будет создан без содержания исходного письма.

(2) Если вы выберете Присоединить исходное сообщение в списке При ответе на сообщение в окне Параметры Outlook, исходное письмо будет добавлено как вложение в ответе.

(3) Если вы выберете Включить текст исходного сообщения в списке При ответе на сообщение в окне Параметры Outlook, исходное письмо (включая тело и заголовок) будет добавлено в тело ответа.

(4) Если вы выберете Включить и выделить текст исходного сообщения в списке При ответе на сообщение в окне Параметры Outlook, исходное письмо (включая заголовок и содержимое) будет добавлено в тело ответа с отступом слева.

(5) Если вы выберете Добавлять префикс к каждой строке исходного сообщения в списке При ответе на сообщение в окне Параметры Outlook, исходное письмо (включая заголовок и содержимое) будет добавлено в тело ответа, а слева появится синяя вертикальная линия-префикс.

Начиная с Outlook2013, если вы читаете и отвечаете на письмо прямо в области чтения, ответ автоматически отображается в этой же области. Однако некоторым пользователям требуется открывать ответ в новом окне. В этом разделе показано, как открыть отдельное окно для одного или всех ответов.

4.1 Открыть отдельное окно для одного ответа

Когда ответ встроен в область чтения, вы можете нажать кнопку Открыть в новом окне в левом верхнем углу области чтения, чтобы сразу открыть ответ в новом окне.

4.2 Всегда открывать все ответы в новом окне

Вы также можете настроить параметры Outlook так, чтобы все ответы автоматически открывались в новых окнах.

1. Нажмите Файл > Параметры , чтобы открыть окно Параметры Outlook.

2. В окне Параметры Outlook выберите Почта в левой панели, перейдите к разделу Ответы и пересылки и отметьте опцию Открывать ответы и пересылки в новом окне .

3. Нажмите кнопку OK.

Теперь все ответы будут автоматически открываться в новых окнах сообщений в Outlook.

Примечания:
(1) Если опция Открывать ответы и пересылки в новом окне активирована, все пересылаемые сообщения также будут автоматически открываться в новых окнах.
(2) Если вы сначала открыли письмо в отдельном окне, а затем нажали Сообщение > Ответить или Ответить всем, ответ сразу откроется в новом окне.

Иногда, чтобы отличить ответы от других писем, например новых или пересылаемых, мы хотим задать для текста ответа другой цвет или размер шрифта. В этом разделе приведена подробная инструкция, как это сделать.

1. Нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть окно Параметры Outlook.

2. В окне Параметры Outlook выберите Почта в левой панели, затем нажмите кнопку Бланки и шрифты в разделе Создание сообщений .

3. В окне Подписи и бланки нажмите кнопку Шрифт в разделе Ответы или пересылки сообщений .

4. В окне Шрифт настройте параметры по своему усмотрению:
(1) Чтобы ответить с более крупным или мелким текстом, выберите нужный размер шрифта в списке Размер ;
(2) Чтобы ответить с текстом другого цвета, выберите цвет шрифта в списке Цвет шрифта ;
(3) Также можно задать другие стили шрифта, например, жирный, курсив, подчеркнутый, заглавные буквы, зачеркнутый и т.д.

Совет: Вы можете сразу просмотреть текст с выбранным форматированием в области Предварительный просмотр окна Шрифт.

5. Последовательно нажмите кнопки OK, чтобы сохранить изменения и закрыть все окна.

Теперь при наборе текста в ответе он будет автоматически форматироваться в указанный цвет, размер шрифта или стиль. См. скриншот:

Примечание: Эта операция также изменит стиль и цвет шрифта в пересылаемых письмах.

Некоторые пользователи Outlook замечают, что на правой боковой панели области чтения отображается группа быстрых команд, как показано на скриншоте ниже. Эта вертикальная панель позволяет быстро удалять, перемещать, отвечать или открывать письма. Также можно включить эту панель для быстрого ответа на письма в Outlook.

1. Нажмите Настроить панель быстрого доступа стрелку на панели быстрого доступа > Режим касания/мыши.

Примечание:

В некоторых версиях Outlook команда Режим касания/мыши не отображается в меню Настроить панель быстрого доступа . Чтобы добавить команду на панель быстрого доступа, выполните следующее:
1. Нажмите Настроить панель быстрого доступа стрелку > Другие команды;
2. Откроется окно Параметры Outlook с активной вкладкой Панель быстрого доступа в левой панели. Необходимо (1) выбрать Все команды в списке Выбрать команды из в выпадающем списке, (2) выделить Режим касания/мыши в левом списке, (3) нажать кнопку Добавить , (4) Нажмите OK .

2. Теперь команда Режим касания/мыши добавлена на панель быстрого доступа. Нажмите кнопку Режим касания/мыши , и выберите Касание в выпадающем меню.

Теперь группа быстрых команд отображается вертикально справа от области чтения.

3. В списке сообщений выберите письмо, на которое хотите ответить, нажмите кнопку Ответить в правой части области чтения, затем выберите Ответить или Ответить всем в выпадающем меню. .

4. После этого ответ будет встроен в область чтения. Составьте и отправьте письмо по необходимости.

Примечание:
(1) Вы можете нажать Режим касания/мыши > Режим мыши на панели быстрого доступа, чтобы скрыть группу быстрых команд справа от области чтения.
(2) В этом случае, если вы хотите открыть ответ в новом окне, нажмите кнопку Открыть в новом окне в группе быстрых команд, чтобы открыть его в отдельном окне.

Если в Outlook поступают новые письма, пока вы вне офиса (например, в отпуске или на обеде), вы можете включить автоответ, чтобы своевременно уведомить отправителей.

7.1 Отправка автоответов с помощью функции Автоответы

Для учетных записей Exchange можно включить функцию Автоответы, чтобы автоматически отвечать на новые письма в Outlook.

1. Нажмите Файл > Сведения > Автоответы.

2. В окне Автоответы выполните следующие действия:
(1) Отметьте опцию Отправлять автоответы ;
(2) Необязательно. Отметьте опцию Отправлять только в течение этого периода и укажите дату и время начала и окончания по необходимости.
(3) На вкладке Внутри моей организации введите текст автоответа.

Примечание: Если нужно автоматически отвечать на все входящие письма, включите вкладку Вне моей организации , отметьте Только мои контакты или Любой вне моей организации по необходимости и введите текст сообщения.

3. Нажмите кнопку OK.

Теперь при открытии папок почты указанной учетной записи Exchange под лентой появится горизонтальное уведомление с напоминанием:Автоответы включены для этой учетной записи. Вы можете нажать кнопку Отключить чтобы сразу отключить автоответ, а также нажать кнопку x справа, чтобы скрыть уведомление.

7.2 Отправка автоответов с помощью правила

Как известно, учетные записи POP3 или IMAP не поддерживают автоответы в Outlook. Если у вас POP3 или IMAP, вы можете создать правило для автоматических ответов.

Сначала нужно создать шаблон письма для автоответа.

1. Нажмите Главная > Новое письмо чтобы создать новое письмо, и введите текст автоответа в теле сообщения.

2. В окне создания письма нажмите Файл > Сохранить как.

3. В окне Сохранить как введите имя шаблона, выберите Шаблон Outlook в списке Тип файла и нажмите кнопку Сохранить .

Теперь шаблон автоответа создан. Далее создайте правило для автоответа.

4. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

5. В окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило .

6. В Мастере правил выделите Применять правило к сообщениям, которые я получаю и нажмите кнопку Далее .

7. Во втором окне Мастера правил укажите условия для фильтрации писем (например, отметьте Отправлено только мне ), затем нажмите кнопку Далее .

8. В третьем окне Мастера правил отметьте ответить с использованием определенного шаблона в разделе Шаг1 , затем нажмите подчеркнутый текст определенный шаблон в разделе Шаг2 .

9. В открывшемся окне Выбрать шаблон ответа выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе в списке Искать в , выберите созданный ранее шаблон автоответа и нажмите кнопку Открыть .

10. Вернитесь к третьему окну Мастера правил и нажмите кнопку Далее.

11. В четвертом окне Мастера правил укажите исключения по необходимости или оставьте их пустыми, затем нажмите кнопку Далее.

12. В последнем окне Мастера правил введите имя правила в поле Шаг1 , отметьте параметры запуска в разделе Шаг2 , затем нажмите кнопку Завершить .

13. В появившемся окне предупреждения Microsoft Outlook нажмите кнопку OK для продолжения.

14. Затем вернитесь в окно Правила и оповещения. Убедитесь, что новое правило автоответа отмечено, и нажмите кнопку OK для закрытия окна.

Теперь все новые письма, соответствующие заданным условиям, будут автоматически получать ответ с помощью указанного шаблона.

7.3 Отправка автоответов с помощью стороннего дополнения

В этом разделе рассматривается стороннее дополнение Kutools для Outlook, с помощью которого можно быстро включить автоответ с заранее заданным текстом для одной или нескольких учетных записей, независимо от их типа!

1. После установки Kutools для Outlook, нажмите Kutools > Ответить > Управление автоответом в Outlook.

2. В окне Управление автоответом выполните следующие действия:
(1) Отметьте учетные записи, для которых нужно включить автоответ;
(2) В поле Удалить префикс темы автоответа введите слова, которые будут добавлены перед темой исходных писем;
(3) В поле Текст автоответа введите текст автоответа.

3. Нажмите кнопку OK. Теперь функция Автоответ включена для выбранных учетных записей. Все новые письма, поступающие на эти учетные записи, будут автоматически получать ответ с указанным текстом.

Примечание: Вы можете легко отключить функцию Автоответ, снова нажав Kutools > Ответить > Включить автоответ .

При ответе на письмо в Outlook вложения из исходного письма по умолчанию не добавляются в ответ. Чтобы сохранить вложения в ответе, можно воспользоваться сторонним дополнением или функцией копирования и вставки.

8.1 Ответ с вложениями с помощью копирования и вставки

Чтобы ответить с вложениями в Outlook, скопируйте все вложения из исходного письма и вставьте их в ответ.

1. Откройте письмо, на которое хотите ответить, в области чтения.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по любому вложению и выберите Выбрать все в контекстном меню.

3. Нажмите Ctrl + C , чтобы скопировать выбранные вложения.

4. Нажмите Главная > Ответить или Ответить всем, чтобы ответить на письмо.

5. Теперь окно ответа открыто. Поместите курсор в тело письма и нажмите Ctrl + V чтобы вставить вложения. Теперь все вложения появятся на панели вложений.

6. Составьте ответ и отправьте его по необходимости.

8.2 Ответ с вложением с помощью стороннего дополнения

Также можно использовать стороннее дополнение Kutools для Outlook, чтобы быстро ответить на письмо с сохранением всех вложений из исходного письма в Outlook.

1. Выберите письмо, на которое хотите ответить, и нажмите Kutools > Ответить > Ответить с вложением или Ответить всем с вложением.

2. После этого откроется окно ответа с сохранением всех вложений исходного письма. Составьте ответ и отправьте его по необходимости.

При использовании функции Ответить всем для ответа отправителю и другим получателям ваш адрес не добавляется в список получателей. В этом разделе представлены два способа ответить всем, включая себя.

9.1 Ответить всем, включая себя, с помощью правила

Можно создать правило, чтобы всегда отправлять копию ответа себе в Outlook и легко решить эту задачу.

1. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило .

3. В Мастере правил выделите Применять правило к сообщениям, которые я отправляю и нажмите кнопку Далее .

4. Во втором окне Мастера правил отметьте с определенными словами в теме в разделе Шаг1 , затем нажмите подчеркнутый текст определенные слова в разделе Шаг2 .

5. В появившемся окне Поиск текста введите RE: в первое поле, нажмите кнопку Добавить , затем нажмите кнопку OK . См. скриншот:

6. Вернитесь ко второму окну Мастера правил и нажмите кнопку Далее.

7. В третьем окне Мастера правил отметьте отправить копию сообщения людям или группе в разделе Шаг1 , затем нажмите подчеркнутый текст люди или группа в разделе Шаг2 .

8. В появившемся окне Адрес правила введите свой адрес электронной почты в поле Кому и нажмите кнопку OK .

Совет:
(1) Если нужно отправлять копию ответа нескольким контактам, введите их адреса через точку с запятой.
(2) Можно также выбрать контакты и нажать кнопку Кому чтобы добавить их в получатели.

9. Затем вернитесь к третьему окну Мастера правил и нажмите кнопку Далее.

10. В четвертом окне Мастера правил укажите или не указывайте исключения по необходимости и нажмите кнопку Далее.

11. Теперь откроется последнее окно Мастера правил. Выполните следующие действия:
(1) Введите имя нового правила в поле Шаг1 ;
(2) В разделе Шаг2 отметьте параметры запуска по необходимости;
(3) Нажмите кнопку Завершить .

12. В появившемся окне предупреждения Microsoft Outlook нажмите кнопку OK.

13. Затем вернитесь в окно Правила и оповещения. Убедитесь, что новое правило отмечено, и нажмите кнопку OK для закрытия окна.

Теперь все отправленные вами ответы будут автоматически отправляться вам в копии.

Примечание:
(1) Это правило будет отправлять копию не только при ответе всем, но и при ответе только отправителю.
(2) Даже если в Outlook несколько учетных записей, правило не определяет, в какой учетной записи находится письмо, и будет отправлять копию только на указанный адрес.

9.2 Ответить всем, включая себя, с помощью удобного инструмента

Также можно воспользоваться сторонним дополнением Kutools для Outlook, чтобы включить функцию Включить себя при ответе всем и всегда добавлять свой адрес в поле Кому в ответе.

1. После установки Kutools для Outlook, нажмите Kutools > Параметры.

2. В появившемся окне Параметры включите вкладку Ответить , отметьте опцию Включить себя при ответе всем , затем нажмите кнопку OK .

Теперь при выборе письма и нажатии Главная > Ответить всем ваш адрес будет автоматически добавлен в поле Кому в ответе.

Примечание: Если в Outlook несколько учетных записей, в ответе будет добавлен только адрес той учетной записи, в которой находится текущее письмо.

Обычно мы получаем письма в разных форматах, и ответы по умолчанию наследуют формат исходного письма. Однако можно изменить формат для одного ответа или всегда отвечать в определенном формате. Эти вопросы подробно рассмотрены в других статьях — перейдите по соответствующим ссылкам для подробной информации:

10.1 Изменить формат сообщения для одного ответа:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Всегда отвечать в формате Обычный текст:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Всегда отвечать в формате HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Как известно, можно задать разные подписи для разных учетных записей, а также для новых писем и ответов/пересылок. Перейдите по ссылке ниже для подробной информации:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically