В Outlook вы можете легко ответить на электронное письмо, выполнив следующие действия:

Если вы привыкли читать электронные письма в области чтения, вы можете выбрать письмо, на которое вы ответите, в списке сообщений, а затем нажать Главная > Ответить чтобы ответить только отправителю, или нажмите Главная > Ответить всем чтобы ответить отправителю и всем получателям вместе.

Если вы предпочитаете читать электронные письма в окне сообщения, вы можете нажать Сообщение > Ответить чтобы ответить только отправителю, или нажмите Сообщение > Ответить всем ответить отправителю и всем получателям одновременно.

Чтобы работать более эффективно, некоторые пользователи хотели бы применять сочетания клавиш в Outlook. Мы также можем использовать сочетания клавиш, чтобы быстро отвечать на электронные письма в Outlook.

Выбрав адрес электронной почты в списке сообщений или открыв письмо в окне сообщения, мы можем:
A, нажмите Ctrl + R клавиши вместе, чтобы ответить на выбранное или открывающее письмо только отправителю;
B, нажмите Ctrl + Shift + R вместе, чтобы ответить на выбранное или открывающее письмо отправителю и всем получателям в к и Cc полей.

По умолчанию при ответе на электронное письмо ответное сообщение включает исходное сообщение без отступа. Однако мы можем настроить параметры ответа и изменить параметры ответа по своему усмотрению.

1. Нажмите Файл > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните Почта на левой боковой панели перейдите к Ответы и форварды раздел и выберите вариант из При ответе на сообщение выпадающий список.

3, Нажмите OK .

Ноты:

(1) Если вы выберете Не включать исходное сообщение из При ответе на сообщение раскрывающийся список в диалоговом окне Параметры Outlook, ответное сообщение будет создано без содержимого сообщения.

(2) Если вы выберете Прикрепить исходное сообщение из При ответе на сообщение в раскрывающемся списке диалогового окна Параметры Outlook исходное сообщение добавляется как вложение в ответное сообщение.

(3) Если вы выберете Включить исходный текст сообщения из При ответе на сообщение раскрывающийся список в диалоговом окне Параметры Outlook, исходное электронное письмо (включая тело сообщения и заголовок сообщения) будет добавлено в тело сообщения ответа.

(4) Если вы выберете Включить и сделать отступ в исходный текст сообщения из При ответе на сообщение В раскрывающемся списке диалогового окна «Параметры Outlook» исходное электронное письмо (включая заголовок и содержимое сообщения) будет добавлено в текст сообщения ответа с отступом слева.

(5) Если вы выберете Префикс каждой строки исходного сообщения из При ответе на сообщение В раскрывающемся списке диалогового окна «Параметры Outlook» исходное электронное письмо (включая заголовок сообщения и его содержимое) будет добавлено в тело сообщения ответа, а также будет добавлена ​​синяя вертикальная линия префикса в самом левом углу содержимого.

Начиная с Outlook 2013, когда мы читаем электронное письмо и отвечаем на него напрямую в области чтения, ответное сообщение автоматически встраивается в область чтения. Некоторым пользователям Outlook может потребоваться вывести ответное сообщение в новом окне. Здесь этот раздел покажет вам решения для вывода одного или всех ответов в окнах сообщений.

4.1. Вывести одно ответное сообщение

Когда ответное сообщение встроено в область чтения, мы можем щелкнуть Выскочить в верхнем левом углу области чтения, чтобы открыть ответное сообщение непосредственно в окне нового сообщения.

4.2 Всегда показывать все ответы

Вы также можете настроить параметры Outlook так, чтобы ответы всегда появлялись в окнах новых сообщений автоматически.

1. Нажмите Файл > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните Почта в левой панели перейдите к Ответы и форварды раздел и отметьте Открывать ответы и пересылать в новом окне опцию.

3, Нажмите OK .

С этого момента все отвечающие сообщения будут автоматически открываться в окнах новых сообщений в Outlook.

Ноты:
(1) Если Открывать ответы и пересылать в новом окне опция включена, все сообщения пересылки будут автоматически открываться в окнах новых сообщений.
(2) Если мы сначала откроем электронное письмо в окне сообщения, затем ответим на него, нажав Сообщение > Ответить or Ответить всем, ответное сообщение откроется в новом окне.

Иногда, чтобы отличить ответы от других писем, новых писем или пересылки писем, мы хотим установить разные цвета или размеры шрифта для текста сообщения в ответном сообщении. В этом разделе представлены подробные инструкции по выполнению этой задачи.

1. Нажмите Файл > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните Почта на левой панели, а затем щелкните Канцелярские товары и шрифты в Составить сообщения .

3. В диалоговом окне «Подписи и бланки» щелкните значок шрифт в Ответ или пересылка сообщений .

4. В диалоговом окне «Шрифт» мы можем установить нужный шрифт:
(1) Чтобы ответить с большим или меньшим текстом, выберите правильный размер шрифта в Размер список;
(2) Чтобы ответить другим цветом текста, просто укажите цвет шрифта из Цвет шрифта раскрывающийся список;
(3) Мы также можем установить другие стили шрифта по вашему желанию: полужирный, курсив, подчеркивание, заглавные буквы, зачеркивание и т. Д.

Советы: Мы можем предварительно просмотреть текст со всем указанным форматированием в предварительный просмотр раздел диалогового окна Шрифт.

5, Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить изменения и закрыть все диалоги.

С этого момента, когда мы вводим текст в ответном сообщении, набранный текст будет автоматически отформатирован в соответствии с указанным цветом, размером шрифта или другими стилями шрифта. Смотрите скриншот:

Заметки: Эта операция также изменит стили и цвет шрифта в пересылаемых электронных письмах.

Некоторые пользователи Outlook замечают, что на правой боковой панели области чтения есть группа быстрых команд, как показано ниже. Эта вертикальная полоса позволяет нам быстро удалять, перемещать, отвечать или открывать электронные письма как можно скорее. Мы также можем включить эту вертикальную полосу, чтобы быстро отвечать на электронные письма в Outlook.

1, Нажмите Настройка панели быстрого доступа стрелка на панели быстрого доступа> Режим касания / мыши.

Заметки:

В некоторых версиях Outlook Режим касания / мыши общий не отображается в Настройка панели быстрого доступа выпадающее меню. Мы можем добавить обычное в панель быстрого доступа следующим образом:
1. Нажмите Настройка панели быстрого доступа стрелка > Дополнительные команды;
2. Теперь открывается диалоговое окно "Параметры Outlook" с Панель быстрого доступа включен в левой панели. Нам нужно (1) выберите Все команды из Выберите команды из раскрывающийся список, (2) щелкните, чтобы выделить Режим касания / мыши в левом списке, (3) нажмите Добавить кнопка, (4) Нажмите OK .

2, Затем Режим касания / мыши добавлена ​​команда на панель быстрого доступа. Щелкните значок Режим касания / мыши кнопка , А затем выберите с нами в раскрывающемся меню.

Теперь группа быстрых команд добавлена ​​вертикально в правой части области чтения.

3. В списке сообщений щелкните, чтобы выбрать письмо, на которое вы ответите, щелкните значок Режимы секции мощности кнопка в правой части области чтения, а затем выберите Ответить or Ответить всем в раскрывающемся меню.

4. Затем ответное сообщение внедряется в область чтения. Составляйте и отправляйте по мере необходимости.

Заметки:
(1) Вы можете нажать Режим касания / мыши > Режим мыши на панели инструментов быстрого доступа, чтобы скрыть группу быстрого доступа в правой части области чтения.
(2) В этом случае, если вы хотите вывести ответное сообщение, нажмите Выскочить кнопка группы быстрых команд, чтобы открыть ее в окне сообщения.

Если новые электронные письма приходят в Outlook, когда нас нет на работе, говорится, что мы в отпуске, обедаем и т. Д., Мы можем включить автоматические ответы, чтобы своевременно отвечать на эти письма.

7.1. Отправка автоответов с функцией автоматических ответов

Для типов счетов обмена мы можем включить Автоматические ответы возможность легко отвечать на новые приходящие электронные письма в Outlook.

1. Нажмите Файл > Инфо > Автоматические ответы.

2. В диалоговом окне «Автоматические ответы полагается» вам необходимо:
(1) Проверьте Отправить автоматические ответы вариант;
(2) Это необязательно. Отметьте Только отправлять за этот промежуток времени вариант, а затем укажите время начала и время окончания по мере необходимости.
(3) Под Внутри моей организации На вкладке введите содержание сообщения автоответов.

Заметки: Если нам нужно автоматически отвечать на все полученные электронные письма, вы можете включить Вне моей организации вкладку, проверьте Только мои контакты or Любой за пределами моей организации вариант, как вам нужно, а затем введите содержимое сообщения.

3. Нажмите OK .

С этого момента, когда мы открываем почтовые папки указанной учетной записи Exchange, под лентой будет отображаться горизонтальная заметка, напоминающая нам: «Для этого аккаунта отправляются автоматические ответы». И мы можем щелкнуть сворачивать , чтобы отключить автоматические ответы напрямую, и нажмите кнопку x справа, чтобы скрыть заметку.

7.2 Отправка автоответов с помощью правила электронной почты

Насколько нам известно, учетные записи электронной почты POP3 или IMAP не поддерживают автоматические ответы в Outlook. Если тип нашей учетной записи электронной почты - POP3 или IMAP, мы можем создать правило электронной почты, чтобы включить автоматические ответы в Outlook.

Во-первых, нам нужно создать шаблон электронной почты для правила автоответов.

1, Создайте Главная > Новый E-mail , чтобы создать новое электронное письмо, и введите содержание автоответа в теле сообщения.

2. В новом окне создания сообщения нажмите Файл > Сохранить как.

3. В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя шаблона, выберите Шаблон Outlook из Сохранить как в раскрывающемся списке и нажмите Сохранить .

Теперь шаблон автоответчика создан. Мы можем продолжить создание правила автоматического ответа.

4. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

5. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" под Правила электронной почты , нажмите Новое правило .

6. В мастере правил щелкните, чтобы выделить Применить правило для сообщений, которые я получаю и нажмите Следующая .

7. Во втором мастере правил укажите условия, по которым вы будете фильтровать полученные письма (в моем случае я ставлю галочку отправь только мне вариант) и щелкните Следующая .

8. В третьем мастере отметьте ответ с использованием определенного шаблона вариант в Шаг 1 раздел, а затем щелкните подчеркнутый текст конкретный шаблон в Шаг 2 .

9. В открывшемся диалоговом окне Выбрать шаблон ответа выберите Шаблоны пользователей в файловой системе из Заглянуть в раскрывающемся списке щелкните, чтобы выбрать шаблон автоответа, который мы только что создали, и щелкните значок Откройте .

10. Он вернется к третьему мастеру правил, нажмите кнопку Следующая .

11. В четвертом мастере правил укажите исключения по мере необходимости или не устанавливайте никаких исключений и нажмите кнопку Следующая .

12. В последнем мастере правил назовите правило в Шаг 1 поле, отметьте параметры запуска по мере необходимости в Шаг 2 и нажмите Завершить .

13. В появившемся диалоговом окне предупреждения Microsoft Outlook щелкните значок OK кнопку, чтобы продолжить.

14. Затем он возвращается в диалоговое окно «Правила и предупреждения». Убедитесь, что для нового созданного правила автоматического ответа установлен флажок, и нажмите кнопку OK кнопку, чтобы закрыть диалоговое окно.

С этого момента на все новые приходящие электронные письма, отвечающие определенным условиям, будет автоматически отвечать предустановленный шаблон ответа.

7.3 Отправка автоответов сторонней надстройкой

В этом разделе представлены сторонние надстройки, Kutools for Outlook, чтобы быстро включить автоматические ответы с предустановленным содержимым ответа на одну или несколько учетных записей электронной почты, независимо от их типа!

1. После установки Kutools for Outlook, нажмите Кутулс > Ответить > Автоответчик в Outlook.

2. В диалоговом окне Auto Reply Manager мы можем сделать следующее:
(1) Отметьте учетные записи электронной почты, для которых мы включим автоматические ответы;
(2) В Префикс темы автоответа поле введите слова, которые будут добавлены перед темами исходных писем;
(3) В Текст автоматического ответа поле, введите содержание автоответа.

3. Нажмите OK кнопка. Затем для указанных учетных записей электронной почты включается функция автоматического ответа. С этого момента, когда новые электронные письма поступают в эти учетные записи электронной почты, на них будут автоматически отправляться ответы с указанным ответным контентом.

Заметки: Мы можем легко отключить функцию автоматического ответа, нажав Кутулс > Ответить > Включить автоматический ответ снова.

При ответе на электронное письмо в Outlook вложения исходного письма по умолчанию не добавляются к ответному сообщению. Чтобы оставить вложения в ответном сообщении, мы можем применить сторонние надстройки или функцию вставки, чтобы это сделать.

8.1 Ответить с вложениями путем копирования и вставки

Чтобы ответить с вложениями в Outlook, мы можем скопировать все вложения из исходного сообщения электронной почты, а затем вставить их в ответное сообщение.

1. Нажмите, чтобы открыть письмо, на которое мы ответим, в области чтения.

2. Щелкните правой кнопкой мыши любое из вложений и выберите Выбрать все из контекстного меню.

3, нажмите Ctrl + C ключи для копирования этих выбранных вложений.

4. Нажмите Главная > Ответить or Ответить всем чтобы ответить на электронное письмо.

5. Теперь открывается ответное сообщение. Поместите курсор в текст сообщения и нажмите Ctrl + V ключи для вставки вложений. Затем мы увидим, что все вложения добавлены в панель вложений.

6. Составьте ответное сообщение и отправьте его по мере необходимости.

8.2 Ответ с вложением сторонней надстройки

Мы также можем использовать сторонние надстройки, Kutools for Outlook, чтобы быстро ответить на электронное письмо с оставшимися вложениями исходного письма в Outlook.

1. Выберите письмо, на которое мы ответим, и нажмите Кутулс > Ответить > Ответить с вложением or Ответить всем с вложением.

2. Затем откроется ответное сообщение с оставшимися вложениями исходного письма. Составьте ответное сообщение и отправьте его по мере необходимости.

Когда мы применяем Ответить всем возможность ответить на электронное письмо отправителю и другим получателям, мой адрес электронной почты не включен в качестве получателя в ответное сообщение. Здесь в этом разделе представлены два решения, чтобы ответить всем, включая меня.

9.1 Ответить всем, включая меня, с помощью правила электронной почты

Мы можем создать правило электронной почты, чтобы всегда отправлять наши ответы самим себе в Outlook, чтобы легко решить проблему.

1. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

2. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" в разделе Правила электронной почты , нажмите Новое правило .

3. В мастере правил щелкните, чтобы выделить Применить правило к отправляемым мной сообщениям и нажмите Следующая .

4. Во втором Мастере правил отметьте с конкретными словами в теме вариант в Шаг 1 раздел, а затем щелкните подчеркнутый текст конкретные слова в Шаг 2 .

5. В появившемся диалоговом окне Search Text введите RE: в первом поле щелкните значок Добавить и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

6. Затем он вернется ко второму мастеру правил, нажмите кнопку Следующая .

7. В третьем мастере правил отметьте Копия сообщения людям или открытой группе вариант в Шаг 1 раздел и щелкните подчеркнутый текст люди или общественная группа в Шаг 2 .

8. В появившемся диалоговом окне Rule Address введите наши адреса электронной почты в поле к и нажмите OK .

Советы:
(1) Если нам нужно скопировать ответы на несколько контактов, введите адреса электронной почты этих контактов и разделите их точкой с запятой.
(2) Мы также можем щелкнуть, чтобы выбрать контакты, а затем щелкнуть к кнопку, чтобы добавить эти контакты в качестве получателей.

9. Затем он возвращается к третьему мастеру правил и щелкает Следующая кнопку, чтобы продолжить.

10. В четвертом мастере правил укажите или не указывайте исключения по мере необходимости и нажмите кнопку Следующая .

11. Теперь открывается последний Мастер правил. Мы можем сделать следующее:
(1) Введите имя нового правила в Шаг 1 коробка;
(2) В Шаг 2 раздел, при необходимости проверьте рабочие параметры;
(3) Щелкните значок Завершить .

12. В появившемся диалоговом окне предупреждения Microsoft Outlook щелкните значок OK .

13. Затем он возвращается в диалоговое окно «Правила и предупреждения». Убедитесь, что новое правило электронной почты установлено, и нажмите кнопку OK кнопку, чтобы закрыть диалоговое окно.

С этого момента все отправляемые нами ответы будут автоматически отправляться нам копией.

Заметки:
(1) Это правило не только будет отвечать «Копия», что мы отвечаем всем получателям, но также «Копия» отвечает, что мы отвечаем только отправителям.
(2) Даже если в вашем Outlook есть несколько учетных записей электронной почты, правило не может определить, в какой учетной записи электронной почты остаются электронные письма, и оно будет копировать ответы только на указанную учетную запись электронной почты.

9.2 Отвечайте всем, включая меня, с помощью замечательного инструмента

Мы также можем использовать сторонние надстройки, Kutools for Outlook, чтобы включить Включать себя, когда отвечаю всем и всегда добавляйте мою учетную запись электронной почты в качестве получателя в ответном сообщении.

1. После установки Kutools for Outlook, нажмите Кутулс > Опции.

2. Теперь появляется диалоговое окно "Параметры". Включите Ответить вкладка, отметьте Включать себя, когда отвечаю всем и нажмите OK .

С этого момента, когда мы выбираем электронную почту и нажимаем Главная > Ответить всем, Наш адрес электронной почты будет автоматически добавлен в поле «Кому» в ответном сообщении.

Заметки: Если в нашем Outlook есть несколько учетных записей электронной почты, только учетная запись электронной почты, в которой остается текущее сообщение электронной почты, будет добавлена ​​в качестве получателя в ответное сообщение.

Обычно мы получаем электронные письма в разных форматах сообщений, и ответы по умолчанию наследуют формат сообщений исходных писем. Однако мы можем изменить формат сообщения для одного ответного сообщения или всегда отвечать на электронные письма в фиксированном формате сообщения. Об этих проблемах уже говорилось в других темах, и щелкните соответствующие ссылки, чтобы получить подробную информацию:

10.1 Изменить формат сообщения для одного ответного сообщения:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Всегда отвечайте в формате обычного текста:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Всегда отвечайте в формате HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Насколько нам известно, мы можем указать разные подписи для учетных записей электронной почты, а также включить возможность указывать разные подписи для новых писем и ответов / пересылки. Щелкните ссылку ниже, чтобы просмотреть подробную информацию:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically