Ответ на письма в Outlook

В Outlook вы можете легко ответить на письмо следующим образом:

Если вы привыкли читать письма в области чтения, выберите в списке сообщений письмо, на которое хотите ответить, и нажмите Главная > Ответить, чтобы ответить только отправителю, или нажмите Главная > Ответить всем, чтобы отправить ответ сразу и отправителю, и всем получателям.

Если вы предпочитаете читать письма в отдельном окне сообщения, нажмите Сообщение > Ответить, чтобы ответить только отправителю, или нажмите Сообщение > Ответить всем, чтобы ответить отправителю и всем получателям одновременно.

Для повышения эффективности работы многие пользователи выбирают сочетания клавиш в Outlook — вы тоже можете использовать их для быстрого ответа на письма.

После выбора письма в списке сообщений или открытия его в окне сообщения можно:
A. Нажать одновременно клавиши Ctrl+R, чтобы ответить только отправителю выбранного или открытого письма;
B. Нажать одновременно клавиши Ctrl+Shift+R, чтобы ответить отправителю и всем получателям выбранного или открытого письма в полях Кому и Копия.

По умолчанию при ответе на письмо исходное сообщение включается в ответ без отступа. Однако вы можете настроить параметры ответа по своему усмотрению.

1. Нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта в левой части окна, перейдите в раздел Ответы и пересылка и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке При ответе на сообщение.

3. Нажмите кнопку ОК.

Примечания:

(1) Если в диалоговом окне «Параметры Outlook» в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выбрать вариант Не включать исходное сообщение, ответное сообщение будет создано без какого-либо содержимого.

(2) Если в диалоговом окне «Параметры Outlook» в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выбрать вариант Прикрепить исходное сообщение, исходное сообщение будет добавлено как вложение в ответное письмо.

(3) Если в диалоговом окне «Параметры Outlook» в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выбрать вариант Включить текст исходного сообщения, то исходное письмо (включая тело сообщения и заголовок) будет добавлено в тело ответного сообщения.

(4) Если вы выберете в диалоговом окне «Параметры Outlook» вариант Включить и сделать отступ для текста исходного сообщенияв списке При ответе на сообщениеРаскрывающийся список, исходное письмо (включая заголовок и содержимое сообщения) будет добавлено в тело ответного сообщения с левым отступом.<

(5) Если в диалоговом окне «Параметры Outlook» в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выбрать вариант Добавить префикс к каждой строке исходного сообщения, то исходное письмо (включая заголовок и содержимое) будет вставлено в тело ответа, а слева от текста появится синяя вертикальная линия в качестве префикса.

Начиная с Outlook 2013, при чтении и ответе на письмо прямо в области чтения ответ автоматически отображается в этой же области. Однако некоторым пользователям Outlook может быть удобнее открывать ответы в отдельных окнах. В этом разделе описано, как настроить открытие одного или всех ответов в новых окнах сообщений.

4,1 Открыть одно ответное сообщение в отдельном окне

Когда ответное сообщение встроено в область чтения, нажмите кнопку Открыть отдельно в левом верхнем углу области чтения, чтобы сразу открыть его в новом окне.

4,2 Всегда открывать все ответы отдельно

Вы также можете настроить Outlook так, чтобы ответы автоматически открывались в новых окнах сообщений.

1. Нажмите Файл>Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» щелкните Почта на левой панели, перейдите в раздел Ответы и пересылка и установите флажок напротив параметра Открывать ответы и пересылки в новом окне.

3. Нажмите кнопку OK.

Теперь все ответные сообщения будут автоматически открываться в новых окнах Outlook.

Примечания:
(1) Если включена опция Открывать ответы и пересылки в новом окне, то все пересылаемые сообщения также будут автоматически открываться в новых окнах сообщений.
(2) Если сначала открыть письмо в окне сообщения, а затем ответить на него, выбрав команду Сообщение>Ответитьили Ответить всем, ответное сообщение сразу откроется в новом окне.

Иногда, чтобы отличать ответы от других писем — например, от пересланных сообщений, — хочется задать для текста ответа другой цвет или размер шрифта. В этом разделе вы найдёте подробные инструкции по выполнению этой задачи.

1. Нажмите Файл>Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» выберите Почта на левой панели, а затем нажмите кнопку Бумага и шрифты в разделе Создание сообщений.

3. В диалоговом окне «Подписи и бумага» нажмите кнопку Шрифт в разделе Ответы и пересылка сообщений.

4. В диалоговом окне «Шрифт» можно задать нужный шрифт:
(1) Чтобы ответить текстом большего или меньшего размера, выберите подходящий размер шрифта в списке Размер;
(2) Чтобы ответить текстом другого цвета, просто укажите нужный цвет шрифта в поле Цвет шрифта раскрывающегося списка;
(3) Также при необходимости можно задать другие стили шрифта, например полужирный курсив, подчёркивание, заглавные буквы, зачёркивание и т. д.

Совет: Предварительный просмотр текста со всеми заданными форматами можно увидеть прямо в разделе Образец диалогового окна «Шрифт».

5. Последовательно нажмите кнопки OK, чтобы сохранить изменения и закрыть все диалоговые окна.

Теперь при вводе текста в ответном сообщении он автоматически будет оформляться указанным цветом, размером шрифта и другими параметрами стиля. См. снимок экрана:

Примечание: Эта операция также изменит стиль и цвет шрифта в пересылаемых письмах.

Некоторые пользователи Outlook замечают группу быстрых команд на правой боковой панели области чтения, как показано на снимке экрана ниже. Эта вертикальная панель позволяет мгновенно удалять, перемещать, отвечать на письма или открывать их. Вы также можете включить эту панель для быстрого ответа на сообщения в Outlook.

1. Нажмите стрелку Настройка панели быстрого доступа на панели быстрого доступа > Режим сенсорного/обычного управления .

Примечания:

В некоторых версиях Outlook команда Режим сенсорного/обычного управления может отсутствовать в раскрывающемся меню Настройка панели быстрого доступа. Её можно добавить на панель быстрого доступа следующим образом:
1. Нажмите стрелку Настройка панели быстрого доступа > Другие команды;
2. Откроется диалоговое окно «Параметры Outlook» с активной вкладкой Панель быстрого доступа на левой панели. Выполните следующие действия: (1) выберите Все команды в раскрывающемся списке Выберите команды из, (2) выделите команду Режим сенсорного/обычного управления в левом списке, (3) нажмите кнопку Добавить, (4) нажмите кнопку OK.

2. После этого команда Режим сенсорного/обычного управления будет добавлена на панель быстрого доступа. Нажмите кнопку Режим сенсорного/обычного управления, а затем выберите пункт Сенсорный в раскрывающемся меню.

Теперь группа быстрых команд отображается вертикально справа от области чтения.

3. В списке сообщений выберите письмо, на которое хотите ответить, нажмите кнопку Ответ в правой части области чтения и выберите пункт Ответить или Ответить всем в раскрывающемся меню.

4. Ответное сообщение будет встроено в область чтения. Составьте и отправьте его по необходимости.

Примечания:
(1) Чтобы скрыть группу быстрых команд справа от области чтения, на панели быстрого доступа выберите Режим сенсорного/обычного управления → Обычный режим.
(2) Если вы хотите открыть ответное сообщение в отдельном окне, нажмите кнопку Открыть отдельно в группе быстрых команд.

Если Новое письмо приходят в наш Outlook, когда мы Нет на месте, например находимся в отпуске или ушли на обед, можно включить автоматические ответы, чтобы своевременно отвечать на такие письма.

7,1 Отправляйте автоматические ответы с помощью функции «Автоматические ответы»

Для учетных записей Exchange можно включить функцию Автоматические ответы, чтобы легко отвечать на новые входящие письма в Outlook.

1. Нажмите Файл > Информация > Автоматические ответы.

2. В диалоговом окне «Автоматические ответы» необходимо:
(1) установить флажок напротив параметра Отправлять автоматические ответы;
(2) это необязательно. Установите флажок напротив параметра Отправлять только в течение этого временного диапазона и укажите требуемое время начала и окончания.
(3) На вкладке Внутри моей организации введите текст сообщения для автоматических ответов.

Примечания: Чтобы отправлять автоматические ответы на все полученные письма, перейдите на вкладку Вне моей организации, установите флажок напротив параметра Только мои контакты или Любой адрес вне моей организации — в зависимости от ваших потребностей — и введите текст сообщения.

3. Нажмите кнопку ОК.

Теперь при открытии почтовых папок указанной учетной записи Exchange под Лентой будет отображаться горизонтальное уведомление с напоминанием: «Для этой учетной записи отправляются автоматические ответы». Чтобы отключить автоматические ответы, нажмите кнопку Отключить, а чтобы скрыть уведомление — кнопку × в правом верхнем углу.

7,2 Отправка автоматических ответов с помощью правила электронной почты

Насколько известно, учетные записи электронной почты POP3 или IMAP не поддерживают автоматические ответы в Outlook. Если ваша учетная запись электронной почты Тип учетной записи использует POP3 или IMAP, вы можете создать правило электронной почты для включения автоматических ответов в Outlook.

Сначала нужно создать шаблон электронного письма для правила автоматических ответов.

1. Создайте новое письмо: выберите Главная > Новое письмо, введите текст автоответа в теле сообщения.

2. В новом окне создания сообщения нажмите Файл > Сохранить как.

3. В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя шаблона, выберите тип файла Шаблон Outlook в поле Указать формат сохранения из раскрывающегося списка и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь шаблон автоматического Шаблон ответа создан. Можно приступить к созданию правила Автоответ.

4. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

5. В диалоговом окне «Правила и оповещения» на вкладке Правила электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

6. В мастере Мастер правил выделите параметр Применить правило к полученным сообщениям и нажмите кнопку Далее.

7. На втором шаге мастера задайте условия фильтрации входящих писем (в моём случае установлен флажок напротив параметра)отправлено только мне), затем нажмите кнопку Далее.

8. На третьем шаге мастера установите флажок напротив параметра ответить с использованием определенного шаблона в разделе Шаг 1 и щелкните подчеркнутый текст определенный шаблон в разделе Шаг 2.

9. В открывшемся диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите пункт Пользовательские шаблоны в файловой системе в поле Искать в, раскройте список, выберите созданный ранее шаблон автоматического ответа и нажмите кнопку Открыть.

10. Вернувшись к третьему шагу мастера, нажмите кнопку Далее.

11. На четвёртом шаге мастера при необходимости укажите исключения или оставьте их без изменений и нажмите кнопку Далее.

12. На последнем шаге мастера введите имя правила в поле Шаг 1, при необходимости задайте нужные параметры выполнения в разделе Шаг 2 и нажмите кнопку Готово.

13. В появившемся предупреждении Microsoft Outlook нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.

14. Затем вы вернётесь в диалоговое окно «Правила и оповещения». Убедитесь, что для созданного правила «Автоответ» установлен флажок, и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно.

Теперь все новые входящие письма, соответствующие заданным условиям, будут автоматически отвечаться с использованием предварительно настроенного шаблона «Шаблон ответа».

7,3 Отправка автоматических ответов с помощью стороннего надстройки

В этом разделе представлена сторонняя надстройка Kutools для Outlook, которая позволяет быстро и легко настроить автоматические ответы с заранее заданным текстом для одной или нескольких учетных записей электронной почты — независимо от их типа!

1. После установки надстройки Kutools для Outlook нажмите в Outlook: Kutools > Ответ > Управление автоответом.

2. В диалоговом окне «Управление автоответом» выполните следующие действия:
(1) установите флажки напротив учетных записей электронной почты, для которых нужно включить автоматические ответы;
(2) в поле Автоответ: Удалить префикс темы введите слова, которые будут добавлены перед темой исходных писем;
(3) в поле Автоответ: Текст введите содержимое ответа.

3. Нажмите кнопку ОК. После этого функция Автоответ будет включена для указанных учетных записей электронной почты. Теперь все входящие письма в эти учетные записи будут автоматически отвечаться с заданным текстом ответа.

Примечание: функцию автоответа можно легко отключить, повторно выбрав команду Kutools > Ответ > Включить автоответ.

При ответе на письмо в Outlook вложения из исходного сообщения по умолчанию не включаются в ответ. Чтобы сохранить их в ответном письме, воспользуйтесь сторонней надстройкой или функцией вставки.

8,1 Ответить с вложениями путем копирования и вставки

Чтобы ответить с вложениями в Outlook, просто скопируйте все вложения из исходного письма и вставьте их в ответное сообщение.

1. Щелкните письмо, на которое хотите ответить, в области чтения, чтобы открыть его.

2. Щелкните правой кнопкой мыши любое из вложений и выберите в контекстном меню команду Выделить все.

3. Нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать выбранные вложения.

4. Щелкните Главная > Ответить или Ответить всем, чтобы ответить на письмо.

5. Теперь откроется окно ответа. Установите курсор в теле сообщения и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вложения. После этого все вложения появятся на панели вложений.

6. Составьте ответное сообщение и при необходимости отправьте его.

8,2 Ответ с вложением с помощью стороннего надстройки

Вы также можете воспользоваться сторонней надстройкой Kutools для Outlook, чтобы быстро ответить на письмо, сохранив все вложения из исходного сообщения в Outlook.

1. Выберите письмо, на которое хотите ответить, и нажмите Kutools > Ответить > Ответ с вложениями или Ответ всем с вложениями.

2. Затем откроется окно ответа со всеми вложениями исходного письма. Напишите ответ и отправьте его, если необходимо.

Когда мы используем функцию Ответить всем, чтобы ответить отправителю и другим получателям, мой адрес электронной почты не добавляется в список получателей ответного сообщения. В этом разделе представлены два решения для отправки ответа «всем», включая себя.

9,1 Ответить всем, включая себя, с помощью правила электронной почты

Мы можем создать правило электронной почты, чтобы Outlook автоматически копировал (Cc) все ваши ответы вам самим — простое и эффективное решение этой задачи.

1. Щелкните Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» на вкладке Правила электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

3. В окне Мастер правил выберите пункт Применить правило к отправляемым мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

4. На втором этапе Мастера правил установите флажок напротив пункта со словами в теме в разделе Шаг 1 и щелкните подчеркнутый текст слова в разделе Шаг 2.

5. В появившемся диалоговом окне «Текст поиска» введите RE: в первое поле, нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК. См. снимок экрана:

6. Затем вы вернётесь ко второму шагу Мастера правил. Нажмите кнопку Далее.

7. На третьем этапе Мастера правил установите флажок напротив пункта Отправлять копию (Cc) сообщения указанным лицам или общедоступной группе в разделе Шаг 1 и щелкните подчеркнутый текст лица или общедоступная группа в разделе Шаг 2.

8. В появившемся диалоговом окне «Адрес правила» введите свой адрес электронной почты в поле Кому и нажмите кнопку ОК.

Советы:
(1) Если нужно отправлять копии нескольким контактам, введите их адреса электронной почты и разделите их точкой с запятой.
(2) Также можно выбрать контакты и нажать кнопку Кому, чтобы добавить их в качестве получателей.

9. Затем вернитесь к третьему шагу Мастера правил и нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

10. На четвёртом этапе Мастера правил укажите исключения, если необходимо, или оставьте поле пустым и нажмите кнопку Далее.

11. Теперь откроется последнее окно Мастера правил. Выполните следующие действия:
(1) Введите имя нового правила в поле Шаг 1;
(2) В разделе Шаг 2 установите необходимые параметры выполнения;
(3) Нажмите кнопку Готово.

12. В появившемся предупреждении Microsoft Outlook нажмите кнопку ОК.

13. Затем вы вернётесь в диалоговое окно «Правила и оповещения». Убедитесь, что правило «Новое письмо» отмечено, и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно.

Теперь все отправляемые вами ответы будут автоматически копироваться вам.

Примечания:
(1) Это правило будет копировать не только ответы «всем получателям», но и ответы отправителю.
(2) Даже если в вашем Outlook настроено несколько учётных записей электронной почты, правило не определяет, к какой учётной записи относится письмо, и будет отправлять копии только на указанную учётную запись.

9,2 Ответить всем, включая себя, с помощью удобного инструмента

Мы также можем использовать стороннюю надстройку Kutools для Outlook, чтобы активировать функцию «Включать себя при использовании функции „Ответить всем“» и всегда добавлять свой почтовый адрес в поле «Кому» при ответе.

1. После установки Kutools для Outlook щелкните Kutools > Параметры.

2. Откроется диалоговое окно «Параметры». Перейдите на вкладку Ответ, установите флажок напротив пункта Включить себя при использовании функции «Ответить всем» и нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы выбираете письмо и нажимаете Главная > Ответить всем, ваш адрес электронной почты будет автоматически добавлен в поле «Кому» ответного сообщения.

Примечание: если в вашем Outlook настроено несколько почтовых учетных записей, в поле «Кому» ответного письма будет автоматически подставлена та учетная запись, к которой относится текущее сообщение.

Обычно мы получаем письма в разных форматах сообщений, и ответы по умолчанию наследуют формат исходного письма. Однако вы можете изменить формат сообщения для одного ответа или настроить отправку всех ответов в фиксированном формате. Эти вопросы рассматриваются в других разделах — нажмите соответствующие ссылки, чтобы узнать подробнее:

10,1 Изменение формата сообщения для одного ответного сообщения:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Всегда отвечать в формате «Обычный текст» (Формат текста):
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Всегда отвечать в формате Формат HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Насколько нам известно, вы можете настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты, а также задать отдельные подписи для новых сообщений и ответов/пересылок. Нажмите на гиперссылку ниже, чтобы узнать подробности:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically