Формат сообщений – HTML, обычный текст и формат с разметкой

Microsoft Outlook предлагает три типа форматов сообщений: HTML, формат с разметкой и обычный текст. Каждый формат сообщения удовлетворяет разные потребности.

1.1 HTML

Формат HTML является самым популярным типом формата сообщений в Outlook.

Как мы знаем, HTML — это язык веб-страниц, который помогает нам кодировать наши веб-страницы с использованием текста с богатым форматированием, изображений и других объектов. Аналогично, формат HTML делает весь контент сообщения похожим на красивую и аккуратную веб-страницу. Электронные письма в формате HTML поддерживают большинство распространенных форматов шрифтов, форматирование абзацев, выравнивания и т.д. Кроме того, электронные письма в формате HTML могут быть распознаны большинством почтовых клиентов.

Пользователи Outlook могут напрямую применить тему сообщения, чтобы создать HTML-сообщение с несколькими предустановленными заголовками, форматированием шрифтов, выравниванием и т.д. С другой стороны, пользователи Outlook также могут оформить HTML-письмо с помощью полужирного шрифта, курсива, подчеркивания, цвета выделения, продвинутых текстовых эффектов и т.д., как им нужно.

Однако, вы, должно быть, заметили, что некоторые изображения и фигуры не отображаются напрямую в Outlook получателей и требуют от получателей ручной загрузки. Что еще хуже, получатели Outlook могут настроить запрет на загрузку любых изображений в HTML-письмах. Если изображения не загружаются и не отображаются в Outlook получателя, эти изображения будут заменены местозаполнителями, что сделает все сообщение беспорядочным.

1.2 Обычный текст

По сравнению с форматом HTML, формат обычного текста поддерживает только обычный текст в теле сообщения. Формат обычного текста не поддерживает никакого форматирования, такого как полужирный, курсив, подчеркивание, зачеркивание, цвета выделения и т.д. Он также не поддерживает отображение изображений и гиперссылок внутри сообщения. Если вам нужно вставить важные изображения в сообщение, единственное действенное решение — прикрепить их как вложения.

1.3 Формат с разметкой

Формат с разметкой также поддерживает различные форматы шрифтов, гиперссылки, таблицы, фигуры, изображения и т.д. Однако большая часть форматирования в сообщении формата с разметкой совместима только с Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Более того, вложения встроены в тело сообщения вместо того, чтобы быть прикрепленными в заголовке сообщения.

При составлении новых сообщений или ответе/пересылке сообщений в Outlook мы можем легко изменить формат сообщения.

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения просто нажмите кнопку HTML, Обычный текст или Формат с разметкой в группе Формат на вкладке Формат текста.

Примечание: Если ответ или пересылка сообщения встроена в область чтения, вам нужно нажать кнопку Вынести в отдельное окно в верхнем левом углу области чтения, чтобы показать ответ или пересылку сообщения в окне сообщения.

В общем случае новые электронные письма автоматически отправляются в формате HTML в Outlook. Однако в некоторых случаях нам нужно автоматически отправлять новые электронные письма в другом формате сообщения, например, в виде обычного текста или формата с разметкой. Здесь этот раздел покажет вам, как изменить формат сообщения по умолчанию для всех новых исходящих сообщений в Outlook.

1. Нажмите Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне Параметры Outlook нажмите Почта в левой панели, перейдите в раздел Создание сообщений и выберите новый формат сообщения из выпадающего списка Создавать сообщения в этом формате.

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Теперь все новые сообщения будут автоматически изменены на указанный формат сообщения.

В целом, мы получаем множество электронных писем каждый день в Outlook, и эти письма могут быть в формате HTML, обычного текста или формата с разметкой. Здесь этот раздел покажет вам инструкцию по быстрому изменению формата полученного электронного письма в Outlook.

1. В списке сообщений дважды щелкните, чтобы открыть указанное электронное письмо.

2. Затем электронное письмо открывается в окне сообщения. Нажмите Сообщение > Действия > Редактировать сообщение.

3. Теперь сообщение доступно для редактирования. Перейдите на вкладку Формат текста и нажмите указанный формат сообщения, в который вы хотите преобразовать электронное письмо, в группе Формат.

4. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + S или кнопку Сохранить (по умолчанию кнопка Сохранить находится в панели быстрого доступа над вкладками), чтобы сохранить изменения, а затем закройте окно сообщения.

Примечание: Этот метод может изменить формат сообщения только для одного полученного электронного письма за раз.

Если вам нужно всегда отвечать или пересылать электронное письмо в формате обычного текста, этот раздел легко решит ваши проблемы в Outlook.

1. В основном интерфейсе Outlook нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры Outlook.

2. В диалоговом окне Параметры Outlook нажмите Центр доверия в левой панели, а затем кнопку Настройки центра доверия.

3. В диалоговом окне Центр доверия нажмите Безопасность электронной почты в левой панели, а затем отметьте опцию Читать всю стандартную почту как обычный текст в разделе Чтение как обычный текст.

4. Последовательно нажмите кнопки ОК, чтобы закрыть оба диалоговых окна.

Теперь вы вернулись в основной интерфейс Outlook, и вы увидите, что все полученные электронные письма в списке сообщений автоматически преобразованы в обычный текст.

5. Выберите электронное письмо, на которое вы хотите ответить, а затем нажмите Главная > Ответ или Ответ всем.

Совет: Чтобы переслать электронное письмо, выберите его в списке сообщений, а затем нажмите Kutools > Переслать.

6. Затем вы увидите, что сообщение с ответом или пересылаемое сообщение создано в формате обычного текста. Вы можете составить сообщение с ответом и отправить его по мере необходимости.

Примечания: Если опция Читать всю стандартную почту как обычный текст включена, все полученные электронные письма будут автоматически преобразованы в формат обычного текста.

Если вам нужно отвечать или пересылать электронные письма в формате HTML в Outlook, вы можете попробовать следующий код VBA, чтобы легко решить проблему.

1. В Outlook нажмите комбинацию клавиш Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. В окне Microsoft Visual Basic for Applications нажмите Вставка > Модуль, а затем вставьте приведенный ниже код в новый модуль.

VBA: Автоматический ответ или пересылка электронных писем в формате HTML

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Примечания: Приведенный выше код поможет вам отвечать на электронные письма в формате HTML. Если вы хотите автоматически отвечать всем или пересылать электронные письма в формате HTML, вы можете сделать следующее:

(1) Чтобы ответить всем в формате HTML, замените левый код правым:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Чтобы переслать электронные письма в формате HTML, замените левый код правым:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Теперь вы можете нажать, чтобы выбрать электронное письмо, и в указанном окне модуля нажать кнопку Выполнить или клавишу F5, чтобы ответить, ответить всем или переслать электронное письмо в формате HTML.

Однако будет скучно постоянно вручную открывать указанное окно модуля для запуска кода VBA. Если нам нужно часто применять этот VBA, чтобы облегчить нашу работу, мы можем добавить этот VBA в панель быстрого доступа как командную кнопку, чтобы в будущем мы могли легко применять этот модуль VBA одним щелчком.

4. В указанном окне модуля нажмите комбинацию клавиш Ctrl + S, чтобы сохранить код, а затем закройте окно модуля и окно Microsoft Visual Basic for Applications.

5. В основном интерфейсе Outlook нажмите маленькую стрелку  в панели быстрого доступа, а затем выберите Дополнительные команды из выпадающего меню.

Примечания: Вы также можете нажать Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры Outlook, а затем нажать Панель быстрого доступа в левой панели.

6. Теперь появится диалоговое окно Параметры Outlook, и Панель быстрого доступа будет активирована в левой панели. Вы можете продолжить следующим образом:
(1) Выберите Макросы из Выбрать команды из выпадающего списка;
(2) В левом списке нажмите, чтобы выделить указанный VBA-команду, которую мы добавили только что;
(3) Нажмите кнопку Добавить .

7. Теперь указанная VBA-команда добавлена в правый список. Продолжайте делать следующее:
(1) В правом списке нажмите, чтобы выделить указанную VBA-команду;
(2) Нажмите кнопку Изменить ;
(3) В появившемся диалоговом окне Изменить кнопку укажите символ для VBA-команды в поле Символ ;
(4) Введите понятное имя для VBA-команды в поле Отображаемое имя ;
(5) Последовательно нажмите кнопки ОК , чтобы сохранить изменения и закрыть оба диалоговых окна.

Теперь команда VBA добавлена в панель быстрого доступа, как показано на скриншоте ниже.

В будущем вы можете нажать команду VBA в панели быстрого доступа, чтобы ответить, ответить всем или переслать выбранное электронное письмо в формате HTML, независимо от формата исходного электронного письма.

Если вы хотите отвечать или пересылать электронные письма в формате обычного текста, но не затрагивать формат сообщений любых полученных электронных писем в Outlook, как вы можете это сделать? За исключением вышеупомянутого VBA, есть ли другие простые решения для ответа или пересылки в HTML? А как насчет автоматического ответа или пересылки в формате с разметкой? Здесь этот раздел представит удивительные сторонние инструменты, Фиксированное форматирование ответа и Фиксированное форматирование пересылки , предоставляемые Kutools для Outlook, чтобы всегда отвечать или пересылать любое электронное письмо с указанным форматом сообщения автоматически.

1. Нажмите Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа > Установить формат ответа.

Примечание: Чтобы переслать любое электронное письмо в фиксированном формате сообщения, нажмите Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование пересылки > Установить формат пересылки.

2. В диалоговом окне Установить формат ответа или Установить формат пересылки отметьте указанный формат сообщения, в котором вы всегда будете отвечать или пересылать, и нажмите кнопку ОК.

3. Продолжайте нажимать Kutools > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа (или Фиксированное форматирование пересылки) > Включить фиксированное форматирование ответа (или Включить фиксированное форматирование пересылки), чтобы включить функцию.

И в появившемся диалоговом окне подтверждения Kutools для Outlook нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы нажимаете Главная > Ответ, Ответ всем или Переслать для ответа/пересылки электронного письма, ответы или пересылки будут автоматически изменены на указанный формат сообщения.