Microsoft Outlook предлагает три формата сообщений: HTML, Rich Text и Plain Text. Каждый формат сообщения соответствует разным потребностям.

1.1 XNUMX XNUMX XNUMX HTML

Формат HTML - самый популярный тип формата сообщений в Outlook.

Как мы знаем, HTML - это язык веб-страниц, который помогает нам кодировать нашу веб-страницу с помощью текста, изображений и других объектов с расширенным форматированием. Точно так же формат HTML делает все содержимое сообщения похожим на красивую и аккуратную веб-страницу. Электронные письма в формате HTML поддерживают большинство распространенных форматов шрифтов, форматирования абзацев, выравнивания и т. Д. Более того, электронные письма в формате HTML могут распознаваться большинством почтовых клиентов.

Пользователи Outlook могут напрямую применять тему сообщения для создания сообщения HTML с несколькими предустановленными заголовками, форматированием шрифта, выравниванием и т. Д. С другой стороны, пользователи Outlook также могут украсить электронное письмо HTML жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, цветом выделения, расширенные текстовые эффекты и т. д. по мере необходимости.

Однако вы, должно быть, заметили, что некоторые изображения и фигуры не могут отображаться в Outlook получателей напрямую и требуют, чтобы получатели загружали их вручную. Что еще хуже, получатели Outlook могут настроить запрет на загрузку любых изображений в электронных письмах HTML. Если изображения не загружаются и не отображаются в Outlook получателей, эти изображения будут заменены заполнителями изображений, что сделает все сообщение беспорядочным.

1.2 Обычный текст

По сравнению с форматом HTML, формат обычного текста поддерживает только обычный текст в теле сообщения. Формат Plain Text не поддерживает какое-либо форматирование, такое как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, зачеркивание, цвета выделения и т. Д. Он также не поддерживает отображение изображений и гиперссылок внутри сообщения. Если вам нужно вставить в сообщение важные изображения, единственное верное решение - прикрепить их как вложения.

1.3 Форматированный текст

Rich Text Format также поддерживает форматирование нескольких шрифтов, гиперссылки, таблицы, фигуры, изображения и т. Д. Однако большая часть форматирования сообщения Rich Text совместима только с Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Более того, вложения встроены в тело сообщения, а не в заголовок сообщения.

При создании новых сообщений или ответе / пересылке сообщений в Outlook мы можем легко изменить формат сообщения.

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения просто щелкните значок HTML, Plain Textили Богатый текст в Формат группы на Формат текста меню.

Внимание: Если ответное или переадресованное сообщение встроено в область чтения, вам нужно щелкнуть Выскочить в верхнем левом углу области чтения, чтобы отобразить сообщение для ответа или пересылки в окне сообщения.

Как правило, новые электронные письма отправляются в формате HTML автоматически в Outlook. Однако в некоторых случаях нам нужно автоматически отправлять новые электронные письма в другом формате сообщения, таком как обычный текст или форматированный текст. Здесь этот раздел поможет вам изменить формат сообщений по умолчанию для всех новых исходящих сообщений в Outlook.

1. Нажмите Файл > Опции.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните Почта в левой панели перейдите к Составить сообщения раздел и выберите новый формат сообщения из Составить сообщения в этом формате выпадающий список.

3, Нажмите OK кнопку, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

С этого момента все новые сообщения будут автоматически переведены в указанный формат.

Как правило, мы получали несколько электронных писем каждый день в Outlook, и эти письма могут быть в формате HTML, обычном текстовом или Rich Text формате. Здесь в этом разделе будет показано руководство по быстрому изменению формата полученного электронного письма в Outlook.

1. В списке сообщений дважды щелкните, чтобы открыть указанное электронное письмо.

2. Затем письмо открывается в окне сообщения. Нажмите Сообщение > Действия > Редактировать сообщение.

3. Теперь сообщение можно редактировать. Продолжайте, чтобы включить Формат текста вкладку, а затем щелкните указанный формат сообщения, в который вы преобразуете электронное письмо в Формат группа.

4, нажмите Ctrl + S клавиши или щелкните Сохранить кнопка (по умолчанию Сохранить находится на панели быстрого доступа над вкладками), чтобы сохранить изменения, а затем закрыть окно сообщения.

Внимание: Этот метод может изменить формат сообщения только для одного полученного электронного письма за раз.

Если вам нужно всегда отвечать или пересылать электронное письмо в формате обычного текста, этот раздел легко решит ваши проблемы в Outlook.

1. В главном интерфейсе Outlook нажмите Файл > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните Центр управления на левой панели, а затем щелкните Параметры центра .

3. В диалоговом окне центра управления безопасностью щелкните Безопасность электронной почты в левой панели, а затем отметьте Читать всю стандартную почту в виде обычного текста вариант в Читать как обычный текст .

4. Нажмите OK кнопки, чтобы закрыть оба диалога.

Теперь он возвращается в основной интерфейс Outlook, и вы увидите, что все полученные электронные письма в списке сообщений автоматически преобразуются в обычный текст.

5. Выберите письмо, на которое вы ответите, и нажмите Главная > Ответить or Ответить всем.

Советы: Чтобы переслать электронное письмо, выберите его в списке сообщений, а затем нажмите Kutools> Переслать.

6. Затем вы увидите ответное сообщение или сообщение для пересылки создано в формате обычного текста. Вы можете составить ответное сообщение и отправить его по мере необходимости.

Ноты: Если же линия индикатора Читать все стандартные основные тексты опция включена, все полученные электронные письма будут автоматически преобразованы в формат обычного текста.

Если вам нужно ответить или переслать электронные письма в формате HTML в Outlook, вы можете попробовать следующий код VBA, чтобы легко решить проблему.

1. В Outlook нажмите другой + F11 клавиши, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. В окне Microsoft Visual Basic для приложений щелкните Вставить > Модули, а затем вставьте приведенный ниже код в новый модуль.

VBA: отвечать или пересылать электронные письма в формате HTML автоматически

Sub ForceReplyInHTML () 'обновлено ExtendOffice.com от 11 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Если xWinStr = "Explorer", то установите xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection. Если xSelection.Count> 18, то установите xItem = xSelection.Item (2020) Else MsgBox "Ни один элемент сообщения не выбран." & "Сначала сделайте выбор.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Затем установите xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Unsupported Window type." & vbNewLine & "Пожалуйста, выберите" & "или сначала откройте элемент . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox" Ни один элемент сообщения не выбран. "&" Пожалуйста, сделайте выбор сначала. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End Если xIsPlainText = False Установить xMailItem = xItem Если xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Тогда xIsPlainText = True End Если xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Установите xRMail = xMailItem.Reply 'Если нужно ответить всем получателям в HTML, измените xMailItem.Reply на xMailItem.ReplyAll' Если необходимо переслать в HTML, измените xMailReply. xMailItem.Forward Если xIsPlainText = True, то xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End Если xRMail.Display (False) Установить xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Заметки: Приведенный выше код поможет вам отвечать на электронные письма в формате HTML. Если вы хотите автоматически отвечать на все или пересылать электронные письма в формате HTML, вы можете сделать следующее:

(1) Чтобы ответить всем получателям в формате HTML, замените левый код на правый:
Установите xRMail = xMailItem.Reply      Установите xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Чтобы пересылать электронные письма в формате HTML, замените левый код на правый:
Установите xRMail = xMailItem.Reply      Установите xRMail = xMailItem.Forward

3. Теперь вы можете щелкнуть, чтобы выбрать адрес электронной почты, а в окне указанного модуля щелкните значок Run или нажмите F5 ключи, чтобы ответить, ответить всем или переслать электронное письмо в формате HTML.

Однако будет скучно время от времени открывать указанное окно модуля для ручного запуска кода VBA. Если нам нужно часто применять этот VBA, чтобы облегчить нашу работу, мы можем добавить этот VBA на панель инструментов быстрого доступа в качестве кнопки команды, чтобы в будущем мы могли легко применить этот модуль VBA одним щелчком мыши.

4. В окне указанного модуля нажмите Ctrl + S клавиши, чтобы сохранить код, а затем закройте окно модуля и окно Microsoft Visual Basic для приложений.

5. В главном интерфейсе Outlook щелкните маленькую стрелку  на панели быстрого доступа, а затем выберите Дополнительные команды в раскрывающемся меню.

Заметки: Вы также можете нажать Файл > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook, а затем щелкните значок Панель быстрого доступа в левой панели.

6. Теперь появляется диалоговое окно параметров Outlook, и Панель быстрого доступа включен в левой панели. Вы можете сделать следующее:
(1) Выберите Макрос из Выберите команды из раскрывающийся список;
(2) В левом списке щелкните, чтобы выделить указанную команду VBA, которую мы только что добавили;
(3) Щелкните значок Добавить .

7. Теперь указанная команда VBA добавлена ​​в правое поле списка. Сделайте следующее:
(1) В правом списке щелкните, чтобы выделить указанную команду VBA;
(2) Щелкните значок Изменить кнопка;
(3) В диалоговом окне «Изменить кнопку» укажите символ для команды VBA в Символ коробка;
(4) Введите понятное имя для команды VBA в поле Изменения имен коробка;
(5) Щелкните значок OK последовательно, чтобы сохранить изменения и закрыть оба диалога.

Теперь команда VBA добавлена ​​на панель быстрого доступа, как показано ниже.

В будущем вы можете щелкнуть команду VBA на панели инструментов быстрого доступа, чтобы ответить, ответить всем или переслать текущее выбранное электронное письмо в формате HTML, независимо от того, в каком формате исходное электронное письмо.

Если вы хотите отвечать или пересылать электронные письма в текстовом формате, но не влиять на формат сообщений любых полученных писем в Outlook, как вы могли бы с этим справиться? Есть ли другое простое решение, кроме VBA, для ответа или пересылки в HTML? А как насчет автоматического ответа или пересылки в формате RTF? Здесь в этом разделе представлены удивительные сторонние инструменты, Фиксированное форматирование ответа и Фиксированное прямое форматирование предоставляемые Kutools for Outlook чтобы всегда отвечать или автоматически пересылать любое электронное письмо с указанным форматом сообщения.

1. Нажмите Кутулс > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа > Установить форматирование ответа.

Внимание: Чтобы переслать кому-либо электронное письмо в фиксированном формате, нажмите Кутулс > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование Froward > Установить форматирование вперед.

2. В диалоговом окне «Установить форматирование ответа» или «Установить форматирование для пересылки» отметьте указанный формат сообщения, в котором вы всегда будете отвечать или пересылать, и нажмите кнопку OK .

3. Продолжайте нажимать Кутулс > Фиксированное форматирование > Фиксированное форматирование ответа (или Фиксированное прямое форматирование)> Включить фиксированное форматирование ответа (или Включить фиксированное прямое форматирование), чтобы включить эту функцию.

И в появившемся диалоговом окне подтверждения Kutools for Outlook нажмите кнопку OK .

С этого момента, когда вы нажимаете Главная > Ответить, Ответить всемили вперед для ответа / пересылки электронного письма ответы или пересылки будут автоматически изменены на указанный формат сообщения.