Формат сообщения — HTML, обычный текст и Rich Text

Microsoft Outlook предлагает три формата сообщений: HTML, RTF (формат обогащённого текста) и обычный текст — каждый из них отвечает своим уникальным потребностям.

1,1 HTML

Формат HTML — самый популярный формат сообщений в Outlook.

Как известно, HTML — это язык веб-страниц, позволяющий создавать веб-страницы с богатым текстовым оформлением, изображениями и другими элементами. Аналогично, сообщения в формате HTML выглядят как аккуратные и хорошо оформленные веб-страницы. Они поддерживают большинство стандартных параметров форматирования шрифтов, абзацев, выравнивания и т.д., а также корректно отображаются в большинстве почтовых клиентов.

Пользователи Outlook могут мгновенно применить тему сообщения, чтобы создать HTML-письмо с готовыми заголовками, форматированием шрифтов, выравниванием и другими элементами оформления. Кроме того, они могут настраивать HTML-сообщения по своему вкусу — использовать полужирное начертание, курсив, подчёркивание, цвет выделения, расширенные текстовые эффекты и другие возможности.

Однако вы наверняка замечали, что некоторые изображения и фигуры не отображаются автоматически в Outlook у получателя и требуют ручной загрузки. Более того, получатели могут настроить Outlook так, чтобы он автоматически блокировал загрузку любых изображений в HTML-письмах. Если изображения не загружены и не отображаются в Outlook получателя, на их месте появятся заполнители — и всё письмо будет выглядеть неаккуратно.

1,2 Обычный текст

В отличие от HTML-формата, простой текст (текстовый формат) поддерживает в теле сообщения только неформатированный текст. Он не позволяет использовать полужирное начертание, курсив, подчёркивание, зачёркивание, цветовое выделение и другие виды форматирования. Кроме того, в простом тексте нельзя вставлять изображения и гиперссылки непосредственно в сообщение. Если вам нужно включить важные изображения, единственное рабочее решение — прикрепить их как вложения.

1,3 Формат обогащённого текста (RTF)

Формат обогащённого текста (RTF) поддерживает разнообразное форматирование: шрифты, гиперссылки, таблицы, фигуры, изображения и многое другое. Однако большинство элементов форматирования в RTF-сообщениях корректно отображается только в Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Кроме того, вложения внедряются прямо в тело письма, а не добавляются в его заголовок.

При создании новых сообщений или ответе/пересылке в Outlook вы можете легко изменить формат письма.

В окне создания, ответа или пересылки сообщения просто нажмите кнопку HTML, Обычный текст или RTF в группе Формат на вкладке Форматирование текста.

Примечание: если ответное или пересылаемое сообщение отображается во внутренней области чтения, нажмите кнопку Открыть в отдельном окне в левом верхнем углу области чтения, чтобы открыть его в отдельном окне.

Обычно новые письма в Outlook автоматически отправляются в формате HTML. Однако иногда требуется, чтобы новые письма автоматически отправлялись в другом формате — например, в виде обычного текста или RTF. В этом разделе описано, как изменить формат сообщений по умолчанию для всех исходящих писем в Outlook.

1. Нажмите Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» выберите Почта в левой части окна, перейдите к разделу Создание сообщений и выберите новый формат сообщения в раскрывающемся списке Создавать сообщения в этом формате.

3. Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Теперь все новые сообщения будут автоматически создаваться в выбранном формате.

Обычно мы ежедневно получаем в Outlook множество писем, которые могут быть в формате HTML, обычного текста или RTF. В этом разделе — краткое руководство по быстрому изменению формата полученного сообщения в Outlook.

1. Дважды щёлкните по нужному письму в списке сообщений, чтобы открыть его.

2. Письмо откроется в отдельном окне. Нажмите Сообщение > Действия > Изменить сообщение.

3. Теперь сообщение можно редактировать. Перейдите на вкладку Форматирование текста и выберите нужный формат сообщения в группе Формат.

4. Нажмите клавиши Ctrl+S или кнопку Сохранить(по умолчанию кнопка)Сохранить находится на панели быстрого доступа над вкладками), чтобы сохранить изменения, а затем закройте окно сообщения.

Примечание: этот метод позволяет изменить формат только одного полученного сообщения за раз.

Если вам нужно всегда отвечать на письма или пересылать их в формате простого текста («Формат текста»), этот раздел поможет легко справиться с задачей в Outlook.

1. В главном окне Outlook нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» выберите Центр управления безопасностью в левой части окна, а затем нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.

3. В диалоговом окне «Центр управления безопасностью» выберите Безопасность электронной почты в левой части окна, затем установите флажок напротив пункта Читать всю стандартную почту в формате Обычный текст в разделе Читать как Обычный текст.

4. Последовательно нажмите кнопки OK, чтобы закрыть оба диалоговых окна.

Теперь вы вернётесь в главное окно Outlook и увидите, что все полученные письма в списке сообщений автоматически преобразованы в формат «Обычный текст».

5. Выберите письмо, на которое хотите ответить, и нажмите Главная > Ответить или Ответить всем.

Совет: чтобы переслать письмо, выберите его в списке сообщений и нажмите Kutools > Переслать.

6. После этого ответное или пересылаемое сообщение будет создано в формате простого текста (Формат текста). Вы можете написать ответ и отправить его по своему усмотрению.

Примечание: Если включена опция Читать все стандартные письма в формате «Обычный текст», все полученные письма будут автоматически преобразованы в формат обычного текста.

Если вам нужно отвечать на письма или пересылать их в формате Формат HTML в Outlook, вы можете легко решить эту проблему с помощью приведённого ниже кода VBA.

1. В Outlook нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. В окне Microsoft Visual Basic для приложений выберите Вставка > Модуль и вставьте приведённый ниже код в новый модуль.

VBA: автоматический ответ или пересылка писем в формате Формат HTML

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Примечания: Приведённый выше код позволяет отвечать на письма в формате HTML. Если вы хотите автоматически отвечать всем получателям или пересылать письма в том же формате, выполните следующие действия:

(1) Чтобы ответить всем получателям в формате Формат HTML, замените левый фрагмент кода на правый:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Чтобы пересылать письма в формате Формат HTML, замените левый фрагмент кода на правый:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Теперь вы можете выбрать письмо и в окне указанного модуля нажать кнопку Выполнить или клавишу F5, чтобы ответить, ответить всем или переслать письмо в формате HTML.

Однако со временем может надоесть постоянно открывать окно указанного модуля и вручную запускать код VBA. Если этот код VBA требуется использовать часто, его можно добавить на панель быстрого доступа в виде кнопки команды, чтобы в будущем применять модуль VBA всего одним щелчком мыши.

4. В окне указанного модуля нажмите клавиши Ctrl+S, чтобы сохранить код, а затем закройте окно модуля и окно Microsoft Visual Basic для приложений.

5. В основном интерфейсе Outlook щёлкните маленькую стрелку на панели быстрого доступа и выберите в выпадающем меню пункт Другие команды.

Примечание: вы также можете нажать Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook», а затем в левой части окна выбрать пункт Панель быстрого доступа.

6. Откроется диалоговое окно «Параметры Outlook» с активным пунктом Панель быстрого доступа в левой части. Выполните следующие действия:
(1) В поле Макросы из списка Выберите команды из выберите раскрывающийся список;
(2) В левом списке щёлкните, чтобы выделить ранее добавленную команду VBA;
(3) Нажмите кнопку Добавить.

7. Теперь нужная команда VBA добавлена в правый список. Выполните следующие действия:
(1) В правом списке щёлкните, чтобы выделить требуемую команду VBA;
(2) Нажмите кнопку Изменить;
(3) В появившемся диалоговом окне «Изменение кнопки» выберите значок для команды VBA в поле Значок;
(4) Укажите понятное имя для команды VBA в поле Отображаемое имя;
(5) Последовательно нажмите кнопки ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть оба диалоговых окна.

Теперь команда VBA добавлена на панель быстрого доступа, как показано на скриншоте ниже.

В будущем вы сможете нажимать кнопку VBA на панели быстрого доступа, чтобы отвечать, отвечать всем или пересылать выбранное письмо в формате Формат HTML, независимо от исходного формата сообщения.

Хотите отвечать на письма или пересылать их в формате обычного текста, не изменяя формат входящих сообщений в Outlook? Как это можно сделать? Помимо приведённого выше кода VBA, существует ли более простое решение для отправки ответов или пересылок в HTML? А что насчёт автоматической отправки ответов или пересылок в формате RTF? В этом разделе представлены удивительные сторонние инструменты Всегда использовать фиксированный формат для ответа и Всегда использовать фиксированный формат для пересылки, разработанные компанией Kutools для Outlook, которые позволяют автоматически отвечать или пересылать любые письма в заранее заданном формате сообщений.

1. Нажмите Kutools > Фиксированный формат > Всегда использовать фиксированный формат для ответа > Установить формат ответа.

Примечание: Чтобы пересылать любые письма в фиксированном формате сообщений, нажмите Kutools > Фиксированный формат > Фиксированный формат пересылки > Установить формат пересылки.

2. В диалоговом окне «Установить формат ответа» или «Установить формат пересылки» установите флажок напротив нужного формата сообщений, который будет использоваться по умолчанию при ответе или пересылке, и нажмите кнопку ОК.

3. Далее нажмите Kutools > Фиксированный формат > Всегда использовать фиксированный формат для ответа(или)Всегда использовать фиксированный формат для пересылки), затем — Включить(или)Включить), чтобы активировать функцию.

В появившемся диалоговом окне подтверждения Kutools для Outlook нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы нажимаете Главная > Ответить, Ответить всем или Переслать, чтобы ответить на письмо или переслать его, ответы и пересылки автоматически преобразуются в указанный формат сообщений.