Пересылка писем

Обычно вы можете выбрать письмо в списке сообщений, а затем нажать Главная > Переслать, чтобы переслать его.

Некоторые пользователи Outlook предпочитают читать письма в отдельных окнах сообщений. Чтобы переслать письмо, откройте его в таком окне и нажмите Сообщение > Переслать.

Независимо от того, читаете ли вы письма на панели чтения или в окнах сообщений, просто нажмите Ctrl+F, чтобы мгновенно переслать их в Outlook.

Если Outlook уже открыт, вы можете полностью переслать письмо с помощью горячих клавиш следующим образом:

1. Нажмите Ctrl+1, чтобы перейти к представлению почты в Outlook.
Совет: если Outlook уже открыт в представлении почты, просто пропустите этот шаг.

2. Нажмите Ctrl + Shift + I, чтобы открыть папку «Входящие».
Совет: эта комбинация горячих клавиш открывает только папку «Входящие» основного файла данных.

3. Теперь папка «Входящие» открыта. Нажмите клавишу со стрелкой вверх или вниз, чтобы выбрать нужное письмо для пересылки.

4. Нажмите Ctrl+F, чтобы переслать выбранное письмо.

Теперь письмо для пересылки создано и открыто на панели чтения или в новом окне сообщения. Отредактируйте и отправьте его по мере необходимости.

Вы уже знаете, как пересылать письма по одному в Outlook, но задумывались ли вы о том, как отправить сразу несколько писем? В этом разделе мы рассмотрим этот вопрос с двух сторон.

3,1 Пересылка нескольких писем как одного

Обычно вы можете легко выбрать сразу несколько писем и переслать их вместе как вложения в Outlook.
1. Откройте нужную почтовую папку, перейдите в список сообщений и выберите письма, которые хотите переслать одновременно.
Совет:
A. Удерживая клавишу Ctrl, последовательно щелкайте по письмам, чтобы выбрать несколько несмежных;
B. Удерживая клавишу Shift, щелкните по первому и последнему письму, чтобы выбрать все смежные сообщения между ними;
C. Нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать все письма в текущей почтовой папке.

2. Нажмите Главная > Переслать или одновременно нажмите клавиши Ctrl + F, чтобы переслать выбранные письма.

3. Все выбранные письма будут добавлены как вложения в новое окно сообщения. Укажите получателей, тему, составьте текст пересылаемого сообщения и отправьте его.

3,2 Пересылка нескольких писем по отдельности

Если у вас установлен Kutools для Outlook, вы также можете воспользоваться его функцией Пакетное пересылание электронных писем для пересылки нескольких писем по отдельности в Outlook.

1. Откройте папку с почтой, перейдите в список сообщений и выберите несколько писем для массовой пересылки.
Советы:
A. Удерживая клавишу Ctrl, можно выбрать несколько несмежных писем, последовательно щёлкая по ним;
B. Удерживая клавишу Shift, можно выделить группу смежных писем — для этого щёлкните по первому письму, а затем по последнему;
C. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+A, чтобы выбрать все письма в текущей почтовой папке.

2. Нажмите Kutools > Пакетное пересылание электронных писем.

3. В диалоговом окне «Выбор имен» выберите получателей для пересылки: добавьте их из адресной книги или введите адреса электронной почты в соответствующие поля Кому,Копияили Скрытая копия, затем нажмите кнопку ОК.

После этого все выбранные письма будут пересланы отдельно одним и тем же получателям поочередно.

После этого все выбранные письма будут поочерёдно пересланы одним и тем же получателям — каждое отдельно.

Допустим, вы обсуждали условия контракта с клиентом по электронной почте в Outlook. Теперь вам нужно быстро найти всю переписку и переслать её руководителям или коллегам. В этом разделе — простой способ это сделать.

1. Откройте почтовую папку в Outlook и установите флажок напротив параметра Показывать как беседы на вкладке Вид.

2. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите кнопку Все почтовые ящики или Эта папка — в зависимости от ваших задач.

Теперь все письма автоматически группируются по беседам.

3. В списке сообщений нажмите стрелку перед темой беседы, чтобы развернуть её.

4. В развернутой беседе выберите все письма: щелкните по первому письму, затем по последней ячейке, удерживая клавишу Shift.

5. Нажмите Главная > Переслать или одновременно нажмите клавиши Ctrl + F.

6. После этого все письма из указанной беседы будут добавлены как вложения в новое окно сообщения. Укажите получателей, задайте тему, напишите текст пересылки и отправьте сообщение — всё это можно сделать в несколько кликов!

Допустим, вы создали и сохранили черновик письма в Outlook и теперь хотите использовать его повторно, не изменяя исходный черновик. Как это сделать? Просто перешлите черновик! В этом разделе объясняется, как переслать черновик письма в Outlook.

Обычно можно открыть папку Черновики, щёлкнуть, чтобы выбрать нужный черновик письма, а затем нажать Главная > Переслать или одновременно нажать клавиши Ctrl + F, чтобы открыть окно пересылки в новом окне сообщения, после чего составить и отправить пересылку по мере необходимости.

Примечание: Чтобы это работало, необходимо включить параметр Открывать ответы и пересылки в новом окне в диалоговом окне Параметры Outlook (Нажмите, чтобы узнать как).

Если вы уже открыли черновик письма в окне сообщения, поместите курсор в поле Кому, Копия, Скрытая копия или Тема (как показано на скриншоте ниже), а затем одновременно нажмите клавиши Ctrl + F, чтобы переслать письмо. В появившемся окне пересылки составьте и отправьте сообщение по мере необходимости.

Например, вам нужно найти все письма от определённого отправителя в Outlook и переслать их руководству. Как это сделать? В этом разделе рассказывается, как переслать письма от одного или нескольких конкретных отправителей в Outlook.

6,1 Пересылка писем от одного или нескольких конкретных отправителей

В этой части рассказывается, как с помощью функции Быстрый поиск найти все письма от одного или нескольких отправителей и массово переслать их в Outlook.

1. Поместите курсор в поле Быстрый поиск, чтобы активировать инструменты Поиск, а затем нажмите Поиск(в разделе)Инструменты поиска) > От.

Теперь критерий поиска from:«Имя отправителя» добавлен в поле Быстрый поиск.

2. В поле Быстрый поиск замените Имя отправителя на имя конкретного отправителя или его/её адрес электронной почты и укажите область поиска в группе Область поиска на вкладке Поиск(в разделе)Инструменты поиска).

Советы:
Если нужно найти письма от нескольких отправителей, воспользуйтесь приведённым ниже критерием поиска, заменив Имя отправителя N на нужные имена или адреса отправителей.
from:"Имя отправителя 1« OR from:»Имя отправителя 2« OR from:»Имя отправителя 3« OR … OR from:»Имя отправителя N"

Например, если вы хотите выполнить поиск писем от двух Адрес отправителя, можно изменить критерий поиска, как показано на скриншоте ниже:

3. Теперь все письма от указанного имени отправителя или адреса отправителя найдены в заданной области поиска и отображаются в списке сообщений. Выделите результаты поиска и нажмите Главная > Переслать или одновременно нажмите клавиши Ctrl + F.

Советы:
(1) Чтобы выделить все результаты поиска, щелкните по любому из них в списке сообщений и нажмите клавиши Ctrl+A.
(2) Также можно выделить все результаты поиска, выбрав первое письмо в списке сообщений и нажав клавиши Ctrl+Shift+End.

4.Теперь все результаты поиска прикрепляются к новому сообщению. Укажите получателей, задайте тему, напишите текст письма и отправьте его — когда нужно!

6,2 Пересылка писем от одного конкретного отправителя

Вы также можете воспользоваться функцией Найти связанные, чтобы быстро найти все письма «От отправителя» для выбранного сообщения, а затем пакетно переслать все найденные письма в Outlook.

1. В списке сообщений щёлкните письмо, отправителя которого хотите найти среди других писем.

2. Щёлкните правой кнопкой мыши по письму и выберите в контекстном меню команду Найти связанные > Сообщения от отправителя.

Затем в поле from:«Имя отправителя»(где)Имя отправителя автоматически заменяется на отправителя текущего выбранного письма) добавляется запрос в поле Быстрый поиск, и все сообщения от этого отправителя находятся и отображаются в списке.

3. Выделите все результаты поиска в списке сообщений и нажмите Главная > Переслать, или одновременно нажмите клавиши Ctrl + F, чтобы переслать эти письма пакетно.

Советы:
(1) Чтобы выбрать все результаты поиска, щёлкните по любому из них в списке сообщений и нажмите Ctrl+A.
(2) Вы также можете выбрать все результаты поиска, выделив первое сообщение в списке и нажав Ctrl+Shift+End.

4. Теперь все результаты поиска отправляются как вложения в новом окне сообщения. Укажите получателей, задайте тему письма, напишите текст сообщения и отправьте его, когда будет нужно.

6,3 Автоматическая пересылка писем от определённых отправителей

Хотите автоматически пересылать письма от определённых отправителей? Создайте правило для почты или правило автоматического ответа — и задача будет решена!
A.Автоматическая пересылка писем от определённых отправителей с помощью правила для почты
B.Автоматическая пересылка писем от определённых отправителей с помощью правила автоматического ответа

Если вам нужно постоянно пересылать все входящие письма, сообщения от определённых отправителей, письма с заданными темами или любые другие письма, соответствующие указанным условиям, настройте автоматическую пересылку в Outlook.

7,1 Автоматическая пересылка писем с помощью функции «Автоматические ответы»

В этом разделе рассказывается, как использовать функцию Автоматические ответы для автоматической пересылки всех входящих писем или пересылки писем по заданным критериям в Outlook.

Примечание: Поскольку функция Автоматические ответы поддерживается только учётными записями Exchange, этот раздел работает исключительно с такими учётными записями. Если ваша учётная запись электронной почты (Тип учётной записи) не является учётной записью Exchange, вы можете создать правило для почты, чтобы включить эту функцию.

1. Нажмите Файл > Информация > Автоматические ответы.

2. В диалоговом окне «Автоматические ответы» включите опцию Отправлять автоматические ответы и нажмите кнопку Правила.

3. В диалоговом окне «Правила автоматических ответов» нажмите кнопку Добавить правило.

4. В диалоговом окне «Изменить правило» вы можете выполнить следующие настройки:
(1) Установите флажок напротив опции Переслать в разделе Выполнить следующие действия;
(2) Нажмите кнопку Кому, чтобы добавить получателей пересылки. Кроме того, вы можете вручную ввести адреса получателей в поле справа;
(3) Укажите тип пересылки в раскрывающемся списке Метод.

Советы: В разделе Когда приходит сообщение, удовлетворяющее следующим условиямвы можете настроить пересылку писем по критериям:

(1)От: Чтобы автоматически пересылать письма от определённого отправителя, нажмите кнопку От, чтобы выбрать нужного отправителя. Кроме того, вы можете вручную ввести имя или адрес отправителя в поле справа;

(2)Кому: Если вам нужно автоматически пересылать письма определённым получателям, нажмите кнопку Кому, чтобы выбрать нужных адресатов. Разумеется, вы также можете вручную ввести имена получателей или их адреса электронной почты. Поддерживается также установка флажков напротив опций Адресовано мне напрямую или Копия (Копия мне).

(3)Тема: Если вам нужно автоматически пересылать письма по теме, введите нужные ключевые слова в поле Темапо мере необходимости;

(4)Текст сообщения: Если вы хотите автоматически пересылать письма на основе содержимого сообщения, введите нужные ключевые слова в поле Текст сообщения по мере необходимости.

5. Последовательно нажмите кнопки ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть все диалоговые окна.

Теперь все входящие письма (или только те из них, что соответствуют заданным условиям) будут автоматически пересылаться указанным получателям.

7,2 Автоматическая пересылка писем с помощью правила для почты

Вы также можете легко создать правило для почты и настроить автоматическое перенаправление в Outlook.

1. В Outlook выберите Главная > Правила > Управление правилами и уведомлениями.

2. В диалоговом окне «Правила и уведомления» на вкладке Правила для почты нажмите кнопку Создать правило.

3. В окне Мастер правил выберите пункт Применить правило к сообщениям, которые я получаю и нажмите кнопку Далее.

4. Во втором окне Мастера правил нажмите кнопку Далее, не задавая никаких условий, а затем — кнопку Да во всплывающем диалоговом окне Microsoft Outlook.

Советы:

(1) Если вы нажмёте кнопку Далее, не задав условий, правило будет автоматически пересылать все входящие письма.

(2) Если вы хотите автоматически пересылать письма в зависимости от отправителя, настройте следующим образом:
1) Во втором мастере правил установите флажок напротив параметра Отправитель — физическое лицо или публичная группа в разделе Шаг 1;
2) Щелкните подчеркнутый текст физическое лицо или публичная группа в разделе Шаг 2;
3) В диалоговом окне «Адрес правила» выберите отправителя из списка «Адресная книга» или вручную введите адрес электронной почты отправителя и нажмите кнопку ОК.

(3) Если вы хотите автоматически пересылать письма по теме, настройте следующим образом:
1) Во втором мастере правил установите флажок напротив параметра Тема или тело содержит определенные слова в разделе Шаг 1;
2) Щелкните подчеркнутый текст определенные слова в разделе Шаг 2;
3) В диалоговом окне «Текст поиска» введите ключевое слово в первое поле и нажмите кнопку Добавить, затем при необходимости повторите для добавления других ключевых слов и, наконец, нажмите кнопку ОК.

5. В третьем мастере правил установите флажок напротив нужного параметра: переслать физическому лицу или публичной группе или переслать физическому лицу или публичной группе как вложение в разделе Шаг 1, затем щелкните подчеркнутый текст физическое лицо или публичная группа в разделе Шаг 2.

6. В диалоговом окне «Адрес правила» укажите получателей пересылки из списка «Добавить из адресной книги» или вручную введите их адрес электронной почты в поле Кому и нажмите кнопку ОК.

7. Затем вы вернетесь к четвертому мастеру правил; при необходимости укажите исключения для пересылки или оставьте это поле пустым и нажмите кнопку Далее.

8. На последнем шаге мастера правил введите имя правила «Новое письмо» в поле Шаг 1, настройте нужные параметры выполнения в разделе Шаг 2 и нажмите кнопку Готово.

9. Затем вы вернётесь в диалоговое окно «Правила и оповещения». Убедитесь, что новое правило «Автоматическое перенаправление» отмечено, и нажмите кнопку ОК.

С этого момента все входящие письма или входящие письма, соответствующие заданным условиям, будут автоматически пересылаться указанным получателям.

7,3 Автоматическая пересылка писем с помощью замечательного стороннего инструмента

Вы также можете настроить автоматическую пересылку входящих писем в Outlook с помощью стороннего инструмента — функции автоматической пересылки из набора Kutools для Outlook.

1. После установки Kutools для Outlook щелкните Kutools > Переслать > Управление правилами в Outlook.

2. В диалоговом окне «Управление автоматической пересылкой» нажмите кнопку Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Мастер правил настройте параметры по своему усмотрению:

A. Если вы хотите автоматически пересылать каждое входящее письмо, не задавайте никаких условий и сразу нажмите кнопку Далее. Затем в появившемся диалоговом окне с напоминанием нажмите кнопку ОК.

B. Если вы хотите автоматически пересылать письма по отправителю, выполните следующие действия:
1) В диалоговом окне Шаг 1 Мастера правил установите флажок напротив параметра Отправитель — физическое лицо или публичная группа, затем в разделе Шаг 2 щелкните подчеркнутый текст физическое лицо или публичная группа;
2) В диалоговом окне «Адрес правила» укажите отправителя из списка «Адресная книга» или вручную введите его адрес электронной почты в поле Отправитель и нажмите кнопку ОК.

3) После этого вы вернетесь в диалоговое окно Мастера правил — нажмите кнопку Далее.

C. Чтобы автоматически пересылать входящие письма по теме, выполните следующие действия:
1) В диалоговом окне «Мастер правил» установите флажок напротив параметра «Тема содержит определенные слова» в разделе Шаг 1, затем щелкните подчеркнутый текст определенные слова в разделе Шаг 2;
2) В появившемся диалоговом окне «Текст содержит» нажмите кнопку Создать;

3) В диалоговом окне «Текст поиска» введите ключевое слово в поле Новое ключевое слово поиска и нажмите кнопку Добавить, затем повторите для добавления других ключевых слов по мере необходимости и, наконец, нажмите кнопку ОК.

4) После этого вы вернетесь в диалоговое окно «Текст содержит»; чтобы добавить другие ключевые слова, снова нажмите кнопку Создать. Когда все ключевые слова будут добавлены, нажмите кнопку ОК.
Советы:
(1) Логическая связь между ключевыми словами, добавленными в одном диалоговом окне «Текст поиска», — это И;
(2) Логическая связь между ключевыми словами, добавленными последовательно в разных диалоговых окнах «Текст поиска», — это ИЛИ.

5) Затем вы вернетесь в диалоговое окно «Мастер правил»; нажмите кнопку Далее.

4. Затем откроется второе диалоговое окно Мастера правил. При необходимости укажите исключения для пересылки, оставьте поле пустым и нажмите кнопку Далее.

5. В последнем диалоговом окне Мастера правил выполните следующие действия:
(1) Введите имя нового правила «Автоматическое перенаправление» в поле Имя правила;
(2) Укажите тему в поле Содержимое правила;
(3) Нажмите кнопку Получатель, чтобы при необходимости добавить получателей для пересылки;
(4) Установите флажки напротив нужных параметров выполнения в разделе Настройка параметров правила;
(5) Нажмите кнопку ОК.

6. Теперь вы вернётесь в диалоговое окно «Управление автоматической пересылкой». Убедитесь, что новое правило «Автоматическое перенаправление» отмечено, и нажмите кнопку ОК.

7. Нажмите Kutools > Переслать > Включить, чтобы активировать эту функцию, а затем нажмите кнопку ОК во всплывающем диалоговом окне подтверждения.

Отныне все входящие письма или только те, которые соответствуют заданным условиям, будут автоматически пересылаться указанным получателям.

Иногда может возникнуть необходимость пересылать входящие письма от определённого отправителя или с заданной темой в определённую папку Outlook. Как решить эту задачу? В данном разделе описано, как настроить пересылку входящих писем в указанную папку с помощью правила электронной почты в Outlook.

1. В списке сообщений выберите письмо, по отправителю или теме которого вы хотите настроить пересылку, и нажмите Главная > Правила > Создать правило.

2. Затем настройте правило для электронной почты следующим образом:
(1) Во всплывающем диалоговом окне «Создать правило» задайте условия фильтрации входящих писем.
Совет: Например, чтобы пересылать письма от конкретного отправителя, установите флажок напротив пункта От отправителя (отправитель будет заменён на отправителя выбранного вами письма); чтобы пересылать письма по определённой теме — установите флажок напротив пункта Тема содержит; и так далее.
(2) Установите флажок напротив пункта Переместить элемент в папку.
(3) Откроется диалоговое окно «Правила и оповещения». Выберите папку, в которую будут перемещаться письма, и нажмите кнопку ОК.

3. Теперь вы вернётесь в диалоговое окно «Создать правило». Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить настройки.
Совет: Вернувшись в диалоговое окно «Создать правило», вы также можете нажать кнопку Дополнительные параметры, чтобы при необходимости изменить текущие настройки.

4. В появившемся диалоговом окне «Успешно» при необходимости выберите нужный параметр выполнения и нажмите кнопку ОК.

Отныне все входящие письма от указанного отправителя или с заданной темой будут автоматически пересылаться в определённую папку электронной почты.

При пересылке письма в Outlook заголовок и текст исходного письма по умолчанию добавляются в тело пересылаемого сообщения. Однако вы можете изменить настройки пересылки так, чтобы исходное письмо прикреплялось как вложение к пересылаемому сообщению, добавлялся отступ и т.д. В этом разделе описано, как решить эти задачи.

1. В Outlook нажмите Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта на левой панели, перейдите в раздел Ответы и пересылка и выберите подходящий вариант пересылки из раскрывающегося списка При пересылке сообщения.

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Примечания:
В списке при пересылке сообщенияРаскрывающийся список в диалоговом окне «Параметры Outlook» доступны четыре варианта:

A.Вложить исходное сообщение: Если выбрать этот вариант в списке при пересылке сообщенияРаскрывающийся список в диалоговом окне «Параметры Outlook», исходное письмо будет вложено как вложение в окне пересылки, как показано на снимке экрана ниже:

B. Включая текст исходного сообщения: Это стандартные настройки пересылки в диалоговом окне «Параметры Outlook». При выборе этого варианта заголовок и текст исходного письма будут добавлены в пересылаемое сообщение, как показано на снимке экрана ниже:

C. Включить и сделать отступ для текста исходного сообщения: если выбрать этот вариант в списке при пересылке сообщения, заголовок и текст исходного письма будут добавлены в пересылаемое сообщение с левым отступом.

D. Добавить префикс к каждой строке исходного сообщения: если выбрать этот вариант в списке при пересылке сообщения, заголовок и текст исходного письма будут добавлены в пересылаемое сообщение с синей линией слева. См. снимок экрана:

По умолчанию формат пересылаемых сообщений автоматически наследуется от исходного письма. Например, если исходное письмо оформлено в формате «Обычный текст» Формат текста, его пересылка также будет оформлена в формате Обычный текст. Однако вы можете настроить автоматическую пересылку всех писем в фиксированном формате сообщения. Перейдите по ссылкам ниже, чтобы ознакомиться с инструкциями:

10,1 Всегда отвечать или пересылать в формате Формат HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

10,2 Всегда отвечать или пересылать в формате HTML, Обычный текст или Rich Формат текста в Outlook:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a7

10,3 Всегда отвечать или пересылать в формате Обычный текст:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

Как правило, в окне пересылки можно выделить содержимое и при необходимости отформатировать его: задать нужные цвет, размер и стиль шрифта. Однако повторное форматирование текста в каждом пересылаемом сообщении может быстро наскучить. На самом деле, в Outlook можно заранее настроить шрифт — включая его цвет, размер, стиль и другие параметры — по умолчанию для всех ответов и пересылок. Перейдите по ссылке ниже, чтобы ознакомиться с инструкцией.

Пересылать или отвечать с мелким/крупным шрифтом или другим Цвет шрифта:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/send-emails/outlook-reply-emails.html#a5

Насколько нам известно, стандартный бланк автоматически применяется к Новое письмо в Outlook, тогда как пересылаемые сообщения сохраняют тот же бланк, что и исходное письмо. Это означает, что при пересылке письма со специальным бланком (или без него) пересылаемое сообщение автоматически сохранит этот специальный бланк (или останется без него), независимо от того, включён ли у вас стандартный бланк.

Однако вы можете настроить автоматическую пересылку всех писем со стандартным шаблоном. Следуйте по ссылкам ниже, чтобы ознакомиться с инструкцией.

Применять стандартную тему или бланк электронной почты ко всем ответам и пересылкам:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-theme-stationery.html#a3