Руководство по Outlook – Шаблоны электронной почты

Вы можете легко создать новый шаблон сообщения электронной почты в Outlook следующим образом:

1. В представлении почты нажмите Главная > Новое письмо для создания нового письма.

Советы: Альтернативно, вы также можете нажать Ctrl + N клавиши для создания нового письма.

2. Теперь открывается новое окно составления сообщения. Добавьте получателей, введите тему, добавьте теги электронной почты, прикрепите вложения и напишите текст письма по мере необходимости.

3. Нажмите Файл > Сохранить как.

4. В диалоговом окне «Сохранить как» укажите имя нового шаблона в поле Имя файла, выберите Outlook Template (*.oft) из выпадающего списка Тип файла и нажмите кнопку Сохранить.

Советы: Новый шаблон сообщения электронной почты сохраняется по умолчанию в папке шаблонов Outlook. Если вам нужно сохранить шаблон в другую папку, необходимо открыть эту папку в диалоговом окне «Сохранить как» перед нажатием кнопки Сохранить кнопка.

Это путь к папке шаблонов Outlook по умолчанию: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Теперь новый шаблон сообщения электронной почты создан. Пожалуйста, закройте окно нового составляемого сообщения без сохранения.

2.1 Создание нового письма из шаблона с помощью функции Выбрать форму

Чтобы создать новое письмо из существующего шаблона в Outlook, вы можете сделать следующее:

1. В представлении почты нажмите Главная > Новые элементы > Выбрать форму.

2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из Просмотреть в выпадающего списка;
(2) Нажмите для выбора указанного шаблона, из которого вы создадите письмо (Советы: Если ваш шаблон электронной почты не отображается в диалоговом окне, вы можете нажать кнопку Обзор для поиска и выбора его из другой папки.);
(3) Нажмите кнопку Открыть кнопка.

Затем новое письмо создается на основе указанного шаблона. Продолжайте составлять и отправлять его по мере необходимости.

2.2 Создание нового письма из шаблона путем прямого открытия файла шаблона

Мы можем открыть шаблон электронной почты для создания нового письма из него напрямую.

1. Откройте папку, содержащую шаблон электронной почты.
Советы: Если шаблон электронной почты хранится в папке шаблонов по умолчанию, вы можете открыть папку по этому пути: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Дважды щелкните шаблон электронной почты, чтобы открыть его.

Затем новое письмо создается на основе указанного шаблона. Вы можете составить и отправить новое письмо по мере необходимости.

Как мы знаем, шаблон электронной почты нельзя открыть и отредактировать напрямую. Однако мы можем решить эту задачу обходным путем: создать новое письмо из шаблона, а затем сохранить письмо как шаблон с тем же именем, чтобы перезаписать исходный.

1. В Outlook нажмите Главная > Новые элементы > Выбрать форму.

2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из Просмотреть в выпадающего списка;
(2) Нажмите для выбора указанного шаблона, из которого вы создадите письмо (Советы: Если вы не можете найти указанный шаблон, нажмите кнопку Обзор для поиска и выбора его из другой папки);
(3) Нажмите кнопку Открыть кнопка.

3. Теперь новое письмо создано из указанного шаблона. Внесите изменения в новое письмо по мере необходимости.

4. В окне составления сообщения нажмите Файл > Сохранить как.

5. В диалоговом окне «Сохранить как»:
(1) Выберите Outlook Template (*.oft) из Тип файла выпадающего списка;
(2) Откройте папку, содержащую исходный шаблон электронной почты;
(3) В Имя файла поле, убедитесь, что имя файла точно такое же, как имя файла исходного шаблона электронной почты;
(4) Нажмите кнопку Сохранить кнопка.

6. Теперь появится диалоговое окно Подтверждение сохранения. Пожалуйста, нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать исходный шаблон.

На данный момент мы отредактировали шаблон электронной почты обходным путем. И вы можете закрыть новое письмо без сохранения.

Мы можем легко создать новое письмо из шаблона электронной почты с помощью функции Выбрать форму , но как ответить на письмо с использованием шаблона в Outlook? Мы можем создать правило для решения этой проблемы.

1. Подготовьте шаблон электронной почты, который вы будете использовать для ответа. (Нажмите, чтобы узнать, как создать шаблон электронной почты.)

2. В представлении почты нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

3. В диалоговом окне Правила и оповещения нажмите кнопку Новое правило для создания нового правила.

4. В Мастере правил нажмите, чтобы выделить опцию Применить правило к сообщениям, которые я получаю, и нажмите кнопку Далее .

5. Во втором диалоговом окне Мастера правил укажите условия, по которым будут отвечать на письма, и нажмите кнопку Далее кнопка.
В моем случае я отмечаю опцию отправлено только мне опция.

6. В третьем диалоговом окне Мастера правил отметьте опцию ответить с использованием определенного шаблона в разделе Шаг 1, а затем нажмите связанный текст «определенный шаблон» в разделе Шаг 2.

7. Теперь в диалоговом окне Выбор шаблона ответа выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из выпадающего списка Просмотреть в, нажмите для выбора указанного шаблона и нажмите кнопку Открыть.

Советы: Если вы не можете найти указанный шаблон в диалоговом окне, нажмите кнопку Обзор для выбора его из других папок.

8. Теперь оно возвращается к третьему Мастеру правил, и нажмите кнопку Далее для продолжения.

9. В четвертом Мастере правил укажите исключения, если необходимо, и нажмите кнопку Далее .

10. В последнем Мастере правил укажите имя правила в поле Шаг 1, отметьте нужные опции в разделе Шаг 2 и нажмите кнопку Готово.

Советы: Чтобы ответить на письма в папке Входящие сейчас, отметьте опцию Запустить это правило сейчас для сообщений уже в «Входящих» опция.

11. Оно возвращается к диалоговому окну Правила и оповещения, нажмите кнопку OK для закрытия его.

Советы:
(1) Для автоматического ответа на все входящие письма вам нужно держать Outlook запущенным все время.
(2) Если вы хотите автоматически отвечать на письма в учетной записи Exchange, вы можете нажать Файл > Информация > Автоматические ответы для включения функции Автоматические ответы, а затем укажите настройки и текст автоматических ответов, как показано на скриншоте ниже:

Если содержимое ответа или пересылки состоит только из простых слов в шаблоне, вы можете применить быстрый шаг для достижения ответа или пересылки с использованием шаблона.

1. В представлении почты нажмите Главная > Создать новый (в группе Быстрые шаги).

2. В диалоговом окне Редактировать быстрый шаг назовите новый быстрый шаг, укажите действие как Ответ, Ответ всем или Переслать, нажмите Показать опции для расширения секции опций, введите содержимое ответа или пересылки и нажмите кнопку Готово.

На данный момент новый быстрый шаг создан. Вы можете легко применить быстрый шаг с помощью кликов.

3. Если вам нужно ответить на письмо этим быстрым шагом, выберите письмо и нажмите новый быстрый шаг в группе Быстрые шаги.

4. Затем открывается окно ответа или пересылки с предустановленным содержимым. Внесите изменения по мере необходимости и нажмите кнопку Отправить.