Руководство по Outlook – Шаблоны писем

Вы можете легко создать шаблон сообщения Новое письмо в Outlook следующим образом:

1. В режиме просмотра почты нажмите Главная > Новое письмо, чтобы создать новое письмо.

Советы: Кроме того, вы также можете нажать клавиши Ctrl+N, чтобы создать новое письмо.

2. Откроется окно создания нового сообщения. Укажите получателей, введите тему, добавьте теги письма, прикрепите вложения и напишите текст сообщения — всё это по мере необходимости.

3. Нажмите Файл > Сохранить как.

4. В диалоговом окне «Сохранить как» укажите имя нового шаблона в поле Имя файла, выберите Шаблон Outlook (*.oft) в списке Указать формат сохранения (раскрывающийся список) и нажмите кнопку Сохранить.

Советы:Шаблон сообщения «Новое письмо» по умолчанию сохраняется в папку шаблонов Outlook. Если вы хотите сохранить шаблон в другую папку, откройте её в диалоговом окне «Сохранить как» до нажатия кнопки.Сохранить.

Это шаблон Outlook по умолчанию Путь к файлу:%AppData%\Microsoft\Templates

5. Теперь шаблон сообщения «Новое письмо» создан. Закройте окно нового сообщения без сохранения.

2,1 Создание Новое письмо из шаблона с помощью функции «Выбор формы»

Чтобы создать Новое письмо из существующего шаблона в Outlook, выполните следующие действия:

1. В режиме просмотра почты нажмите Главная > Создать элементы > Выбрать форму.

2. В диалоговом окне «Выбор формы»:
(1) В раскрывающемся списке Искать в выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе;
(2) Щёлкните, чтобы выбрать нужный шаблон, на основе которого будет создано письмо ()Совет: если ваш шаблон не отображается в диалоговом окне, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти и выбрать его в другой папке);
(3) Нажмите кнопку Открыть.

Затем на основе указанного шаблона создаётся новое письмо. Продолжайте редактировать и отправлять его по мере необходимости.

2,2 Создание Новое письмо из шаблона путём прямого открытия файла шаблона

Мы можем открыть шаблон письма и сразу создать на его основе новое письмо.

1. Откройте папку, в которой находится шаблон письма.
Совет: если шаблон письма сохранён в папке шаблонов по умолчанию, вы можете открыть её по следующему пути: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Дважды щелкните файл шаблона письма, чтобы открыть его.

Затем на основе указанного шаблона создаётся новое письмо, которое вы можете редактировать и отправлять по мере необходимости.

Как известно, шаблон письма нельзя открыть и отредактировать напрямую. Однако есть простое решение: создайте новое письмо на основе этого шаблона, внесите нужные изменения и сохраните его под тем же именем в формате шаблона — так вы перезапишете исходный файл.

1. В Outlook нажмите Главная > Создать элементы > Выбрать форму.

2. В диалоговом окне «Выбор формы»:
(1) В раскрывающемся списке Искать в выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе;
(2) Щёлкните, чтобы выбрать нужный шаблон, на основе которого будет создано письмо ()Совет: если вы не можете найти нужный шаблон, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти и выбрать его из другой папки);
(3) Нажмите кнопку Открыть.

3. Теперь на основе указанного шаблона создано новое письмо. Внесите в него необходимые изменения.

4. В окне создания сообщения нажмите Файл > Сохранить как.

5. В диалоговом окне «Сохранить как»:
(1) В раскрывающемся списке Указать формат сохранения выберите Шаблон Outlook (*.oft);
(2) Откройте папку, содержащую исходный шаблон письма;
(3) В поле Имя файла убедитесь, что имя файла точно совпадает с именем исходного шаблона письма;
(4) Нажмите кнопку Сохранить.

6. Теперь появится диалоговое окно «Подтверждение сохранения как». Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать исходный шаблон.

Таким образом, шаблон письма был отредактирован обходным путём. Теперь вы можете закрыть окно «Новое письмо» без сохранения.

Создать новое письмо из шаблона легко — для этого достаточно воспользоваться функцией «Выбор формы». Но как отвечать на письма, используя шаблон в Outlook? Эту задачу можно решить с помощью правила.

1. Подготовьте шаблон письма для ответов. (Нажмите, чтобы просмотреть)инструкцию по созданию шаблона письма.)

2. В почтовом представлении нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

3. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку Создать правило, чтобы создать новое правило.

4. В диалоговом окне «Мастер правил» выберите опцию Применять правило к получаемым сообщениям и нажмите кнопку Далее.

5. Во втором диалоговом окне Мастера правил укажите условия, при которых будут отправляться ответы на письма, и нажмите кнопку Далее.
В моём случае я выбираю опцию отправлено только мне.

6. В третьем диалоговом окне Мастера правил установите флажок напротив опции ответить с использованием определённого шаблона в разделе Шаг 1, а затем щёлкните по ссылке «определённый шаблон» в разделе Шаг 2.

7. В диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» в поле Искать в выберите пункт Пользовательские шаблоны в файловой системе, затем выберите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть.

Советы: Если вы не можете найти нужный шаблон в диалоговом окне, нажмите кнопку Обзор, чтобы отличить его от файлов в других папках.

8. Теперь вы вернётесь к третьему шагу Мастера правил. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

9. На четвёртом шаге Мастера правил при необходимости задайте исключения и нажмите кнопку Далее.

10. На последнем шаге Мастера правил укажите имя правила в поле Шаг 1, установите нужные флажки в разделе Шаг 2 и нажмите кнопку Готово.

Советы: Чтобы ответить сейчас на письма в папке «Входящие», установите флажок напротив опции Выполнить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие».

11. Вы вернётесь в диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть его.

Советы:
(1) Чтобы автоматически отвечать на все входящие письма, Outlook должен быть постоянно запущен.
(2) Если вы хотите настроить автоматические ответы для учётной записи Exchange, перейдите по пути: Файл > Информация > Автоматические ответы, чтобы включить эту функцию, а затем задайте нужные параметры и текст ответа, как показано на снимке экрана ниже:

Если содержимое ответа или пересылки в шаблоне представляет собой только простой текст, вы можете воспользоваться быстрым шагом для отправки ответа или пересылки с использованием этого шаблона.

1. В почтовом представлении нажмите Главная > Создать новый(в группе)Быстрые шаги).

2. В диалоговом окне «Изменение быстрого шага» задайте имя нового быстрого шага, выберите действие — Ответить, Ответить всем или Переслать, нажмите Показать параметры, чтобы развернуть раздел с настройками, введите текст ответа или пересылки и нажмите кнопку Готово.

На этом этапе создан новый быстрый шаг — применяйте его всего одним щелчком мыши!

3. Чтобы ответить на письмо с помощью этого быстрого шага, выберите нужное письмо и нажмите новый быстрый шаг в группе Быстрые шаги.

4. Откроется окно сообщения для ответа или пересылки с предустановленным содержимым. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Отправить.