Перейти к основному содержанию

Как создать папку для организации электронных писем, содержащих определенных людей в Outlook?

Устали от захламленного почтового ящика? В этом уроке я представлю три метода организации электронных писем, содержащих конкретных людей, в Outlook для большей эффективности.


Всегда перемещайте электронные письма, содержащие определенных людей, в созданную папку

1. Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись электронной почты, для которой вы создадите папку для организации электронных писем, выберите Новая папка из контекстного меню и назовите папку.

2. В папке «Входящие» или «Отправленные» выберите любое из сообщений электронной почты, содержащих определенный адрес электронной почты, и вы переместите все его / ее электронные письма в созданную папку.

3. На Главная в Двигаемся группа, нажмите на Правила > Всегда перемещать сообщения с: определенного адреса электронной почты и / или Правила > Всегда перемещать сообщения на: определенный адрес электронной почты в соответствии с вашими потребностями.

4. Во всплывающем диалоговом окне «Правила и оповещения» укажите папку, в которую вы будете перемещать сообщения, а затем щелкните OK.

5. Электронные письма в папке «Входящие» или «Отправленные», соответствующие условиям, теперь перемещаются в папку, которую вы только что создали. И будущие сообщения электронной почты также будут попадать в папку напрямую, если они соответствуют условиям.


Создайте папку поиска, чтобы автоматически упорядочивать электронные письма для определенных людей.

Если вы не хотите перемещать сообщения в папку, а просто хотите легко их просмотреть. Вы можете создать папку поиска в Outlook, которая позволяет находить сообщения электронной почты, соответствующие заданным критериям, в нескольких папках, но сохранять их в исходных папках.

1. На Папка в Новые группа, нажмите на Новая папка поиска.

2. Во всплывающем диалоговом окне «Новая папка поиска» выполните следующие действия:
  • 1) В поле «Выбрать папку поиска» в списке «Почта от людей и списков» выберите Почта от и для конкретных людейили Почта от конкретных людей как вам нужно.
  • 2) В поле «Настроить папку поиска» нажмите Выберите для выбора людей из вашего списка адресов.
  • 3) Укажите учетную запись электронной почты, откуда искать электронные письма.
  • 4) Нажмите OK.

3. В папке «Папки поиска» создается папка поиска, содержащая сообщения электронной почты, соответствующие условиям.


Пакетное создание папок для организации электронной почты для всех ваших учетных записей электронной почты с помощью VBA

Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook и вы хотите создавать папки для каждой учетной записи электронной почты в пакетах для определенных людей, вы можете использовать метод VBA для перемещения сообщений, содержащих определенных людей, из папок «Входящие» или «Отправленные» ваших учетных записей электронной почты. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. В Outlook нажмите Файл > Опции > Центр управления, а затем нажмите Параметры центра.

2. Во всплывающем диалоговом окне переключитесь на Настройки макроса, наведите на Включить все макросы, и проверьте Применение параметров безопасности макросов к установленным надстройкам.

3. Нажмите OK кнопки для закрытия диалогов.

4. нажмите другой + F11 клавиши, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

5. Нажмите Вставить > Модули. Затем скопируйте любой из следующих кодов VBA в окно модуля.

Код VBA 1: Пакетное создание папок для организации электронных писем, содержащих определенных отправителей, в папках «Входящие» всех учетных записей электронной почты.

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примечание. Вы должны заменить определенные фрагменты в соответствии с комментариями в 12-й, 16-й и 35-й строках кода VBA выше.

Код VBA 2: пакетное создание папок для организации электронных писем, содержащих определенных получателей, в папках «Входящие» всех учетных записей электронной почты.

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примечание:

  • 1) Вы должны заменить определенные фрагменты в соответствии с комментариями в 12-й, 16-й и 35-й строках кода VBA выше.
  • 2) Чтобы заархивировать сообщения, содержащие определенного получателя CC или BCC, раскомментируйте 28-ю и 33-ю строки, удалив апостроф (') в начале строк.

6. Нажмите F5 для запуска кода VBA. И новые папки будут созданы, если есть сообщения, соответствующие условиям.

Примечание: Метод VBA работает для существующих сообщений электронной почты. Если есть новые сообщения от/к определенному человеку, которого вы хотите заархивировать, повторите шаги 4-6.

Статьи по теме

Как создать папку поиска в нескольких файлах данных Outlook / PST / учетных записях электронной почты?

Как вы знаете, папка поиска может искать электронные письма только в пределах текущего почтового ящика в Outlook. Однако Outlook может выполнять поиск по всем почтовым ящикам с помощью функции мгновенного поиска. Поэтому вы можете попробовать обходной путь ниже, чтобы создать папку поиска для нескольких учетных записей электронной почты в Outlook.

Как создать папку поиска для внутренней электронной почты в Outlook?

Создать папку поиска по указанному отправителю или домену отправителя в обычных учетных записях электронной почты POP3 в Outlook несложно. Однако этот способ не работает для учетной записи Exchange. В этой статье я покажу вам, как создать папку поиска, чтобы отображать все электронные письма от внутренних отправителей в учетной записи Exchange.

Как сгруппировать сообщения электронной почты по указанным цветовым категориям в Outlook?

Иногда вы помечаете сообщения электронной почты указанными цветовыми категориями, а затем можете легко управлять или узнавать эти сообщения электронной почты или для других целей. Когда в почтовой папке скапливается масса сообщений электронной почты, трудно сразу найти сообщения, помеченные указанными цветовыми категориями. На самом деле, есть несколько уловок для быстрой группировки сообщений электронной почты по указанным цветовым категориям в Microsoft Outlook.

Как создать папку для организации писем по диапазону дат в Outlook?

В этом уроке я представлю два метода организации электронной почты по диапазону дат с помощью папок в Outlook для большей эффективности.


Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Outlook - Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook

🤖 Почтовый помощник с искусственным интеллектом: Мгновенные профессиональные электронные письма с помощью магии искусственного интеллекта: гениальные ответы одним щелчком мыши, идеальный тон, многоязычное владение. Преобразуйте электронную почту без особых усилий! ...

???? Автоматизация электронной почты: Нет на месте (доступно для POP и IMAP)  /  Расписание отправки писем  /  Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты  /  Автопересылка (расширенные правила)   /  Автоматическое добавление приветствия   /  Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...

📨 Управление электронной почтой: Легко вспоминать электронные письма  /  Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц  /  Удалить повторяющиеся электронные письма  /  Поиск  /  Объединение папок ...

📁 Вложения ProПакетное сохранение  /  Пакетное отсоединение  /  Пакетное сжатие  /  Автосохранение   /  Авто отсоединение  /  Автоматическое сжатие ...

???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов   /  Повысьте производительность Outlook с помощью представлений с вкладками  /  Свернуть Outlook вместо закрытия ...

???? Чудеса в один клик: Ответить всем с входящими вложениями  /   Антифишинговые письма  /  🕘Показать часовой пояс отправителя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем  /  Разделить группу контактов на отдельные группы  /  Удалить напоминания о днях рождения ...

Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations