Как создать папку для организации сообщений, в которых участвуют определённые люди, в Outlook?

АвторАманда ЛиДата изменения2025-04-08

Завалены хаотичной папкой «Входящие»? В этом руководстве я покажу три эффективных способа сортировки писем от определённых людей в Outlook, чтобы вы работали продуктивнее.

Автоматически перемещать сообщения, содержащие определённых людей, в созданную папку

Создание папки поиска для автоматической организации сообщений от определённых людей

Массовое создание папок для организации сообщений всех ваших учётных записей с помощью VBA

Автоматически перемещать сообщения, содержащие определённых людей, в созданную папку

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по учётной записи электронной почты, для которой создаёте папку для организации сообщений, выберите в контекстном меню «Новая папка» и укажите её имя.

шаги по автоматическому перемещению писем, содержащих определённых людей, в созданную папку

2. В папке «Входящие» или в папке «Отправленные» выберите любое сообщение, содержащее адрес электронной почты отправителя, чьи письма вы хотите переместить в созданную папку.

3. На вкладке «Главная» в группе «Переместить» выберите «Правила» > «Всегда перемещать сообщения от: определённого адреса электронной почты» и/или «Правила» > «Всегда перемещать сообщения для: определённого адреса электронной почты» — в зависимости от ваших задач.

4. В открывшемся диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите папку, в которую нужно перемещать сообщения, и нажмите «ОК».

5. Сообщения во «Входящих» или в «Отправленных», соответствующие заданным условиям, теперь перемещаются в только что созданную папку. Все будущие сообщения, отвечающие этим условиям, также будут автоматически попадать в эту папку.

Создание папки поиска для автоматической организации сообщений от определённых людей

Если вы не хотите перемещать сообщения в отдельную папку, а просто стремитесь легко их находить и просматривать, создайте поисковую папку в Outlook. Она позволит мгновенно видеть все письма, соответствующие заданным критериям, из нескольких папок сразу — при этом оставляя их в исходных местах.

1. На вкладке «Папка» в группе «Создать» нажмите «Создать папку поиска».

шаги по созданию папки поиска для автоматической организации писем от определённых людей

2. В появившемся диалоговом окне «Создание папки поиска» выполните следующие действия:

1) В поле «Выберите папку поиска» выберите в списке «Почта от людей и из списков» нужный вариант: «Почта от и для определённых людей» или «Почта от определённых людей» — в зависимости от ваших задач.
2) В окне «Настройка папки поиска» нажмите «Выбрать», чтобы указать нужных людей из вашего Списка адресов.
3) Укажите учётную запись электронной почты, в которой нужно искать сообщения.
4) Нажмите «ОК».

3. Папка поиска создаётся в разделе «Папки поиска» и включает сообщения, соответствующие заданным условиям.

Массовое создание папок для организации сообщений всех ваших учётных записей с помощью VBA

Если в Outlook у вас настроено несколько учётных записей электронной почты и вы хотите массово создать папки для каждой из них под определённых людей, воспользуйтесь методом VBA для перемещения сообщений с участием этих людей из папок «Входящие» или «Отправленные». Выполните следующие действия.

1. В Outlook перейдите в «Файл» > «Параметры» > «Центр управления безопасностью», затем нажмите «Параметры центра управления безопасностью».

2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Параметры макросов», выберите «Включить все макросы» и установите флажок «Применять параметры безопасности макросов к установленным надстройкам».

3. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговые окна.

4. Нажмите сочетание клавиш «Alt» + «F11», чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

5. Выберите «Вставка» > «Модуль», затем скопируйте один из приведённых ниже кодов VBA в открывшееся окно модуля.

Код VBA 1: Массовое создание папок для организации сообщений от определённых отправителей в папках «Входящие» учётных записей Все учетные записи

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примечание: Вам нужно заменить определённые фрагменты кода в соответствии с комментариями в строках 12, 16 и 35 приведённого выше кода VBA.

Код VBA 2: Массовое создание папок для организации сообщений для определённых получателей в папках «Входящие» учётных записей Все учетные записи

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примечание:

1) Вам нужно заменить определённые фрагменты кода в соответствии с комментариями в строках 12, 16 и 35 приведённого выше кода VBA.
2) Чтобы архивировать сообщения, в которых определённые получатели указаны в полях «Копия» (CC) или «Скрытая копия» (BCC), раскомментируйте 28-ю и 33-ю строки, удалив апостроф (') в начале каждой из них.

6. Нажмите «F5», чтобы запустить код VBA. Если найдутся сообщения, соответствующие заданным условиям, будет создана папка «Новая папка».

Примечание:Метод VBA применяется только к уже существующим сообщениям. Если поступят новые сообщения от/для указанного лица, которых вы хотите архивировать, повторите шаги «4»–«6».

См. также

Как создать папку поиска, охватывающую сразу несколько учётных записей Outlook, файлов данных, PST-файлов или почтовых ящиков?

Как вам известно, папка поиска в Outlook может искать сообщения только в пределах текущего почтового ящика. Однако мгновенный поиск Outlook охватывает все почтовые ящики. Воспользуйтесь приведённым ниже обходным способом, чтобы создать папку поиска, охватывающую несколько учётных записей электронной почты в Outlook.

Как создать папку поиска для внутренних сообщений в Outlook?

Создать папку поиска по указанному отправителю или отфильтровать сообщения по домену адреса отправителя в стандартных POP3-учётных записях Outlook несложно. Однако этот метод не работает для учётных записей Exchange. В этой статье я покажу, как создать папку поиска, которая отображает все сообщения от внутренних отправителей в рамках учётной записи Exchange.

Как группировать сообщения электронной почты по указанной цветовой категории в Outlook?

Иногда вы помечаете сообщения электронной почты определёнными цветовыми категориями, чтобы в дальнейшем легко находить их, применять к ним правила или использовать для других целей. Когда в одной папке скапливается большое количество писем, бывает сложно сразу найти те из них, которые помечены нужной цветовой категорией. На самом деле в Microsoft Outlook есть несколько эффективных приёмов, позволяющих быстро группировать сообщения по заданным цветовым категориям.

Как создать папку для организации сообщений по диапазону дат в Outlook?

В этом руководстве я покажу два метода сортировки сообщений по диапазонам дат с помощью папок в Outlook, чтобы повысить вашу продуктивность.

Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!

🤖KUTOOLS AI:Использует передовые технологии ИИ для простой работы с электронной почтой: ответы, резюмирование, оптимизация, расширение, перевод и создание писем.

📧Автоматизация электронной почты: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…

📨Управление электронной почтой: Отзыв письма / Блокировка мошеннических писем по темам и другим параметрам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…

📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…

🌟Волшебный интерфейс: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…

👍Чудеса в один клик: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…

👩🏼‍🤝‍👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные / Удаление напоминания о дне рождения…

Используйте Kutools на предпочитаемом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!

Мгновенно получите доступ к Kutools для Outlook одним кликом! Не теряйте времени — скачайте прямо сейчас и повысьте свою эффективность!

Список функций Kutools для Outlook Скачать сейчас Перейти к покупке

🚀 Скачать одним кликом — Получите все надстройки для Office

Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)

Скачайте одним кликом пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!

✅Удобство в один клик: Скачайте все пять установочных пакетов одним щелчком.
🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint

О пакете ⬇ Скачать пакет 💳 Приобрести пакет