Как создать папку для организации писем, содержащих определенных людей, в Outlook?
Захламленный почтовый ящик? В этом руководстве я представлю три метода организации писем, содержащих определенных людей, в Outlook для повышения эффективности.
Всегда перемещайте письма, содержащие определенных людей, в созданную папку
1. Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись электронной почты, для которой вы хотите создать папку для организации писем, выберите "Новая папка" из контекстного меню и назовите папку.
2. В папке "Входящие" или "Отправленные", выберите любое из писем, содержащее конкретный адрес электронной почты, которое вы хотите переместить во вновь созданную папку.
3. На вкладке "Главная", в группе "Переместить", нажмите на "Правила" > "Всегда перемещать сообщения от: конкретного адреса электронной почты" и/или "Правила" > "Всегда перемещать сообщения к: конкретному адресу электронной почты" в зависимости от ваших потребностей.
4. В появившемся диалоговом окне "Правила и уведомления", укажите папку, куда будут перемещены сообщения, затем нажмите "ОК".
5. Письма в папках "Входящие" или "Отправленные", соответствующие условиям, теперь перемещены в созданную вами папку. И будущие письма также будут переходить в эту папку напрямую, если они соответствуют условиям.
Создайте папку поиска для автоматической организации писем для определенных людей
Если вы не хотите перемещать сообщения в папку, а просто хотите легко их просматривать, вы можете создать папку поиска в Outlook, которая позволяет находить письма, соответствующие указанным критериям, в нескольких папках, но оставлять их в исходных папках.
1. На вкладке "Папка", в группе "Создать", нажмите "Создать папку поиска".
- 1) В поле "Выберите папку поиска", в списке "Почта от людей и списков", выберите "Почта от и для определенных людей" или "Почта от определенных людей", в зависимости от ваших потребностей.
- 2) В поле "Настроить папку поиска", нажмите "Выбрать", чтобы выбрать людей из вашего списка адресов.
- 3) Укажите учетную запись электронной почты, из которой нужно искать письма.
- 4) Нажмите "ОК".
3. Папка поиска создана под "Папками поиска", содержащая письма, соответствующие условиям.
Пакетное создание папок для организации писем для всех ваших учетных записей электронной почты с помощью VBA
Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook, и вы хотите создать папки для каждой учетной записи пакетно для определенных людей, вы можете использовать метод VBA для перемещения писем, содержащих определенных людей, из папок "Входящие" или "Отправленные" ваших учетных записей электронной почты. Выполните следующие действия.
1. В вашем Outlook нажмите "Файл" > "Параметры" > "Центр доверия", затем нажмите "Настройки центра доверия".
2. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку "Настройки макросов", выберите "Включить все макросы" и отметьте "Применять настройки безопасности макросов к установленным надстройкам".
3. Нажмите кнопки "ОК", чтобы закрыть диалоговые окна.
4. Нажмите клавиши "Alt" + "F11", чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.
5. Нажмите "Вставить" > "Модуль". Затем скопируйте один из следующих кодов VBA в окно Модуля.
Код VBA 1: Пакетное создание папок для организации писем, содержащих определенных отправителей, в папках "Входящие" всех учетных записей электронной почты
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Примечание: Вам следует заменить определенные фрагменты согласно комментариям в 12-й, 16-й и 35-й строках приведенного выше кода VBA.
Код VBA 2: Пакетное создание папок для организации писем, содержащих определенных получателей, в папках "Входящие" всех учетных записей электронной почты
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Примечание:
- 1) Вам следует заменить определенные фрагменты согласно комментариям в 12-й, 16-й и 35-й строках приведенного выше кода VBA.
- 2) Для архивации писем, содержащих определенных получателей CC или BCC, раскомментируйте 28-ю и 33-ю строки, удалив апостроф (') в начале строк.
6. Нажмите "F5", чтобы запустить код VBA. И новые папки будут созданы, если есть письма, соответствующие условиям.
Связанные статьи
Как создать папку поиска для нескольких файлов данных Outlook/PST/учетных записей электронной почты?
Как известно, папка поиска может искать письма только в пределах текущего почтового ящика в Outlook. Однако Outlook может выполнять поиск по всем почтовым ящикам с помощью функции моментального поиска. Поэтому вы можете попробовать следующий обходной путь для создания папки поиска для нескольких учетных записей электронной почты в Outlook.
Как создать папку поиска для внутренних писем в Outlook?
Не сложно создать папку поиска по указанному отправителю или домену отправителя в обычных учетных записях электронной почты POP3 в Outlook. Однако тот же способ не работает для учетной записи Exchange. В этой статье я покажу вам, как создать папку поиска для отображения всех писем от внутренних отправителей в рамках учетной записи Exchange.
Как группировать письма по указанным цветовым категориям в Outlook?
Иногда вы помечаете письма указанными цветовыми категориями, и затем можете легко найти или отсортировать эти письма, или для других целей. Когда множество писем загромождают почтовую папку, трудно сразу найти письма, помеченные определенными цветовыми категориями. На самом деле, есть несколько приемов для быстрой группировки писем по указанным цветовым категориям в Microsoft Outlook.
Как создать папку для организации писем по диапазону дат в Outlook?
В этом руководстве я представлю два метода организации писем по диапазону дат с помощью папок в Outlook для повышения эффективности.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Оцените совершенно новую бесплатную версию Kutools для Outlook с более чем70 потрясающими функциями — пользуйтесь ими НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические письма по теме и другим параметрам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых Эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивайте Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
