Как автоматически классифицировать электронные письма по цвету на основе темы в Outlook?

Как автоматически классифицировать электронные письма по цвету в зависимости от темы в Outlook?

Цветовые категории позволяют быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, чтобы их можно было легко отслеживать и повышать эффективность. В этой статье мы поговорим о том, как создать правило в Outlook для автоматического назначения цветовых категорий сообщениям электронной почты на основе их тем.

Автоматически классифицировать сообщения электронной почты по цвету в зависимости от их темы в Outlook.

В Outlook выберите папку «Входящие» учетной записи электронной почты, к которой вы хотите применить правило автоматической классификации, а затем выберите любое сообщение из папки. После этого выполните следующие действия.

1. На Главная , нажмите Правила > Создать правило.

2. Во всплывающем окне Создать правило диалоговое окно, нажмите на Дополнительные параметры.

3. в Мастер правил спрашивающий Какие условия вы хотите проверить, сделайте следующее:

In Шаг 1. Выберите условие (я), проверить второй вариант с (тема выбранного вами сообщения) в теме.
In Шаг 2. Измените описание правила, нажмите на текст, подчеркнутый синим цветом, чтобы открыть Текст поиска диалоговое окно.
Во всплывающем окне Текст поиска диалоговом окне введите ключевые слова или фразы в заголовке, на основе которых вы хотите автоматически классифицировать электронные письма по цвету.
Нажмите Добавить.
Примечание: Если вам нужно автоматически классифицировать сообщение электронной почты по цвету на основе большего количества ключевых слов или фраз, повторите шаги iii и iv. И вы можете выбрать ключевые слова или фразы в Список поиска поле, а затем щелкните Удалить для удаления нежелательных.
Нажмите OK в Текст поиска диалог, чтобы вернуться к Мастер правил.
Нажмите Следующая.

4. в Мастер правил спрашивающий Что вы хотите сделать с сообщением, сделайте следующее:

In Шаг 1. Выберите действие (я), проверить присвоить ему категорию category опцию.
In Шаг 2. Измените описание правила, щелкните категорию, подчеркнутую синим цветом, чтобы открыть Цветовые категории диалоговое окно.
Во всплывающем окне Цветовые категории выберите одну или несколько категорий, которые вы хотите назначить сообщениям электронной почты с заголовками, содержащими слова или фразы, указанные в 3-й шаг.
Нажмите OK в Цветовые категории диалог, чтобы вернуться к Мастер правил.
Нажмите Следующая.

5. в Мастер правил спрашивающий Есть ли исключения, выберите исключения в Шаг 1 если есть, и отредактируйте описание исключения в Шаг 2. Когда закончите, нажмите Следующая.

6. в Мастер правил чтобы завершить настройку правила, выполните следующие настройки:

In Шаг 1, укажите имя для этого правила в поле ввода.
In Шаг 2, проверить Запустите это правило сейчас для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».» возможность назначать цветовые категории сообщениям в папке «Входящие», которые соответствуют указанным вами условиям; Проверить Включите это правило возможность назначать цветовые категории входящим сообщениям электронной почты, которые соответствуют указанным вами условиям.
In Шаг 3, вы можете просмотреть указанные вами сведения о правиле. Если вам нужно изменить какой-либо критерий, щелкните подчеркнутое значение для редактирования.
По завершении нажмите Завершить.

7. Появится диалоговое окно, информирующее вас о том, что правило работает только при проверке электронной почты в Outlook. Нажмите OK.

8. Теперь правило успешно создано. Если вам нужно проверить или отредактировать его в будущем, перейдите к Правила > Создать правило. И не забудьте выбрать правильную папку, как показано ниже.

Статьи по теме

Как назначать и редактировать цветовые категории элементам Outlook?

Назначение цветовых категорий определенным элементам Outlook, таким как сообщения электронной почты, события и контакты, позволяет быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, чтобы их можно было легко отслеживать и повышать эффективность. Если какой-либо из элементов относится к более чем одной категории, просто назначьте ему больше цветовых категорий. В этой статье мы расскажем о методах назначения цветовой категории элементу Outlook, а также о создании собственных категорий, изменении цвета или имени существующей цветовой категории и других быстрых методах применения категорий для выделения элементов Outlook.

Как автоматически назначать цветовую категорию собраниям после их принятия в Outlook?

В повседневной работе вы можете получать несколько писем о собраниях в Outlook. Иногда вы хотите назначать собраниям определенную цветовую категорию автоматически, когда они принимаются. Обычно вы можете назначить их вручную, но установить их по одному будет проблематично. В этой статье я расскажу о том, как сделать это автоматически в Outlook.

Как сгруппировать сообщения электронной почты по указанным цветовым категориям в Outlook?

Иногда вы помечаете сообщения электронной почты указанными цветовыми категориями, а затем можете легко управлять или узнавать эти сообщения электронной почты или для других целей. Когда в почтовой папке скапливается масса сообщений электронной почты, трудно сразу найти сообщения, помеченные указанными цветовыми категориями. На самом деле, есть несколько уловок для быстрой группировки сообщений электронной почты по указанным цветовым категориям в Microsoft Outlook.

Как свернуть или развернуть все цветовые категории по умолчанию в Outlook?

Предположим, вы назначили цветовые категории сообщениям электронной почты в Outlook и сгруппировали все свои сообщения на основе разных категорий. Однако каждый раз, когда вы развертываете или сворачиваете папку в Outlook, а затем существуете и возвращаетесь к папке, вы можете обнаружить, что группы категорий возвращаются к исходному виду. В этом уроке мы поговорим о том, как свернуть или развернуть цветовые категории Outlook. Пожалуйста, прочитайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.