Как автоматически распределять письма по цветовым категориям в Outlook на основе темы?
Цветовые категории позволяют быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, упрощая их отслеживание и повышая эффективность. В этой статье мы расскажем, как создать правило в Outlook для автоматического присвоения цветовой категории письмам на основе их темы.
Автоматическое распределение писем по цветовым категориям на основе темы в Outlook
Откройте в Outlook папку «Входящие» той учётной записи электронной почты, к которой вы хотите применить правило автоматической категоризации, и выберите любое сообщение из этой папки. Затем выполните следующие действия.
1. На вкладке Главная нажмите кнопку Правила > Создать правило.
2. Во всплывающем диалоговом окне Создать правило нажмите кнопку Дополнительные параметры.
3. В диалоговом окне Мастер правил, где задаётся вопрос Какие условия необходимо проверить, выполните следующие действия:
- На шаге 1: Выберите условие(я) установите флажок напротив второго варианта с (темой выбранного вами сообщения) в теме.
- На шаге 2: Измените содержимое правила щёлкните по тексту, подчёркнутому синим цветом, чтобы открыть диалоговое окно Текст поиска.
- Во всплывающем диалоговом окне Текст поиска введите ключевые слова или фразы из темы писем, на основе которых вы хотите автоматически распределять их по цветовым категориям.
- Нажмите кнопку Добавить.
Примечание: Если вы хотите автоматически распределять письма по цветовым категориям на основе дополнительных ключевых слов или фраз, повторите шаги iii и iv. Кроме того, вы можете выбрать ненужные ключевые слова или фразы в поле Список поиска и нажать кнопку Удалить, чтобы удалить их. - Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Текст поиска, чтобы вернуться в окно Мастер правил.
- Нажмите кнопку Далее.
4. В диалоговом окне Мастер правил, где задаётся вопрос Что делать с сообщением, выполните следующие действия:
- На шаге 1: Выберите действие(я) установите флажок напротив опции присвоить ему категорию категории.
- На шаге 2: Измените содержимое правила щёлкните по категории, подчёркнутой синим цветом, чтобы открыть диалоговое окно Цветовая категория.
- Во всплывающем диалоговом окне Цветовая категория выберите одну или несколько категорий, которые вы хотите присвоить письмам с темами, содержащими слова или фразы, указанные вами на третьем шаге.
- Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Цветовая категория, чтобы вернуться в окно Мастер правил.
- Нажмите кнопку Далее.
5. В диалоговом окне Мастер правил, где задаётся вопрос Есть ли исключения, выберите исключения на шаге 1, если они есть, и отредактируйте описание исключения на шаге 2. После завершения нажмите кнопку Далее.
6. В диалоговом окне Мастер правил для завершения настройки правила выполните следующие действия:
- На шаге 1 укажите имя этого правила в поле ввода.
- На шаге 2 установите флажок напротив опции Применить это правило сейчас к сообщениям, уже находящимся в папке «Входящие», чтобы присвоить цветовую категорию сообщениям во «Входящих», соответствующим заданным условиям; установите флажок напротив опции Включить это правило, чтобы присвоить цветовую категорию входящим письмам, соответствующим заданным условиям.
- На шаге 3 вы можете просмотреть детали правила, которые указали. Если нужно изменить какие-либо критерии, щёлкните подчёркнутое значение, чтобы отредактировать его.
- После завершения нажмите кнопку Готово.
7. Появится диалоговое окно с уведомлением о том, что правило работает только при проверке писем в Outlook. Нажмите кнопку ОК.
8. Правило успешно создано! Если в будущем вам понадобится его проверить или изменить, перейдите в меню Правила > Создать правило. Не забудьте выбрать нужную папку, как показано на снимке экрана ниже.
AI Mail Assistant в Outlook: умнее ответы, яснее общение (волшебство одним щелчком!)
Оптимизируйте повседневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook — мощного инструмента, который анализирует ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, улучшать содержание сообщений и помогать легко создавать и редактировать тексты.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: получайте персонализированные, точные и готовые к отправке ответы, созданные на основе вашей прошлой переписки.
- Улучшенное содержание: автоматически повышайте ясность и выразительность текста письма.
- Легкое составление: просто укажите ключевые слова, а ИИ сделает всё остальное — с несколькими стилями письма на выбор.
- Интеллектуальные расширения: развивайте свои идеи с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: легко переводите свои письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики по ключевым словам
- Интеллектуальное расширение содержания
- Суммаризация писем
- Многоязыковой перевод
Не ждите —скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь!
Связанные статьи
Как назначить и изменить цветовую категорию для элементов Outlook?
Присвоение цветовых категорий определённым элементам Outlook — таким как письма, события и контакты — позволяет быстро распознавать и группировать связанные элементы, упрощая их отслеживание и повышая эффективность работы. Если какой-либо элемент относится к нескольким категориям, просто назначьте ему несколько цветовых категорий. В этой статье мы рассмотрим способы присвоения цветовой категории элементу Outlook, создания собственных категорий, изменения цвета или названия существующей цветовой категории, а также другие быстрые методы применения категорий для выделения элементов Outlook.
Как автоматически назначать цветовую категорию встречам после их принятия в Outlook?
В повседневной работе вы, вероятно, получаете множество приглашений на встречи в Outlook. Иногда возникает необходимость автоматически присваивать принятым встречам определённую цветовую категорию — вручную это сделать можно, но настройка каждой встречи по отдельности отнимет уйму времени. В этой статье мы покажем, как автоматизировать этот процесс в Outlook.
Как группировать письма по указанной цветовой категории в Outlook?
Иногда вы помечаете письма определённой цветовой категорией, чтобы впоследствии легко находить или фильтровать их — или для других целей. Когда в почтовой папке накапливается большое количество сообщений, бывает непросто сразу отыскать те, что помечены нужной цветовой категорией. На самом деле, в Microsoft Outlook есть несколько способов быстро сгруппировать письма по заданной цветовой категории.
Как свернуть или развернуть все элементы цветовой категории по умолчанию в Outlook?
Предположим, вы присвоили письмам в Outlook цветовые категории и сгруппировали все сообщения по этим категориям. Однако каждый раз, когда вы сворачиваете или разворачиваете папку в Outlook, а затем выходите из неё и заходите снова, группы цветовых категорий возвращаются к исходному виду. В этом руководстве мы покажем, как настроить Outlook так, чтобы он сохранял состояние свёрнутых или развёрнутых групп цветовых категорий. Прочитайте, чтобы узнать подробности.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка спама по теме и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Волшебство интерфейса: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных входящих письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Скачать одним щелчком — Получите все надстройки для Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Скачайте одним щелчком пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за одно действие.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint