Как автоматически назначать цветовые категории электронным письмам на основе темы в Outlook?
Цветовые категории позволяют быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, что облегчает их отслеживание и повышает эффективность. В этой статье мы расскажем, как создать правило в Outlook для автоматического назначения цветовых категорий электронным письмам на основе их тем.
Автоматическое назначение цветовых категорий электронным письмам на основе их темы в Outlook
В вашем Outlook выберите папку входящих сообщений учетной записи электронной почты, к которой вы хотите применить правило автоматической категоризации, а затем выберите любое сообщение из этой папки. После этого следуйте приведенным ниже шагам.
1. На вкладке Главная , нажмите на Правила > Создать правило.
2. В появившемся диалоговом окне Создать правило , нажмите на Дополнительные параметры.
3. В Мастере правил, спрашивающем Какие условия вы хотите проверить, выполните следующее:
- На Шаге 1: Выберите условие(я), отметьте вторую опцию с (темой вашего выбранного сообщения) в теме.
- На Шаге 2: Редактирование описания правила, нажмите на подчеркнутый синим текст, чтобы открыть диалоговое окно Поиск текста.
- В появившемся диалоговом окне Поиск текста введите ключевые слова или фразы в заголовке, на основе которых вы хотите автоматически назначать цветовые категории электронным письмам.
- Нажмите Добавить.
Примечание: Если вам нужно автоматически назначить цветовую категорию электронному письму на основе большего количества ключевых слов или фраз, повторите шаги iii и iv. Вы также можете выбрать ключевые слова или фразы в списке поиска и нажать Удалить, чтобы убрать ненужные. - Нажмите ОК в диалоговом окне Поиск текста, чтобы вернуться к Мастеру правил.
- Нажмите Далее.
4. В Мастере правил, спрашивающем Что вы хотите сделать с сообщением, выполните следующее:
- На Шаге 1: Выберите действие(я), отметьте опцию назначить его в категорию.
- На Шаге 2: Редактирование описания правила, нажмите на подчеркнутую синим категорию, чтобы открыть диалоговое окно Цветовые категории.
- В появившемся диалоговом окне Цветовые категории выберите одну или несколько категорий, которые вы хотите назначить электронным письмам с заголовками, содержащими слова или фразы, указанные вами на 3-м шаге.
- Нажмите ОК в диалоговом окне Цветовые категории, чтобы вернуться к Мастеру правил.
- Нажмите Далее.
5. В Мастере правил спрашивается Есть ли какие-либо исключения, выберите исключения в Шаге 1 если они есть, и отредактируйте описание исключений в Шаге 2. После завершения нажмите Далее.
6. В Мастере правил для завершения настройки правила настройте следующим образом:
- На Шаге 1 укажите имя для этого правила в поле ввода.
- На Шаге 2 отметьте опцию Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в «Входящих», чтобы назначить цветовые категории сообщениям во Входящих, соответствующим указанным условиям; отметьте опцию Включить это правило, чтобы назначить цветовые категории входящим электронным письмам, соответствующим указанным условиям.
- На Шаге 3 вы можете просмотреть детали правила, которые вы указали. Если вам нужно изменить любой из критериев, нажмите на подчеркнутое значение для редактирования.
- После завершения нажмите Готово.
7. Появится диалоговое окно, информирующее вас, что правило работает только при проверке электронных писем в Outlook. Нажмите ОК.
8. Теперь правило успешно создано. Если вам нужно проверить или отредактировать его в будущем, перейдите в Правила > Создать правило. И не забудьте выбрать правильную папку, как показано на скриншоте ниже.
AI Mail Assistant в Outlook: Умные ответы, четкое общение (волшебство в один клик!) БЕСПЛАТНО
Оптимизируйте свои ежедневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook. Этот мощный инструмент изучает ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание ваших писем и помогать легко создавать и редактировать сообщения.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: Получайте ответы, созданные на основе ваших предыдущих разговоров — персонализированные, точные и готовые к отправке.
- Улучшенное содержание: Автоматически улучшайте текст ваших писем для большей ясности и воздействия.
- Простое составление: Просто укажите ключевые слова, и пусть ИИ сделает остальную работу, предлагая несколько стилей написания.
- Интеллектуальные расширения: Расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: Мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: Легко переводите ваши письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики на основе ключевых слов
- Интеллектуальное расширение содержания
- Краткое изложение писем
- Перевод на несколько языков
Лучше всего то, что эта функция будет полностью бесплатной навсегда! Не ждите — скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь
Связанные статьи
Как назначать и редактировать цветовые категории для элементов Outlook?
Назначение цветовых категорий определенным элементам Outlook, таким как электронные письма, события и контакты, позволяет быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, что облегчает их отслеживание и повышает эффективность. Если какой-либо из элементов связан с более чем одной категорией, просто назначьте ему дополнительные цветовые категории. В этой статье мы представим методы назначения цветовой категории элементу Outlook, создания собственных категорий, изменения цвета или имени существующей цветовой категории и других быстрых способов применения категорий для выделения элементов Outlook.
Как автоматически назначать цветовую категорию встречам после их принятия в Outlook?
В своей повседневной работе вы можете получать несколько приглашений на встречи в Outlook. Иногда вы хотите автоматически назначать определенную цветовую категорию встречам, когда они приняты. Обычно можно назначить их вручную, но это будет утомительно делать по одному. В этой статье я расскажу, как автоматизировать этот процесс в Outlook.
Как группировать электронные письма по указанным цветовым категориям в Outlook?
Иногда вы помечаете электронные письма указанными цветовыми категориями, чтобы легко находить или классифицировать эти письма, или для других целей. Когда множество писем скапливается в почтовой папке, трудно сразу найти письма, помеченные указанными цветовыми категориями. На самом деле, есть несколько приемов для быстрой группировки электронных писем по указанным цветовым категориям в Microsoft Outlook.
Как сворачивать или разворачивать все цветовые категории по умолчанию в Outlook?
Предположим, вы назначили цветовые категории электронным письмам в Outlook и сгруппировали все свои сообщения на основе разных категорий. Однако каждый раз, когда вы разворачиваете или сворачиваете папку в Outlook, а затем выходите и возвращаетесь в папку, вы можете заметить, что группы категорий возвращаются к исходному виду. В этом руководстве мы расскажем о методах сохранения свернутого или развернутого состояния цветовых категорий в Outlook. Продолжайте чтение, чтобы узнать, как это сделать.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Выпущена бесплатная версия Kutools для Outlook!
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с более чем100 потрясающими функциями! Нажмите, чтобы скачать сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку Email / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке письма / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматически добавить приветствие / Автоматическое разделение Email с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические Email по теме и другим признакам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и современных Эмодзи / Напоминания о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия в один клик: Ответить всем с вложениями / Антифишинг Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных Email / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
Используйте Kutools на вашем любимом языке – поддерживается английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более40 других языков!
