Как назначать и редактировать цветовые категории для элементов Outlook?

Назначение цветовых категорий определенным элементам Outlook, таким как сообщения электронной почты, события и контакты, позволяет быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, чтобы их можно было легко отслеживать и повышать эффективность. Если какой-либо из элементов относится к более чем одной категории, просто назначьте ему больше цветовых категорий. В этой статье мы расскажем о методах назначения цветовой категории элементу Outlook, а также о создании собственных категорий, изменении цвета или имени существующей цветовой категории и других быстрых методах применения категорий для выделения элементов Outlook.

Примечание: Цветовые категории не работают для учетных записей IMAP.

Создайте цветовую категорию и назначьте ей сочетание клавиш в Outlook

Назначьте цветовую категорию элементам Outlook (или с помощью сочетания клавиш)

Назначение цветовой категории элементу Outlook с помощью быстрого щелчка

Назначение цветовой категории сообщениям Outlook с помощью Quick Step

Изменить цветовую категорию и ее сочетание клавиш в Outlook

Создайте цветовую категорию и назначьте ей сочетание клавиш в Outlook

Outlook поставляется с набором цветовых категорий по умолчанию, но будет проще создавать и использовать собственные категории, чтобы вы могли лучше определять связанные элементы.

1. в Почта вид, на Главная в Теги группу, нажмите классифицировать > Все Категории.

2. Во всплывающем окне Цветовые категории диалоговом окне нажмите на Новые .

3. В новом Добавить новую категорию диалоговом окне, дайте категории имя в поле ввода и назначьте ей узнаваемый цвет. Если хотите, установите для него горячую клавишу.

4. Нажмите OK. Вы увидите, что созданная категория теперь указана в Цветовые категории диалоговое окно, как показано ниже. Нажмите OK чтобы сохранить категорию и закрыть диалоговое окно.

Назначьте цветовую категорию элементам Outlook (или с помощью сочетания клавиш)

Чтобы назначить цветовую категорию одному или нескольким сообщениям, встречам, контактам или задачам в Outlook, вы можете сделать следующее:

1. Выберите элементы Outlook, которым вы назначите цветовую категорию.

2. Назначьте категорию одним из способов, как показано ниже:

если ты не установил горячую клавишу для цветовой категории, которую вы хотите назначить выбранным элементам Outlook: щелкните правой кнопкой мыши любой из выбранных элементов, щелкните классифицировать в раскрывающемся меню, а затем выберите категорию, которую хотите назначить.
Примечание: Если вы случайно присвоили элементу цветовую категорию, вы можете выбрать элемент, щелкнуть его правой кнопкой мыши, а затем выбрать Очистить все категории.
если ты установили горячую клавишу для цветовой категории, которую вы хотите назначить выбранным элементам Outlook: нажмите клавишу быстрого доступа.
Примечание: Если вы случайно назначили цветовую категорию элементу с помощью сочетания клавиш, вы можете выбрать его и нажать ту же клавишу быстрого доступа, чтобы очистить категорию для него.

Назначение цветовой категории элементу Outlook с помощью быстрого щелчка

Чтобы назначить цветовую категорию сообщению электронной почты, перейдите на Вид > Сменить вид > Один or предварительный просмотр. Чтобы назначить цветовую категорию событию или контакту, нажмите Вид > Сменить вид > Список. После завершения сделайте следующее:

1. в Почта вид, на Главная в Теги группу, нажмите классифицировать > Установить быстрый щелчок.

2. в Установить быстрый щелчок выберите цветовую категорию, которую вы назначите с помощью Quick Click.

3. Если вы выбрали категорию, которую никогда раньше не использовали, Переименовать категорию появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы переименовать категорию:

Нажмите Да , чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить изменения после того, как вы закончите переименовывать его, присвоить ему другой цвет или установить для него сочетание клавиш.
Нажмите Нет если вам не нужно вносить какие-либо изменения.

4. Теперь я буду использовать сообщение электронной почты в качестве примера. В почтовой папке наведите курсор мыши на сообщение, которому вы назначите категорию с помощью быстрого щелчка. Вы увидите пустое поле на Категории столбец, как показано ниже. Один щелчок по ней присвоит сообщению категорию.

Примечание: Если вы случайно присвоили элементу цветовую категорию, вы можете выбрать этот элемент и снова щелкнуть поле категории.

Назначение цветовой категории сообщениям Outlook с помощью Quick Step

В Outlook есть функция «Быстрые действия», которая позволяет назначить цветовую категорию одному или нескольким сообщениям электронной почты в Outlook одним щелчком мыши. Для этого выполните следующие действия:

1. в Почта вид, на Главная вкладку нажмите Создать новый в Быстрые шаги пунктом.

2. Нажмите Выберите действие чтобы открыть раскрывающийся список нескольких действий. Затем выберите Классифицировать сообщение.

3. Нажмите Выберите категорию чтобы выбрать цветовую категорию, которую вы назначите сообщениям в Outlook с помощью Quick Step.

4. Имя действия будет заполнено в поле Имя автоматически, вы можете изменить его, чтобы сделать его более узнаваемым. Так же, вы можете установить горячую клавишу для этого действия (здесь я установил CTRL + SHIFT + 2 как сочетание клавиш) или отредактируйте текст всплывающей подсказки. Затем нажмите Завершить.

5. Повторите предыдущие четыре шага, если вам нужно создать быстрые шаги для других категорий.

6. Теперь вернитесь к списку рассылки. Выберите сообщения, которым вы назначите цветовую категорию, затем нажмите на быстрое действие (форум EO), которое вы только что создали в Быстрые шаги коробка. После этого выбранные сообщения будут классифицированы.

Примечание. Если вы случайно присвоили элементу цветовую категорию, вы можете выбрать элемент, щелкнуть его правой кнопкой мыши, а затем выбрать Очистить все категории из выпадающего меню. Кроме того, на шаге 2 выше вы можете выбрать Очистить категории вместо Категоризировать категорию, чтобы создать быстрое действие, очищающее категории.

Изменить цветовую категорию и ее сочетание клавиш в Outlook

1. в Почта вид, на Главная в Теги группу, нажмите классифицировать > Все Категории.

2. Во всплывающем окне Цветовые категории диалоговое окно, пожалуйста, сделайте следующее, чтобы изменить категорию:

Выберите категорию, которую вы будете редактировать.
Нажмите Переименовывать и введите новое имя.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка под Цвет чтобы придать ему другой цвет.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка под клавиша быстрого доступа чтобы дать ему другую горячую клавишу.

3. Если вам нужно отредактировать другие категории, повторите описанный выше шаг. Когда закончите, нажмите OK для сохранения изменений.

Статьи по теме

Как автоматически классифицировать электронные письма по цвету в зависимости от темы в Outlook?

Цветовые категории позволяют быстро распознавать и группировать связанные элементы в Outlook, чтобы их можно было легко отслеживать и повышать эффективность. В этой статье мы поговорим о том, как создать правило в Outlook для автоматического назначения цветовых категорий сообщениям электронной почты на основе их тем.

Как автоматически назначать цветовую категорию собраниям после их принятия в Outlook?

В повседневной работе вы можете получать несколько писем о собраниях в Outlook. Иногда вы хотите назначать собраниям определенную цветовую категорию автоматически, когда они принимаются. Обычно вы можете назначить их вручную, но установить их по одному будет проблематично. В этой статье я расскажу о том, как сделать это автоматически в Outlook.

Как сгруппировать сообщения электронной почты по указанным цветовым категориям в Outlook?

Иногда вы помечаете сообщения электронной почты указанными цветовыми категориями, а затем можете легко управлять или узнавать эти сообщения электронной почты или для других целей. Когда в почтовой папке скапливается масса сообщений электронной почты, трудно сразу найти сообщения, помеченные указанными цветовыми категориями. На самом деле, есть несколько уловок для быстрой группировки сообщений электронной почты по указанным цветовым категориям в Microsoft Outlook.

Как свернуть или развернуть все цветовые категории по умолчанию в Outlook?

Предположим, вы назначили цветовые категории сообщениям электронной почты в Outlook и сгруппировали все свои сообщения на основе разных категорий. Однако каждый раз, когда вы развертываете или сворачиваете папку в Outlook, а затем существуете и возвращаетесь к папке, вы можете обнаружить, что группы категорий возвращаются к исходному виду. В этом уроке мы поговорим о том, как свернуть или развернуть цветовые категории Outlook. Пожалуйста, прочитайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.