Как автоматически скачивать или сохранять вложения из Outlook в заданную папку?

Хотя сохранить все вложения из одного письма в Outlook легко с помощью команды «Вложения» → «Сохранить все вложения», управление вложениями из множества писем — особенно в большом объёме — представляет собой куда более сложную задачу. В этой статье описаны два эффективных способа автоматического скачивания вложений из писем Outlook в указанную папку. Эти методы особенно полезны при работе с большим количеством сообщений и вложений: они значительно упрощают процесс и экономят ваше время.

• Автоматическое сохранение вложений Outlook в папку с помощью VBA и правила (11 шагов)
• Автоматическое сохранение вложений Outlook в папку с помощью Kutools для Outlook (2 шага)

---

Автоматическое сохранение вложений Outlook в папку с помощью VBA и правила

Этот подход предполагает использование сценария VBA, который при запуске совместно с заданным правилом автоматически скачивает и сохраняет вложения из писем Outlook в указанную папку. Выполните следующие шаги:

1. Нажмите «Alt + F11», чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.
2. Выберите «Вставка» > «Модуль» и вставьте приведённый ниже сценарий VBA в открывшееся окно модуля.

«VBA: Автосохранение вложения Outlook в определённую папку»

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

Примечание: найдите строку sSaveFolder = «C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\» и замените её на путь к нужной вам папке назначения.

3. Сохраните сценарий VBA и закройте окно Microsoft Visual Basic для приложений.
4. Перейдите в режим «Почта» и выберите «Главная» → «Правила» → «Управление правилами и уведомлениями».
   
5. В открывшемся диалоговом окне «Правила и уведомления» перейдите на вкладку «Правила для электронной почты» и нажмите кнопку «Создать правило».
   
6. В открывшемся диалоговом окне «Мастер правил» выберите опцию «Применить правило к получаемым сообщениям» и нажмите «Далее».
   
7. В диалоговом окне «Мастер правил (Какие условия вы хотите проверить?)» нажмите кнопку «Далее», не выбирая ни одной опции. Затем во всплывающем диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите кнопку «Да».
   
8. В диалоговом окне Мастер правил (Что вы хотите сделать с сообщением?):
   1. Установите флажок «выполнить сценарий». Совет: если вы не видите эту опцию, перейдите к этому руководству по включению опции «выполнить сценарий» в Outlook.
   2. Щёлкните синий подчёркнутый текст «сценарий», чтобы открыть диалоговое окно выбора сценария. Выберите сценарий, добавленный на шаге 2, и нажмите «ОК».
   3. Нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к следующему шагу.
      
9. В диалоговом окне «Мастер правил (Есть ли какие-либо исключения?)» нажмите кнопку «Далее».
10. В последнем диалоговом окне Мастера правил присвойте правило имя на шаге 1, задайте нужные параметры на шаге 2 и нажмите «Готово».
    
11. Закройте диалоговое окно «Правила и уведомления».

Результат

Теперь, если вы выберете опцию «Выполнить это правило немедленно для сообщений, уже находящихся во входящих», все вложения из вашей учётной записи электронной почты будут загружены и сохранены в указанной папке назначения. Кроме того, при активации флажка «Включить это правило» все вложения из новых входящих писем будут автоматически загружаться и сохраняться в той же папке.

---

Автоматическое сохранение вложений Outlook в папку с помощью Kutools для Outlook

После установки «Kutools для Outlook» на ваш компьютер функция «Автоматическое отсоединение» позволяет автоматически скачивать все или определённые вложения из Outlook в соответствии с заданными условиями и удобно сохранять их в выбранную папку. Кроме того, вы можете создавать подпапки с двумя вариантами именования: выбрать готовый формат, например [папка сообщений]-[тема сообщения], или добавить собственную текстовую строку в качестве суффикса к выбранному формату. Эта возможность значительно упрощает организацию и обеспечивает быстрый доступ к вашим вложениям.

1. Выберите «Kutools» → «Автоматическое отсоединение», чтобы открыть диалоговое окно функции.
   
2. В диалоговом окне «Автоматическое отсоединение вложений» выберите опцию «Автоматически отсоединить все полученные вложения» и настройте следующим образом:
   1. Нажмите кнопку обзора , чтобы выбрать папку назначения для автоматического сохранения отсоединённых вложений.
   2. (Необязательно) Установите флажок «Открепить вложения со следующим стилем», если хотите создавать подпапки для хранения вложений.
      • «Создать подпапки на основе следующего стиля»: назовите подпапки в одном из предопределённых форматов, например [папка сообщений]-[тема сообщения].
      • «Переименовать сохранённые вложения по следующему стилю»: назовите подпапки, выбрав один из предопределённых форматов, и добавьте пользовательскую текстовую строку в качестве суффикса.
   3. (Необязательно) Установите флажок «После открепления вложений электронное письмо всё равно сохраняет значок вложения», чтобы в сообщениях, содержавших вложения, остался визуальный индикатор.
   4. Нажмите «OK».
      

Результат

Начиная с этого момента все вложения будут автоматически сохраняться в указанную папку сразу после получения писем.

Совет: если вы хотите настроить автоматическое отсоединение вложений по определённым правилам, включите опцию «Автоматически отсоединять полученные вложения на основе правил» в диалоговом окне «Автоматическое отсоединение вложений», а затем нажмите кнопку «Создать», чтобы задать условия фильтрации и нужные параметры сохранения.

---

Связанные статьи: