Перейти к основному содержанию

Как автоматически загружать / сохранять вложения из Outlook в определенную папку?

Хотя сохранить все вложения из одного электронного письма в Outlook очень просто, используя Вложения > Сохранить все вложения Однако управление вложениями из нескольких электронных писем, особенно в больших количествах, может оказаться более сложной задачей. В этой статье представлены два эффективных решения для автоматической загрузки вложений из электронных писем Outlook в определенную папку. Эти методы особенно полезны при работе с многочисленными электронными письмами и вложениями, упрощая процесс и экономя время.


Автоматически загружать вложения Outlook в папку с помощью VBA и правил.

Этот подход предполагает использование сценария VBA, который при выполнении с определенным правилом автоматически загружает и сохраняет вложения из электронных писем Outlook в назначенную папку. Пожалуйста, выполните следующие шаги:

  1. Нажмите Alt + F11 для открытия Microsoft Visual Basic для приложений окно.
  2. Нажмите Вставить > Модули, а затем вставьте ниже скрипт VBA во вновь открытый Модули окно.

    VBA: автоматическое сохранение вложений Outlook в определенную папку

    Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
    Dim oAttachment As Outlook.Attachment
    Dim sSaveFolder As String
    sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
    For Each oAttachment In MItem.Attachments
    oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
    Next
    End Sub

    Примечание: Пожалуйста, найдите строку sSaveFolder = "C: \ Users \ DT168 \ Documents \ outlook-attachments \"и замените его путем к желаемой папке назначения.

  3. Сохраните сценарий VBA и закройте Microsoft Visual Basic для приложений окно.
  4. Перейдите в Почта просмотрите и щелкните Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.
  5. В открытии Правила и предупреждения диалоговое окно, щелкните Новое правило Кнопка на Правила электронной почты меню.
  6. В Мастер правил появившемся диалоговом окне, выберите Применить правило для сообщений, которые я получаю и нажмите Следующая .
  7. В Мастер правил (какие условия вы хотите проверить?) диалогового окна, нажмите Следующая кнопку без выбора каких-либо опций. А затем нажмите кнопку Да кнопка во всплывающем окне Microsoft Перспективы диалоговое окно.
  8. В следующем Мастер правил (Что вы хотите сделать с сообщением?) диалоговом окне, выполните следующие действия:
    1. Проверить запустить сценарий опцию. Наконечник: Если вы не видите эту опцию, пожалуйста, перейдите к этому руководству по включению опции «запустить сценарий» в Outlook.
    2. Нажмите подчеркнутый синим текст «сценария», чтобы открыть Выбрать сценарий диалоговое окно. Здесь выберите скрипт, который вы добавили в Шаг 2 И нажмите OK .
    3. Нажмите Следующая чтобы продолжить.
  9. В Мастер правил (есть ли исключения?) диалоговое окно, щелкните Следующая кнопку напрямую.
  10. Напоследок Мастер правил диалоговом окне, укажите правило в Шаг 1 выберите нужные параметры в Шаг 2 и нажмите Завершить .
  11. Закрой Правила и предупреждения диалоговое окно.

Результат

Теперь, если вы выбрали опцию «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся во входящих», все вложения из вашей учетной записи электронной почты будут загружены и сохранены в указанной папке назначения. Кроме того, если вы отметили опцию «Включить это правило», все вложения из входящих писем будут автоматически загружаться и сохраняться в указанной папке.


Автоматически загружать вложения Outlook в папку с помощью Kutools for Outlook

Доступно Kutools for Outlook установлен на вашем компьютере, его Авто отсоединение Функция позволяет вам автоматически загружать все или отдельные вложения Outlook в соответствии с заданными вами условиями, удобно направляя их в выбранную папку. Кроме того, эта функция обеспечивает гибкость создания подпапок. Он предоставляет два варианта именования этих подпапок: вы можете выбрать один из форматов, например [папка сообщения]-[тема сообщения]или добавьте собственную текстовую строку в качестве суффикса к выбранному вами формату. Эта возможность значительно улучшает организацию и доступность ваших вложений.

Kutools for Outlook: Расширьте возможности Outlook, добавив в него более 100 необходимых инструментов. Тест-драйв БЕСПЛАТНО в течение 60 дней без каких-либо условий!   Больше информации...   Скачать

  1. Нажмите Кутулс > Авто отсоединение чтобы открыть диалоговое окно функции.
  2. В Автоотключение вложения диалоговом окне выберите Автоматически отсоединить все полученные вложения вариант и настройте следующим образом:
    1. Нажмите кнопку обзора чтобы указать папку назначения для сохранения автоматически отделяемых вложений.
    2. (Необязательно) Проверьте Отсоедините вложения в стиле ниже вариант, если вы хотите создать подпапки для хранения вложений.
      • Создайте подпапки в стиле ниже: назовите подпапки в одном из предопределенных форматов, например [папка сообщения]-[тема сообщения].
      • Переименуйте сохраненные вложения в стиле ниже: назовите подпапки в одном из предопределенных форматов и добавьте собственную текстовую строку в качестве суффикса.
    3. (Необязательно) Проверьте Значок вложения по-прежнему остается в письмах возможность сохранять визуальный индикатор в электронных письмах с вложениями.
    4. Нажмите Хорошо.

Результат

Начиная с этого момента, все вложения будут автоматически сохраняться в указанную папку при получении электронных писем.

Наконечник: Если вы хотите настроить автоматическое открепление вложений по определенным правилам, включите параметр Автоотключение вложений по правилам вариант в Автоотключение вложения диалог. После этого нажмите кнопку Новые кнопку, чтобы определить условия фильтра и желаемые настройки сохранения.

Ноты:

  • Хотите получить доступ к Авто отсоединение особенность? Скачать Kutools for Outlook сейчас! Помимо этого, Kutools может похвастаться множеством других функций и предлагает 100-дневную бесплатную пробную версию. Не ждите, попробуйте сегодня!
  • Если вы хотите отсоединить или загрузить существующие вложения из нескольких/всех полученных писем в Outlook, примените Kutools for Outlook Отключить все (вложения) or Сохранить все (вложения) функцию.

Статьи по теме:


Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Outlook - Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook

🤖 Почтовый помощник с искусственным интеллектом: Мгновенные профессиональные электронные письма с помощью магии искусственного интеллекта: гениальные ответы одним щелчком мыши, идеальный тон, многоязычное владение. Преобразуйте электронную почту без особых усилий! ...

???? Автоматизация электронной почты: Нет на месте (доступно для POP и IMAP)  /  Расписание отправки писем  /  Автоматическое копирование/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты  /  Автопересылка (расширенные правила)   /  Автоматическое добавление приветствия   /  Автоматически разделять электронные письма от нескольких получателей на отдельные сообщения ...

📨 Управление электронной почтой: Легко вспоминать электронные письма  /  Блокировка мошеннических писем от субъектов и других лиц  /  Удалить повторяющиеся электронные письма  /  Поиск  /  Объединение папок ...

📁 Вложения ProПакетное сохранение  /  Пакетное отсоединение  /  Пакетное сжатие  /  Автосохранение   /  Авто отсоединение  /  Автоматическое сжатие ...

???? Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых смайлов   /  Повысьте производительность Outlook с помощью представлений с вкладками  /  Свернуть Outlook вместо закрытия ...

???? Чудеса в один клик: Ответить всем с входящими вложениями  /   Антифишинговые письма  /  🕘Показать часовой пояс отправителя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем  /  Разделить группу контактов на отдельные группы  /  Удалить напоминания о днях рождения ...

Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

 

 

Comments (115)
Rated 4.5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for this information
This comment was minimized by the moderator on the site
May i ask some question?

I usually received mail to many people and many kinds of files.
So i should distinguish each file.
But now, It can`t.

So Did you have any idea for this?
(like chacnged file name or and so on...)

Thank you for your help

BR
Hansu
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for your great code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I create Module in Microsoft VBA & save it
However when go to create Rules in Outlook, I can't see the select box of "Run a script"
What is the reason & how to fix it?
Thank you
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

In some versions of Outlook, especially in more recent updates, the "Run a Script" option might be disabled by default due to security concerns. To enable the "Run a Script" option in Outlook, you usually need to modify the registry settings. Here's a general guide on how to do it:

1. Close Outlook: Make sure Outlook is not running.
2. Open Registry Editor: Press Win + R, type regedit, and hit Enter.
3. Navigate to the Outlook Security Settings: Depending on your version of Outlook, you'll need to navigate to a specific path in the Registry Editor. For example, for Outlook 2016, 2019, and Microsoft 365, you might navigate to HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security.
4. Modify/Add the Registry Value:
4.1 Right-click in the right pane and choose New > DWORD (32-bit) Value.
4.2 Name the new value as EnableUnsafeClientMailRules.
4.3 Set its value to 1.
5. Close Registry Editor and restart your computer.
6. Open Outlook and check if the "Run a Script" option is available.
This comment was minimized by the moderator on the site
Ale kupa, oszuści. Maile zaczynają znikać. Nie mam moich wiadomości.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, code works great however I am saving excel files and was wondering how I can modify the saved name. I recieve files like this "exa 2022-08.xlsx" how can I save the excel file as just "2022-08"?

this is my current code and my file saves however as just a file type not excel.

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments

Dim SplitName() As String
SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")

Dim RightName As String
RightName = Right(SplitName(0), 7)

Dim SaveName As String

SaveName = sSaveFolder & RightName

oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName

Next
End Sub
Rated 4.5 out of 5
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

Please try the code below:
Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
  Dim SplitName() As String
  SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")
  Dim RightName As String
  RightName = Right(SplitName(0), 7) 'You can also declare the file name here, e.g., RightName = "2022-08"
  Dim SaveName As String
  SaveName = sSaveFolder & RightName & "." & SplitName(1)
  oAttachment.SaveAsFile SaveName
Next
End Sub


Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi. is it possible to give the attachment file an entirely new name, using information form the mail (for example the date of delivery).
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
How can I create a VBA to save attachment (Excel file) in my location drive when email received in my outlook folder and using the file name based on cell value...Many thanks

Regards,
Anthony On
This comment was minimized by the moderator on the site
Bonjour, j'ai réussi à rajouter "exécuter un script" dans les règles et faire fonctionner le script dans outlook. Les pièces jointes d'un mail bien précis s'enregistrent parfaitement dans le dossier demandé. Sauf que j'aimerais enregistrer uniquement les fichiers .txt, et non les .pdf qui s'incrémentent également. Aussi j'ai une autre requête s'il vous plaît, le script fonctionne très bien pour définir un dossier de destination, mais je souhaite définir d'autres règles qui me permettraient d'enregistrer les pièces jointes d'autres mails vers un autre dossier de destination. J'ai essayé de faire un 2e module VBA, cela ne fonctionne pas. J'ai généré un deuxième projet VBA mais Outlook n'en gère qu'un seul. Dans ce cas, comment remédier s'il vous plait ? Merci pour ce tuto très clair pour moi qui suis débutante.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi pearl,
Could you please send the code you generated so that we can fix it?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Can we  download the attachment contains specific letters using VBA code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi DAS,
When you said “the attachment contains specific letters”, did you mean you want to download the attachments from specific letters?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I executed the VBA + Rule option and it seemed to work perfectly. However, it recently stopped working with no errors. The rule is set to read the subject line, move to a certain folder if there is a certain subject, and then run the script. I know the trigger is working in the rule because the first action (move to folder) is working as it should.
Any idea why the rule trigger would work, but the documents are no longer being saved?
Things I have tried/checked:-The file path is correct-I added delays in various spots in the vba using application.wait-outlook has been shutdown and re-opened, and so has my laptop
(disclosure: I am a bit of a VBA newbie, but have beginner level coding knowledge)
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations