Как выполнять поиск с использованием подстановочных знаков в Outlook?

Многие пользователи Outlook замечают: несмотря на высокую скорость, функция мгновенного поиска не поддерживает подстановочные знаки для поиска частичных слов в письмах. Например, если ввести в строку мгновенного поиска *berry в надежде найти слова вроде strawberry, blueberry или cranberry — результатов не будет. Это ограничение создаёт неудобства, когда нужно найти все письма, содержащие определённый шаблон или фрагмент слова, особенно если полное слово заранее неизвестно.

В этой статье описаны несколько практичных способов поиска частичных слов с использованием подстановочных знаков в Outlook. Независимо от того, ищете ли вы внутри одного письма, просматриваете целые папки или хотите автоматизировать поиск с помощью VBA, вы найдёте пошаговые решения, адаптированные под разные задачи и предпочтения. Для каждого метода указаны подходящие сценарии использования, отмечены возможные ограничения и даны рекомендации по устранению проблем — всё для того, чтобы вы без труда находили нужную информацию в Outlook.

Ниже приведены три эффективных обходных способа, которые можно попробовать, с дополнительными подробностями по каждому подходу:

Поиск частичных слов с использованием подстановочных знаков в одном письме

Поиск частичных слов во всех письмах внутри почтовой папки

Код VBA: программный поиск писем с использованием подстановочных знаков или частичных слов

---

Поиск частичных слов с использованием подстановочных знаков в одном письме

Если вам нужно найти частичные слова или шаблоны с использованием подстановочных знаков в теле отдельного письма, Outlook предлагает удобную функцию поиска прямо в окне сообщения. Это особенно полезно при работе с длинными или сложными письмами, где визуально отыскать каждое вхождение нужного фрагмента или варианта слова бывает затруднительно.

Чтобы выполнить поиск с подстановочными знаками в содержимом одного письма, выполните следующие действия:

1. Перейдите в режим «Почта», затем дважды щёлкните, чтобы открыть письмо, в котором необходимо выполнить поиск с подстановочными знаками. Поиск в области чтения не поддерживает эту функцию; убедитесь, что письмо открыто в отдельном окне.

2. В меню Лента выберите Сообщение > Найти. В зависимости от версии Outlook и размера окна эта команда может отображаться в виде лупы или просто как «Найти».

3. В открывшемся диалоговом окне «Поиск и замена» нажмите кнопку «Дополнительно», чтобы развернуть дополнительные Параметры поиска, если они ещё не видны. Раскрытие этих параметров необходимо для доступа к функционалу подстановочных знаков.

4. Установите флажок Использовать подстановочные знаки. Затем введите частичное слово или шаблон с подстановочными знаками в поле «Найти» (например, используйте)*berry, чтобы найти все слова, оканчивающиеся на «berry»). Для наилучших результатов используйте звёздочку * для обозначения любой последовательности символов или вопросительный знак ? для одного символа. После этого нажмите Выделение при чтении > Выделить всё, чтобы визуально выделить все совпадения в теле письма.

📌Результат: Outlook мгновенно выделит все вхождения в письме, соответствующие вашему поисковому запросу с подстановочными знаками, — это упростит визуальный просмотр и анализ каждого случая.

Применимый сценарий: Этот метод идеален, когда нужен детальный и точный поиск по тексту одного письма — особенно при аудите информации или поиске конкретных шаблонов в длинной переписке. Однако он работает только с одним письмом за раз и не поддерживает одновременный поиск по нескольким письмам или папкам.

Дополнительные советы: Обязательно установите флажок «Использовать подстановочные знаки» — в противном случае звёздочка или вопросительный знак будут восприниматься как обычные символы, а не как подстановочные знаки. Некоторые сложные шаблоны (например, вложенные подстановочные знаки или расширенные регулярные выражения) могут не поддерживаться в этом диалоговом окне. Всегда проверяйте, соответствуют ли выделенные результаты вашему замыслу в области поиска.

Рекомендации по устранению неполадок: Если ожидаемые выделенные результаты не отображаются, дважды проверьте синтаксис подстановочных знаков. Если ничего не выделяется, попробуйте использовать более общий шаблон или убедитесь, что в поисковом запросе нет случайных пробелов и опечаток. Помните: эта функция поиска сканирует только текстовое содержимое открытого письма — вложения и заголовки она не учитывает.

---

Поиск частичных слов во всех письмах внутри почтовой папки

Когда нужно найти все письма, содержащие определённые частичные ключевые слова или фрагменты слов в целой папке, мгновенный поиск Outlook не поддерживает подстановочные знаки. Однако с помощью функции «Расширенный поиск» можно выполнять поиск по частичному совпадению — это позволяет эффективно фильтровать письма, содержащие нужные фрагменты слов, даже если полные слова в них различаются.

Вот как можно использовать расширенный поиск для сканирования почтовой папки на предмет частичных совпадений слов:

1. Начните с перехода в режим «Почта», затем щёлкните, чтобы выбрать конкретную папку (например, «Входящие», Отправленные или пользовательскую папку), в которой необходимо выполнить поиск частичных слов. Для углублённого поиска повторите процедуру для каждой папки по мере необходимости.

2. Чтобы открыть окно «Расширенный поиск», сначала поместите курсор в поле мгновенного поиска, затем на ленте выберите: Поиск > Инструменты поиска > Расширенный поиск.

Если вы предпочитаете сочетания клавиш, нажмите Ctrl+Shift+F, чтобы мгновенно открыть расширенный поиск из любого места в Outlook.

3. В диалоговом окне «Расширенный поиск» перейдите на вкладку Расширенные. Чтобы настроить фильтр поиска:

1. 1). Нажмите Поле, наведите указатель на Все поля почты и выберите конкретное поле для поиска, например Тема, Сообщение (тело письма) или другие доступные поля, такие как От или Кому. Чтобы найти содержимое электронного письма, рекомендуем выбрать «Сообщение».
2. 2). В разделе «Условие» выберите содержит в раскрывающемся списке. Это позволит находить письма, содержащие ваш фрагмент текста в любом месте выбранного поля.
3. 3). Введите частичное ключевое слово (например, «berry» для поиска «strawberry», «blueberry» и т. д.) в поле «Значение». Использование подстановочных знаков не требуется: функция расширенного поиска будет искать указанную строку в любом месте целевого поля.
4. 4). Нажмите Добавить в список, чтобы подтвердить и применить это условие поиска.
   

4. Теперь нажмите кнопку Найти сейчас, чтобы запустить поиск. Результаты появятся в нижней части диалогового окна — в виде списка всех писем из папки, содержащих указанный фрагмент текста или строку.

📌Результат: Все письма, содержащие частичное ключевое слово (независимо от его расположения в выбранном поле), отображаются на панели результатов «Расширенного поиска». Вы можете прокручивать список или дважды щёлкнуть любое письмо, чтобы открыть его для детального просмотра.

Применимый сценарий: Этот метод идеально подходит для поиска по папке, когда нужно найти все письма, содержащие определённый фрагмент текста в теме, теле сообщения, отправителе или других полях. Он универсальнее, чем поиск внутри одного письма, но при этом не использует настоящие подстановочные знаки — вместо этого он просто находит любые вхождения указанной части строки.

Преимущества и ограничения: Фильтр легко настраивается и отлично справляется с большинством текстовых поисков, однако не поддерживает расширенный синтаксис подстановочных знаков или регулярных выражений, таких как * или ?. Кроме того, если критерии поиска окажутся слишком широкими, результаты могут получиться обширными, что затруднит их ручной просмотр.

Меры предосторожности: Обратите внимание: поиск в больших папках, содержащих сотни или даже тысячи сообщений, может занять некоторое время, а поиск по нескольким полям может привести к дублированию результатов, если одно и то же слово встречается в разных полях.

Рекомендации по устранению неполадок: Если результатов нет, дважды проверьте, правильно ли выбрано поле (например, «Сообщение» для текста письма). Опечатки или поисковые запросы с нестандартными пробелами также могут привести к пустым результатам. Поиск по умолчанию не учитывает регистр, но если вы ожидаете совпадений, а результатов всё равно нет, убедитесь, что в запросе нет скрытого форматирования или нестандартных символов.

---

Код VBA: программный поиск писем с использованием подстановочных знаков или частичных слов

В некоторых случаях, особенно для пользователей, которые часто ищут определённые шаблоны, выполняют повторяющиеся поисковые задачи в нескольких папках или нуждаются в более гибком сопоставлении, чем позволяют встроенные диалоговые окна Outlook, использование VBA (Visual Basic for Applications) в Outlook может предложить автоматизированное решение. Макрос VBA позволяет искать письма, содержащие частичные слова — имитируя поиск с подстановочными знаками — в одной или нескольких папках, обеспечивая гибкость и скорость для опытных пользователей или администраторов.

Применимый сценарий: VBA особенно удобен, если вам регулярно приходится выполнять один и тот же поиск по большому количеству писем или папок, автоматизировать и настраивать правила поиска или программно извлекать и обрабатывать результаты — например, выделять нужные сообщения, формировать списки или генерировать отчёты. Главный недостаток в том, что для настройки и запуска макроса VBA требуется базовое знакомство с редактором VBA, а решение лучше всего подходит для настольной версии Outlook (не для веб- или мобильных версий).

Выполните следующие действия, чтобы использовать макрос VBA, находящий письма, содержащие частичное совпадение слова, — эффективно имитируя поиск с подстановочными знаками:

1. Перед запуском макроса укажите папку Outlook, в которой нужно выполнить поиск. Чтобы макрос обрабатывал только её содержимое — а не всю почтовую базу (что может быть медленно и потреблять много ресурсов), — рекомендуем выбрать нужную почтовую папку в списке папок.

2. Нажмите Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) в Outlook.

3. В окне VBA выберите Вставка > Модуль. Скопируйте и вставьте следующий код VBA в новое окно модуля.

Код VBA: поиск всех писем в Текущая папка, содержащих частичное слово или шаблон

Sub SearchEmailsWithPartialWord()
    Dim xFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim xMail As Outlook.MailItem
    Dim xItem As Object
    Dim xPattern As String
    Dim xResult As String
    Dim xMatched As Boolean
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    xPattern = InputBox("Enter the keyword or partial word to search for (e.g., berry):", "KutoolsforOutlook")
    
    If xPattern = "" Then Exit Sub
    
    xResult = ""
    i = 0
    
    For Each xItem In xFolder.Items
        If xItem.Class = olMail Then
            xMatched = (InStr(1, xItem.Subject, xPattern, vbTextCompare) > 0) Or _
                       (InStr(1, xItem.Body, xPattern, vbTextCompare) > 0)
            
            If xMatched Then
                i = i + 1
                xResult = xResult & vbCrLf & i & ". " & xItem.Subject
            End If
        End If
    Next
    
    If xResult <> "" Then
        MsgBox "Found emails containing """ & xPattern & """:" & vbCrLf & xResult, vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    Else
        MsgBox "No emails containing """ & xPattern & """ were found in this folder.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    End If
    
    Set xFolder = Nothing
    Set xMail = Nothing
End Sub

4. Нажмите клавишу F5, чтобы запустить макрос. При появлении запроса введите частичное слово или фрагмент для поиска (например,)berry). Макрос просканирует все письма в текущей выбранной папке и вернёт список тем, содержащих ваш запрос — как в заголовке, так и в теле каждого сообщения. Если совпадения найдены, они отобразятся в диалоговом окне с заголовком «KutoolsforOutlook»; если нет — вы всё равно получите уведомление.

Советы по использованию: Для наилучших результатов выбирайте небольшие или целевые папки. Если вам нужно выполнить поиск в нескольких папках, запускайте макрос для каждой из них по отдельности или измените код так, чтобы он последовательно обрабатывал несколько папок.
Хотя этот макрос находит любое вхождение ключевого слова или его части, более продвинутые функции с подстановочными знаками (например, использование звёздочек или вопросительных знаков для сопоставления различных шаблонов) можно реализовать, расширив код с помощью регулярных выражений (RegExp) или собственной логики — при условии, что вы уверенно владеете написанием скриптов на VBA.

Меры предосторожности и устранение неполадок: Всегда сохраняйте свою работу в Outlook перед запуском или редактированием макросов. Убедитесь, что макросы разрешены в настройках безопасности Outlook (Файл > Параметры > Центр управления безопасностью > Параметры Центра управления безопасностью > Параметры макросов). Макрос ищет только в теме и теле сообщения — он не просматривает вложения или историю переписки. Если возникают ошибки, убедитесь, что вы выбрали почтовую папку и что её содержимое состоит именно из писем, а не из элементов календаря или других типов объектов.

---

Связанные статьи

Поиск точной фразы целиком в Outlook

Поиск точного совпадения строк символов/фразы в Outlook

Поиск в теле/тексте сообщений электронной почты в Outlook

Поиск слов во вложении (в содержимом) в Outlook