Как исключить помеченные элементы из архивации в Outlook?
Функция автоматического архивирования очень полезна для большинства пользователей, так как обеспечивает своевременное архивирование элементов в Microsoft Outlook. Однако иногда вы можете помечать определённые элементы флагами, чтобы напомнить себе не архивировать их. Как запретить автоматическое архивирование таких помеченных элементов? В этой статье я подробно покажу, как исключить помеченные элементы из автоматического архивирования в Microsoft Outlook.
Часть 1: Переместите все письма с флагами в указанную папку с помощью правила
Часть 2: Не архивируйте указанную папку
- Повысьте продуктивность работы с электронной почтой с помощью технологий ИИ — быстро отвечайте на письма, создавайте новые сообщения, переводите тексты и работайте ещё эффективнее.
- Автоматизируйте отправку писем с помощью Авто Копия/Скрытая копия и Автоматическое перенаправление по правилам; отправляйте Автоответ («Нет на месте») — без необходимости использовать сервер Exchange…
- Получайте напоминания, такие как Предупреждать при ответе на электронное письмо, в котором я указан в поле BCC — когда вы отвечаете всем, находясь в скрытой копии (BCC), а также Напоминание о пропущенных вложениях — если вы забыли прикрепить файлы…
- Повысьте эффективность работы с электронной почтой с помощью Ответ с вложениями (все), автоматического добавления приветствия или даты и времени в подпись или тему письма, Ответ на несколько писем сразу…
- Оптимизируйте работу с электронной почтой с помощью Отозвать письмо, Инструменты вложений(Сжать все, Автосохранение всех…),Удалить дубликаты и Быстрый отчет…
Часть 1: Переместите все письма с флагами в указанную папку с помощью правила
Первая часть поможет вам создать правило и автоматически перемещать все письма с флагами в указанную папку. Выполните следующие действия:
Шаг 1: Перейдите в представление Почта, откройте указанную папку электронной почты, а затем откройте диалоговое окно Правила и оповещения:
- В Outlook 2007 выберите Сервис > Правила и оповещения.
- В Outlook 2010 и 2013 нажмите Правила > Диспетчер правил и оповещений на вкладке Главная.
Шаг 2: В диалоговом окне Правила и оповещения перейдите на вкладку Правила для сообщений электронной почты и нажмите кнопку Создать правило. См. снимок экрана:
Шаг 3: В появившемся диалоговом окне «Мастер правил» выберите пункт Применить правило к получаемым сообщениям(или)Проверять сообщения при их получении в Outlook 2007) и нажмите кнопку Далее.
Шаг 4: Во втором диалоговом окне Мастер правил
(1) Установите флажок напротив параметра Выполнить -действие- флаг;
(2) Щелкните текст действиев разделе Шаг 2;
(3) В появившемся диалоговом окне Помеченные письма установите флажок Флаги выберите стиль флага из раскрывающегося списка, например Контроль, затем нажмите кнопку ОК;
(4) Нажмите кнопку Далее.
Примечание: Если вы не уверены, какие типы флагов имеются в виду, выберите Любой из списка Флаг в раскрывающемся списке диалогового окна Помеченные письма.
Шаг 5: В третьем диалоговом окне Мастер правил
(1) Установите флажок напротив параметра переместить его в указанную папку;
(2) Щелкните текст указаннуюв разделе Шаг 2;
(3) В появившемся диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку в поле Выбор папкии нажмите кнопку ОК;
(4) Нажмите кнопку Далее.
Шаг 6: Нажмите кнопку Далее в следующем диалоговом окне Мастера правил, после чего вы перейдёте в последнее диалоговое окно Мастера правил.
(1) Введите имя нового правила в поле Шаг 1: Укажите имя для этого правила;
(2) Установите флажок напротив параметра Применить это правило сейчас к сообщениям, уже находящимся в указанной папке;
(3) Нажмите кнопку Готово.
Шаг 7: Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Правила и оповещения».
Теперь все письма с флагами автоматически перемещаются в указанную папку.
Часть 2: Не архивируйте указанную папку
Эта часть проведёт вас через изменение свойств указанной папки электронной почты, в которую вы перемещаете помеченные элементы с помощью правила, чтобы эта папка в дальнейшем не архивировалась.
Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши указанную папку электронной почты в области навигации и выберите команду Свойства в контекстном меню. См. снимок экрана:
Шаг 2: В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Автоматическое архивирование, установите флажок напротив параметра Не архивировать элементы в этой папке и нажмите кнопку ОК.
Теперь все сообщения электронной почты с флагами перемещены в указанную папку и никогда не будут архивироваться.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка спама по теме и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Волшебство интерфейса: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных входящих письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Скачать одним щелчком — Получите все надстройки для Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Скачайте одним щелчком пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за одно действие.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint