Учебники по Outlook - Быстрые части

Функция Быстрые части — это библиотека контента, которую вы можете регулярно вводить в теле сообщения, например, фрагменты текста, графики, символов и т.д. С помощью библиотеки Быстрых частей вы можете быстро повторно использовать все элементы, хранящиеся в ней, в теле вашего сообщения.

Элементы, хранящиеся в библиотеке Быстрых частей, определяются Microsoft Office как блоки построения, а Автотекст является типом блоков построения для нашего повторного использования.

2.1 Расположение функции Быстрых частей

В новых окнах создания, ответа или пересылки сообщений Быстрые части функция находится в Текст группе на вкладке Вставить .

2.2 Расположение файла Быстрых частей

Как мы знаем, элементы галереи быстрых частей хранятся в файле под названием NormalEmail.dotm. Файл NormalEmail.dotm хранится по следующему пути к папке:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Откройте папку, вставьте путь к папке в поле Адрес и нажмите клавишу Enter . Затем вы получите файл NormalEmail.dotm в открывшейся папке.

Советы: Когда мы вставляем путь к папке в поле Адрес и нажимаем клавишу Enter, %APPDATA%\Microsoft\Templates автоматически изменится на C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Вы можете легко создать новую запись Быстрых частей при создании новых, ответах или пересылке сообщений в Outlook.

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщений выберите фрагмент текста, который вы сохраните как запись Быстрых частей в теле сообщения.

2. Нажмите Вставить > Быстрые части > Сохранить выделенное в галерею быстрых частей.

3. В диалоговом окне Создание нового блока построения, пожалуйста:
(1) Введите имя в поле Имя ;
(2) Укажите категорию из выпадающего списка Категория ;
(3) Введите описательные слова об этой новой записи в поле Описание ;
(4) Выберите модель вставки из выпадающего списка Параметры .

Советы:
(1) Вы можете добавить новую запись Быстрых частей в новую категорию: Нажмите в поле Категория выберите Создать новую категорию из выпадающего списка, а затем создайте новую категорию в новом появившемся диалоговом окне.

(2) В выпадающем списке Параметры есть три модели вставки:
A. Вставить только содержимое: Вставить указанную запись Быстрых частей в позицию курсора в теле сообщения;
B. Вставить содержимое в собственный абзац: Вставить указанную запись Быстрых частей в отдельный абзац;
C. Вставить содержимое на собственную страницу: Указанная запись Быстрых частей кажется вставленной в отдельный абзац в теле сообщения. Однако в предварительном просмотре печати (Файл > Печать), вы увидите, что она находится на отдельной странице.

4. Нажмите кнопку OK в диалоговом окне Создание нового блока построения.

Затем выбранный фрагмент текста или объекты сохраняются как запись Быстрых частей в Outlook.

Записи Быстрых частей можно легко повторно использовать в теле сообщений простым щелчком.

4.1 Вставка записи Быстрых частей

В новых окнах создания, ответа или пересылки сообщений поместите курсор в тело сообщения, куда вы хотите вставить запись Быстрых частей, и нажмите Вставить > Быстрые части, а затем нажмите указанную запись Быстрых частей из выпадающего меню.

Затем указанная запись Быстрых частей вставляется в позицию курсора или новый абзац/страницу рядом с позицией курсора.

Кроме того, в Быстрые части выпадающем меню вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши указанную запись Быстрых частей и выбрать Вставить в текущую позицию документа, Вставить в начало документа, или Вставить в конец документа из контекстного меню по мере необходимости.

4.2 Вставка записей Быстрых частей с помощью горячих клавиш

В теле сообщения введите имя записи Быстрых частей и нажмите клавишу F3, тогда имя записи Быстрых частей будет немедленно заменено её содержимым.

Иногда вам может понадобиться изменить имя записи Быстрых частей. Вы можете легко переименовать его следующим образом:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщений нажмите Вставить > Быстрые части, затем в выпадающем меню щелкните правой кнопкой мыши указанную запись и выберите Редактировать свойства из контекстного меню.

2. В диалоговом окне Изменение блока построения введите новое имя записи в поле Имя и нажмите кнопку OK .

3. В появившемся диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку Да .

Затем в Быстрые части выпадающем меню вы увидите, что указанная запись уже переименована.

Иногда в содержимом записи Быстрых частей есть опечатки, или нам нужно обновить информацию в содержимом, или по другим причинам нам нужно изменить содержимое записи. Однако, кажется, Outlook вообще не поддерживает этого. Не беспокойтесь! Мы можем вставить запись Быстрых частей в тело сообщения, отредактировать содержимое и затем сохранить отредактированное содержимое как запись с тем же именем, чтобы перезаписать исходную.

В моем случае в содержимом записи есть опечатка, и я хочу изменить стиль маркеров в ней, я могу сделать следующее:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщений нажмите Вставить > Быстрые части, затем в выпадающем меню нажмите указанную запись, которую я буду редактировать.

2. Теперь запись Быстрых частей вставлена в тело сообщения. Отредактируйте и отформатируйте содержимое по необходимости.

3. Выберите отредактированное содержимое и нажмите Вставить > Быстрые части > Сохранить выделенное в галерею быстрых частей.

4. В диалоговом окне Создание нового блока построения обязательно введите точно такое же имя, как у исходной записи, в поле Имя выберите ту же категорию из выпадающего списка Категория и нажмите кнопку OK .

5. И нажмите кнопку Да в появившемся диалоговом окне подтверждения.

Затем в выпадающем меню Быстрых частей вы увидите, что указанная запись была отредактирована и показывает новое содержимое.

Вы также можете удалить записи Быстрых частей из галереи в Outlook.

7.1 Удаление одной или нескольких записей Быстрых частей

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщений нажмите Вставить > Быстрые части, затем в выпадающем списке щелкните правой кнопкой мыши указанную запись и выберите Организовать и удалить из контекстного меню.

2. Теперь появляется диалоговое окно Организатор блоков построения, и указанная запись выделена по умолчанию. Мы можем нажать кнопку Удалить чтобы удалить её напрямую.

3. Затем нажмите кнопку Да в появившемся диалоговом окне подтверждения.

Советы: Если вам нужно удалить другие записи Быстрых частей, выберите одну запись в диалоговом окне Организатор блоков построения и нажмите кнопку Удалить. Повторите эту операцию, чтобы удалить другие записи одну за другой.

4. Закройте диалоговое окно Организатор блоков построения.

Затем указанные записи Быстрых частей будут удалены.

7.2 Удаление всех записей Быстрых частей оптом

Если вам нужно удалить всю галерею Быстрых частей из Outlook, вы можете сделать следующее:

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку, содержащую файл по умолчанию для галереи Быстрых частей Outlook: откройте папку, вставьте ниже путь к папке в поле Адрес и нажмите клавишу Enter .
Путь к папке: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. В открывшейся папке найдите файл NormalEmail.dotm правой кнопкой мыши и выберите Удалить из контекстного меню.

Советы: Кроме того, вы также можете выбрать файл NormalEmail.dotm и нажать клавишу Удалить чтобы удалить его.

Когда вы запустите Microsoft Outlook позже и откроете новое окно создания, ответа или пересылки сообщений, вы увидите, что все записи Быстрых частей удалены оптом из Быстрые части выпадающего меню.

Например, вы хотите перенести галерею Быстрых частей Outlook на другие компьютеры/ноутбуки или поделиться галереей с коллегами, однокурсниками или другими людьми, вы можете получить резервную копию галереи Быстрых частей Outlook. И резервная копия делает возможным восстановление вашей галереи Быстрых частей Outlook при авариях.

8.1 Резервное копирование галереи Быстрых частей

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку, вставьте ниже путь к папке в поле Адрес и нажмите клавишу Enter .
Путь к папке: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Теперь открывается папка, содержащая документ по умолчанию для галереи Быстрых частей.

3. Информация о галерее Быстрых частей Outlook хранится в файле NormalEmail.dotm . Щелкните правой кнопкой мыши этот файл и выберите Копировать из контекстного меню.

Советы: Кроме того, вы можете выбрать файл NormalEmail.dotm и нажать клавиши Ctrl + C чтобы скопировать его.

4. Откройте папку, где вы будете хранить резервный файл, и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить файл в эту папку.

На данный момент мы получили резервный файл галереи Быстрых частей Outlook. И вы можете перенести его на другие компьютеры/ноутбуки или поделиться им с другими по мере необходимости.

8.2 Восстановление галереи Быстрых частей

Если вы ранее создали резервную копию галереи Быстрых частей, вы можете восстановить её в своем Outlook, если галерея потеряна из-за аварий, обновлений или других причин.

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку, содержащую резервный файл, выберите резервный файл и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его.

3. Откройте папку, где хранится документ по умолчанию для галереи Быстрых частей Outlook: Откройте папку, вставьте ниже путь к папке в поле Адрес и нажмите клавишу Enter .
Путь к папке: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. В открывшейся папке нажмите Ctrl + V, чтобы вставить резервный файл в папку.

Когда вы запустите Outlook позже, вы увидите, что записи Быстрых частей восстановлены в выпадающем меню Быстрых частей в любом новом окне создания, ответа или пересылки сообщений.