Руководства по Outlook — Быстрые элементы

Функция Быстрые элементы — это библиотека контента, который вы можете регулярно вставлять в текст сообщения: фрагменты текста, графику, символы и многое другое. Благодаря библиотеке Быстрые элементы вы мгновенно повторно используете все сохранённые в ней элементы прямо в тексте сообщения.

Элементы, сохранённые в библиотеке «Быстрые элементы», Microsoft Office определяет как стандартные блоки, а автотекст — это один из типов таких блоков, предназначенных для повторного использования.

2,1 Расположение функции Быстрые элементы

В окнах создания нового сообщения, ответа или пересылки функция Быстрые элементы находится в группе Текст на вкладке Вставка.

2,2 Расположение файла Быстрые элементы

Как известно, элементы галереи «Быстрые элементы» хранятся в файле с именем NormalEmail.dotm. Файл NormalEmail.dotm сохраняется по следующему пути:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Откройте папку, вставьте путь к файлу в поле Адрес, затем нажмите клавишу Enter. После этого вы увидите файл NormalEmail.dotm в открытой папке.

Совет: когда вы вставляете путь к файлу в поле Адрес и нажимаете клавишу Enter, путь %APPDATA%\Microsoft\Templates автоматически преобразуется в C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Вы можете легко создать новую запись Быстрых элементов прямо при создании новых, ответных или пересылаемых сообщений в Outlook.

1. В окне создания нового сообщения, ответа или пересылки выделите фрагмент текста в теле письма, который хотите сохранить как запись Быстрых элементов.

2. Щелкните Вставка > Быстрые элементы > Сохранить выделенный фрагмент в галерее Быстрых элементов.

3. В диалоговом окне «Создание нового стандартного блока» выполните следующие действия:
(1) Введите имя в поле Имя;
(2) Укажите категорию в раскрывающемся списке Категория;
(3) Введите описание новой записи в поле Описание;
(4) Выберите способ вставки в раскрывающемся списке Параметры.

Совет:
(1) Чтобы добавить новую запись Быстрые элементы в категорию «Новая категория», щелкните в поле Категория, выберите Создать категорию Новая категория из списка и создайте категорию «Новая категория» в появившемся диалоговом окне.

(2) В списке Параметры раскрывающегося списка доступны три способа вставки:
A.Вставить только содержимое: указанная запись из Быстрых элементов вставляется в позицию курсора в тексте сообщения;
B.Вставить содержимое в отдельном абзаце: указанная запись из Быстрых элементов вставляется как отдельный абзац;
C.Вставить содержимое на отдельной странице: указанная запись из Быстрых элементов будет выглядеть так, будто она вставлена как отдельный абзац в тексте сообщения. Однако в режиме предварительного просмотра печати ()Файл>Печать) вы увидите, что она размещена на отдельной странице.

4. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне «Создание нового стандартного блока».

Затем выделенный фрагмент текста или объекты сохраняются в Outlook как запись «Быстрые элементы».

Записи «Быстрые элементы» можно легко повторно использовать в текстах сообщений — достаточно одного щелчка мыши.

4,1 Вставить запись Быстрые элементы

В окне создания нового сообщения, ответа или пересылки установите курсор в то место текста, куда нужно вставить запись из «Быстрых элементов», затем щелкните Вставка > Быстрые элементы и выберите нужную запись из раскрывающегося меню.

Затем выбранная запись Быстрых элементов вставляется в позицию курсора или в новый абзац/на новую страницу рядом с ним.

Кроме того, в раскрывающемся меню Быстрые элементы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по нужной записи и в контекстном меню выбрать команду Вставить в текущую позицию Позиция в документе, Вставить в начало документа или Вставить в конец документа — в зависимости от ваших задач.

4,2 Вставка записей Быстрые элементы с помощью горячих клавиш

Введите имя записи Быстрых элементов в тексте сообщения и нажмите клавишу F3 — после этого имя записи немедленно заменится её содержимым.

Иногда может понадобиться изменить имя записи в Быстрых элементах — сделать это легко и быстро!

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Вставить > Быстрые элементы, затем в раскрывающемся меню щелкните правой кнопкой мыши нужную запись и выберите Изменить свойства в контекстном меню.

2. В диалоговом окне «Изменение блока быстрых фрагментов» введите новое имя записи в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

3. Во всплывающем диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку Да.

Затем в раскрывающемся меню Быстрые элементы вы увидите, что указанная запись уже переименована.

Иногда в записи быстрого фрагмента встречаются опечатки, требуется обновить информацию или по иным причинам нужно изменить её содержимое. Кажется, Outlook вообще не поддерживает такую возможность? Не переживайте! Просто вставьте запись быстрого фрагмента в тело сообщения, отредактируйте содержимое и сохраните его под тем же именем — так вы перезапишете исходную запись.

В моём случае в тексте записи есть опечатка, и я хочу изменить стиль маркера. Я могу сделать следующее:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Вставить > Быстрые элементы, затем в раскрывающемся меню выберите нужную запись для редактирования.

2. Теперь запись быстрого фрагмента вставлена в тело сообщения. Отредактируйте и отформатируйте содержимое по необходимости.

3. Выделите отредактированный фрагмент и нажмите Вставить > Быстрые элементы > Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию быстрых фрагментов.

4. В диалоговом окне «Создание нового блока быстрых фрагментов» обязательно введите в поле Имя точно такое же имя, как у исходной записи, выберите ту же категорию из раскрывающегося списка Категория и нажмите кнопку ОК.

5. Затем во всплывающем диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку Да.

Затем в раскрывающемся меню «Быстрые элементы» вы увидите, что выбранная запись уже отредактирована и отображает обновлённое содержимое.

Вы также можете удалять записи «Быстрые элементы» из коллекции в Outlook.

7,1 Удаление одной или нескольких записей Быстрые элементы

1. В окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Вставить > Быстрые элементы, затем в раскрывающемся меню щелкните правой кнопкой мыши нужную запись и выберите в контекстном меню пункт Упорядочить и удалить.

2. Откроется диалоговое окно «Организатор блоков быстрых фрагментов», и указанная запись будет выделена по умолчанию. Нажмите кнопку Удалить, чтобы сразу удалить её.

3. Затем во всплывающем диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку Да.

Совет: Чтобы удалить другие записи Быстрых элементов, выберите нужную запись в диалоговом окне «Организатор блоков быстрых фрагментов» и нажмите кнопку Удалить. Повторяйте эту операцию, чтобы поочерёдно удалить остальные записи.

4. Закройте диалоговое окно «Организатор блоков быстрых фрагментов».

Теперь указанные записи «Быстрые элементы» удалены.

7,2 Массовое удаление всех записей Быстрые элементы

Если вам нужно полностью удалить коллекцию Быстрые элементы из Outlook, выполните следующие действия:

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку, содержащую файл по умолчанию для коллекции Быстрые элементы Outlook: откройте любую папку, вставьте приведённый ниже путь к файлу в поле Адрес и нажмите клавишу Enter.
Путь к файлу: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. В папке «Открыть папку» найдите файл NormalEmail.dotm, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Удалить.

Совет: Кроме того, вы можете выделить файл NormalEmail.dotm и нажать клавишу Delete, чтобы удалить его.

При следующем запуске Microsoft Outlook и открытии окна для создания, ответа или пересылки сообщения вы обнаружите, что все записи быстрых фрагментов исчезли из раскрывающегося меню Быстрые элементы.

Например, если вы хотите перенести коллекцию «Быстрые элементы» Outlook на другие компьютеры или ноутбуки либо поделиться ею с коллегами, однокурсниками и другими пользователями, просто создайте резервную копию этой коллекции. Более того, такая резервная копия поможет вам легко восстановить коллекцию «Быстрые элементы» Outlook в случае непредвиденных ситуаций.

8,1 Создание резервной копии коллекции Быстрые элементы

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку, вставьте приведённый ниже путь к файлу в поле Адрес и нажмите клавишу Enter.
Путь к файлу: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Откроется папка со стандартным документом из коллекции «Быстрые элементы».

3. Информация о коллекции Быстрые элементы Outlook хранится в файле NormalEmail.dotm. Щелкните по этому файлу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать.

Совет: Кроме того, вы можете выделить файл NormalEmail.dotm и нажать сочетание клавиш Ctrl+C, чтобы скопировать его.

4. Откройте папку, в которую хотите сохранить резервную копию, и нажмите сочетание клавиш Ctrl+V, чтобы вставить файл.

Теперь у вас есть резервная копия коллекции «Быстрые элементы» Outlook. При необходимости вы можете перенести её на другие компьютеры или ноутбуки, а также поделиться с другими пользователями.

8,2 Восстановление коллекции Быстрые элементы

Если вы ранее создали резервную копию коллекции «Быстрые элементы», её можно восстановить в Outlook — например, если коллекция была случайно удалена, повреждена при обновлении или утеряна по другим причинам.

1. Закройте Outlook.

2. Откройте папку с резервной копией, выделите файл резервной копии и нажмите сочетание клавиш Ctrl+C, чтобы скопировать его.

3. Откройте папку, в которой хранится стандартный документ коллекции Быстрые элементы Outlook: откройте любую папку, вставьте приведённый ниже путь к файлу в поле Адрес и нажмите клавишу Enter.
Путь к файлу: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. В папке «Открыть» нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить резервную копию файла в папку.

Когда вы позже запустите Outlook, записи Быстрые элементы появятся в меню Быстрые элементы в раскрывающемся списке любого нового окна для создания, ответа или пересылки сообщения.