Изменить представление папки «Входящие»

Вы можете легко изменить папку «Входящие» на один из предустановленных видов: компактный, одинарный или с предварительным просмотром. Однако если ни один из этих вариантов не отвечает вашим потребностям, вы можете настроить текущий вид под себя. В этом руководстве показано, как добавлять или удалять столбцы в текущем виде.

2,1 Добавление столбца в текущий вид

Например, если вы хотите добавить столбец «Копия» в текущий вид, выполните следующие действия:

1. Откройте указанную почтовую папку (в данном случае — «Входящие») и выберите «Вид» > «Добавить несколько столбцов».

2. В диалоговом окне «Показать столбцы» выполните следующие действия:
(1) В раскрывающемся списке «Выбрать доступные столбцы из» выберите нужную категорию, содержащую требуемый столбец. В данном случае выберите «Все поля почты».
(2) В списке «Доступные столбцы» щёлкните, чтобы выбрать столбец для добавления. В данном случае выберите «Копия».
(3) Нажмите кнопку «Добавить».

3. Теперь столбец «Копия» добавлен в правый список. Выберите его, щёлкнув в правом списке, и нажмите кнопку «Переместить вверх», чтобы задать нужное положение.

4. Нажмите кнопку «ОК».

Теперь столбец «Копия» добавлен в текущую почтовую папку. См. снимок экрана:

Примечания:
(1) Если указанная папка отображается в компактном виде, добавленный столбец может быть скрыт до тех пор, пока вы не отключите область чтения или не переместите её вниз. Чтобы изменить положение области чтения, выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Вниз».
(2) Чтобы восстановить параметры вида по умолчанию, выберите «Вид» > «Сбросить вид».

2,2 Удаление столбца из текущего вида

Существует несколько способов удалить столбец из текущего представления.

2,2.1 Удаление столбца из текущего вида

Предположим, что папка «Входящие» сейчас отображается в виде с предварительным просмотром, и вы хотите убрать из него столбец «Тема». Выполните следующие действия:

1. Выберите «Вид» > «Добавить несколько столбцов», чтобы открыть диалоговое окно «Показать столбцы».

2. В диалоговом окне «Показать столбцы» щелкните, чтобы выбрать столбцы в списке «Показывать эти столбцы в следующем порядке», и нажмите кнопку «Удалить».

3. Нажмите кнопку «ОК».

Теперь указанный столбец «Тема» удалён из текущего представления.

2,2.2 Удаление столбца из текущего вида с помощью контекстного меню

Если папка «Входящие» отображается в одинарном виде или с предварительным просмотром, вы можете легко удалить столбец через контекстное меню.
В списке сообщений щёлкните правой кнопкой мыши заголовок нужного столбца и выберите в контекстном меню «Удалить этот столбец».

Теперь указанный столбец сразу же исчезает из текущего вида.

Примечание. Если указанная папка отображается в компактном виде, вы не сможете щёлкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, пока не отключите область чтения или не переместите её вниз. Чтобы изменить положение области чтения, выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Вниз».

2,2.3 Удаление столбца из текущего вида перетаскиванием

Если папка «Входящие» отображается в одинарном виде или с предварительным просмотром, вы можете легко удалить столбец простым перетаскиванием.

В верхней части списка сообщений щёлкните заголовок нужного столбца, перетащите его за пределы списка и отпустите. Столбец будет немедленно удалён из текущего вида.

Примечание. Если указанная папка находится в компактном виде, вы не сможете перетащить заголовок столбца, пока не отключите область чтения или не переместите её вниз. Выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Вниз», чтобы изменить положение области чтения.

Если вы не настраивали вид папки «Входящие» или сбросили его до параметров по умолчанию, письма автоматически группируются и сортируются по дате и времени получения в списке сообщений. В этом руководстве показано, как упорядочивать и группировать письма по различным критериям.

3,1 Быстрое упорядочивание (группировка и сортировка) писем

Вы можете быстро упорядочить письма — группировать и сортировать одновременно — с помощью команд упорядочивания на ленте и в списке сообщений.

1. После открытия папки «Входящие» нажмите значок «Ещё» в правом нижнем углу поля «Упорядочение» на вкладке «Вид», затем выберите «Показывать в группах», чтобы включить эту функцию.
Совет: По умолчанию эта опция уже включена. Перед выполнением следующих действий убедитесь, что она активна.

2. Затем вы сможете быстро сортировать письма, просто щёлкнув по нужному критерию в поле «Упорядочение» на вкладке «Вид».

Вы также можете быстро упорядочить письма в списке сообщений: щёлкните в верхней части списка, а затем выберите критерий сортировки в разделе «Упорядочить по» в раскрывающемся списке. См. снимок экрана:

3,2 Группировка писем с помощью параметров вида

Вы также можете настроить параметры отображения и легко группировать письма по одному или нескольким критериям в текущем виде.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» → «Параметры вида».

2. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Группировать по».

3. В появившемся диалоговом окне «Группировать по» выполните следующие действия:
(1) Снимите флажок с опции «Автоматически группировать согласно упорядочению»;
(2) В разделе «Группировать элементы по» выберите критерий, по которому будут группироваться письма, из раскрывающегося списка;
(3) Выберите и установите нужный порядок сортировки. В данном случае выбрано «По возрастанию».

Советы:
(1) Если на шаге (2), указанном выше, вы не можете найти нужный критерий группировки, измените категорию полей в раскрывающемся списке «Выбрать доступные поля из», а затем повторно выберите критерий группировки в раскрывающемся списке «Группировать элементы по».
(2) Если нужно группировать письма по нескольким критериям, последовательно задайте критерии группировки и порядок сортировки в разделах «Затем по» — столько раз, сколько необходимо.

4. Последовательно нажмите кнопки «ОК» → «ОК».

Теперь письма в списке сообщений сгруппированы согласно заданным критериям.

3,3 Примечания

(1) Чтобы отменить настраиваемую группировку и снова группировать элементы по дате, выберите «Вид» > «Дата» в поле «Упорядочение» на ленте или «Дата» в верхней части списка сообщений.

(2) Чтобы отменить настраиваемые параметры вида для текущего представления, выберите «Вид» → «Сбросить вид» на ленте.

После открытия папки «Входящие» вы увидите, что письма автоматически сгруппированы и отсортированы по дате получения в списке сообщений. Иногда может понадобиться отсортировать письма по одному или нескольким критериям. В этом руководстве объясняется, как сортировать письма в списке сообщений.

4,1 Быстрая сортировка писем с помощью команд упорядочения

Вы можете быстро сортировать письма с помощью команд в поле «Упорядочение» на вкладке «Вид» ленты.

1. Например, чтобы отсортировать письма по отправителю, нажмите значок «Ещё» в правом нижнем углу поля «Упорядочение» на вкладке «Вид», а затем отключите опцию «Показывать в группах».

2. Затем щёлкните «От кого» в поле «Упорядочение», чтобы отсортировать письма по отправителю, и при необходимости нажмите «Обратная сортировка», чтобы изменить текущий порядок.

Совет: вы также можете нажать стрелку в верхней части списка сообщений, а затем выбрать критерии сортировки в разделе «Упорядочить по» в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать письма в списке сообщений. Кроме того, нажмите «А–Я» или «Я–А» в раскрывающемся списке или в верхней части списка сообщений, чтобы изменить порядок сортировки.

4,2 Быстрая сортировка писем по заголовку столбца

Если в текущем виде отображаются столбцы, вы можете легко отсортировать все письма по нужному полю — просто щёлкните по соответствующему заголовку столбца.

Советы:
(1) Если папка «Входящие» отображается в компактном виде, выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключено» или «Внизу», чтобы отобразить все столбцы.
(2) Если интерфейс Outlook слишком узкий, чтобы вместить все столбцы, они будут скрыты.

4,3 Сортировка писем путём настройки параметров вида

Вы можете настроить внешний вид и сортировать письма по одному или нескольким критериям на своё усмотрение.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» → «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Расширенные параметры вида» нажмите кнопку «Сортировка».

3. В появившемся диалоговом окне «Сортировка» в разделе «Сортировать элементы по» выберите основной критерий сортировки из раскрывающегося списка и задайте нужный порядок сортировки.

Советы:
(1) Чтобы добавить дополнительный критерий сортировки, перейдите в первый раздел «Затем по», выберите вторичный критерий сортировки и порядок. То же самое относится к третьему и четвёртому критериям.
(2) Если нужный критерий сортировки отсутствует в раскрывающемся списке, измените категорию полей в списке «Выбрать доступные поля из», а затем укажите требуемый критерий сортировки.

4. Последовательно нажимайте кнопки «ОК», чтобы сохранить параметры вида.

Теперь все письма в списке сообщений отсортированы в соответствии с заданными критериями.

4,4 Примечания

1. Чтобы отменить настраиваемую сортировку и вернуть исходный порядок, щёлкните «Дата» в поле «Упорядочение» на вкладке «Вид» ленты.

2. Вы можете отменить все настраиваемые параметры вида для текущего представления, выбрав «Вид» → «Сбросить вид».

Обычно при отображении папки «Входящие» в предустановленном компактном, одностраничном или предварительном виде все письма отображаются в списке сообщений. Однако вы можете настроить фильтрацию, чтобы в списке показывались только те письма, которые соответствуют заданным критериям.

Быстрый фильтр непрочитанных писем

После открытия папки «Входящие» нажмите «Непрочитанные» в верхней части списка сообщений, чтобы мгновенно отфильтровать все непрочитанные письма. Чтобы отменить фильтр, просто нажмите «Все» в том же месте.

Вы также можете нажать стрелку в верхней части списка сообщений, чтобы открыть раскрывающееся меню, а затем выбрать «Непрочитанная почта» или «Упомянутая почта» — для фильтрации непрочитанных или упомянутых писем, либо «Вся почта» — чтобы отменить фильтр.

5,2 Фильтрация писем с помощью настройки параметров вида

Вы можете настроить параметры вида, чтобы легко фильтровать письма по нужным критериям. Для этого выполните следующие действия:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» → «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Расширенные параметры вида» нажмите кнопку «Фильтр».

3. В диалоговом окне «Фильтр» вы можете добавить одно или несколько условий фильтрации по своему усмотрению.

(1) На вкладке «Сообщения» можно добавить следующие Условия фильтрации:

• «Искать слово(а)»: фильтрация писем по указанным ключевым словам в теме или теле сообщения;
• «От кого»: фильтрация писем по отправителю;
• «Кому»: фильтрация писем по получателям;
• «Где я»: фильтрация писем, отправленных только мне, писем, в которых я указан в поле «Копия» вместе с другими людьми, или писем, отправленных нескольким людям, включая меня;
• «Время»: фильтрация писем по времени получения, отправки, сроку выполнения, сроку истечения, времени создания или изменения.

(2) На вкладке «Дополнительно» можно добавить следующие Условия фильтрации:

• «Категории»: фильтрация писем по одной или нескольким категориям;
• «Только элементы, которые»: фильтрация непрочитанных или прочитанных писем;
• «Только элементы с»: фильтрация писем с вложениями или без них;
• «Чей приоритет»: фильтрация писем по статусу важности;
• «Только элементы, которые»: фильтрация писем по Статус флага;
• «Учитывать регистр»: фильтрация писем с учётом регистра;
• «Размер»: фильтрация писем по размеру электронного сообщения.

(3) На вкладке «Дополнительно» вы можете добавить несколько пользовательских условий фильтрации по своему усмотрению.

Например, если вы хотите фильтровать письма по получателю в поле «Копия», укажите условие фильтрации как «Копия содержит указанный(ые) адрес(а) электронной почты» в разделе «Определить дополнительные критерии» и нажмите кнопку «Добавить в список», чтобы добавить это условие фильтрации в поле «Найти элементы, соответствующие этим критериям».

Здесь вы можете добавить столько условий фильтрации, сколько нужно: все они будут связаны логическим оператором «И».

4. Последовательно нажимайте кнопки «ОК», чтобы сохранить настройки фильтрации.

Теперь вы увидите, что письма отфильтрованы, и в списке сообщений отображаются только те из них, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации.

Совет: Если вы применили фильтр, изменив параметры вида, отменить его можно так: (1) выберите «Вид» > «Параметры вида»; (2) в диалоговом окне «Расширенные параметры вида» нажмите кнопку «Фильтр»; (3) в диалоговом окне «Фильтр» сначала нажмите «Очистить всё», затем — «ОК»; (4) наконец, нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Расширенные параметры вида».

5,3 Примечания

Вы можете легко отменить все пользовательские настройки вида и вернуть его к виду по умолчанию, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

После открытия почтовой папки, например «Входящие», вы можете настроить шрифты и параметры табличного представления (строки и столбцы) в списке сообщений. В этом руководстве рассказывается, как изменить внешний вид списка сообщений в Outlook и настроить дополнительные параметры.

6,1 Настройка других параметров для изменения шрифтов и других параметров табличного представления

Допустим, папка «Входящие» отображается в режиме предварительного просмотра. Именно на её примере мы покажем, как настроить дополнительные параметры — такие как шрифт и другие элементы табличного представления списка сообщений.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Другие параметры».

3. Откроется диалоговое окно «Другие параметры», где вы сможете настроить параметры представления по своему усмотрению.

6,1.1 Шрифт заголовков столбцов

Эта кнопка позволяет изменить шрифт, его стиль и размер для заголовков столбцов.

В диалоговом окне «Другие параметры» нажмите кнопку «Шрифт заголовков столбцов». Затем в диалоговом окне «Шрифт» выберите нужные шрифт, стиль и размер, после чего нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки.

После сохранения параметров представления шрифт заголовков столбцов в списке сообщений автоматически обновится в соответствии с вашими настройками.

6,1.2 Шрифт строк

Эта кнопка позволяет изменить шрифт, его стиль и размер для каждой строки сообщения в списке.

В диалоговом окне «Другие параметры» нажмите кнопку «Шрифт строк». Затем в диалоговом окне «Шрифт» выберите нужные шрифт, стиль и размер, после чего нажмите «ОК».

После сохранения параметров представления каждая строка в списке сообщений будет отображаться с указанными шрифтом, стилем и размером.

6,1.3 Разрешить редактирование в ячейке

Если вы установите флажок «Разрешить редактирование в ячейке» в диалоговом окне «Другие параметры» и сохраните изменения представления, каждое поле указанного сообщения в списке станет доступно для редактирования. Просто щёлкните нужное поле — и вы сможете напрямую добавлять, удалять или изменять его содержимое.

6,1.4 Показывать строку «Новый элемент»

После установки флажка «Разрешить редактирование в ячейке» станет доступной опция «Показывать строку “Новый элемент”». Если вы её включите, в верхней части списка сообщений появится пустая строка, позволяющая легко добавлять новое сообщение.

6,1.5 Стиль линий сетки

По умолчанию линии сетки между сообщениями сплошные — вы можете изменить их стиль прямо здесь.

В диалоговом окне «Другие параметры» щёлкните поле «Стиль линий сетки» и выберите нужный стиль из раскрывающегося списка.

После сохранения линии сетки между сообщениями будут отображаться в указанном стиле.

6,1.6 Группировать элементы

По умолчанию эта опция включена. Если отключить «Группировать элементы», имена групп исчезнут из списка сообщений.

6,1.7 Шрифт (предварительный просмотр сообщения)

Эта кнопка позволяет изменить шрифт, его стиль и размер в предварительном просмотре сообщения.

Нажмите кнопку «Шрифт» в разделе «Предварительный просмотр сообщения», затем в диалоговом окне «Шрифт» задайте нужные шрифт, стиль и размер, после чего нажмите «ОК».

После сохранения текст в предварительном просмотре сообщения будет отображаться с обновлёнными настройками шрифта.

6,1.8 Область чтения

В диалоговом окне «Другие параметры» флажок «Справа» отображает область чтения справа, «Снизу» — размещает её внизу, а «Выкл.» — отключает область чтения.

6,1.9 Использовать компактный макет при ширине менее n символов

Эта опция включена по умолчанию: если интерфейс Outlook становится слишком узким, представление автоматически переключается в компактный режим. При отключении опции вы сможете выбрать «Всегда использовать однострочный макет» или «Всегда использовать компактный макет».

6,1.10 Показывать сообщения из всех папок в развернутых группах бесед

Если эта опция включена, сообщения из других папок будут отображаться в развернутых группах бесед, если они относятся к одной цепочке переписки.

6,1.11 Отображать группы бесед в классическом отступном виде

Если эта опция включена, ответы автоматически отображаются с отступом под сообщениями, на которые вы отвечаете, в рамках одной беседы.

Примечания

1. Если почтовая папка отображается в компактном виде, некоторые настройки могут не примениться, пока вы не прокрутите область чтения вниз или не отключите её.

2. Независимо от того, сколько пользовательских настроек вы выполнили, все их можно мгновенно сбросить, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

В Excel часто используется условное форматирование для автоматического выделения ячеек, строк или столбцов. Аналогично Excel, в Outlook также можно применять условное форматирование для автоматического выделения сообщений. В этом руководстве показано, как использовать условное форматирование в Outlook.

7,1 Применение Использовать условное форматирование для автоматического выделения сообщений

Предположим, что нужно автоматически выделять все сообщения от определённого отправителя в папке «Входящие». Сделать это можно с помощью условного форматирования следующим образом:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Использовать условное форматирование».

3. Откроется диалоговое окно «Использовать условное форматирование». Нажмите кнопку «Добавить», затем введите новое имя правила условного форматирования в поле «Имя».

Совет. Чтобы изменить существующее правило, щелкните и выделите его в списке «Правила для этого представления».

4. Далее в диалоговом окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Шрифт». В появившемся окне «Шрифт» задайте нужные параметры: шрифт, стиль, размер, цвет и другие, затем нажмите «ОК».

5. Далее в диалоговом окне «Использовать условное форматирование» нажмите кнопку «Условие». После этого в диалоговом окне «Фильтр» задайте нужные условия фильтрации и нажмите «ОК».

Совет: в моём случае я ввожу адрес указанного отправителя в поле «От кого» диалогового окна «Фильтр».

6. Последовательно нажимайте кнопки «ОК», чтобы сохранить настройки и закрыть диалоговые окна.

Теперь все сообщения в списке, соответствующие заданным критериям, будут автоматически выделяться.

7,2 Примечания

1. Удалить указанное правило можно с помощью условного форматирования следующим образом: (1) выберите «Вид» > «Параметры вида»; (2) в диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Использовать условное форматирование»; (3) в открывшемся диалоговом окне «Использовать условное форматирование» выберите нужное правило и нажмите «Удалить»; (4) нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

2. Вы можете сбросить все пользовательские настройки представления и вернуть стандартный вид, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

Как известно, сообщения в списке отображаются в виде большой таблицы. Вы можете настроить параметры представления, чтобы изменить формат отображения столбцов — например, выравнивание, ширину столбца, метку и т.д.

8,1 Specify the display formats for each column (field)

Предположим, что папка «Входящие» отображается в режиме предварительного просмотра. Вы можете настроить формат отображения столбцов или полей в списке сообщений следующим образом:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Установить формат столбца».

3. Откроется диалоговое окно «Установить формат столбца». Настройте параметры так, как вам удобно:

(1) В списке «Доступные поля» щелкните, чтобы выбрать столбцы, которые вы хотите изменить.

(2) Щёлкните поле «Формат» и выберите подходящий стиль из раскрывающегося списка.
Совет: Варианты в поле «Формат» раскрывающегося списка значительно различаются в зависимости от выбранного столбца в списке «Доступные поля».

(3) Если нужно переименовать столбец, введите новое имя в поле «Метка».

(4) В разделе «Ширина» можно настроить отображение указанного столбца либо с фиксированной шириной, либо с динамической шириной, зависящей от содержимого данного поля сообщения.
Совет: Даже если вы задали фиксированную ширину, фактическое значение будет автоматически изменяться при изменении ширины интерфейса Outlook, а также при включении или отключении других областей, таких как панель папок, список дел и т.д.

(5) В разделе «Выравнивание» задайте нужное выравнивание для указанного столбца. Доступны три варианта: по левому краю, по центру и по правому краю.

4. После завершения настройки последовательно нажмите кнопки «ОК», чтобы сохранить параметры и закрыть диалоговые окна.

Теперь указанный столбец в списке сообщений будет отображаться в новом формате.

8,2 Примечания

1. Некоторые из указанных выше параметров отображения могут не применяться, если область чтения расположена справа от списка сообщений. В этом случае вы можете отключить область чтения или переместить её под список сообщений, выбрав «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу».

2. Быстро сбросьте все пользовательские настройки и форматы представления, выбрав «Вид» > «Сбросить представление».

Если вы настроили собственное представление папки — например, добавили столбец или изменили критерии группировки, сортировки или фильтрации сообщений и т.д., — вы можете легко вернуть стандартные настройки представления в Outlook.

9,1 Сбросить текущее представление

1. Откройте нужную папку, для которой требуется восстановить стандартные настройки представления, и выберите «Вид» → «Сбросить представление».

2. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите «Да».

Теперь команда «Открыть папку» немедленно восстанавливает стандартные настройки представления.

Сбросить представление определённого вида

Вы также можете выполнить следующие действия, чтобы сбросить настройки конкретного представления.

1. Откройте нужную папку и выберите «Вид» → «Изменить представление» → «Управление представлениями».

2. В диалоговом окне «Управление всеми представлениями» выберите нужное представление и нажмите кнопку «Сбросить».

3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите «Да».

Сброс указанного представления завершён. При необходимости закройте диалоговое окно «Управление всеми представлениями».