Изменить вид папки «Входящие»

Вы можете легко переключать папку «Входящие» между предустановленными видами: компактный, одиночный и предварительный просмотр. Если этих видов недостаточно, вы можете настроить текущий вид. В этом руководстве показано, как добавить или удалить столбцы в текущем виде.

2.1 Добавить столбец в текущий вид

Например, если вы хотите добавить столбец «CC» в текущий вид, выполните следующие действия:

1. Откройте нужную почтовую папку (в данном случае — «Входящие») и выберите «Вид» > «Добавить столбцы».

2. В диалоговом окне «Показать столбцы» выполните следующие действия:
(1) В выпадающем списке «Выбрать доступные столбцы из» выберите нужную категорию, содержащую столбец. В данном случае выберите «Все поля сообщений».
(2) В списке «Доступные столбцы» выберите нужный столбец. В данном случае выберите «CC».
(3) Нажмите кнопку «Добавить».

3. Теперь столбец «CC» добавлен в правый список. Выделите его и нажмите «Переместить вверх», чтобы расположить в нужном месте.

4. Нажмите кнопку «ОК».

Теперь столбец «CC» добавлен в текущую почтовую папку. См. скриншот:

Примечания:
(1) Если выбранная папка отображается в компактном виде, добавленный столбец может быть не виден, пока вы не отключите область чтения или не переместите её вниз. Для этого выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу».
(2) Для восстановления стандартных параметров вида нажмите «Вид» > «Сбросить вид».

2.2 Удалить столбец из текущего вида

Существует несколько способов удалить столбец из текущего вида.

2.2.1 Удалить столбец из текущего вида

Допустим, папка «Входящие» сейчас отображается в режиме предварительного просмотра, и вы хотите удалить столбец «Тема» из этого вида. Выполните следующие действия:

1. Нажмите «Вид» > «Добавить столбцы», чтобы открыть диалоговое окно «Показать столбцы».

2. В диалоговом окне «Показать столбцы» выберите столбец, который хотите удалить, в списке «Показывать эти столбцы в таком порядке» и нажмите кнопку «Удалить».

3. Нажмите кнопку «ОК».

Теперь выбранный столбец «Тема» удалён из текущего вида.

2.2.2 Удалить столбец из текущего вида через контекстное меню

Если папка «Входящие» находится в одиночном или режиме предварительного просмотра, вы можете легко удалить столбец через контекстное меню.
В списке сообщений щёлкните правой кнопкой мыши по заголовку нужного столбца и выберите «Удалить этот столбец» в контекстном меню.

Теперь выбранный столбец сразу удалён из текущего вида.

Примечание: Если выбранная папка находится в компактном виде, вы не сможете вызвать контекстное меню для заголовка столбца, пока не отключите область чтения или не переместите её вниз. Для этого выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу».

2.2.3 Удалить столбец из текущего вида перетаскиванием

Если папка «Входящие» находится в одиночном или режиме предварительного просмотра, вы также можете легко удалить столбец, перетащив его.

В верхней части списка сообщений щёлкните по заголовку нужного столбца, перетащите его за пределы списка сообщений и отпустите. Столбец будет немедленно удалён из текущего вида.

Примечание: Если выбранная папка находится в компактном виде, вы не сможете перетащить заголовок столбца, пока не отключите область чтения или не переместите её вниз. Для этого выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу».

Если вы не настраивали вид папки «Входящие» или сбросили его до стандартного, Email автоматически группируются и сортируются по дате и времени получения в списке сообщений. В этом руководстве показано, как упорядочить или сгруппировать Email по другим критериям.

3.1 Быстрое упорядочивание (группировка и сортировка) Email

Вы можете быстро упорядочить Email (группировать и сортировать одновременно) с помощью команд упорядочивания на ленте и в списке сообщений.

1. После открытия папки «Входящие» нажмите значок «Ещё» в правом нижнем углу блока «Упорядочить» на вкладке «Вид», затем выберите «Показывать в группах», чтобы включить эту опцию.
Примечание: По умолчанию эта опция включена. Перед дальнейшими действиями убедитесь, что она активна.

2. Теперь вы можете быстро упорядочить Email, щёлкнув по нужному критерию в блоке «Упорядочить» на вкладке «Вид».

Вы также можете быстро упорядочить Email в списке сообщений, нажав в верхней части списка сообщений, а затем выбрать критерий упорядочивания в разделе «Упорядочить по» выпадающего списка. См. скриншот:

3.2 Группировка Email с помощью параметров вида

Вы также можете настроить параметры вида и сгруппировать Email по одному или нескольким критериям в текущем виде.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В открывшемся окне нажмите кнопку «Группировать по».

3. В появившемся диалоговом окне «Группировка» выполните следующие действия:
(1) Снимите флажок «Автоматически группировать по упорядочиванию»;
(2) В разделе «Группировать элементы по» выберите критерий, по которому будут группироваться Email, из выпадающего списка;
(3) Установите нужный порядок сортировки. В данном случае выберите «По возрастанию».

Примечания:
(1) Если вы не нашли нужный критерий группировки на шаге (2), измените категорию поля в выпадающем списке «Выбрать доступные поля из», затем снова выберите критерий группировки в списке «Группировать элементы по».
(2) Если нужно сгруппировать Email по нескольким критериям, укажите их и порядок сортировки в разделах «Затем по» ниже, столько раз, сколько необходимо.

4. Нажмите «ОК» > «ОК» поочерёдно.

Теперь Email сгруппированы по выбранному критерию в списке сообщений.

3.3 Примечания

(1) Чтобы сбросить пользовательскую группировку и снова сгруппировать элементы по дате, выберите «Вид» > «Дата» в блоке «Упорядочить» на ленте или > «Дата» в верхней части списка сообщений.

(2) Чтобы сбросить все пользовательские параметры вида для текущего представления, выберите «Вид» > «Сбросить вид» на ленте.

После открытия папки «Входящие» Email автоматически группируются и сортируются по дате получения в списке сообщений. Иногда может понадобиться отсортировать Email по одному или нескольким критериям. В этом руководстве показано, как это сделать.

4.1 Быстрая сортировка Email с помощью команд упорядочивания

Вы можете быстро отсортировать Email, используя команды в блоке «Упорядочить» на вкладке «Вид» на ленте.

1. Например, чтобы отсортировать Email по отправителю, нажмите значок «Ещё» в правом нижнем углу блока «Упорядочить» на вкладке «Вид», затем выберите «Показывать в группах», чтобы отключить эту опцию.

2. Затем выберите «От» в блоке «Упорядочить», чтобы отсортировать Email по отправителю, и нажмите «Инвертировать выбор», чтобы изменить порядок сортировки при необходимости.

Примечание: Вы также можете нажать стрелку в верхней части списка сообщений, затем указать критерии сортировки в разделе «Упорядочить по» выпадающего списка. Для изменения порядка сортировки выберите «A–Я» или «Я–A» в выпадающем списке или в верхней части списка сообщений для инвертирования порядка сортировки.

4.2 Быстрая сортировка Email по щелчку по заголовку столбца

Если в представлении отображаются столбцы, вы можете быстро отсортировать все Email по нужному полю, щёлкнув по заголовку соответствующего столбца.

Примечания:
(1) Если папка «Входящие» находится в компактном виде, выберите «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу», чтобы отобразить все столбцы.
(2) Если интерфейс Outlook слишком узкий для отображения всех столбцов, некоторые из них исчезнут.

4.3 Сортировка Email через настройку параметров вида

Вы можете настроить параметры вида и отсортировать Email по одному или нескольким критериям по своему усмотрению.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Сортировка».

3. В появившемся диалоговом окне «Сортировка» в разделе «Сортировать элементы по» выберите основной критерий сортировки из выпадающего списка и укажите нужный порядок сортировки.

Примечания:
(1) Чтобы добавить дополнительные критерии сортировки, перейдите к первому разделу «Затем по», выберите дополнительный критерий и порядок сортировки. Аналогично для третьего и четвёртого критериев.
(2) Если вы не нашли нужный критерий сортировки в выпадающем списке, измените категорию поля в списке «Выбрать доступные поля из», затем укажите критерий сортировки.

4. Нажмите кнопки «ОК» поочерёдно, чтобы сохранить параметры вида.

Теперь все Email отсортированы по выбранным критериям в списке сообщений.

4.4 Примечания

1. Чтобы сбросить пользовательскую сортировку и восстановить исходный порядок, выберите «Дата» в блоке «Упорядочить» на вкладке «Вид» на ленте.

2. Для сброса всех пользовательских параметров вида выберите «Вид» > «Сбросить вид».

Обычно при отображении папки «Входящие» в предустановленных видах (компактный, одиночный или предварительный просмотр) все Email отображаются в списке сообщений. На самом деле вы можете фильтровать Email и отображать только те, которые соответствуют определённым условиям.

5.1 Быстрая фильтрация непрочитанных Email

После открытия папки «Входящие» нажмите «Непрочитанные» в верхней части списка сообщений, чтобы сразу отфильтровать все непрочитанные Email. Для снятия фильтра нажмите «Все» в верхней части списка сообщений.

Вы также можете нажать стрелку в верхней части списка сообщений, чтобы открыть выпадающее меню, затем выбрать «Непрочитанные сообщения» или «Упомянутые сообщения» для фильтрации соответствующих Email, либо «Все сообщения» для снятия фильтра.

5.2 Фильтрация Email через настройку параметров вида

Вы можете изменить параметры вида, чтобы легко фильтровать Email по заданным условиям. Выполните следующие шаги:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Фильтр».

3. В диалоговом окне «Фильтр» добавьте одно или несколько условий фильтрации по своему усмотрению.

(1) На вкладке Email можно добавить следующие условия фильтрации:

• «Поиск слова(слов)»: фильтрация Email по ключевым словам в теме или тексте письма;
• «От»: фильтрация Email по отправителю;
• «Кому»: фильтрация Email по получателям;
• «Где я»: фильтрация Email, отправленных только вам, Email, где вы в CC среди других получателей, или Email, отправленных группе, включая вас;
• «Время»: фильтрация Email по времени получения, отправки, сроку исполнения, времени истечения, создания или изменения.

(2) На вкладке «Дополнительно» можно добавить следующие условия фильтрации:

• «Категории»: фильтрация Email по одной или нескольким категориям;
• «Только элементы, которые»: фильтрация непрочитанных или прочитанных Email;
• «Только элементы с»: фильтрация Email с вложениями или без них;
• «Важность»: фильтрация Email по статусу важности;
• «Только элементы, которые»: фильтрация Email по статусу флага;
• «С учётом регистра»: фильтрация Email с учётом регистра;
• «Размер»: фильтрация Email по размеру сообщения.

(3) На вкладке «Дополнительно» вы можете добавить несколько пользовательских условий фильтрации по своему усмотрению.

Например, если вы хотите фильтровать Email по получателю в CC, укажите условие «CC содержит указанный адрес электронной почты» в разделе «Определить дополнительные условия» и нажмите «Добавить в список», чтобы добавить это условие в список «Найти элементы, соответствующие этим условиям».

Здесь вы можете добавить столько условий фильтрации, сколько необходимо. Между ними действует логика «И».

4. Нажмите кнопки «ОК» поочерёдно, чтобы сохранить параметры фильтрации.

Теперь вы увидите, что Email отфильтрованы, и в списке сообщений отображаются только те, которые соответствуют всем заданным условиям.

Примечание: Если вы фильтруете Email через параметры вида, снять фильтр можно так: (1) Выберите «Вид» > «Параметры вида»; (2) В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Фильтр»; (3) В диалоговом окне «Фильтр» сначала нажмите «Очистить все», затем «ОК»; (4) Наконец, нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Дополнительные параметры вида».

5.3 Примечания

Вы можете быстро сбросить все пользовательские параметры вида и восстановить стандартный вид, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

После открытия почтовой папки, например, «Входящие», вы можете изменить шрифты и параметры табличного вида (строки и столбцы) в списке сообщений. В этом руководстве показано, как настроить внешний вид списка сообщений в Outlook.

6.1 Настройка других параметров для изменения шрифтов и табличных настроек

Допустим, папка «Входящие» находится в режиме предварительного просмотра. На её примере покажем, как изменить шрифт и другие параметры табличного вида для списка сообщений.

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Другие параметры».

3. Откроется диалоговое окно «Другие параметры». Настройте параметры вида по своему усмотрению.

6.1.1 Шрифт столбца

Эта кнопка изменяет шрифт, стиль и размер шрифта заголовков столбцов.

В диалоговом окне «Другие параметры» нажмите кнопку «Шрифт столбца». В открывшемся окне выберите нужный шрифт, стиль и размер, затем нажмите «ОК» для сохранения настроек.

После сохранения настроек вы увидите, что шрифт заголовков столбцов в списке сообщений изменился согласно вашим параметрам.

6.1.2 Шрифт строки

Эта кнопка изменяет шрифт, стиль и размер шрифта каждой строки Email в списке сообщений.

В диалоговом окне «Другие параметры» нажмите кнопку «Шрифт строки». В открывшемся окне выберите нужный шрифт, стиль и размер, затем нажмите «ОК».

После сохранения настроек каждая строка в списке сообщений будет отображаться с выбранным шрифтом, стилем и размером.

6.1.3 Разрешить редактирование в ячейках

Если вы отметите опцию «Разрешить редактирование в ячейках» в диалоговом окне «Другие параметры» и сохраните изменения, каждое поле определённого письма в списке сообщений станет редактируемым. Просто щёлкните по нужному полю, чтобы добавить, удалить или изменить содержимое напрямую.

6.1.4 Показывать строку «новый элемент»

После установки флажка «Разрешить редактирование в ячейках» станет доступна опция «Показывать строку “новый элемент”». Если включить эту опцию, в верхней части списка сообщений появится пустая строка для быстрого добавления нового сообщения.

6.1.5 Стиль линий сетки

По умолчанию линии сетки между Email — сплошные. Здесь вы можете изменить стиль линий сетки.

В диалоговом окне «Другие параметры» выберите стиль линий сетки в соответствующем поле выпадающего списка.

После сохранения линии сетки между Email изменятся на выбранный стиль.

6.1.6 Показывать элементы в группах

По умолчанию эта опция включена. Если отключить «Показывать элементы в группах», названия групп будут удалены из списка сообщений.

6.1.7 Шрифт (предварительный просмотр сообщения)

Эта кнопка изменяет шрифт, стиль и размер шрифта для предварительного просмотра сообщения.

Нажмите кнопку «Шрифт» в разделе «Предварительный просмотр сообщения». В открывшемся окне выберите нужный шрифт, стиль и размер, затем нажмите «ОК».

После сохранения текста в предварительном просмотре сообщения будут отображаться с новыми параметрами шрифта.

6.1.8 Область чтения

В диалоговом окне «Другие параметры» отметьте «Справа» для отображения области чтения справа, «Внизу» — внизу, «Отключить» — для её отключения.

6.1.9 Использовать компактный макет при ширине менее n символов

Эта опция включена по умолчанию. Она автоматически переключает вид на компактный, если интерфейс Outlook слишком узкий. Если отключить, вы можете выбрать «Всегда использовать однострочный макет» или «Всегда использовать компактный макет».

6.1.10 Показывать сообщения из всех папок в развернутых группах бесед

Если включено, Email из других папок будут отображаться в развернутых беседах, если они входят в ту же цепочку.

6.1.11 Показывать группы бесед в классическом виде с отступами

Если включено, ответы автоматически отображаются с отступом под теми письмами, на которые вы ответили, в цепочке беседы.

Примечания

1. Если почтовая папка находится в компактном виде, некоторые параметры могут не применяться, пока вы не переместите область чтения вниз или не отключите её.

2. Независимо от количества пользовательских настроек вы можете быстро их сбросить, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

В Excel часто используют условное форматирование для автоматического выделения ячеек, строк или столбцов. Аналогично, в Outlook можно применять условное форматирование для автоматического выделения Email. В этом руководстве показано, как использовать условное форматирование в Outlook.

7.1 Применить условное форматирование для автоматического выделения Email

Допустим, нужно автоматически выделять все Email от определённого отправителя в папке «Входящие». Для этого используйте условное форматирование следующим образом:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Условное форматирование».

3. Откроется диалоговое окно «Условное форматирование». Нажмите кнопку «Добавить», затем введите имя нового правила условного форматирования в поле «Имя».

Примечание: Чтобы изменить существующее правило, выделите его в списке «Правила для этого вида».

4. Далее нажмите кнопку «Шрифт» в диалоговом окне «Условное форматирование». В открывшемся окне выберите нужный шрифт, стиль, размер, цвет и т.д., затем нажмите «ОК».

5. Далее нажмите кнопку «Условие» в диалоговом окне «Условное форматирование». В открывшемся окне «Фильтр» укажите нужные условия фильтрации и нажмите «ОК».

Примечание: В моём случае я ввожу адрес электронной почты отправителя в поле «От» в диалоговом окне «Фильтр».

6. Нажмите кнопки «ОК» поочерёдно, чтобы сохранить настройки и закрыть окна.

Теперь в списке сообщений все Email, соответствующие заданным условиям, будут автоматически выделяться.

7.2 Примечания

1. Чтобы удалить определённое правило условного форматирования: (1) Выберите «Вид» > «Параметры вида»; (2) В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Условное форматирование»; (3) В диалоговом окне «Условное форматирование» выберите нужное правило и нажмите «Удалить»; (4) Нажмите кнопки «ОК» для сохранения изменений.

2. Для сброса всех пользовательских параметров вида и возврата к стандартному виду выберите «Вид» > «Сбросить вид».

Как известно, Email отображаются в виде большой таблицы в списке сообщений. Вы можете изменить параметры вида, чтобы изменить формат отображения столбцов, например, выравнивание, ширину, подпись и т.д.

8.1 Указать формат отображения для каждого столбца (поля)

Допустим, папка «Входящие» находится в режиме предварительного просмотра. Вы можете задать формат отображения столбцов или полей в списке сообщений следующим образом:

1. После открытия папки «Входящие» выберите «Вид» > «Параметры вида».

2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры вида» нажмите кнопку «Формат столбцов».

3. Откроется диалоговое окно «Формат столбцов». Настройте параметры по своему усмотрению:

(1) В списке «Доступные поля» выберите столбец, который хотите изменить.

(2) В поле «Формат» выберите нужный стиль формата из выпадающего списка.
Примечание: Опции в выпадающем списке «Формат» могут значительно отличаться в зависимости от выбранного столбца в списке «Доступные поля».

(3) Чтобы переименовать столбец, введите новое имя в поле «Подпись».

(4) В разделе «Ширина» можно задать фиксированную ширину столбца или сделать её динамической в зависимости от содержимого поля Email.
Примечание: Даже если вы задали фиксированную ширину, её значение может автоматически изменяться при изменении ширины интерфейса Outlook, включении или отключении других областей (например, панели папок, списка задач и т.д.).

(5) В разделе «Выравнивание» измените выравнивание в выбранном столбце. Доступны три варианта: по левому краю, по центру и по правому краю.

4. После завершения настройки нажмите кнопки «ОК» поочерёдно, чтобы сохранить параметры и закрыть окна.

Теперь в списке сообщений выбранный столбец отображается в новом формате.

8.2 Примечания

1. Некоторые из указанных выше параметров вида могут не применяться, если область чтения отображается справа от списка сообщений. В этом случае отключите область чтения или переместите её вниз, выбрав «Вид» > «Область чтения» > «Отключить» или «Внизу».

2. Быстро сбросить все пользовательские параметры вида и форматирования можно, выбрав «Вид» > «Сбросить вид».

Если вы изменили параметры вида, например, добавили столбец, изменили критерии группировки, сортировки или фильтрации Email и т.д. в папке, вы можете быстро сбросить их до стандартных настроек в Outlook.

9.1 Сбросить текущий вид

1. Откройте нужную папку, которую хотите сбросить до стандартных настроек вида, и выберите «Вид» > «Сбросить вид».

2. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите кнопку «Да».

Теперь выбранная папка немедленно восстановит стандартные параметры вида.

Сбросить вид определённого представления

Вы также можете выполнить следующие шаги для сброса параметров определённого вида.

1. Откройте нужную папку и выберите «Вид» > «Изменить вид» > «Управление видами».

2. В диалоговом окне «Управление всеми видами» выберите нужный вид и нажмите кнопку «Сбросить».

3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите кнопку «Да».

Теперь выбранный вид сброшен. Закройте диалоговое окно «Управление всеми видами» по необходимости.