Как автоматически перемещать последующие разговоры в папку в Outlook?
Ваш почтовый ящик может быть завален всевозможными сообщениями после определенного времени использования. Представьте, что есть проект, над которым вы работаете с коллегами, и вы продолжаете отправлять и получать сообщения в потоке или нескольких потоках. Однако каждый раз, когда вам нужно найти его в папке «Входящие», вам приходится прокручивать вниз или искать его, что может раздражать. В этой статье мы узнаем, как организовать ваши темы или беседы в Outlook.
Допустим, у вас есть несколько бесед в папке «Входящие» Outlook, и теперь вы больше не отправляете и не получаете электронные письма в этих беседах, потому что соответствующие проекты были выполнены. Чтобы организовать эти темы, вы можете создать папку или подпапку:
1. Щелкните правой кнопкой мыши свою учетную запись электронной почты, чтобы открыть раскрывающееся меню, щелкните New Folder и назовите его, чтобы создать папку в учетной записи. Или щелкните правой кнопкой мыши любую существующую папку, например папку «Входящие», чтобы открыть раскрывающееся меню, а затем щелкните New Folder и назовите его, чтобы создать подпапку.
2. Выберите сообщения (разговоры) в папке «Входящие», а затем выберите любой из приведенных ниже способов, чтобы переместить их в созданную папку.
Перетащите их во вновь созданную папку.
Щелкните правой кнопкой мыши любое из выбранных сообщений, нажмите Двигаемся > Папка назначения.
Автоматически перемещать последующие разговоры в папку в Outlook
Если в ветке есть сообщения, и вы хотите, чтобы будущие сообщения в беседе автоматически попадали в указанную папку, а не в папку «Входящие», выполните любую из приведенных ниже инструкций:
Всегда перемещать сообщения в выбранных беседах в папку
Выберите одну или несколько тем, существующие и будущие сообщения которых вы хотите переместить в одну папку, щелкните правой кнопкой мыши любую из выбранных тем, чтобы открыть раскрывающееся меню, затем нажмите Двигаемся > Всегда перемещать сообщения в этом разговоре. Затем во всплывающем диалоговом окне выберите или создайте новую папку, в которую вы хотите переместить сообщение.
Автоматически перемещать сообщения с ключевым словом в папку
Если ваш случай более сложный и вы хотите установить собственное правило для перемещения сообщений в папку, выполните следующие действия:
1. В Outlook нажмите Файл > Управление правилами и предупреждениями. Затем нажмите Новое правило.
2. в Мастер правил диалоговое окно:
In Шаг 1, наведите на Переместить сообщения с определенными словами в теме в папку.
In Шаг 2, нажмите конкретные слова добавить ключевые слова, на основе которых вы хотите перемещать сообщения; Затем нажмите указанный чтобы указать папку назначения, в которую вы хотите переместить сообщения с ключевыми словами.
По завершении нажмите Следующая.
3. Добавьте дополнительные условия, если хотите. Когда закончите, нажмите Следующая.
4. Выберите действия, которые вы хотите применить к сообщениям, которые соответствуют заданным вами условиям. Когда закончите, нажмите Следующая.
5. Выберите исключения, если они у вас есть. Затем нажмите Следующая.
6. Назовите имя правила в Шаг 1. В Шаг 2, отметьте нужные параметры. Вы можете просмотреть созданное правило в Шаг 3. Если все в порядке, нажмите Завершить.
7. Теперь вы увидите, что правило создано в Правила и предупреждения диалоговое окно, нажмите OK.
В Outlook иногда есть несколько писем, которые находятся в одной цепочке с одной и той же строкой темы. Обычно эти электронные письма отображаются отдельно, как показано на снимке экрана 1 ниже. На самом деле, вы можете показать эти электронные письма как беседу, как показано на снимке экрана 2 ниже. Теперь продолжайте, учебник расскажет вам, как отображать сообщения электронной почты в беседе.
Обычно в Outlook легко искать электронные письма по теме. Но знаете ли вы, как искать по разговору? Разговоры группируют электронные письма по теме, но игнорируют префиксы темы RE:, FW: и т. д. Следовательно, есть ли способ поиска по разговору? Эта статья легко соберет вашу головоломку!
Возможно, вы знакомы с сохранением одного сообщения электронной почты в файл PDF в Outlook, но знаете ли вы, как сохранить всю беседу в файл PDF? А что, если сохранять все письма беседы в отдельный файл PDF сразу? Эта статья покажет решение.
Допустим, вы обсуждаете технические проблемы с товарищами по электронной почте в Outlook, и есть много ответов и пересылок по теме. В общем, один разговор касается одной технической проблемы. Мы можем отображать электронные письма в режиме разговора, но как подсчитать общее количество всех разговоров в Outlook? Попробуйте следующее обходное решение:
Лучшие инструменты для офисной работы
Kutools for Outlook - Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook
