Теги Email – Флаги, уровень важности, уровень конфиденциальности и категории

1.1 Добавить флаг или напоминание к одному письму перед отправкой

При создании, ответе или пересылке письма в окне сообщения вы можете легко добавить флаг "Требуется дальнейшее действие", пользовательский флаг или напоминание к письму.

1.1.1 Добавить флаг "Требуется дальнейшее действие" к одному письму перед отправкой

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Email > Требуется дальнейшее действие, затем выберите нужный флаг из выпадающего меню.

После этого вы увидите, что информация о флаге добавлена над заголовком письма, как показано на скриншоте ниже:

Примечание:
(1) Если окно ответа или пересылки встроено в область чтения, нажмите кнопку "Открыть в новом окне", чтобы отобразить сообщение в отдельном окне.

(2) После отправки этого письма флаг "Требуется дальнейшее действие"  автоматически отобразится рядом с отправленным письмом в списке писем, а само письмо будет добавлено в список задач.

(3) Эти типы флагов "Требуется дальнейшее действие" работают только в Outlook отправителя. Получатели не увидят эти флаги.

1.1.2 Добавить пользовательский флаг или напоминание к одному письму перед отправкой

Если вам нужно добавить пользовательский флаг или напоминание к текущему письму, которое вы создаёте, отвечаете или пересылаете, выполните следующие действия:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Email > Требуется дальнейшее действие > Пользовательский или Добавить напоминание по необходимости.

Примечания: Если окно ответа или пересылки встроено в область чтения, сначала нажмите кнопку "Открыть в новом окне", чтобы отобразить сообщение в отдельном окне.

2. В диалоговом окне "Пользовательский" перейдите к разделу Флаг для меня и выполните следующие действия:
(1) Введите текст флага в поле Флаг для ;
(2) Укажите дату начала и дату завершения по необходимости;
(3) Если нужно добавить напоминание для письма, установите флажок Напоминание и укажите дату и время напоминания по необходимости.

3. Нажмите кнопку "ОК".

4. Составьте и отправьте письмо.

1.2 Автоматически устанавливать флаг для всех исходящих писем

Если вы хотите, чтобы все исходящие письма автоматически помечались флагом, вы можете создать для этого правило.

1. В режиме просмотра почты нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне "Правила и оповещения" нажмите Создать правило в разделе Правила Email на вкладке.

3. В Мастере правил выберите Применить правило к сообщениям, которые я отправляю, и нажмите Далее кнопку.

4. Во втором окне Мастера правил не отмечайте никаких условий и нажмите Далее сразу. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите Да для продолжения.

Примечания: Если вы хотите добавлять флаги только для писем, соответствующих определённым условиям, отметьте нужные параметры и укажите условия, затем нажмите кнопку "Далее".

5. В третьем окне Мастера правил:
(1) Установите флажок пометить сообщение флагом для действия в течение определённого количества дней в разделе Шаг1 ;
(2) Нажмите подчёркнутый текст действие в течение определённого количества дней в разделе Шаг2 ;
(3) В появившемся диалоговом окне "Флаг сообщения" укажите текст флага и длительность напоминания, затем нажмите ОК;
(4) Теперь вы вернулись в Мастер правил, нажмите Далее.

6. В четвёртом окне Мастера правил просто нажмите "Далее".

Примечание: Здесь можно задать исключения для этого правила. При необходимости укажите исключения.

7. В последнем окне Мастера правил задайте имя правила, укажите параметры выполнения и нажмите Завершить кнопку.

Иногда появляется предупреждающее диалоговое окно Microsoft Outlook — нажмите кнопку "ОК" , чтобы закрыть его.

8. Затем вернитесь в диалоговое окно "Правила и оповещения" и нажмите ОК, чтобы закрыть его.

Теперь все исходящие письма будут автоматически помечаться флагом.

Примечания:
(1) Если Outlook закрыт, правило не будет помечать исходящие письма флагом.
(2) Правило добавляет флаг только для отправленного элемента в Outlook отправителя; получатели не увидят информацию о флаге.

2.1 Отметить одно письмо как важное

При создании нового письма или ответе/пересылке письма в Outlook вы можете добавить или изменить приоритет для письма.
В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Высокий приоритет или Низкий приоритет чтобы сразу установить приоритет для редактируемого письма.

Примечания:
(1) Если кнопка Высокий приоритет или Низкий приоритет уже выделена, нажмите её ещё раз, чтобы снять приоритет с письма.

(2) Также вы можете нажать значок-якорь  в правом нижнем углу группы Теги на вкладке Email чтобы открыть диалоговое окно "Свойства", выбрать приоритет из выпадающего списка Важность и закрыть окно.

(3) Кроме того, в новом окне создания, ответа или пересылки сообщения вы также можете выбрать Файл > Сведения > Свойства, чтобы открыть диалоговое окно "Свойства" и затем указать приоритет в выпадающем списке Важность.

(4) Если окно ответа или пересылки встроено в область чтения, вы можете нажать кнопку Высокий приоритет или Низкий приоритет на вкладке Email (Инструменты создания) напрямую.

2.2 Автоматически отмечать все новые письма как важные

Если вы хотите, чтобы все исходящие письма автоматически отмечались как высокоприоритетные, настройте параметры Outlook следующим образом:

1. В режиме просмотра почты выберите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры Outlook".

2. В окне "Параметры Outlook" выберите Почта в левой панели, перейдите к разделу Отправка сообщений и укажите стандартный уровень важности в списке Стандартный уровень важности в выпадающем списке.

3. Нажмите кнопку "ОК".

Теперь все новые письма и ответы, которые вы отправляете, будут автоматически отмечаться выбранным стандартным уровнем важности. Однако при пересылке писем будет сохраняться уровень важности исходного письма.

2.3 Примечания

Когда получатели получают письма с разными приоритетами, письма с высоким приоритетом будут отмечены красным восклицательным знаком  , а письма с низким приоритетом — синими стрелками вниз  в списке сообщений, как показано на скриншоте ниже.

При чтении писем в области чтения или окне сообщения информация о приоритете отображается под заголовком письма, как показано выше.

3.1 Отметить письмо как конфиденциальное, частное, личное или обычное

В новых окнах создания, ответа или пересылки сообщения вы можете легко установить статус конфиденциальности для текущего письма следующим образом:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Файл > Сведения > Свойства чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

Примечание:
(1) Также вы можете открыть диалоговое окно "Свойства", нажав значок-якорь  в правом нижнем углу группы Теги на вкладке Email на вкладке.

(2) Если окно ответа или пересылки встроено в область чтения, вы можете нажать значок-якорь  в правом нижнем углу группы Теги на вкладке Email (Инструменты создания).

2. В диалоговом окне "Свойства" выберите нужный статус конфиденциальности из списка Конфиденциальность и закройте окно.

Теперь статус конфиденциальности установлен для текущего письма. Составьте и отправьте письмо по необходимости.

3.2 Автоматически отмечать все новые письма как конфиденциальные, частные, личные или обычные

Вы также можете настроить параметры Outlook для автоматического добавления выбранного статуса конфиденциальности ко всем новым письмам.

1. В режиме просмотра почты выберите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры Outlook".

2. В окне "Параметры Outlook" выберите Почта в левой панели, перейдите к разделу Отправка сообщений и укажите стандартный уровень конфиденциальности по необходимости.

3. Нажмите кнопку "ОК".

Теперь все новые письма будут автоматически получать указанный статус конфиденциальности.

Примечание: при ответе и пересылке будет сохраняться статус конфиденциальности исходного письма.

3.3 Примечания

1. Когда получатели получают письмо с установленным статусом конфиденциальности, информация о статусе отображается под заголовком письма при чтении в области чтения или окне сообщения.

2. Письмо с уровнем конфиденциальности "Частная" не будет переслано или перенаправлено с помощью правил папки "Входящие" получателя.

Вы также можете добавить одну или несколько категорий к новому письму, ответу или пересылке в Outlook.

4.1 Категоризация одного письма

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения вы можете добавить одну или несколько категорий к письму следующим образом:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Файл > Сведения > Свойства чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

Примечание:

(1) Вы также можете нажать значок-якорь  в правом нижнем углу группы Теги на вкладке Email чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

(2) Если окно ответа или пересылки встроено в область чтения, вы можете нажать значок-якорь  в правом нижнем углу группы Теги на вкладке Email (Инструменты создания) чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

2. В диалоговом окне "Свойства" выберите категории из списка Категории и закройте окно.

Примечание:
(1) Вы можете выбрать одну цветовую категорию из списка Категории за раз и повторить операцию для добавления нескольких цветовых категорий.

(2) Также вы можете нажать Категории > Все категории чтобы открыть диалоговое окно "Цветовые категории". В новом окне создайте, переименуйте или удалите категории по необходимости, либо отметьте несколько категорий сразу, если нужно.

(3) В диалоговом окне "Свойства" нажмите Категории > Очистить все категории чтобы удалить все существующие категории из редактируемого письма.
Затем составьте и отправьте письмо по необходимости.

4.2 Автоматическая категоризация всех новых писем

В некоторых случаях вы можете захотеть автоматически категоризировать все исходящие письма или письма по определённым критериям — для этого создайте правило.

1. В режиме просмотра почты нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне "Правила и оповещения" нажмите Создать правило кнопку под Правила Email на вкладке.

3. В Мастере правил выберите Применить правило к сообщениям, которые я отправляю и нажмите Далее кнопку.

4. Во втором окне Мастера правил нажмите Далее без указания условий, затем нажмите Да в диалоговом окне Microsoft Outlook.

Примечание: Если нужно добавить категории по определённым критериям, отметьте соответствующие условия и настройте их по необходимости.

5. В третьем окне Мастера правил выполните следующие действия:
(1) Установите флажок назначить категорию в разделе Шаг1 ;
(2) Нажмите подчёркнутый текст «категория» в разделе Шаг2 ;
(3) В появившемся окне "Цветовые категории" отметьте одну или несколько категорий по необходимости;
(4) Нажмите ОК ;
(5) Нажмите Далее в Мастере правил.

6. В четвёртом окне Мастера правил укажите исключения при необходимости и нажмите кнопку "Далее".

7. В последнем окне Мастера правил задайте имя нового правила в разделе Шаг1 отметьте параметры выполнения по необходимости в разделе Шаг2 и нажмите Завершить кнопку.

Примечание: Если появляется предупреждающее окно Microsoft Outlook, нажмите кнопку "ОК", чтобы продолжить.

8. Теперь вы вернулись в диалоговое окно "Правила и оповещения" — нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения и закрыть окно.

Теперь все исходящие письма (или письма, соответствующие заданным критериям) будут автоматически получать указанные цветовые категории.
Примечание: Для работы правила Outlook должен быть запущен. Если Outlook не работает, правило не будет категоризировать исходящие письма.

4.3 Примечания

Категории будут отправлены вместе с письмами получателям. Когда получатели откроют такие письма в Outlook, они увидят цветовые категории рядом с письмом в списке сообщений, а также в верхней части содержимого письма в области чтения или окне сообщения.