Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English
Войти  \/ 
x
or
x
Регистрация  \/ 
x

or

Теги электронной почты - флаги, уровень важности, уровень чувствительности и категории

В Outlook мы можем легко добавлять флажки, цветовые категории, статус важности отметок, уровни чувствительности и т. Д. Для полученных писем. Точно так же мы также можем добавить эти свойства для нового письма для создания, ответа или пересылки. Это руководство поможет вам добавить эти свойства для простого редактирования писем в Outlook.

Содержание

Внимание: Методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.


1. Добавьте отметку или напоминание в электронные письма

1.1 Добавьте пометку или напоминание в одно электронное письмо перед отправкой

При составлении / ответе / пересылке электронного письма в окне сообщения мы можем легко добавить к нему флажки отслеживания, настраиваемые флажки или напоминания.

1.1.1 Добавьте отметку о последующих действиях в одно электронное письмо перед отправкой

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения щелкните Сообщение > Следовать за, а затем выберите нужный флажок из раскрывающегося меню.

Затем вы увидите, что информация о флаге добавляется над заголовком сообщения, как показано ниже:

Советы:
(1) Если ответное / пересылаемое сообщение встроено в панель чтения, вам нужно нажать кнопку «Всплывающее окно», чтобы отобразить ответное / пересылаемое сообщение в окне сообщения.

(2) После отправки этого электронного письма флажок отслеживания  будет автоматически отображаться рядом с отправленным электронным письмом в списке сообщений, и отправленное электронное письмо будет автоматически добавлено в список дел.

(3) Такие флаги отслеживания работают только в Outlook отправителя. Получатели не получат дополнительных флажков.

1.1.2 Добавить собственный флаг или напоминание в одно электронное письмо перед отправкой

Если вам нужно добавить настраиваемый флаг или напоминание к текущему письму для создания, ответа или пересылки, вы можете сделать следующее:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения щелкните Сообщение > Следовать за > На заказ or Добавить напоминание как вам нужно.

Базовые ноты: Если сообщение для ответа / пересылки встроено в область чтения, вам нужно щелкнуть Выскочить кнопку, чтобы сначала отобразить сообщение для ответа / пересылки в окне сообщения.

2. В диалоговом окне Custom перейдите к Флаг для меня раздел и сделайте следующее:
(1) Введите отмеченный текст в поле Отметить для коробка;
(2) Укажите дату начала и дату окончания по своему усмотрению;
(3) Если вам нужно добавить напоминание для электронного письма, отметьте Напоминание вариант и укажите дату и время напоминания по своему усмотрению.

3, Нажмите OK кнопку.

4. Составьте и отправьте электронное письмо.

1.2 Автоматически отмечать все исходящие письма

Если вам нужно автоматически отмечать все исходящие электронные письма, вы можете создать правило для этого.

1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

2. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" нажмите Новое правило под Правила электронной почты меню.

3. В мастере правил щелкните, чтобы выделить Применить правило к отправляемым мной сообщениям, и нажмите Далее кнопку.

4. Во втором мастере правил не проверяйте никаких условий и нажмите Далее прямо. Затем в появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите Да двигаться вперед.

Базовые ноты: Если вы хотите добавить флажки только для писем, которые соответствуют определенным условиям, вы можете отметить определенные параметры и указать условия, а затем щелкнуть Далее кнопку.

5. В третьем мастере правил:
(1) Отметьте пометить сообщение о действии через несколько дней вариант в Шаг 1 раздел;
(2) Щелкните подчеркнутый текст действие через несколько дней в Шаг 2 раздел;
(3) В появившемся диалоговом окне «Сообщение флажка» укажите отмеченный текст и продолжительность напоминания по мере необходимости, а затем нажмите OK;
(4) Теперь он вернется в Мастер правил и нажмите Далее.

6. В четвертом мастере правил щелкните Далее непосредственно.

Советы: Здесь мы можем установить исключения для запуска этого правила. При необходимости укажите нужные вам исключения из правил.

7. В последнем мастере правил назовите правило, укажите параметры выполняемого правила и щелкните значок Завершить кнопку.

Иногда появляется диалоговое окно с предупреждением Microsoft Outlook, щелкните значок OK чтобы закрыть его.

8. Затем возвращаемся в диалог Rules and Alerts, нажимаем OK закрыть его.

С этого момента все исходящие электронные письма будут помечаться автоматически.

Базовые ноты:
(1) Правило не будет отмечать исходящие письма, если мы закроем Outlook.
(2) Правило добавит флаг только для отправленного элемента в Outlook отправителя, и получатели не получат информацию о флаге.


2. Установите важные уровни для писем.

2.1. Отметить одно письмо как важное

Когда вы составляете новое электронное письмо или отвечаете / пересылаете электронное письмо в Outlook, вы можете добавить или изменить приоритет письма.
В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения щелкните значок Высокая важность or Низкая важность кнопку, чтобы установить приоритет непосредственно редактируемого электронного письма.

Ноты:
(1) Если Высокая важность or Низкая важность кнопка уже была выделена, вы можете нажать кнопку еще раз, чтобы отменить приоритет важности из электронного письма.

(2) Или вы можете щелкнуть якорь  в правом нижнем углу Теги группы на Сообщение чтобы открыть диалоговое окно Свойства, укажите приоритет важности из Значение раскрывающийся список и закройте диалоговое окно.

(3) Кстати, в новом окне создания, ответа или пересылки сообщения вы также можете нажать Отправьте > Инфо > Свойства , чтобы открыть диалоговое окно Свойства, а затем укажите приоритет важности из Значение выпадающий список.

(4) Когда ответное или пересылаемое сообщение встроено в область чтения, вы можете щелкнуть Высокая важность or Низкая важность Кнопка на Сообщение вкладка (Инструменты Compose).

2.2 Автоматически отмечать все новые письма как важные

Если вы хотите автоматически отмечать все исходящие электронные письма как высокоприоритетные, вы можете настроить параметры Outlook следующим образом:

1. В окне просмотра почты щелкните Отправьте > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните почта на левой боковой панели перейдите к Отправка сообщений раздел и укажите важность по умолчанию из Уровень важности по умолчанию выпадающий список.

3, Нажмите OK кнопку.

С этого момента все новые письма и ответы, которые вы отправляете, будут автоматически отмечаться как заданный уровень важности по умолчанию. Тем не менее, пересылаемые электронные письма останутся на том же уровне важности, что и исходные.

2.3 Примечания

Когда получатели получают электронные письма с разными приоритетами, они увидят, что высокоприоритетные письма помечены красными восклицательными знаками.  , а неважные письма отмечены синими стрелками вниз  в списке сообщений, как показано на скриншоте ниже.

Когда получатели читают электронные письма в области чтения или окнах сообщений, информация об уровне важности добавляется под заголовком сообщения, как показано на скриншоте выше.


3. Установите уровни чувствительности для писем.

3.1. Отметить сообщение как конфиденциальное, личное, личное или обычное.

В новых окнах создания, ответа или пересылки сообщений мы можем легко установить статус чувствительности для текущего электронного письма следующим образом:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения щелкните Отправьте > Инфо > Свойства , чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

Советы:
(1) Кроме того, вы также можете открыть диалоговое окно "Свойства", щелкнув якорь  в правом нижнем углу Теги группы на Сообщение меню.

(2) Если ответное или пересылаемое сообщение встроено в панель чтения, вы можете щелкнуть якорь  в правом нижнем углу Теги группы на Сообщение вкладка (Инструменты Compose).

2. В диалоговом окне Свойства выберите статус чувствительности из чувствительность раскрывающийся список по мере необходимости и закройте диалоговое окно.

Теперь статус чувствительности установлен для текущего электронного письма, затем составьте и отправьте его по мере необходимости.

3.2 Автоматически отмечать все новые электронные письма как конфиденциальные, частные, личные или обычные

Вы также можете настроить параметры Outlook, чтобы автоматически добавлять указанный статус конфиденциальности для всех новых писем.

1. В окне просмотра почты щелкните Отправьте > Опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.

2. В диалоговом окне параметров Outlook щелкните почта на левой боковой панели перейдите к Отправка сообщений раздел и укажите необходимый уровень чувствительности по умолчанию.

3, Нажмите OK кнопку.

С этого момента для всех новых писем будет автоматически установлен статус чувствительности по умолчанию.

Советы: ответы и пересылки останутся в статусе конфиденциальности исходных писем.

3.3 Примечания

Когда получатели получают электронное письмо со статусом конфиденциальности, они получат информацию о статусе конфиденциальности под заголовком сообщения, когда они прочитают его в области чтения или окне сообщения.


4. Классифицируйте электронные письма перед отправкой.

Мы также можем добавить одну или несколько категорий для нового письма в Outlook, для составления, ответа или пересылки.

4.1 Категоризация одного электронного письма

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения вы можете добавить одну или несколько категорий для электронного письма следующим образом:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения щелкните Отправьте > Инфо > Свойства , чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".

Советы:

(1) Вы также можете щелкнуть якорь  в правом нижнем углу Теги группы на Сообщение Вкладка, чтобы открыть диалоговое окно Свойства.

(2) Если ответное или пересылаемое сообщение встроено в панель чтения, вы можете щелкнуть якорь  в правом нижнем углу Теги группы на Сообщение вкладка (Инструменты Compose), чтобы открыть диалоговое окно Свойства.

2. В диалоговом окне "Свойства" укажите категории из Категории раскрывающийся список по мере необходимости и закройте диалоговое окно.

Советы:
(1) Вы можете указать одну цветовую категорию из Категории раскрывающийся список и повторите операцию для добавления нескольких цветовых категорий.

(2) Вы также можете нажать Категории > все категории , чтобы открыть диалоговое окно "Категории цветов". А в новом диалоговом окне можно создавать, переименовывать или удалять категории по своему усмотрению или при необходимости отмечать сразу несколько категорий сразу.

(3) В диалоговом окне «Свойства» щелкните Категории > Очистить все категории чтобы удалить все существующие категории из текущего электронного письма для редактирования.
Затем составьте и отправьте электронное письмо по мере необходимости.

4.2 Автоматическая категоризация всех новых писем

В некоторых случаях вам может потребоваться автоматическая категоризация всех исходящих писем или исходящих писем по особым критериям, вы можете создать правило для этого.

1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

2. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" щелкните значок Новое правило под Правила электронной почты меню.

3. В мастере правил щелкните, чтобы выделить Применить правило к отправляемым мной сообщениям и нажмите Далее кнопку.

4. Во втором мастере правил щелкните значок Далее кнопку без указания условий, а затем нажмите Да в диалоговом окне Microsoft Outlook.

Советы: Если вам нужно добавить категории для писем по критериям, вы можете отметить соответствующие условия и настроить их по своему усмотрению.

5. В третьем мастере правил сделайте следующее:
(1) Отметьте присвоить ему категорию category вариант в Шаг 1 раздел;
(2) Щелкните подчеркнутый текст «категорияШаг 2 раздел;
(3) Теперь появляется диалоговое окно «Цветовые категории», пожалуйста, отметьте одну или несколько цветовых категорий по своему усмотрению;
(4) Щелкните значок OK кнопка;
(5) Щелкните значок Далее в мастере правил.

6. В четвертом мастере правил укажите исключения, если необходимо, и нажмите кнопку Далее кнопку.

7. В последнем мастере правил назовите новое правило в Шаг 1 отметьте нужные параметры запуска в Шаг 2 и нажмите Завершить кнопку.

Внимание: Если появится диалоговое окно с предупреждением Microsoft Outlook, щелкните значок OK кнопку, чтобы продолжить.

8. Теперь он вернется в диалоговое окно «Правила и предупреждения», нажмите кнопку OK кнопку, чтобы сохранить изменения и закрыть.

С этого момента для всех исходящих писем (или писем, соответствующих критериям, если вы указали) будут автоматически добавляться указанные цветовые категории.
Советы: Требуется, чтобы Outlook работал регулярно. Если Outlook не запущен, правило не классифицирует исходящие электронные письма.

4.3 Примечания

Категории будут отправлены получателям по электронной почте. Когда получатели получают эти электронные письма в Outlook, они будут получать цветовые категории помимо электронного письма в списке сообщений и в верхней части содержимого сообщения в области чтения или окне сообщения.


Еще статьи ...


Kutools for Outlook - добавляет в Outlook 100 расширенных функций и делает работу намного проще!

  • Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Несколько писем по индивидуальному заказу; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций ...
  • Предупреждение BCC - показать сообщение при попытке ответить всем если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции ...
  • Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на много писем в секундах; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему ...
  • Инструменты для вложений: управление всеми вложениями во всех письмах, Авто отсоединение, Сжать все, Переименовать все, сохранить все ... Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем...
  • Мощные нежелательные электронные письма по обычаю; Удаление повторяющихся писем и контактов... Позвольте вам делать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
выстрел kutools outlook kutools tab 1180x121
выстрел kutools outlook kutools plus tab 1180x121
 
изображения / рассказы / учебные пособия по электронной почте / теги электронной почты /
Say something here...
symbols left.
You are guest
or post as a guest, but your post won't be published automatically.
Loading comment... The comment will be refreshed after 00:00.

Be the first to comment.