Теги для писем — флаги, уровень важности, уровень конфиденциальности и категории

1,1 Добавьте флаг или напоминание к одному письму перед отправкой

При создании, ответе или пересылке письма в окне сообщения вы можете легко добавить флаги выполнения, пользовательские флаги или напоминание.

1,1.1 Добавьте флаг выполнения к одному письму перед отправкой

В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Сообщение > Выполнение и выберите нужный флаг из раскрывающегося меню.

Затем вы увидите информацию о флаге над заголовком сообщения, как показано на скриншоте ниже:

Советы:
(1) Если сообщение для ответа или пересылки отображается в панели чтения, нажмите кнопку «Открыть отдельно», чтобы открыть его в отдельном окне.

(2) После отправки этого письма флаг выполнения автоматически появится рядом с ним в списке сообщений, а само письмо — автоматически добавится в список задач.

(3) Такие флаги выполнения действуют только в Outlook отправителя. Получатели не увидят эти флаги выполнения.

1,1.2 Добавьте пользовательский флаг или напоминание к одному письму перед отправкой

Если необходимо добавить пользовательский флаг или напоминание к текущему создаваемому, отвечаемому или пересылаемому письму, выполните следующие действия:

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Сообщение > Выполнение > Другое или Добавить напоминание — в зависимости от ваших задач.

Примечание: если сообщение для ответа или пересылки отображается в панели чтения, сначала нажмите кнопку Открыть отдельно, чтобы открыть его в отдельном окне.

2. В диалоговом окне «Другое» перейдите в раздел Флаг для меня и выполните следующие действия:
(1) Введите текст флага в поле Флаг для;
(2) Укажите необходимые значения для даты начала и срока выполнения;
(3) Если нужно добавить напоминание для письма, установите флажок Напоминание и укажите необходимые значения для даты и времени напоминания.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Создайте и отправьте письмо.

1,2 Автоматическая установка флагов для всех исходящих писем

Чтобы автоматически помечать флагами все исходящие письма, создайте правило.

1. В режиме Почты нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» на вкладке Правила для почты нажмите Создать правило.

3. В окне Мастера правил выберите пункт Применить правило к отправляемым сообщениям и нажмите кнопку Далее.

4. На втором этапе Мастера правил не задавайте никаких условий — сразу нажмите Далее. Затем во всплывающем диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите Да, чтобы продолжить.

Примечания: Если вы хотите добавлять флаги только к письмам, соответствующим определённым условиям, задайте нужные параметры и нажмите кнопку Далее.

5. На третьем этапе Мастера правил:
(1) Установите флажок пометить сообщение для выполнения через несколько дней в разделе Шаг 1;
(2) Щелкните подчеркнутый текст выполнения через несколько дней в разделе Шаг 2;
(3) Во всплывающем диалоговом окне «Флаг сообщения» укажите текст флага и срок напоминания, если необходимо, и нажмите ОК;
(4) Теперь вы вернетесь в окно Мастера правил и нажмите Далее.

6. На четвёртом этапе Мастера правил сразу нажмите Далее.

Советы: Здесь можно настроить исключения для этого правила. При необходимости укажите нужные исключения.

7. На последнем этапе Мастера правил задайте имя правила, укажите параметры его выполнения и нажмите кнопку Готово.

Иногда появляется предупреждающее диалоговое окно Microsoft Outlook — нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть его.

8. Затем возвращаемся в диалоговое окно «Правила и оповещения» и нажимаем ОК, чтобы закрыть его.

Начиная с этого момента, все исходящие письма будут автоматически помечаться флагом.

Примечания:
(1) Правило не пометит исходящие письма флагом, если Outlook будет закрыт.
(2) Флаг добавляется только к отправленному элементу в Outlook у отправителя — получатели не увидят информацию о флаге.

2,1 Пометить одно письмо как важное

Когда вы создаёте новое письмо или отвечаете на сообщение / пересылаете его в Outlook, вы можете задать или изменить приоритет письма.
В окне нового сообщения, ответа или пересылки нажмите кнопку Высокий приоритет или Низкий приоритет, чтобы сразу установить нужный приоритет для редактируемого письма.

Примечания:
(1) Если кнопка Высокий приоритетили Низкий приоритетуже выделена, вы можете снова нажать на неё, чтобы отменить приоритет для письма.

(2) Кроме того, вы можете нажать якорь в правом нижнем углу группы Метки на вкладке Сообщение, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», выбрать приоритет из раскрывающегося списка Приоритет и закрыть окно.

(3) Кроме того, в окне нового сообщения, ответа или пересылки вы также можете нажать Файл > Информация > Свойства, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», а затем выбрать приоритет в раскрывающемся списке Приоритет.

(4) Когда сообщение для ответа или пересылки отображается во встроенной области чтения, вы можете сразу нажать кнопку Высокий приоритет или Низкий приоритет на вкладке Сообщение (Инструменты создания).

2,2 Автоматически помечать все Новое письмо как важные

Если вы хотите автоматически помечать все исходящие письма как высокоприоритетные, настройте параметры Outlook следующим образом:

1. В почтовом представлении нажмите Файл > Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта в левой части окна, перейдите в раздел Отправка сообщений и укажите уровень приоритета по умолчанию в раскрывающемся списке Уровень приоритета по умолчанию.

3. Нажмите кнопку ОК.

Начиная с этого момента все создаваемые вами новые письма и ответы будут автоматически помечаться выбранным уровнем приоритета по умолчанию. При этом пересылаемые сообщения сохранят приоритет исходных писем.

2,3 Примечания

Когда получатели видят письма с разными уровнями приоритета, они замечают: письма с высоким приоритетом помечены красными восклицательными знаками , а с низким — синими стрелками вниз в списке сообщений, как показано на скриншоте ниже.

Когда получатели читают письма в области чтения или в окнах сообщений, уровень приоритета отображается под заголовком сообщения — как показано на скриншоте выше.

3,1 Пометить сообщение как конфиденциальное, личное, персональное или обычное

В окнах новых сообщений, ответов или пересылок можно легко задать уровень конфиденциальности текущего письма следующим образом:

1. В окне нового сообщения, ответа или пересылки нажмите Файл > Информация > Свойства, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства».

Советы:
(1) Кроме того, вы можете открыть диалоговое окно «Свойства», нажав якорь в правом нижнем углу группы Меткина вкладке Сообщение.

(2) Если сообщение для ответа или пересылки отображается во встроенной области чтения, нажмите якорь в правом нижнем углу группы Метки на вкладке Сообщение (Инструменты создания).

2. В диалоговом окне «Свойства» выберите нужный уровень конфиденциальности из раскрывающегося списка Конфиденциальность и закройте окно.

Для текущего письма теперь установлен уровень конфиденциальности. Составьте и отправьте его по мере необходимости.

3,2 Автоматически помечать все Новое письмо как конфиденциальные, личные, персональные или обычные

Вы также можете настроить параметры Outlook так, чтобы указанный уровень конфиденциальности автоматически добавлялся ко всем новым письмам.

1. В почтовом представлении нажмите Файл>Параметры, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта в левой части окна, перейдите в раздел Отправка сообщений и укажите нужный уровень конфиденциальности по умолчанию.

3. Нажмите кнопку ОК.

Начиная с этого момента, все новые письма автоматически будут получать указанный уровень конфиденциальности по умолчанию.

Совет: при ответе и пересылке сохраняется уровень конфиденциальности исходных писем.

3,3 Примечания

1. Когда получатели открывают письмо с установленным уровнем конфиденциальности, соответствующая информация отображается под заголовком сообщения — как в области чтения, так и в отдельном окне письма.

2. Сообщение с уровнем конфиденциальности Личное нельзя пересылать или переадресовывать с помощью правил входящих сообщений получателя.

Вы также можете добавить одну или несколько категорий к новому сообщению, ответу или пересылке в Outlook.

4,1 Категоризация одного письма

В окне нового сообщения, ответа или пересылки вы можете добавить одну или несколько категорий для письма следующим образом:

1. В окне нового сообщения, ответа или пересылки нажмите Файл>Информация>Свойства, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства».

Советы:

(1) Вы также можете нажать на якорь в правом нижнем углу группы Меткина вкладке Сообщение, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства».

(2) Если ответное или пересылаемое сообщение отображается в области чтения, щёлкните якорь в правом нижнем углу группы Тегина вкладке Сообщение(Инструменты создания), чтобы открыть диалоговое окно «Свойства».

2. В диалоговом окне «Свойства» выберите нужные категории в раскрывающемся списке Категории и закройте диалоговое окно.

Совет:
(1) Вы можете назначить одну цветовую категорию из раскрывающегося списка Категории за один раз и повторять эту операцию, чтобы добавить несколько цветовых категорий.

(2) Вы также можете щелкнуть Категории > Все категории, чтобы открыть диалоговое окно «Цветовая категория». В этом окне вы сможете создавать, переименовывать или удалять категории по мере необходимости, а также отмечать сразу несколько категорий, если это требуется.

(3) В диалоговом окне «Свойства» нажмите Категории > Очистить все категории, чтобы удалить все существующие категории из текущего редактируемого письма.
Затем составьте и отправьте письмо по мере необходимости.

4,2 Автоматическая категоризация всех Новое письмо

В некоторых случаях может понадобиться автоматически присваивать категории всем исходящим письмам или только тем из них, которые соответствуют определённым критериям. Для этого достаточно создать правило.

1. В почтовом представлении нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» перейдите на вкладку Правила для электронной почты и нажмите кнопку Создать правило.

3. В диалоговом окне «Мастер правил» выберите параметр Применить правило к отправляемым сообщениям и нажмите кнопку Далее.

4. Во втором диалоговом окне Мастера правил нажмите кнопку Далее, не задавая никаких условий, а затем — кнопку Да в диалоговом окне Microsoft Outlook.

Совет: если вам нужно автоматически добавлять категории к письмам по определённым критериям, просто задайте нужные условия и настройте их так, как удобно именно вам.

5. В третьем диалоговом окне Мастера правил выполните следующие действия:
(1) Установите флажок напротив параметра присвоить категорию категории в разделе Шаг 1;
(2) Щелкните подчеркнутый текст «категория» в разделе Шаг 2;
(3) Откроется диалоговое окно Цветовая категория — выберите одну или несколько цветовых категорий по мере необходимости;
(4) Нажмите кнопку ОК;
(5) Нажмите кнопку Далее в диалоговом окне Мастера правил.

6. На четвертом шаге Мастера правил при необходимости укажите исключения и нажмите кнопку Далее.

7. На последнем шаге Мастера правил укажите имя нового правила в разделе Шаг 1, задайте нужные параметры выполнения в разделе Шаг 2 и нажмите кнопку Готово.

Примечание: если появится предупреждающее диалоговое окно Microsoft Outlook, нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.

8. Теперь вы вернётесь в диалоговое окно «Правила и оповещения» — нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть окно.

Начиная с этого момента ко всем исходящим письмам (или письмам, соответствующим заданным критериям) будет автоматически присваиваться указанная цветовая категория.
Совет: для этого необходимо регулярно запускать Outlook. Если Outlook не запущен, правило не сможет присваивать категории исходящим письмам.

4,3 Примечания

Категории отправляются вместе с письмами получателям. Когда получатели получают такие письма в Outlook, они увидят Цветовая категория рядом с письмом в списке сообщений, а также в верхней части содержимого сообщения в области чтения или в окне сообщения.