Руководства по Outlook – Проверка писем

Мы можем вручную проверить орфографию при создании нового письма или ответе / пересылке сообщения в Outlook.

1. В новом окне создания, ответа или пересылки сообщения нажмите Рецензирование > Орфография и грамматика, чтобы начать проверку орфографии.

Советы:
(1) Установив курсор в теле сообщения, вы также можете нажать клавишу F7, чтобы запустить проверку орфографии.
(2) Если вы хотите проверить орфографию только части текста сообщения, выделите нужный фрагмент в теле сообщения и нажмите Рецензирование > Орфография и грамматика или клавишу F7, чтобы запустить проверку орфографии.

2. В диалоговом окне «Орфография и грамматика» слова с ошибками выделяются красным — нажимайте нужные кнопки в зависимости от ваших задач.

1. Игнорировать один раз: если вы не хотите исправлять опечатку в этом случае, нажмите кнопку Игнорировать один раз.
2. Игнорировать все: Чтобы игнорировать одну и ту же опечатку во всём текущем сообщении, нажмите кнопку Игнорировать все.
3. Добавить в словарь: Если вы считаете, что выделенное слово написано правильно и не хотите, чтобы оно в будущем помечалось как опечатка в других сообщениях, добавьте его в словарь проверки орфографии.
4. Заменить: выберите слово из списка Предложения, а затем нажмите кнопку Заменить, чтобы заменить опечатку выбранным словом в этом случае.
5. Заменить все: выберите слово из списка Предложения, а затем нажмите кнопку Заменить все, чтобы заменить опечатку выбранным словом во всём тексте сообщения.
6. Автозамена: нажмите кнопку Автозамена, чтобы исправить опечатку.
7. Язык словаря: выберите язык проверки в этом раскрывающемся списке.
8. Проверка грамматики: Если вы хотите проверять грамматику и орфографию одновременно, установите этот флажок. В противном случае — снимите его.
9. Параметры: Нажмите эту кнопку, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры редактора». В нём вы сможете настроить параметры автозамены и другие настройки проверки орфографии по своему усмотрению.

Советы: В диалоговом окне «Орфография и грамматика» слова с ошибками отображаются по одному красным цветом. После того как вы проигнорируете, замените или исправите слово с ошибкой, система автоматически перейдёт к следующему.

3. После того как вы исправите все слова с ошибками в текущем сообщении, закройте диалоговое окно «Орфография и грамматика».

Некоторые пользователи часто забывают проверять орфографию при написании писем в Outlook. Не переживайте — Microsoft Outlook автоматически проверяет орфографию перед отправкой!

1. В Outlook нажмите Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта на левой панели и установите флажок Всегда проверять орфографию перед отправкой в разделе Создание сообщений.

Совет: если вы хотите отключить проверку орфографии в исходном сообщении при ответе или пересылке, установите флажок Игнорировать текст исходного сообщения в ответе или пересылке в диалоговом окне «Параметры Outlook».

3. Нажмите кнопку ОК.

Теперь при нажатии кнопки Отправить в новом окне создания, ответа или пересылки сообщения возможны два сценария:
A: Сообщение будет отправлено немедленно, если в его тексте нет слов с ошибками.
B: Если в текущем сообщении есть слова с ошибками, автоматически появится диалоговое окно проверки орфографии, как показано на снимке экрана ниже.

Вы могли заметить, что при вводе текста в теле сообщения слова с ошибками автоматически отмечаются красным волнистым подчеркиванием. Однако иногда такое подчеркивание не отображается. В этом разделе описано, как включить или отключить отображение красного волнистого подчеркивания для слов с ошибками в Outlook.

1. Нажмите Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите Почта на левой панели, а затем — кнопку Орфография и автозамена в разделе Создание сообщений.

3. Откроется диалоговое окно «Параметры редактора» с уже выбранным разделом Правка в левой части. Перейдите к разделу При проверке орфографии в Outlook и выполните следующие действия:
A. Чтобы отображать красное волнистое подчеркивание для слов с ошибками, установите флажок Проверять орфографию во время ввода;
B. Чтобы скрыть красное волнистое подчеркивание для слов с ошибками, снимите флажок Проверять орфографию во время ввода.

4. Последовательно нажмите кнопки ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговые окна.

В дальнейшем, если вы включите опцию Проверять орфографию во время ввода, слова с ошибками будут автоматически подчёркиваться красной волнистой линией — как только вы введёте такое слово и нажмёте клавишу Пробел или Enter в окне нового сообщения при создании, ответе или пересылке.

Иногда, если вы введёте слово с ошибкой и нажмёте клавишу Пробел или Enter в теле сообщения при создании, ответе или пересылке письма, слово автоматически исправится — как показано на снимке экрана ниже. Это происходит благодаря включённой функции автозамены. В этом разделе я покажу вам, как включить или отключить автозамену в Outlook, добавлять и удалять записи автозамены, настраивать исключения и многое другое.

4,1 Включение/отключение автозамены

Вы можете легко включить или отключить функцию автозамены в Outlook следующим образом.

1. Нажмите Файл > Параметры в Outlook.

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» выберите Почта на левой панели, а затем нажмите кнопку Орфография и автозамена в разделе Создание сообщений.

3. В диалоговом окне «Параметры редактора» убедитесь, что на левой панели выбран раздел Редактирование, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены в разделе Параметры автозамены.

4. В диалоговом окне «Автозамена в электронной почте» на вкладке Автозаменаустановите флажок напротив опции Заменять текст при вводе, чтобы включить функцию автозамены, или снимите флажок, чтобы отключить её.

5. Последовательно нажимайте кнопки ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговые окна.

Примечания:
(1) Даже если вы включили функцию автозамены, автоматически исправляться будут только те слова с ошибками, которые вы добавили в список автозамены — например, замена «bcak» на «back».
(2) Даже при включённой функции автозамены слова с ошибками не исправятся, если вы просто введёте слово, не нажав клавишу Enter или Пробел.

4,2 Добавление записей автозамены

Вы также можете добавлять собственные записи автозамены в Outlook по мере необходимости.

1. Откройте диалоговое окно «Автозамена» и перейдите на вкладку Автозамена.
Совет: Чтобы открыть диалоговое окно «Автозамена», последовательно выберите Файл > Параметры > Орфография и автозамена > Параметры автозамены. Нажмите, чтобы просмотреть подробные инструкции!

2. Затем вы можете добавить запись автозамены следующим образом:
(1) В поле Заменить введите слово или текстовую строку, которая будет автоматически исправляться в будущем.
(2) В поле На введите слово или текстовую строку, которой будет автоматически заменяться слово с ошибкой.
(3) Нажмите кнопку Добавить.

Совет:
(1) Эта операция добавляет только одну запись автозамены за раз. Чтобы добавить несколько записей, повторите её для каждой из них.
(2) Вы также можете настроить автозамену смайликов на определённые строки: здесь.

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговые окна.

4,3 Удаление записей автозамены

При необходимости вы можете удалить отдельные записи автозамены из Outlook. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте диалоговое окно «Автозамена» и перейдите на вкладку Автозамена.
Совет: Чтобы открыть диалоговое окно «Автозамена», выберите Файл > Параметры > Орфография и автозамена > Параметры автозамены. Щелкните, чтобы просмотреть подробные шаги!

2. Затем вы можете удалить запись автозамены следующим образом:
(1) В поле Заменить введите ключевое слово, чтобы быстро найти нужную запись автозамены в списке ниже. Обратите внимание: этот шаг необязательный. Если вы сразу нашли нужную запись в списке, просто пропустите его.
(2) Щёлкните, чтобы выделить в списке запись, которую хотите удалить.
(3) Нажмите кнопку Удалить.

Совет: Эта операция удаляет только одну запись автозамены за раз. Чтобы удалить несколько записей, повторяйте её столько раз, сколько необходимо.

3. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговые окна.

4,4 Исключения автозамены

Если вам нужно настроить исключения для библиотеки автозамены в Outlook, выполните следующие действия:

1. Откройте диалоговое окно «Автозамена» и включите вкладку Автозамена.
Советы: Вы можете щелкнуть Файл>Параметры>Орфография и автозамена>Параметры автозамены, чтобы открыть диалоговое окно «Автозамена».Щелкните, чтобы просмотреть подробные шаги!

2. Нажмите кнопку Исключения.

3. В диалоговом окне «Исключения автозамены» выполните следующие действия:
(1) Перейдите на нужную вкладку в зависимости от ваших задач. Например, чтобы настроить исключение автозамены для заглавных букв в начале слов, выберите вкладку Первые Буквы Слов.
(2) В поле Не исправлять введите слово, которое вы хотите добавить в исключения.
(3) Нажмите кнопку Добавить.

Совет: Чтобы добавить несколько исключений автозамены, просто повторите эту операцию для каждого из них.

4. Последовательно нажимайте кнопки ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть все диалоговые окна.

Теперь исключения автозамены успешно добавлены.

Допустим, язык по умолчанию в вашем Microsoft Office — английский (США), но вы предпочитаете писать на английском (Великобритания) и хотите, чтобы проверка орфографии соответствовала языку вашего текста. Как этого добиться? Выполните следующие действия:

1. В окне нового сообщения — при создании, ответе или пересылке — нажмите Рецензирование > Язык > Задать язык проверки.

2. В диалоговом окне «Язык» щелкните, чтобы выделить нужный язык, на который вы хотите изменить язык проверки по умолчанию, и нажмите кнопку Установить по умолчанию.

3. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно «Язык».

Теперь язык проверки по умолчанию успешно изменён.

Примечания:
(1) Язык проверки по умолчанию используется во всех приложениях Microsoft Office и применяется ко всем новым документам, презентациям, электронным письмам и т.д., создаваемым на основе шаблона NORMAL.
(2) Вы также можете временно проверять орфографию и грамматику на другом языке только для текущего редактируемого письма: в диалоговом окне «Язык» щелкните, чтобы выделить новый язык, на который вы хотите изменить язык проверки, и нажмите кнопку OKнапрямую.