Безупречное создание электронных писем: использование ИИ-инструментов в Outlook

Author: Sun Last Modified: 2025-08-07

Написание электронных писем может занимать много времени, особенно если вы стремитесь к профессиональному тону или быстрому составлению ответов. К счастью, инструменты на базе искусственного интеллекта делают процесс создания писем проще, чем когда-либо. В этом руководстве мы рассмотрим три основных способа использования ИИ в Outlook для оптимизации работы с электронной почтой.

Использование встроенных функций ИИ в Outlook (Copilot доступен только для подписчиков 365)

Использование функции AI Compose в Kutools для Outlook

Использование сторонних ИИ-инструментов (ChatGPT, Grammarly)

Использование встроенных функций ИИ в Outlook (Copilot доступен только для подписчиков 365)

Outlook предлагает встроенные функции ИИ, такие как Copilot, которые помогают в написании писем. Однако эти функции доступны только подписчикам Microsoft 365 и требуют дополнительных затрат.

Шаги для использования:

Шаг 1. Откройте Outlook и начните создавать новое письмо в окне редактирования сообщения.

Шаг 2. Нажмите на вкладку Copilot, затем нажмите «Draft with Copilot» (Создать черновик с помощью Copilot).

Шаг 3. В текстовом поле Draft with Copilot укажите краткое описание содержания письма (например, «Составьте письмо для клиента о статусе проекта»), затем нажмите кнопку Generate (Создать).

Шаг 4. Проверьте созданный ИИ черновик и внесите необходимые правки. Если вас устраивает содержание, нажмите кнопку Keep it (Оставить), если нет — нажмите Retry (Повторить), чтобы создать новый черновик.

Шаг 5. Отправьте письмо.

Особенности

✅Не требуется установка дополнительных плагинов.
✅Простота и интеграция в Outlook.
❌Доступно только подписчикам Microsoft 365.
❌Возможно, потребуется корпоративная лицензия, что создает высокий порог входа.
❌Дополнительная ежемесячная стоимость подписки.

Использование функции AI Compose в Kutools для Outlook

Kutools для Outlook — это мощный плагин, который включает функцию AI Compose, предназначенную для быстрого и эффективного составления писем пользователями.

👉 У Kutools for Outlook теперь есть бесплатная версия, в которой 70+ функций доступны бесплатно на всю жизнь. Скачать бесплатную версию прямо сейчас.

Шаги для использования:

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, запустите приложение и откройте окно создания сообщений.

Шаг 2. Перейдите на вкладку Kutools AI, нажмите AI, активируйте панель Kutools AI.

Шаг 3. На панели Kutools перейдите на вкладку Compose и введите требования к письму.

Выберите предпочитаемый язык из более чем 40 поддерживаемых вариантов.
Выберите стиль письма, такой как формальный, неформальный или детализированный.
Введите ключевую идею письма, затем нажмите кнопку Generate (Создать).

Шаг 4. Проверьте созданный ИИ черновик. Если вас устраивает содержание, нажмите кнопку Insert (Вставить), чтобы применить его непосредственно к вашему письму. Если нет, нажмите Generate (Создать), чтобы создать новый черновик до тех пор, пока не достигнете желаемого результата.

Настройки

Поддержка нескольких языков: пишите письма на разных языках.

Выбор стиля письма: выбирайте между формальным, неформальным или пользовательским стилем.

Пользовательские стили: определите тон и предпочтения для писем. Нажмите кнопку Skill Library Management, перейдите на вкладку Compose и настройте роль, команду и параметры.

Особенности

✅Поддержка нескольких языков и стилей писем.
✅Полностью настраиваемые стили.
✅Бесплатно для использования после предоставления вашего OpenAI API ключа.
❌Требуется установка дополнительного плагина.

Другие ИИ-функции для написания писем

Kutools также предлагает следующие функции:

Проверка грамматических ошибок: автоматически выявляет и предлагает исправления для грамматических проблем.

Грамматический проверщик Outlook: гарантия безошибочных писем

Перефразирование письма: помогает переформулировать письма для большей ясности или изменения тона.

Улучшение писем с помощью ИИ: пошаговое руководство для идеальной коммуникации

Ответ на письмо: генерирует быстрые ответы на входящие письма.

Без усилий отвечайте на письма в Outlook с помощью силы ИИ

Использование сторонних ИИ-инструментов (ChatGPT, Grammarly)

Множество сторонних ИИ-инструментов интегрируются с Outlook через расширения браузера или автономные приложения. Эти инструменты, такие как ChatGPT и GrammarlyGO, предлагают мощные функции для создания и улучшения содержания писем.

Шаги для использования:

Пример: ChatGPT

Шаг 1. Откройте ChatGPT в браузере или приложении.

Шаг 2. Предоставьте запрос, описывающий нужное письмо (например, «Составьте профессиональное письмо для последующего общения после встречи»). Затем нажмите кнопку Send (Отправить).

ChatGPT создаст контент.

Шаг 3. Скопируйте созданный черновик и вставьте его в Outlook.

Особенности

✅Высокая гибкость, поддержка множества языков и стилей.
✅Работает независимо от Outlook, обеспечивая универсальность на разных платформах.
❌Требуется переключение между приложениями.
❌Возможные проблемы с конфиденциальностью данных при передаче содержания писем сторонним инструментам.

Заключение

ИИ-инструменты могут значительно улучшить процесс создания электронных писем, будь то использование встроенных функций Outlook, сторонних инструментов или специализированных плагинов, таких как Kutools для Outlook. Хотя встроенные функции удобны для подписчиков Microsoft 365, Kutools для Outlook предлагает более доступное и настраиваемое решение для всех пользователей.

Готовы оптимизировать свою работу с электронной почтой? Скачайте Kutools для Outlook уже сегодня и ощутите мощь создания писем с помощью ИИ!