Простое составление писем: использование инструментов ИИ в Outlook

Написание писем может отнимать много времени — особенно если вы стремитесь к профессиональному тону или вам нужно быстро сформулировать ответ. К счастью, инструменты на основе ИИ делают составление писем проще, чем когда-либо. В этом руководстве мы рассмотрим три ключевых способа использовать ИИ в Outlook для оптимизации работы с электронной почтой.

Использование встроенных функций ИИ в Outlook (Copilot доступен только для подписчиков 365)

Использование функции AI Compose от Kutools для Outlook

Использование сторонних инструментов ИИ (ChatGPT, Grammarly)

---

Использование встроенных функций ИИ в Outlook (Copilot доступен только для подписчиков 365)

---

Outlook предлагает встроенные функции ИИ, такие как Copilot, чтобы упростить написание писем. Однако они доступны только подписчикам Microsoft 365 и требуют дополнительных затрат.

Инструкция по использованию:

Шаг 1. Откройте Outlook и начните создавать новое письмо в окне создания сообщения.

Шаг 2. Перейдите на вкладку Copilot и нажмите «Создать с Copilot».

Шаг 3. В поле «Создать с Copilot» кратко опишите содержание письма (например: «Напишите письмо клиенту с обновлением по проекту»), затем нажмите кнопку «Создать».

Шаг 4. Проверьте черновик, сгенерированный ИИ, и внесите нужные правки. Если результат вас устраивает, нажмите «Оставить»; если нет — выберите «Повторить», чтобы создать новый вариант.

Шаг 5. Отправьте письмо.

Функции

• ✅Устанавливать дополнительные плагины не требуется.
• ✅ Простая интеграция с Outlook.
• Доступно только подписчикам Microsoft 365.
• ❌ Может потребоваться корпоративная лицензия, что создаёт высокий барьер для входа.
• ❌ Дополнительная ежемесячная плата за подписку.

---

Использование функции AI Compose от Kutools для Outlook

---

Kutools для Outlook — это мощный плагин с функцией AI Compose, созданный для быстрого и эффективного написания писем.

Инструкция по использованию:

Шаг 1. Установите Kutools для Outlook, запустите приложение и откройте окно создания сообщения.

Шаг 2. Перейдите на вкладку KUTOOLS AI, нажмите «ИИ» и откройте область KUTOOLS AI.

Шаг 3. В области «Панель Kutools» перейдите на вкладку «Создать» и укажите требования к вашему письму.

1. Выберите предпочитаемый язык из более чем 40 поддерживаемых вариантов.

2. Выберите стиль письма: формальный, неформальный или подробный.

3. Введите основную мысль письма и нажмите «Создать».

Шаг 4. Проверьте черновик, сгенерированный ИИ. Если результат вас устраивает, нажмите «Вставить», чтобы добавить его в письмо. Если нет — нажмите «Создать», чтобы получить новый вариант, пока не достигнете желаемого результата.

Варианты

Поддержка нескольких языков: пишите письма на разных языках.

Выбор стиля письма: выберите формальный, неформальный или настраиваемый стиль.

Пользовательские стили: задайте тон и предпочтения для своих писем. Нажмите кнопку «Управление библиотекой навыков», перейдите на вкладку «Создать» и настройте роль, команду и параметры.

Функции

• ✅ Поддержка множества языков и стилей писем.
• ✅ Полностью настраиваемые стили.
• ✅ Бесплатно в использовании после предоставления вашего ключа API OpenAI.
• Требуется установка дополнительного плагина.

Другие функции ИИ для написания писем

Kutools также предлагает следующие функции:

---

Использование сторонних инструментов ИИ (ChatGPT, Grammarly)

---

Множество сторонних ИИ-инструментов интегрируются с Outlook через расширения браузера или автономные приложения, предлагая мощные возможности для создания и улучшения текста писем — как, например, ChatGPT и GrammarlyGO.

Инструкция по использованию:

Пример: ChatGPT

Шаг 1. Откройте ChatGPT в браузере или мобильном приложении.

Шаг 2. Введите запрос с описанием нужного письма (например: «Напишите профессиональное письмо для последующего общения после встречи»), затем нажмите кнопку «Отправить».

ChatGPT сгенерирует текст.

Шаг 3. Скопируйте созданный черновик и вставьте его в Outlook.

Функции

• ✅ Высокая гибкость: поддержка различных языков и стилей.
• ✅ Работает независимо от Outlook, обеспечивая универсальность на любых платформах.
• ❌ Требуется переключение между приложениями.
• ❌ Риски утечки конфиденциальных данных при передаче содержимого писем сторонним инструментам.

---

Заключение

---

Инструменты ИИ значительно упрощают составление писем — будь то встроенные функции Outlook, сторонние решения или специализированные плагины, такие как Kutools для Outlook. Хотя встроенные возможности удобны для подписчиков Microsoft 365, Kutools для Outlook предлагает более доступное и гибкое решение для всех пользователей.

Готовы оптимизировать работу с электронной почтой?Скачайте Kutools для Outlook уже сегодня и оцените возможности ИИ для написания писем!