Использование Bcc в Outlook: добавление, автоматизация, просмотр и многое другое

Понимание функции Bcc (скрытая копия) в электронной почте крайне важно для обеспечения конфиденциальности и профессионализма при переписке.

Когда вы добавляете адрес электронной почты в поле Bcc, этот получатель получает письмо, но его адрес не виден другим получателям. Это особенно важно при рассылке сообщений большим группам, так как индивидуальные адреса остаются скрытыми. В отличие от поля Cc (копия), где все видят адреса друг друга, Bcc гарантирует полную приватность.

В этом руководстве вы узнаете, как использовать Bcc в Outlook: как отобразить или скрыть строку Bcc, автоматизировать добавление Bcc, просматривать получателей Bcc и многое другое на разных платформах.

• На компьютере с Windows
• На компьютере Mac
• В веб-версии
• На Android и iOS

• Автоматически добавлять Bcc ко всем или отдельным письмам с помощью Kutools
• Добавить Bcc к отдельным письмам с помощью Quick Steps (горячие клавиши)

Видео: Использование Bcc в Outlook

Добавление Bcc в Outlook

В этом разделе мы рассмотрим, как эффективно добавить получателей Bcc в Outlook. Для каждой платформы предусмотрены свои шаги, и мы подробно расскажем, как их выполнить, чтобы ваши письма доходили до всех адресатов конфиденциально.

Добавление Bcc в Outlook на компьютере с Windows

Чтобы активировать поле Bcc в Outlook для Windows, порядок действий зависит от того, как вы создаёте письмо. Если вы работаете в отдельном окне сообщения, процесс немного отличается от создания письма прямо в Панели чтения.

• Если вы создаёте письмо в отдельном окне сообщения(обычно при создании нового письма):
  1. Выберите Параметры > Bcc.
  2. Введите адреса электронной почты вполе поле Bcc. Совет:Вы можете добавить несколько получателей, разделяя их точкой с запятой.
     
• Если вы создаёте письмо в Панели чтения(обычно при ответе или пересылке письма):
  1. Выберите Bcc на вкладке Сообщение на ленте.
  2. Введите адреса электронной почты вполе поле Bcc. Совет:Вы можете добавить несколько получателей, разделяя их точкой с запятой.
     
     

Добавление Bcc в Outlook на Mac

Чтобы включить поле Bcc в Outlook для Mac, выполните следующие шаги.

1. В открывшемся окне сообщения выберите Параметры > BCC.
2. Введите адреса электронной почты вполе поле Bcc. Совет:Вы можете добавить несколько получателей, разделяя их точкой с запятой.
   

Добавление Bcc в Outlook в веб-версии

Для пользователей Outlook в веб-версии отображение поля Bcc в письме очень просто: достаточно нажать кнопку Bcc , расположенную в правой части строки Кому , чтобы открыть поле Bcc .

Если вы хотите, чтобы поле Bcc всегда отображалось для добавления получателей Bcc в каждом новом письме, выполните следующие действия:

1. В режиме Почта , нажмите на значок Настройки в правом верхнем углу.
2. В появившемся окне Настройки выберите Почта > > Создание и ответ. Отметьте флажок рядом с Всегда показывать Bcc, затем нажмите Сохранить.
   
   

Добавление Bcc в Outlook на Android и iOS

Если вы используете приложение Outlook на устройстве Android или iOS (например, iPhone или iPad), выполните следующие шаги для добавления получателей Bcc:

1. Нажмите стрелку рядом со строкой Кому:. Это действие откроет дополнительные поля, включая поле Bcc.
2. Введите адреса электронной почты в поле Bcc .
   

Автоматический Bcc в Outlook (на Windows)

Автоматический Bcc в Outlook — это универсальный инструмент, который повышает эффективность и организованность работы с почтой. Он необходим для контроля руководителя, командной работы, соблюдения требований по хранению переписки и эффективного взаимодействия с клиентами. Кроме того, автоматическое добавление себя в Bcc — отличный способ отслеживать отправленные письма, управлять последующими действиями и обеспечивать приватность.

Чтобы вы могли максимально эффективно использовать эту функцию, далее приведена подробная пошаговая инструкция по настройке Авто Bcc в Outlook.

Автоматически добавлять Bcc ко всем или отдельным письмам с помощью Kutools

В стандартном Outlook нет встроенной функции для автоматического добавления Bcc ко всем или отдельным письмам. Однако эту задачу можно решить с помощью Kutools для Outlook — мощного дополнения, расширяющего возможности Outlook. В этом разделе мы рассмотрим, как с помощью Kutools можно создавать правила для автоматического добавления себя или других в Bcc для всех писем или только для писем, соответствующих определённым критериям, что обеспечивает гибкость и автоматизацию, недоступные в стандартном Outlook.

После установки Kutools для Outlook выполните следующие действия:

1. На вкладке Kutools выберите кнопку CC / BCC .
   
   Совет: Если вы уже включили функцию Авто CC / BCC, нажмите стрелку рядом с кнопкой и выберите Управление правилами.
2. В окне Управление авто CC/BCC нажмите кнопку Создать , чтобы создать правило.
   
3. В окне Мастер правил , задайте критерии для писем, к которым вы хотите автоматически добавлять получателя BCC. Например, если вы хотите автоматически добавлять получателя Bcc в письма с "Важное" в теме, выполните следующие шаги:
   1. В поле Шаг1 выберите опцию тема содержит определённые слова.
   2. В поле Шаг2 нажмите на подчёркнутое значение, чтобы указать ключевые слова (например, "Важное") в теме письма.
   3. Нажмите Далее.
      Совет: Если вы хотите автоматически добавлять получателя Bcc ко всем исходящим письмам, не выбирайте никаких опций и нажмите Далее.

      

4. В следующем окне Мастер правил, вы можете указать исключения из правила. Если исключения не нужны, просто нажмите Далее.
   
5. В последнем окне Мастер правилвыполните следующее:
   1. Дайте правилу имя и добавьте примечание при необходимости.
   2. Нажмите кнопку Кому , чтобы добавить нужных получателей Bcc, которых вы хотите автоматически включать в исходящие письма.
      Совет: В появившемся окне Выбрать имя вы можете добавить получателя Bcc одним из следующих способов:

      • Введите нужных получателей Bcc прямо в поле Bcc. Совет: Если получателей несколько, разделяйте их точкой с запятой.
      • Выберите одного или нескольких контактов из вашего списка адресов и нажмите кнопку Bcc, чтобы быстро добавить их в Bcc.
   3. Нажмите ОК.
      
6. Теперь мы возвращаемся к окну Управление авто CC/BCC , и созданное нами правило уже включено (отмечено). Нажмите ОК , чтобы сохранить изменения.
   

Результат

Теперь, когда я отправляю письмо с ключевым словом "Важное" в теме, заранее определённые получатели Bcc будут автоматически добавлены в поле Bcc.

Добавить Bcc к отдельным письмам с помощью Quick Steps (горячие клавиши)

Хотя Outlook напрямую не позволяет автоматически добавлять получателей Bcc к исходящим письмам, функция Quick Steps предоставляет косвенное решение. Этот удобный инструмент позволяет быстро добавлять получателей Bcc в письма одним кликом или с помощью горячих клавиш. Чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните следующие действия:

1. На вкладке Главная в поле Quick Steps выберите Создать новый.
   
2. В окне Редактировать быстрый шаг настройте новое действие:
   1. Дайте этому действию имя.
   2. В разделе Действия выберите Новое сообщение в выпадающем списке Выбрать действие.
   3. Нажмите Показать параметры и выберите Добавить Bcc. Затем введите адреса тех, кого хотите добавить в Bcc, чтобы они были заранее определены.
      Совет:

      • Если получателей несколько, разделяйте их точкой с запятой.
      • Вы можете нажать на кнопку Bcc, чтобы выбрать и добавить получателей из адресной книги.
   4. Укажите горячую клавишу для этого действия.
   5. Нажмите Завершить.
      
3. В Outlook выберите созданное вами действие в поле Quick Steps или используйте назначенную горячую клавишу. Это автоматически создаст новое письмо с уже добавленным получателем Bcc.
   
   

Просмотр получателей Bcc

В Outlook, если вы не уверены, добавили ли кого-то в Bcc при отправке письма, это легко проверить:

Просто откройте папку Отправленные и откройте нужное письмо. Имена или адреса всех получателей Bcc будут видны в заголовке письма.

Напоминание при ответе всем на письмо, где вы были в Bcc

Получение напоминания при ответе всем на письмо, где вы были в Bcc, важно для сохранения конфиденциальности и профессионализма. Это помогает не раскрыть случайно своё скрытое участие в переписке, предотвращая недоразумения или нарушение коммуникационной стратегии. Такие напоминания особенно актуальны в деловой или чувствительной переписке, где важно уважать замысел отправителя и избегать непреднамеренного раскрытия информации.

Хотя в стандартном Outlook таких напоминаний нет, Kutools для Outlook предлагает удобное решение. В программе есть переключатель, который позволяет включить напоминания одним кликом, помогая сохранять конфиденциальность и предотвращать случайные нарушения этикета электронной почты.

После установки Kutools для Outlook выполните следующие действия:

1. На вкладке Kutools выберите Параметры.
2. В диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Ответить и отметьте опцию Предупреждать меня при "Ответить всем" на письмо, где я в Bcc.
3. Нажмите ОК.
   

Лучшие практики и рекомендации по использованию Bcc

Bcc идеально подходит для деловой переписки с несколькими получателями, которые не знакомы друг с другом. Это позволяет избежать длинного списка адресов в поле Кому и снижает риск массовых ответов всем, что может привести к нежелательному спаму. Кроме того, добавление себя в Bcc — удобный способ хранить все отправленные письма в одном месте.

Перед добавлением получателя в поле Bcc рекомендуется:

• Ожидание письма: Убедитесь, что получатель ожидает ваше письмо. Это важно, так как Bcc часто используется спамерами, и многие фильтры могут пометить такие письма как спам. Порекомендуйте получателям добавить вас в список доверенных отправителей в настройках Outlook, чтобы ваши письма не попадали в папку Спам.
• Учитывать влияние на сортировку: Помните, что использование Bcc может повлиять на сортировку писем у получателей. Большинство правил сортировки в почтовых системах основаны на полях Кому или Копия, поэтому письма с получателями Bcc могут не соответствовать этим правилам.
• Соблюдать ограничения провайдера: Узнайте лимиты вашего почтового сервиса на количество получателей (Кому, Копия, Bcc). Превышение лимита может привести к проблемам с доставкой или попаданию письма в спам.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно и этично использовать функцию Bcc, чтобы ваши письма воспринимались положительно и достигали поставленных целей.

Часто задаваемые вопросы о Bcc в Outlook

В этом разделе собраны часто задаваемые вопросы о функции Blind Carbon Copy (BCC) в Microsoft Outlook.

Могут ли основные получатели видеть получателей Bcc в Outlook?

Нет, основные получатели, указанные в полях Кому или Копия, не видят, кто был добавлен в поле Bcc.

Видят ли получатели Bcc адреса друг друга?

Нет, получатели Bcc не видят адреса других получателей Bcc.

Могу ли я получить уведомление, если кто-то ответит всем на письмо, где я был в Bcc?

Как правило, вы не получите ответ всем на письмо, где вы были в Bcc, так как ваш адрес не виден другим получателям.

Что произойдет, если получатель Bcc нажмёт Ответить всем?

Если получатель Bcc нажмёт Ответить всем, его ответ будет отправлен только исходному отправителю и адресатам, указанным в полях Кому или Копия исходного письма. Другие получатели Bcc этот ответ не получат. Чтобы избежать случайного ответа всем в качестве получателя Bcc, вы можете настроить предупреждение в Outlook, следуя этой инструкции: Напоминание при ответе всем на письмо, где вы были в Bcc.

Можно ли отправить письмо только получателям Bcc без основного получателя?

Да. В Outlook технически возможно отправить письмо, указав получателей только в поле Bcc, оставив поля Кому и Копия пустыми. Однако имейте в виду, что такая практика может вызвать срабатывание спам-фильтров, так как считается нетипичным поведением. Некоторые почтовые серверы могут даже автоматически отклонять такие письма, считая их спамом или фишингом.

Как автоматически добавлять себя или других в Bcc в Outlook?

В Outlook нет встроенной функции для этого, но вы можете использовать правила или сторонние надстройки, такие как Kutools для Outlook, чтобы настроить автоматическое добавление Bcc: Автоматически добавлять Bcc ко всем или отдельным письмам с помощью Kutools.

Есть ли ограничение на количество получателей Bcc в Outlook?

Да, обычно есть лимит, но он зависит от почтового сервера и настроек Outlook. Как правило, ограничения составляют от50 до500 получателей.

Выше представлена вся информация, касающаяся функции Blind Carbon Copy (BCC) в Outlook. Надеюсь, это руководство окажется для вас полезным. Если вы хотите узнать больше советов и приёмов по Outlook, пожалуйста, перейдите по ссылке для доступа к нашей обширной коллекции из тысяч руководств.

Связанные статьи

• Как посчитать количество получателей в полях Кому, Копия и Bcc в Outlook?
• Как фильтровать письма с копией или скрытой копией в Outlook?
• Как предотвратить отправку вложений получателям в полях Копия и Bcc при написании письма в Outlook?