Использование скрытой копии в Outlook: добавление, автоматизация, просмотр и многое другое

Понимание функции скрытой копии (Bcc) в электронной переписке крайне важно для сохранения конфиденциальности и поддержания профессионального уровня общения.

Когда вы добавляете адрес электронной почты в поле Bcc, получатель получает письмо, но его адрес остаётся скрытым от других адресатов. Это особенно важно при отправке сообщений большим группам — так вы защищаете персональные данные и сохраняете конфиденциальность каждого получателя. В отличие от поля Cc (копия), где все видят адреса друг друга, Bcc гарантирует полную приватность.

Это руководство поможет вам освоить основы работы с Bcc в Outlook: отображение и скрытие строки Bcc, автоматизация её использования в письмах, просмотр получателей Bcc и многое другое — на всех доступных платформах.

• На компьютере с ОС Windows
• На компьютере Mac
• В веб-версии
• На Android и iOS

• Автоматическое добавление Bcc ко всем или определённым письмам с помощью Kutools
• Добавление Bcc к определённым письмам с помощью Быстрых шагов (комбинаций клавиш)

Видео: Использование Bcc в Outlook

Добавление Bcc в Outlook

В этом разделе мы расскажем, как эффективно добавлять получателей в поле Bcc в Outlook. Особенности работы с Bcc различаются на каждой платформе, и мы подробно опишем эти процессы, чтобы ваши письма незаметно доходили до всех предполагаемых адресатов.

Добавление Bcc в Outlook на рабочем столе Windows

Чтобы активировать поле «Bcc» в Outlook для Windows, процесс зависит от того, как вы создаёте письмо. Если вы работаете в отдельном окне Сообщение, процедура немного отличается от создания письма непосредственно в Области чтения.

• Если вы пишете письмо в отдельном окнесообщения(обычно при создании нового сообщения):
  1. Выберите Параметры > Bcc.
  2. Введите адрес электронной почты в поле Bcc. Совет: Вы можете добавить нескольких получателей, разделяя их точкой с запятой.
     
• Если вы пишете сообщение в области чтения(обычно при ответе на сообщение или его пересылке):
  1. Выберите Bcc на вкладке Сообщение ленты.
  2. Введите Адрес электронной почты в поле Bcc.Совет:Вы можете добавить нескольких получателей, разделяя их точкой с запятой.
     
     

Добавление Bcc в Outlook на Mac

Чтобы включить поле «Скрытая копия» (Bcc) в Outlook для Mac, выполните следующие действия.

1. В открывшемся окне сообщения выберите Параметры > Скрытая копия.
2. Введите адрес электронной почты в поле Скрытая копия. Совет: Вы можете добавить несколько получателей, разделяя их точкой с запятой.
   

Добавление Bcc в Outlook в веб-версии

Для пользователей веб-версии Outlook отобразить поле Bcc в письме проще простого: достаточно нажать кнопку Bcc, расположенную справа от строки Кому, — и поле Bcc тут же появится.

Если вы хотите, чтобы поле Bccвсегда отображалось при создании каждого нового сообщения, выполните следующие шаги:

1. В представлении Почтанажмите значок Параметрыв правом верхнем углу.
2. В появившемся окне Параметры, как показано ниже, выберите Почта > Создание и ответ. Установите флажок рядом с параметром Всегда показывать скрытую копию и нажмите Сохранить.
   
   

Добавление Bcc в Outlook на Android и iOS

Независимо от того, используете ли вы приложение Outlook на устройстве Android или iOS (например, iPhone или iPad), выполните следующие действия для добавления получателей Bcc:

1. Нажмите стрелку рядом с полем Кому:. После этого появятся дополнительные поля, включая поле Скрытая копия.
2. Введите адрес электронной почты в поле Скрытая копия.
   

Авто BCC в Outlook (на рабочем столе Windows)

Авто BCC в Outlook — это универсальный инструмент, который повышает эффективность и организованность работы с электронной почтой. Он незаменим для руководствующего контроля, координации команды, соблюдения архивных требований и эффективного управления клиентскими взаимодействиями. Кроме того, автоматическая отправка скрытой копии самому себе — удобный способ отслеживать исходящие письма, контролировать последующие действия и сохранять конфиденциальность переписки.

Чтобы вы могли максимально эффективно использовать эту функцию, в следующем разделе приведены подробные пошаговые инструкции по настройке автоматической копии (BCC) в Outlook.

Автоматическое добавление Bcc во все или отдельные письма с помощью Kutools

По умолчанию Outlook не предоставляет встроенной функции автоматической отправки скрытой копии во все или определённые письма. Однако это ограничение можно обойти с помощью Kutools для Outlook — мощной надстройки, расширяющей возможности Outlook. В этом разделе мы покажем, как Kutools позволяет настраивать правила автоматической отправки скрытой копии себе или другим — как для всех писем, так и только для тех, которые соответствуют заданным критериям, — обеспечивая уровень настройки и автоматизации, недоступный в стандартной версии Outlook.

После установки Kutools для Outlookвыполните следующие действия:

1. На вкладке Kutools выберите кнопку Копия / Скрытая копия.
   
   Совет: Если вы уже включили функцию Авто CC / BCC, нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой и выберите Управление правилами.
2. В диалоговом окне Управление авто CC/BCC нажмите кнопку Создать, чтобы создать правило.
   
3. В появившемся окне Мастер правил задайте условия для писем, которым нужно автоматически добавлять получателя скрытой копии. Например, если вы хотите, чтобы письма с надписью «Важно» в теме автоматически получали скрытую копию, выполните следующие действия:
   1. Выберите опцию указанные слова Тема содержит в поле Шаг 1.
   2. Нажмите подчёркнутое значение в поле Шаг 2, чтобы указать ключевые слова (например, «Важно») в теме письма.
   3. Нажмите Далее.
      Совет:Если вы хотите автоматически добавлять получателя скрытой копии ко всем исходящим письмам, не выбирайте никаких параметров и нажмите Далее.

      

4. В следующем окне Мастер правил вы можете указать исключения из правила. Если исключения не требуются, просто нажмите Далее.
   
5. В последнем окне Мастер правилвыполните следующие действия:
   1. Присвойте правилу имя и, при необходимости, добавьте примечание.
   2. Нажмите кнопку Получатель, чтобы добавить нужных получателей скрытой копии, которых вы хотите автоматически включать в исходящие сообщения.
      Совет:В появившемся диалоговом окне Выбор именвы можете добавить получателей скрытой копии любым из следующих способов:

      • Введите получателей скрытой копии (Bcc) прямо в поле Bcc.Совет: Если адресов несколько, разделяйте их точкой с запятой.
      • Выберите один или несколько контактов из своей адресной книги «Список адресов» и нажмите кнопку Bcc, чтобы быстро добавить их в качестве получателей скрытой копии.
   3. Нажмите ОК.
      
6. Теперь мы снова в диалоговом окне Управление авто CC/BCC, и созданное нами правило уже включено (отмечено). Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения.
   

Результат

Теперь при отправке любого письма с ключевым словом «Important» в теме автоматически добавляются заранее заданные получатели Bcc в поле Bcc.

Добавление Bcc к определённым письмам с помощью Быстрых шагов (комбинаций клавиш)

Хотя Outlook напрямую не позволяет автоматически добавлять получателей в поле Bcc для исходящих писем, функция Быстрые действия предлагает удобное косвенное решение. Этот мощный инструмент позволяет добавлять получателей в Bcc всего одним щелчком — или даже с помощью горячих клавиш! Чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните следующие действия:

1. На вкладке Главная в группе Быстрые действия выберите Создать новое.
   
2. В диалоговом окне Изменение быстрого действиянастройте новое действие:
   1. Присвойте этому действию имя.
   2. В разделе Действия выберите пункт Новое сообщение в раскрывающемся списке Выберите действие.
   3. Нажмите Показать параметры и выберите Добавить Bcc. Затем введите адреса электронной почты тех, кого вы хотите добавить в скрытую копию, указав их как предопределённых получателей Bcc.
      Совет:

      • Если получателей несколько, разделяйте их точкой с запятой.
      • Вы можете нажать кнопку Bcc, чтобы выбрать и добавить получателей из своей адресной книги «Адресная книга».
   4. Укажите комбинацию клавиш, назначенную для этого действия.
   5. Нажмите Готово.
      
3. В Outlook выберите созданное вами действие в группе Быстрые действия или используйте назначенное ему сочетание клавиш — и новое письмо с уже добавленным получателем скрытой копии создастся автоматически.
   
   

Просмотр получателей скрытой копии

Если вы не уверены, отправили ли вы кому-либо скрытую копию в уже отправленном сообщении, существует простой способ проверить:

Просто перейдите в папку Отправленные и откройте нужное письмо. Имена или адреса скрытых получателей (Bcc) будут отображаться в заголовке сообщения.

Напоминание при ответе всем на сообщение, в которое вы были добавлены через Bcc

Напоминание при ответе всем на сообщение, в котором вы были указаны в поле Bcc, крайне важно для соблюдения конфиденциальности и профессиональной этики. Такая мера предосторожности предотвращает случайное раскрытие вашего скрытого участия в переписке, избегая недоразумений или нарушений стратегии коммуникации. Подобные напоминания особенно важны в профессиональной или деликатной среде, где уважение к намерениям отправителя и предотвращение непреднамеренного разглашения информации играют ключевую роль в сохранении целостности частной переписки.

Хотя Outlook изначально не предлагает такие напоминания, Kutools для Outlook предоставляет практичное решение. В нём реализована функция переключения, которая при активации одним щелчком включает напоминания, помогая вам сохранять дискретность и избегать случайных нарушений правил деловой переписки.

После установки Kutools для Outlookвыполните следующие действия:

1. На вкладке Kutools выберите Параметры.
2. В диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Ответ и установите флажок напротив параметра Предупреждать меня при выборе команды «Ответить всем» для сообщения, в котором я указан в поле «Скрытая копия».
3. Нажмите ОК.
   

Рекомендации и соображения по использованию Bcc

Bcc идеально подходит для деловой переписки, когда вы отправляете письмо нескольким получателям, не знакомым друг с другом. Он упрощает поле «Кому», избавляя от длинного списка адресов, и снижает риск случайных ответов «Всем», которые могут привести к непреднамеренному спаму. Кроме того, отправка скрытой копии самому себе — эффективный способ вести единый архив отправленных писем.

Прежде чем добавлять получателя в поле Bcc, убедитесь в следующем:

• Уведомите о получении письма: Обязательно предупредите получателей, что собираетесь отправить им письмо. Это особенно важно, потому что спамеры часто используют скрытую копию, из-за чего многие фильтры автоматически помечают такие сообщения как спам. Посоветуйте адресатам добавить вас в список надёжных отправителей в настройках Outlook — так ваши письма гарантированно будут попадать во входящие, а не в папку «Нежелательная почта».
• Учитывайте влияние на сортировку: Имейте в виду, что использование скрытой копии может повлиять на то, как получатели сортируют ваши сообщения. Поскольку большинство правил сортировки в почтовых системах основаны на полях «Кому» или «Копия», письма с получателями в скрытой копии могут не попадать под эти правила.
• Соблюдайте ограничения провайдера: Учитывайте лимиты, установленные вашим почтовым провайдером на количество получателей в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». Превышение этих ограничений может привести к проблемам с доставкой письма или его попаданию в спам.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно и этично использовать функцию Bcc, обеспечивая положительное восприятие ваших писем и достижение поставленных целей.

Часто задаваемые вопросы о Bcc в Outlook

В этом разделе представлены ответы на часто задаваемые вопросы о функции скрытой копии (BCC) в Microsoft Outlook.

Могут ли основные получатели видеть тех, кто указан в поле «Скрытая копия» (Bcc), в Outlook?

Нет, основные получатели в полях «Кому» и «Копия» не могут видеть, кто был добавлен в поле «Скрытая копия».

Будут ли получатели из поля «Скрытая копия» видеть электронные адреса друг друга?

Нет, получатели из поля «Скрытая копия» не видят адреса электронной почты друг друга.

Могу ли я получить уведомление, если кто-то ответит всем на письмо, в котором я указан(а) в поле «Скрытая копия»?

Как правило, вы не получите ответы на команду «Ответить всем» для письма, в котором вы указаны в поле «Скрытая копия», поскольку ваш адрес электронной почты скрыт от других получателей.

Что произойдёт, если получатель из поля «Скрытая копия» нажмёт «Ответить всем»?

Когда получатель из поля «Скрытая копия» нажимает «Ответить всем», его ответ уходит исходному отправителю и всем, кто указан в полях «Кому» или «Копия» оригинального письма. Однако другие получатели из поля «Скрытая копия» этот ответ не увидят. Чтобы случайно не ответить всем, будучи в скрытой копии, вы можете настроить предупреждение в Outlook, следуя этой инструкции: Напоминать при ответе всем на сообщение, в котором вы были в скрытой копии.

Можно ли отправить письмо только в «Скрытую копию», не указывая основных получателей?

Да, в Outlook технически можно отправить письмо, указав получателей только в поле «Скрытая копия» и оставив поля «Кому» и «Копия» пустыми. Однако имейте в виду: такая практика может сработать как триггер спам-фильтров, поскольку считается нетипичной для обычной отправки электронной почты. Некоторые почтовые серверы могут даже автоматически отклонять подобные письма, расценивая их как потенциальный спам или фишинг.

Как настроить автоматическую отправку копии себе или другим в поле «Скрытая копия» в Outlook?

В Outlook нет встроенной функции для этого, но вы можете настроить автоматическую отправку скрытой копии с помощью правил или сторонних надстроек, таких как Kutools для Outlook:Автоматически добавлять скрытую копию ко всем или определённым письмам с помощью Kutools.

Существует ли ограничение на количество получателей в поле «Скрытая копия» в Outlook?

Да, ограничение обычно существует, но зависит от настроек почтового сервера и Outlook. Как правило, лимит составляет от 50 до 500 получателей.

Выше представлена вся необходимая информация о скрытой копии (BCC) в Outlook. Надеемся, что это руководство оказалось для вас полезным! Хотите освоить ещё больше советов и приёмов работы с Outlook? Пожалуйста, нажмите здесь, чтобы получить доступ к нашей обширной коллекции из нескольких тысяч обучающих материалов.

Связанные статьи

• Как подсчитать количество получателей в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия» в Outlook?
• Как фильтровать письма, отправленные с копией (CC) или скрытой копией (BCC), в Outlook?
• Как запретить отправку вложений получателям копии и скрытой копии при создании письма в Outlook?