Как изменить или удалить сразу несколько записей Быстрых элементов и элементов автотекста в Outlook?

Если у вас много записей Быстрые элементы и элементов автотекста, при необходимости изменить сразу несколько из них приходится нажимать кнопку Быстрые элементы, чтобы найти каждую запись по отдельности, внести изменения и повторять этот цикл снова и снова. Это занимает много времени. Кроме того, могут возникнуть ситуации, когда требуется удалить устаревшие записи Быстрые элементы и элементы автотекста. Как быстро изменить или удалить их? В этом руководстве описаны соответствующие методы.

Примечание: В качестве примера используется Microsoft Outlook 365. Шаги и описания могут отличаться в других версиях Outlook.

---

Изменение/удаление нескольких записей Быстрые элементы и элементов автотекста

Для одновременного управления несколькими записями Быстрых элементов и элементов автотекста в Outlook используйте функцию «Организатор стандартных блоков». Допустим, вам нужно изменить или удалить сразу несколько таких записей — выполните следующие действия.

1. В Outlook перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Новое письмо», чтобы открыть окно создания сообщения.

2. Установите курсор в теле письма и выберите «Вставка» > «Быстрые элементы» — откроется список доступных записей.

3. Наведите курсор на пункт «Автотекст» — появится список доступных элементов автотекста.

4. Наведите курсор на любую из перечисленных выше записей, щёлкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Упорядочить и удалить».

5. Откроется диалоговое окно «Организатор стандартных блоков». Все записи раздела «Быстрые элементы» и элементы автотекста отображаются в категории «Стандартные блоки». Чтобы изменить свойства записи, нажмите «Изменить свойства». Чтобы удалить запись, нажмите «Удалить».

6. Чтобы изменить свойства записи, нажмите кнопку «Изменить свойства». Откроется диалоговое окно «Изменение стандартного блока», где можно обновить имя, галерею, категорию, описание и параметры вставки. В данном примере я добавил текст в поле «Описание» и изменил параметр вставки на «Вставить только содержимое».

>>>

7. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения. Появится предупреждение Microsoft Outlook с запросом на замену записи стандартного блока — нажмите «Да».

8. После этого вы вернётесь на страницу «Организатор стандартных блоков» и сможете оперативно внести дополнительные изменения.

9. Записи можно также удалить в разделе «Стандартные блоки»: выберите ненужную запись и нажмите кнопку «Удалить».

10. Появится предупреждающее сообщение Microsoft Outlook с запросом на удаление выбранной записи стандартного блока — нажмите «Да».

11. Страница «Организатор стандартных блоков» откроется снова. Теперь вы можете эффективно продолжить удаление других записей.

Примечания:

1. Не забывайте сохранять записи Быстрых элементов не в формате обычного текста («Формат текста»), так как в этом случае опция «Упорядочить и удалить» станет недоступной. Обратите внимание на приведённый ниже снимок экрана. Чтобы иметь возможность редактировать записи позже, сохраняйте их в формате HTML или форматированного текста («Формат текста»).

   

2. Описанный выше метод позволяет изменять только свойства записей «Быстрые элементы», но не их содержимое. Если вам нужно изменить содержимое записей «Быстрые элементы», воспользуйтесь методами, описанными в следующей статье:
   Как переименовать и редактировать записи Быстрые элементы в Outlook?

---

Связанные статьи