Как настроить правило для автоматического копирования писем в другую папку в Outlook?

Author Kelly Last modified 2025-08-26

Эффективное управление электронной почтой в Microsoft Outlook может быть сложным, особенно если вы получаете большой объем сообщений. Вместо того чтобы вручную сортировать письма, вы можете автоматизировать этот процесс, настроив правило, которое будет автоматически копировать письма в определенную папку на основе заданных критериев. Это руководство проведет вас через два метода автоматического копирования писем в другую папку.

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку (Ручная настройка & Больше шагов)

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍 (Быстрее & Наиболее эффективно)

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку

Мастер правил Outlook позволяет пользователям создавать пользовательские правила для автоматического копирования писем, соответствующих определенным условиям (например, писем с определенными ключевыми словами в теме), в указанную папку. Следуйте этим шагам для настройки правила.

1. Выберите папку с письмами, где вы хотите создать правило, и нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. В диалоговом окне "Правила и оповещения" нажмите кнопку Новое правило.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. В "Мастере правил" выберите "Применить правило к получаемым сообщениям", затем нажмите Далее.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. В "Мастере правил (Какие условия вы хотите проверить?)" установите критерии фильтрации на основе ваших потребностей. Например, если вы хотите копировать письма с определенным ключевым словом в теме (например, "комментарий"), выполните следующие шаги:

1). Отметьте "с определенными словами в теме".
2). Нажмите связанный текст "определенные слова" в разделе Шаг 2.
3). В диалоговом окне "Поиск текста" введите ключевое слово (например, "комментарий"), нажмите Добавить > ОК.
4). Нажмите Далее.

5. В Мастере правил (Что вы хотите сделать с сообщением?) установите действие:

1). Отметьте "переместить копию в указанную папку".
2). Нажмите связанный текст "указанную" в разделе Шаг 2.
3). В диалоговом окне "Правила и оповещения" выберите папку, куда вы хотите копировать письма, затем нажмите ОК.
4). Нажмите Далее.

6. В Мастере правил (Есть ли исключения?) нажмите Далее, если исключений не требуется.

7. В финальном Мастере правил настройте параметры правила:

1). Введите имя для правила в поле Шаг 1.
2). Выберите любые дополнительные параметры по мере необходимости в разделе Шаг 2.
3). Нажмите Готово.

8. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Правила и оповещения.

📌 Результат: Любое письмо, соответствующее заданным условиям (например, содержащее ключевое слово "комментарий" в теме), будет автоматически скопировано в указанную папку.

Плюсы и минусы встроенного метода правил:

✅ Встроенная функция Outlook: Не требуется дополнительное программное обеспечение.
❌ Ограниченная гибкость: Редактирование правил требует прохождения через Мастер правил.
❌ Больше ручных усилий: Включает больше шагов по сравнению с Kutools для Outlook.

✉️ Хватит тратить время! Автоматизируйте ответы на электронные письма мгновенно

Надоело вручную отвечать на повторяющиеся электронные письма? Kutools для Outlook делает это без усилий! С функцией Автоответчика вы можете настроить автоматические ответы всего за несколько кликов — никаких сложных правил, никакой возни!

✅ Быстрая настройка: Автоматизируйте свои ответы за секунды, технические навыки не требуются.
⚡ Экономьте время и усилия: Больше не нужно вручную набирать одни и те же ответы.
💡 Умная и настраиваемая: Персонализируйте ответы в зависимости от конкретных отправителей или условий.

Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

🚀 Попробуйте Kutools для Outlook – Бесплатная загрузка!

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍

Для пользователей, которые часто нуждаются в копировании писем на основе определенных критериев, расширенные правила Kutools для Outlook предоставляют более быстрый и удобный альтернативный способ. Они упрощают создание правил и устраняют ненужные шаги, позволяя эффективно автоматизировать процесс.

Попрощайтесь с неэффективностью Outlook! Kutools for Outlook упрощает пакетную обработку электронных писем – теперь с бесплатными функциями, работающими на базе ИИ! Скачайте Kutools for Outlook прямо сейчас!!

Шаг 1: Включите функцию Расширенные правила

Перейдите на вкладку Kutools и нажмите Расширенные правила.
В диалоговом окне Расширенные правила нажмите Новая кнопка для создания нового правила.

Шаг 2: Установите условие

В диалоге Шаг 1 из 4 отметьте "Тема содержит определенные слова".
Нажмите Новая кнопка для открытия диалогового окна Поиск текста.
В диалоговом окне Поиск текста введите ключевое слово (например, "комментарий"), затем нажмите Добавить > ОК.
Нажмите ОК > Далее для продолжения.

Шаг 3: Укажите целевую папку

На Шаге 2 из 4 отметьте "Переместить копию в указанную папку".
В появившемся диалоговом окне Выбрать папку выберите целевую папку, куда должны копироваться письма.
Нажмите ОК > Далее > Далее.

Шаг 4: Завершение правила

На Шаге 4 из 4 введите имя для правила в поле Имя правила.
(Опционально) Добавьте примечания для описания правила.
Нажмите ОК > ОК для сохранения и активации правила.

📌 Результат: Правило успешно создано. Если какое-либо входящее письмо содержит ключевое слово "комментарий" в теме, оно будет автоматически скопировано в назначенную папку.

Преимущества метода Kutools для Outlook:

✅ Быстрая настройка: Требует меньше шагов, чем встроенные правила Outlook.
✅ Пользовательский интерфейс: Интуитивно понятный и эффективный.
✅ Высокая гибкость: Поддерживает расширенную настройку правил.

Примечание: Чтобы использовать утилиту 'Расширенные правила' Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.

Какой метод следует использовать?

Вот сравнение двух методов, которое поможет вам решить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям:

Метод	Лучше всего подходит для	Простота использования	Гибкость
Правило Outlook	Пользователи, предпочитающие встроенные функции Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Расширенные правила Kutools	Пользователи, желающие получить быстрое автоматическое решение	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐