Как настроить правило для автоматического копирования писем в другую папку в Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-07

Эффективное управление электронной почтой в Microsoft Outlook может быть сложным, особенно если вы получаете большой объем сообщений. Вместо того чтобы вручную сортировать письма, вы можете автоматизировать этот процесс, настроив правило, которое автоматически копирует письма в определенную папку на основе заданных критериев. Это руководство проведет вас через два метода автоматического копирования писем в другую папку.

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку (Ручная настройка и больше шагов)

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍 (Быстрее и наиболее эффективно)

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку

Мастер правил Outlook позволяет пользователям создавать пользовательские правила для автоматического копирования писем, соответствующих определенным условиям (например, письма с определенными ключевыми словами в теме), в указанную папку. Следуйте этим шагам для настройки правила.

1. Выберите папку с письмами, где вы хотите создать правило, и нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку Новое правило.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. В Мастере правил выберите «Применить правило к получаемым сообщениям», затем нажмите Далее.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. В Мастере правил (Какие условия вы хотите проверить?) установите критерии фильтрации на основе ваших потребностей. Например, если вы хотите копировать письма с определенным ключевым словом в теме (например, «комментарий»), выполните следующие шаги:

1). Отметьте «с определенными словами в теме».
2). Нажмите связанный текст «определенные слова» в разделе Шаг 2.
3). В диалоговом окне «Поиск текста» введите ключевое слово (например, «комментарий»), нажмите Добавить > ОК.
4). Нажмите Далее.

5. В Мастере правил (Что вы хотите сделать с сообщением?) установите действие:

1). Отметьте «переместить копию в указанную папку».
2). Нажмите связанный текст «указанную» в разделе Шаг 2.
3). В диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите папку, куда вы хотите копировать письма, затем нажмите ОК.
4). Нажмите Далее.

6. В Мастере правил (Есть ли исключения?) нажмите Далее, если исключения не нужны.

7. В последнем Мастере правил настройте параметры правила:

1). Введите имя для правила в поле Шаг 1.
2). Выберите любые дополнительные параметры по мере необходимости в разделе Шаг 2.
3). Нажмите Готово.

8. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Правила и оповещения.

📌 Результат: Любое письмо, соответствующее заданным условиям (например, содержащее ключевое слово «комментарий» в теме), будет автоматически скопировано в указанную папку.

Плюсы и минусы встроенного метода правил:

✅ Встроенная функция Outlook: Не требуется дополнительное программное обеспечение.
❌ Ограниченная гибкость: Редактирование правил требует прохождения через Мастер правил.
❌ Больше ручных усилий: Требуется больше шагов по сравнению с Kutools для Outlook.

✉️ Хватит тратить время! Автоматизируйте ответы на электронные письма мгновенно

Надоели ручные ответы на повторяющиеся письма? Kutools для Outlook делает это легко! С помощью функции Автоответчика вы можете настроить автоматические ответы всего за несколько кликов — никаких сложных правил, никакой возни!

✅ Быстрая настройка: Автоматизируйте свои ответы за секунды, технические навыки не требуются.
⚡ Экономьте время и силы: Больше не нужно вручную набирать одни и те же ответы.
💡 Умная и настраиваемая: Персонализируйте ответы на основе конкретных отправителей или условий.

Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

🚀 Попробуйте Kutools для Outlook – Бесплатная загрузка!

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍

Для пользователей, которые часто нуждаются в копировании писем на основе определенных критериев, функция Расширенные правила Kutools для Outlook предоставляет более быструю и удобную альтернативу. Она упрощает создание правил и устраняет ненужные шаги, позволяя эффективно автоматизировать процесс.

Раскройте максимальную эффективность электронной почты с Kutools для Outlook! Получите доступ к 70 мощным функциям абсолютно бесплатно навсегда. Скачайте бесплатную версию прямо сейчас!

Шаг 1: Включение функции Расширенные правила

Перейдите на вкладку Kutools и нажмите Расширенные правила.
В диалоговом окне Расширенные правила нажмите Новая кнопка для создания нового правила.

Шаг 2: Установка условия

В диалоговом окне Шаг 1 из 4 отметьте «Тема содержит определенные слова».
Нажмите Новая кнопка для открытия диалогового окна Содержит текст.
В диалоговом окне Поиск текста введите ключевое слово (например, «комментарий»), затем нажмите Добавить > ОК.
Нажмите ОК > Далее для продолжения.

Шаг 3: Укажите целевую папку

На Шаге 2 из 4 отметьте «Переместить копию в указанную папку».
В появившемся диалоговом окне Выбрать папку выберите целевую папку, куда должны копироваться письма.
Нажмите ОК > Далее > Далее.

Шаг 4: Завершение правила

На Шаге 4 из 4 введите имя для правила в поле Имя правила.
(Необязательно) Добавьте примечания для описания правила.
Нажмите ОК > ОК для сохранения и активации правила.

📌 Результат: Правило успешно создано. Если какое-либо входящее письмо содержит ключевое слово «комментарий» в теме, оно будет автоматически скопировано в указанную папку.

Преимущества метода Kutools для Outlook:

✅ Быстрая настройка: Требуется меньше шагов, чем при использовании встроенных правил Outlook.
✅ Удобный интерфейс: Интуитивно понятный и эффективный.
✅ Высокая гибкость: Поддерживает расширенную настройку правил.

Примечание: Чтобы использовать утилиту 'Расширенные правила' Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.

Какой метод следует использовать?

Вот сравнение двух методов, которое поможет вам решить, какой из них лучше всего подходит для ваших нужд:

Метод	Лучше всего подходит для	Простота использования	Гибкость
Правило Outlook	Пользователи, предпочитающие встроенные функции Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Расширенные правила Kutools	Пользователи, желающие получить быстрое автоматизированное решение	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐