Как настроить правило для автоматического копирования писем в другую папку в Outlook?

Эффективное управление электронной почтой в Microsoft Outlook может быть затруднительным, особенно при большом объёме входящих сообщений. Вместо ручной сортировки писем вы можете автоматизировать этот процесс, настроив правило, которое будет автоматически копировать письма в определённую папку на основе заданных условий. В этом руководстве описаны два метода автоматического копирования писем в другую папку.

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку(Ручная настройка и больше шагов)

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍(Быстрее и эффективнее)

---

Метод 1: Настройка правила Outlook для автоматического копирования писем в другую папку

Встроенный инструмент Outlook Мастер правил позволяет пользователям создавать собственные правила для автоматического копирования писем, соответствующих определённым условиям (например, писем с конкретными ключевыми словами в теме), в указанную папку. Следуйте этим шагам для настройки правила.

1. Выберите почтовую папку, в которой вы хотите создать правило, и нажмите «Главная» > «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку «Создать правило».

3. В окне «Мастер правил» выберите «Применить правило к получаемым сообщениям» и нажмите «Далее».

4. В разделе «Мастер правил (Какие условия необходимо проверить?)» задайте условия фильтрации в соответствии с вашими потребностями. Например, если вы хотите копировать письма, содержащие определённое ключевое слово в теме (например, «comment»), выполните следующие действия:

1. 1). Установите флажок «С определёнными словами в теме».
2. 2). Щёлкните по ссылке «определённые слова» в разделе «Шаг 2».
3. 3). В диалоговом окне «Текст поиска» введите ключевое слово (например, «comment») и нажмите «Добавить», а затем — «OK».
4. 4). Нажмите «Далее».
   

5. В разделе «Мастер правил (Что делать с сообщением?)» укажите требуемое действие:

1. 1). Установите флажок «Переместить копию в указанную папку».
2. 2). Щёлкните по ссылке, указанной в разделе «Шаг 2».
3. 3). В диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите папку для копирования писем и нажмите «ОК».
4. 4). Нажмите «Далее».
   

6. В разделе «Мастер правил (Есть ли исключения?)» нажмите «Далее», если исключения не нужны.

7. На последнем этапе Мастера правил настройте параметры правила:

1. 1). Введите имя правила в поле «Шаг 1».
2. 2). При необходимости выберите дополнительные параметры на шаге 2.
3. 3). Нажмите «Готово».
   

8. Нажмите «OK», чтобы закрыть диалоговое окно «Правила и оповещения».

📌 Результат: Все письма, соответствующие заданным условиям (например, содержащие ключевое слово «comment» в теме), будут автоматически копироваться в указанную папку.

---

Метод 2: Автоматическое копирование писем в другую папку с помощью Kutools для Outlook 👍

Для пользователей, которым часто нужно копировать письма по определённым критериям, функция «Расширенное правило» из Kutools для Outlook предлагает более быстрый и удобный способ. Она упрощает создание правил, исключает лишние шаги и обеспечивает эффективную автоматизацию.

Шаг 1: Включение функции Расширенное правило

1. Перейдите на вкладку «Kutools» и нажмите «Расширенное правило».
   
2. В диалоговом окне Расширенное правило нажмите кнопку Создать, чтобы создать новое правило.
   

Шаг 2: Задание условия

1. На шаге 1 диалогового окна 4 установите флажок «Тема содержит определённые слова».
2. Нажмите кнопку «Создать», чтобы открыть диалоговое окно «Текст содержит».
   
3. В диалоговом окне «Текст поиска» введите ключевое слово (например, «comment»), затем нажмите «Добавить» > «OK».
   
4. Нажмите «OK» > «Далее», чтобы продолжить.

Шаг 3: Указание папки назначения

1. На шаге 2 диалогового окна 4 установите флажок «Переместить копию в указанную папку».
2. В появившемся диалоговом окне выбора папки укажите папку назначения для копирования писем.
3. Нажмите «OK» → «Далее» → «Далее».
   

Шаг 4: Завершение настройки правила

1. На шаге 4 диалогового окна 4 введите имя правила в поле «Имя правила».
2. (Необязательно) Добавьте примечание, описывающее правило.
3. Нажмите OK > OK, чтобы сохранить и активировать правило.
   

📌 Результат: Правило успешно создано. Если во входящем письме в теме содержится ключевое слово «comment», оно будет автоматически скопировано в указанную папку.

---

Какой метод выбрать?

Ниже приведено сравнение двух методов, которое поможет вам выбрать наиболее подходящий вариант:

Метод	Подходит для	Простота использования	Гибкость
Правило Outlook	Пользователей, предпочитающих встроенные функции Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Расширенное правило	Пользователей, которым нужен быстрый и автоматизированный способ	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

---

Связанные статьи