Планирование или отложенная отправка писем в Outlook (пошаговое руководство)

Планирование отправки писем в Outlook значительно повышает эффективность вашей коммуникации — особенно при работе с коллегами и партнёрами из разных часовых поясов. Эта функция гарантирует, что ваши сообщения попадут к получателям в наиболее подходящее для них время, когда вероятность прочтения максимальна, и помогает избежать ситуации, когда письма теряются среди десятков других или остаются незамеченными. В этой статье мы покажем, как запланировать или отложить отправку писем в Outlook на всех основных платформах: Windows, веб-версии, Mac и мобильных устройствах.

Запланировать или отложить отправку писем в Outlook для Windows

• Запланировать отправку одного письма с помощью функции «Отложенная отправка»
• Отложить отправку всех писем путем создания правила
• Как отслеживать запланированные письма?

Запланировать или отложить отправку письма в Outlook на веб-платформе

• Запланировать отправку письма с помощью функции «Запланированная отправка»
• Отменить отправку письма с помощью функции «Отмена отправки»

Запланировать или отложить отправку писем в Outlook для Mac

Запланировать или отложить отправку писем в мобильном Outlook

Часто задаваемые вопросы

Видео: Как запланировать или отложить отправку писем в Outlook

Запланировать или отложить отправку писем в Outlook для Windows

В этом разделе мы подробно расскажем, как планировать и откладывать отправку отдельных писем, а также как настроить отложенную отправку по умолчанию для всех исходящих сообщений в Outlook для Windows.

Запланировать отправку одного письма с помощью функции «Отложенная отправка»

Функция Outlook «Отложенная доставка» специально разработана для планирования отправки отдельных писем. Она позволяет создавать сообщения в удобное время и назначать их отправку на конкретный момент в будущем. Ниже мы покажем, как использовать эту функцию для планирования отправки одного письма в Outlook.

Шаг 1: Напишите Новое письмо

Откройте Outlook на Windows и на вкладке «Главная» нажмите «Новое письмо». В открывшемся окне составьте сообщение в привычном порядке: укажите получателя, тему и текст письма. См. скриншот:

Шаг 2: Откройте функцию отложенной отправки и задайте время доставки

1. В новом окне сообщения выберите «Параметры» → «Отложенная отправка» (см. скриншот).
   
2. Когда откроется диалоговое окно «Свойства», в разделе «Не доставлять раньше» укажите желаемую дату и время отправки письма, затем нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалог. См. скриншот:
   

Шаг 3: Завершите составление и отправьте письмо

Завершите написание письма, добавив все необходимые вложения и информацию, затем нажмите кнопку «Отправить» в окне сообщения. Запланированное письмо останется в папке «Исходящие» до наступления указанного времени отправки. См. снимок экрана:

Пока письмо находится в папке «Исходящие», вы можете при необходимости отредактировать или удалить его.

Отложить отправку всех писем путем создания правила

Отложенная отправка всех писем может оказаться чрезвычайно полезной — особенно если вы хотите оставить за собой возможность пересмотреть или отменить отправку сообщения даже после нажатия кнопки «Отправить». Настроив правило в Outlook, вы сможете задать задержку для всех исходящих писем. Ниже приведено пошаговое руководство по настройке:

Шаг 1: Откройте «Управление правилами и оповещениями» в Outlook

В главном окне Outlook перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Правила» → «Управление правилами и оповещениями». См. снимок экрана:

Шаг 2: Создайте новое правило

1. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Создать правило» (см. скриншот).
   
2. Откроется окно «Мастер правил». В разделе «Создать правило с нуля» установите флажок «Применять правило к отправляемым мной сообщениям» и нажмите «Далее».
   
3. Чтобы отложить отправку всех писем, просто снова нажмите «Далее», не задавая никаких условий. Появится окно подтверждения с вопросом, применять ли это правило ко всем отправляемым вами сообщениям. Нажмите «Да».
   Если вы хотите, чтобы отложенная отправка, соответствующая определённым условиям, подпадала под действие правила, установите нужный флажок и настройте правило. (Например, чтобы отложенная отправка через определённую учётную запись попадала под правило, установите флажок «через указанную учётную запись» и выберите нужную учётную запись электронной почты.)
   
4. В поле «Что нужно сделать с сообщением?»:
   1. Установите флажок напротив опции «отложить доставку на несколько минут» в поле «Шаг 1: Выберите действие(я)»;
   2. В нижней панели, в поле «Шаг 2: Измените Содержимое правила», щелкните подчеркнутый текст «несколько»;
   3. В поле «Отложенная отправка» укажите, на сколько минут отложить отправку писем (максимум 120), и нажмите «ОК».
      
5. Текст ссылки теперь показывает временной интервал, на который Outlook отложит отправку писем. Нажмите кнопку «Далее» и взгляните на скриншот:
   
6. Если исключений для правила отложенной отправки нет, нажмите кнопку «Далее», не задавая никаких условий.
   Если исключения есть, укажите их в следующем окне. (Например, вы можете захотеть отключить отложенную отправку, если тема содержит определённое слово; в этом случае настройте соответствующее правило.)
   
7. На последнем шаге задайте имя правилу, установите флажок «Включить это правило» и нажмите кнопку «Готово».
   
8. Нажмите кнопку «ОК» в появившемся диалоговом окне и ознакомьтесь со скриншотом:
   
9. Наконец, нажмите «ОК» в диалоговом окне «Правила и оповещения».

Результат:

Теперь, после нажатия кнопки «Отправить», все ваши письма будут сохраняться в папке «Исходящие» и отправляться с заданной задержкой в несколько минут.

Как отслеживать запланированные письма?

Письма, запланированные к отправке позже, остаются в папке «Исходящие». Хотя это удобно, отсутствие явных индикаторов отложенной отправки может вызывать путаницу. В таком случае отличным решением станет добавление пользовательского столбца в папку «Исходящие», отображающего запланированное время отправки письма. Ниже — как это сделать в Outlook:

1. Откройте папку «Исходящие», щёлкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и в контекстном меню выберите «Выбор полей» (см. скриншот).
   
2. В окне «Выбор полей» в списке «Раскрывающийся список» выберите «Поля даты и времени», перетащите параметр «Отложить до» на панель столбцов и закройте окно. См. пример ниже:
   
3. Теперь дата и время запланированной отправки письма будут отображаться в папке «Исходящие», чтобы вы всегда могли легко проверить, когда каждое письмо будет отправлено.
   

Запланировать или отложить отправку письма в Outlook на веб-платформе

Если вы используете Outlook Online, ваши запланированные письма будут отправлены точно в указанную дату и время — независимо от того, открыто ли приложение. В этом разделе мы поделимся полезными советами и рекомендациями по планированию отправки писем в веб-версии Outlook.

Запланировать отправку письма с помощью функции «Запланированная отправка»

Outlook Online предлагает удобную функцию «Запланировать отправку», с помощью которой вы можете отправлять письма точно в нужное вам время. Выполните следующие действия:

Шаг 1: Войдите в Outlook для веб-версии

Перейдите на сайт Outlook и войдите с вашими учетными данными.

Шаг 2: Создайте новое письмо

1. Нажмите кнопку «Создать письмо», чтобы написать новое письмо (см. скриншот).
   
2. Затем укажите получателя и тему, а также при необходимости напишите текст письма — см. скриншот:
   

Шаг 3: Запланируйте отправку письма

1. Выберите «Запланировать отправку» в раскрывающемся списке рядом с кнопкой «Отправить» (см. скриншот).
   
2. В окне «Запланировать отправку» выберите одну из предложенных дат и времени или нажмите «Указать время», чтобы задать собственное. В этом примере я выбираю «Указать время» — см. скриншот:
   
3. В окне «Указать дату и время» задайте желаемые дату и время отправки письма, затем нажмите кнопку «Отправить» (см. скриншот).
   

Результат:

Теперь ваше запланированное письмо сохранено в папке «Черновики». Вы увидите четкое уведомление о том, что письмо запланировано к отправке, с указанием даты и времени. См. снимок экрана:

Пока письмо находится в папке «Черновики», вы можете редактировать или удалять его по мере необходимости.

Отменить отправку письма с помощью функции «Отмена отправки»

С каждым из нас такое бывало: вы нажимаете «Отправить» — и тут же замечаете ошибку: опечатку, забытое вложение или даже отправку не тому получателю. К счастью, Outlook Online предлагает удобное решение — функцию «Отменить отправку». Этот мощный инструмент может спасти ситуацию, позволив отозвать письмо сразу после отправки. Ниже — краткое руководство по использованию функции «Отменить отправку» в Outlook Online.

Шаг 1: Войдите в Outlook для веб-версии

Перейдите на сайт Outlookи войдите с вашими учетными данными.

Шаг 2: Включите опцию «Отменить отправку»

1. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу Outlook Online — см. скриншот:
   
2. В окне «Параметры» выполните следующие действия:
   1. Щелкните «Почта» на левой панели;
   2. Затем щелкните «Создание и ответ» на средней панели;
   3. Прокрутите вниз до раздела «Отмена отправки» и переместите ползунок вправо, чтобы задать интервал ожидания Outlook перед отправкой сообщения (максимум 10 секунд). Здесь я выбираю «10».
   4. Наконец, нажмите кнопку «Сохранить».
      
3. Затем закройте это окно.

Результат:

Теперь при отправке письма в Outlook Online кнопка «Отменить» будет отображаться 10 секунд — этого времени достаточно, чтобы предотвратить случайную отправку.

Запланировать или отложить отправку писем в Outlook для Mac

Если вы используете Outlook для Mac, вы можете напрямую воспользоваться функцией «Запланировать отправку», чтобы эффективно планировать отправку писем на будущее.

Шаг 1: Создайте Новое письмо

Откройте Outlook на Mac и нажмите «Новое письмо». Укажите адрес электронной почты получателя, тему и текст сообщения. См. снимок экрана:

Шаг 2: Запланируйте отправку письма

1. Нажмите раскрывающийся список рядом с кнопкой «Отправить» и выберите «Запланировать отправку» (см. скриншот).
   
2. В окне «Указать дату и время» задайте нужные дату и время отправки письма, затем нажмите кнопку «ОК» (см. скриншот).
   

Результат:

Теперь сообщение сохранится в папке «Черновики», и вы увидите чёткое уведомление о том, что письмо запланировано к отправке с указанием даты и времени. См. снимок экрана:

Пока письмо находится в папке «Черновики», вы можете при необходимости редактировать или удалять его.

Запланировать или отложить отправку писем в мобильном Outlook

В современных условиях мобильная версия Outlook стала незаменимым инструментом для многих. Благодаря функции «Запланировать отправку» она гарантирует, что ваши сообщения уйдут точно в нужное время — даже когда вы вне офиса. В этом разделе мы покажем, как отложить отправку писем в Outlook на устройствах Android или iOS.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook на устройстве Android или iOS

Результат:

Запланированное письмо будет храниться в папке «Исходящие» до наступления указанного времени отправки.

Пока письмо находится в папке «Исходящие», вы можете при необходимости отредактировать или удалить его.

Часто задаваемые вопросы

Связанные статьи: