Как добавить раскрывающийся список в шаблон письма и использовать его в Outlook?

При создании новых сообщений или ответов на них с использованием шаблона письма нам часто приходится менять несколько переменных в каждом письме. В таких случаях вставка раскрывающегося списка прямо в шаблон — отличное решение, которое значительно упрощает работу и экономит массу времени. В этом руководстве мы покажем простой способ добавить раскрывающийся список в шаблон письма и начать им пользоваться.

• Создайте текст с Раскрывающийся список в Word
• Сохраните текст с Раскрывающийся список как шаблон письма в Outlook и используйте его традиционным способом

---

Добавьте Раскрывающийся список в шаблон письма и используйте его традиционным способом

Создайте текст с Раскрывающийся список в Word

1. Чтобы отобразить вкладку «Разработчик» в Word, перейдите в «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту». В разделе «Настройка ленты» в группе «Основные вкладки» установите флажок рядом с пунктом «Разработчик». См. снимок экрана:

2. Откройте новый пустой документ и введите текст, который будет использоваться в шаблоне письма.

3. Выделите фрагмент, в который нужно вставить раскрывающееся меню. На вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» нажмите «Раскрывающийся список элемента управления содержимым».

4. Теперь, когда элемент управления добавлен, нажмите «Свойства» в группе «Элементы управления».

5. В окне «Свойства элемента управления содержимым» перейдите в раздел «Свойства раскрывающегося списка», нажмите «Выбрать элемент», а затем — кнопку «Удалить», чтобы удалить его.

6. Нажмите кнопку «Добавить» — откроется диалоговое окно «Добавить вариант». Введите предопределенное значение, которое будет отображаться в раскрывающемся списке.

7. Повторяйте шаг 6, пока не добавите все значения. Затем нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения. Теперь раскрывающийся список успешно создан в Word.

>>>

Сохраните текст с Раскрывающийся список как шаблон письма в Outlook и используйте его традиционным способом

1. В Outlook перейдите на вкладку «Создать» и в группе «Создать» нажмите «Новое письмо». Скопируйте текст из Word и вставьте его в тело письма. Убедитесь, что список в Outlook отображается и работает корректно.

2. Затем сохраните сообщение как шаблон письма: перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как».

3. Убедитесь, что в поле «Указать формат сохранения» выбран формат «Шаблон Outlook», и введите имя шаблона в поле «Имя файла».

√ Примечание: необходимо оставить папку назначения по умолчанию для сохранения шаблонов писем без изменений. Если вы измените путь к папке по умолчанию, Outlook не сможет найти шаблоны. Папка по умолчанию для сохранения шаблонов писем:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить текст с раскрывающимся списком в качестве шаблона письма.

5. Чтобы использовать сохранённый шаблон письма при создании нового сообщения, перейдите на вкладку «Главная», выберите «Создать элементы» > «Другие элементы» > «Выбрать форму».

6. В окне «Выбор формы» в поле «Обзор» выберите из выпадающего списка «Пользовательские шаблоны в файловой системе». Отобразятся все сохранённые шаблоны писем — просто выберите нужный и нажмите «Открыть».

7. Затем на основе выбранного шаблона будет создано новое сообщение. В теле письма вы можете щелкнуть раскрывающийся список, чтобы выбрать нужный элемент.

---

Создайте и используйте шаблон письма с Раскрывающийся список с помощью замечательного инструмента

Здесь я рекомендую полезную функцию — «Авто текст » из «Kutools для Outlook». Благодаря ей вы легко сохраните содержимое тела письма (включая раскрывающийся список) как запись автотекста и сможете использовать её всего несколькими щелчками мыши в будущем!

1. В Outlook перейдите на вкладку «Создать» и нажмите «Новое письмо» в группе «Создать». Скопируйте текст с раскрывающегося списка из Word и вставьте его в Outlook. Убедитесь, что список корректно работает в Outlook. Одновременно справа на странице появится панель Kutools.

√ Совет: если Панель Kutools не отображается, нажмите «Kutools»> «Панель»для её открытия.

2. Выделите нужный текст и нажмите кнопку ➕ в разделе «Авто текст».

3. В появившемся диалоговом окне «Новый авто текст» введите имя шаблона письма в поле «Имя». Выберите категорию из раскрывающегося списка «Категория» — по умолчанию выбрана «Стандартная категорияОбщие». При необходимости нажмите кнопку «Новая категория», чтобы создать дополнительные категории, затем — кнопку «Добавить».

4. Шаблон письма успешно сохранён как запись автотекста и отображается на вкладке «Автотекст» в панели Kutools.

5. Просто щёлкните по сохранённому шаблону на панели Kutools — и текст с раскрывающимся списком мгновенно вставится в тело письма. Всего один клик — и готово!

---

Связанные статьи