Создание, редактирование, использование и общий доступ к группе контактов в Outlook
Это руководство фокусируется на проблемах, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании группы контактов, ранее называемой "списком рассылки". В нем собраны наиболее распространенные и удобные решения. Пожалуйста, нажмите на перечисленные ниже решения, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.
Создание группы контактов в Outlook
- Создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги
- Создание группы контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
- Создание группы контактов для получателей или отправителей в вашем почтовом ящике
Редактирование группы контактов в Outlook
- Добавление или удаление участников из группы контактов
- Разделение группы контактов в Outlook
- Разделение группы контактов и добавление её участников как контактов в Outlook
- Объединение групп контактов в одну в Outlook
Отправка электронного письма группе контактов в Outlook
Общий доступ и сохранение группы контактов в Outlook
Создание группы контактов в Outlook
Вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам нужно отправить массовую рассылку членам компании или рабочей группы по деловым причинам. Или, возможно, вы хотите отправить праздничную открытку всем своим родственникам и друзьям. В таких случаях создание группы контактов сэкономит много времени на отправку писем по одному. Здесь наша команда ExtendOffice перечислила методы создания групп контактов из ваших контактов Outlook, адресной книги, а также данных из Excel, Word или текстового формата, и создания групп для отправителей или получателей в ваших почтовых ящиках в Outlook.
Создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги
1. Нажмите Люди или Контакты на панели навигации в вашем Outlook.
2. На вкладке Главная нажмите Новая группа контактов в группе Создать.
3. В окне Группа контактов укажите имя группы контактов в поле Имя.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook или Из адресной книги в раскрывающемся списке в зависимости от ваших потребностей. (Если вы хотите добавить только один контакт прямо сейчас, и его нет в ваших контактах Outlook или адресной книге, выберите Новый контакт электронной почты.)
5. В диалоговом окне Выбор участников для выбора нескольких несмежных контактов удерживайте клавишу Ctrl и затем щелкните контакты по одному; для выбора нескольких смежных контактов щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.
6. Нажмите кнопку Участники в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в поле Участники, а затем нажмите ОК.
7. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.
Создание группы контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
Допустим, вы получили список адресов электронной почты в таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить эти адреса в группу контактов в вашем Outlook, выполните следующие действия:
1. Нажмите Люди или Контакты на панели навигации в вашем Outlook.
2. На вкладке Главная нажмите Новая группа контактов в группе Создать.
3. В окне Группа контактов укажите имя группы контактов в поле Имя.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.
5. Скопируйте данные из вашей таблицы Excel или документа Word.
6. В диалоговом окне Выбор участников вставьте данные в поле Участники, а затем нажмите ОК.
7. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: Каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или абзацем (одно имя и адрес на строку). Если имени нет, адрес будет использоваться как отображаемое имя в группе контактов.
Создание группы контактов для получателей или отправителей в вашем почтовом ящике
Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей одного или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать функцию Добавить в группу Kutools для Outlook, удобное дополнение для Outlook, разработанное нашей командой. Оно быстро создаст группу контактов в соответствии с вашими потребностями.
1. Выберите письмо(а) с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.
2. Перейдите на вкладку Kutools Plus, в группе Контакты нажмите Добавить в группу.
3. В диалоговом окне Добавление получателей в группы контактов выберите Все, Все отправители или Все получатели в раскрывающемся списке Область. Флажки рядом с адресами электронной почты, соответствующими условию, будут установлены.
4. С правой стороны диалогового окна выберите группу контактов, куда вы хотите добавить адреса; или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая группа контактов, затем установите флажок рядом с ней. Нажмите ОК.
Если у вас не установлено наше дополнение для Outlook, нажмите здесь для загрузки. Или вы можете использовать более громоздкий способ: скопируйте адреса отправителей или получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, затем вставьте их в поле Участники в диалоговом окне Выбор участников. Для получения более подробной информации обратитесь к шагам 4-7 создания группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.
Редактирование группы контактов в Outlook
Бывают моменты, когда нам нужно редактировать наши группы контактов: происходят изменения в составе сотрудников вашей компании, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; участники в группе контактов несколько перемешаны, и вы хотите разделить группу на две или более групп; два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две группы контактов…
Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:
Если вы находитесь в представлении Почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Поиск под вкладкой Главная, а затем найдите группу в появившемся диалоговом окне; если вы переключились на представление Люди или Контакты на панели навигации в вашем Outlook, вы можете найти группу в списке ваших контактов, введя её имя в поле поиска над списком.
После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните по её имени, чтобы открыть окно Группа контактов. Теперь найдите перечисленные ниже методы, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.
Добавление или удаление участников из группы контактов
• Чтобы добавить участников в группу контактов, обратитесь к шагам 4-7 создания группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.
• Чтобы удалить участников из группы контактов, сначала выберите участников в открытом окне Группа контактов, затем нажмите функцию Удалить участника в группе Участники. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.
Разделение группы контактов в Outlook
Здесь мы перечислили два способа разделения группы контактов в Outlook: один с использованием собственной функции, другой с использованием функции Разделить на группы контактов Kutools для Outlook.
• Разделение группы контактов в Outlook путем копирования и удаления
Допустим, вам нужно разделить группу контактов на две части. Пожалуйста, следуйте приведенным ниже шагам:
1. На странице Люди или Контакты найдите группу контактов, которую вы хотите отредактировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и немного перетащите её вверх или вниз, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, нажмите Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.
 | >>> |  |
3. Дважды щелкните, чтобы открыть обе группы, измените имена групп по необходимости, например, ExtendOffice1 и ExtendOffice2. Затем удалите, скажем, имя 8-15 в ExtendOffice1 и имя 1-7 в ExtendOffice2.
4. На данный момент у вас будет две новые меньшие группы контактов, нажмите Сохранить и закрыть.
• Легкое разделение группы контактов в Outlook с помощью удивительного инструмента
Или, если вы установили Kutools для Outlook на свой компьютер, чтобы разделить группу контактов, пожалуйста, следуйте приведенным ниже шагам:
1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice test 1 в качестве примера).
2. Перейдите на вкладку Kutools Plus, найдите Группа контактов на ленте Контакты, выберите Разделить на группы контактов в раскрывающемся списке.
3. В окне Разделить на группы контактов установите флажки рядом с участниками группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ок.
4. Укажите имя новой группы в появившемся диалоговом окне, нажмите ОК.
5. Две разделенные группы контактов затем появятся в списке Контактов, откройте группы, чтобы просмотреть их участников.
Разделение группы контактов и добавление её участников как контактов в Outlook
Чтобы разделить или, другими словами, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти на страницу Люди или Контакты и щелкнуть правой кнопкой мыши на группе, которую вы хотите удалить, и нажать Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите одновременно добавить всех её участников как отдельные контакты Outlook, пожалуйста, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:
• Разделение группы контактов с использованием встроенной функции Outlook
1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в вашем списке Контактов.
2. Дважды щелкните на участнике, которого вы хотите добавить в ваш список Контактов.
3. Нажмите кнопку с тремя точками, чтобы просмотреть больше опций, а затем нажмите Добавить в контакты Outlook.
4. В появившемся окне Контакт вы можете добавить дополнительную информацию, если необходимо, затем нажмите Сохранить и закрыть.
5. Повторите шаги 2-4, чтобы добавить всех участников.
6. Теперь вернитесь к представлению Люди или Контакты, чтобы удалить группу контактов.
Этот метод подходит для групп, содержащих только несколько участников. Если группа содержит большое количество участников, этот метод займет слишком много времени. В этом случае, пожалуйста, проверьте функцию Разделить Kutools для Outlook ниже.
• Легкое разделение группы контактов с помощью Kutools для Outlook
1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разделить.
2. Перейдите на вкладку Kutools Plus, нажмите Группа контактов > Разделить.
3. В окне Разделить нажмите Все, чтобы установить все флажки, затем нажмите Ок.
4. Появится диалоговое окно с вопросом Хотите ли вы разделить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.
5. Все её участники теперь добавлены в ваш список Контактов, и группа контактов удаляется одновременно.
√ Примечание: Если вы хотите добавить только некоторых из её участников в ваш список Контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ок, чтобы добавить их в список, удалив их из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не отметили, останется существовать.
Объединение групп контактов в одну в Outlook
Чтобы объединить две или более группы контактов в одну новую группу, пожалуйста, следуйте приведенным ниже шагам:
1. Создайте новую группу контактов. (Следуйте шагам 1-3 создания группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.)
2. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.
3. В диалоговом окне Выбор участников выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.
4. Нажмите Участники в нижнем левом углу диалогового окна, а затем нажмите ОК.
5. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: Метод выше очень прост и быстр. Однако группа, созданная таким образом, похожа на большую группу, содержащую несколько маленьких, она не так удобна, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую маленькую группу, чтобы редактировать. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только участников групп в одну группу, пожалуйста, проверьте Как объединить или комбинировать списки рассылки в Outlook?
Отправка электронного письма группе контактов в Outlook
Чтобы отправить электронное письмо одной или нескольким группам контактов в Outlook, пожалуйста, следуйте приведенным ниже шагам:
1. В представлении Почта нажмите Новое письмо, чтобы начать новое сообщение.
2. В поле Кому... введите имя группы контактов. Outlook покажет потенциальные совпадения из вашего списка Контактов, как показано на картинке ниже. Если вы не хотите, чтобы получатели видели друг друга, введите имя группы в поле Скрытая копия... (если поле не отображается в окне сообщения, перейдите на вкладку Параметры, и затем нажмите Скрытая копия в группе Показать поля).
Если вы не помните имя группы, вы можете нажать Кому..., чтобы открыть окно Выбрать имена для просмотра всех ваших контактов в списке Контактов. Выберите группы, которым вы хотите отправить сообщение, затем нажмите Кому, Копия или Скрытая копия по мере необходимости. Имена групп будут отображаться в соответствующем поле. (Я нажал Кому в качестве примера здесь.) Затем нажмите ОК.
3. Введите тему и текст вашего электронного письма. Нажмите Отправить после завершения набора текста.
Общий доступ и сохранение группы контактов в Outlook
Возможно, вам нужно отправить рабочую группу контактов новому сотруднику или поделиться интересной группой с друзьями; вы также можете получить группу контактов, предоставленную другими. В этой части мы поговорим о том, как поделиться группой контактов и как сохранить группу контактов, отправленную другими в Outlook.
Общий доступ к группе контактов в Outlook
• Вы можете включить группу в электронное письмо и отправить её другим:
1. В представлении Почта нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение. Появится окно Сообщение. Измените размер окна, переместите его рядом с вашим окном Outlook, чтобы оба окна были видны одновременно.
2. Нажмите Люди или Контакты на панели навигации в окне Outlook.
3. Найдите группу контактов, которую вы хотите поделиться, и перетащите её в тело сообщения как вложение в окне Сообщение.
4. Заполните информацию в окне Сообщение по мере необходимости, затем нажмите Отправить, чтобы поделиться группой контактов.
• Вы также можете вставить группу контактов как вложение вместо перетаскивания её в тело сообщения:
1. В представлении Почта нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение.
2. Перейдите на вкладку Вставка в появившемся окне Сообщение, найдите группу Включить, нажмите Элемент Outlook.
3. В диалоговом окне Вставить элемент выберите папку Контакты под определенным почтовым ящиком, чтобы вывести все контакты и группы контактов в поле Элементы. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать ОК, чтобы вставить её как вложение.
4. Заполните информацию в окне Сообщение по мере необходимости, затем нажмите Отправить, чтобы поделиться группой контактов.
Сохранение группы контактов в Outlook
Чтобы сохранить группу контактов, предоставленную другими в электронном письме:
1. Откройте сообщение, которое включает вложение группы контактов.
2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его на Люди или Контакты.
Это самый простой подход, вы можете нажать Люди или Контакты, чтобы проверить недавно сохраненную группу.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Выпущена бесплатная версия Kutools для Outlook!
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с более чем100 потрясающими функциями! Нажмите, чтобы скачать сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку Email / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке письма / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматически добавить приветствие / Автоматическое разделение Email с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические Email по теме и другим признакам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и современных Эмодзи / Напоминания о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия в один клик: Ответить всем с вложениями / Антифишинг Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных Email / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
Используйте Kutools на вашем любимом языке – поддерживается английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более40 других языков!
