Создание, редактирование, использование и совместное использование Группа контактов в Outlook

В этом руководстве рассматриваются проблемы, которые могут возникнуть в Outlook при использовании Группы контактов (ранее называвшейся «список рассылки»). Здесь представлены самые распространённые и удобные решения. Нажмите на любое из приведённых ниже решений, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.

Создать Группа контактов в Outlook

• Создать Группа контактов из контактов Outlook или Адресная книга
• Создать Группа контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
• Создать Группа контактов для получателей или отправителей в вашем почтовом ящике

Редактировать Группа контактов в Outlook

• Добавить или удалить участников из Группа контактов
• Разделить Группа контактов в Outlook
  • Разделите Группа контактов в Outlook путём копирования и удаления
  • Легко разделите Группа контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
• Разбить Группа контактов и добавить её участников как контакты в Outlook
  • Разбейте Группа контактов с помощью встроенной функции Outlook
  • Легко разбейте Группа контактов с помощью Kutools для Outlook
• Объединить Группа контактов в один элемент в Outlook

Отправить сообщение электронной почты в Группа контактов в Outlook

Поделиться и сохранить Группа контактов в Outlook

• Поделиться Группа контактов в Outlook
• Сохранить Группа контактов в Outlook

---

Создать Группа контактов в Outlook

Возможно, вам понадобится отправить массовое письмо сотрудникам компании или рабочей группе по деловым причинам — или, например, праздничную открытку всем родным и друзьям. В таких случаях создание группы контактов поможет существенно сэкономить время, избавив от необходимости рассылать письма по одному. Команда ExtendOffice собрала проверенные методы создания групп контактов на основе ваших данных из Outlook, Адресной книги, а также из файлов Excel, Word или текстовых документов, и подсказала, как быстро формировать группы отправителей или получателей прямо в почтовых ящиках Outlook.

Создать Группа контактов из контактов Outlook или Адресная книга

1. Нажмите Люди или Контакты на панели навигации в Outlook.

2. На вкладке Главная нажмите Новая группа контактов в группе Создать.

3. В окне Группа контактов укажите имя для группы контактов в поле Имя.

4. В группе Участникинажмите Добавить участникови выберите в раскрывающемся списке Из контактов Outlookили Добавить из адресной книги—в зависимости от ваших потребностей. (Если вы хотите добавить только один контакт, которого нет ни в ваших контактах Outlook, ни в адресной книге, выберите)Почта Контакт.)

5. В диалоговом окне Выбрать участников, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте клавишу Ctrl и последовательно щёлкайте по нужным контактам; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щёлкните по первому контакту, затем удерживайте Shift и выберите последнюю ячейку.

6. Нажмите кнопку Участники в левом нижнем углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в поле Участники, а затем нажмите ОК.

7. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.

---

Создать Группа контактов из данных в Excel, Word или других приложениях

Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или другом приложении, как показано выше. Чтобы массово добавить эти адреса в группу контактов Outlook, выполните следующие действия:

1. Щёлкните Люди или Контакты на панели навигации в Outlook.

2. На вкладке Главная щёлкните Новая группа контактов в группе Создать.

3. В окне Группа контактов укажите имя группы контактов в поле Имя.

4. В группе Участникинажмите Добавить участникови выберите Из контактов Outlook.

5. Скопируйте данные из своей электронной таблицы Excel или документа Word.

6. В диалоговом окне Выборучастников вставьте данные в поле Участники, затем нажмите ОК.

7. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: Каждый адрес электронной почты должен быть отделён точкой с запятой или знаком абзаца (по одному имени и адресу на строку). Если имя не указано, в группе контактов будет отображаться сам адрес.

---

Создайте Группа контактов для получателей или отправителей в вашем почтовом ящике

Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей одного или нескольких писем в группу контактов или сгруппировать отдельных отправителей и получателей из своего почтового ящика, воспользуйтесь функцией Добавить в группу из Kutools для Outlook — удобной надстройки для Outlook, разработанной нашей командой. Она быстро создаст группу контактов в соответствии с вашими потребностями.

1. Выберите письмо (или несколько писем) с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.

2. Перейдите на вкладку KUTOOLS PLUS, в группе Контакт нажмите Добавить в группу.

3. В диалоговом окне Добавление получателей в Группа контактов выберите Все, Все отправители или Все получатели в разделе Область раскрывающегося списка. Флажки рядом с адресами электронной почты, соответствующими условию, будут установлены.

4. В правой части диалогового окна выберите группу контактов, в которую хотите добавить адреса, или создайте новую группу контактов, нажав Новая группа контактов, а затем установите флажок рядом с ней. Нажмите ОК.

Если у вас не установлена наша надстройка для Outlook, нажмите здесь, чтобы загрузить её. Либо вы можете воспользоваться более громоздким способом: скопируйте адреса отправителей или получателей, которых хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в поле Участники в диалоговом окне Выбор участников. Подробнее см. шаги 4–7 в разделе создание группы контактов из контактов Outlook или Адресной книги.

---

Редактирование Группа контактов в Outlook

Иногда возникает необходимость отредактировать наши Группа контактов: в компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому требуется добавить или удалить некоторых участников; участники в Группа контактов перемешаны, и вы хотите разделить группу на две или более; два отдела объединились, и вам нужно объединить два Группа контактов……

Прежде чем приступить, необходимо найти, где хранятся группы:

Если вы находитесь в представлении Почта, щёлкните Адресная книга в группе Найти на вкладке Главная, затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне. Если же вы переключились в представление Люди или Контакты на панели навигации Outlook, просто введите имя группы в поле поиска над списком — и она тут же появится в списке контактов.

После того как вы найдёте группу контактов, дважды щёлкните её имя, чтобы открыть окно Группа контактов. Теперь ознакомьтесь с приведёнными ниже методами и выберите тот, который соответствует вашим задачам.

---

Добавление или удаление участников из Группа контактов

• Чтобы добавить участников в группу контактов, см. шаги 4–7 в разделе создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.

• Чтобы удалить участников из группы контактов, сначала выберите их в открытом окне Группа контактов, затем нажмите функцию Удалить участника в группе Участники. После этого нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.

---

Разделение Группа контактов в Outlook

Здесь мы предлагаем два способа разделения Группы контактов в Outlook: один с использованием встроенных возможностей программы, другой — с помощью функции Разделить на Группу контактов из Kutools для Outlook.

• Разделите Группа контактов в Outlook путём копирования и удаления

Допустим, вам нужно разделить Группа контактов на две части. Следуйте приведённым ниже шагам:

1. На странице Люди или Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.

2. Щёлкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) по группе и немного перетащите её вверх или вниз, затем отпустите кнопку — появится короткое всплывающее меню, как показано на снимке экрана ниже; нажмите Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.

>>>

3. Дважды щёлкните, чтобы открыть обе группы, измените их имена по своему усмотрению, например, ExtendOffice1 и ExtendOffice2. Затем удалите, допустим, имя 8-15 из ExtendOffice1 и имя 1-7 из ExtendOffice2.

4. Теперь у вас есть две новые, меньшие группы контактов; нажмите Сохранить и закрыть.

• Легко разделите Группа контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента

Или, если вы установили нашу Kutools для Outlookна свой компьютер, чтобы разделить Группа контактов, следуйте приведённым ниже шагам:

1. Выберите Группа контактов, которую вы хотите разделить (в данном примере выбрана группа с именем ExtendOffice test 1).

2. Перейдите на вкладку KUTOOLS PLUS, найдите группу Контакт в разделе ленты Контакт и выберите Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.

3. В окне Разделить на Группа контактов установите флажки рядом с участниками группы, которых необходимо переместить в новую группу контактов, затем нажмите ОК.

4. Укажите имя для новой группы в появившемся диалоговом окне и нажмите ОК.

5. Две разделённые Группа контактов появятся в списке контактов. Вы можете открыть группы, чтобы просмотреть их участников.

---

Разобрать группу и добавить её участников как контакты в Outlook

Чтобы разобрать, то есть удалить группу в Outlook, перейдите на страницу Люди или Контакты, щёлкните правой кнопкой мыши по нужной группе и выберите команду Удалить в контекстном меню. Однако если вы хотите одновременно добавить всех её участников как отдельные контакты Outlook, воспользуйтесь двумя методами, приведёнными ниже:

• Разобрать группу с помощью встроенной функции Outlook

1. Дважды щёлкните, чтобы открыть Группа контактов в списке контактов.

2. Дважды щёлкните по участнику, которого хотите добавить в список контактов.

3. Нажмите кнопку с тремя точками, чтобы увидеть дополнительные параметры, затем выберите Добавить в контакты Outlook.

4. В появившемся окне Контакт при необходимости добавьте дополнительную информацию, затем нажмите Сохранить и закрыть.

5. Повторите шаги 2-4, чтобы добавить всех участников.

6. Теперь вернитесь к представлению Люди или Контакты, чтобы удалить группу контактов.

Этот способ подходит для групп, включающих всего несколько участников. Если же группа насчитывает большое количество участников, такой метод займёт слишком много времени. В этом случае воспользуйтесь функцией Разобрать из Kutools для Outlook, описанной ниже.

• Легко разобрать группу с помощью Kutools для Outlook

1. Выберите группу Группа контактов, которую необходимо разобрать.

2. Перейдите на вкладку KUTOOLS PLUS, нажмите Группа контактов > Разобрать.

3. В окне Разобрать нажмите Все, чтобы установить все флажки, затем нажмите ОК.

4. Появится диалоговое окно с вопросом: Вы хотите разбить текущую группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.

5. Все участники теперь добавлены в список контактов, а сама Группа контактов удалена одновременно.

√ Примечание. Если вы хотите добавить в список контактов только отдельных участников, установите флажки рядом с нужными и нажмите ОК, чтобы добавить их в список и одновременно удалить из группы. Группа с участниками, у которых флажки не установлены, останется без изменений.

Нажмите, чтобы скачать бесплатную версию Kutools для Outlook.

---

Объединить несколько групп в одну в Outlook

Чтобы объединить две или более групп Группа контактов в одну Новая группа, выполните следующие действия:

1. Создайте новую группу «Новая группа контактов». (Следуйте инструкциям 1–3 из раздела)создания группы «Группа контактов» из контактов Outlook или Адресной книги.)

2. Нажмите Добавить участников в разделе Участники и выберите Из контактов Outlook.

3. В диалоговом окне Выбор участников выберите группы «Группа контактов», которые требуется объединить.

4. Нажмите кнопку Участники в левом нижнем углу диалогового окна, затем нажмите ОК.

5. В окне Группа контактов нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание. Описанный выше метод очень прост и быстр. Однако созданная таким образом группа на самом деле представляет собой крупную группу, состоящую из нескольких мелких — это неудобно при редактировании участников: придётся открывать каждую мелкую группу отдельно. Чтобы объединить несколько групп «Группа контактов» и добавить в одну группу только их участников, ознакомьтесь с руководством Как объединить или совместить списки рассылки в Outlook?

---

Отправить электронное письмо группе в Outlook

Чтобы отправить электронное письмо одной или нескольким группам в Outlook, выполните следующие действия:

1. В представлении «Почта» нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение.

2. В поле Кому… введите название группы «Группа контактов». Outlook покажет возможные совпадения из вашего списка контактов, как показано на рисунке ниже. Если вы не хотите, чтобы получатели видели друг друга, введите название группы в поле Скрытая копия…. (Если это поле не отображается в окне сообщения, перейдите на вкладку)Параметры и нажмите Скрытая копия в группе Показать поля.)

Если вы не помните название группы, нажмите Кому…, чтобы открыть окно Выбор имен и просмотреть все контакты из списка. Выберите группы, которым нужно отправить сообщение, затем нажмите Кому, Копия или Скрытая копия— в зависимости от того, что требуется. Названия групп появятся в соответствующем поле. (В качестве примера здесь я нажал)Кому.) Затем нажмите ОК.

3. Укажите тему и текст сообщения, а затем нажмите Отправить.

---

Поделиться группой и сохранить полученную группу в Outlook

Возможно, вам понадобится отправить рабочую группу «Группа контактов» новому сотруднику или поделиться группой по интересам с друзьями — а также получить группу «Группа контактов», которой поделились другие. В этом разделе мы расскажем, как поделиться группой «Группа контактов» и как сохранить полученную группу в Outlook.

Поделиться группой в Outlook

• Вы можете включить группу в электронное письмо и отправить её другим:

1. В представлении «Почта» нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение. Откроется окно Сообщение. Измените его размер и переместите рядом с окном Outlook, чтобы оба окна были видны одновременно.

2. Нажмите Люди или Контакты на панели навигации в окне Outlook.

3. Найдите группу «Группа контактов», которой хотите поделиться, и перетащите её в текст сообщения как вложение в окне Сообщение.

4. Заполните необходимую информацию в окне Сообщение, затем нажмите Отправить, чтобы поделиться группой контактов.

• Также можно вставить группу Группа контактов как вложение, не перетаскивая её в текст сообщения:

1. В Почте выберите вид и нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение.

2. Перейдите на вкладку Вставка во всплывающем окне Сообщение, найдите группу Включить и нажмите Элемент Outlook.

3. В диалоговом окне Вставить элемент выберите папку «Контакты» в нужном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в поле Элементы. Теперь вы можете найти и выбрать нужную группу контактов, а затем нажать ОК, чтобы вставить её как вложение.

4. Заполните необходимую информацию в окне Сообщение, затем нажмите Отправить, чтобы поделиться группой контактов.

Сохранить Группа контактов в Outlook

Чтобы сохранить Группа контактов, отправленный другими пользователями в сообщении электронной почты:

1. Откройте сообщение, содержащее вложение Группа контактов.

2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его на элементе Люди или Контакты.

Это самый простой способ. Просто нажмите Люди или Контакты, чтобы просмотреть недавно сохранённую группу.