Создание, редактирование, использование и совместное использование группы контактов в Outlook

В учебном пособии рассматриваются проблемы, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании контактной группы, ранее называвшейся «списком рассылки». В нем обобщены наиболее распространенные и удобные решения. Щелкните решения, перечисленные ниже, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.

Создать группу контактов в Outlook

• Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
• Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
• Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Редактировать группу контактов в Outlook

• Добавление или удаление участников из контактной группы
• Разделить группу контактов в Outlook
  • Вылил контактную группу в аутлуке копированием и удалением
  • Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
• Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook
  • Разделите группу контактов с помощью встроенной функции Outlook
  • Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook
• Объединение групп контактов в одну в Outlook

Отправить электронное письмо контактной группе в Outlook

Поделиться и сохранить группу контактов в Outlook

• Поделиться группой контактов в Outlook
• Сохранить группу контактов в Outlook

---

Создать группу контактов в Outlook

Вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам нужно отправить массовое электронное письмо членам компании или рабочей группы по деловым причинам. Или вам может потребоваться отправить праздничную открытку всем членам вашей семьи и вашим друзьям. В таких случаях создание группы контактов сэкономит массу времени, отправляя электронные письма одно за другим. Здесь наши ExtendOffice команда перечислила методы для создания групп контактов из ваших контактов Outlook, адресной книги и данных в Excel, в текстовой или текстовой форме, а также для создания групп для отправителей или получателей в ваших почтовых ящиках в Outlook.

Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новые.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook or Из адресной книги в раскрывающемся списке в соответствии с вашими потребностями. (Если вы хотите добавить только один контакт в данный момент и которого нет в ваших контактах или адресной книге Outlook, выберите Новый адрес электронной почты.)

5. в Выберите участников диалоговом окне, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте Ctrl нажмите клавишу, а затем щелкните контакты один за другим; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.

6. Нажмите Участники кнопку в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

---

Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях

Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить адреса в группу контактов в Outlook, сделайте следующее:

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новые.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

5. Скопируйте данные в электронную таблицу Excel или документ Word.

6. в Выберите Участники диалоговом окне вставьте данные в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или знаком абзаца (одно имя и адрес в каждой строке). Если имя отсутствует, адрес будет использоваться для отображаемого имени в группе контактов.

---

Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей письма или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать Добавить в группу featurе из Kutools for Outlook, удобная надстройка для Outlook, разработанная нашей командой. Он быстро создаст контактную группу в соответствии с вашими потребностями.

1. Выберите письма с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.

2. К Кутулс Плюс в Контакты группу, нажмите Добавить в группу.

3. в Добавить получателей в группы контактов диалоговое окно, выберите Все, Все отправителиили Все получатели на Объем выпадающий список. Будут отмечены флажки рядом с адресами электронной почты, отвечающими этому условию.

4. В правой части диалогового окна выберите группы контактов, в которые вы хотите добавить адреса; Или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая контактная группа, затем установите флажок рядом с ним. Нажмите OK.

Если у вас не установлена ​​надстройка Outlook, Нажмите здесь, чтобы скачать. Или вы можете использовать более неуклюжий способ: скопируйте адреса отправителей получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в Участники поле в Выберите участников чат. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к 4-7 шагам создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.

---

Редактировать группу контактов в Outlook

Бывают случаи, когда нам нужно отредактировать наши контактные группы: в вашей компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; Члены контактной группы как бы смешаны, поэтому вы хотите разбить группу на две или более группы; Два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две контактные группы ……

Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:

Если ты видишь Почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Найдите под вкладкой Главная, а затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне; Если вы перешли на Люди or Контакты на панели навигации в Outlook, вы можете найти группу в списке контактов, набрав ее имя в поле поиска над списком.

После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните ее имя, чтобы открыть Контактная группа окно. Теперь найдите методы, перечисленные ниже, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.

---

Добавление или удаление участников из контактной группы

• Чтобы добавить участников в контактную группу, см. 4–7 этапы создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.

• Чтобы удалить участников из контактной группы, выберите участников в открытом Контактная группа сначала окно, затем щелкните Удалить участника особенность в группе Участники. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.

---

Разделить группу контактов в Outlook

Здесь мы перечислили два способа разделить группу контактов в Outlook: один - с собственной функцией, другой - с помощью Разделить на группу контактов особенность Kutools for Outlook.

• Вылил контактную группу в Outlook путем копирования и удаления

Допустим, вам нужно разделить контактную группу на две. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

1. На Люди or Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.

2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и перетащите ее немного выше или ниже, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, щелкните Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.

>>>

3. Дважды щелкните, чтобы открыть обе группы, измените названия групп по своему усмотрению, например, ExtendOffice1 и ExtendOffice2. Затем удалите, скажем, имя 8-15 в ExtendOffice1 и назовите 1-7 в ExtendOffice2.

4. К настоящему времени у вас будут две новые группы контактов меньшего размера, щелкните Сохранить и закрыть.

• Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента.

Или если вы установили наши Kutools for Outlook на вашем компьютере, чтобы разделить группу контактов, выполните следующие действия:

1. Выберите группу контактов, которую хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice тест 1 например).

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, найти Контакты группа в ленте Контакты, наведите на Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.

3. в Разделить на группу контактов в окне установите флажки рядом с членами группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ok.

4. Назовите новую группу во всплывающем диалоговом окне, щелкните OK.

5. Две разделенные группы контактов появятся в списке контактов. Вы можете свободно открывать группы для просмотра их участников.

---

Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook

Чтобы разбить или, как мы говорим, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти к Люди or Контакты страницу и щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите удалить, и щелкните Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите добавить всех его участников в качестве отдельных контактов Outlook одновременно, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:

• Разбейте контактную группу с помощью встроенной функции Outlook.

1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в списке контактов.

2. Дважды щелкните участника, которого хотите добавить в список контактов.

3. Нажмите кнопку с тремя точками, чтобы просмотреть дополнительные параметры, а затем нажмите Добавить в Outlook Контакты.

4. Во всплывающем окне Контакты в окне вы можете добавить дополнительную информацию, если вам нужно, затем нажмите Сохранить и закрыть.

5. Повторите шаги 2–4, чтобы добавить всех участников.

6. Вернитесь к Люди or Контакты view, чтобы удалить группу контактов.

Метод подходит для групп, состоящих всего из нескольких членов. Если группа состоит из большого количества участников, метод будет тратить слишком много времени. В этом случае проверьте Ломать функция Kutools for Outlook ниже.

• Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook.

1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разбить.

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, нажмите Контакты группы > Ломать.

3. в Ломать окна, нажмите Все чтобы установить все флажки, затем нажмите Ok.

4. Появится диалоговое окно с запросом Вы хотите разбить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.

5. Все ее участники теперь добавлены в ваш список контактов, и группа контактов одновременно удаляется.

√ Примечание: если вы хотите добавить только некоторых из его участников в свой список контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ok чтобы добавить их в список при удалении из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не проверили, все равно будет существовать.

Нажмите, чтобы загрузить Kutools for Outlook, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию.

---

Объединение групп контактов в одну в Outlook

Для объединения двух или более групп контактов в одну новую группу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

1. Создайте новую группу контактов. (Выполните шаги 1-3 из создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.)

2. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

3. в Выберите участников В диалоговом окне выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.

4. Нажмите Участники в нижнем левом углу диалогового окна, а затем щелкните OK.

5. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: описанный выше метод очень простой и быстрый. Однако группа, которую вы создали таким образом, похожа на большую группу, состоящую из нескольких маленьких, это не так удобно, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую небольшую группу для редактирования. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только членов группы в одну группу. пожалуйста, проверьте Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?

---

Отправить электронное письмо контактной группе в Outlook

Чтобы отправить электронное письмо одной или нескольким группам контактов в Outlook, выполните следующие действия:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail чтобы начать новое сообщение.

2. в Для ... в поле введите имя контактной группы. Outlook покажет потенциальные совпадения из вашего списка контактов, как показано на рисунке ниже. Если вы не хотите, чтобы получатели видели друг друга, введите название группы в поле Скрытая копия ... поле. (Если поле не отображается в окне сообщения, перейдите к Опции Вкладка, а затем нажмите кнопку Bcc в группе Показать поля.)

Если вы не помните название группы, вы можете нажать Для ... для открытия Выберите имена окно для просмотра всех ваших контактов в списке контактов. Выберите группы, которым вы хотите отправить сообщение, затем нажмите к, Ccили Bcc как вам нужно. Имена групп отобразятся в соответствующем поле. (Я нажал к в качестве примера.) Затем нажмите OK.

3. Введите тему и текст сообщения электронной почты. Нажмите Отправить после того, как вы закончите печатать.

---

Поделиться и сохранить группу контактов в Outlook

Возможно, вам потребуется отправить группу контактов по работе новому сотруднику или поделиться группой по интересам с друзьями; вы также можете получить контактную группу, которой поделились другие. В этой части мы поговорим о том, как предоставить общий доступ к группе контактов и как сохранить группу контактов, отправленную другими пользователями в Outlook.

Поделиться группой контактов в Outlook

• Вы можете включить группу в сообщение электронной почты и отправить его другим:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail для создания нового сообщения. А Сообщение появится всплывающее окно. Отрегулируйте размер окна, переместите его рядом с окном Outlook, чтобы оба окна были видны одновременно.

2. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в окне Outlook.

3. Найдите группу контактов, которой вы хотите поделиться, и перетащите ее в тело сообщения как вложение в Сообщение окно.

4. Заполните информацию в Сообщение окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

• Вы также можете вставить группу контактов как вложение вместо того, чтобы перетаскивать ее в тело сообщения:

1. в Почта просмотр, нажмите Новый E-mail для создания нового сообщения.

2. Перейдите на вкладку Вставить во всплывающем окне Сообщение окно, найдите Включают группу, нажмите Элемент Outlook.

3. в Вставить элемент в диалоговом окне выберите папку «Контакты» в определенном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в этом почтовом ящике. пункты коробка. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать OK чтобы вставить его как вложение.

4. Заполните информацию в Сообщение окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

Сохранить группу контактов в Outlook

Чтобы сохранить группу контактов, которой поделились другие пользователи, в сообщении электронной почты:

1. Откройте сообщение, содержащее вложение контактной группы.

2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его. Люди or Контакты.

Это самый простой подход, вы можете нажать Люди or Контакты чтобы проверить только что сохраненную группу.