Как настроить автоматическую отправку себе копии всех писем в Outlook?

Мы можем создать быстрое действие для автоматического добавления себя в копию при ответе на письма в Outlook. Выполните следующие действия:

1. Нажмите Главная > Создать новое в группе Быстрые действия. См. снимок экрана:

2. В открывшемся диалоговом окне «Изменение быстрого действия» введите имя нового быстрого действия в поле Имя, затем выберите Ответ из раскрывающегося списка Выберите действие. См. снимок экрана:

3. Нажмите ссылку Показать параметры, чтобы развернуть дополнительные настройки, затем — ссылку Добавить копию (Cc), чтобы отобразить поле Кому, и введите свой адрес электронной почты в это поле. См. снимок экрана:

4. Нажмите кнопку Готово.
Теперь новое быстрое действие создано и добавлено в блок «Быстрые действия». См. снимок экрана:

Выберите письмо, на которое собираетесь ответить, и нажмите созданное быстрое действие в блоке Быстрые действия — откроется окно ответа с автоматическим добавлением вас в поле копии (Cc).

1. Запустите Outlook и убедитесь, что вы находитесь в папке Почта. Затем нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями. См. снимок экрана:

2. В открывшемся диалоговом окне Правила и оповещения нажмите кнопку Новое правило на вкладке Правила для электронной почты. См. снимок экрана выше:

3. В диалоговом окне Мастер правил выберите параметр Применять правило к отправляемым сообщениям, затем нажмите кнопку Далее. См. снимок экрана ниже:

4. Далее настройте следующим образом:
(1) установите флажок через указанный аккаунт;
(2) нажмите ссылку указанный;
(3) в открывшемся диалоговом окне «Аккаунт» укажите почтовый аккаунт, с которым будете работать, и нажмите кнопку ОК;
(4) нажмите кнопку Далее.

5. В новом диалоговом окне Мастер правил установите флажок Отправлять копию сообщения определённым лицам или общедоступной группе, затем нажмите ссылку определённые лица или общедоступная группа. См. снимок экрана ниже:

6. Теперь вы находитесь в диалоговом окне «Адрес правила» — укажите контакт, которому нужно автоматически отправлять копию письма, и нажмите кнопку ОК. См. снимок экрана ниже:

7. Нажмите кнопку Далее дважды в диалоговом окне Мастер правил. Теперь вы находитесь в последнем диалоговом окне Мастера правил — введите имя нового правила в поле Шаг 1: Укажите имя для этого правила и нажмите кнопку Готово. См. снимок экрана ниже:

8. Теперь вы вернулись в исходное диалоговое окно — нажмите кнопку ОК, и правило копирования будет создано. Если вы не хотите включать правило, снимите соответствующий флажок.

После отправки или пересылки сообщения другим пользователям через указанный вами аккаунт вы или назначенный вами получатель копии всегда будете получать то же самое сообщение.

Настройка правил Outlook требует пошаговой конфигурации множества параметров — это утомительно и скучно. Существует ли простой и удобный способ быстро справиться с этой задачей? Инструмент Авто CC / BCC из состава Kutools для Outlook поможет вам легко и удобно решить эту проблему.

Если вы установили Kutools для Outlook, выполните следующие действия:

1. Нажмите Kutools > Копия (Cc) / Скрытая копия (Bcc) > Управление правилами. См. снимок экрана:

2. В диалоговом окне Управление авто CC/BCC нажмите кнопку Создать.

3. В окне Мастера правил установите флажок нужного условия фильтрации писем в разделе Шаг 1, затем нажмите подчёркнутый текст в разделе Шаг 2.
В моём случае я выбрал параметр конкретные слова Тема содержит и нажал подчёркнутый текст конкретные слова.

Примечание: если вы хотите автоматически копировать каждое письмо, не устанавливайте никаких флажков и сразу нажмите кнопку Далее.

4. Во всплывающем диалоговом окне «Текст содержит» нажмите кнопку Создать.

5. В диалоговом окне «Текст поиска» введите конкретное слово в поле Новое ключевое слово поиска и нажмите кнопку Добавить. Чтобы добавить несколько ключевых слов, повторите эту операцию для каждого из них. После завершения добавления слов нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Текст поиска».

6. Затем вы вернётесь в диалоговое окно «Текст содержит». Нажмите кнопку Создать, чтобы при необходимости добавить другие серии ключевых слов. После завершения добавления слов нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание: если вы добавляете несколько слов в одном диалоговом окне И, между ними действует связь «И»; если вы добавляете слова в разных диалоговых окнах ИЛИ, между ними действует связь «ИЛИ».

7. Затем вы вернётесь в диалоговое окно «Мастер правил» — нажмите кнопку Далее.

8. Откроется второе диалоговое окно Мастера правил — здесь вы можете задать исключения для пропуска правила автоматической копии по мере необходимости или просто не устанавливать никаких флажков и сразу нажать кнопку Далее.

9. В третьем диалоговом окне Мастера правил вы можете выполнить следующие действия:
(1) Укажите имя правила копирования в поле Имя правила;
(2) Введите описание правила в поле Примечания к правилу;
(3) Нажмите кнопку Получатель. После этого адресат будет автоматически добавлен в поле Копия диалогового окна «Выбор имен».
(4) Укажите необходимые параметры правила в разделе Настройка параметров правила;
(5) Нажмите кнопку ОК.

10. Теперь вы вернётесь в диалоговое окно Авто CC / BCC «Диспетчер правил». Убедитесь, что новое правило автоматической копии активировано, и нажмите кнопку ОК.

11. В основном интерфейсе Outlook щелкните Kutools > Копия / Скрытая копия > Включить, чтобы активировать эту функцию. Затем во всплывающем окне подтверждения нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если функция «Копия / Скрытая копия» уже включена, этот шаг можно пропустить.

Примечание:

• 1. С помощью этой функции вы можете настроить правила для автоматической отправки копий (BCC) всегда BCCтакже.
• 2. С помощью этого инструмента вы можете создавать столько правил, сколько нужно именно вам.
• 3. Если вы хотите отключить правила, нажмите Включить, и все правила перестанут работать. Кроме того, вы можете снять флажок рядом с названием нужного правила в диалоговом окне Управление авто CC/BCC, чтобы отключить отдельные правила.