Как автоматически скрытно копировать все отправляемые вами письма в Outlook?

При работе с электронной почтой в Outlook нередко возникает необходимость постоянно добавлять секретного получателя — например, руководителя, личный резервный аккаунт или архивный ящик — во все исходящие письма, не раскрывая его присутствие другим адресатам. Стандартная функция скрытой копии (Bcc) позволяет добавлять таких «невидимых» получателей, гарантируя, что их адреса останутся скрытыми от остальных. Однако встроенный рабочий процесс Outlook требует каждый раз вручную открывать поле Bcc и вводить нужный адрес электронной почты. Этот повторяющийся ручной шаг может быть утомительным и подвержен ошибкам, особенно если один и тот же адрес Bcc используется регулярно. Автоматизация отправки скрытых копий всех исходящих писем помогает сэкономить время и обеспечить стабильность процесса. В этой статье представлены пошаговые решения для настройки автоматической отправки скрытых копий в Outlook, а также описаны их преимущества, практическое применение и ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание.

• Настройка по умолчанию Авто BCC в Outlook с помощью VBA
• Авто BCC в Outlook с использованием Kutools для Outlook

---

Настройка по умолчанию Авто BCC в Outlook с помощью VBA

Outlook не предлагает встроенной настройки для автоматической отправки скрытой копии (Bcc) одному и тому же получателю во всех исходящих письмах. Однако с помощью VBA (Visual Basic for Applications) можно создать пользовательское правило, которое будет автоматически добавлять указанный адрес в поле Bcc ко всем отправляемым сообщениям. Этот подход предоставляет продвинутым пользователям полный контроль, но требует аккуратной настройки и внимательного отношения к запросам безопасности.

Применимые сценарии: Идеально подходит пользователям, готовым работать с редактором сценариев Outlook и ищущим универсальное фоновое решение для автоматической отправки копий Bcc — независимо от типа учетной записи или условий сообщения. Метод не требует внешних надстроек и работает во всех стандартных версиях Outlook.

Ограничения: Метод VBA официально не поддерживается в веб-версии Outlook (Outlook Online), на Mac и мобильных устройствах. Макросы могут быть отключены в некоторых корпоративных средах из-за политик безопасности. Кроме того, код необходимо обновлять при изменении адреса Bcc, и он может не сохраняться после определённых обновлений или переустановок Outlook.

Вы можете использовать приведённый ниже код VBA для настройки автоматической отправки скрытых копий (BCC) в Outlook. Внимательно выполните следующие шаги:

1. Нажмите одновременно клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. В области проекта слева дважды щёлкните элемент ThisOutlookSession, чтобы открыть окно кода. Затем вставьте приведённый ниже код VBA в это окно. Для наглядности см. снимок экрана:

Код VBA: Авто BCC при отправке всех писем

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

Пояснение параметров и практические советы:
Обязательно замените "SomeEmailAddress@domain.com" в коде на конкретный адрес электронной почты, который должен получать каждую скрытую копию. Вы можете указать отдельного сотрудника, группу или даже свой альтернативный аккаунт — например, для соблюдения нормативных требований или архивирования. Используйте корректный формат адреса электронной почты и тщательно проверьте введённые данные, чтобы избежать отправки конфиденциальной информации не по назначению.

3. В редакторе VBA нажмите Файл > Сохранить, затем закройте окно Microsoft Visual Basic for Applications.

После активации кода при каждой отправке письма через настольную версию Outlook (Windows) ваш указанный получатель Bcc будет автоматически добавляться без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны — вам не придётся вручную открывать поле Bcc или повторно вводить адрес. Это решение особенно эффективно для ведения журналов аудита или в ситуациях, когда вы всегда хотите незаметно сохранять копию в целях соблюдения требований.

Меры предосторожности и устранение неполадок:
• Чтобы это решение работало, в Outlook должны быть включены макросы. Если сценарий не запускается, проверьте настройки безопасности макросов в «Центре управления безопасностью».
• После включения макросов при отправке писем могут появляться запросы безопасности — это стандартная мера защиты вашей среды.
• Чтобы макрос автоматически запускался после перезапуска Outlook, сохраните его в разделе «ThisOutlookSession».
• Если скрытая копия не добавляется, убедитесь, что в адресе электронной почты нет опечаток и что настройки макросов Outlook разрешают выполнение подписанного кода.
• Не забудьте обновить или удалить код, если вы больше не хотите отправлять скрытые копии одному и тому же получателю.
• Сценарии VBA поддерживаются только в настольных версиях Outlook для Windows и не работают в веб-приложении Outlook или на Mac.

---

Авто BCC в Outlook с использованием Kutools для Outlook

Хотя решение на основе VBA предлагает программный подход, оно может показаться сложным или неудобным для пользователей, не знакомых со сценариями, а также для тех, кто работает в средах с ограничениями на макросы. Более интуитивный и гибкий метод предлагает Kutools для Outlook — удобное графическое решение, позволяющее автоматически отправлять скрытые копии получателям для всех или только определённых исходящих писем с легко настраиваемыми условиями — без необходимости программирования.

После установки Kutools для Outlook выполните следующие шаги, чтобы автоматически отправлять скрытые копии всех отправляемых вами писем:

1. В Outlook перейдите на вкладку Kutools, выберите Авто CC / BCC, затем — Управление правилами в раскрывающемся меню. Это откроет окно управления правилами.

2. В диалоговом окне Управление авто CC/BCC нажмите кнопку Создать, чтобы начать создание нового правила.

3. В окне Мастер правил задайте условия, при которых должна применяться скрытая копия. Например, вы можете выбрать «Тело содержит определённые слова», чтобы ограничить правило определёнными типами писем, или оставить все критерии пустыми, чтобы правило применялось ко всем отправляемым сообщениям. Чтобы указать условие, щёлкните подчёркнутый текст (например, «определённые слова») и введите необходимые данные.

4. В диалоговом окне Текст содержит нажмите кнопку Создать, чтобы добавить каждое слово или фразу, которое вы хотите использовать в качестве условия.

5. В диалоговом окне Текст поиска введите слово или фразу в поле Новое ключевое слово поиска, нажмите Добавить, затем — OK. Совет: Чтобы добавить несколько слов для поиска, вводите каждое слово отдельно и нажимайте «Добавить» для каждого из них перед тем, как нажать «OK».

6. Вернувшись в диалоговое окно Текст содержит, вы можете при необходимости добавлять дополнительные слова. Слова, введённые вместе в одно поле, обрабатываются по логике «И» (все они должны присутствовать); слова, добавленные отдельно с помощью кнопки Создать, работают по логике «ИЛИ» (любое из них может активировать правило). Нажмите OK, чтобы сохранить.

7. Вернитесь в окно Мастер правил, чтобы указать любые дополнительные условия, или просто нажмите Далее, если они не требуются.

8. На следующей панели Мастера правил задайте любые исключения (по желанию) или сразу нажмите Далее.

9. На последнем этапе Мастера правил введите имя правила в поле Имя правила, чтобы вы могли легко найти его позже. Вы также можете добавить описание в поле Примечания к правилу, указать получателя Bcc, нажав кнопку Получатель, и выбрать нужные параметры выполнения правила. Завершите настройку, нажав OK.

10. Убедитесь, что новое правило отмечено в Авто Копия/Скрытая копия Manager, затем нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

11. Наконец, перейдите в меню Kutools > Копия / Скрытая копия > Включить на ленте Outlook, чтобы активировать правило.

Подтвердите свой выбор, нажав кнопку OK в появившемся диалоговом окне.

После выполнения этих шагов ваше правило скрытой копии активируется, и все письма, соответствующие его настройкам, будут автоматически отправляться с копией указанным вами получателям. Если вы настроили правило на постоянное применение, скрытая копия будет незаметно добавляться ко всем исходящим письмам в фоновом режиме.

Преимущества и полезные советы:
• Графический интерфейс избавляет от необходимости писать код.
• Можно создавать несколько правил под разные задачи — например, настраивать скрытые копии по отделам или задавать исключения по ключевым словам и получателям.
• Правила автоматической обычной копии (Cc) настраиваются аналогичным образом.
• Отдельные правила легко включать или отключать без их удаления.
• Чтобы временно отключить правило, просто снимите флажок рядом с его названием в окне Управление авто CC/BCC или выключите функцию на панели инструментов.
• Это решение идеально подходит пользователям, которым важны надёжность и гибкость настройки условий, а также удобно как для новичков, так и для корпоративных сред с ограниченными правами доступа.

Примечание:
(1) С помощью этой функции можно настроить как автоматическую обычную копию (CC), так и скрытую копию (BCC).
(2) Несколько настраиваемых правил можно гибко управлять — включать или отключать их в зависимости от текущих задач рабочего процесса.
(3) Чтобы временно отключить все правила, просто нажмите кнопку Включить на вкладке Kutools; чтобы отключить конкретные правила, снимите флажки рядом с их названиями в диалоговом окне Управление авто CC/BCC.

---

Рекомендации по устранению неполадок и лучшие практики:
• Всегда тщательно тестируйте правила автоматической скрытой копии на неконфиденциальных данных, прежде чем применять их к важной переписке.
• Если правило работает не так, как ожидалось (независимо от того, создано ли оно с помощью VBA или Kutools), убедитесь, что функция включена, адрес получателя указан верно и ваша версия Outlook поддерживает выбранный метод.
• Учитывайте политику конфиденциальности вашей организации: автоматическая отправка копий конфиденциальных писем — даже самому себе — может нарушать корпоративные требования к обработке данных.
• Избегайте создания циклов (например, отправки скрытой копии на адрес, который автоматически отвечает), чтобы не вызывать ненужную или повторяющуюся рассылку.

---

Связанная статья:

Как настроить автоматическую отправку себе копии (Cc) в Outlook?