Создавайте правила как профессионал: управляйте электронной почтой с помощью Advanced Rules в Kutools для Outlook

В современном мире деловой коммуникации эффективное управление почтовым ящиком так же важно, как и стратегические решения. Microsoft Outlook широко используется для работы с электронной почтой во многих компаниях, однако с помощью Advanced Rules в Kutools для Outlook пользователи могут выйти за рамки стандартных возможностей и оптимизировать обработку писем. В этом руководстве мы рассмотрим ключевые преимущества Advanced Rules по сравнению со стандартными правилами Outlook, покажем, как их настроить, и приведём практические примеры, которые помогут вам эффективно управлять электронной почтой.

• Пример1: Автоматическое перемещение писем в определённые папки
• Пример2: Настройка оповещений для важных сообщений
• Пример3: Автоматизация ответов на типовые запросы

Kutools Advanced Rules против Outlook Rules

Хотя стандартные правила Microsoft Outlook предоставляют базовые возможности для управления электронной почтой, функция Advanced Rules в Kutools для Outlook выводит вашу продуктивность на новый уровень. Advanced Rules предлагает ряд уникальных преимуществ по сравнению со стандартными Outlook Rules. Вот подробный обзор этих преимуществ:

🌐 Применение к нескольким учетным записям:

В отличие от стандартных правил Outlook, которые действуют только для той учетной записи, в которой они настроены, Advanced Rules в Kutools можно применять сразу ко всем или выбранным учетным записям в Outlook. Это позволяет легко внедрять одно правило для всех или определённых аккаунтов, что упрощает процесс и обеспечивает единообразие в обработке писем.

🚀 Больше условий для создания правил:

Advanced Rules в Kutools предоставляет расширенный набор условий. Например, можно задать условия по языку письма, наличию определённых слов в имени вложения или по типу вложения. Эти новые условия значительно улучшают организацию и управление вашим почтовым ящиком.

⚙️ Расширенная настройка:

Если Outlook Rules ограничены предустановленными действиями и условиями, то Advanced Rules в Kutools предлагает широкие возможности для настройки, включая создание сложных правил с вложенными условиями. Например, Outlook Rules может проверять только наличие определённых слов в теме или тексте письма. В то время как Advanced Rules позволяет использовать условия «содержит», «не содержит», «является (точное совпадение)», «не является», «начинается с», «не начинается с», «заканчивается на», «не заканчивается на». Кроме того, при работе с текстовыми условиями Outlook Rules объединяет их только с помощью «или» (любое из условий может сработать), а Advanced Rules поддерживает как «и» (все условия должны быть выполнены), так и «или», что позволяет реализовать более точную фильтрацию писем.

📂 Классификация условий:

При настройке условий Outlook Rules смешивает все условия в одну группу. В отличие от этого, Advanced Rules в Kutools структурирует условия по отдельным типам правил, что делает процесс настройки более простым и понятным.

🔍 Более наглядный обзор:

Функция Advanced Rules предоставляет полный обзор всех ваших правил, чётко показывая, какие действия выполняет каждое правило. Например, если правило настроено на перемещение письма в определённую папку при выполнении условий, интерфейс явно отобразит действие «Переместить в». Такая наглядность облегчает управление правилами и помогает быстро находить и устранять возможные ошибки.

🌟 Удобный интерфейс:

Интерфейс Outlook Rules может показаться сложным для новых пользователей, тогда как интуитивно понятный интерфейс Advanced Rules облегчает настройку и управление правилами.

🤝 Бесшовная интеграция:

Advanced Rules в Kutools полностью интегрируется с Outlook, обеспечивая совместимость со всеми вашими существующими письмами и настройками, позволяя продолжать работу в Outlook без каких-либо перебоев.

Примеры создания правил с помощью Advanced Rules в Outlook

Создание и управление правилами для писем не должно быть сложным. Kutools для Outlook Функция Advanced Rules делает этот процесс простым благодаря мощному и интуитивно понятному интерфейсу, который подходит как новичкам, так и опытным пользователям. В этом разделе мы рассмотрим, как использовать Advanced Rules для оптимизации работы с почтой, на примере трёх популярных сценариев в Outlook.

• Пример1: Автоматическое перемещение писем в определённые папки
• Пример2: Настройка оповещений для важных сообщений
• Пример3: Автоматизация ответов на типовые запросы

Пример1: Автоматическое перемещение писем в определённые папки

Это правило особенно полезно для пользователей, которые получают большой объём писем из разных источников. Оно автоматически сортирует письма по назначенным папкам, позволяя пользователям быстрее приоритизировать и отвечать на сообщения. Например, письма с определёнными ключевыми словами перемещаются в соответствующие папки. Такая организация помогает поддерживать порядок во входящих и быстро находить письма по нужным темам или проектам без необходимости просматривать весь ящик.

Шаг1. Включите функцию Advanced Rules и начните создание нового правила

1. Перейдите на вкладку Kutools и нажмите Advanced Rules.

2. В Advanced Rules диалоговом окне нажмите New кнопку для начала создания нового правила.

Шаг2: Настройте условия для правила

В этом примере мы хотим перемещать письма, содержащие фразы «Kutools для Outlook» и «sales» или «KTO» и «sales» в теме или тексте письма, в определённую папку.

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step1 of4 отметьте опцию Subject or body contain specific words.

2. Откроется Text Contains диалоговое окно. Нажмите New button.

3. В диалоговом окне Search Text выполните следующие действия.

3.1 Введите «Kutools для Outlook» и «sales» в поле New Search Text.

3.2 Нажмите Add.

3.3 Нажмите OK.

Таким образом, задаётся условие, что письмо должно содержать оба слова.

4. Затем возвращаемся в Text Contains диалоговое окно. Чтобы добавить альтернативный набор фраз, нажмите New кнопку ещё раз.

5. В диалоговом окне Search Text повторите процедуру.

5.1 Введите «KTO» и «sales» в поле New Search Text .

5.2 Нажмите Add.

5.3 Нажмите OK.

6. Теперь условие успешно настроено. Оно будет применяться к письмам, содержащим либо «Kutools для Outlook» и «sales», либо «KTO» и «sales». Нажмите OK.

7. Нажмите Next для перехода к настройке действий.

Шаг3: Настройте действия для правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step2 of4 отметьте опцию Move to specified folder .

2. В появившемся окне Select Folder выберите нужную папку.

3. Нажмите OK.

4. Нажмите Next для перехода к настройке исключений.

Шаг4: Настройте исключения для правила

В диалоговом окне Create New Rule – Step3 of4 укажите исключения. В этом примере исключения не требуются, поэтому нажмите Next.

Шаг5: Завершите настройку правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step4 of4 введите имя правила в поле Rule Name .

2. (необязательно) Введите примечание к правилу в поле Rule Remarks .

3. Нажмите OK.

Результат

Теперь правило успешно создано. Нажмите OK для завершения настройки. С этого момента, если входящие письма содержат слова «Kutools для Outlook» и «sales» или «KTO» и «sales» в теме или тексте, они будут автоматически перемещаться в указанную папку.

Пример2: Настройка оповещений для важных сообщений

Для таких пользователей, как руководители, важно быстро реагировать на сообщения от высшего руководства или ключевых клиентов, чтобы обеспечить эффективное принятие решений и высокий уровень обслуживания. Для этого можно настроить правило, которое будет показывать оповещение на рабочем столе при получении письма с такими словами, как «urgent» или «ASAP» в теме. Это гарантирует, что руководитель сразу узнает о важных письмах и сможет оперативно отреагировать на критические вопросы, поддерживая высокий уровень профессионализма.

Шаг1. Включите функцию Advanced Rules и начните создание нового правила

1. Перейдите на вкладку Kutools и нажмите Advanced Rules.

2. В Advanced Rules диалоговом окне нажмите New кнопку для начала создания нового правила.

Шаг2: Настройте условия для правила

В этом примере мы хотим, чтобы при получении письма с такими словами, как «urgent» или «ASAP» в теме, появлялось оповещение на рабочем столе.

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step1 of4 отметьте опцию Subject contain specific words .

2. Откроется Text Contains диалоговое окно. Нажмите New button.

3. В диалоговом окне Search Text выполните следующие действия.

3.1 Введите «urgent» в поле New Search Text.

3.2 Нажмите Add.

3.3 Нажмите OK.

Таким образом, задаётся условие, что письмо должно содержать слово «urgent».

4. Затем возвращаемся в Text Contains диалоговое окно. Чтобы добавить альтернативный текст, нажмите New кнопку ещё раз.

5. В диалоговом окне Search Text повторите процедуру.

5.1 Введите «ASAP» в поле New Search Text .

5.2 Нажмите Add.

5.3 Нажмите OK.

6. Теперь условие успешно настроено. Оно будет применяться к письмам, содержащим либо «urgent», либо «ASAP». Нажмите OK.

7. Нажмите Next для перехода к настройке действий.

Шаг3: Настройте действия для правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step2 of4 отметьте опцию Show email in new message notification window with specific message .

2. В появившемся диалоговом окне Create New Rule введите текст для оповещения на рабочем столе, как показано ниже.

«This is an urgent email, reply to it ASAP!»

3. Нажмите OK.

4. Нажмите Next для перехода к настройке исключений.

Шаг4: Настройте исключения для правила

В диалоговом окне Create New Rule – Step3 of4 укажите исключения. В этом примере исключения не требуются, поэтому нажмите Next.

Шаг5: Завершите настройку правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step4 of4 введите имя правила в поле Rule Name .

2. (необязательно) Введите примечание к правилу в поле Rule Remarks .

3. Нажмите OK.

Результат

Теперь правило успешно создано. Нажмите OK для завершения настройки. С этого момента, при получении письма с такими словами, как «urgent» или «ASAP» в теме, на рабочем столе появится оповещение с сообщением: «This is an urgent email, reply to it ASAP!».

Пример3: Автоматизация ответов на типовые запросы

Это правило идеально подходит для специалистов службы поддержки, которые часто получают письма с похожими вопросами. Advanced Rules в Kutools позволяет настраивать автоматические ответы на типовые запросы, например, запросы информации о продукте или ценах, с помощью заранее подготовленного шаблона. Автоматизация ответов позволяет команде сосредоточиться на более сложных вопросах, повышая общую эффективность и удовлетворённость клиентов.

Шаг1. Включите функцию Advanced Rules и начните создание нового правила

1. Перейдите на вкладку Kutools и нажмите Advanced Rules.

2. В Advanced Rules диалоговом окне нажмите New кнопку для начала создания нового правила.

Шаг2: Настройте условия для правила

В этом примере мы хотим автоматически отвечать с помощью шаблона, когда в теме письма встречаются слова «information» или «product details».

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step1 of4 отметьте опцию Subject contain specific words .

2. Откроется Text Contains диалоговое окно. Нажмите New button.

3. В диалоговом окне Search Text выполните следующие действия.

3.1 Введите «information» в поле New Search Text.

3.2 Нажмите Add.

3.3 Нажмите OK.

Таким образом, задаётся условие, что письмо должно содержать слово «information».

4. Затем возвращаемся в Text Contains диалоговое окно. Чтобы добавить альтернативный текст, нажмите New кнопку ещё раз.

5. В диалоговом окне Search Text повторите процедуру.

5.1 Введите «product details» в поле New Search Text .

5.2 Нажмите Add.

5.3 Нажмите OK.

6. Теперь условие успешно настроено. Оно будет применяться к письмам, содержащим либо «information», либо «product details». Нажмите OK.

7. Нажмите Next для перехода к настройке действий.

Шаг3: Настройте действия для правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step2 of4 отметьте опцию Reply with specific template .

2. В появившемся диалоговом окне Reply Template введите префикс темы в поле Subject Prefix.

3. Далее введите текст ответа в поле Text.

4. Нажмите OK.

4. Нажмите Next для перехода к настройке исключений.

Шаг4: Настройте исключения для правила

В диалоговом окне Create New Rule – Step3 of4 укажите исключения. В этом примере исключения не требуются, поэтому нажмите Next.

Шаг5: Завершите настройку правила

1. В диалоговом окне Create New Rule – Step4 of4 введите имя правила в поле Rule Name .

2. (необязательно) Введите примечание к правилу в поле Rule Remarks .

3. Нажмите OK.

Результат

Теперь правило успешно создано. Нажмите OK для завершения настройки. С этого момента любое входящее письмо с темой, содержащей «information» или «product details», будет автоматически получать ответ с помощью заранее настроенного шаблона.