Менеджер вложений: сохранение/удаление/архивирование/отсоединение всех или найденных вложений в Outlook
Kutools для Outlook
«Kutools для Outlook» представляет мощную функцию «Менеджер вложений». С её помощью вы легко сможете сохранять, удалять, архивировать или отсоединять все выбранные вложения из нескольких писем. Кроме того, этот менеджер позволяет автоматически сжимать все вложения во входящих и исходящих сообщениях.
- Выполняйте поиск нужных вложений по теме, имени файла и другим параметрам в Менеджере вложений.
- Сохраняйте несколько или все вложения из писем в указанную папку
- Переименуйте вложение в выбранном файле вложений
- Удаляйте несколько или все вложения из писем
- Архивируйте несколько или все вложения из писем
- Автоматически Сжать все вложения перед отправкой писем
- Отсоединяйте несколько или все вложения из писем
- Параметры вложения – настройте параметры сохранения, отсоединения и архивирования вложений по умолчанию
Выполняйте поиск нужных вложений по теме, имени файла и другим параметрам в Менеджере вложений.
В окне «Менеджер вложений» вы можете искать и фильтровать нужные вложения, а затем при необходимости сохранять, удалять или отсоединять их.
1. Нажмите «KUTOOLS PLUS» > «Manager» («Менеджер»). См. снимок экрана:
2. В следующем диалоговом окне «Kutools для Outlook» выберите папки, в которых требуется управлять вложениями. См. снимок экрана:
Совет: На этом экране доступно контекстное меню с удобными опциями быстрого выбора.
3. Затем нажмите кнопку «ОК». Все вложения отобразятся в окне «Менеджер вложений», где можно искать и фильтровать их по имени вложения, теме сообщения, размеру вложения, времени получения письма и отправителю. См. снимок экрана:
Советы:
1. Чтобы найти вложения по имени, выберите «Имя вложения» в раскрывающемся списке «Область поиска», введите ключевое слово и нажмите «Enter». Соответствующие вложения отобразятся, как показано на снимке экрана ниже:
2. Чтобы найти все вложения по теме письма, выберите «Subject» («Тема») в раскрывающемся списке «Область поиска», введите ключевое слово и нажмите клавишу «Enter». Найденные вложения отобразятся, как показано на снимке экрана ниже:
3. Выполните поиск вложений по размеру: выберите «Size» («Размер») в раскрывающемся списке «Область поиска», укажите нужное условие в раскрывающемся списке «Equals» («Равно»), введите искомый размер вложения и нажмите клавишу «Enter». См. снимок экрана:
4. Выполните поиск вложений по времени получения: выберите «Время получения» в раскрывающемся списке «Область поиска», укажите нужное условие в раскрывающемся списке «Равно», введите дату и время, а также размер искомого вложения, затем нажмите клавишу «Enter». См. снимок экрана:
5. Чтобы найти вложения от конкретного отправителя, выберите «Отправитель» в раскрывающемся списке «Область поиска», введите имя отправителя в качестве ключевого слова и нажмите клавишу «Enter». Найденные вложения отобразятся, как показано на снимке экрана ниже:
Сохраняйте несколько или все вложения из писем в указанную папку
В окне «Менеджер вложений» можно одновременно сохранить несколько выбранных вложений из разных писем в нужную папку. Для этого выполните следующие действия:
1. В окне «Менеджер вложений» отметьте нужные вложения и нажмите кнопку «Save» («Сохранить»). См. снимок экрана:
2. Во всплывающем диалоговом окне «Настройки сохранения»:
(1.) Нажмите кнопку 
Выберите папку, чтобы сохранить отмеченные вложения;
(2.) Укажите способ сохранения вложений, как показано ниже:
- Установите флажок «Сохранить вложения со следующим стилем».
Чтобы сохранять вложения в определённых подпапках, установите флажок «Создать подпапки на основе следующего стиля» и выберите нужный стиль.
Также можно переименовывать сохраняемые вложения: установите флажок «Переименовать сохраненные вложения на основе следующего стиля» и укажите желаемый шаблон имени. - Если снять флажок «Сохранить вложения со следующим стилем», все выбранные вложения будут сразу сохранены в указанную вами папку.
Примечание: Если установить флажок «Не отображать диалоговое окно настроек сжатия в этой сессии Outlook», диалоговое окно «Настройки сохранения» не будет появляться при использовании функции «Save All» («Сохранить всё») или команды «Save» («Сохранить») в окне «Менеджер вложений» в текущем сеансе Outlook. При следующем запуске Outlook этот флажок будет автоматически снят.
Советы: В диалоговом окне «Настройки сохранения» вы также можете задать дополнительные критерии для сохранения определённых вложений. Для этого нажмите кнопку «Дополнительные параметры». В открывшемся диалоговом окне укажите нужные условия, как показано на снимке экрана ниже:
3. Затем нажмите «OK». Появится диалоговое окно с информацией о количестве сохранённых вложений (см. снимок экрана ниже). Все отмеченные вложения или вложения, соответствующие заданным условиям, будут сохранены в указанную папку. Чтобы перейти в неё, щёлкните гиперссылку «Открыть эту папку».
4. Нажмите «OK», чтобы закрыть диалоговое окно, а затем — кнопку «Close» («Закрыть»), чтобы выйти из «Менеджера вложений».
Переименуйте вложение в выбранном файле вложений
Функция «Менеджер вложений» позволяет переименовывать вложения прямо в одноимённом диалоговом окне.
1. Перейдите в диалоговое окно «Менеджер вложений», нажмите стрелку, чтобы развернуть нужное письмо с вложением, выберите вложение, которое хотите переименовать, и нажмите кнопку «Переименовать». См. снимок экрана:
Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по имени вложения, которое нужно переименовать, и выбрать в контекстном меню пункт «Переименовать текущее вложение».
2. Теперь поле «Имя вложения» станет доступно для редактирования. Введите новое имя и нажмите клавишу «Enter».
3. Затем нажмите кнопку «Close» («Закрыть»), чтобы закрыть диалоговое окно «Менеджер вложений».
Удаляйте несколько или все вложения из писем
Чтобы удалить отфильтрованные или все вложения из нескольких писем Outlook массово, выполните следующие действия:
1. В диалоговом окне «Менеджер вложений» найдите или выберите вложения, которые требуется удалить, и нажмите кнопку «Delete» («Удалить»). См. снимок экрана:
2. Появится предупреждающее диалоговое окно с запросом подтверждения — нажмите кнопку «Yes» («Да»), чтобы продолжить.
3. Появится диалоговое окно с информацией о количестве удалённых вложений (см. снимок экрана ниже). Нажмите кнопку «OK».
4. Затем нажмите кнопку «Close» («Закрыть»), чтобы закрыть диалоговое окно «Менеджер вложений».
Архивируйте несколько или все вложения из писем
Чтобы архивировать несколько или все выбранные вложения из нескольких писем Outlook, выполните следующие действия:
1. Перейдите в диалоговое окно «Менеджер вложений», найдите или выберите вложения, которые требуется архивировать, и нажмите кнопку «Compress» («Архивировать»). См. снимок экрана:
2. Появится диалоговое окно «Настройки сжатия». Выберите нужное действие, как показано на снимке экрана ниже:
(1.) При выборе опции «Сжать все вложения» будут архивированы все отмеченные вложения;
(2.) При выборе опции «Сжать вложения, соответствующие следующим условиям» укажите нужные условия — архивированию будут подлежать только вложения, отвечающие этим требованиям.
Примечание: если вы установите флажок «Не отображать диалоговое окно настроек сжатия в этой сессии Outlook», диалоговое окно «Настройки сжатия» не будет появляться при использовании функции «Сжать все» или опции «Сжать» в «Менеджере вложений» в текущем сеансе Outlook. При следующем запуске Outlook этот параметр будет сброшен по умолчанию.
3. Затем нажмите кнопку «OK» — появится диалоговое окно с информацией о количестве сжатых вложений. Нажмите «OK», чтобы закрыть его.
4. После этого нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Менеджер вложений».
Автоматически Сжать все вложения перед отправкой писем
Если вам необходимо автоматически Сжать все вложения при отправке писем в Outlook, настройте это в диалоговом окне «Менеджер вложений» следующим образом:
1. Откройте диалоговое окно «Менеджер вложений» и нажмите кнопку «Параметры». См. снимок экрана:
Совет: вы также можете напрямую выбрать «Kutools» > «Параметры» (в группе «Вложения») на ленте Outlook.
2. В диалоговом окне «Параметры вложения» перейдите на вкладку «Сжать», установите флажок «Автоматически сжимать исходящие вложения» и нажмите «ОК».
3. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Менеджер вложений». Теперь все вложения в отправляемых письмах будут автоматически сжиматься перед отправкой.
Отсоединяйте несколько или все вложения из писем
Если вы хотите сохранить несколько вложений из писем в определённую папку и одновременно удалить их из сообщений, заменив гиперссылками на сохранённые файлы, воспользуйтесь функцией отсоединения вложений в окне «Менеджер вложений».
1. Откройте диалоговое окно «Менеджер вложений», установите флажки напротив нужных вложений и нажмите кнопку «Отсоединить». См. снимок экрана:
2. В диалоговом окне «Настройки открепления»
(1.) Нажмите кнопку , чтобы указать папку для сохранения отсоединённых вложений;
(2.) Укажите способ сохранения отсоединённых вложений, как показано ниже:
- Установите флажок «Открепить вложения со следующим стилем».
Чтобы сохранять отсоединённые вложения в определённых подпапках, установите флажок «Создать подпапки на основе следующего стиля» и выберите нужный стиль.
Вы также можете переименовывать отсоединённые вложения: установите флажок «Переименовать отсоединённые вложения на основе следующего стиля» и укажите желаемый шаблон имени. - Если снять флажок «Открепить вложения со следующим стилем», все отсоединённые вложения будут сразу сохранены в указанную вами папку.
(3.) Установите флажок «После открепления вложений электронное письмо всё равно сохраняет значок вложения», если хотите, чтобы значок вложения оставался в письмах.
Примечание: если вы установите флажок «Не отображать диалоговое окно настроек сжатия в этой сессии Outlook», диалоговое окно «Настройки открепления» не будет появляться при использовании функции «Отсоединить все» или опции «Отсоединить» в «Менеджере вложений» в текущем сеансе Outlook. При следующем запуске Outlook этот параметр будет сброшен по умолчанию.
3. Затем нажмите «ОК». Появится диалоговое окно с информацией о количестве отсоединённых вложений (см. снимок экрана ниже). Все отмеченные вложения или вложения, соответствующие заданным условиям, будут удалены, а в исходных письмах останутся только гиперссылки. Вы можете щёлкнуть по гиперссылке «Открыть эту папку», чтобы перейти в папку с отсоединёнными вложениями.
4. Затем нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Менеджер вложений».
Параметры вложения – Настройка параметров сохранения, отсоединения и сжатия вложений по умолчанию
В диалоговом окне «Параметры вложения» вы можете настроить параметры по умолчанию для этих инструментов вложений.
Откройте «Параметры вложения», нажав кнопку «Параметры» в окне «Менеджер вложений», или выберите напрямую «Kutools» > «Параметры» в группе «Вложения» на ленте Outlook.
1. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Общие»:
A: Если вы хотите обрабатывать вложения, являющиеся изображениями, установите флажок «Обрабатывать вложения изображений».
Чтобы при отсоединении вложений сообщения в формате Обычный текст автоматически преобразовывались в Формат HTML, установите флажок «Отсоединять вложения из сообщений Обычный текст».
B: отметьте или повторно выберите папки Outlook, которыми хотите управлять.
2. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Отсоединение»:
A: нажмите кнопку , чтобы указать папку для сохранения отсоединённых вложений;
B: укажите способ сохранения отсоединённых вложений, как показано ниже:
- Установите флажок «Открепить вложения со следующим стилем» Флажок.
Чтобы сохранять отсоединённые вложения в определённых подпапках, установите флажок «Создать подпапки на основе следующего стиля» и выберите нужный стиль;
Также можно переименовывать отсоединённые вложения: установите флажок «Переименовать отсоединенные вложения на основе следующего стиля» и укажите желаемый шаблон имени. - Если снять флажок «Открепить вложения со следующим стилем», все отсоединённые вложения будут сразу сохранены в указанную вами папку.
C: установите флажок «После открепления вложений электронное письмо всё равно сохраняет значок вложения», если хотите, чтобы значок вложения оставался в письмах.
D: Если вы установите флажок «Не показывать это диалоговое окно „Настройки открепления“ снова в текущем сеансе Outlook», диалоговое окно «Настройки открепления» не будет появляться при использовании функции «Отсоединить все» или команды «Отсоединить» в «Менеджере вложений» до конца текущего сеанса Outlook. При следующем запуске Outlook этот параметр будет сброшен по умолчанию.
3. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Автоматическое отсоединение»:
Укажите папку для поиска отсоединённых вложений, выберите, создавать ли отдельную подпапку для каждого вложения или одну общую папку для всех вложений одного сообщения, и задайте правило именования папок на основе указанных критериев.
4. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Сохранение»:
A: нажмите кнопку , чтобы указать папку для сохранения вложений;
B: укажите способ сохранения вложений, как показано ниже:
- Установите флажок «Сохранить вложения со следующим стилем» Флажок.
Чтобы сохранять вложения в определённых подпапках, установите флажок «Создать подпапки на основе следующего стиля» и выберите нужный стиль;
Также можно переименовывать сохраняемые вложения: установите флажок «Переименовать сохраненные вложения на основе следующего стиля» и укажите желаемый шаблон имени. - Если снять флажок «Сохранить вложения со следующим стилем», все вложения сразу сохранятся в указанную вами папку.
C: Если вы установите флажок «Не показывать это диалоговое окно Настройки сохранения снова в текущем сеансе Outlook», диалоговое окно «Настройки сохранения» не будет появляться при использовании функции «Сохранить все» или команды «Сохранить» в «Менеджере вложений» до конца текущего сеанса Outlook. При следующем запуске Outlook этот параметр будет автоматически сброшен.
5. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Автосохранение»:
Укажите конкретную папку для сохранения вложений. Выберите, создавать ли отдельную подпапку для каждого вложения или одну общую папку для всех вложений одного сообщения, а также задайте правило именования папок на основе нужных критериев.
6. В диалоговом окне «Параметры вложения» перейдите на вкладку «Сжатие»:
A: Установите флажок «Автоматически сжимать исходящие вложения», чтобы вложения автоматически сжимались перед отправкой писем.
B: укажите расширение файла для сжатых вложений;
C: настройте исключения из сжатия на основе указанных расширений файлов вложений или Размер вложения;
D: Если вы установите флажок «Не показывать это диалоговое окно „Настройки сжатия“ снова в текущем сеансе Outlook», окно „Настройки сжатия“ не будет появляться при использовании функции „Сжать все“ или команды „Сжать“ в „Менеджере вложений“ до конца текущего сеанса Outlook. При следующем запуске Outlook этот параметр будет автоматически сброшен.
7. В диалоговом окне «Параметры вложения» на вкладке «Автоматическое сжатие»:
Укажите нужное расширение файла при активации функции «Автоматически сжимать все полученные вложения».
8. В диалоговом окне «Параметры вложения» перейдите на вкладку «Дубликаты»:
Если при сохранении, автоматическом сохранении, отсоединении или Автоматическое отсоединение вложений обнаруживаются дублирующиеся вложения или вложения с одинаковыми именами, вы можете обработать Дублировать вложения с помощью приведённых ниже опций:
Примечание: в окне «Менеджер вложений» вы также можете обработать отдельное вложение — просто щёлкните по нему правой кнопкой мыши и выберите нужную операцию. См. снимок экрана:
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Познакомьтесь с обновлённым Kutools для Outlook, включающим 100+ потрясающих функций!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отзыв письма / Блокировка мошеннических писем по темам и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Магия интерфейса: 😊Еще больше красивых и интересных эмодзи / Уведомления о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные контакты / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Скачать одним щелчком — получите все надстройки для Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Один щелчок для скачивания пяти установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за один клик.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint