Создание подписи электронной почты из шаблона в Outlook (пошаговое руководство)

Microsoft Word предлагает набор встроенных шаблонов подписей для электронной почты, которые легко настраиваются и копируются прямо в Outlook.

Шаг 1: доступ к галерее подписей из Word

1. Запустите Microsoft Word. В левой боковой панели нажмите Создать. Введите слово Подпись в строку поиска вверху и нажмите клавишу Enter. Выберите шаблон Галерея подписей электронной почты — см. снимок экрана:
   
2. Затем нажмите кнопку Создать во всплывающем окне.

Шаг 2: выбор и копирование понравившегося дизайна

Теперь откроется документ с несколькими шаблонами подписей. Просмотрите их и выберите понравившийся: наведите курсор на нужную подпись, щёлкните по левому краю, чтобы выделить все её элементы, и нажмите клавиши Ctrl + C, чтобы скопировать.

Шаг 3: импорт в Outlook

1. Перейдите в Outlook и на вкладке «Главная» нажмите Новое письмо.
2. В окне нового сообщения перейдите на вкладку Вставка, нажмите Подпись и выберите пункт Подписи… из раскрывающегося меню.
   
3. В диалоговом окне Подписи и бланки нажмите кнопку Создать в разделе Подпись электронной почты. Присвойте подписи понятное имя и нажмите кнопку ОК.
   

Шаг 4: вставка и персонализация

1. Щёлкните внутри поля «Изменить подпись» и нажмите клавиши Ctrl + V, чтобы вставить шаблон. Далее выполните следующие действия:
   • Обновите данные, указав свою информацию: имя, должность и номер телефона.
   • Обновите фото: щёлкните по изображению-заполнителю и выберите значок Изображение, чтобы загрузить собственное фото или логотип компании.
   • Обновите ссылки: выберите любые значки социальных сетей или текст веб-сайта, нажмите значок Ссылка и вставьте соответствующие URL-адреса.
     
2. Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить настройку.

Подпись успешно создана на основе шаблона Word. Закройте окно письма без сохранения.

После создания подписи укажите, как она будет отображаться в ваших сообщениях.

Автоматическая вставка:

Автоматическая вставка идеально подходит, если вы в основном используете одну и ту же подпись для определённой учётной записи. Это гарантирует, что вы никогда не забудете добавить контактные данные или фирменный стиль.

1. Нажмите Главная > Новое письмо, чтобы создать новое письмо. В окне нового сообщения нажмите Вставка > Подпись > Подписи, чтобы открыть диалоговое окно Подписи и бланки.
2. В диалоговом окне Подписи и бланкиперейдите в раздел Выбор стандартной подписи：
   • Выберите учётную запись: выберите нужную учётную запись электронной почты из раскрывающегося списка «Учётная запись».
   • Настроить для нового письма: в раскрывающемся списке «Новые сообщения» выберите подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем новым черновикам.
   • Настроить для ответов и пересылок: в раскрывающемся списке «Ответы/пересылки» выберите подпись (или «Нет») для всех входящих цепочек писем.
     
3. Нажмите кнопку ОК, чтобы применить изменения. Теперь ваша подпись будет автоматически добавляться при создании нового сообщения или пересылке существующего.

Ручная вставка:

Ручное добавление идеально подходит для тех, кто «носит несколько шляп» — например, совмещает продажи и поддержку, — а также для пользователей, применяющих разные подписи для внутренних и внешних получателей.

1. Откройте новое письмо или нажмите «Ответить», затем в окне сообщения перейдите на вкладку «Вставка».
2. Нажмите значок Подпись. Появится раскрывающийся список всех сохранённых подписей. Выберите нужную — она тут же вставится в то место, где находится курсор.
   

📌 Профессиональный совет:

Если у вас автоматически установлена подпись, но вы хотите изменить её для одного конкретного письма, просто щёлкните правой кнопкой мыши в любом месте существующей подписи в черновике. Появится галерея других ваших подписей для быстрой замены!

Работа с разными подписями в Outlook зачастую неэффективна: ручное воссоздание макетов занимает массу времени и приводит к непрофессиональным расхождениям в оформлении. Kutools для Outlook решает эту проблему — десятки готовых шаблонов подписей доступны для мгновенного применения, а также простые инструменты для создания, сохранения, управления и повторного использования безупречных профессиональных подписей.

После установки Kutools для Outlook выполните следующие действия:

1. Откройте новое письмо или нажмите «Ответить», затем выберите Kutools > Шаблон, чтобы открыть область Библиотека ресурсов.
2. На вкладке Шаблон в разделе Подпись Kutools предлагает множество профессионально разработанных и визуально привлекательных подписей электронной почты.
   
3. Выберите понравившийся стиль подписи и наведите на него курсор мыши. Как только появится стрелка раскрывающегося меню, щёлкните по ней и выберите пункт Изменить.
   
4. В диалоговом окне Шаблон обновите информацию в подписи, указав свои данные.
   
5. После завершения нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить новые данные.

Теперь, когда вам понадобится подпись, просто щёлкните нужную запись на панели — и она появится в письме в том месте, где находится курсор. Идеальное решение для тех, кто использует разные подписи для разных отделов.