Как автоматически сжимать вложения в сообщениях Outlook?

Большие вложения могут замедлять отправку и получение писем, снижать производительность Outlook и увеличивать размер почтового ящика, усложняя тем самым управление электронной почтой. Хотя удаление вложений вручную — один из возможных вариантов, он отнимает много времени и чреват случайной потерей важных файлов. Чтобы избежать этих проблем, оптимальным решением станет сжатие вложений: оно уменьшает размер файлов, ускоряет доставку сообщений и способствует более эффективной работе Outlook. В этом руководстве представлены три метода сжатия вложений в Outlook.

Сжимать вложения вручную перед отправкой(Базовый и трудоёмкий способ)

Пакетное сжатие вложений в выбранных письмах с помощью Kutools для Outlook 👍(Быстро и эффективно)

Автоматическое сжатие вложений во всех входящих письмах с помощью Kutools для Outlook 👍(Интеллектуально и полностью автоматизировано)

---

Сжимать вложения вручную перед отправкой

Поскольку Outlook не поддерживает встроенное сжатие, вы можете вручную архивировать файлы в ZIP-архив перед отправкой их в виде вложений.

Шаг 1: Сожмите файлы перед прикреплением

Найдите файлы, которые хотите отправить по электронной почте. Щёлкните правой кнопкой мыши по выбранным файлам и выберите «Отправить» → «Сжатая ZIP-папка».

Шаг 2: Прикрепите сжатый файл к письму

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по сжатому файлу и выберите «Отправить» → «Получателю по почте».

2. Откроется окно «Новое письмо» с прикреплённым ZIP-файлом.

---

Пакетное сжатие вложений в выбранных письмах с помощью Kutools для Outlook 👍

Если вам нужно сжать вложения в полученных письмах для экономии места, Kutools для Outlook предлагает решение в один клик — «Сжать все вложения в выбранных элементах».

Шаг 1: Выберите несколько писем

В представлении «Почта» выберите письма, вложения которых вы хотите сжать.

• Удерживайте Ctrl, чтобы выбрать несколько несмежных писем.
• Удерживайте Shift, чтобы выделить диапазон соседних писем.

Шаг 2: Примените пакетное сжатие

1. Нажмите KUTOOLS PLUS > Инструменты вложений > «Сжать все».

2. В диалоговом окне «Настройки сжатия» установите флажок «Сжать все вложения» и нажмите «ОК».

Шаг 3: Подтвердите сжатие

1. Появится диалоговое окно подтверждения операции «Сжать все» — нажмите «Да», чтобы продолжить.

2. Появится уведомление Kutools для Outlook с указанием количества успешно сжатых вложений.

---

Автоматическое сжатие вложений во всех входящих письмах с помощью Kutools для Outlook 👍

Даже после уменьшения исходящих вложений крупные входящие файлы могут замедлять работу Outlook и засорять ваш почтовый ящик. Kutools для Outlook предлагает функцию «Автоматическое сжатие вложений», которая автоматически сжимает все полученные вложения — без необходимости ручного вмешательства.

Шаг 1: Включите функцию Автоматическое сжатие

Нажмите KUTOOLS PLUS > Автоматическое сжатие > «Включить».

Шаг 2: Настройте параметры автоматического сжатия

1. В диалоговом окне «Автоматическое сжатие вложений» установите флажок «Автоматически сжимать все полученные вложения».

2. В разделе «Расширение после сжатия» выберите предпочитаемый формат архива.

3. Нажмите «ОК», чтобы применить выбранные настройки.

Результат:

Теперь все входящие вложения будут автоматически сжиматься, уменьшая размер почтового ящика и повышая производительность электронной почты — без вашего участия.

---

Какой метод выбрать?

Ниже приведено сравнение трёх методов, которое поможет вам выбрать наиболее подходящий вариант:

Метод	Лучше всего подходит для	Простота использования	Эффективность	Автоматизация
Сжимать вручную перед отправкой	Пользователи, которые редко пользуются почтой и не возражают против ручных действий	⭐⭐⭐	⭐	❌ Нет
Пакетное сжатие вложений в выбранных письмах	Пользователи, часто получающие большие вложения	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ Нет
Автоматическое сжатие входящих вложений	Пользователи, которым требуется полностью автоматизированное решение	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ Да

Выбрав правильный метод, вы повысите производительность Outlook, уменьшите размер писем и обеспечите стабильную работу своего почтового ящика! 🚀

---

Демонстрация: (автоматическое) сжатие вложений в сообщениях в Outlook