Как искать письма с включёнными подпапками в Outlook?

В Microsoft Outlook при запуске быстрого поиска по умолчанию выполняется поиск только в текущей выбранной папке. Однако многие пользователи структурируют переписку с помощью подпапок и часто сталкиваются с необходимостью искать сообщения сразу во всей иерархии — включая родительскую папку и все её подпапки. Если не включить подпапки в поиск, легко пропустить важные письма, спрятанные во вложенных каталогах. В этом руководстве вы найдёте пошаговые инструкции по нескольким эффективным способам одновременного поиска писем в папке и её подпапках в Outlook — чтобы ничего не упустить и повысить продуктивность работы.

Поиск писем Включить подпапки в Outlook 2010 и более поздних версиях

Поиск писем Включить подпапки в Outlook 2007

VBA: расширенный пакетный поиск по папкам и подпапкам

---

Поиск писем Включить подпапки в Outlook 2010 и более поздних версиях

Если вы используете Outlook 2010 или более позднюю версию, вы можете легко расширить поиск так, чтобы он охватывал не только текущую папку, но и все её подпапки. Это особенно удобно, если ваша структура электронной почты построена на вложенных папках. Благодаря этой функции поиск становится проще — больше не нужно вручную выполнять отдельные запросы в каждой подпапке.

1. Сначала перейдите в папку с письмами, в которой хотите выполнить поиск. Все подпапки этой папки будут включены в результаты поиска, если вы выберете соответствующий параметр.

2. Щёлкните в поле «Быстрый поиск» в верхней части списка сообщений, чтобы активировать вкладку «Средства поиска». При необходимости введите в это поле ключевое слово или условия поиска. Затем на вкладке «Поиск» в группе «Область поиска» нажмите «Все подпапки». См. снимок экрана ниже:

После выполнения этих шагов Outlook отобразит все письма, соответствующие вашим критериям поиска, — как из выбранной папки, так и из всех её подпапок — в едином списке сообщений. Это снижает риск пропустить нужные письма и экономит время по сравнению с поочерёдным поиском по отдельным папкам.

Совет: Чтобы легче определить исходное расположение каждого найденного письма в результатах поиска, отобразите столбец «Папки». Щёлкните заголовок любого столбца в верхней части списка писем (например, «От кого» или «Получено»), затем убедитесь, что установлен флажок напротив пункта «Папки». Это поможет быстро найти, в какой именно папке находится каждое подходящее письмо в вашей структуре папок.

Примечание: Если вы заметили, что не все подпапки участвуют в поиске, дважды проверьте выбор папки и убедитесь, что в группе «Область поиска» выбран параметр «Все подпапки». Также проверьте настройки индексирования Outlook, если результаты поиска кажутся неполными.

---

Поиск писем Включить подпапки в Outlook 2007

В Outlook 2007 встроенный быстрый поиск не поддерживает прямой поиск по подпапкам из основного интерфейса. Вместо этого для выполнения такой задачи следует использовать поисковую папку. Создание поисковой папки позволяет объединять письма из нескольких папок, включая подпапки, в единое виртуальное представление — особенно полезно, если ваши письма распределены по сложной иерархии папок. Главное преимущество такого подхода — гибкость и возможность многократно применять настраиваемые условия поиска.

1. Нажмите меню «Файл» в верхней части Outlook, выберите «Создать» и щёлкните «Поисковая папка». См. снимок экрана:

2. В диалоговом окне «Новая поисковая папка» прокрутите вниз, выберите «Создать настраиваемую поисковую папку» в разделе «Другие» и нажмите кнопку «Выбрать», чтобы задать критерии.

3. В диалоговом окне «Настроить поисковую папку» задайте новой поисковой папке понятное имя (например, «Поиск во «Входящих» и подпапках»), затем нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать папки для включения в область поиска.

4. Когда появится окно «Выбор папок», выполните следующие действия:

1). Установите флажок напротив родительской папки, в которой хотите выполнить поиск, например «Входящие».

2). Установите флажок «Искать в подпапках», чтобы охватить все вложенные папки.

3). Нажмите кнопку «ОК» для подтверждения. См. снимок экрана:

5. В диалоговом окне «Настроить поисковую папку» нажмите «ОК», чтобы сохранить параметры настраиваемой поисковой папки.

6. Если появится запрос о применении настроек поиска, нажмите «Да», чтобы продолжить.

7. Наконец, ещё раз нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Новая поисковая папка», чтобы завершить настройку.

8. Теперь ваша настраиваемая поисковая папка создана и отображает письма как из папки «Входящие» (или любой другой выбранной вами папки), так и из всех её подпапок. Просто введите нужные критерии поиска в поле в верхней части поисковой папки — и Outlook мгновенно покажет соответствующие письма из всего заданного диапазона. Это особенно удобно для регулярных или сложных поисков: вы всегда можете просто открыть свою настраиваемую поисковую папку и сразу начать поиск, не настраивая параметры заново.

Совет: Если вы хотите изменить область поиска или критерии поисковой папки, щёлкните её правой кнопкой мыши в области навигации и выберите «Настроить эту поисковую папку», чтобы внести необходимые изменения.

Ограничение: Поисковые папки — это виртуальные представления: они физически не перемещают ваши письма, а лишь отображают сводные результаты. В больших почтовых ящиках или при использовании сложных условий поиска возможны замедление работы, а также повышенная нагрузка на процессор и память.

---