Как удалить устаревшие письма автоматически по истечении заданного количества дней?

По умолчанию все входящие и исходящие письма остаются в папках Outlook. День за днём эти папки будут переполняться, и производительность Outlook будет постепенно снижаться, если вы не примете меры по удалению устаревших сообщений. Некоторые письма нужны всего несколько дней или недель — и если вы не уберёте их из «Входящих», они превратятся в цифровый мусор, занимая ценное место. В этом руководстве мы покажем, как автоматически удалять старые письма по истечении заданного срока, чтобы поддерживать Outlook в порядке и обеспечивать его быструю работу.

Удаление устаревших писем по истечении определённого количества дней в Outlook

---

Удаление устаревших писем по истечении определённого количества дней в Outlook

Чтобы удалять устаревшие письма по истечении заданного количества дней, сначала необходимо установить для них дату окончания срока действия.

Установка даты окончания срока действия для писем

1. Откройте диалоговое окно «Свойства» (в Outlook 2007 — «Параметры сообщения»):

В Outlook 2010 и 2013 дважды щелкните письмо, для которого хотите установить дату окончания срока действия, затем на вкладке «Сообщение» в группе «Метки» нажмите кнопку «Параметры сообщения».

2. В диалоговом окне «Свойства» (в Outlook 2007 оно называется «Параметры сообщения») установите флажок «Истекает после» в разделе «Параметры доставки», выберите дату и время истечения в раскрывающемся списке и нажмите «Закрыть». См. снимок экрана:

3. Сохраните изменения и закройте письмо — либо нажмите кнопку «Закрыть». После этого появится диалоговое окно Microsoft Outlook: нажмите «Да», чтобы сохранить изменения.

Как только ваши письма превысят указанную дату, в элементах писем появится зачёркивание, как показано на следующем снимке экрана:

Настройка автоматического архивирования для удаления устаревших писем

После установки даты окончания срока действия для писем вы можете удалить устаревшие элементы, выполнив следующие действия:

1. Перейдите в диалоговое окно «Автоматическое архивирование». В Outlook 2010 и 2013 выберите «Файл» > «Параметры».

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» (2010/2013) выберите раздел «Дополнительно» на левой панели, затем нажмите кнопку «Параметры автоматического архивирования» в правой части окна. См. снимок экрана:

3. Когда появится диалоговое окно «Автоматическое архивирование», установите флажок «Выполнять автоматическое архивирование каждые 14 дней», чтобы включить функцию автоматического архивирования. Затем отметьте флажок «Удалять устаревшие элементы (только для папок электронной почты)». Наконец, нажмите кнопку «ОК». См. снимок экрана:

4. После настройки параметров «Автоматического архивирования» перейдите в область «Навигация», щёлкните правой кнопкой мыши по папке, из которой хотите удалять устаревшие сообщения, и выберите в контекстном меню пункт «Свойства». См. снимок экрана:

5. В диалоговом окне «Свойства папки «Входящие»» (в данном примере выбрана папка «Входящие») перейдите на вкладку «Автоматическое архивирование», установите флажок «Архивировать элементы в этой папке с использованием настроек по умолчанию» и нажмите «ОК», чтобы завершить настройку.

Теперь все настройки завершены. Когда ваши письма достигнут конца установленного срока хранения и наступит заданная вами дата автоматического архивирования, появится окно-напоминание с предложением удалить сообщения, срок хранения которых истёк.

Нажмите кнопку «Да» — и все устаревшие письма будут удалены мгновенно.

Примечание:

По умолчанию автоматическое архивирование выполняется раз в 14 дней. Вы можете настроить этот интервал под свои нужды.