Как распечатать этикетки для рассылки из Excel?

Обычно мы можем быстро и легко организовать список рассылки в Excel, но когда дело доходит до печати этикеток, это не так удобно. Каждая строка на листе должна быть перенесена на одну этикетку, как показано на скриншотах ниже. В этом случае функция слияния почты в документе Word может помочь вам создать этикетки из Excel, которые вы затем сможете распечатать или сохранить по мере необходимости.

Создание и печать этикеток в Word из таблицы Excel с помощью функции слияния почты

1. Подготовьте данные для печати этикеток рассылки, такие как имя, фамилия, адрес, город, штат, почтовый индекс, как показано на скриншоте ниже:

2. Сохраните и закройте книгу, затем откройте документ Word и нажмите Почта → Начать слияние почты → Этикетки, см. скриншот:

3. В открывшемся диалоговом окне Параметры этикеток установите информацию об этикетках и номер продукта по вашему усмотрению:

• Информация об этикетках: Выберите поставщика листов этикеток;
• Номер продукта: Выберите номер продукта, указанный на упаковке листов этикеток.
• (В этом примере я выберу Microsoft и 1/4 Letter соответственно.)

4. Затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. Далее нажмите Почта → Выбрать получателей → Использовать существующий список, см. скриншот:

5. В открывшемся окне Выбор источника данных выберите файл Excel, который вы сохранили ранее, и нажмите кнопку Открыть, см. скриншот:

6. В следующем диалоговом окне Выбор таблицы выберите лист, содержащий список рассылки, см. скриншот:

7. Затем нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, и документ Word будет выглядеть, как на скриншоте ниже:

8. Убедитесь, что курсор находится в верхнем правом углу документа. Затем продолжайте нажимать Блок адреса под вкладкой Почта, см. скриншот:

9. В появившемся диалоговом окне Вставить блок адреса выберите нужные параметры, проверьте результат в разделе Предварительный просмотр, см. скриншот:

10. Продолжайте и нажмите кнопку ОК, и 《AddressBlock》 появится в вашей первой этикетке. Затем нажмите Обновить этикетки на вкладке Почта, см. скриншот:

11. На этом этапе выполните слияние почты, нажав Завершить и объединить → Изменить отдельные документы на вкладке Почта, см. скриншот:

12. Появится диалоговое окно Объединить в новый документ. Выберите Все из записей слияния, а затем нажмите кнопку ОК. См. скриншот:

13. Теперь список рассылки из Excel будет объединен в этикетки в новом файле Word, как показано на скриншоте ниже:

14. В конце вы можете изменить форматирование этикетки, например, границы, цвет шрифта, размер шрифта и т. д., в зависимости от ваших потребностей для печати.

Советы: Вы можете сохранить документ Word, содержащий поля этикеток, для будущего использования. Сохраненный документ Word связан с книгой Excel. После изменения данных списка рассылки в Excel при следующем открытии документа Word появится запрос, нажмите Да чтобы обновить этикетки. Затем повторите шаги 11 и 12 выше, чтобы создать новый документ слияния почты.