Создавайте и повторно используйте часто применяемые текстовые блоки в Word с помощью Kutools

Kutools для Word предлагает мощную функцию автотекста, которая позволяет быстро повторно использовать часто используемый контент в ваших документах.

Независимо от того, как часто вы вставляете приветствия, подписи, стандартные абзацы, инструкции или любой другой повторяющийся текст, функция автотекста позволяет сохранить его один раз и мгновенно вставлять одним щелчком мыши. Это не только экономит время, но и гарантирует единообразие во всех ваших документах. Вы можете организовать повторно используемый текст по категориям, удобно управлять им в области автотекста и даже экспортировать свои записи для использования на другом устройстве.

Пошаговое руководство по созданию и повторному использованию часто применяемых текстовых блоков с помощью Kutools для Word

1. Открыть панель автотекста
2. Создать запись Новый автотекст
3. Вставить сохраненный фрагмент автотекста в документ
4. Изменить содержимое существующей записи автотекста
5. Использовать записи автотекста на разных устройствах

Открыть панель автотекста

1. Откройте документ Word, содержащий текстовые блоки, которые вы хотите сохранить в виде автотекста.
2. Перейдите на вкладку «Kutools» и нажмите «Автотекст», чтобы открыть панель Автотекста.

   

Создать запись Новый автотекст

1. Выделите часто используемый фрагмент текста, который хотите сохранить, и нажмите кнопку «Новый автотекст» на панели инструментов автотекста.
2. В появившемся диалоговом окне «Новый автотекст» задайте текстовому блоку понятное «Имя», чтобы легко находить его позже.
3. Выберите существующую категорию или создайте новую, чтобы удобно организовать похожие записи.
4. Нажмите «Добавить», чтобы сохранить выделенный фрагмент в виде записи автотекста.

   

Вставить сохраненный фрагмент автотекста в документ

1. Откройте документ, в который вы хотите вставить ранее сохранённый текст.
2. Установите курсор в то место, где должен появиться текстовый блок.
3. На панели автотекста разверните категорию, содержащую нужную запись, и щелкните по записи автотекста, чтобы вставить ее в документ.
   Совет:Развернув выпадающее меню рядом с записью, вы также можете выбрать вставку в виде Обычный текст или изображения.

   

Изменить содержимое существующей записи автотекста

1. Вставьте запись автотекста в документ.
2. Внесите необходимые изменения.
3. Выделите изменённый текст и нажмите кнопку «Новый автотекст», чтобы сохранить его под тем же именем и заменить существующую запись.

Использовать записи автотекста на разных устройствах

После создания записи автотекста она становится доступной в любом документе Word на этом же компьютере — при условии, что Kutools для Word установлен и активирован. Это позволяет мгновенно повторно использовать сохранённые таблицы без необходимости каждый раз заново их создавать или форматировать.

Если вы работаете с нескольких устройств, Kutools позволяет легко переносить свою библиотеку автотекста куда угодно. Просто экспортируйте все сохранённые записи автотекста с одного компьютера и импортируйте их на другой — для этого достаточно воспользоваться встроенными функциями «Экспорт» и «Импорт». Так вы всегда будете поддерживать один и тот же набор повторно используемых текстовых блоков и других элементов автотекста полностью синхронизированным на всех своих устройствах.