Улучшайте документы Word: уточняйте содержимое, сохраняя формат с помощью Kutools AI

В сегодняшнем быстром цифровом мире обеспечение того, чтобы ваши документы Word были отполированы и профессионально представлены, является ключевым, но часто отнимает много времени. С помощью функции Keep Format Polish (Сохранить форматирование при полировке) в Kutools AI вы можете улучшить свои документы, уточняя содержимое, сохраняя исходное форматирование без усилий. В этой статье рассматривается, почему функция Keep Format Polish является революционной, как её активировать и как освоить её функционал для улучшения рабочих процессов с документами.

Почему использовать Keep Format Polish?

• 🔍 Четкое сравнение между оригинальным и отполированным содержимым
  
  Предоставляет четкое сравнение между оригинальным и отполированным текстами, позволяя вам видеть изменения, сделанные во время процесса полировки!
• 🛠️ Удобная панель инструментов для быстрых действий
  
  Предоставленная панель инструментов позволяет быстро заменять или вставлять отполированные результаты в исходный текст и быстро повторно полировать любое содержимое, которое не удовлетворяет вас!
• 📐 Сохранение форматирования
  
  В отличие от других инструментов полировки, которые могут нарушить макет вашего документа, функция Super Polish гарантирует, что все форматирование останется нетронутым. Будь то жирные заголовки, курсивные цитаты или подчеркнутые ключевые моменты – целостность вашего первоначального дизайна сохраняется.
• 🎨 Множество вариантов стилей письма
  Эта функция не универсальна; она предлагает множество стилей письма на выбор. Независимо от того, нужен ли вам формальный тон для деловых документов или более неформальный стиль для блогов или статей, вы можете выбрать вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
• 🎯 Гибкость в применении
  С возможностью воздействовать на конкретные области вашего документа – будь то выбранный текст, текущий абзац, вся страница или весь документ – эта функция предоставляет беспрецедентную гибкость. Такая выборочная доработка позволяет сосредоточить усилия именно там, где это необходимо, повышая общую производительность.
• 🖱️ Интуитивно понятный интерфейс
  Функция Keep Format Polish обладает ясным и простым интерфейсом, что делает её доступной даже для тех, кто не разбирается в технологиях. С несколькими кликами вы можете преобразить свой документ, экономя время и усилия.
• ✨ Улучшение качества контента
  Улучшая и полируя содержание вашего документа, эта функция помогает улучшить читаемость и воздействие. Продвинутые алгоритмы могут повысить язык и структуру вашего текста, гарантируя, что ваш окончательный продукт будет как впечатляющим, так и эффективным.
• ⏱️ Эффективность и скорость
  Идеально подходит для занятых профессионалов, этот инструмент значительно сокращает время, затрачиваемое на ручное редактирование. Вы можете получить отполированный, профессионально выглядящий документ за небольшую часть времени, которое обычно требуется.

Активация Keep Format Polish с использованием ключа API OpenAI

Чтобы начать улучшать свои документы с помощью Kutools AI, активация функции Keep Format Polish требует ключа API OpenAI.

1. Перейдите к вкладке Kutools и выберите кнопку Keep Format Polish .
   Совет: Вы также можете активировать эту функцию в разделе KUTOOLS AI.
   
2. После краткого знакомства с этой функцией вы попадете в диалоговое окно AI Settings :
   1. В разделе Поставщик AI выберите KutoolsAI, OpenAI, GoogleAI, DeepSeek или OtherAI (Другие облачные модели) по необходимости.
   2. Скопируйте и вставьте свой API Key в поле API Key .
      Советы:

      • Чтобы получить API ключ ChatGPT, перейдите по ссылке: https://platform.openai.com/api-keys;
      • Чтобы получить API ключ GoogleAI, перейдите по ссылке: https://aistudio.google.com/app/apikey.
   3. Выберите желаемую модель AI из выпадающего списка Модель.
   4. Нажмите Сохранить, чтобы завершить настройки.
      

Освоение функции Keep Format Polish

Раскрытие всего потенциала функции Keep Format Polish может изменить способ обработки редактирования документов. Независимо от того, хотите ли вы улучшить один абзац или весь документ, инструмент предлагает различные варианты настройки, соответствующие вашим потребностям. Этот раздел продемонстрирует, как освоить эту функцию для оптимизации процесса редактирования, экономя время и одновременно улучшая качество ваших документов.

1. Выберите Kutools > Keep Format Polish для активации этой функции.
2. В диалоговом окне Keep Format Polish вам нужно выполнить следующие настройки.
   1. Выберите желаемый стиль письма из выпадающего списка Стиль письма.
   2. Выберите нужную опцию в разделе Какое содержимое нужно отполировать.
   3. Нажмите OK , чтобы начать полировку содержимого.
      
      Примечания:

      • Выбранное содержимое в документе: После выбора этой опции вручную выберите содержимое, которое хотите отполировать.
      • Текущее содержимое абзаца: Автоматически полирует абзац, где находится ваш курсор.
      • Текущее содержимое страницы: Автоматически полирует содержимое страницы, где находится ваш курсор.
      • Содержимое всего документа: Полирует весь документ.
       Совет: Если у вас есть дополнительные требования к полировке содержимого, просто нажмите кнопку Больше , чтобы настроить предпочтения.
      
3. После полировки содержимого создается новый документ и отображается рядом с оригинальным документом, как показано на скриншоте ниже. В этом представлении вы можете легко сравнивать оригинальную и отполированную версии строка за строкой.
   
4. Когда вы нажимаете на абзац в отполированном документе, соответствующий абзац в оригинальном документе автоматически выделяется. Контекстная панель инструментов предоставляет такие опции, как Заменить, Вставить ниже, изменить Стиль, Переполировать и отметить как Готово, что упрощает проверку и применение изменений.
   
   Эта панель инструментов позволяет вам:
   • Заменить: Заменить оригинальный абзац отполированным содержимым. Выделите абзац и нажмите на кнопку.
   • Вставить ниже: Вставить отполированное содержимое ниже оригинального абзаца. Выделите абзац и нажмите на кнопку.
   • Переполировать с другим стилем письма: Переполировать абзац, используя другой стиль письма, выбранный из выпадающего списка Стиль. После выбора нового стиля письма нажмите кнопку Переполировать.
   • Готово: Закрыть панель инструментов.
   • Закрепить: По умолчанию панель инструментов перемещается вместе с выделением. Чтобы закрепить её в определённом месте, переместите панель инструментов туда и нажмите кнопку Закрепить.
   • Настройки: В окне Настройки вы можете выбрать, отображать ли оригинальный текст, отполированный текст или оба на панели инструментов.
     
5. Когда вы закончите полировку, закройте недавно созданный документ или сохраните его как копию, в зависимости от ваших потребностей.

Функция Keep Format Polish в Kutools AI выделяется как важнейший инструмент для всех, кто хочет улучшить свои документы Word. Поддерживая ваше исходное форматирование и улучшая качество текста, она обеспечивает беспроблемную интеграцию AI-эффективности в ваши регулярные задачи управления документами. Воспользуйтесь этой функцией, чтобы сделать ваши документы не только профессионально выглядящими, но и ясными и эффективными в коммуникации.