Создание заполняемой формы в Word: простое пошаговое руководство

Заполняемые формы от Microsoft Word — это незаменимый инструмент для создания документов, требующих ввода данных пользователями, таких как опросы, заявки или регистрационные анкеты. Это руководство проведёт вас через весь процесс создания заполняемой формы в Word — от активации необходимых инструментов до блокировки формы для использования.

• Шаг 1: Включите вкладку «Разработчик»
• Шаг 2: Вставьте и настройте поля формы
• Шаг 3: Ограничьте редактирование только заполнением формы

Что такое заполняемая форма в Word?

«Заполняемые формы» в Word позволяют авторам документов встраивать интерактивные элементы форм в свои документы, предоставляя пользователям возможность вводить или выбирать информацию в структурированном формате. Такие формы могут использоваться в различных контекстах, например для сбора данных последовательным и упорядоченным образом, и обычно создаются с помощью полей формы, которые могут включать Текстовое поле, флажки, раскрывающиеся списки и Выбор даты.

Как создать заполняемую форму в Word?

Создание заполняемой формы в Word — это многоэтапный процесс, который превращает обычный документ в интерактивную форму для ввода данных. В этом разделе подробно описано, как выполнить эту задачу.

Office Tab

Вкладки для навигации в Word, Excel, PowerPoint и других приложениях — как в веб-браузере: плавное переключение между документами в одном окне.

Бесплатная загрузкаПодробнее

Шаг 1: Включите вкладку «Разработчик»

Вкладка «Разработчик» содержит инструменты, необходимые для создания заполняемых форм, включая элементы управления и параметры защиты документа.Если вы не видите вкладку «Разработчик» на ленте, выполните приведённые ниже действия, чтобы отобразить её; в противном случае перейдите к шагу 2.

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по ленте и выберите в контекстном меню «Настроить ленту».
   
2. В окне «Параметры Word» перейдите на правую панель, установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
   

Это добавит вкладку «Разработчик» на ленту.

Шаг 2: Вставьте и настройте поля формы

Поля формы — это основные строительные блоки заполняемых форм в Word. С их помощью вы можете добавлять места для ввода текста, выбора вариантов, указания дат и многого другого. Сейчас я покажу, как превратить следующий базовый документ Word в интерактивную заполняемую форму.

Вставка полей формы

1. Перейдите на вкладку «Разработчик».
2. Поместите курсор в то место документа, куда нужно вставить элемент управления формы. В группе «Элементы управления» нажмите нужный элемент для вставки.
   
   Совет:Нажмите, чтобы узнать больше об элементах управления, представленных в группе «Элементы управления».
   • Вставка элемента управления текстовым содержимым
     В этом примере, чтобы позволить пользователям вводить свои имена, щёлкните по пустой области после метки «Имя:» и выберите «Элемент управления форматированным текстом» в группе «Элементы управления».
     
   • Вставка элемента управления Раскрывающийся список
     Чтобы пользователи могли выбрать название отдела из Раскрывающийся список, щёлкните по пустой области рядом с меткой «Отдел:» и выберите «Элемент управления Раскрывающийся список» в группе «Элементы управления».
     
     Примечание: для вставки других элементов управления формой, таких как «Флажок», «Выбор даты» или «Элементы управления изображением», выполните те же действия, что указаны выше.

Настройка свойств элемента управления формой

После вставки элементов управления формой обязательно настройте свойства каждого из них. Выполните следующие действия:

1. Щёлкните по элементу управления формы, который нужно настроить, и выберите «Свойства» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».
   
2. Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым», в котором можно настроить различные типы элементов управления формы следующим образом.
   • Настройка свойств элемента управления «Раскрывающийся список»
     Добавление элементов — важный этап при настройке раскрывающегося списка. В этом руководстве я покажу, как настроить свойства раскрывающегося списка, чтобы включить все необходимые пункты.
     1. В разделе «Свойства раскрывающегося списка» нажмите кнопку «Добавить».
     2. В открывшемся диалоговом окне «Изменить выбор» укажите нужный элемент в поле «Отображаемое имя» и нажмите «ОК».
     3. Повторяйте два предыдущих шага, пока все элементы не окажутся в поле свойств «Раскрывающийся список».
     4. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки.
        
        Примечания: здесь я оставляю настройки других полей в диалоговом окне без изменений, так как они обычно полностью соответствуют моим базовым потребностям. Однако понимание того, как настраивать эти параметры, позволяет адаптировать элемент управления под конкретные задачи, значительно повышая функциональность формы и удобство работы с ней.

        • Заголовок: задайте вашему раскрывающемуся списку понятное и описательное название. Этот заголовок не отображается в документе, но помогает легко находить и идентифицировать элемент управления при редактировании.
        • Тег: вы также можете назначить тег для дальнейшей настройки или программирования — например, чтобы связать поле с базой данных или использовать его в скриптах.
        • Отображать как: настройте внешний вид элемента управления «Раскрывающийся список». Оставьте значение по умолчанию «Ограничивающая рамка» для визуального соответствия или выберите «Нет», чтобы сделать элемент управления менее заметным.
        • Стиль и форматирование: при необходимости примените нужный стиль к тексту в раскрывающемся списке, чтобы он гармонировал с остальным содержимым документа.
        • Блокировка: подумайте, стоит ли заблокировать элемент управления, чтобы предотвратить случайное удаление или редактирование содержимого. Эти параметры особенно полезны в официальных документах, где непреднамерённые изменения могут привести к серьёзным последствиям.
     Теперь вы можете выбрать нужный пункт из элемента управления формы «Раскрывающийся список».
     
   • Настройка свойств других элементов управления содержимым
     Здесь я приведу обзор наиболее распространённых элементов управления содержимым 4 и основных параметров, которые могут потребоваться для их настройки.
     1. Элемент управления текстом (обычный и форматированный текст):
        Заголовок и тег: полезны для идентификации и написания скриптов.
        Блокировка: параметры блокировки содержимого от редактирования или удаления.
        Многострочный режим: для элементов управления форматированным текстом можно разрешить ввод нескольких строк.
     2. Элемент управления Флажок:
        Заголовок и тег: для идентификации и написания скриптов.
        Символ состояния: задайте состояние по умолчанию (отмечен/не отмечен).
        Блокировка: при необходимости заблокируйте редактирование или удаление.
     3. Элемент управления полем со списком:
        Заголовок и тег: помогает при идентификации и написании скриптов.
        Элемент списка: добавляйте, изменяйте или удаляйте элементы из списка поля со списком.
        Блокировка: предотвращает изменение списка и удаление элемента управления.
     4. Элемент управления Выбор даты:
        Заголовок и тег: для целей идентификации.
        Отображать дату следующим образом: выберите Формат даты, соответствующий требованиям документа.
        Блокировка: ограничьте редактирование или удаление элемента управления.

Шаг 3: Ограничьте редактирование только заполнением формы

Когда форма будет готова, её необходимо защитить, чтобы пользователи не могли изменять саму форму, а могли заполнять только отведённые для этого области. Выполните следующие действия.

1. На вкладке «Разработчик» в группе «Защита» нажмите «Ограничить редактирование».
   
2. На правой стороне документа появится панель «Ограничение редактирования». Выполните следующие настройки.
   1. Установите флажок «Разрешить только такой тип правки в документе».
   2. Выберите «Заполнение форм» в выпадающем меню.
   3. Нажмите кнопку «Да, включить защиту».
   4. Укажите пароль для этой формы или оставьте поле пустым.
   5. Нажмите кнопку «ОК». См. снимок экрана:
      

После включения защиты форма считается заполненной, завершённой и готовой к использованию.

Примечания по заполняемым формам

• В приведённой ниже таблице подробно описано назначение каждого элемента управления в списке «Функции» на ленте.

  Значок	Тип	Описание
  	Элемент управления форматированным текстом	Позволяет вводить форматированный текст. Пользователи могут применять стили — например, полужирный, курсив и подчёркивание, — а также изменять шрифт и его размер прямо в этом текстовом поле.
  	Элемент управления Обычный текст	Позволяет вводить неформатированный текст.Варианты стилизации и форматирования недоступны — это гарантирует простоту и единообразие текста.
  	Элемент управления изображением	Позволяет вставить одно изображение. Вы можете добавить изображение со своего устройства — оно будет встроено прямо в документ.
  	Элемент управления галереей стандартных блоков	Отображает набор предварительно отформатированных частей документа, таких как титульные страницы, текстовые поля, колонтитулы и нижние колонтитулы из галереи «Быстрые элементы».
  	Элемент управления Флажок	Вставляет флажок, который можно включать и выключать. Идеально подходит для форм с двоичным выбором — например, «да/нет» или «истина/ложь».
  	Элемент управления полем со списком	Предоставляет раскрывающееся меню, которое пользователи могут редактировать.Этот элемент управления позволяет добавлять новые пункты, обеспечивая гибкость для самых разных сценариев ввода.
  	Элемент управления Раскрывающийся список	Предоставляет фиксированный список вариантов для выбора в раскрывающемся меню.Этот элемент управления не позволяет пользователям изменять элементы списка.
  	Элемент управления Выбор даты	Позволяет вводить дату через удобный календарный интерфейс. Элемент управления автоматически форматирует дату в соответствии с настройками документа.
  	Элемент управления повторяющимся разделом	Позволяет пользователям дублировать нужный раздел формы столько раз, сколько необходимо.Этот элемент управления особенно полезен в формах, где требуется добавить несколько записей одного типа — например, перечислить несколько мест работы или образовательных достижений.
  	Устаревшие инструменты	Включает различные элементы управления формами из более старых версий Word, обеспечивающие совместимость с документами, созданными в этих версиях.

• Совместимость и совместное использование:
  Убедитесь, что форма совместима с версией Word, установленной у всех предполагаемых пользователей. Формы, созданные в более новых версиях Word, могут работать некорректно в старых версиях.

Создание заполняемых форм в Word — простой процесс, который значительно упрощает сбор и обработку информации. Следуя этим шагам, вы сможете создавать профессиональные и функциональные формы, идеально адаптированные под ваши задачи, — и тем самым повысить как продуктивность, так и точность сбора данных. А если вы хотите глубже освоить возможности Word, на нашем сайте вас ждёт множество полезных обучающих материалов.Узнайте больше советов и приёмов работы с Word здесь.