Создание интерактивной формы в Word: простое пошаговое руководство

Интерактивные формы Microsoft Word — это важный инструмент для создания документов, требующих ввода данных пользователя, таких как опросы, заявления или регистрационные формы. Это руководство проведет вас через процесс создания интерактивной формы в Word, начиная с активации необходимых инструментов и заканчивая блокировкой формы для использования.

• Шаг 1: Включение вкладки «Разработчик»
• Шаг 2: Вставка и настройка полей формы
• Шаг 3: Ограничение редактирования только заполнением формы

Что такое интерактивная форма в Word?

«Интерактивные формы» в Word позволяют создателям документов добавлять интерактивные элементы в свои документы, позволяя пользователям вводить или выбирать информацию в структурированном формате. Эти формы могут использоваться в различных контекстах, например, для сбора данных последовательно и организованно, и часто создаются с использованием полей формы, которые могут включать текстовые поля, флажки, выпадающие списки и выбор даты.

Как создать интерактивную форму в Word?

Создание интерактивной формы в Word включает несколько шагов, которые превращают стандартный документ в интерактивную форму, предназначенную для ввода данных. Этот раздел покажет вам, как выполнить эту задачу.

Office Tab: Добавляет интерфейсы с вкладками в Word, Excel, PowerPoint...

Улучшите свой рабочий процесс прямо сейчас.Узнать больше об Office Tab Бесплатная загрузка

Шаг 1: Включение вкладки «Разработчик»

Вкладка «Разработчик» содержит инструменты, необходимые для создания интерактивных форм, включая элементы управления формой и параметры защиты документа. Если вы не видите вкладку «Разработчик» на вашей панели инструментов, следуйте инструкциям ниже, чтобы отобразить её; в противном случае переходите к Шагу 2.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите «Настроить ленту» из контекстного меню.
   
2. В окне «Параметры Word» перейдите в правую панель, отметьте галочкой пункт «Разработчик» и нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
   

Это добавит вкладку «Разработчик» на вашу панель инструментов.

Шаг 2: Вставка и настройка полей формы

Поля формы являются основными элементами интерактивных форм в Word. Они позволяют добавлять места, где пользователи могут вводить текст, делать выбор, выбирать даты и т.д. В этом случае я продемонстрирую, как преобразовать следующий базовый документ Word в интерактивную форму.

Вставка полей формы

1. Перейдите на вкладку «Разработчик».
2. Поместите курсор в то место документа, где требуется элемент управления формой. В группе «Элементы управления» нажмите на нужный элемент управления формой для вставки.
   
   Совет: Нажмите, чтобы узнать больше об элементах управления формой, перечисленных в группе Элементы управления.
   • Вставка элемента управления текстовым содержимым
     В этом примере, чтобы позволить пользователям вводить свои имена, щелкните на пустом месте после метки «Имя:», а затем выберите «Элемент управления форматированным текстом» из группы «Элементы управления».
     
   • Вставка элемента управления выпадающим списком
     Чтобы позволить пользователям выбрать название отдела из выпадающего списка, щелкните на пустом месте рядом с меткой «Отдел:» и выберите «Элемент управления выпадающим списком» из группы «Элементы управления».
     
     Примечание: Чтобы вставить другие элементы управления формой, такие как «Флажок», «Выбор даты» или «Элемент управления изображением», следуйте тем же шагам, описанным выше.

Настройка свойств элемента управления формой

После вставки элементов управления формой необходимо задать свойства для каждого из них. Действуйте следующим образом:

1. Щелкните на элемент управления формой, который хотите настроить, а затем выберите «Свойства» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».
   
2. В открывшемся диалоговом окне «Свойства элемента управления содержимым» вы можете настроить различные типы элементов управления формой следующим образом.
   • Настройка свойств элемента управления выпадающим списком
     Добавление элементов является ключевым шагом при настройке выпадающего списка. В этом руководстве я покажу вам, как настроить свойства выпадающего списка, чтобы включить все необходимые элементы.
     1. В разделе «Свойства выпадающего списка» нажмите кнопку «Добавить».
     2. В открывшемся диалоговом окне «Изменить выбор» введите нужный элемент в текстовое поле «Отображаемое имя» и нажмите «ОК».
     3. Повторяйте предыдущие два шага, пока все элементы не будут добавлены в окно свойств выпадающего списка.
     4. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки.
        
        Примечания: Здесь я оставляю настройки по умолчанию для остальных полей в диалоговом окне, поскольку они обычно удовлетворяют моим базовым потребностям. Но понимание того, как изменять эти настройки, позволяет адаптировать элемент управления под конкретные требования, повышая функциональность формы и удобство для пользователя.

        • Заголовок: Присвойте выпадающему списку описательный заголовок. Этот заголовок не будет виден в документе, но поможет идентифицировать элемент управления во время редактирования.
        • Тег: Вы также можете назначить тег для дальнейшей настройки или программирования, например, связав поле с базой данных или используя его в скриптах.
        • Показывать как: Позволяет настроить внешний вид элемента управления выпадающим списком. Вы можете оставить значение по умолчанию «Ограничивающий прямоугольник» для визуальной согласованности или выбрать «Нет», чтобы сделать элемент управления менее заметным.
        • Стиль и форматирование: При необходимости примените определенный стиль для форматирования текста, введенного в выпадающий список, чтобы обеспечить согласованность с остальной частью документа.
        • Блокировка: Рассмотрите возможность блокировки элемента управления, чтобы предотвратить удаление или редактирование содержимого. Эти параметры особенно полезны в официальных документах, где непреднамеренные изменения могут стать проблемой.
     Теперь вы можете выбрать элемент из элемента управления выпадающим списком.
     
   • Настройка свойств других элементов управления содержимым
     Здесь я представлю обзор 4 распространенных элементов управления содержимым и любых важных настроек, которые вам может потребоваться настроить.
     1. Текстовое управление (Обычное и форматированное):
        Заголовок и Тег: Полезны для идентификации и скриптования.
        Блокировка: Опции для блокировки содержимого от редактирования или удаления.
        Многострочный: Для элементов управления форматированным текстом решите, разрешать ли несколько строк.
     2. Управление флажком:
        Заголовок и Тег: Для идентификации и скриптования.
        Символ установленного флажка: Установите состояние по умолчанию (установлен/не установлен).
        Блокировка: Блокировка редактирования или удаления, если необходимо.
     3. Элемент управления комбинированным списком:
        Заголовок и Тег: Помогает в идентификации и скриптования.
        Элементы списка: Добавление, изменение или удаление элементов из списка комбинированного списка.
        Блокировка: Предотвращение изменений в списке и удаление элемента управления.
     4. Элемент управления выбором даты:
        Заголовок и Тег: Для целей идентификации.
        Отображение даты таким образом: Выберите формат даты, соответствующий потребностям документа.
        Блокировка: Ограничение редактирования или удаления элемента управления.

Шаг 3: Ограничение редактирования только заполнением формы

После настройки формы вам нужно ограничить её, чтобы предотвратить изменение самой формы пользователями, позволяя им только заполнять предназначенные области. Действуйте следующим образом.

1. Все еще находясь на вкладке «Разработчик», нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защита».
   
2. Панель «Ограничить редактирование» теперь отображается справа от вашего документа. Сделайте следующие настройки.
   1. Отметьте галочкой пункт «Разрешить только этот тип редактирования в документе».
   2. Выберите «Заполнение форм» из выпадающего меню.
   3. Нажмите кнопку «Да, начать принудительную защиту».
   4. Установите пароль для этой формы или просто оставьте поле пароля пустым.
   5. Нажмите кнопку «ОК». Смотрите скриншот:
      

После включения защиты для заполнения формы интерактивная форма готова к использованию.

Примечания по интерактивным формам

• Следующая таблица предоставляет четкое понимание функций каждого элемента управления, перечисленного на ленте.

  Иконка	Тип	Описание
  	Элемент управления форматированным текстом	Позволяет вводить форматированный текст. Пользователи могут применять стили, такие как полужирный, курсив и подчеркивание, а также изменять типы шрифтов и размеры внутри этого текстового поля.
  	Элемент управления обычным текстом	Позволяет вводить неформатированный текст. Никакие возможности стилизации или форматирования недоступны, что гарантирует, что текст останется простым и последовательным.
  	Элемент управления изображением	Позволяет вставить одно изображение. Пользователи могут добавить изображение со своего устройства, которое будет встроено непосредственно в документ.
  	Элемент управления галереей быстрых частей	Отображает выбор предварительно отформатированных частей документа, таких как титульные страницы, текстовые поля, верхние и нижние колонтитулы из галереи быстрых частей.
  	Элемент управления флажком	Вставляет флажок, который можно включать и выключать. Идеально подходит для форм, требующих бинарного выбора, таких как да/нет или истина/ложь.
  	Элемент управления комбинированным списком	Предоставляет выпадающее меню, которое пользователи могут редактировать. Этот элемент управления позволяет добавлять новые элементы пользователем, делая его гибким для различных входных данных.
  	Элемент управления выпадающим списком	Предлагает фиксированный список вариантов, из которого пользователи могут выбирать из выпадающего меню. Этот элемент управления не позволяет пользователям изменять элементы списка.
  	Элемент управления выбором даты	Облегчает ввод даты, предоставляя интерфейс календаря. Элемент управления автоматически форматирует дату в соответствии с настройками документа.
  	Элемент управления повторяющейся секцией	Позволяет пользователям дублировать определенную секцию формы столько раз, сколько необходимо. Этот элемент управления полезен для форм, где требуется несколько записей одного типа информации, таких как перечисление нескольких рабочих опытов или образовательных квалификаций.
  	Устаревшие инструменты	Включает различные элементы управления формой из старых версий Word, полезные для совместимости с документами, созданными в этих версиях.

• Совместимость и обмен:
  Убедитесь, что форма совместима с версией Word, которой пользуются все предполагаемые пользователи. Формы, созданные в новых версиях Word, могут некорректно работать в старых версиях.

Создание интерактивных форм в Word — это простой процесс, который может значительно упростить сбор и обработку информации. Следуя этим шагам, вы сможете создать профессиональные и функциональные формы, адаптированные под ваши специфические потребности, повышая как производительность, так и точность сбора данных. Для тех, кто стремится глубже изучить возможности Word, наш сайт предлагает множество учебных материалов. Узнайте больше советов и приемов Word здесь.