Организация группы документов - управление документами с помощью групп в Word

Kutools for WordАвтора Организовать группу документов выполняет функции нашего менеджера документов, который может эффективно и удобно помогать нам управлять всеми документами, сгруппированными в Document Group. С Организовать группу документов инструмент, мы можем легко создавать новые группы документов, перетаскивать документы между разными группами, переименовывать документы и группы документов и так далее.

Список всех групп документов в виде дерева

Легко создавайте новые группы документов

Перемещайте документы между разными группами

Переименовать группы документов и документы

Удалить группы документов и документы

Устранение ошибок в группах документов

Нажмите Кутулс > Избранное > Организовать группу документов. Смотрите скриншот:

Список всех групп документов в виде дерева

1. Если вы хотите организовать документы, которые вы добавили в группу, нажмите Кутулс > Избранное > Организовать группу документов для включения утилиты.

2. Вы увидите все группы документов и документы, сгруппированные с помощью Избранное перечислены в Организовать группу документов диалоговое окно. Смотрите скриншот:

Внимание. Чтобы выбрать любой документ в списке, вы можете увидеть, как путь сохранения этого документа показан на панели под списком.

Легко создавайте новые группы документов

1. Нажмите Новая кнопку в правой части диалогового окна, чтобы создать новую группу. Смотрите скриншот.

2. После нажатия на Новая Кнопка отобразит диалоговое окно, как показано на снимке экрана ниже. Назначьте имя этой новой группе и нажмите OK кнопка. Новая созданная группа документов также будет указана в древовидной структуре.

Перемещайте документы между разными группами

Если вы хотите переместить документ из группы в другую группу документов, вы можете сделать это следующим образом.

1. Выберите документ, который вы хотите переместить в другую группу документов, и нажмите Двигаемся в диалоговом окне. Смотрите скриншот:

2. Затем отобразится Выберите группу документов диалог. В этом диалоговом окне вы можете переместить этот документ в любую существующую группу документов, выбрав группу и нажав OK. Или перейдите в новую группу, нажав кнопку Новая кнопка. Вы также можете перетаскивать документ для перемещения между различными группами документов в Организовать группу документов .

Переименовать группы документов и документы

С помощью этой утилиты вы можете переименовывать как группы документов, так и документы.

1. Выберите группу документов или документ, который вы хотите переименовать, и нажмите Переименовывать нажмите кнопку, то имя группы документов или документа станет доступным для редактирования в древовидной структуре, затем введите новое имя.

Внимание: это Переименовывать функция изменит только указанное имя документа в группе, ни имя документа. Например, если у вас есть документ с именем «Файл.doc», Который был добавлен в группу и переименован в«ФАЙЛ2.doc”С помощью Переименовывать особенность в Организовать группу документов. После переименования документа, когда вы перейдете в папку с файлами этого документа, вы обнаружите, что имя документа по-прежнему будет «ФАЙЛ2.doc». Так что Переименовывать особенность в Организовать группу документов изменяет только название документа, которое будет указано в группе.

Удалить группы документов и документы

Если вы хотите удалить группы документов или документ из группы, вы можете просто выбрать группу документов или документ, который вы хотите удалить, в древовидной структуре, а затем щелкнуть Удалить в диалоге. Смотрите скриншот:

Примечание: что собой представляет Удалить функция только удалить документ из группы, документы все еще существуют на вашем компьютере

Устранение ошибок во время групп документов

Иногда это может вызвать ошибки в Избранное группировать по следующим причинам:

Документ уже находится в группе, и вы изменили путь сохранения этого документа (он был перемещен в другую папку с файлами, был переименован в папке или был удален с ПК).

1. Например, после того, как вы добавили документ в группу документов, когда вы переместите этот документ в другую папку на вашем компьютере, документ в Избранное в группе будет отображаться неработающая ссылка. Смотрите скриншот:

2. Теперь вы не можете открыть этот документ прямо из группы. Вам нужно перейти в Организовать группу документов диалоговое окно и щелкните Очистить ошибки кнопка для удаления ошибки из групп документов

3. После нажатия Чистая ошибка, вы увидите результат, как показано на скриншотах ниже: