Если ваши ежедневные задачи часто связаны с обменом письмами, фиксирующими ход работы, сводка таких писем за определённый период может оказаться крайне важной. Ручное открытие каждого письма и объединение информации для составления отчёта — это трудоёмкий и подверженный ошибкам процесс. Чтобы упростить эту задачу, Kutools для Outlook предлагает функцию AI Сводка. Этот инструмент оптимизирует ваш рабочий процесс: с помощью ИИ вы сможете мгновенно обобщить несколько писем и сгенерировать подробный отчёт прямо в Outlook — быстро, точно и без лишних усилий.
Основные возможности функции AI Сводка:
Используйте передовые технологии искусственного интеллекта для быстрого обобщения содержания нескольких писем.
Выбирайте различные периоды для кратких сводок писем в зависимости от ваших задач: сегодня, вчера, на этой неделе, в этом месяце или настройте временной диапазон.
Предлагает три стиля краткого содержания: точный, простой и ориентированный на ключевые моменты — а также позволяет задавать собственные требования.
Отчёты с кратким содержанием можно перевести на 40 языков.
Поддерживает одновременное создание нескольких кратких содержаний, и вы можете отредактировать текущее краткое содержание, чтобы получить новое, лучше соответствующее вашим потребностям.
Созданные краткие содержания можно копировать, экспортировать в виде текста или файла PDF или непосредственно использовать в качестве тела письма при создании нового письма.
Эти функции делают процесс создания шаблонов писем более эффективным и гибким.
Использование функции AI Сводка
Давайте подробнее рассмотрим, как эффективно использовать функцию «AI Сводка».
Шаг 1. Запустите Outlook.
Шаг 2. Перейдите на вкладку KUTOOLS AI и выберите функцию «AI Сводка».
Шаг 3. На шаге 1 окна «Резюме работы»:
Сначала выберите нужный период для краткого содержания электронной почты. Существует два способа указать период:Быстро выберите нужный период из раскрывающегося меню.Настройте период вручную.
Примечание: Чтобы активировать ручной выбор даты, сначала выберите в раскрывающемся меню пункт «Другой».
Затем отметьте папки, из которых вы хотите создать краткие содержания.
Нажмите Далее, чтобы перейти ко второму шагу окна «Резюме работы».
Шаг 4. На шаге 2 окна «Резюме работы»:
Во-первых, выберите письма, которые необходимо обобщить.
Затем выберите стиль и язык краткого содержания.
Шаг 5. Начните создавать краткое содержание
Нажмите кнопку Начать краткое содержание, и ИИ обобщит перечисленные письма.
Если вас не устраивает текущее краткое содержание, нажмите кнопку Создать краткое содержание заново, чтобы получить обновлённую версию.
Кроме того,вы можете отредактировать первое краткое содержание — добавить или удалить информацию, а затем нажать «Создать краткое содержание заново», чтобы получить улучшенную версию на основе ваших правок. Продолжайте вносить корректировки, пока не достигнете идеального результата.
Шаг 6. Использование краткого содержания
Нажмите кнопку Копировать, чтобы скопировать краткое содержание в буфер обмена и вставить его куда угодно.
Нажмите Экспорт и укажите папку для сохранения текущего краткого содержания в формате текстового файла или PDF.
Нажмите кнопку Новое письмо — после этого откроется новое окно сообщения с уже заполненным телом письма. Останется только указать отправителя, получателей и тему, а затем нажать Отправить, чтобы отправить обобщённое письмо.
Примечания
Нажмите кнопку Назад, чтобы сбросить параметры последнего шага.
Если вы впервые используете функции ИИ, сначала необходимо настроить Настройки ИИ, прежде чем применять функцию создания краткого содержания.
Если вкладка KUTOOLS AI закрывается, вы можете найти функцию «AI Сводка» в разделе Kutools > Инструменты ИИ.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Примечание: Чтобы активировать ручной выбор даты, сначала выберите в раскрывающемся меню пункт «Другой».
, и ИИ обобщит перечисленные письма.
, чтобы скопировать краткое содержание в буфер обмена и вставить его куда угодно.
— после этого откроется новое окно сообщения с уже заполненным телом письма. Останется только указать отправителя, получателей и тему, а затем нажать Отправить, чтобы отправить обобщённое письмо.
, чтобы скопировать краткое содержание в буфер обмена и вставить его куда угодно.
— после этого откроется новое окно сообщения с уже заполненным телом письма. Останется только указать отправителя, получателей и тему, а затем нажать Отправить, чтобы отправить обобщённое письмо.
