Используйте Умных Получателей для улучшения управления контактами в Outlook

Управление получателями электронной почты может быть сложной задачей, особенно при работе с несколькими учетными записями или обширными списками контактов. Kutools для Outlook представляет функцию Умных Получателей, чтобы революционизировать способ управления вашими получателями электронной почты, предлагая расширенные возможности за пределами стандартного функционала Outlook. Благодаря доступу к контактам между учетными записями, расширенному поиску, легкой сортировке и фильтрации, настраиваемым параметрам отображения и интуитивным визуальным индикаторам, Умные Получатели обеспечивают бесперебойную и эффективную электронную коммуникацию. Это руководство расскажет, почему Умные Получатели являются незаменимым инструментом, как их активировать и максимально использовать их мощные функции.

Почему стоит выбрать Умных Получателей

Эффективное управление получателями имеет решающее значение для продуктивности, особенно при работе с несколькими учетными записями или большими списками контактов. Встроенные инструменты Outlook могут оказаться недостаточными в таких ситуациях, но Умные Получатели улучшают управление получателями, предоставляя больший контроль и удобство. Ниже приведены основные преимущества этой функции:

📂 Бесшовное управление контактами в нескольких учетных записях
Умные Получатели позволяют беспрепятственно получить доступ к контактам во всех ваших учетных записях электронной почты в Outlook, позволяя вам просматривать контакты из всех учетных записей одновременно или сосредоточиться на конкретной учетной записи. Эта гибкость устраняет необходимость переключения между учетными записями и гарантирует, что нужные контакты всегда под рукой.

🔍 Расширенные возможности быстрого поиска и фильтрации
С помощью Умных Получателей вы можете легко выполнять поиск по обширным спискам контактов, используя несколько полей, включая имя, адрес электронной почты, компанию или номер телефона. Расширенные функции поиска и фильтрации позволяют быстро найти нужные контакты, даже при управлении большими и сложными базами данных контактов. Уточняя результаты, эта функция помогает экономить драгоценное время при составлении писем для определенных лиц или групп.

↕️ Разнообразные и гибкие варианты сортировки
Умные Получатели предлагают ряд вариантов сортировки, которые помогут вам более эффективно организовать ваши контакты. Вы можете сортировать по различным полям, таким как имя, домен электронной почты, компания или пользовательские критерии, в порядке возрастания, убывания или даже случайном порядке. Эта гибкость в сортировке позволяет быстро просматривать контакты так, чтобы это лучше всего соответствовало вашему рабочему процессу, облегчая управление большими списками контактов без чувства перегрузки.

⚙️ Настройка отображения контактов для максимальной эффективности
Умные Получатели дают вам полный контроль над тем, как отображается информация о контактах. В левой панели окна Умных Получателей вы можете настроить, какие поля — такие как имя, должность, компания или адрес электронной почты — будут видны, помогая сосредоточиться на наиболее релевантных деталях для текущей задачи. Этот персонализированный вид уменьшает беспорядок и повышает производительность, показывая только те данные, которые вам нужны. В правой панели отображаются все непустые поля для выбранных контактов, включая имя, должность, компанию, номер телефона и адрес электронной почты.

✅ Обработка получателей без ошибок с помощью визуальных маркеров
Одной из выдающихся функций Умных Получателей является использование цветовых визуальных маркеров, которые автоматически применяются, когда вы добавляете контакты в поля «Кому», «Копия» или «Скрытая копия». Эти маркеры помогают вам сразу видеть, какие получатели уже добавлены, предотвращая дублирование записей и обеспечивая точность и организованность списка получателей.

⏱️ Оптимизированный интерфейс для повышения эффективности
Интуитивно понятный и простой в навигации интерфейс Умных Получателей сокращает время, затрачиваемое на управление получателями, позволяя вам больше сосредоточиться на написании писем, а не на логистике добавления контактов. Благодаря своему оптимизированному дизайну, эта функция повышает производительность и упрощает управление получателями электронной почты.

Как активировать Умных Получателей в Kutools для Outlook

Чтобы использовать Умных Получателей каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо:

Шаг 1. Нажмите вкладку «Kutools». Щелкните стрелку рядом с «Умные Получатели».

Шаг 2. Выберите «Умные Получатели».

При первом использовании Умных Получателей появится окно приветствия.

• Нажмите «Да», чтобы включить (это заменит окно выбора получателей по умолчанию в Outlook).
• Нажмите «Нет», чтобы продолжить использование окна по умолчанию в Outlook.
• Установите флажок «Не показывать это окно в следующий раз», чтобы пропустить будущие приветственные сообщения.

Чтобы использовать Умных Получателей только для текущего письма:

Шаг 1. Нажмите вкладку «Kutools». Щелкните стрелку рядом с «Умные Получатели».

Шаг 2. Выберите «Отправить электронное письмо немедленно, используя Умных Получателей».

Как использовать функцию Умных Получателей

Шаг 1: Выберите «Kutools» > «Умные Получатели», чтобы активировать эту функцию.

Шаг 2: Нажмите «Новое письмо» в разделе «Главная», чтобы начать составление нового сообщения.

Шаг 3: В окне создания письма нажмите кнопку «Кому», «Копия» или «Скрытая копия», чтобы открыть окно Умных Получателей.

Шаг 4: Добавьте получателей в окне Умных Получателей.

1. Выберите папку контактов, из которой хотите добавить получателей, из выпадающего списка «Адресная книга».
2. Дважды щелкните по контакту, и контакт будет добавлен в поле «Кому», «Копия» или «Скрытая копия». Если вы хотите добавить контакты в другое поле, например, поле «Копия», поместите курсор в поле «Копия», а затем дважды щелкните по контакту в окне Умных Получателей. Контакт будет автоматически добавлен в поле «Копия». Яркий визуальный маркер (цветовой индикатор) появится рядом с добавленными контактами, помогая избежать случайных или повторяющихся выборов.
3. Выберите контакт, затем нажмите кнопку «Кому», «Копия» или «Скрытая копия», чтобы добавить получателя в соответствующее поле. Яркий визуальный маркер (цветовой индикатор) появится рядом с добавленными контактами, помогая избежать случайных или повторяющихся выборов.
4. Нажмите «ОК».

Расширенное использование

• Чтобы быстро найти нужные контакты, введите ключевое слово в текстовое поле «Поиск». Поддерживается поиск по всем полям контактов, и совпадающие контакты будут выделены желтым цветом.

  

• Чтобы отсортировать или отфильтровать контакты, нажмите кнопку фильтра в верхней части столбца, который вы хотите отсортировать или отфильтровать. Вы можете сортировать по имени, адресу электронной почты, домену электронной почты, компании и другим полям в порядке возрастания, убывания или случайном порядке.

  Вы также можете фильтровать отображаемые столбцы. Если вы хотите отфильтровать контакты по определенному критерию, например, отфильтровать контакты, чье имя содержит «m», нажмите на кнопку фильтра, чтобы отобразить меню фильтра, затем введите «m» в поле «Поиск». Результат фильтрации будет отображен в меню фильтра, нажмите «ОК». Отобразятся только контакты, чьи имена содержат «m».

  

  Или вы можете фильтровать контакты прямо в поле, отметив нужные элементы в меню фильтра и нажав «ОК».

  

• Если вы хотите добавить определенные контакты из группы контактов,

  1. Нажмите на группу контактов
  2. Перейдите к подробному списку информации в правой части и дважды щелкните, чтобы добавить конкретный адрес электронной почты участника в нужное поле.

  

Отключение функции Умных Получателей

Шаг 1. Нажмите вкладку «Kutools». Щелкните стрелку рядом с «Умные Получатели».

Шаг 2. Выберите «Умные Получатели».

Шаг 3. Когда появится диалоговое окно подтверждения, нажмите «ОК», чтобы отключить функцию.

Это вернет вас к окну выбора получателей по умолчанию в Outlook.

Demo: Comprehensive Guide to Smart Recipients Feature