Шаблоны Kutools — создание и управление шаблонами в Outlook без усилий

Интуитивно понятный интерфейс ✨

Kutools предлагает чистый и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет мгновенно находить и использовать нужные шаблоны. Его продуманная компоновка оптимизирует весь процесс написания писем.

Мощные инструменты управления ⚙️

Kutools предлагает расширенные инструменты управления: быстрое удаление, переименование и категоризация шаблонов. Поддерживается также групповое управление, что значительно повышает эффективность и удобство работы.

Разнообразные варианты вставки содержимого 🖼️

Помимо обычного текста, Kutools поддерживает вставку изображений, таблиц и графики, позволяя создавать более насыщенные и профессионально оформленные письма с повышенной визуальной привлекательностью.

Простое редактирование и обслуживание ✏️

Вы можете обновлять содержимое шаблонов в любое время — редактировать текст, заменять изображения или изменять форматирование — не затрагивая при этом существующие категории и другие шаблоны. Все изменения применяются мгновенно, сохраняя вашу библиотеку шаблонов всегда актуальной и упорядоченной.

Импорт и Экспортировать шаблон 🔄

Kutools позволяет импортировать и экспортировать шаблоны, упрощая резервное копирование и перенос между устройствами и версиями Outlook — для максимальной гибкости и надёжной защиты ваших данных.

Панель шаблонов разделена на два основных раздела для эффективной организации и быстрого доступа к часто используемому контенту.

1. Раздел категорий (верхняя область)

В этом разделе отображаются и управляются все встроенные категории шаблонов — такие как «Флажки», «Общие» и «Подписи», — а также любые созданные вами пользовательские категории.

В этой области вы можете:

• Добавление новых категорий или переименование существующих
• Перемещайте категории вверх или вниз, чтобы изменить порядок их отображения и держать часто используемые категории под рукой
• Удаление ненужных категорий
• Поддержка массового импорта и экспорта шаблонов для удобного резервного копирования, переноса или совместного использования между разными устройствами.
• Обновите список шаблонов, чтобы сразу увидеть последние изменения.
• Использование поля поиска для быстрого нахождения нужных шаблонов

2. Раздел содержимого шаблонов (нижняя область)

Здесь представлены все шаблоны из выбранной категории в чёткой и интуитивно понятной компоновке, что позволяет быстро оценить содержимое каждого шаблона и легко выбрать и вставить нужный.

В этой области вы можете:

• Добавление новых шаблонов
• Редактирование существующих шаблонов путём обновления текста, изображений или форматирования
• Удаление неиспользуемых шаблонов
• Сортируйте шаблоны в списке по возрастанию или убыванию, чтобы быстрее находить нужный контент.
• Настройка размера миниатюр для более чёткого просмотра
• Вход в режим редактирования для управления шаблонами группами

Вместе эти два раздела создают четко структурированную и высокоэффективную среду для управления шаблонами, упрощая создание, организацию и повторное использование контента и значительно оптимизируя рабочий процесс составления писем.

Совет:

Панель шаблонов в Outlook поддерживает как область чтения, так и всплывающие окна для новых сообщений, ответов и пересылок. При нажатии кнопки «Шаблон» все четыре типа активируются по умолчанию. Кроме того, вы можете выбрать, где именно должна автоматически появляться панель шаблонов: просто нажмите Kutools > Шаблон, откройте раскрывающийся список и выберите нужную панель или окно для отображения.

Создание нового шаблона

1. Выделите содержимое, которое хотите сохранить как шаблон, затем нажмите кнопку (см. снимок экрана):
   
2. В диалоговом окне «Новый шаблон»:
   (1) Введите имя нового шаблона в поле Имя;
   (2) Затем выберите категорию для размещения нового шаблона из раскрывающегося списка. Чтобы сразу создать новую категорию, нажмите кнопку Новая категория и укажите её название.
   (3) Нажмите кнопку Добавить.
   
3. Шаблон создан мгновенно! Вы можете просмотреть его на панели Библиотека ресурсов. См. снимок экрана:
   

Использование шаблона в письме

После создания шаблона вы можете получить к нему доступ из любого окна создания письма в любое время. Независимо от того, создаёте ли вы новое сообщение, отвечаете или пересылаете письмо, достаточно щёлкнуть по шаблону, чтобы мгновенно вставить его содержимое.

1. Щелкните в том месте текста сообщения, куда нужно вставить содержимое шаблона.
2. На панели Библиотека ресурсов выберите категорию, содержащую нужный шаблон, и щёлкните по нему, чтобы вставить его прямо в письмо.
   

Совет:

Вы можете вставить запись шаблона в виде «Форматированного текста», «Обычного текста» или «Изображения» — просто выберите нужный вариант в раскрывающемся списке меню записи шаблона.

Удаление или переименование категории

Выберите категорию, которую хотите удалить или переименовать, нажмите кнопку раскрывающегося списка в списке категорий и выберите нужный пункт: Удалить категорию или Переименовать категорию.

Примечание: при удалении категории все шаблоны, содержащиеся в ней, будут удалены навсегда. Убедитесь, что эти шаблоны вам больше не понадобятся, прежде чем продолжить.

Удаление или переименование шаблона

В разделе содержимого шаблонов вы можете переименовывать или удалять отдельные шаблоны. Просто выберите нужный шаблон, нажмите кнопку раскрывающегося списка рядом с ним и выберите Переименовать, чтобы задать новое имя, или Удалить, чтобы удалить выбранный шаблон.

Совет:

Чтобы удалить все записи шаблонов в категории, нажмите кнопку раскрывающегося списка в списке «Лента» и выберите пункт Очистить всё.

Экспортировать шаблон

Если вы хотите создать резервную копию своих шаблонов или поделиться ими с другими, просто экспортируйте выбранные шаблоны или целую категорию в виде файла пакета шаблонов.

Нажмите раскрывающийся список в поле списка категорий и выберите Экспортировать шаблон. В диалоговом окне Экспортировать шаблон нажмите кнопку , чтобы выбрать папку назначения для сохранения экспортируемого файла. Затем нажмите OK.

Экспортированный пакет можно импортировать на любое другое устройство или легко поделиться им с вашей командой.

Импортировать шаблон

Когда у вас есть файл пакета шаблонов, вы можете напрямую импортировать его в свою библиотеку шаблонов.

Нажмите раскрывающийся список в поле списка категорий и выберите Импортировать шаблон. В диалоговом окне Импортировать шаблон нажмите кнопку , чтобы выбрать файл для импорта, затем — OK. Шаблоны автоматически загрузятся в соответствующую категорию и станут доступны немедленно.

Изменить порядок категорий

Выберите категорию, которую нужно переместить, в разделе категорий. Нажмите значок Переместить вверх или Переместить вниз, чтобы изменить её положение. Порядок обновляется мгновенно — подтверждение не требуется.

Изменить порядок шаблонов

Вы также можете изменить порядок шаблонов внутри каждой категории:

▶️ Сортировка шаблонов по возрастанию или убыванию

В списке шаблонов нажмите кнопку или , чтобы отсортировать шаблоны — они мгновенно переупорядочатся по возрастанию или убыванию в зависимости от названий.

Примечание: после сортировки шаблонов по возрастанию или убыванию изменить их положение вручную с помощью перетаскивания будет невозможно.

▶️ Изменение порядка шаблонов с помощью перемещения вверх/вниз

1. В списке шаблонов нажмите кнопку «Изменить» и выберите шаблон, который вы хотите переместить.
2. Нажмите значки Вверх/Вниз или Стр. вверх/Стр. вниз, чтобы изменить положение. Порядок обновляется мгновенно — подтверждение не требуется.
   
3. После изменения положения шаблона нажмите «Вниз», чтобы выйти из режима редактирования.

В поле списка категорий

Поиск шаблонов:

Позволяет быстро находить шаблон по ключевым словам: по мере ввода текста список автоматически фильтруется, отображая только соответствующие вашему запросу варианты — так вы быстрее найдёте то, что нужно.

Обновить :

Перезагружает список категорий и шаблонов, чтобы сразу отобразить все обновления — такие как новые шаблоны, переименованные элементы или изменения, выполненные на других устройствах. Это обеспечивает синхронизацию и актуальность вашей библиотеки шаблонов.

В поле списка шаблонов

Включить плавающий просмотр :

При наведении курсора на шаблон появляется всплывающее окно предварительного просмотра, позволяющее ознакомиться с полным содержимым шаблона без его вставки — это упрощает выбор нужного варианта.

Включить новый режим предпросмотра :

Когда эта функция включена, нажатие на шаблон открывает окно предварительного просмотра и редактирования, где можно просмотреть, изменить или вставить шаблон. Если функция отключена, шаблон сразу вставляется в письмо без открытия окна предпросмотра.

Включить просмотр в списке :

Показывает предварительный просмотр выбранного шаблона прямо на панели, обеспечивая удобный просмотр без открытия дополнительных окон.

Увеличить размер шрифта / Уменьшить размер шрифта:

Эти две опции позволяют при необходимости увеличить или уменьшить размер шрифта в названиях шаблонов.