Умная адресная книга – Эффективное управление контактами
Kutools для Outlook
Управление большим количеством контактов в Outlook может быть трудоемким и подверженным ошибкам. К счастью, Kutools для Outlook предоставляет мощное решение с функцией Умной адресной книги — универсальным инструментом управления контактами, который помогает легко добавлять, редактировать, удалять, фильтровать, импортировать и экспортировать контакты Outlook в одном удобном интерфейсе.
Это руководство проведет вас через использование Умной адресной книги для более эффективного и точного управления вашими контактами.
- Основные преимущества Умной адресной книги
- Открыть Умную адресную книгу
- Создание новых контактов
- Редактирование существующих контактов
- Удаление контактов
- Копирование или перемещение контактов
- Экспорт/Импорт контактов
- Поиск/Сортировка и фильтрация контактов
- Другие советы по использованию Умной адресной книги
Основные преимущества Умной адресной книги
- 🧭 Универсальный интерфейс для создания, редактирования и управления контактами:
В одном окне вы можете: добавлять новые контакты, редактировать существующие контакты, просматривать все контакты и их подробные поля. Эта централизованная конструкция оптимизирует операции и значительно повышает эффективность управления, что особенно полезно для пользователей, которые часто поддерживают данные контактов. - ⚙️ Пакетные операции (удаление/копирование/перемещение/импорт/экспорт) для повышения эффективности:
Эти функции значительно снижают ручную нагрузку, делая их идеальными для бизнес-пользователей или команд, управляющих сотнями или тысячами контактов. - 🔍 Расширенные функции поиска и фильтрации для быстрого нахождения контактов:
Встроенная панель поиска или функция фильтрации позволяет мгновенно находить ключевые слова, позволяя пользователям находить контакты по любым полям. - 🔄 Бесшовная интеграция с Контактами Outlook, обеспечивая полную совместимость:
Умная адресная книга бесшовно интегрируется с нативной системой контактов Outlook, гарантируя, что все изменения синхронизируются в реальном времени. Это означает: каждое действие в Умной адресной книге (добавление, редактирование или удаление контактов) мгновенно обновляется в модуле Контактов Outlook. С другой стороны, изменения, сделанные напрямую в Outlook, автоматически отображаются в Умной адресной книге.
Открыть Умную адресную книгу
Выполните следующие шаги, чтобы открыть Умную адресную книгу:
- Запустите Outlook.
- Нажмите на вкладку «Kutools» на ленте. Затем выберите «Умная адресная книга».
- Это откроет специальное окно управления контактами, позволяющее интуитивно взаимодействовать со всеми вашими контактами Outlook. В окне:
- Левая панель (Область навигации по адресной книге): Отображает все учетные записи Outlook и их папки контактов.
- Верхняя панель инструментов (Область кнопок функций): Предоставляет различные кнопки действий, включая:
Новый: Добавить новый контакт
Редактировать: Редактировать выбранный контакт
Удалить: Удалить контакты
Копировать в / Переместить в: Копировать или переместить выбранные контакты в другую адресную книгу
Экспорт / Импорт: Экспорт или импорт данных контактов
Строка поиска: Введите ключевые слова, чтобы быстро найти контакты - Центральный список контактов (Основная область отображения): Отображает основную информацию о контактах в столбцах, такую как: Имя, Отображаемый адрес электронной почты, Электронная почта, позволяет сортировать, щелкая заголовки столбцов. Поддерживает редактирование внутри строки путем двойного щелчка по конкретному полю.
- Правая панель (Поля и значения): При выборе контакта эта панель показывает все поля и значения, связанные с этим контактом.
- Нижняя строка состояния: Отображает общее количество контактов; Показывает путь или источник текущего выбранного списка контактов.
Создание новых контактов
Быстро добавляйте новых частных лиц или деловых контактов, не покидая интерфейса.
- Нажмите кнопку «Новый» в диалоговом окне «Умная адресная книга».
- В открывшемся окне «Контакт» введите данные контакта, такие как: Имя, Адрес электронной почты, Компания, Номер телефона и т. д., по мере необходимости.
- Наконец, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить этот контакт. Новый контакт будет отображен в списке контактов.
Редактирование существующих контактов
Легко обновляйте устаревшую информацию, чтобы поддерживать актуальность базы данных контактов.
- Выберите контакт, который хотите изменить, и нажмите кнопку «Редактировать».
- Затем откроется окно «Контакт», обновите соответствующие поля по своему усмотрению.
- Наконец, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить новую информацию.
- Вы также можете дважды щелкнуть прямо на любом поле в списке контактов, чтобы сразу его отредактировать, без открытия отдельного окна редактирования. Эта функция редактирования внутри строки значительно повышает эффективность, особенно при быстрой корректировке нескольких контактов.
- Вы также можете редактировать данные контакта прямо в панели «Поля и значения» справа. Просто дважды щелкните на любом поле значения, чтобы быстро внести правки — нет необходимости открывать отдельное окно, что делает процесс быстрым и эффективным.
Удаление контактов
Удалите старые или повторяющиеся записи, чтобы ваш список оставался чистым и актуальным.
- Выберите один или несколько контактов (нажмите клавишу Ctrl для выбора нескольких контактов), затем нажмите кнопку «Удалить».
- Затем подтвердите удаление в запросе.
Копирование или перемещение контактов
Вы можете быстро организовать контакты между папками или учетными записями. Это полезно для группировки контактов по отделам, клиентам или регионам.
- Выберите нужные контакты. Нажмите «Копировать в» или «Переместить в» на панели инструментов.
- В открывшемся диалоговом окне «Выбрать папку» выберите целевую папку для размещения контактов. Смотрите скриншот:
- Нажмите OK, и желаемые контакты будут скопированы или перемещены в папку сразу.
Экспорт / Импорт контактов
📤 Экспорт контактов: Резервное копирование или повторное использование ваших данных контактов
Экспорт ваших контактов позволяет сохранить копию ваших данных для резервного копирования, переноса в другую систему или обмена с другими. Умная адресная книга поддерживает экспорт контактов в папке в файл Excel.
- Выберите одну папку контактов из левой панели адресной книги. Затем нажмите «Экспорт», см. скриншот:
- В открывшемся окне выберите место назначения и укажите имя файла для этого файла данных контактов.
- Нажмите «Сохранить», чтобы завершить экспорт.
📥 Импорт контактов – Быстрое добавление внешних списков контактов
Функция импорта особенно полезна для загрузки больших баз данных контактов из Excel. Она обеспечивает плавный переход и централизованное управление в Outlook.
- Выберите папку контактов, куда вы хотите импортировать новые контакты.
- Затем нажмите кнопку «Импорт» на панели инструментов. В появившемся окне нажмите, чтобы выбрать ваш файл Excel, содержащий данные контактов. Затем нажмите кнопку «Открыть». Смотрите скриншот:
- Дождитесь завершения процесса. После завершения контакты будут импортированы непосредственно в выбранную папку контактов.
Поиск / Сортировка и фильтрация контактов
При управлении большим количеством контактов важно быстро найти нужного человека. Умная адресная книга предлагает мощную систему поиска и фильтрации в реальном времени, которая позволяет находить конкретные контакты на основе любой детали — имени, электронной почты, компании и т. д.
🔎 Используйте панель поиска для быстрого поиска
Сортировка помогает организовать контакты на основе значений полей, что облегчает визуальное сканирование и поиск записей.
В верхней части интерфейса «Умная адресная книга» находится панель поиска. Просто введите ключевое слово, и по мере ввода список контактов будет автоматически фильтроваться в реальном времени, показывая только совпадающие результаты.
🔠 Сортировка контактов по заголовкам столбцов
Сортировка помогает организовать контакты на основе значений полей, что облегчает визуальное сканирование и поиск записей.
- Щелкните любой заголовок столбца (например, Имя, Электронная почта, Отображать как) в основном списке контактов, чтобы отобразить панель сортировки и фильтрации.
- Затем выберите порядок сортировки, вы можете выбрать «Сортировать по возрастанию» для восходящего порядка, «Сортировать по убыванию» для нисходящего, «Без сортировки» для удаления любой сортировки и отображения контактов в их исходном/стандартном порядке.
🎯 Расширенная фильтрация по полям для точного поиска
Для более сложных запросов вы можете комбинировать фильтры и условия на основе полей для уточнения поиска:
- Щелкните любой заголовок столбца (например, Имя, Электронная почта, Отображать как) в основном списке контактов, чтобы отобразить панель сортировки и фильтрации.
- Затем введите ключевое слово, по которому вы хотите фильтровать. Все совпадающие элементы будут перечислены. Нажмите OK, чтобы отфильтровать их в основном списке контактов.
- Эта функция поддерживает многоуровневую фильтрацию для более сложных запросов. Вы можете ввести критерии фильтрации под столбцом поля, что позволит вам точно находить контакты на основе нескольких условий.
- Чтобы отменить фильтр, пожалуйста, нажмите, чтобы развернуть список сортировки и фильтрации, и выберите опцию «Очистить текущий фильтр».
Другие советы по использованию Умной адресной книги
Контекстное меню правой кнопкой мыши:
В Центральном списке контактов вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на любом содержимом, чтобы получить доступ к контекстному меню с полезными действиями. Например, вы можете скопировать содержимое определенного поля и вставить его в другое поле, что упрощает дублирование или обновление информации.
Дополнительные параметры включают создание нового контакта, редактирование или удаление выбранного контакта, а также копирование или перемещение контактов в другую адресную книгу — все это без выхода из режима просмотра списка.
Настройка полей контактов:
Вы можете выбрать, какие поля контактов отображать в списке контактов, нажав значок «Настроить отображаемые поля контактов», чтобы открыть диалоговое окно «Настроить поля контактов». Просто отметьте или снимите отметку с полей, чтобы адаптировать вид под ваши потребности.
Вы также можете нажать «Выбрать все», чтобы показать все поля, или «Восстановить по умолчанию», чтобы сбросить вид до исходного макета. Это поможет вам сосредоточиться на самой релевантной информации о контактах для вашего рабочего процесса.
Заключение:
Умная адресная книга — это мощное расширение для Outlook. Она не только преодолевает ограничения встроенного управления контактами Outlook, но и значительно повышает эффективность и опыт пользователей благодаря таким функциям, как пакетные операции, интуитивно понятный визуальный интерфейс, управление данными по нескольким полям, возможности импорта/экспорта и унифицированное управление контактами по нескольким учетным записям.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Оцените совершенно новую бесплатную версию Kutools для Outlook с более чем70 потрясающими функциями — пользуйтесь ими НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические письма по теме и другим параметрам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых Эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивайте Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
