Осваиваем Быстрые элементы в Word: создание, использование, изменение и многое другое

Быстрые элементы в Microsoft Word — это мощная функция, повышающая эффективность за счёт возможности многократного использования фрагментов содержимого, включая текст, графику и форматирование. В этом руководстве описаны основные действия: создание, применение, редактирование и удаление Быстрых элементов. Также представлена надёжная альтернатива — функция «Авто текст» из набора Kutools для Word, предоставляющая полный комплект инструментов для управления повторно используемым содержимым в ваших документах.

• Создание фрагмента быстрого доступа в Word
• Вставка Быстрые элементы в документ
• Изменение существующего фрагмента быстрого доступа
• Удаление фрагмента быстрого доступа
• Альтернатива Быстрые элементы

Видео

Создание фрагмента быстрого доступа в Word

В этом разделе рассказывается, как создать экспресс-блок для часто используемого контента. Следуйте приведённым ниже шагам, чтобы настроить его.

1. Выделите содержимое, которое хотите сохранить как экспресс-блок: текст, графику или форматирование.
2. Перейдите на вкладку Вставка, выберите Быстрые элементы>Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.
   
3. В диалоговом окне Создание нового структурного блокавыполните следующие настройки.
   1. Введите имя этого фрагмента быстрого доступа в поле Имя.
   2. Выберите коллекцию из раскрывающегося списка Коллекция. Здесь я оставляю элемент по умолчанию — «Быстрые элементы».
   3. Выберите категорию из раскрывающегося списка Категория. Я оставляю выбранным пункт «Общие».
   4. Нажмите ОК. См. снимок экрана:
      
      Примечания:

      • Вы также можете добавить описание в поле Описание, чтобы упростить последующий поиск этого фрагмента.
      • Чтобы сохранить выделенный фрагмент как автотекст, перейдите на вкладку Вставка и нажмите Быстрые элементы > Автотекст > Сохранить выделенное в коллекцию автотекста.

Результат

Экспресс-блок теперь сохранён в меню экспресс-блоков и готов к использованию в любом документе.

Вставка Быстрые элементы в документ

После создания вставка Быстрых элементов в любой документ становится простой задачей, позволяя быстро добавлять стандартизированное содержимое.

1. Щелкните в документе место, куда нужно вставить экспресс-блок.
2. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите Быстрые элементы в группе Текст.
3. Затем просто щелкните нужный экспресс-блок — и он автоматически вставится в документ.
   

Примечание:

Помимо вставки экспресс-блока в текущее Позиция в документе, его также можно добавить в колонтитулы и другие места. Просто щелкните правой кнопкой мыши экспресс-блок и выберите нужный параметр в контекстном меню.

Изменение существующего фрагмента быстрого доступа

Изменение экспресс-блоков позволяет обновлять сохранённое содержимое по мере необходимости. Хотя Microsoft Word не даёт возможности напрямую редактировать содержимое экспресс-блока в галерее, вы всё равно можете обновить его, повторно вставив блок в документ и внеся нужные изменения.

Шаг 1: Вставка экспресс-блока в документ

1. Щелкните в документе место, куда нужно вставить экспресс-блок.
2. Перейдите на вкладку Вставкаи нажмите Быстрые элементыв группе Текст.
3. Затем щёлкните нужный экспресс-блок, чтобы обновить и вставить его в документ.

Шаг 2: Изменение содержимого в документе

После вставки экспресс-блока в документ вносите необходимые изменения прямо в его содержимое.

Шаг 3: Сохранение обновления как экспресс-блока для замены исходного

Чтобы обновить существующий экспресс-блок, сохраните изменённое содержимое под тем же именем — так вы замените исходную запись. Сделать это можно следующим образом:

1. Выделите обновленное содержимое, перейдите на вкладку Вставка, выберите Быстрые элементы>Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.
   
2. В диалоговом окне Создание нового структурного блокаукажите точно такое же имя,галереюи категорию, что и у исходного экспресс-блока, чтобы заменить старую версию, затем нажмите кнопку ОК.
   
3. Появится диалоговое окно Microsoft Word с предложением переопределить запись. Нажмите кнопку Да.
   

Результат

Старый экспресс-блок теперь обновлён.

Удаление фрагмента быстрого доступа

Чтобы ваша галерея Быстрых элементов оставалась упорядоченной и актуальной, может понадобиться удаление устаревших записей. В этом разделе объясняется, как удалить экспресс-блок в Word.

1. Перейдите на вкладку Вставкаи нажмите Быстрые элементыв группе Текст.
2. Щелкните правой кнопкой мыши экспресс-блок, который нужно удалить, и выберите в контекстном меню команду Упорядочить и удалить.
   
3. В окне Организатор структурных блоков вы заметите, что экспресс-блок, выбранный на предыдущем шаге, также выделен. Нажмите кнопку Удалить, а затем подтвердите свой выбор, нажав Да в появившемся диалоговом окне Microsoft Word.
   

Выбранный экспресс-блок удалён. После этого закройте диалоговое окно Организатора структурных блоков.

Альтернатива Быстрые элементы

Kutools для Word предлагает мощную функцию Авто текст, которая служит надежной альтернативой «Быстрым элементам» — особенно для пользователей, работающих с объемной документацией.

После установки Kutools для Wordперейдите на вкладку Kutoolsи выберите Авто текст, чтобы открыть панель «Авто текст», затем выполните следующие настройки:

1. Выделите контент, который вы хотите использовать повторно.
2. Нажмите кнопку Новый автотекст на панели «Авто текст».
3. Присвойте этой записи автотекста имя и нажмите кнопку Новая категория.
4. Присвойте имя «Новая категория» и нажмите кнопку ОК.
5. Когда откроется диалоговое окно «Новый автотекст», нажмите кнопку Добавить.
   Выбранное содержимое теперь сохранено как запись автотекста. Чтобы использовать её, просто щёлкните в документе место, куда нужно вставить запись, а затем выберите эту запись автотекста на панели.
   

Быстрые элементы — незаменимый инструмент для всех, кто стремится оптимизировать создание стандартизированных документов в Word. Освоив их, вы значительно повысите согласованность документов, сократите рутинные операции и сохраните высокую продуктивность. Независимо от того, выбираете ли вы Быстрые элементы благодаря их встроенной интеграции или Kutools за расширенные функции, оба решения предлагают отличные способы эффективного управления и повторного использования контента. Если вы хотите глубже изучить возможности Word, на нашем сайте вас ждёт множество полезных учебных материалов.Узнайте больше советов и приёмов работы с Word здесь.

Связанные статьи