Как создать и распечатать конверты из списка рассылки в Word?
Если вам нужно отправить письма нескольким людям, то написание имен и адресов от руки на каждом конверте может занять много времени, особенно если вы работаете с длинным списком рассылки. К счастью, Microsoft Word предоставляет встроенную функцию слияния почты, которая позволяет автоматически создавать и печатать конверты, используя данные из списка, такого как таблица Excel. В этом руководстве мы шаг за шагом проведем вас через весь процесс: от настройки стиля конверта до печати конвертов для каждого получателя из вашего списка.
Создание и печать конвертов из списка рассылки в Word
- Шаг 1: Настройка стиля конверта
- Шаг 2: Импортируйте список в Word
- Шаг 3: Добавьте информацию о получателе на конверт
- Шаг 4: Распечатайте конверты
Рекомендуемые инструменты для повышения производительности в Word
Kutools для Word: Интеграция ИИ 🤖, более 100 расширенных функций экономят 50% времени на обработку документов.Бесплатная загрузка
Office Tab: Внедряет вкладки в стиле браузера в Word (и другие инструменты Office), упрощая навигацию между несколькими документами.Бесплатная загрузка
Создание и печать конвертов из списка рассылки в Word
Шаг 1: Настройка стиля конверта
- Откройте документ Word и перейдите в раздел «Рассылки» > «Конверты».
- В диалоговом окне «Конверты и этикетки» введите адрес доставки и обратный адрес, затем нажмите «Параметры».
- На вкладке «Параметры конвертов» всплывающего диалогового окна выберите размер конверта и параметры размещения.
- Перейдите на вкладку «Параметры печати» и выберите правильный метод подачи для вашего принтера.
- Нажмите «ОК», затем нажмите «Печать».
- Когда появится запрос на сохранение обратного адреса, нажмите «Да».
- Убедитесь, что конверт напечатан правильно. Если нет, измените настройки метода подачи и попробуйте снова.
Шаг 2: Импортируйте список в Word
- Нажмите «Рассылки» > «Начать слияние» > «Конверты».
- В диалоговом окне «Параметры конвертов» нажмите «ОК». Появится новый макет конверта с вашим обратным адресом по умолчанию.
- Перейдите в раздел «Рассылки» > «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список».
- Выберите файл Excel, содержащий ваш список рассылки, и нажмите «Открыть», затем выберите рабочий лист из всплывающего диалогового окна «Выбор таблицы».
- Нажмите «ОК», затем нажмите «Рассылки» > «Редактировать список получателей», чтобы подтвердить импортированный список.
- Выберите получателей, которых хотите включить, затем нажмите «ОК».
Шаг 3: Добавьте информацию о получателе на конверт
- Поместите курсор в центральную текстовую область конверта, где должен появиться адрес получателя.
- Нажмите «Рассылки» > «Блок адреса», чтобы открыть диалоговое окно «Вставить блок адреса».
- Выберите желаемый формат имени в разделе «Вставить имя получателя в этом формате» и просмотрите результат.
- При необходимости нажмите «Сопоставить поля», чтобы убедиться, что поля в вашем списке рассылки правильно соответствуют необходимым полям для блока адреса. Если вы не хотите, чтобы поле отображалось на конверте, выберите «(не сопоставлено)» из выпадающего списка для этого поля.
- Нажмите «ОК», чтобы вставить блок адреса на конверт.
Шаг 4: Распечатайте конверты
- Нажмите «Рассылки» > «Предварительный просмотр результатов». Используйте кнопки навигации на ленте, чтобы проверить, как будет выглядеть каждый конверт.
- Нажмите «Завершить и объединить» > «Печать документов».
- В диалоговом окне «Объединение для печати» выберите записи, которые хотите напечатать, затем нажмите «ОК».
Конверты теперь напечатаны и готовы к отправке.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в офисе
Kutools для Word — расширьте возможности работы с Word с помощью более чем 100 уникальных функций!
🤖 Функции искусственного интеллекта Kutools: AI Ассистент / Ассистент в Реальном Времени / Супер Полировка (с сохранением формата) / Супер Перевод (с сохранением формата) / Искусственный интеллект для редактирования / Проверка с помощью ИИ...
📘 Мастерство работы с документами: Разделить страницы / Объединить документы / Экспортировать выделенное в различные форматы (PDF/TXT/DOC/HTML...) / Пакетно преобразовать в PDF...
✏ Редактирование содержимого: Пакетный поиск и замена в нескольких файлах / Изменить размер всех изображений / Транспонировать строки и столбцы таблицы / Преобразовать таблицу в текст...
🧹 Легкая очистка: Удалите лишние пробелы / Разрывы разделов / Текстовые поля / Гиперссылки / Для дополнительных инструментов удаления перейдите в группу Удалить...
➕ Креативные вставки: Вставить разделители тысяч / Флажки / Переключатели / QR-код / Штрихкод / Несколько изображений / Откройте больше возможностей в группе Вставить...
🔍 Точные выделения: Быстро находите нужные страницы / Таблицы / Фигуры / Абзацы заголовка / Улучшайте навигацию с помощью дополнительных функций Выбрать...
⭐ Особые улучшения: Переходите к любому расположению / Автоматически вставляйте повторяющийся текст / Переключайтесь между окнами документа /11 инструментов для преобразования...
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в офисе
Kutools для Word — 100+ инструментов для Word
- 🤖 Функции искусственного интеллекта Kutools: AI Ассистент / Ассистент в Реальном Времени / Супер Полировка / Супер Перевод / Искусственный интеллект для редактирования / Проверка с помощью ИИ
- 📘 Мастерство работы с документами: Разделить страницы / Объединить документы / Пакетно преобразовать в PDF
- ✏ Редактирование содержимого: Пакетный поиск и замена / Изменить размер всех изображений
- 🧹 Легкая очистка: Удалить лишние пробелы / Удалить разрывы разделов
- ➕ Креативные вставки: Вставить разделители тысяч / Вставить флажки / Создать QR-коды