Полное руководство по настройке автоответов «Вне офиса» в Outlook

В современную цифровую эпоху мы можем получать доступ к своей электронной почте где угодно и когда угодно. Однако, несмотря на постоянное подключение к интернету, бывают ситуации, когда мы не можем сразу ответить на входящие сообщения — например, во время отпуска или когда находимся вне офиса. В таких случаях функция автоответа «Вне офиса» становится незаменимой: она уведомляет отправителей о задержке с ответом. Независимо от того, используете ли вы Outlook на «Windows», «Web», «Mac» или даже на устройствах «iOS и Android», это руководство подробно расскажет, как настроить автоответы на всех этих платформах. Давайте начнем!

• Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook на Windows
  • Использование автоматических ответов (для учетных записей Exchange)
  • Простая настройка с помощью Kutools для Outlook (для всех учетных записей, быстро и гибко)
  • Использование правил (для всех учетных записей, сложный способ)
• Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook на Mac
• Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook в веб-версии
• Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook для iOS и Android

Видео

Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook на Windows

В этом разделе представлены три способа настройки автоответов «Вне офиса» для учетных записей Exchange и всех почтовых аккаунтов на Windows.

Настройка автоответов «Вне офиса» с помощью функции автоматических ответов

Если вы используете учетную запись Exchange в Outlook, встроенная функция «Автоматические ответы» поможет вам настроить автоответы «Вне офиса». Пожалуйста, выполните следующие действия.

Шаг1. Откройте окно автоматических ответов

В Outlook перейдите на вкладку «Файл», выберите нужную учетную запись Exchange из выпадающего списка аккаунтов и нажмите «Автоматические ответы». Смотрите скриншот:

Шаг2. Включите автоматические ответы и настройте параметры

В открывшемся окне «Автоматические ответы» выполните следующие действия.

1. Выберите опцию «Отправлять автоматические ответы», чтобы включить эту функцию.
2. Чтобы отправлять автоматические ответы только в определенный период времени, отметьте флажок «Отправлять только в течение этого периода» и укажите желаемые дату и время начала и окончания.
   Совет: Если вы не зададите период времени, автоматический ответ будет активен до тех пор, пока вы не отключите его, выбрав «Не отправлять автоматические ответы».
3. Если вы хотите отправлять автоматические ответы только сотрудникам вашей организации, оставайтесь на вкладке «Внутри организации».
4. Введите текст автоответа в соответствующее поле.
5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки.

Результат

Если вы задали период времени для автоматических ответов на шаге3, автоответ включится в указанное время, и под лентой Outlook появится желтая информационная панель. Если период не указан, автоответ включится сразу.

Вы можете перейти в папку «Отправленные», чтобы просмотреть письма автоответа (темы таких писем начинаются с «Auto response:»).

Важные моменты

• Если одновременно включены функция «Автоматические ответы» для учетной записи Exchange и созданное вами правило автоответа для других почтовых аккаунтов (например, POP), то при получении письма может быть отправлен ответ и от Exchange, и по клиентскому правилу. Порядок отправки зависит от обработки на сервере и последовательности выполнения правил на клиенте.
  • «Автоматические ответы» для Exchange: это серверная функция Exchange, не требует запущенного Outlook.
  • Автоответы по созданным правилам: обычно это клиентская функция, требует активного Outlook для обработки входящих писем.
  Таким образом, если настроены оба способа, отправитель может получить два автоответа.
• Чтобы отключить эту функцию, просто нажмите кнопку «Отключить» на информационной панели.

Легкая настройка автоответов «Вне офиса» с помощью Kutools для Outlook

Учитывая ограничения предыдущего способа, я рекомендую воспользоваться функцией «Автоответчик» в Kutools для Outlook, которая позволяет легко настроить автоответы «Вне офиса» в Outlook для любых типов почтовых аккаунтов. После загрузки и установки Kutools для Outlook выполните следующие действия:

Шаг1. Настройте параметры автоответа

Выберите «Kutools» > «Ответить» > «Управление автоответом», чтобы открыть окно «Автоответчик», затем выполните следующие действия:

1. Отметьте почтовые аккаунты, для которых хотите включить автоответ:
   В разделе «Выбрать аккаунты» отображаются все почтовые аккаунты в вашем Outlook. Выберите те, для которых требуется включить автоответ.
2. Измените префикс темы для писем автоответа:
   По умолчанию в поле «Удалить префикс темы» указано «Auto response». Это будет префикс темы писем автоответа. При необходимости вы можете заменить этот текст.
3. Введите текст автоответа:
   В диалоговом окне предоставлен шаблон по умолчанию, который можно изменить по своему усмотрению.
4. Сохраните изменения: нажмите кнопку «ОК».
   

Шаг2. Включите функцию автоответа

Появится диалоговое окно Kutools для Outlook с вопросом, хотите ли вы активировать функцию немедленно. Нажмите «Да», чтобы включить автоответ.

Результат

Теперь все входящие письма на выбранные аккаунты будут автоматически получать ответ.

Настройка автоответов «Вне офиса» с помощью создания правил Outlook

Вы также можете создать правила Outlook для настройки автоответов «Вне офиса» для всех почтовых аккаунтов. Однако этот способ требует выполнения нескольких шагов. Если необходимо, следуйте приведенной ниже инструкции.

Шаг1. Создайте шаблон автоответа

1. В Outlook создайте новое письмо, нажав «Новое письмо» на вкладке «Главная».

   

2. В окне сообщения введите тему и текст письма для шаблона.

   

3. Нажмите «Файл» > «Сохранить как».

   

4. В открывшемся окне «Сохранить как» задайте имя шаблона (по умолчанию используется тема письма), выберите «Шаблон Outlook» в выпадающем списке «Указать формат сохранения» и нажмите «Сохранить».
   Этот пользовательский шаблон будет сохранен в стандартной папке личных шаблонов.

   

5. После сохранения шаблона закройте письмо без сохранения.

Шаг2. Откройте окно «Правила и оповещения»

На вкладке «Главная» нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть окно «Правила и оповещения».

Шаг3. Создайте правило автоответа «Вне офиса»

В окне «Правила и оповещения» выполните следующие действия для создания правила автоответа «Вне офиса».

1. На вкладке «Email-правила» укажите почтовый аккаунт, для которого хотите применить правило автоответа, затем нажмите кнопку «Создать правило».
   Совет: Если в окне «Правила и оповещения» Outlook не отображается выпадающий список «Применить изменения к этой папке», созданные вами правила будут применяться ко всем почтовым аккаунтам.

   

2. В первом окне «Мастер правил» выберите «Применять правило к получаемым мной сообщениям» в разделе «Начать с пустого правила» и нажмите «Далее».

   

3. Во втором окне «Мастер правил», если вы хотите автоматически отвечать на каждое входящее письмо, нажмите «Далее», не отмечая никаких условий. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите «Да».
   Совет: Если вы хотите автоматически отвечать только на определенные письма, укажите необходимые условия.

   

4. В третьем окне «Мастер правил» отметьте флажок «отвечать, используя определенный шаблон» в поле «Шаг1», затем кликните по подчеркнутому тексту в поле «Шаг2».

   

5. В диалоговом окне выбора шаблона ответа выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» из выпадающего списка «Искать в», выберите созданный на шаге1 шаблон и нажмите «Открыть».

   

6. После возврата к третьему окну «Мастер правил» нажмите «Далее», чтобы продолжить.

   

7. В четвертом окне «Мастер правил» при необходимости укажите исключения для правила. Здесь я нажимаю «Далее», не отмечая исключений.

   

8. В последнем окне «Мастер правил» задайте имя для этого правила в разделе «Шаг1», оставьте отмеченным флажок «Включить это правило» в разделе «Шаг2» и нажмите «Завершить».

   

9. Затем появится окно с напоминанием Microsoft Outlook о том, что правило будет работать только при запущенном Outlook. Нажмите «ОК».

   

10. После этого вы вернетесь в окно «Правила и оповещения», где увидите созданное правило в списке. Нажмите «ОК», чтобы сохранить правило.

    

Результат

Теперь вы создали правило автоответа. С этого момента входящие письма на указанный или все аккаунты будут автоматически получать ответ, и отправитель получит автоответ.

Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook на Mac

Если вы хотите настроить автоответ в Outlook для Mac, воспользуйтесь методом, описанным в этом разделе. Пожалуйста, выполните следующие шаги.

Шаг1. Доступ к функции «Вне офиса»

Запустите Outlook на Mac, откройте почтовый аккаунт, для которого хотите включить функцию «Вне офиса», затем перейдите на вкладку «Сервис» и выберите «Вне офиса».

Шаг2. Настройка параметров автоматических ответов

В диалоговом окне «Параметры автоответа» выполните следующие настройки.

1. Отметьте флажок «Отправлять автоматические ответы для аккаунта» (ваш аккаунт).
2. В поле «Ответить один раз каждому отправителю» введите текст автоматического ответа.
3. Дополнительно можно:
   • Установить дату и время начала и окончания автоответа: отметьте флажок «Отправлять ответы только в течение этого периода» и укажите даты и время начала и окончания. После окончания указанного периода автоответы будут автоматически отключены.
   • Отвечать отправителям вне вашей организации: при необходимости отметьте флажок «Также отправлять ответы отправителям вне моей организации». Выберите «Только отправителям из списка контактов» или «Всем внешним отправителям», затем введите текст автоматического ответа.
4. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки и применить функцию автоматических ответов.

   

Результат

Автоматические ответы включены для выбранных почтовых аккаунтов в вашем Outlook для Mac. Теперь все входящие письма на этот аккаунт будут получать автоматический ответ.

Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook в веб-версии

Если вы используете Outlook в веб-версии и хотите настроить автоответы «Вне офиса», воспользуйтесь методом, описанным в этом разделе. Следуйте приведенным ниже шагам.

Шаг1. Доступ к функции «Автоматические ответы»

1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку «Параметры»

   

2. В открывшемся окне «Параметры» выберите «Автоматические ответы» в разделе «Почта».

   

Шаг2. Настройте параметры автоматических ответов

1. Включите функцию «Автоматические ответы», нажав соответствующий переключатель.
2. Отметьте флажок «Отправлять ответы только в течение определенного времени» и укажите даты и время начала и окончания автоматических ответов. Если не требуется, этот шаг можно пропустить.
3. В текстовом поле введите текст автоматического ответа.
4. Нажмите кнопку «Сохранить».

   

Результат

Теперь вы включили автоответы в Outlook в веб-версии. Все входящие письма на этот аккаунт будут получать автоматический ответ.

Настройка автоответов «Вне офиса» в Outlook для iOS и Android

Многие пользователи Outlook знакомы с настройкой автоответов на компьютере, но мало кто знает, как это сделать в мобильном приложении. В последнем разделе этой статьи я подробно расскажу, как настроить автоматические ответы на устройствах iOS или Android, чтобы вы всегда поддерживали связь, где бы ни находились. Следуйте приведенным ниже шагам.

Шаг1. Запустите Outlook на своем устройстве iOS или Android

Шаг2. Перейдите к функции «Автоматические ответы»

1. В левом верхнем углу страницы нажмите кнопку «Главная»

   

2. Затем нажмите кнопку «Параметры».

   

3. В окне «Параметры» в разделе «Почтовые аккаунты» выберите почтовый аккаунт, для которого хотите включить автоматические ответы. В данном случае я выбираю аккаунт «Exchange».

   

4. На странице «Exchange» (если вы выбрали другой аккаунт на предыдущем шаге, в заголовке окна будет отображаться домен этого аккаунта) вы увидите, что функция «Автоматические ответы» отключена. Пожалуйста, нажмите на нее.

   

Шаг3. Настройте параметры автоматических ответов

В диалоговом окне «Автоматические ответы» выполните следующие настройки.

1. В поле «Автоматические ответы» включите переключатель.
2. Укажите, кому вы хотите отправлять автоматические ответы: «всем» или «только сотрудникам вашей организации». Здесь я выбираю «Ответить всем».
3. Введите текст ответа в поле «Ответить всем следующим текстом».
4. Нажмите галочку в правом верхнем углу экрана для сохранения настроек.

   

   Примечания:

   • В поле «Отвечать в течение определенного времени» включите переключатель, затем задайте даты и время начала и окончания отправки автоматических ответов.
   • В поле «Использовать разные ответы» включите переключатель, чтобы указать разные тексты автоответа для сотрудников вашей организации и для внешних отправителей.
   • Если вы выберете другой тип аккаунта, а не Exchange, поле «Использовать разные ответы» в окне «Автоматические ответы» отображаться не будет.
   • После возврата к предыдущему окну вы увидите, что функция «Автоматические ответы» включена.

     

Результат

Теперь функция автоматических ответов включена в вашем Outlook для iOS или Android.

В целом, возможность настроить автоответы «Вне офиса» в Outlook позволяет вашим контактам знать, что вы отсутствуете, и поддерживать профессиональное и эффективное общение. Независимо от того, используете ли вы Outlook на Windows, Mac, в веб-версии или на мобильных устройствах, гибкость и функциональность этой опции незаменимы. Надеемся, что это подробное руководство поможет вам легко настроить автоответы на разных платформах и обеспечит комфортную работу как для вас, так и для ваших корреспондентов. Для тех, кто хочет узнать больше о возможностях Outlook, на нашем сайте вы найдете множество полезных инструкций. Подробнее об Outlook и полезных советах читайте здесь.

Похожие статьи