Настройка автоответов Нет на месте в Outlook (полное руководство)

В современную цифровую эпоху доступ к электронной почте возможен в любое время и из любого места. Однако даже при постоянном онлайн-присутствии бывают ситуации, когда вы не можете сразу ответить на письма — например, во время отпуска или командировки. Именно здесь на помощь приходит функция автоответчика «Я вне офиса»: она автоматически уведомляет отправителей о задержке с ответом. Независимо от того, используете ли вы Outlook на Windows, в вебе, на Mac или на устройствах с iOS и Android, это руководство подробно покажет, как настроить автоответ «Нет на месте» на всех этих платформах. Приступим!

• Настройка Нет на месте ответов в Outlook на Windows
  • Использование автоматических ответов (для учетных записей Exchange)
  • Использование Kutools для Outlook с легкостью (для Все учетные записи, просто и гибко)
  • Использование правил (для Все учетные записи, сложно)
• Настройка Нет на месте ответов в Outlook на Mac
• Настройка Нет на месте ответов в Outlook на веб-сайте
• Настройка Нет на месте ответов в Outlook для iOS и Android

Видео

Настройка автоответов Нет на месте в Outlook на Windows

В этом разделе описаны три способа настройки автоответов «Нет на месте» для учетных записей Exchange и всех учетных записей в Outlook на Windows.

Настройка автоответов Нет на месте с помощью функции «Автоматические ответы»

Если вы используете учётную запись Exchange в Outlook, встроенная функция «Автоматические ответы» позволит легко настроить автоответ «Отсутствую на рабочем месте». Выполните следующие действия.

Шаг 1: Откройте окно «Автоматические ответы»

В Outlook перейдите на вкладку «Файл», в раскрывающемся списке учетных записей выберите учетную запись Exchange, для которой нужно включить автоответ, и нажмите «Автоматические ответы». См. снимок экрана:

Шаг 2: Включите автоматические ответы и настройте параметры

В открывшемся окне «Автоматические ответы» выполните следующие действия.

1. Выберите опцию «Отправлять автоматические ответы», чтобы активировать эту функцию.
2. Чтобы отправлять автоматические ответы только в указанный Временной диапазон, установите флажок «Отправлять только в течение этого Временной диапазон» и задайте нужные время начала и окончания.
   Совет: если вы не укажете период времени, автоматический ответ будет работать до тех пор, пока вы не отключите его, сняв флажок «Не отправлять автоматические ответы».
3. Если вы хотите отправлять автоматические ответы только отправителям из вашей организации, оставайтесь на вкладке «Внутри моей организации».
4. Введите текст автоматического ответа в поле ниже.
5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить выбранные настройки.

Результат

Если на шаге 3 вы указали период времени для автоматических ответов, Автоответ активируется в заданное время, и под лентой Outlook появится жёлтая информационная панель. Если период не указан, Автоответ включится немедленно.

Перейдите в папку «Отправленные», чтобы просмотреть письма с автоответами (с префиксом «Автоответ:»).

Важные моменты

• Если одновременно включены функция «Автоматические ответы» учетной записи Exchange и правило автоматического ответа, созданное для других почтовых учетных записей (например, POP), то при получении письма могут быть отправлены сразу два ответа: один — с сервера Exchange, другой — по клиентскому правилу. Порядок их отправки зависит от обработки на сервере и последовательности выполнения правил в клиенте.
  • «Автоматические ответы» в Exchange — это серверная функция, которая работает независимо от запуска Outlook.
  • Автоматические ответы с помощью созданных правил — как правило, это клиентская функция, для работы которой требуется активный запущенный Outlook, обрабатывающий входящие письма.
  Поэтому, если настроены оба метода, отправитель может получить два автоматических письма.
• Чтобы отключить эту функцию, просто нажмите кнопку «Выключить» на информационной панели.

Настройка автоответов Нет на месте с помощью Kutools для Outlook легко

Учитывая ограничения предыдущего метода, рекомендуем воспользоваться функцией «Автоответ» из набора «Kutools для Outlook» — она позволяет легко настроить автоответы «Нет на месте» в Outlook независимо от типа почтовой учётной записи. После загрузки и установки Kutools для Outlook выполните следующие действия:

Шаг 1: Настройте параметры Автоответ

Выберите «Kutools» > «Ответ» > «Управление автоответом», чтобы открыть диалоговое окно «Автоответ», затем выполните следующие действия:

1. Выберите учетные записи электронной почты, для которых нужно включить автоматический ответ:
   В разделе «Выбрать аккаунты» перечислены все учетные записи в вашем Outlook. Отметьте те, для которых требуется включить автоматический ответ.
2. Измените префикс темы для писем с автоматическим ответом:
   Текст по умолчанию в поле «Удалить префикс темы» — «Автоответ». Он используется как префикс в темах писем с автоматическими ответами. При необходимости вы можете заменить его.
3. Введите содержание автоматического ответа:
   В диалоговом окне предоставляется шаблон по умолчанию, который можно при необходимости изменить.
4. Сохраните изменения — нажмите кнопку «ОК».
   

Шаг 2: Включите функцию Автоответ

Появится диалоговое окно «Kutools для Outlook» с вопросом, хотите ли вы немедленно активировать функцию. Нажмите «Да», чтобы включить её.

Результат

Теперь входящие письма на «Выбрать аккаунты» будут автоматически получать ответы.

Настройка автоответов Нет на месте путем создания правил Outlook

Вы также можете создать правила Outlook для настройки автоответов Нет на месте для Все учетные записи. Однако этот метод требует выполнения нескольких шагов. При необходимости следуйте инструкциям ниже.

Шаг 1: Создайте автоШаблон ответа

1. В Outlook создайте новое сообщение, нажав «Новое письмо» на вкладке «Главная».

   

2. В окне «Сообщение» укажите тему и текст сообщения для вашего шаблона.

   

3. Нажмите «Файл» → «Сохранить как».

   

4. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как» задайте имя шаблона (по умолчанию в качестве имени шаблона будет использовано Тема письма), выберите «Шаблон Outlook» в списке «Указать формат сохранения» Раскрывающийся список и нажмите кнопку «Сохранить».
   Этот пользовательский шаблон будет сохранен в расположении по умолчанию для личных шаблонов.

   

5. После сохранения шаблона закройте письмо, не сохраняя изменения.

Шаг 2: Откройте окно «Правила и оповещения»

На вкладке «Главная» выберите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть окно «Правила и оповещения».

Шаг 3: Создайте правило автоответа Нет на месте

В окне «Правила и оповещения» выполните следующие действия, чтобы создать правило автоответа «Нет на месте».

1. На вкладке «Правила для почты» укажите учетную запись электронной почты, к которой нужно применить правило автоматического ответа, и нажмите кнопку «Создать правило».
   Совет: если в окне «Правила и оповещения» Outlook не отображается элемент «Применить изменения к этой папке» Раскрывающийся список, созданные вами правила будут применяться к Все учетные записи.

   

2. В первом окне «Мастер правил» в разделе «Создать правило с нуля» выберите пункт «Применить правило к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».

   

3. Во втором окне «Мастер правил» нажмите кнопку «Далее», не задавая никаких условий, если вы хотите автоматически отвечать на каждое полученное письмо. В появившемся диалоговом окне «Microsoft Outlook» нажмите кнопку «Да».
   Совет: если вы хотите автоматически отвечать только на определённые письма, задайте необходимые условия.

   

4. В третьем окне «Мастер правил» установите флажок «Ответить с использованием определённого шаблона» на шаге 1, затем щёлкните подчёркнутый текст на шаге 2.

   

5. В диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» в списке «Папка» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе», затем в раскрывающемся списке укажите шаблон, созданный на шаге 1, и нажмите кнопку «Открыть».

   

6. Вернувшись в третье окно «Мастер правил», нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.

   

7. В четвёртом окне «Мастер правил» при необходимости задайте исключения для правила. В данном случае я нажимаю кнопку «Далее», не добавляя исключений.

   

8. В последнем окне «Мастер правил» укажите имя правила на шаге 1, оставьте флажок «Включить это правило» установленным на шаге 2 и нажмите кнопку «Готово».

   

9. Затем появится диалоговое окно Microsoft Outlook с напоминанием, что правило будет работать только при запущенном Outlook. Нажмите «ОК».

   

10. После этого вы вернетесь в окно «Правила и оповещения», где увидите созданный список правил. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить правило.

    

Результат

Теперь вы создали правило автоответа. Отныне все входящие письма на указанную учетную запись или на все учетные записи будут автоматически запускать это правило, и отправитель немедленно получит ответ.

Настройка автоответов Нет на месте в Outlook на Mac

Если вы хотите настроить автоматический ответ в Outlook для Mac, воспользуйтесь методом из этого раздела. Выполните следующие действия.

Шаг 1: Доступ к функции «Нет на месте»

Запустите Outlook на Mac, откройте учетную запись электронной почты, для которой требуется активировать функцию «Нет на месте», перейдите на вкладку «Сервис» и выберите «Нет на месте».

Шаг 2: Настройка параметров автоматических ответов

В диалоговом окне «Параметры автоответа» настройте следующие параметры.

1. Установите флажок «Отправлять автоматические ответы для учетной записи „(ваша учетная запись)“».
2. В текстовом поле «Ответить один раз каждому отправителю с» введите текст автоматического ответа.
3. Вы также можете дополнительно:
   • Задайте дату начала и конечную дату автоматического ответа: установите флажок «Отправлять ответы только в этот период времени» и укажите дату начала, а также конечную дату и время. После указанной конечной даты и времени автоматические ответы будут отключены.
   • Ответ внешним отправителям: при необходимости установите флажок «Также отправлять ответы отправителям вне моей организации», выберите один из вариантов — «Только отправителям из моего списка контактов» или «Отправлять всем внешним отправителям», — и введите текст автоматического ответа.
4. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки и включить функцию автоматических ответов.

   

Результат

Для некоторых учетных записей в вашем Outlook для Mac включены автоответы. Теперь все входящие письма на эти учетные записи будут автоматически получать ответы.

Настройка автоответов Нет на месте в Outlook в вебе

Если вы используете Outlook в вебе и хотите настроить автоответ «Не на месте», следуйте инструкциям из этого раздела.

Шаг 1: Доступ к функции «Автоматические ответы»

1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку «Параметры»

   

2. В открывшемся окне «Параметры» перейдите в раздел «Почта» и выберите «Автоматические ответы».

   

Шаг 2: Настройка параметров «Автоматические ответы»

1. Включите тумблер «Включить автоматические ответы», чтобы активировать функцию автоматических ответов.
2. Установите флажок «Отправлять ответы только в течение периода времени» и укажите даты начала и окончания автоматических ответов. Если эта настройка вам не нужна, её можно пропустить.
3. Введите текст автоматического ответа в поле ниже.
4. Нажмите кнопку «Сохранить».

   

Результат

Теперь автоответы в Outlook для веба включены. Все входящие письма на эту учётную запись теперь будут автоматически получать ответы.

Настройка автоответов Нет на месте в Outlook для iOS и Android

Многие пользователи Outlook отлично знакомы с настройкой автоматических ответов на компьютере, но немногие знают, что это можно сделать и в мобильном приложении. В последнем разделе этой статьи я покажу, как настроить автоматические ответы прямо с устройства под управлением iOS или Android — чтобы ваша коммуникация оставалась чёткой и слаженной, где бы вы ни находились. Следуйте приведённым ниже шагам.

Шаг 1: Запустите Outlook на устройстве iOS или Android

Шаг 2: Доступ к функции «Автоматические ответы»

1. В левом верхнем углу страницы нажмите кнопку «Главная»

   

2. Затем нажмите кнопку «Параметры».

   

3. В диалоговом окне «Параметры» перейдите в раздел «Учетные записи электронной почты» и выберите учетную запись, для которой хотите включить автоматические ответы. В этом примере я выбираю учетную запись «Exchange».

   

4. На странице «Exchange» (если на предыдущем шаге вы выбрали другую учетную запись, заголовок этого диалогового окна будет отображать домен этой учетной записи) вы увидите, что функция «Автоматические ответы» отключена — щелкните по ней.

   

Шаг 3: Настройка параметров автоматических ответов

В диалоговом окне «Автоматические ответы» выполните следующие настройки.

1. В поле «Автоматические ответы» переведите переключатель в положение «Вкл.».
2. Укажите, кому отправлять автоматические ответы: «всем» или «только сотрудникам вашей организации». В данном случае я выбираю «Ответить всем».
3. Введите текст ответа в поле «Ответить всем с».
4. Нажмите галочку в правом верхнем углу экрана, чтобы сохранить настройки.

   

   Примечания:

   • В поле «Ответ в течение периода времени» переведите переключатель в положение «Вкл.», чтобы задать дату начала и конечную дату и время отправки автоматических ответов.
   • В поле «Использовать разные ответы» переведите переключатель в положение «Вкл.», чтобы задать отдельные сообщения для сотрудников вашей организации и внешних пользователей.
   • Если вы выберете тип учетной записи, отличный от Exchange, поле «Использовать разные ответы» не появится в диалоговом окне «Автоматические ответы».
   • Когда вы вернётесь в предыдущее диалоговое окно, увидите, что функция «Автоматические ответы» уже включена.

     

Результат

Теперь автоматические ответы в Outlook для iOS или Android включены.

Короче говоря, настройка автоответа «Я вне офиса» в Outlook гарантирует, что ваши корреспонденты будут в курсе вашего отсутствия, поддерживая профессиональную и эффективную коммуникацию. Независимо от того, используете ли вы Outlook на Windows, Mac, в вебе или на мобильных устройствах, гибкость и функциональность этой возможности делают её по-настоящему незаменимой. Надеемся, это подробное руководство поможет вам легко настроить автоответы на любых платформах, обеспечивая комфорт как вам, так и вашим собеседникам по электронной почте. А тем, кто хочет глубже освоить Outlook, на нашем сайте доступно множество обучающих материалов.Узнайте больше советов и приемов работы с Outlook здесь.

Связанные статьи