В сегодняшнюю цифровую эпоху мы можем получить доступ к нашей электронной почте в любое время и в любом месте. Однако, несмотря на то, что мы всегда онлайн, бывают случаи, когда мы не можем сразу ответить на входящие сообщения, например, в праздники или когда мы находимся вне офиса. Именно здесь функция автоответа при отсутствии на работе становится неоценимой, давая отправителям электронной почты знать, что наши ответы будут задержаны. Используете ли вы Outlook на Windows, Разработка, Mac, или даже устройства iOS и Android, это руководство поможет вам подробно узнать, как настроить автоответы вне офиса на всех этих платформах. Давайте начнем.

• Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook для Windows
  • Использование автоматических ответов (для учетных записей Exchange)
  • Легко использовать Kutools for Outlook (для всех учетных записей электронной почты, просто и гибко)
  • Использование правил (для всех учетных записей электронной почты, комплексных)
• Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook на Mac
• Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook в Интернете
• Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook для iOS и Android

Видео

Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook для Windows

В этом разделе демонстрируются три метода, которые помогут вам настроить ответы об отсутствии на работе для учетных записей Exchange и всех учетных записей электронной почты в Windows.

Настройте ответы об отсутствии на работе с помощью функции «Автоматические ответы».

Если вы используете учетную запись Exchange в Outlook, встроенная Автоматические ответы Эта функция может помочь вам настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook. Пожалуйста, сделайте следующее.

Шаг 1. Откройте окно «Автоматические ответы».

В Outlook перейдите к Файл на вкладке «Учетная запись Exchange», для которой необходимо включить автоответчик, из раскрывающегося списка учетной записи выберите учетную запись Exchange, а затем нажмите кнопку Автоматические ответы. Смотрите скриншот:

Шаг 2. Включите автоматические ответы и настройте параметры.

В открытии Автоматические ответы окно нужно сделать следующим образом.

1. Выберите Отправить автоматические ответы возможность включить эту функцию.
2. Чтобы отправлять автоматические ответы только в течение определенного периода времени, установите флажок Только отправлять за этот промежуток времени установите флажок и укажите желаемое время начала и окончания.
   Функции: если вы не установите период времени, ваш автоматический ответ будет включен до тех пор, пока вы не отключите его, выбрав «Не отправлять автоматические ответы».
3. Если вы хотите отправлять автоматические ответы только отправителям внутри вашей организации, оставайтесь в Внутри моей организации меню.
4. Введите сообщение автоответчика в текстовое поле.
5. Нажмите OK кнопку для сохранения настроек. Смотрите скриншот:
   

Результат

Если вы установили период времени для автоматических ответов на шаге 3, автоматический ответ активируется в назначенное время, и вы увидите желтую информационную панель под лентой Outlook. Если период времени не указан, автоответ активируется немедленно.

Вы можете перейти к Отправленные вещи папку для просмотра электронных писем с автоответчиками (электронные письма с префиксом «Авто-ответ:").

Легко настройте ответы об отсутствии на работе с помощью Kutools for Outlook

Учитывая ограничения вышеуказанного метода, я хотел бы порекомендовать вам Автоответчик особенность Kutools for Outlook, который поможет вам легко настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook, независимо от типов учетных записей электронной почты. После загрузка и установка Kutools для Outlook, вам нужно сделать следующее:

Шаг 1. Настройте параметры автоответчика

Выберите Кутулс > Ответить > Автоответчик для открытия Автоответчик диалоговое окно, а затем вам необходимо:

1. Проверьте учетные записи электронной почты, для которых вы хотите включить автоматический ответ.:
   Ассоциация Проверить счета В разделе перечислены все учетные записи электронной почты в вашем Outlook. Выберите учетные записи, для которых вы хотите включить автоматический ответ.
2. Измените префикс темы для писем с автоматическим ответом.:
   Текст по умолчанию в Префикс темы текстовое поле «Авто-ответ». Это будет префикс для тем электронных писем с автоматическим ответом. При необходимости вы можете заменить этот текст по умолчанию.
3. Введите текст автоответчика:
   В диалоговом окне предоставляется шаблон по умолчанию, который вы можете изменить по мере необходимости.
4. Сохраните изменения: Нажмите OK .
   

Шаг 2. Включите функцию автоответа.

A Kutools for Outlook Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы немедленно активировать эту функцию. Нажмите кнопку Да кнопку, чтобы включить эту функцию.

Результат

Отныне входящие электронные письма на проверенные учетные записи будут вызывать автоматические ответы.

Настройте ответы об отсутствии на работе, создав правила Outlook

Вы также можете создать правила Outlook, чтобы настроить ответы об отсутствии на работе для всех учетных записей электронной почты. Однако этот метод требует выполнения нескольких шагов. Если вам нужно, выполните следующие действия.

Шаг 1. Создайте шаблон автоответчика

1. В Outlook создайте новое сообщение электронной почты, нажав кнопку Новый E-mail под Главная меню.
   
2. В Сообщение окне введите тему и текст сообщения для вашего шаблона.
   
3. Нажмите Файл > Сохранить как.
   
4. В открытии Сохранить как диалоговом окне введите имя шаблона (по умолчанию в качестве имени шаблона будет использоваться тема электронного письма), выберите Шаблон Outlook из Сохранить как раскрывающийся список, а затем щелкните Сохранить .
   Этот пользовательский шаблон будет сохранен в папке личных шаблонов по умолчанию.
   
5. После сохранения шаблона закройте письмо без сохранения.

Шаг 2. Откройте окно «Правила и оповещения».

Под Главная вкладку нажмите Правила > Управление правилами и предупреждениями для открытия Правила и предупреждения окно.

Шаг 3. Создайте правило автоответчика об отсутствии на работе.

В Правила и предупреждения окне, пожалуйста, сделайте следующее, чтобы создать правило автоответчика об отсутствии на работе.

1. Под Правила электронной почты вкладке укажите учетную запись электронной почты, к которой вы хотите применить правило автоответа, а затем нажмите кнопку Новое правило .
   Функции: Если Применить изменения к этой папке раскрывающийся список не отображается в Правила и предупреждения окне вашего Outlook созданные вами правила будут применяться ко всем учетным записям электронной почты.
   
2. Во-первых Мастер правил, наведите на Применить правило для сообщений, которые я получаю в Начать с пустого правила раздел, а затем щелкните Следующая .
   
3. Во втором Мастер правил, если вы хотите автоматически отвечать на каждое полученное сообщение электронной почты, нажмите кнопку Следующая кнопку без проверки каких-либо условий. Во всплывающем окне Microsoft Перспективы диалогового окна, нажмите Да .
   Функции: Если вы хотите автоматически отвечать только на определенные электронные письма, укажите необходимые вам условия.
   
4. В третьем Мастер правил, проверьте ответ, используя флажок определенного шаблона в Шаг 1 поле, а затем щелкните подчеркнутый текст в Шаг 2 пунктом.
   
5. В диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в», выберите шаблон, созданный на шаге 1, а затем нажмите кнопку «Открыть».
   
6. Когда он вернется к третьему мастеру правил, нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
   
7. В четвертом мастере правил при необходимости укажите исключения для вашего правила. Здесь я нажимаю кнопку «Далее», не проверяя никаких исключений.
   
8. В последнем мастере правил укажите имя для этого правила в разделе «Шаг 1», оставьте флажок «Включить это правило» отмеченным на шаге 2, а затем нажмите кнопку «Готово».
   
9. Затем появится окно подсказки Microsoft Outlook, напоминающее вам, что правило будет выполняться только при запуске Outlook. Нажмите кнопку ОК.
   
10. Затем он возвращается в окно «Правила и оповещения», вы можете увидеть созданное правило, указанное в окне, нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить правило.
    

Результат

Теперь вы создали правило автоответчика. С этого момента входящие электронные письма на указанную учетную запись или все учетные записи будут активировать это правило автоответа, и человек, отправивший вам электронное письмо, получит электронное письмо с автоматическим ответом.

Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook на Mac

Если вы хотите настроить автоматический ответ в Outlook для Mac, вам может помочь метод, описанный в этом разделе. Пожалуйста, сделайте следующее.

Шаг 1. Доступ к функции «Нет на месте»

Запустите Outlook на Mac, откройте учетную запись электронной почты, для которой вы хотите включить функцию «Нет на месте», затем перейдите к Инструменты И выберите Вне офиса.

Шаг 2. Настройка параметров автоматических ответов

В Настройки автоответа диалоговом окне вам необходимо выполнить следующие настройки.

1. Проверить Отправлять автоматические ответы для аккаунта Флажок «(Ваша учетная запись)».
2. В Ответьте один раз каждому отправителю с помощью текстовое поле, введите текст автоматического ответного сообщения.
3. Это необязательно:
   • Установите даты начала и окончания автоматического ответа: Проверить Отправлять ответы только в течение этого периода времени установите флажок и введите дату и время начала и окончания. После даты и времени окончания ответы об отсутствии на работе будут автоматически отключены.
   • Ответ людям за пределами вашей организации: При необходимости проверьте Также отправлять ответы отправителям за пределами моей организации флажок. Выберите любой Только отправителям из моего списка контактов or Отправить всем внешним отправителям а затем введите текст автоматического ответного сообщения.
4. Нажмите OK чтобы сохранить настройки и применить функцию автоматических ответов.
   

Результат

Автоответы включены для некоторых учетных записей электронной почты в Outlook для Mac. С этого момента входящие электронные письма на этот аккаунт будут вызывать автоматические ответы.

Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook в Интернете

Если вы используете Outlook в Интернете и хотите настроить ответы об отсутствии на работе, метод, описанный в этом разделе, может оказать вам услугу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже.

Шаг 1. Получите доступ к функции «Автоматические ответы».

1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку Настройки кнопка
   
2. В открытии Настройки окно, выберите Автоматические ответы в Почта .
   

Шаг 2. Настройте параметры «Автоматические ответы».

1. Нажмите Включить автоматические ответы переключите, чтобы включить Автоматические ответы функцию.
2. Проверить Отправлять ответы только в течение определенного периода времени установите флажок и укажите дату и время начала и окончания автоматических ответов. Вы можете игнорировать этот параметр, если он вам не нужен.
3. В поле редактирования текста введите текст автоматического ответного сообщения.
4. Нажмите Сохранить кнопка. Смотрите скриншот:
   

Результат

Теперь вы включили автоматические ответы в Outlook в Интернете. С этого момента входящие электронные письма на этот аккаунт будут вызывать автоматические ответы.

Настройка ответов об отсутствии на работе в Outlook для iOS и Android

Многие пользователи Outlook знакомы с настройкой автоматических ответов на своих настольных компьютерах, но мало знают о мобильной программе. В последнем разделе этой статьи я расскажу вам, как настроить автоматические ответы на ваших устройствах iOS или Android, чтобы вы могли поддерживать четкую связь, где бы вы ни находились. Давайте выполним следующие шаги.

Шаг 1. Запустите Outlook на своем устройстве iOS или Android.

Шаг 2. Получите доступ к функции «Автоматические ответы».

1. В левом верхнем углу страницы нажмите кнопку Главная кнопка
   
2. Затем нажмите Настройки .
   
3. В Настройки диалоговое окно и под Почтовые аккаунты выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите включить автоматические ответы. В этом случае я выбираю Обмен счет.
   
4. В Обмен (если на предыдущем шаге вы выбрали другую учетную запись, в заголовке этого диалогового окна будет отображаться домен другой учетной записи), вы увидите, что Автоматические ответы функция отключена. Пожалуйста, нажмите на него.
   

Шаг 3. Настройте параметры автоматических ответов

В Автоматические ответы диалоговое окно необходимо настроить следующим образом.

1. В Автоматические ответы поле, включите переключатель.
2. Укажите, кому вы хотите отправлять автоматические ответы: либо каждому or только людям из вашей организации. Здесь я выбираю Ответить всем.
3. Введите ответное сообщение в поле Ответить всем с текстовое окно.
4. Нажмите на галочку в правом верхнем углу экрана, чтобы сохранить настройки.
   
   Заметки:

   • В Ответ в течение определенного периода времени Включите этот переключатель, после чего вы сможете установить дату и время начала и окончания отправки автоматических ответов.
   • В Используйте разные ответы Включите этот переключатель, после чего вы сможете указать разные ответные сообщения для людей внутри и за пределами вашей организации.
   • Если вы выберете другой тип учетной записи вместо учетной записи Exchange, Использовать другое поле ответов не появляется в Автоматические ответы диалоговое окно.
   • Вернувшись в предыдущее диалоговое окно, вы увидите, что Автоматические ответы функция была включена.
     

Результат

Теперь вы включили автоматические ответы в своем Outlook для iOS или Android.

Короче говоря, возможность настроить в Outlook автоматические ответы об отсутствии на работе гарантирует, что люди, которые с вами связываются, знают, что вас нет, тем самым поддерживая профессиональное и эффективное общение. Используете ли вы Outlook в Windows, Mac, в Интернете или на мобильных устройствах, гибкость и глубина, обеспечиваемые этой функцией, незаменимы. Мы надеемся, что это подробное руководство даст вам знания, позволяющие беспрепятственно настраивать эти ответы на разных платформах, обеспечивая удобство работы как для вас, так и для ваших корреспондентов по электронной почте. Для тех, кто хочет глубже изучить возможности Outlook, наш веб-сайт может похвастаться множеством учебных пособий. Узнайте больше советов и рекомендаций по Outlook здесь.

Статьи по теме