Как уменьшить размер почтового ящика в Outlook?

Большое количество сообщений электронной почты замедляет работу Outlook. В этом руководстве будут представлены несколько методов уменьшения размера почтового ящика для повышения производительности Outlook.

Примечание. Прежде чем использовать предлагаемые решения, убедитесь, что вы сделали полную резервную копию файлов Outlook PST.

Все методы, представленные в этом руководстве, работают в Outlook 2021, в разных версиях Outlook могут быть некоторые отличия.

Поиск и удаление больших электронных писем и вложений

Способ 1 Сортировка писем по размеру

Способ 2 Поиск электронной почты по размеру

Использование очистки почтового ящика

Пустые удаленные элементы

Переместить старые письма в архивный файл

Сжать файл данных Outlook

Архивировать старый файл данных Outlook

Очистить лишние сообщения

Поиск и удаление больших электронных писем и вложений

Есть два метода, которые помогут вам быстро найти большие электронные письма и вложения.

Способ 1 Сортировка писем по размеру

В Outlook, как правило, вы сортируете электронные письма по дате получения, на самом деле вы также можете сортировать письма по размеру.

2. Затем перейдите в По дате выпадающий список, выберите Размер.

Теперь все электронные письма в папке сортируются по размеру, а Outlook автоматически группирует электронные письма по размеру в 4 группы.

Затем вы можете удалить большие электронные письма.

Способ 2 Поиск электронной почты по размеру

1. В списке папок учетной записи прокрутите до Папка поиска, и щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы щелкнуть Новая папка поиска.

2. Затем в Новая папка поиска диалоговое окно, прокрутите до Организация почты раздела и нажмите Большая почта, затем нажмите Выберите открыть диалоговое окно «Размер почты» и указать маленький размер по крайней мере которые вы хотите найти письма на основе. Нажмите OK > OK чтобы закрыть диалоги.

Теперь вы можете видеть, что создана новая папка, и все письма, размер которых превышает 50 КБ, перечислены в этой новой папке, вы можете просматривать их и удалять письма, которые вам больше не нужны.

Использование очистки почтового ящика

Инструмент очистки почтового ящика очень полезен для уменьшения размера почтового ящика. С ним вы можете очистить папку «Удаленные» чтобы освободить место, а также можно нажать Автоархив для перемещения старых писем в файл архива.

Нажмите Файл Вкладка, выберите Tools > Очистка почтового ящика..

Пустые удаленные элементы

Нажмите Просмотр размера удаленных элементов чтобы увидеть размер Папка «Удаленные», затем вернитесь, чтобы нажать пустой чтобы навсегда удалить элементы из папки «Удаленные».

Переместить старые письма в архивный файл

Нажмите Автоархив кнопка для перемещения старых элементов в архивные файлы на текущем компьютере.

Сжать файл данных Outlook

В Outlook вы можете вручную сжать файл данных Outlook (PST).

1. Нажмите Файл Вкладка, выберите Настройки учетной записи > Настройки учетной записи.

2. В диалоговом окне «Настройки учетной записи» нажмите Файл данных вкладку, затем выбрать один аккаунт файл данных, который вы хотите сжать, нажмите Настройки.

3. В диалоговом окне «Файл данных Outlook» щелкните Сжать сейчас. Щелкните ОК.

Архивировать старый файл данных Outlook

1. Нажмите Файл > Опции, а в окне «Параметры» щелкните Фильтр вкладку на левой панели, затем нажмите Настройки автоархивации.

2. В диалоговом окне AutoArchive установите флажок Run AutoArchive каждые n дней, а затем укажите этот параметр и другие необходимые параметры, например Очистите предметы, чем. Затем нажмите ОК > ОК.

Очистить лишние сообщения

Использование группы функций «Очистить» для удаления избыточных сообщений в выбранных беседах, папках или подпапках.

Выберите папки или беседы и нажмите Главная и в Удалить группу, выберите одну функцию из выпадающего списка Убирать.