Как уменьшить размер почтового ящика в Outlook?
Большое количество писем замедляет производительность Outlook. В этом руководстве будут представлены несколько методов для уменьшения размера почтового ящика, чтобы повысить производительность Outlook.
Примечание: перед тем как попробовать предложенные решения, убедитесь, что вы сделали полную резервную копию файлов PST Outlook.
Все методы, представленные в этом руководстве, выполняются в Outlook 2021; могут быть некоторые различия в разных версиях Outlook.
Поиск и удаление больших писем и вложений
Метод 1 Сортировка писем по размеру
Метод 2 Поиск писем по размеру
Использование очистки почтового ящика
Очистка папки «Удаленные элементы»
Перемещение старых писем в архивный файл
Архивация старого файла данных Outlook
Поиск и удаление больших писем и вложений
Есть два метода, которые помогут вам быстро найти большие письма и вложения.
Метод 1 Сортировка писем по размеру
В Outlook обычно сортируют письма по дате получения, но на самом деле можно также «сортировать письма по их размеру».
Затем перейдите к выпадающему списку «По дате», выберите «Размер».
Теперь все письма в папке отсортированы по размеру, и Outlook автоматически группирует письма по размеру на 4 группы.
После этого вы можете удалить большие письма.
Метод 2 Поиск писем по размеру
В списке папок учетной записи прокрутите до «Поисковая папка» и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Новая поисковая папка».
Затем в диалоговом окне «Новая поисковая папка» прокрутите до раздела «Организация почты» и нажмите «Крупная почта», затем нажмите «Выбрать», чтобы открыть диалоговое окно «Размер почты», и «укажите минимальный размер», который вы хотите найти. Нажмите «OK» > «OK», чтобы закрыть диалоговые окна.
Теперь вы видите новую созданную папку, и все письма, размер которых больше 50 КБ, перечислены в этой новой папке. Вы можете просмотреть их и удалить те письма, которые вам больше не нужны.
AI Mail Assistant в Outlook: Умные ответы, четкое общение (волшебство в один клик!) БЕСПЛАТНО
Оптимизируйте свои ежедневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook. Этот мощный инструмент изучает ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание ваших писем и помогать легко создавать и редактировать сообщения.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: Получайте ответы, созданные на основе ваших предыдущих разговоров — персонализированные, точные и готовые к отправке.
- Улучшенное содержание: Автоматически улучшайте текст ваших писем для большей ясности и воздействия.
- Простое составление: Просто укажите ключевые слова, и пусть ИИ сделает остальную работу, предлагая несколько стилей написания.
- Интеллектуальные расширения: Расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: Мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: Легко переводите ваши письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики на основе ключевых слов
- Интеллектуальное расширение содержания
- Краткое изложение писем
- Перевод на несколько языков
Лучше всего то, что эта функция будет полностью бесплатной навсегда! Не ждите — скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь
Использование очистки почтового ящика
Инструмент очистки почтового ящика очень полезен для уменьшения размера почтового ящика. С его помощью вы можете «очистить папку Удаленные элементы», чтобы освободить место, а также нажать «Автоархивация», чтобы переместить старые письма в архивный файл.
Нажмите вкладку «Файл», затем нажмите «Инструменты» > «Очистка почтового ящика...».
Очистка папки «Удаленные элементы»
Нажмите «Просмотр размера удаленных элементов», чтобы увидеть «размер папки Удаленные элементы», затем вернитесь и нажмите «Очистить», чтобы навсегда удалить элементы в папке Удаленные элементы.
Перемещение старых писем в архивный файл
Нажмите кнопку «Автоархивация», чтобы переместить старые элементы в архивные файлы на текущем компьютере.
Сжатие файла данных Outlook
В Outlook вы можете вручную сжать файл данных Outlook (PST).
Нажмите вкладку «Файл», затем нажмите «Настройки учетной записи» > «Настройки учетной записи».
В диалоговом окне Настройки учетной записи нажмите вкладку «Файл данных», затем «выберите одну учетную запись», данные которой вы хотите сжать, нажмите «Настройки».
В диалоговом окне Файл данных Outlook нажмите «Сжать сейчас». Нажмите OK.
Архивация старого файла данных Outlook
Нажмите «Файл» > «Параметры», и в окне Параметры нажмите вкладку «Дополнительно» в левой панели, затем нажмите «Настройки автоархивации».
В диалоговом окне Автоархивация отметьте «Выполнять автоархивацию каждые n дней», а затем укажите этот параметр и другие параметры по необходимости, такие как «Очищать элементы старше». Затем нажмите OK > OK.
Очистка избыточных сообщений
Используйте функцию очистки, чтобы удалить избыточные сообщения в выбранных беседах, папках или подпапках.
Выберите папки или беседы, и нажмите вкладку «Главная», и в группе «Удалить» выберите одну функцию из выпадающего списка «Очистка».
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Выпущена бесплатная версия Kutools для Outlook!
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с более чем100 потрясающими функциями! Нажмите, чтобы скачать сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку Email / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке письма / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматически добавить приветствие / Автоматическое разделение Email с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические Email по теме и другим признакам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и современных Эмодзи / Напоминания о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия в один клик: Ответить всем с вложениями / Антифишинг Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных Email / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
Используйте Kutools на вашем любимом языке – поддерживается английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более40 других языков!
